MAKALAH

PENGENDALIAN MANAJEMEN

NAMA KELOMPOK 6 :

1. Ricky Ika Fahrianto ( 04 ) / 1902612010568

2. Ni Putu Risa Ayu ( 05 ) / 1902612010569
3. Ni Made Dwi Yani ( 12 ) / 1902612010576
4. Made Putri Sukmawati ( 14 ) / 1902612010578
5. Ni Waya Manik Suwari ( 19 ) / 1902612010583

UNIVERSITAS MAHASARASWATI DENPASAR

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya ucapkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan
rahmat dan karunia-Nya kami masih diberi kesempatan untuk menyelesaikan makalah ini.
Sehingga penyusun dapat menyusun makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini membahas
tentang Pengendalian Manajemen.

Tidak lupa kami ucapkan kepada dosen pembimbing yang telah memberikan dukungan
dalam menyelesaikan makalah ini.

Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan, oleh
sebab itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Dan semoga dengan
selesainya makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR …………………………………………………………………………….1

DAFTAR ISI………………………………………………………………………………………2

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………………………………3

1.1 Latar Belakang ………………………………………………………………………………..3

1.2 Perumusan Masalah …………………………………………………………………………..3

1.3 Tujuan …………………………………………………………………………………………4

BAB II PEMBAHASAN …………………………………………………………………………5

A. Pengertian dan Pentingnya Pengendalian Manajemen ………………………………………..5

B. Jenis – Jenis Pengendalian Manajemen ……………………………………………………….7

C. Langkah – Langkah Pengendalian Manajemen ……………………………………………..13

D. Alat Bantu Pengendalian Manajemen ………………………………………………………16

E. Teknik Dan Metode Yang Digunakan Dalam Pengendalian Manajemen …………………..17

BAB III PENUTUP ..…………………………………………………………………………….19

2.1 Kesimpulan …………………………………………………………………………………..19

DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………………………………….20

2
 BAB I

PENDAHULAN

1.1 Latar Belakang

Di antara beberapa fungsi manajemen, perencanaan (planning) dan pengendalian

(controlling) memiliki pern yang sangat penting. Hubungan antara perencanaan dan
pengendalian adalah sangat erat. Dalam perencanaan, aktivitas organisasi, tujuan utama dan
sasaran, serta metode untuk mencapainya ditetapkan dengan jelas. Dalam pengendalian,
mengukur kemajuan ke arah tujuan tersebut dan memungkinkan manajer mendeteksi
penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya untuk melakukan tindakan
perbaikan sebelum penyimpangan menjadi jauh.

Robert J. Mokler (1972: 2) memberikan batasan pengendalian yang menekankan elemen

esensial proses pengendalian dalam beberapa langkah, meliputi hal berikut :
Management control is a systematic effort to set performance standards with planning objectives,
to design information feedback systems to compare actual performance with these
predetermened standards, to determine whether there are any deviations and to take any action
required to assure that all corporate resources are being used in the most effective and efficient
way possible in achieving corporate objectives.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah dipaparkan tadi tentu akan timbul rumusan masalah yang akan
dibahas pada makalah ini, antara lain :

1. Apa pengertian dan pentingnya pengendalian?

2. Apa saja jenis - jenis pengendalian?
3. Apa saja langkah - langkah pengendalian?
4. Apa saja alat bantu pengendalian manajerial?
5. Apa saja teknik dan metode pengendalian?

3
1.3 Tujuan Penulisan

Dalam penyusunan Makalah ini, penulis mempunyai beberapa tujuan, yaitu :

1. Untuk mengetahui pengertin dan pentingnya pengendalian

2. Untuk mengetahui jenis – jenis pengendalian
3. Untuk mengetahui langkah – langkah pengendalian
4. Untuk mengetahui alat bantu pengendalian manajerial
5. Untuk mengetahui teknik dan metode pengendalian

