BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengendalian merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan sesuatu yang identik
dan apa saja yang akan dikendalikan. Pengendalian membantu mengidentifikasikan masalah-
masalah manajemen.Usaha-usaha untuk mengidentifikasikan masalah-masalah merupakan
tantangan bagi para manajer. Seorang manajer akan menyadari suatu masalah apabila
terjadipenyimpangan dari sasaran yang ingin dicapai. Salah satu fungsi daripada manajemen
adalah pengendalian. Dalam organisasi memiliki lingkup-lingkup pengendalian manajemen,
konsep daripada pengendalian manajemen yang akan lebih detail dibahas dalam bab
selanjutnya.
Pengendalian yang dilakukan harus memiliki karakteristik yaitu:

1. Bahwa jenis pengendalian yang digunakan harus sesuai dengan kegiatan yang
bersangkutan. Luas kegiatan operasional dan lokasinya di dalam organisasi merupakan
faktor-faktor yang paling penting.
2. Penyimpangan yang perlu dikoreksi harus segera diidentifikasikan, bahkan sebelum
terjadi, seperti dapat dilakukan terhadap kualitas dengan menggunakan data-data
statistik.Biayanya pun harus ringan.Manfaat dari usaha pengendalian bersifat relatif dan
tergantung dari kepentingan kegiatan yang bersangkutan, hasilnya dan pengukuran
perusahaannya.

Pengendalian harus dikaitkan dengan pola organisasinya, sehingga memudahkan

pembagian tanggung jawab untuk mengendalikan orang-orang yang diberi tugas untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersangkutan dan menyediakan data pengendalian
untuk anggota-anggota manajemen.
Pengendalian biasanya diaplikasikan pada fungsi-fungsi utama dari suatu organisasi,
yakni bidang produksi, penjualan, keuangan dan kepegawaian serta faktor-faktor utama
seperti: kuantitas, kualitas, penggunaan waktu dan biaya. Fungsi dari faktor-faktor tersebut
saling berhubungan dalam sebuah organisasi yang menjalankan pengendalian.

1.2 Rumusan Masalah
1. Pentingnya pengendalian dalam suatu organisasi.
2. Pengendalian manajemen.
3. Ruang lingkup manajemen.
4. Konsep-konsep pengendalian manajemen.
5. Definisi pengendalian manajemen.
6. Kunci pengendalian manajemen.
7. Pengawasan dan pengendalian secara menyeluruh.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pentingnya Pengendalian dalam Suatu Organisasi

Manajer mengelola kegiatan untuk mencapai hasil yang diinginkan atau yang
direncanakan.Keberhasilan atau kegagalan dinilai dari pencapaian sasaran-sasaran yang
ditetapkan.Penilaian mencakup usaha-usaha mengendalikan, yakni mengevaluasi pelaksanaan
kegiatan dan bila perlu memperbaiki kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mendapatkan
kepastian mencapai hasil yang direncanakan.
Mengendalikan adalah suatu usaha untuk meneliti kegiatan-kegiatan yang telah dan
akan dilaksanakan. Pengendalian berorientasi pada objek yang dituju dan merupakan alat
untuk menyuruh orang-orang bekerja menuju sasaran yang ingin dicapai. Pengendalian
merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan sesuatu yang identik dan apa saja yang
akan dikendalikan.
Proses pengendalian sendiri terbagi dalam 3 proses yaitu :
1. Penetapan standar
2. Menetapkan kriteria pengukuran yang akan digunakan sebagai patokan untuk penilaian
hasil-hasil standar seperti standar fisik,standar moneter, standar waktu, dan lain-lain
3. Pengukuran kinerja
Mengecek apakah kinerja yang dilakukan sudah sesuai dengan standar yang ada.
4. Pengambilan tindakan korektif
Alternatif tindakan yang diambil jika hasil yang didapatkan tidak sesuai dengan standar
yang ada.

Setelah mengetahui proses-proses yang terjadi pada controlling kita bisa mengetahui
pentingnya proses pengendalian dalam manajemen organisasi, yaitu :
1. Membantu mencapai tujuan dari organisasi
Proses pengendalian adalah proses mengawasi dan mengawasi hasil implementasi dari
suatu rencana organisasi. Dengan adanya controlling dapat membantu menemukan
kesalahan-kesalahan yang mungkin ada dan selanjutnya dapat diatasi dengan mengambil
tindakan korektif sehingga membantu mencapai tujuan dari organisasi.
2. Menilai standar akurasi
Seorang manajer harus membandingan kinerja yang dilakukan oleh karyawannya.
Apakah kinerja karyawannya sudah sesuai dengan standar yang berlaku sehingga
manajer bisa mengetahui kualitas kinerja dari karyawannya
3. Mengefisiensi penggunaan sumber daya
Sumber daya yang ada seperti SDM dan physical resources dapat di kelola dengan baik
dan efisien dikarenakan proses controlling memastikan karyawan berkerja sesuai standar
yang ada.
4. Meningkatkan motivasi karyawan
Proses controlling membuat karyawan yang berkerja di suatu perusahaan berkerja secara
maksimal dikarenakan mereka tahu bahwa kinerja mereka akan dinilai apakah pekerjaan

2
 mereka sudah sesuai dengan standar, sudah memuaskan atau tidak yang dimana penilaian
tersebut berefek pada karir mereka.
5. Menjamin tidak adanya kecurangan
Proses controlling akan memastikan semua aktifitas kecurangan-kecurangan tidak terjadi
seperti mencuri,korupsi, menunda-nunda pekerjaan, berperilaku yang buruk, dan lain-
lain.
6. Menyelaraskan koordinasi antar departemen
Proses controlling akan memastikan koordinasi antar semua departemen organisasi
selaras karena koordinasi sangat diperlukan agar tercapai tujuan organisasi dengan baik.

