MAKALAH

SISTEM PERKANTORAN
“TEORI ADMINISTRASI”

Oleh Kelompok 2:
Alfida Yuliasari (04010420004)
Belinda Putri Febianti (04010420005)
Khozinatul Asrori (04010420012)

Dosen Pengampu:
M. Adi Trisna Wahyudi, S.Sos, M.M

PRODI MANAJEMEN DAKWAH

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA
2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
rahmat-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah
dalam mata kuliah Teori Administrasi yang berjudul “Sistem Perkantoran” ini.
Kami menyadari tanpa dukungan dari berbagai pihak, sangat sulit bagi kami untuk
dapat menyelesaikan makalah ini. Oleh karena itu kami ingin mengucapkan
terima kasih kepada:
(1) Bapak M. Adi Trisna Wahyudi, S.Sos, M.M, selaku dosen pengampu mata
kuliah Teori Administrasi yang membimbing kami dalam penyusunan
makalah ini.
(2) Orang tua kami yang telah memberikan dukungan penuh kepada kami.
(3) Teman-teman yang telah membantu memberikan masukan dan kritikan
sehingga tersusunlah makalah ini.
Kami menyadari terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini, maka
dari itu kami meminta kritik dan sarannya kepada pembaca demi tercapainya
makalah yang sempurna. Besar harapan kami juga semoga makalah ini
bermanfaat bagi kami khususnya dan pembaca pada umumnya.

Lamongan, 4 Maret 2021

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................ii
DAFTAR ISI.........................................................................................................iii
BAB I.......................................................................................................................1
PENDAHULUAN...................................................................................................1
A. Latar Belakang..............................................................................................1
B. Rumusan Masalah............................................................................................2
C. Tujuan Pembahasan.........................................................................................2
BAB II.....................................................................................................................4
PEMBAHASAN.....................................................................................................4
A. Sistem Perkantoran.......................................................................................4
B. Macam-Macam Sistem Perkantoran.............................................................4
C. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Perkantoran.........................................15
BAB III..................................................................................................................19
PENUTUP.............................................................................................................19
A. Kesimpulan.................................................................................................19
B. Saran............................................................................................................19
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................20

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi yang memiliki aktivitas
dan deskripsi pekerjaan berbeda-beda satu sama lain. Setiap aktivitas tersebut
menghasilkan data dan informasi. Data adalah fakta yang mempresentasikan
keadaan atau aktivitas pekerjaan sebelum diolah ke dalam form yang dapat
dipahami oleh orang lain. Adapun informasi merupakan data yang telah diubah
ke dalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi organisasi. Sistem kantor
sekolah yang baik akan menjelaskan bagaimana sebuah data diolah menjadi
informasi, didistribusikan, mendapatkan umpan balik, hingga sebuah keputusan
dapat diambil oleh kepala sekolah.1
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang
membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlikan untuk melengkapi
beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional
atau teknis yang akan menjelaskannya (Sukoco, 2007). Penggunaan sitem
dalam sebuah kantor yang dibuat sesuai kebutuhan akan menghasilkan manfaat
sebagai berikut.2
1. Melancarkan pekerjaan perkantoran. Paduan yang jelas membuat setiap unit
bekerja dan bertanggung jawab sesuai tugas dan kewajibannya masing-
masing.
2. Mengurangi keterlambatan dan hambatan. Prosedur yang baik seharusnya
mencantumkan waktu atau jadwal pencapaian tujuan secara jelas.
3. Pengawasan atau kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan sehingga
mencegah kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pekerjaan.
4. Penghematan tenaga, waktu, dan biaya tata usaha. Prosedur dan metode
yang jelas membuat staff melaksanakan pekerjaannya secara efektif dan
efisien.

1
Zulkarnain, Wildan. Manajemen Perkantoran Profesional. Jakarta : Gunung Samudera.
2
Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga.