4
 BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN DAN PENTINGNYA PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengertian Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses yang menjamin bahwa sumber-

sumber diperoleh dan digunakan dengan efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi., dengan kata lain pengendalian manajemen dapat diartikan sebagai proses untuk
menjamin bahwa sumber manusia, fisik dan teknologi dialokasikan agar mencapai tujuan
organisasi secara menyeluruh. Pengendalian manajemen berhubungan dengan arah kegiatan
manajemen sesuai dengan garis besar pedoman yang sudah ditentukan dalam proses perencanaan
strategi. Sistem pengendalian manajemen adalah kesatuan pemikiran dari metode akuntansi
manajemen untuk mengumpulkan dan melaporkan data serta mengevaluasi kinerja perusahaan.
Suatu sistem pengendalian manajemen berusaha untuk mengarahkan berbagai macam usaha
yang dilaksanakan oleh semua subunit organisasi agar mengarah pada tujuan organisasi dan
tujuan para manajernya. Dasar dari sebuah pengawasan atau pengendalian adalah proses
perencanaan. Hasil dari sebuah perencanaan adalah misi, objektif, atau anggaran operasional
yang secara keseluruhan akan disertai oleh sistem pengendalian. Sebuah sistem pengendalian
manajemen yang baik seharusnya dapat membantu dalam proses pembuatan keputusan dan
memotivasi setiap individu dalam sebuah organisasi agar melakukan keseluruhan konsep yang
telah ditentukan. Sistem pengendalian manajemen meramalkan besarnya penjual.

2.2 Pentingnya Pengendalian Manajemen (CONTROLLING)

Pengendalian merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki
arti suatu proses mengendalikan, mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu
Pengendalian dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan

5
menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi
para karyawan.

Proses controlling sendiri terbagi dalam 3 proses yaitu :

a. Penetapan standar
Menetapkan kriteria pengukuran yang akan digunakan sebagai patokan untuk penilaian
hasil-hasil standar seperti standar fisik, standar moneter, standar waktu, dan lain-lain.
b. Pengukuran kinerja
Mengecek apakah kinerja yang dilakukan sudah sesuai dengan standar yang ada.
c. Pengambilan tindakan korektif
Alternatif tindakan yang diambil jika hasil yang didapatkan tidak sesuai
dengan standar yang ada.

Setelah mengetahui proses-proses yang terjadi pada controlling kita bisa mengetahui pentingnya
proses pengendalian dalam manajemen organisasi, yaitu :

1. Membantu mencapai tujuan dari organisasi. Proses pengendalian adalah proses

mengawasi dan mengawasi hasil implementasi dari suatu rencana organisasi. Dengan
adanya controlling dapat membantu menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin ada
dan selanjutnya dapat diatasi dengan mengambil tindakan korektif sehingga membantu
mencapai tujuan dari organisasi.

2. Menilai standar akurasi. Seorang manajer harus membandingan kinerja yang dilakukan

oleh karyawannya. Apakah kinerja karyawannya sudah sesuai dengan standar yang
berlaku sehingga manajer bisa mengetahui kualitas kinerja dari karyawannya.

3. Mengefisiensi penggunaan sumber daya. Sumber daya yang ada seperti SDM dan

physicalresources dapat di kelola dengan baik dan efisien dikarenakan proses controlling
memastikan karyawan berkerja sesuai standar yang ada.

4. Meningkatkan motivasi karyawan. Proses controlling membuat karyawan yang berkerja

di suatu perusahaan berkerja secara maksimal dikarenakan mereka tahu

6
 bahwa kinerja mereka akan dinilai apakah pekerjaan mereka sudah sesuai dengan standar,
sudah memuaskan atau tidak yang dimana penilaian tersebut berefek pada karir mereka.

5. Menjamin tidak adanya kecurangan. Proses controlling akan memastikan semua aktifitas
kecurangan-kecurangan tidak terjadi seperti mencuri,korupsi, menunda-nunda pekerjaan,
berperilaku yang buruk, dan lain-lain.

6. Menyelaraskan koordinasi antar departemen Proses controlling akan

memastikan koordinasi antar semua departemen organisasi selaras karena koordinasi
sangat diperlukan agar tercapai tujuan organisasi dengan baik. Dengan demikian proses
controlling dalam manajemen organisasi sangat berpengaruh bagi organisasi atau
perusahaan untuk mencapai tujuannya.