Dengan demikian proses controlling dalam manajemen organisasi sangat berpengaruh bagi
organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuannya.

2.2 Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen memusatkan pada fungsi-fungsi organisasi, organisasi adalah
sekumpulan manusia yang bekerja sama untuk mencapai satu atau beberapa tujuan. Dari
definisi mengenai organisasi tersebut terdapat tiga hal penting, yaitu:
1. Suatu organisasi mempunyai satu atau beberapa tujuan atau sasaran. Organisasi ada
untuk mencapai tujuan atau sasaran.
2. Suatu organisasi terdiri atas sekumpulan manusia. Organisasi bukan terbentuk oleh
fasilitas fisiknya, seperti mesin-mesin, bangunan dan peralatannya, namun yang lebih
penting,organisasi terdiri atas sekumpulan manusia.
3. Dalam suatu organisasi, manusia bekerja bersama-sama.

Definisi organisasi tersebut tidak hanya berlaku untuk organisasi yang berorientasi laba
(perusahaan atau organisasi bisnis), namun juga berlaku untuk organisasi berorientasi bukan
laba (nirlaba atau bukan bisnis) seperti misalnya lembaga pemerintah, keagamaan,
yayasandan lembaga nirlaba lainnya. Suatu organisasi mempunyai satu atau beberapa
pemimpin. Pemimpin dalam organisasi bisnis biasa disebut manajer, serta secara kolektif
para manajer tersebut dinamakan manajemen. Manajer adalah seseorang yang bertanggung
jawab untuk mencapai hasil tertentu melalui tindakan orang lain (yang berada di bawah
tanggung jawabnya). Seorang manajer membuat keputusan tertentu dan menghimbau orang
lain untuk mengimplementasikan keputusan tersebut. Salah satu fungsi manajemen adalah
pengendalian.

2.3 Ruang Lingkup Manajemen

Terdapat beberapa perbedaan pendapat diantara beberapa penulis sistem pengendalian
manajemen mengenai lingkup sistem pengendalian manajemen.Paling tidak terdapat tiga
pandangan yang berbeda mengenai lingkup sistem pengendalian manajemen, yakni:
1. Pengendalian manajemen merupakan bagian dari proses perencanaan dan
pengendalian.Pandangan ini diberikan oleh Anthony, Dearden dan Grovindarajan.
Mereka mengemukakan bahwa perumusan strategi, pengendalian manajemen,
pengendalian tugas merupakan tiga elemen terpisah proses perencanaan, pengendalian,
namun masing-masing saling berhubungan erat. Menurut mereka, pengendalian

3
 manajemen adalah proses yang digunakan oleh para manajer untuk mempengaruhi para
anggota organisasinya agar mengimplementasikan strategi-strategi organisasi. Dalam
pandangannya, bidang yang tepat untuk sistem pengendalian manajemen adalah
keberhasilan implementasi strategi. Maciariello dan Kirby berpendapat bahwa
pandangan Anthony dan koleganya tersebut tidak memperlakukan adaptasi dan inovasi
sebagai bagian dari integral proses pengendalian manajemen.
2. Pengendalian manajemen merupakan salah satu fungsi manajemen. Pandangan ini
diberikan oleh William Newman. Newman berpendapat bahwa sistem pengendalian
menjadi salah satu fungsi manajemen.Pengendalian adalah salah satu tahap pokok
pengelolaan bersama-sama dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan.
Pengendalian dipandang sebagai bagian penting proses manajemen dan salah satu bagian
dari seluruh usaha-usaha manajerial suatu organisasi.
3. Pengendalian manajemen mencakup pengendalian strategi dan pengendalian operasional.
Maciariello dan Kirby mempunyai pandangan yang berbeda mengenai bidang sistem
pengendalian dengan dua kelompok ahli tersebut diatas. Pandangan mereka diturunkan
(berasal) dari teori sibernetik dan erat dengan penjelasan Stafford Beer dalam dua
bukunya “Cybernetics and Management and Decision and Controls”, buku Katz dan
Kahn dalam bukunya sangat penting: “Social Psychology of Organizations dan
Griesinger dalam paper “Toward a Cybernetic Theory of the Firm”. Dalam hal ini
seluruh organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pengendalian.“Pengendalian”
dipandang sebagai karakteristik atau atribut sistem pengendalian, pengendalian terjadi
jika organisasi mencapai tujuannya.Kegunaan dan pencapaian kegunaan merupakan
sentral pekerjaan sistem pengendalian.

Tidak seperti pandangan Anthony, Dearden dan Bedford, definisi pengendalian

manajemen Maciariello dan Kirby mencakup pengendalian stratgei dan pengendalian operasi.
Namun, karena pengendalian manajemen berhubungan dengan desain sistem manajemen
yang digunakan untuk mengarahkan organisasi mencakup tujuannya, maka pengendalian
manajemen mencakup pula aspek-aspek perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan
fungsi-fungsi manajemen, maka definisi ini berbeda pula dengan definisi Newman.
Maciariello dan Kirby yakin bahwa definisinya mempunyai vadilitas karena didasarkan pada
dasar teoritikial yang kuat, konsisten dengan praktik manajemen dan sangat lazim.

