SISTEM PERKANTORAN

MAKALAH
Makalah ini Diajukan Untuk Memenuhi Tugas
Mata Kuliah “Manajemen Perkantoran dan Administrasi”

Oleh Kelompok 1 :

1. Muh. Irfan
2. Ihsan Sholikin
3. Darmawan Afianto

Dosen Pengampu

Dr. Siswadi, S.Ag., S.Pd., M.Pd.I

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH
INSTITUT PESANTREN SUNAN DRAJAT
LAMONGAN

2022
 KATA PENGANTAR

Segala puji hanya milik Allah SWT yang telah menganugrahkan

kemampuan kepada penulis untuk menyelesaikan tugas makalah ini. Shalawat serta
salam semoga terlimpah curahkan kepada baginda tercinta kita yaitu Nabi
Muhammad Saw yang kita nanti-nanti syafa’atnya di akhirat nanti.
Atas dukungan moral dan materi yang diberikan dalam penyusunan
makalah ini, kami sebagai penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada bapak
Dr. Siswadi, S.Ag., S.Pd., M.Pd.I selaku dosen pengampu mata kuliah Manajemen
Perkantoran dan Administrasi, sehingga kami bisa menyelesaikan tugas makalah
yang berjudul “Sistem Perkantoran”. Terimakasih pula kami ucapkan kepada
semua pihak yang telah berkontribusi membantu menyelesaikan makalah ini.
Penulis berharap makalah ini dapat menambah pengetahuan pembaca dan
memberikan gambaran mengenai materi terkait. Sehingga pembaca dapat
menggunakan makalah ini sebagai literatur pendukung dalam pengembangan
bidang ilmu selanjutnya.
Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini
masih ada kekurangan baik dari isi maupun tata bahasanya. Oleh karena itu, kami
sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca untuk
penyempurnaan makalah kami kedepannya.

Lamongan, 15 Oktober 2022

Tim Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................ ii

DAFTAR ISI ........................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN. ................................................................... 1
A. Latar Belakang ......................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan...................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN MASALAH................................................... 2
A. Pengertian Sistem Perkantoran ............................................... 2
B. Perencanaan Sistem Perkantoran ............................................... 4
C. Sistem Informasi Manajemen ................................................. 6
BAB III PENUTUP ............................................................................... 8
A. Kesimpulan............................................................................. 8
B. Saran ....................................................................................... 8
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 9

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Organisasi sebagai sebuah system merupakan kesatuan, dimana bagian
terkecil dari system (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan
penjabaran dari system organisasi yang digunakan. Sistem perkantoran ialah
segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata
tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu Di
dalam kantor terdapat sebuah rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-
langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya
oleh lebih daripada satu petugas.

Perencanaan merupakan unsur pokok dalam manajemen. Perencanaan

menghasilkan rencana. untuk menyusun sebuah perencanaan kantor sehingga
tujuan organisasi bisa dicapai dengan cara yang efisien dan efektif. Dengan adanya
sistem informasi manajemen dapat berfungsi atau bergerak menghasilkan informasi
untuk digunakan dalam manajemen perusahaan. Didalam menjalankan pekerjaan
perkantoran terdapan teknologi – teknologi yang berkembang dari tahun ke tahun
dengan adanya teknologi yang berkembang sangat menunjang pekerjaan sebuah
perkantoran atau perusahaan.

Oleh karenanya dalam makalah ini kami akan membahas tentang apa itu
Sistem Perkantoran ? Bagaimana Perencanaan Sistem Perkantoran ? bagaimana
Sistem Informasi Manajemen ?
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari Sistem Perkantoran ?
2. Jelaskan Perencanaan Sistem Perkantoran ?
3. Bagaimana Sistem Informasi Manajemen ?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui pengertian dari Sistem Perkantoran ?
2. Untuk mengetahui Perencanaan Sistem Perkantoran ?
3. Untuk mengetahui Sistem Informasi Manajemen ?

1
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi
pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja
atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.

Pengertian sistem perkantoran menurut para ahli;

1. J. C Denyer, sistem perkantoran adalah urutan buku operasi – operasi dalam

suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur
penjualan, dan sebagainnya) dan berkenaan dengan bagaimana operasi – operasi
itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila mana dilaksanakan.
2. Terry, suatu prosedur dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah –
langkah ketatausahaan yang bertalian, biasannya dilaksanakan oleh lebih dari
satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam
menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh.

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang

membantu pencapaian tujuan. pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi
beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau
teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai
sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau
prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang
digunakan.