A. JENIS – JENIS PENGENDALIAN MANAJEMEN

Jenis Pengendalian Manajemen Me

1. nurut Sistem

Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis:

1) Pengendalian pencegahan (preventive controls)

2) Pengendalian deteksi (detective controls)

3) Pengendalian koreksi (corrective controls)

4) Pengendalian pengarahan (directive controls)

5) Pengendalian kompensatif (compensating controls)

Rincian kelima jenis pengendalian di atas dapat dijelaskan sebagai

berikut:

7
 a. Pengendalian pencegahan (preventive controls) Pengendalian pencegahan
dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini
dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu
terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel
melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran,
personel yang kompeten, pemisahan fungsi, reviu pengawas dan pengendalian
ganda. Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada
mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan
jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau korektif.
Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan memperkirakan
kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya.
Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak
terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian
lain untuk melengkapinya.
b. Pengendalian deteksi (detective controls) Sesuai dengan namanya
pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang
telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan
saldo kas buku organisasi merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo
kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian
pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan: Pertama, pengendalian
deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan. Kedua, beberapa
kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian
pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika
kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi reviu dan
pembandingan seperti: catatan kinerja dengan pengecekan independen atas
kinerja, rekonsilasi bank, konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan
fisik persediaan, konfirmasi piutang/utang dan sebagainya.
c. Pengendalian koreksi (corrective controls) Pengendalian koreksi melakukan
koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi.
Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang
kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau

8
 oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka
wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut
dari rekomendasi auditor.
d. Pengendalian pengarahan (directive controls) Pengendalian pengarahan
adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung
dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau
ketentuan yang berlaku. Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi
yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh
mandor terhadap aktivitas pekerja.
e. Pengendalian kompensatif (compensating controls)Pengendalian
kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena
terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik
usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya
pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif.

2. Jenis – jenis Pengendalian Menurut Fungsinya

Fungsi pengendalian memiliki berbagai macam jenis dalam penerapannya. Berbagai jenis
dari fungsi pengendalian diantaranya :
 Pengendalian karyawan (personel control) Pengendalian ini tertuju pada
hal hal yang berhubungan dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah
karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja, disiplin,
absensi, dan sebagsainya.
 Pengendalian keuangan (financial control) Pengendalian ini kepada hal
hal  yang berkaitan dengan keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran,
biaya biaya perusahhan termasuk pengendalian anggarannya. Pada
pengendalian ini biasanya dalam bentuk laporan keuangan.
 Pengendalian produksi (production control) Pengendalian ini di tunjukan
untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang di hasilkan, apakah
sesuai dengan standar atau tidak dengan rencannaya.

9
  Pengendalian waktu (time control). Pengendalian ini di tunjukan untuk
pengendalian waktu, artinya apakah waktun untuk mengerjakan sesuatu
pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
 Pengendalian teknis (teknikal control) Pengendalian ini di tunjukan dengan
hal hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis
pelaksaannan.
 Pengendalian kebijakan (policy control) Pengendalian ini di tunjukan
untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijakan kebijakan organisasi teelah
di laksanakan sesuai dengan yang telah di gariskan.
 Pengendalian penjualan (sales control) Pengendalian ini di tunjukan untuk
mengetahui, apakah produksi atau jasa yang di hasilkan terjual sesuai dengan
target yang di tetapkan.
 Pengendalian infentaris (inventori control) Pengendalian ini di tunjuk
untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau
ada yang hilang.
 Pengendalian pemeliharaan (maintenece control) Pengendalian ini ti
tunjuk unyuk mengetahui apakah semua inventaris perusahan dan kantor di
pelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak aapa kerusakan nya,
apa masih dapat di perbaiki atau tidak.

3. Jenis Pengendalian Menurut Aspek

Pengendalian dapat dibedakan berdasar beberapa aspek, yaitu :

1. Aspek waktu

2. Aspek obyek

3. Aspek subyek

Sehingga jika dilihat dari aspek tersebut diatas, pengendalian dapat dibedakan
menjadi :

a) Atas dasar aspek waktu :

10
 Pengendalian preventif ; pengendalian yang dilakukan pada saat proses
pekerjaan sedang berjalan.
Pengendalian Represif ; pengendalian yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.
b) Atas dasar aspek obyek :
Pengendalian Administratif ; yang dilakukan dibidang administrasi.
Pengendalian Operatif ; dilakukan dibidang opersional.
c) Atas dasar aspek subyek :
Pengendalian Intern ; pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi-fungsi
manajemen.
Pengendalian ekstern ; ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen.
4. Jenis – jenis Pengendalian Ditinjau dari system pelaksanaanya, pengendalian
dapat diklasifikasikan menjadi system pengendalian umpan balik,
pengendalian umpan maju, pengendalian pencegahan.
1) Sistem pengendalian umpan balik