2.4 Konsep-Konsep Pengendalian Manajemen

Berdasar pada istilah yang digunakannya, sistem pengendalian manajemen mempunyai
tiga konsep pokok yaitu: (1) sistem; (2) pengendalian dan (3) manajemen.
1. Sistem
Kata “sistem” mempunyai banyak arti. Salah satu definisi sistem berhubungan
dengan sistem kehidupan. Sistem kehidupan disusun dalam satu hierarki: sel-sel, organ-
organ, orang-orang individu, keluarga-keluarga, organisasi-organisasi, bangsa-bangsa
dan organisasi-organisasi supranasional. Dengan demikian, sistem pengendalian
manajemen merupakan bagian dari sistem kehidupan. Suatu sistem mempunyai dua
aspek yaitu lingkungan system dan aliran sistem.

4
 Lingkungan sistem adalah sifat elemen-elemennya dan kekuatan-kekuatan yang
mempengaruhinya pada satu momen waktu tertentu.Lingkungan sistem meliputi
lingkungan internal dan lingkungan eksternal.Lingkungan internal sistemmeliputi
elemen-elemen lingkungan beroperasinya sistem dalam suatu organisasi.Lingkungan
internal meliputi misalnya, manusia dalam organisasi, aturan-aturan dan kebiasaan-
kebiasaan yang mempengaruhi perilaku manusiaserta fasilitas-fasilitas fisik.Lingkungan
eksternal sistem meliputi kekuatan-kekuatan luar yang mempengaruhi organisasi.
Aliran sistemadalah interaksi-interaksi sepanjang waktu di antara elemen-elemen
di antara sistem dan diantara sistem dan lingkungannya. Perilaku sistem ditentukan oleh
dua aspek tersebut secara bersama-sama.Aliran sistem dapat digolongkan menjadi dua
tipe yaitualiran-aliran fisik dan aliran informasi.Aliran fisik pada dasarnya meliputi
aliran barang-barang dan energi melalui sistem tersebut.Sebagai contoh, suatu perusahan
menerima masukan berupa bahan, jasa tenaga kerja dan sumber-sumber tenaga lainnya
dari lingkungan eksternalnya, mengolahkannya dan menyediakan barang-barang dan jasa
untuk lingkungan eksternalnya. Apa yang sesungguhnya terjadi dalam sistem merupakan
aliran energi. Aliran informasimenjelaskan apa yang terjadi dimasa lalu atau apa yang
mungkin terjadi di masa depan.
Jika tidak dibedakan dengan jelas kedua tipe aliran sistem di atas maka dapat
timbul kebingungan. Istilah ‘’sistem” yang banyak digunakan dalam praktik olehpara
perancang sistem biasanya adalah aliran sistem, bukan aliran energi. Sistem akuntansi
atau sistem pengendalian produksi biasanya dihubungkan dengan aliran informasi,bukan
aliran sumber-sumber fisik,meskipun untuk memahami sistem harus memahami aliran
sumber-sumber fisik. Orang biasanya menggunakan istilah’’sistem’’ untuk mejelaskan
aliran informasi.
Perlu diperhatikan,orang cenderung menggunakan istilah ‘’sistem’’ dalam
pengertian ‘’sistematik‘’ yaitu aktivitas-aktivitas yang dilaksankan berdasar urutan
prosedur-prosedur. Pengertian ini sangat sempit dibandingkan dengan pengertian sistem
diatas,namun pengertian ini berguna untuk membedakan aktivitas-aktivitas yang
terstruktur dan tidak terstruktur.
Atas dasar pandangan sempit,sistem adalah penentuan cara melaksanakan
aktivitas atau seperangkat aktivitas yang biasanya berulang-ulang. Sebagai contoh,sistem
pengatur suhu (AC), temperatur tubuh dan program perangkat lunak komputer. Sebagian
besar sistem, kecuali program komputer,biasanya tidak mencakup semua kejadian
sehingga pemakai sistem harus membuat judgmen jika kejadian tersebut
timbul.Namun,biasanya sistem didasari oleh ritmik,berulang-ulang,koordinasi
serangkaian langkah-langkah yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.
Namun,sebagian tindakan manajemen adalah tidak sistematis. Tindakan yang
tidak sitematis biasanya tidak diatur oleh sistem dan para manajer dan bawahannya
bersifat tidak sistematis.Interaksi ini biasanya tidak diatur oleh sistem sehingga
keberahasilannya ditentukan oleh keahlian manajer dalam menghadapi manusia. Jika
semua tindakan diatur melalui sistem,hal ini tidak mungkin dan tidak praktis,berarti tidak
diperlukan peran para manajer keadaan ini seperti pabrik yang terotomasi, para manajer
hanya diperlukan jika terjadi kemacetan.

5
 Buku sistem pengendalian manajemen ini memusatkan pada aspek-aspek
sistematis dari fungsi pengendalian manajemen, dengan kata lain memusatkan pada
sistem formal untuk memperoses pengendalian manajemen. Namun,sistem formal
tersebut harus dirancang dengan memperhitungkan proses informal yang ada dalam
organisasi.