Dengan pengertian tersebut sistem perkantoran mempunyai ciri-ciri atau

karakteristik, yang akan di kemukakan oleh para ahli di antara salah satunya
menurut Mcleod dan Schell sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai
berikut:

2
a. Fleksibel, walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan
terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah
disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
b. Mudah diadaptasikan, sistem yang baik juga harus cepat dan mudah
diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun
mengganggu fungsi utamanya.
c. Sistematis, agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem ada yang bersifat
logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas
pekerjaan yang telah ada.
d. Fungsional, sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang
telah ditentukan.
e. Sederhana, sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah
dipahami dan dilaksanakan.
f. Pemanfaatan sumber daya yang optimal, sistem yang dirancang dengan baik
akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat
dioptimalkan pemanfaatannya.

Selain mempunyai karateristik, sistem perkantoran juga memiliki unsur-

unsur dalam menjalankan peranan perkantoran didalam menjalankan sistem
perkantoran tersebut. Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur
sebagai berikut:

1. Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber daya.
Didalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi, dan
material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi.
2. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan pada saat
pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem. Secara
otomatis akan mengklasifikasikan, mengonversikan, menganalisis, serta
memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan.
3. Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa
informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik.
Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai yang membutuhkan.

3
 Kualitas output mempunyai dampak yang signifikan terhadap kinerja bagian
yang berkaitan.
4. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena
hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem
yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.
5. Pengawasan. Pengawasan memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi
internal tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus
ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan regulasi
yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan pertimbangan
moral. Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut diatas sangatlah
penting, karena masing – masing memainkan peranan yang penting dalam
menjalankan sistem.

B. Perencanaan Sistem Perkantoran

Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen. Hal ini termasuk
dalam manajemen perkantoran, perencanaan terhadap aktivitas dalam perkantoran
harus dilakukan dalam manajemen perkantoran.1
Menurut George R. Terry bahwa “Planning is the visualization and
formulation of proposed activities designed to achieve certain results”.
(Perencanaan adalah penggambaran dan perumusan kegiatan-kegiatan yang
diusulkan dimaksudkan untuk mencapai hasil-hasil tertentu).
Pendapat lain dikemukakan L. Urwick “Planning- See that the plan of
operations is carefully prepared and strictly carried out.” (Perencanaan
mengusahakan agar rencana mengenai pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan
dipersiapkan dengan seksama dan dilaksanakan dengan tepat).
Menurut C. L. Littlefield dan R.L. Peterson bahwa “Planning involves
considering the factors that influence a situation and laying out course of action. A
complete plan usually will specify what work will be done, why it will be done,
how and where it will be done, and who will be responsible.” (Perencanaan

1
Neti Karnati, “Manajemen Perkantoran Analisi Teori dan Aplikasi Dalam Teori Pendidikan”
(Aceh: Bunda Ratu, 2019), 14.

4
mengandung pertimbangan dari faktor-faktor yang mempengaruhi suatu situasi dan
menentukan suatu arah tindakan. Suatu rencana yang lengkap biasanya akan
merinci pekerjaan apakah yang akan dilakukan, mengapa hal itu dilakukan,
bagaimana dan dimana hal itu akan dilakukan, dan siapa yang akan bertanggung
jawab).
Dengan demikian, kami dapat menyimpulkan bahwa perencanaan adalah
perumusan suatu kegiatan-kegiatan dan dipersiapkan dengan seksama yang di
dalamnya berisi apa yang dilakukan kegiatan tersebut, mengapa kegiatan itu
dilakukan, bagaimana kegiatan itu dilakukan, dan siapa yang akan bertanggung
jawab.
Sedangkan Sistem menurut Gordon B. Davis system is a set of elements that
are interconnected and affect each other in a certain environment. (Sistem adalah
seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam satu
lingkungan tertentu). Perencanaan sistem perkantoran adalah pola perbuatan yang
menggambarkan di awal mengenai hal-hal yang harus dikerjakan dan caranya
mengerjakan dan di dalamnya terdapat segenap rangkaian prosedur yang telah
menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam menyelesaikan sesuatu
bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi atau kantor.
George R Terry dalam mengemukakan bahwa “Office planning system is
the activities of the office work what will be done, when, where, and how to
implement them.” (Perencanaan sistem perkantoran adalah aktifitas-aktifitas
mengenai pekerjaan perkantoran yaitu apa yang akan dilaksanakan, bilamana,
dimana, dan bagaimana cara melaksanakannya).
Dari pendapat di atas, dapat ditarik sebuah benang merah bahwa
perencanaan sistem perkantoran adalah sekumpulan dari merode-metode kantor
yang diawal sudah direncanakan berupa program perkantoran maupun langkah-
langkah dalam perkantoran.
Menurut Raymond Mc Leod “Sistem is a group of integrated elements to
achieve a goal”. (Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi untuk
mencapai suatu tujuan).