System pengendalia umpan balik beroperasi dengan pengukuran yang

beberapa aspek proses yang sedang dikendalikan dan perbaikan proses apabila
ukuran menunjukkkan bahwa proses menyimpang dari rencana yang telah
ditetapkan. Pengendalian ini memantau operasi proses maupun masukan dalam
suatu usaha untuk menerka penyimpangan yang potensial.
Pada umumnya dalam organisasi, proses pegendalian yang di tempuh oleh
manajer meliputi penetaapn hasil yang diinginkan, penentuan prediktor hasil,
penentuan standar atas prediktor dan hasil, penentuan jaringan informasi dan
umpan baik, serta penilaian informasi dan pengendalian tindakan perbaikan
( stoner dan wankel, 1956 : 580-582 ) Sistem pengendalian umpan balik
biasanya terdiri atas 5 komponen berikut :

1. Proses operasi yang mengolah masukan menjadi keluaran.

2. Karakteristik proses yang merupakan subjek pengendalian.
3. Sistem pengukuran yang menentukan kondisi dan karakteristik.
4. Serangkaian standar atau kriteria dimana kondisi proses yang di ukur
dengan standar atau kriteria yang selanjutnya diadakan evaluasi.

11
 5. Pengatur yang fungsinya untuk membandingkan standar karakteristik
proses dengan standar yang mengambil tindakan untuk adaptasi proses
apabila perbandingan tersebut menunjukkan terjadinya penyimpangan
proses dari rencana yang telah ditetapkan.

2) Sistem Pengendalian Umpan Maju

Salah satu kelemahan utama system pengendalian umpan balik adalah bahwa
system tersebut tidak memberikan peringatan suatu penyimpangan sebelum hal
tersebut nenjadi cukup berarti. Dampaknya, penyimpangan yang memakan biaya
besar dapat berlangsung terus atau semakin buruk sebelum tindakan perbaikan
yang efektif dilaksanakan. Hadirnya system pengendalian umpan maju dengan
maksud untuk bertindak secara langsung pada permasalahan tersebut mencoba
mencegah sebelum penyimpangan ini  terjadi lagi. Sistem pengendalian umpan
maju memiliki komponen yang samaa dengan system pengendalian umpan balik,
yaitu :

1.  Proses operasi yang mengolah masukan menjadi keluaran.

2. Karakteristik proses yang merupakan subjek pengendalian.
3. Sistem pengukuran yang menentukan kondisi dan karakteristik.
4. Serangkaian standar atau kriteria dimana kondisi proses yang di ukur
dengan standar atau kriteria yang selanjutnya diadakan evaluasi.
5. Pengatur yang fungsinya untuk membandingkan standar karakteristik
proses dengan standar yang mengambil tindakan untuk adaptasi proses
apabila perbandingan tersebut menunjukkan terjadinya penyimpangan
proses dari rencana yang telah ditetapkan.

3) Sistem Pengendalian Pencegahan

Dua system pengendalian yang telah dideskripsikan di atas, baik system

pengendalian umpan balik maupun system pengendalian umpan maju, berfungsi
secara ekstern terhadap proses yang sedang dikendalikan, memantau operasi,
dan terlihat dalam mengambil tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan

12
 dari rencana yang telah ditetapkan. Sebaliknya, system pengendalian pencegahan
adalah kebijakan dan prosedur yang sebenarnya merupakan bagian dari proses
tersebut. Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian intern organisasi.
Ditinjau dari waktu pelaksanaannya, pengendalian dapat dibedakan menjadi
empat jenis pokok, yaitu pengendalian sebelum tindakan, kemudi, penyaringan
atau pengendalian ya atau tidak, dan sesudah tindakan (Newman, 1975: 69) dan
(stoter dan Wankel, 1986 : 578-579)