2. Pengendalian
Dalam arti luas, pengendalian adalah proses untuk mengarahkan seperangkat
variabel (misalnya mesin-mesin, manusia, peralatan) kearah tercapaianya sasaran atau
tujuan. Dalam organisasi, pengendalian adalah proses mengarahkan kegiatan yang
menggunakan berbagai sumber ekonomis agar sesuai dengan rencana sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai. Dalam pengendalian organisasi, manusia merupakan variabel
penting yang harus diberi pedoman, diarahkan dan dimotivasi untuk mencapai
tujuan.Dalam mengendalikan suatu organisasi digunakan sistem pengendalian.Sistem
pengendalian adalah sistem yang bertujuan untuk mempertahankan atau memelihara
kondisi yang diinginkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.Sistem pengendalian
tidak hanya digunakan dalam organisasi, namun juga digunakan untuk pengendalian
bukan organisasi. Komponen sistem pengendalian dapt digolongkan sebagai berikut:
a. Detektor atau sensor atau observator adalah alat pengukur yang mendeteksi
mengenai apa yang sesungguhnya terjadi pada parameter yang dikendalikan.
b. Selektor atau evaluator atau assessor adalah alat untuk menilai apa yang
sesungguhnya terjadi dan membandingkannya dengan standar-standar atau apa yang
diharapkan atau yang seharusnya terjadi.
c. Efektor atau director atau modifier adalah alat untuk mengubah perilaku jika
diperlukan agar pelaksanaan atau proses sesuai dengan yang diharapkan.
d. Jaringan Komunikasi (communication network)adalah alat untuk menyebarluaskan
informasi dari satu alat ke alat lainnya. Penyampaian informasi dari detector ke alat
kendali dinamakan umpan balik.

Komponen sistem pengendalian menggunakan mekanisme umpan balik atau

(feedback).Umpan balik(feedback) adalah penyebarluasan informasi dari detector,
melalui selector, ke efektor. Jika keempat komponen diatas digabungkan, maka secara
bersama-sama membentuk suatu sistem pengendalian. Sebagai suatu sistem, masing-
masing komponen pengendalian tersebut saling berkaitan, mempengaruhi, dan
dipengaruhi satu sama lain.Komponen sistem pengendalian tersebut diatas dapat berlaku
bagi berbagai bentuk dan tujuan pengendalian seperti misalnya, sistem perilaku manusia
dan sistem pengendalian organisasi. Namun, dalam sistem pengendalian organisasi dapat
dipengaruhi oleh lingkungan luar misalnya: teknologi, persaingan, social, politik,
ekonomi dan sebagainya.
Pengendalian dalam organisasi mempunyai elemen-elemen yang sama dengan
yang ada dalam sistem pengendalian yang telah diuraikan diatas yaitu: (a) detector; (b)
asesor; (c) efektor; dan (d) sistem komunikasi. Detektor melaporkan apa yang
sesungguhnya terjadi dalam organisasi. Assessor membandingkan informasi mengenai
yang sesungguhnya menjadi dalam organisasi dengan yang diharapkan yang merupakan

6
implementasi strategi.Efektor melaksanakan tindakan koreksi jika ada penyimpangan
signifikan antara hasil sesungguhnya dengan yang diharapkan. Sistem komunikasi
memberikan informasi kepada para anggota organisasi mengenai apa yang seharusnya
dikerjakannya. Namun, terdapat beberapa perbedaan penting antara proses pengendalian
manajemen dengan proses yang dianalogikan yaitu:
a. Standar yang digunakan dalam pengendalian manajemen tidak distel terlebih
dahulu.Dalam proses manajemen memutuskan apa yang harus dikerjakan oleh
organisasi dan bagian proses dari pengendalian adalah pembandingan antara
pencapaian sesungguhnya dengan rencananya. jadi, proses pengendalian dalam
organisasi melibatkan perencanaan. Perencaan dan pengendalian dapat dipandang
sebagai dua aktivitas yang terpisah, namun pengendalian manajemen melibatkan
perencanaan dan pengendalian.
b. Pengendalian manajemen tidak bersifat otomatis. Sebagian detekor (yaitu alat untuk
mendeteksi apa yang sesungguhnya terjadi dalam organisasi) bersifat mekanis, namun
seringkali informasi penting dideteksi melalui mata, telinga dan indera lain yang
dimiliki oleh manajer. Meskipun secara rutin dibandingkan antara apa yang
sesungguhnya terjadi dengan standarnya para manajer itu sendiri harus
mempertimbangkan apakah perbedaan sesungguhnya terjadi dengan standardnya, para
manajer itu sendiri harus mempertimbangkan apakah perbedaan antara sesungguhnya
dengan standard cukup signifikan untuk mengambil tindakan koreksi dan menentukan
apa tindakan koreksinya. Tindakan-tindakan dalam organisasi menyangkut perilaku
manusia para manajer harus berinteraksi dengan orang-orang lainnya.
c. Pengendalian manajemen memerlukan koordinasi diantara individu-individu.Tidak
seperti mengendarai kendaraan bermotor, pengendalian manajemen membutuhkan
koordinasi diantara individu-individu.Organisasi terdiri dari beberapa bagian yang
terpisah, pengendalian manajemen harus menjamin pekerjaan berbagai bagian
tersebut selaras dengan lainnya.
d. Hubungan antara kebutuhan untuk bertindak dan perilaku yang diperlukan untuk
melaksanakan tindakan yang diharapkan tidak dapat dijelaskan dengan jelas. Dalam
fungsi asesor, seorang manajer mungkin menyimpulkan bahwa, “biaya terlalu tinggi”
dibandingkan dengan standarnya, namun tidak mudah atau tidak secara otomatis para
individu yang terlibat mau melaksanakan tindakan yang menjamin biaya tersebut
diturunkan sesuai standarnya.
e. Pengendalian dalam organisai tidak terjadi dengan sendirinya. Pengendalian dalam
organisai tidak datang dengan sendirinya sebagai konsekuensi tindakan yang
dilakukan oleh masing-masing individu. Banyak orang yang bertindak dengan
caranya sendiri, tidak disebabkan karena intruksi-intruksi tertentu yang diberikan oleh
atasannya.Maka bertindak karena pertimbangannya mengatakan bahwa tindakan
tersebut tepat.
f. Pengendalian manajemen juga lebih rumit dibandingkan dengan alat-alat
pengendalian yang telah dianalogikan tersebut di atas. Hal ini disebabkan: (1)
organisasi terdiri atas beberapa unit organisasi (misalnya divisi, departemen, seksi,
atau kelompok-kelompok tertentu) yang mempunyai tujuan untuk organisasi secara
menyeluruh maupun tujuan unit-unit organisasi; (2) ukuran yang digunakan untuk

7
 menilai prestasi organisasi meskipun ditentukan oleh manajemen organisasi namun
dipengaruhi pula oleh lingkungan eksternalnya; (3) pengendalian dalam organisasi
mencakup pengendalian formal dan informal.