5
C. Sistem Informasi Manajemen
Sistem, berasal dari bahasa Latin (system) dan bahasa Yunani (sustema),
adalah kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang dihubungkan berama
untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi. Suatu Sistem pada
dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain,
yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Beberapa pengertian sistem menurut para ahli: Havey menyatakan, “sistem
adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang rangkaian komponen yang
berhubungan satu dan lainnya sebagai satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu
tujuan yang telah ditentukan”.
Umam mengatakan bahwa: Sistem informasi manajemen adalah: “Sistem
informasi manajemen adalah serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh
dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi melalui serangkaian cara untuk meningkatkan
produktifitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu
yang telah ditetapkan”.2
Umam mengatakan bahwa: Pengertian sistem secara umum adalah
1. Setiap sistem terdiri atas unsur- unsur.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Sayuti menyatakan, “suatu sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan
dengan prosedur dan metode dalam penyelesaian atau melaksanakan pekerjaan
dalam sebuah organisasi kantor”.
Quible mengatakan bahwa: Ada beberapa manfaat digunakannya sistem,
yaitu:
1. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien.
2. Alat pengendali biaya.
3. Efisiensi aktivitas yang dilakukan dalam kantor.

2
Mardhiatul Husna, “Jurnal Ilmiah ‘DUNIA ILMU’ VOL. 2. NO. 4 Desember 2016,” peranan
sistem informasi perkantoran 2, no. 4 (2016): 174.

6
4. Alat bantu mencapai tujuan organisasi.
Mcleod dan Schell menyatakan bahwa: Sistem yang baik memiliki
karakteristik sebagai berikut:
1. Fleksibel (Sistem dibuat lebih fleksibel agar memudahkan keadaan yang sering
berubah).
2. Adaptif (Sistem harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi yang baru
tanpa mengubah sistem lama maupun fungsi utamanya).
3. Sistematis (Sistem dibbuat tidak mempersulit aktivitas pekrjaan yang telah ada).
4. Fungsional (Sistem dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan).
5. Sederhana (Sistem harus lebih sederhana sehingga mudah dipahami dan
dilaksanakan.
6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal (Sistem dirancang dengan baik sehingga
penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat optimal
pemanfaatannya).
Umam mengatakan bahwa: Sistem informasi mempunyai tiga kegiatan
utama, yaitu:
1. Menerima data sebagai masukan (input).
2. Memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data,
pemuktahiran, dan lain-lain.
3. Memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
Umam mengatakan bahwa: Informasi dikatakan berkualitas minimal
memiliki kriteria berikut :
1. Akurat: Informasi dikatakan akurat apabila suatu informasi tersebut terbebas
dari kesalahan.
2. Tepat waktu: Informasi dikatakan tepat waktu apabila suatu informasi itu ada
pada saat dibutuhkan.
3. Relevan: Informasi dikatakan relevan, apabila model informasi tersebut dapat
dipergunakan dalam pengambilan keputusan secara tepat untuk memecahkan
permasalahan yang ada

7
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
adapun kesimpulan dari kami adalah :
Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi
pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja
atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen. Hal ini termasuk
dalam manajemen perkantoran, perencanaan terhadap aktivitas dalam perkantoran
harus dilakukan dalam manajemen perkantoran.3
Menurut George R. Terry bahwa “Planning is the visualization and
formulation of proposed activities designed to achieve certain results”.
(Perencanaan adalah penggambaran dan perumusan kegiatan-kegiatan yang
diusulkan dimaksudkan untuk mencapai hasil-hasil tertentu).
Umam mengatakan bahwa: Sistem informasi manajemen adalah: “Sistem
informasi manajemen adalah serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh
dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi melalui serangkaian cara untuk meningkatkan
produktifitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu
yang telah ditetapkan.

B. Saran

Kami menyadari bahwa makalah ini masih sangat jauh dari kesempurnaan.
Masih banyak kesalahan dan kekurangan dalam penulisan makalah ini, baik yang
kami sengaja maupun yang tidak kami sengaja. Maka dari itu sangat kami harapkan
saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

3
Neti Karnati, “Manajemen Perkantoran Analisi Teori dan Aplikasi Dalam Teori Pendidikan”
(Aceh: Bunda Ratu, 2019), 14.

8
 DAFTAR PUSTAKA
Husna, Mardhiatul. “Jurnal Ilmiah ‘DUNIA ILMU’ VOL. 2. NO. 4 Desember
2016.” peranan sistem informasi perkantoran 2, no. 4 (2016): 174.
Neti Karnati, “Manajemen Perkantoran Analisi Teori dan Aplikasi Dalam Teori
Pendidikan” Aceh: Bunda Ratu, 2019.