a. Pengendalian Sebelum Tindakan (Preaction Controls) Pengendalian sebelum

tindakan sering disebut sebagai pengendaliann pendahuluan (Precontrol).
Pengendalian memastikan bahwa sebelum tindakan dimulai maka sumber
daya manusia, bahan, dan finansial yang diperlukan telah dianggarkan.
Dengan demikian, apabila kegiatan dilakukan, sumber daya tersebut tersedia,
baik jenis, kualitas, kuantitas, maupun tempat sesuai dengan kebutuhan.
Anggaran biasanya digunakan untuk kepentingan ketenagakerjaan maupun
sebagai penunjang sarana produksi tertentu.
b. Pengendalian kemudi (Steering Controls) Istilah pengendalian ini berasal dari
system kemudi sebuah mobil. Di mana sopir mengemudikan mobilnya untuk
mencegah agar tidak keluar dari jalur yang telah ditetapkan. Pengendalian ini
dirancang untuk mendeteksi penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu
dan memungkinkan pengambilan tindakan perbaikan sebelum suatu urutan
kegiatan tertentu diselesaikan.
c. Penyaringan  atau Pengendalian  Ya/Tidak (Screening or Yes/No Controls)
Karena pengendalian kemudi merupakan sarana untuk mengambil tindakan
perbaikan, sementara suatu program masih berjalan maka pengendalian
penyaringan berguna sebagai alat kendali ganda sekaligus menyempurnakan
pengendalian kemudi.
d. Pengendalian setelah tindakan (Post Action Controls)Pengendalian ini
berusaha untuk mengukur hasil atas suatu kegiatan telah diselesaikan.
Penyebab penyimpangan dari rencana atau standar yang telah ditentukan dan

13
 temuan tersebut diaplikasikan pada aktivitas yang sama dimasa yang akan
datang.

B. LANGKAH - LANGKAH PENGENDALIAN MANAJEMEN

Terdapat empat langkah utama dalam pengendalian organisasi yaitu menetapkan standar,
mengukur kinerja, membandingkan kinerja nyata dengan standar yang ditentukan dan
mengambil tindakan koreksi (perbaikan) jika terjadi penyimpangan. Berikut ini adalah
pembahasan singkat mengenai empat langkah dalam proses pengendalian organisasi.

Langkah 1. Menetapkan Standar (Establishing Standards)

Yang dimaksud dengan Standar disini adalah sasaran atau target yang harus dicapai
dalam menjalankan fungsi manajemen. Standar ini akan digunakan untuk mengukur dan
mengevaluasi kinerja dari suatu unit kerja, departemen ataupun organisasi secara
keseluruhan. Standar dapat juga disebut sebagai kriteria untuk menilai kinerja organisasi atau
unit kerja dari organisasi tersebut. Pada umumnya, Standar dapat diklasifikasikan menjadi
dua jenis yaitu Tangible dan Intangible.

 Tangible (terukur atau nyata) – Tangible adalah standar yang dapat diukur dan
nyata. Biasanya disebut juga dengan Standar yang terukur (Measurable Standards).
Standar Terukur yang ditentukan oleh Manajemen dapat berupa Standar waktu yang
harus dicapai (Time), standar biaya (Cost), standar penjualan (Sales), standar pangsa
pasar (Market Share), standar produktivitas (Productivity) hingga laba yang harus
dicapai (Profit).
 Intangible (Tidak Terukur atau tidak berwujud) – Intangible adalah standar yang
tidak dapat diukur secara moneter ataupun angka. Standar Intangible ini lebih sulit
diukur jika dibandingkan dengan standar tangible. Contohnya Standar Intangible
seperti sikap dan tingkah laku seorang karyawan, penyimpangan pekerjaan seorang
karyawan, kreativitas karyawan ataupun kesetiaan pelanggan.

14
 Pekerjaan Pengendalian Manajemen ini akan menjadi lebih mudah dengan adanya penetapan
standar ini. Hal ini dikarenakan pengendalian manajemen dilakukan berdasarkan standar
yang ditetapkan oleh manajemen itu sendiri.

Langkah 2. Mengukur Kinerja (Performance Measurement)

Langkah kedua dalam fungsi Pengendalian Manajemen adalah mengukur kinerja.

Manajemen akan dapat lebih mudah mengukur kinerja apabila unit/satuan ataupun kriteria
kinerja telah ditentukan sebelumnya. Pada dasarnya, Pengukuran kinerja harus berada pada
unit atau satuan yang sama dengan kriteria yang telah ditentukan. Unit/satuan atau tolak ukur
harus terdefinisi dengan baik dan seragam sepanjang proses pengukuran atau penilaian ini.
Misalnya, jika kita menentukan standar produktivitas adalah dalam bentuk satuan persentasi
(%), kita harus tetap menggunakan persentasi (%) untuk mengukurnya dan tidak boleh
menggunakan satuan lain seperti biaya (Rupiah) untuk mengukurnya.