3. Manajemen
Oganisasi berisi kelompok manusia yang bekerja bersama-sama untuk mencapai
tujuan tertentu.Organisasi mempunyai arah (goal).Goal organisasi dalah keinginan para
partisipan untuk mencapai hasil tertentu.Dalam organisasi bisnis, salah satu arah
organisasi adalah untuk mencapai laba yang memuaskan. Untuk mencapai arah tersebut
suatu organisasi mempunyai satu atau beberapa pemimpin yang disebut manajer atau
secara kolektif mereka disebut manajemen. Manajemen adalah para manajer sebagai
suatu kesatuan dalam suatu unit organisasi.
Setiap manajer atasan memimpin satu unit organisasi dan membawahi beberapa
unit organisasi yang masing-masing dipimpin oleh seorang manajer sebagai bawahan.
Para manajer bawahan memberikan laporan pada manajer atasannya. Proses
pengendalian manajemen adalah proses yang digunakan oleh para manajer untuk
menjamin para anggota organisasinya mengimplementasikan strategi-strategi yang
ditentukan.
Pengendalian Manajemen -> proses dimana manajer mempengaruhi anggotanya
untuk melaksanakan strategi. Kegiatannya:
a. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
b. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
c. Mengkomunikasikan informasi.
d. Mengevaluasi informasi.
e. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil.
f. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Karakteristiknya:
a. Membutuhkan planning untuk penentuan standar.
b. Tidak bersifat otomatis, tetapi sistematis (keputusan yang dibuat berdasarkan pada
prosedur).
c. Perlu koordinasi antar anggota organisasi.
d. Ketidakjelasan hubungan antara tindakan apa yang ingin dicapai untuk menciptakan
kondisi yang diinginkan.

2.5 Definisi Pengendalian Manajemen

Pengendalian atau dalam bahasa Inggris disebut dengan Controlling merupakan salah
satu fungsi penting manajemen yang harus dilakukan oleh semua manajer untuk mencapai
tujuan organisasinya. Pengendalian dapat diartikan sebagai fungsi manajemen untuk
memastikan bahwa kegiatan dalam organisasi  dilakukan sesuai dengan yang direncanakan.
Fungsi Pengendalian atau controlling ini juga memastikan sumber-sumber daya organisasi
telah digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasinya.
Menurut Jones and George (2003:331) mengenai pengertian pengendalian
(controlling) ini, Pengendalian adalah proses dimana para manajer memantau dan mengatur

8
bagaimana sebuah organisasi dan segenap anggotanya menjalankan kegiatan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Dalam pengendalian,
para manajer memantau dan mengevaluasi apakah strategi dan struktur organisasi bekerja
seperti yang dikehendaki, bagaimana hal-hal tersebut dapat ditingkatkan dan bagaimana
harus diubah jika tidak bekerja.
Fungsi Pengendalian pada dasarnya dilakukan di semua jenis organisasi baik yang
berupa komersial maupun yang non-komersial dan dilakukan di semua tingkatan manajemen
yaitu manajemen puncak, manajemen tingkat menengah maupun manajemen tingkat bawah.
Fungsi Pengendalian akan membandingkan kinerja aktual organisasi dengan standar yang
ditentukan, menemukan penyimpangan dan upaya untuk mengambil tindakan korektif.
Dalam fungsi pengendalian ini juga membantu merumuskan perencanaan di masa yang akan
datang. Dengan demikian, Fungsi pengendalian akan membantu dalam membawa siklus
manajemen kembali ke perencanaan.
Empat Langkah dalam Pengendalian Manajemen
Terdapat empat langkah utama dalam pengendalian organisasi yaitu menetapkan
standar, mengukur kinerja, membandingkan kinerja nyata dengan standar yang ditentukan
dan mengambil tindakan koreksi (perbaikan) jika terjadi penyimpangan. Berikut ini adalah
pembahasan singkat mengenai empat langkah dalam proses pengendalian organisasi.
Langkah 1. Menetapkan Standar (Establishing Standards)
Yang dimaksud dengan Standar disini adalah sasaran atau target yang harus dicapai
dalam menjalankan fungsi manajemen. Standar ini akan digunakan untuk mengukur dan
mengevaluasi kinerja dari suatu unit kerja, departemen ataupun organisasi secara
keseluruhan. Standar dapat juga disebut sebagai kriteria untuk menilai kinerja organisasi atau
unit kerja dari organisasi tersebut.
Pada umumnya, Standar dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis
yaitu Tangible dan Intangible.
 Tangible (terukur atau nyata) – Tangible adalah standar yang dapat diukur dan nyata.
Biasanya disebut juga dengan Standar yang terukur (Measurable Standards). Standar
Terukur yang ditentukan oleh Manajemen dapat berupa Standar waktu  yang harus
dicapai (Time), standar biaya (Cost), standar penjualan (Sales), standar pangsa pasar
(Market Share), standar produktivitas (Productivity) hingga laba yang harus dicapai
(Profit).
 Intangible (Tidak Terukur atau tidak berwujud) – Intangible adalah standar yang
tidak dapat diukur secara moneter ataupun angka. Standar Intangible ini lebih sulit
diukur jika dibandingkan dengan standar tangible. Contohnya Standar Intangible seperti
sikap dan tingkah laku seorang karyawan, penyimpangan pekerjaan seorang karyawan,
kreativitas karyawan ataupun kesetiaan pelanggan.