Langkah 3. Membandingkan kinerja aktual dengan Standar yang ditentukan

(Comparison of actual and standard performance)

Membandingkan kinerja aktual dengan standar yang ditentukan merupakan langkah yang
sangat penting. Langkah penetapan standar dan langkah pengukuran kinerja pada dasarnya
adalah langkah persiapan, sedangkan langkah perbandingan ini merupakan langkah aktif
yang harus dikerjakan oleh manajemen. Penyimpangan dapat didefinisikan sebagai
kesenjangan antara kinerja aktual dengan target atau standar yang ditetapkan. Seorang
Manajer harus mengetahui dua hal dalam langkah ini, yaitu bentuk penyimpangan yang
terjadi dan penyebab terjadinya penyimpangan.

Manajer juga harus mengetahui dan membedakan yang mana merupakan penyimpangan
minor (kecil) yang dapat diabaikan terlebih dahulu dan yang mana merupakan penyimpangan
utama yang harus segera mengambil tindakan yang serius. Sebagai contoh, jika biaya alat-
alat tulis terjadi kenaikan dari target 5% menjadi aktual 8% maka penyimpangan tersebut
dapat dikategorikan sebagai penyimpangan minor (kecil). Namun disisi lain, jika tingkat
cacat produksi bulanan meningkatkan terus menerus maka dapat dikategorikan sebagai
penyimpangan besar yang harus segera diambil tindakan perbaikannya. Setelah mengetahui

15
 penyimpangan yang terjadi, seorang manajer harus segera mencari penyebab terjadinya
penyimpangan tersebut.

Langkah 4. Mengambil tindakan koreksi/perbaikan (Taking Corrective Action)

Begitu penyimpangan dan penyebab penyimpangan diketahui, tahap selanjutnya adalah

mengambil tindakan perbaikan. Jika penyimpangan yang terjadi merupakan penyimpangan
kecil yang masih dapat diterima maka tidak perlu melakukan tindakan korektif. Namun jika
penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan besar yang telah melampai batas yang
dapat diterima maka harus segera mengambil tindakan perbaikan dan mengambil tindakan-
tindakan pencegahan supaya tidak terjadi lagi dikemudian hari.

Contohnya, target tingkat kecacatan (reject rate) produk di produksi yang dapat diterima
adalah 2%, namun pada aktualnya tingkat kecacatan produk di produksi adalah 5%. Tingkat
kecacatan tersebut telah melampaui batas yang dapat diterima sehingga diperlukan
penyelidikan terhadap penyimpangan tersebut. Setelah diselidiki, ternyata yang
menyebabkan tingginya tingkat kecacatan produk ini adalah adanya pengaturan mesin yang
salah. Dengan diketahuinya penyebab terjadinya penyimpangan tersebut, maka kita harus
mengambil tindakan perbaikan yaitu mengatur kembali mesin tersebut ke pengaturan yang
benar dan memberikan indikasi di mesin supaya tidak terjadi pengaturan yang salah lagi di
kemudian hari.

C. ALAT BANTU PENGENDALIAN MANAJERIAL

Ada banyak teknik yang dapat membantu manager agar pelaksanaan pengendalian
menjadi lebih efektif. Dua Teknik yang paling terkenal adalah manajemen dengan
pengecualian (Management by exeption/MBE) dan sistem informasi manajemen
(Management Information System).

 Management By Exception (MBE) atau prinsip pengecualian, memungkinkan

manager untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang – bidang pengendalian
yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen

16
 rendah untuk menangani variasi – variasi rutin. Hal ini dapat dipraktekkan oleh
manager – manager penjualan, produksi, keuangan, personalia, pembelian,
pengendalian mutu, dan bidang – bidang fungsional lainnya. Bahkan manager –
manager ini pertama dapat mempergunakan prinsip ini dalam pengendalian harian
mereka.
Pengendalian yang ditujukan pada terjadinya kekecualian ini murah, tetapi
penyimpangan baru dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana. Biasanya
pengendalian ini dipergunakan untuk operasi-operasi organisasi yang bersifat
otomatis dan rutin.