Pekerjaan Pengendalian Manajemen ini akan menjadi lebih mudah dengan adanya
penetapan standar ini. Hal ini dikarenakan pengendalian manajemen dilakukan berdasarkan
standar yang ditetapkan oleh manajemen itu sendiri.
Langkah 2. Mengukur Kinerja (Performance Measurement)
Langkah kedua dalam fungsi Pengendalian Manajemen adalah mengukur kinerja.
Manajemen akan dapat lebih mudah mengukur kinerja apabila unit/satuan ataupun kriteria

9
kinerja telah ditentukan sebelumnya. Pada dasarnya, Pengukuran kinerja harus berada pada
unit atau satuan yang sama dengan kriteria yang telah ditentukan. Unit/satuan atau tolak ukur
harus terdefinisi dengan baik dan seragam sepanjang proses pengukuran atau penilaian ini.
Misalnya, jika kita menentukan standar produktivitas adalah dalam bentuk satuan persentasi
(%), kita harus tetap menggunakan persentasi (%) untuk mengukurnya dan tidak boleh
menggunakan satuan lain seperti biaya (Rupiah) untuk mengukurnya.
Langkah 3. Membandingkan kinerja aktual dengan Standar yang ditentukan
(Comparison of actual and standard performance)
Membandingkan kinerja aktual dengan standar yang ditentukan merupakan langkah
yang sangat penting. Langkah penetapan standar dan langkah pengukuran kinerja pada
dasarnya adalah langkah persiapan, sedangkan langkah perbandingan ini merupakan langkah
aktif yang harus dikerjakan oleh manajemen. Penyimpangan dapat didefinisikan sebagai
kesenjangan antara kinerja aktual dengan target atau standar yang ditetapkan. Seorang
Manajer harus mengetahui dua hal dalam langkah ini, yaitu bentuk penyimpangan yang
terjadi dan penyebab terjadinya penyimpangan.
Manajer juga harus mengetahui dan membedakan yang mana merupakan
penyimpangan minor (kecil) yang dapat diabaikan terlebih dahulu dan yang mana merupakan
penyimpangan utama yang harus segera mengambil tindakan yang serius.  Sebagai contoh,
jika biaya alat-alat tulis terjadi kenaikan dari target 5% menjadi aktual 8% maka
penyimpangan tersebut dapat dikategorikan sebagai penyimpangan minor (kecil). Namun
disisi lain, jika tingkat cacat produksi bulanan meningkatkan terus menerus maka dapat
dikategorikan sebagai penyimpangan besar yang harus segera diambil tindakan perbaikannya.
Setelah mengetahui penyimpangan yang terjadi, seorang manajer harus segera mencari
penyebab terjadinya penyimpangan tersebut.
Langkah 4. Mengambil tindakan koreksi/perbaikan (Taking Corrective Action)
Begitu penyimpangan dan penyebab penyimpangan diketahui, tahap selanjutnya
adalah mengambil tindakan perbaikan. Jika penyimpangan yang terjadi merupakan
penyimpangan kecil yang masih dapat diterima maka tidak perlu melakukan tindakan
korektif. Namun jika penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan besar yang telah
melampai batas yang dapat diterima maka harus segera mengambil tindakan perbaikan dan
mengambil tindakan-tindakan pencegahan supaya tidak terjadi lagi dikemudian hari.
Contohnya, target tingkat kecacatan (reject rate) produk di produksi yang dapat
diterima adalah 2%, namun pada aktualnya tingkat kecacatan produk di produksi adalah 5%.
Tingkat kecacatan tersebut telah melampaui batas yang dapat diterima sehingga diperlukan
penyelidikan terhadap penyimpangan tersebut. Setelah diselidiki, ternyata yang menyebabkan
tingginya tingkat kecacatan produk ini adalah adanya pengaturan mesin yang salah. Dengan
diketahuinya penyebab terjadinya penyimpangan tersebut, maka kita harus mengambil
tindakan perbaikan yaitu mengatur kembali mesin tersebut ke pengaturan yang benar dan
memberikan indikasi di mesin supaya tidak terjadi pengaturan yang salah lagi di kemudian
hari.

10
2.6 Kunci Pengendalian Manajemen
Kunci pengendalian manajemen, diantaranya:
1. Pengendalian kuantitas yang bertujan untuk menertibkan arus barang atau
jasa.Pengendalian kuantitas tersebut diperlakukan terhadap berbagai lingkup operasional,
tergantung dari situasinya masing-masing dan mengikuti proses pengendalian
dasar.Tujuan dari pengendalian kuantitas adalah untuk menyediakan item-item barang
secukupnya dengan biaya yang memadai dan selalu tersedia untuk memenuhi
permintaan. Berusaha untuk menghindari: (a) penjualan yang tidak berimbang dengan
hanya menjual barang-barang yang mudah dijual saja; (b) penjualan barang-barang dari
daerah-daerah yang kurang potensinya atau yang diatas kuota penjualannya; (c)
langkanya fasilitas penjualan barang-barang di daerah, termasuk personil penjualan,
iklan dan usaha-usaha promosi penjualan.
2. Pengawasan kualitas, dengan meningkatnya perhatian terhadap produk yang peka
presisinya, produk-produk massal dan produk-produk bebas cacat, perlu diadakan
pengawasan terhadap kualitasnya.Untuk menghindari kesimpangsiuran dalam
menafsirkan arti kata pengawas kualitas, perlu dikemukakan bahwa pengertian yang
sebenarnya adalah mengusahakan supaya kualitasnya memuaskan sesuai dengan tujuan
barangnya. Lebih tepat ialah supaya harga barang konsisten dengan kualitasnya dan
hasilnya memuaskan dan dapat dipercaya.Untuk maksud tersebut juga dapat dilakukan
melalui pengawasan dalam bentuk inspeksi atau dengan statistik.
3. Waktu yang digunakan untuk suatu proses.Setiap manajer menghadapi tantangan untuk
menggunakan kerja secara efektif dan efisien.Ia harus dapat menekan waktu untuk
membaca, menghadiri rapat-rapat dan mencapai keputusan. Waktu tersebut terbatas
sekali.Para manajer sering mengeluh bahwa waktu yang terbuang untuk menelepon dan
menghadiri rapat dapat dihindari apabila dapat diatur secara baik.Ada anggota-anggota
manajemen yang mendapat tekanan dalam menggunakan waktu kerja karena ada yang
menggunakannya untuk menangani masalah-masalah yang lebih mendetail. Untuk
menggunakan waktu secara lebih baik ada tiga pendekatan yang akan dibahas
selanjutnya adalah: (a) memakai jasa seorang pembantu atau sekretaris untuk mencegah
manajer membuang waktu; (b) menganut metoda kerja bahwa manajer hanya mengambil
keputusan-keputusan saja; (c) mengumpulkan data waktu yang digunakan untuk
menangani kegiatan-kegiatan yang penting saja, mengadakan evaluasi dan
menyempurnakan metoda tersebut.
4. Pengendalian biayamerupakan salah satu kunci yang paling umum digunakan.Biaya
merupakan faktor produksi yang paling penting dari setiap kegiatan.Ada beberapa jenis
biaya, klasifikasi umum adalah sebagai berikut: (a) biaya pekerjaan langsung; (b) biaya
bahan baku langsung; (c) biaya “overhead” pabrik; (d) biaya penjualan; dan (e) biaya
administrasi.Ada pendekatan yang perlu diperhatikan:
a. Program tanpa kesalahan. Menekankan pada elemen manusia dan hasrat pribadinya
untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan sebaik mungkin. Program tersebut
sebenarnya dapat dilihat sebagai teknik pengawasan mutu, akan tetapi ditempatkan di
sini karena harus menghilangkan kesalahan-kesalahan agar biayanya tetap relevan
dengan rencana produksinya. Bertujuan untuk mengembangkan kesadaran pekerja
terhadap biaya dan mendorong mereka supaya mencapai prestasi kerja yang baik.

11
 b. Analisa nilaibertujuan untuk menyempurnakan hubungan antara nilai produk dan
biayanya. Nilai tersebut diuraiakan sebagai nilai guna dan nilai harganya. Dari kedua
pengertian tersebut dapat diidentifikasikan biaya-biaya yang tidak perlu. Kemudian
ada material-material pengganti dan metoda-metoda kerja yang dapat digunakan
untuk menampung kelebihan biaya tersebut.
c. Sistem perencanaan, penyusunan program dan anggaran dan penyusunan anggaran
terbatas, digunakan oleh instansi-instansi pemerintah dan perusahaan swasta besar,
karena baik sekali untuk penelitian dan rasioanalisasi pengeluaran-pengeluaran.
Tujuannya adalah supaya biaya-biaya mencapai efektivitas yang tinggi atau mencapai
manfaaat yang memuaskan. Kedua hasil tersebut umumnya dinyatakan dalam bentuk
kuantitas.

2.7 Pengawasan dan Pengendalian secara Menyeluruh

Jenis pengawasan dan pengendalian ini dilakukan terhadap seluruh kegiatan atau
sebagian besar kegiatan perusahaan yang diperlakukan sebagai unit dasar.Pengawasan tidak
hanya dilakukan terhadap suatu kegiatan atau fungsi tertentu. Tujuannya ialah supaya dewan
manajemen mendapatkan gambaran tentang suatu keseimbangan kerja di antara unit-unit
secara terpadu. Pengendalian dapat menjadi alat untuk mengukur keseluruhan usaha para top-
manajer; mengendalikan seluruh perencanaan; dan mengendalikan unit-unit yang semi-
otonom karena terjadi desentralisasi melebar.Pengendalian umumya dilakukan oleh terhadap
kegiatan-kegiatan keuangan.Uang merupakan denominator atau bahasa dari setiap kegiatan
dan menjadi kekuatan pengikat dari kegiatan-kegiatan perusahaan.Pengawasan keuangan
dapat membantu manajer untuk mencapai sasaran-sasaran kerjanya.Pengawasan hanya dapat
dilakukan secara efektif bila didukung oleh perencanaan dan kebijaksanaan.Dianjurkan untuk
memonitor dengan seksama setiap kegiatan yang menangani uang dan material. Dengan
mengadakan pengawasan tersebut dapat diketahui tempat-tempat yang menimbulkan
penyimpangan-penyimpangan dan akan membangkitkan kesadaran para pegawai yang
menangani uang dan bahan tentang tujuan dari pengawasan tersebut. Usahakan supaya
pengawasan dilakukan tanpa memandang bulu dan diperlakukan terhadap semua kegiatan;
berarti bahwa harus ada perangkat dan pelaksanaan yang memadai untuk melaksanakan
pengawasan tersebut. Apabila perangkat tersebut tidak memadai akan timbul kekacauan-
kekacauan.
Ada berbagai alat atau media untuk melaksanakan pengawasan dan pengendalian.
Sebagian besar menekankan perbandingan antara pelaksanaan dan perkiraaan awalnya.
Perkiraan dibuat berdasarkan kegiatan-kegiatan yang lalu sehingga dapat dibuat pola
perkiraan untuk waktu yang akan datang. Di dalam sistem pengawasan jarang sekali
dimasukkan tindakan-tindakan yang bersifat korektif. Yang umum digunakan adalah
perhitungan pendapatan; laporan-laporan pengawasan; ringkasan anggaran; rasio-rasio;
pengembalian investasi; analisa modal pokok; pemeriksaan dan; daerah-daerah kunci.