Contoh dari MBE adalah sebagai berikut:

Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good
dalam sehari harus ada 60.000 bungkus sampai 85.000 bungkus. Karena suatu
waktu dimana saat kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka
jumlah produksi Susu Bantal Real Good meningkat drastis menjadi 100.000
bungkus hari itu. Maka saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan dan
mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.

Keputusan yang dapat diambil antara lain:

a. Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock.

b. Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau.
c. Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.

Dalam mengambil keputusan manajer harus diperhitungkan :

a. Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung

secara normal
b. Keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih memerlukan
perhatian.
c. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal hal yang berjalan
 Management Information System ( MIS )

17
 Sistem informasi manajemen atau management information system memainkan peranan
penting dalam pelaksanaan fungsi - fungsi manajemen perencanaan dan pengendalian
dengan efektif. MIS dapat didefinisikan sebagai suatu metoda formal pengadaan dan
penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu
untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi - fungsi
perencanaan, pengendalian dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif. MIS
adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang
direncanakan agar keputusan - keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem
menyediakan informasi waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian -
kejadian di dalam dan di luar organisasi.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu :
1) tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah
2) tahap disain konsepsual
3) tahap disain terperinci
4) tahap implementasi akhir

Agar perancangan MIS berjalan efektif, manajemen perlu memperhatikan 5(lima)

pedoman berikut ini :

1) Mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang.

2) Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.
3) Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih dari pada pertimbangan
kuantitas belaka.
4) Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan.
5) Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi
paraoperator dan pemakai sistem.

Konsep MIS berhubungan sangat erat dengan teknologi komputer, yang mencakup

kapasitas komputer, program dan bahasa program, terminal jarak jauh, diskette, dan lain-
lainnya. Organisasi mungkin mempunyai MIS tanpa komputer, tetapi sistem akan
kehilangan sebagian "keampuhannya" tanpa bantuan komputer. Jadi, pada dasarnya MIS
membantu manajemen melalui penyediaan personalia yang tepat dengan jumlah yang
tepat dari informasi yang tepat pula pada waktu yang tepat.

            Contoh penerapan MIS: 

18
 Sistem Informasi Manajemen Rumah sakit adalah sebuah sistem komputerisasi yang
memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam
bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh
informasi secara cepat dan tepat. Sistem informasi rumah sakit umumnya mencakup
masalah klinikas (media), pasien dan informasi-informasi yang berkaitan dengan
kegiatan rumah sakit itu sendiri.

BAB III

PENUTUP

2.1 KESIMPULAN

1. Pangendalian dapat didefinisikan sebagai sumber proses yang sistematis untuk

mengevaluasi apakah aktivitas-aktivitas organisasi telah dilaksanakann sesuai dengan
yang telah ditetapkan dan apa bila belum dilaksankan diagnosa faktor penyebabnya,
untuk selanjutnya diambil tindakan perbaikan.
2. Dalam  setiap sistem pengendalian terdapat empat elemen pokok sebagai  berikut :
 Kondisi atau karakteristik yang dikendalikan
 Instrumen atau metode sensor
 Unit atau instrument pengendalian
 Kelompok atau mekanisme penggerak.
3. Ditinjau dari sistem pelaksanaanya, pengendalian dapat diklasifikasikan menjadi :
 Sistem pengendalian umpan balik
 Sistem pengendalian umpan maju
 Sistem pengendalian pencegahan
4. Sedangkan klarifikasi menurut waktu pelaksanaan dibagi menjadi :
 Pengendalian sebelum tindakan
 Pengendalian kemudian
 Pengendalian atau penyaringan ya/tidak
 Pengendalian sesudah tindakan.
5. Proses pengendalian meliputi aktivitas :
 Menentukan hasil yang diinginkan
 Menentukan prediktor hasil
 Menentukan standar atas prediktor dan hasil
 Menentukan jaringan informasi dan umpan balik
 Menilai informasi dan pengembalian tindakan perbaikan,
6. Karakteristik pengendalian yang efektif  meliputi:
 Akurat
 Tepat waktu
 Objektif dan komprehensif

19
  Dipusatkan pada tempat pengendalian strategis
 Secara ekonomi realistic
 Secara organisasi realistic
 Dikoordin tinasikan dengan arus pekerjaan organisasi
 Fleksibel
 Preskriptif dan operasional
 Diterima para anggota organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Siswanto. 2018. Pengantar Manajemen. (Edisi ke-15). Jakarta : PT Bumi Aksara

20