Berikut adalah beberapa Alat Bantu Pengawasan Manajerial :

1. Management by Exception (MBE)
MBE atau prinsip pengecualian merupakan metode pengawasan yang memungkinkan
manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling

12
kritis dan mempersilakan karyawan atau tingkat management rendah untuk menangani
variasi-variasi rutin. Hal ini dapat dipraktekkan oleh manajer-manajer penjualan produksi,
keuangan, personalia, pembelian, pengawasan mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya.
Manajer lini pun dapat menggunakan prinsip ini dalam pengawasan harian mereka. 
Pengawasan dengan metode ini memiliki kelebiha yaitu bersifat murah, tetapi
penyimpangan hanya bisa diketahui setelah kegiatan terlaksana. Metode pengawasan dengan
cara ini hanya bisa dipergunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

2. Management Information System (MIS)

Sistem informasi manajemen atau management information system memainkan
peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi managemen perencanaan dan pengawasan
dengan efektif.
Definisi MIS yaitu suatu metode formal pengadaan dan penyediaan bagi managemen,
informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses
pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan, dan
operasional organisasi dilakukan secara efektif. 
Tahapan MIS yaitu survey pendahuluan dan perumusan masalah, desain konseptual,
desain terperinci, dan taha implementasi. MIS dapat berjalan efektif apabila mengikuti lima
pedoman yaitu mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang,
mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem, memperlakukan informasi yang relevan
dan terseleksi lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka, pengujian pendahuluan sebelum
diterapkan, menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencakupi bagi operator dan
pemakai sistem.
Perhitungan pendapatan atau hasil investasi menunjukkan komponen-komponen dari
pendapatan bersih atau kerugian bersih dalam suatu periode tertentu.Perhitungan tersebut
sangat berguna untuk mengidentifikasikan unsur-unsur pendapatan dan belanja yang turut
menghasilkan laba atau mengakibatkan kerugian usaha.Data-data dari tahun sebelumnya juga
disertakan dalam perhitungan tersebut, sehingga meningkatkan nilai guna dari perhitungan-
perhitungan tersebut.Suatu perhitungan pendapatan dapat dijadikan dasar untuk mencapai
sasaran yang sedang dituju.
Semakin lengkap unit organisasinya, semakin cermat isi perhitungan tersebut.
Biasanya, perhitungan pendapatan berlaku untuk seluruh perusahaan; akan tetapi dapat juga
dibuat untuk  suatu produk atau divisi yang menangani produksi dan penjualan. Perhitungan-
perhitungan seperti itu telah digunakan untuk menghitung pendapatan dari bagian-bagian
usaha akan tetapi ada kesulitan untuk mengalokasikan biayanya.
Laporan-laporan pemeriksaan berisikan data-data khusus yang dapat digunakan untuk
melakukan pengawasan. Data tersebut berasal dari satu bagian, atau dari beberapa  bagian
atau dari seluruh bagian dari suatu organisasi dan memberikan informasi tentang berbagai
kegiatan. Item-item yang perlu dengan laporan-laporan tertulis yang memuat data lebih
mendetail. Beberapa manajer menganggap neraca sebagai laporan yang efektif untuk
melaksanakan pengawasan total.

13
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Pengendalian manajemen memusatkan pada fungsi-fungsi organisasi, organisasi adalah
sekumpulan manusia yang bekerja sama untuk mencapai satu atau beberapa
tujuan.  Pengendalian Manajemen adalah suatu proses dimana manajer senior (manajemen di
setiap tingkatan) memastikan bahwa orang-orang yang diawasinya mengimplementa-sikan
strategi yang dimaksudkan.Sistem Pengendalian Manajemen adalah suatu alat atau cara yang
terstruktur yang digunakan oleh manajer untuk memastikan bahaw orang-orang yang
diawasinya mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.Pengendalian dapat menjadi
alat untuk mengukur keseluruhan usaha para top-manajer; mengendalikan seluruh
perencanaan; dan mengendalikan unit-unit yang semi-otonom karena terjadi desentralisasi
melebar. Pengendalian umumya dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan keuangan. Adapun
kunci sukses manajer dalam melakukan pengendalian adalah pengendalian kuantitas,
pengawasan kualitas, waktu, dan pengendalian biaya.

3.2 Saran
Makalah ini membahas tentang “pengendalian” dalam sebuah organisasi. Begitu
banyak manfaat yang bisa kita ambil ketika kita membaca dan menghayati setiap kata demi
kata yang dapat memperbaharui ataupun menambah wawasan kita mengenai “pengendalian”
suatu manajemen yang dapat kita gunakan untuk perkuliahan kita di mata kuliah manajemen.

14
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.dictio.id/t/apa-pentingnya-pengendalian-controlling-dalam-manajemen-
organisasi/16234/2
https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-pengendalian-controlling-empat-langkah-
pengendalian/
http://mangihot.blogspot.com/2017/02/pengertian-tujuan-konsep-pengawasan-dan.html
http://titin-stie.blogspot.com/2014/09/makalah-manajemen-pengendalian.html

15