1
 2

5. Meningkatkan koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi.

Mekanisme kerja yang terencana dengan baik akan meningkatkan kerjasama
yang baik antar bagian dan unit-unit dalam organisasi.
6. Kemudahan dalam melatih para pegawai. Karena pegawai dapat langsung
melihat manual tertulis jika belum mengerti benar. Sehingga instruktur tidak
perlu bersusah payah menjelaskan kepada para pegawai.
Hal yang perlu diwaspadai oleh seseorang manajer kantor ialah
pengoprasian yang kurang fleksibel dan akan menjadikan sistem yang tidak
berfungsi secara optimal. Demikian pula jika sistem dan subsistem diubah
akibat tuntutan lingkungan, maka seluruh prosedur dan metode suatu organisasi
juga akan ikut berubah. Hal ini akan memerlukan waktu untuk
mensosialisasikan perubahan metode, prosedur, dan sistem baru itu. Belum lagi
resiko menghadapi resistensi/ penolakan dari anggota organisasi terhadap
sistem baru tersebut. Sehingga diperlukanlah sistem informasi manajemen
(SIM) yakni perangkat sistem yang mendukung fungsi POAC dalam
pengambilan keputusan dengan menyediakan ringkasan rutin tentang aktivitas
pekerjaan (Laudon, 2004).
Sebagai sebuah perangkat, SIM menggunakan hardware, software,
brainware, prosedur, metode, pedoman model manajemen dan data base.
Sesuai konsepnya, SIM mengikuti pola sistematik yaitu : input-proses-output.
Pembahasan input dalam manajemen sekolah meliputi data mengenai isi/
substansi manajemen pendidikan (Setyadin, 2003). Data yang menyangkut
substansi ini disimpan sebagai data base yang sewaktu-waktu diperbaharui
(updating) dan diproses sesuai dengan kebutuhan. Selanjutnya hasil
pemrosesan data ini (output) berupa informasi yang disajikan kepada kepala
sekolah (user) untuk digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Perkantoran ?
2. Apa saja macam-macam Sistem Perkantoran ?
3. Apa Kelebihan dan kekurangan Sistem Perkantoran ?
C. Tujuan Pembahasan
 3

1. Mengetahui apa yang dimaksud dengan Sistem Perkantoran ?

2. Mengetahui apa saja macam-macam Sistem Perkantoran ?
3. Mengetahui apa Kelebihan dan kekurangan Sistem Perkantoran ?
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Sistem Perkantoran
Menurut AM. Kadarman, “Sistem adalah suatu kumpulan bagian yang
saling berhubungan dan bergantung serta diatur sedemikian rupa sehingga
menghasilkan sistem keseluruhan”.3 Sedangkan administrasi menurut Siagian
yang dikutip oleh Makassau, “Administrasi adalah keseluruhan proses kerja
sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.”4
Menurut J.C. Denyer sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-
operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (seperti: pembayaran upah,
pembuatan faktur penjualan, dll) yang berkenaan dengan bagaimana operasi-
operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dimana dan bilamana
dilaksanakannya.5
B. Macam-Macam Sistem Perkantoran
1. Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran
Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative Office
Management, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan
bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah
seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip
manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office
Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari
semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan
pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada
halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan.
Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua
pekerjaan.

3
G. R. Terry dan L. W. Rue, Dasar-dasar Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta. Hal 232.
4
M. A. Makassau, 1985, Metode Analisa System Pola Operasional Administrasi, C. V. Sinar Baru,
Bandung, Hal. 20.
5
J.C. Denyer. Edisi 4 berilustrasi. Penerbit Macdonald & Evans, 1974
 5

Prinsip 1
Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa
yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus
dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
Prinsip 2
Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta
pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-
upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk
memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.
Prinsip 3 dan 4
Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan
arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan
tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara
efektif.
Prinsip 5
Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih,
memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk
mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal.
Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen
perkantoran sebagai berikut:
a. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat
rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap
sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta
memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.
Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu
bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan
ketata usahaan saja;
b. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk
menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan
kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
 6

c. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis

hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
d. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan
kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan
kantor;
e. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan
agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
f. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan
sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan
metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan
arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan
formulir kantor;
g. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan
melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan
panduan perintah;
h. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan
dikembangkan;
i. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah
dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa
penyelia maupun pada sikap pegawai.6
J.C. Denyer telah mencatat sebanyak 11 general principles of office
systems (asas-asas umum sistem perkantoran) yang berikut:7
a. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar
tanpa terjadi hambatan-hambatan.
b. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran
kerja dan warkat.
c. Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir para petugas
terjadi secara minimum.
d. Sistem itu menghindari pula tulsi-menulis yang tidak perlu.
6
Soetrisno dan Renaldi, Bhisma. Manajemen Perkantoran Modern. Lembaga Admnistrasi Negara
– Republik Indonesia. Jakarta: 2006. hal. 15-17.
7
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. hal. 27.
 7

e. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan

spesialisasi dalam pelaksanaan kerja.
f. Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah pekerjaan
dengan perbekalan kertas adalah minimum.
g. Untuk mencegah berlangsungnya banyak pencatatan dan pengecekan
yang tak perlu, sistem perkantoran perlu menerapakan prinsip
manajemen berdasarkan pengecualian (the principle of management by
exception). Prinsip ini berarti bahwa bilamana prosedur rutin telah
ditetapkan dan dijadwalkan, maka tidak perlu semua urusan dilakukan
pencatatan melainkan hanya hal-hal khusus yang merupakan
kekecualian.
h. Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap, pengecualian terhadap
aturan perlu diusahakan sesedikit mungkin.
i. Sistem perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang tidak
perlu.
j. Sistem perkantoran yang baik memanfaatkan sebaik-baiknya mesin-
mesin, tetapi tidak mempergunakan secara berlebihan.
k. Terakhir setiap sistem perkantoran harus berdasarkan asas
kesederhanaan. Sistem yang rumit biasanya mendorong terjadinya
kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan kerja. Oleh karena itu, untuk
mencapai efisiensi yang maksimum, prosedur perkantoran harus dibuat
sesederhana mungkin, yakni sederhana untuk dimengerti dan
sederhana untuk dijalankan.
Berbagai asas sistem perkantoran itu dapat diringkas dan
dikembalikan kepada suatu asas umum dari pelaksanaan kerja dalam
kebanyakan bidang pekerjaan, yaitu asas efisiensi. Secara singkat efisiensi
dalam bidang pekerjaan apapun adalah perbandingan terbaik antara suatu
kerja dengan hasil yang dicapai.
2. Karakteristik Sistem
 8

Menurut Mcleod dan Schell (2001), sebuah sistem yang baik memiliki
karakteristik sebagai berikut:8
a. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur
dan terorganisir dengan baik, namun  sebaiknya cukup fleksibel agar
lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah;
b. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah
diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama
maupun mengganggu fungsi utamanya;
c. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada
bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan
mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada;
d. Fungsional.  sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai
tujuan yang telah ditentukan;
e. Sederhana. Sebuah sistem sehari lebih sederhana dipahami dan
dilaksanakan;
f. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. sistem yang dirancang dengan
baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki
organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
3. Unsur Sistem
Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur (Laudon dan
Laudon, 2004; Odgers, 2005) sebagai berikut:9
a. Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber
daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data,
informasi, dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar
organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh
keterampilan dan pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang
memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam sistem. Dalam
beberapa instansi, output dari satu sistem menjadi input untuk sistem
yang lain;
8
Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga. hal 32.
9
Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga. hal 32-
33.
 9

b. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan

dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur
dalam sistem. Biasanya, aktivitas ini akan secara otomatis
mengklarifikasikan, mengonversikan, menganalisis, serta memperoleh
kembali data atau informasi yang dibutuhkan;
c. Output. Setelah melalui pemrosesan input akan menjadi output, berupa
informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara
elektronik.  Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau
pegawai yang membutuhkan. Untuk itu, kualitas output mempunyai
dampak yang signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena
bisa jadi di output pada suatu subsistem (departemen atau
bagian) tertentu merupakan input dari sistem (departemen atau bagian)
yang lain;
d. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah
sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi
dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik
lagi. Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan,
maka pengendalian masing-masing proses perlu untuk ditingkatkan. 
Umpan balik akan membuat sistem dapat mengevaluasi efektivitas
output yang dihasilkan agar lebih bernilai tambah bagi
organisasi. Tentunya kuantitas maupun kualitas umpan balik yang
dibutuhkan berbeda dari satu sistem (departemen atau bagian) ke
sistem (departemen atau bagian) yang lain. Semakin vital keberadaan
sistem (departemen atau bagian) tersebut bagi organisasi, semakin
penting pula umpan balik tersebut diperlukan;
e. Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga
memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut
adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus
ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan
pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem
begitu juga etika, dan pertimbangan moral.
 10

Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut di atas

sangatlah penting, karena masing-masing memainkan peranan yang
penting dalam menjalankan sistem dan yang paling utama adalah bahwa
output dari sebuah sistem (departemen atau bagian) tertentu mempunyai
hubungan yang erat dengan sistem (departemen atau bagian) yang lain. 
4. Tahapan dalam Pengembangan Sistem
Pengembangan dari satu sistem baru atau memodifikasi sistem yang
telah ada merupakan upaya untuk mengembangkan sistem yang lebih baik
dan mampu beradaptasi dengan lingkungan secara cepat. meskipun pada
awalnya sistem dibangun hanya menggunakan angka 1, 4, dan 5,  namun
angka 1 hingga 5 dapat digunakan jika organisasi hendak memodifikasi
sistem yang telah ada.  Berikut ini adalah tahapan pengembangan sistem
yang diajukan oleh Quible (2001):10
a. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari. Langkah ini akan
memberikan gambaran yang jelas dan hasil yang diharapkan serta
analisis yang diperlukan guna mempertahankan analisis yang
dilakukan;
b. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan. Sebelum sistem
dimodifikasi, proses yang ada harus digambarkan atau dibuat
perencanaan. Proses tersebut dapat digambarkan secara naratif dengan
menggunakan form/chart. Rencanakan setiap proses berjalan dari
masing-masing langkah. lengkapi dengan langkah-langkah yang dapat
menyakinkan, yaitu dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan
berikut: siapa, apa, kapan ,di mana, mengapa, dan bagaimana;
c. Analisis proses yang sedang berjalan. Langkah berikutnya adalah
analisis proses. Adanya pertanyaan dapat membantu
mengidentifikasikan proses dengan sederhana, aktivitas kantor apa
yang perlu dieliminasi atau dapat dikombinasi dengan yang lain.
Ketika proses pekerjaan dilakukan, penyederhanaan menjadi fokus

10
Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga. Hal 34.
 11

utama, dan terkadang ketika satu langkah dieliminasi langkah yang

lain juga tereliminasi;
d. Rencanakan proses yang dikembangkan. Pada saat proses yang
berjalan telah dianalisis, maka proses yang dikembangkan telah
direncanakan dengan jelas. Pada beberapa kasus dapat dicoba dengan
menggunakan uji coba dan segera melakukan pembenahan sebelum
sistem seluruhnya diimplementasikan;
e.  Buat proses baru. Setelah keputusan dibuat untuk diimplementasikan
pada proses yang baru, maka pembuatan proses baru dapat dimulai.
beberapa karyawan perlu diyakinkan bahwa proses yang baru
sebenarnya merupakan pengembangan dari proses yang lama.
Pendekatan sistem dalam organisasi selama ini telah terbukti dapat
menyelesaikan permasalahan yang dihadapi organisasi, dengan
mengembangan sistem baru atau memodifikasi sistem yang telah ada.
5. Jenis Sistem
Menurut Martin dkk. (2002), pada organisasi idealnya harus terdapat
empat jenis sistem, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan organisasi
yang berbeda.  sistem tersebut antara lain:11
a. Sistem pada tingkatan operasional: Sistem informasi yang memonitor
aktivitas administrasi di kantor, dan diharapkan dapat menjawab
pertanyaan rutin berikut:  Berapa jumlah penjualan (kredit maupun
tunai) untuk masing-masing jenis produk pada bulan ini?  Berapa
jumlah bahan baku produk tipe A di gedung?  Atau berapa jumlah
pegawai yang telah mengikuti Brevet A pajak? Berapa banyak scanner
yang dimiliki dengan kualitas image diatas 1000 dpi? Sistem dasar
yang digunakan pada aktivitas seperti ini ditunjang oleh TPS
(transaction processing system), berupa sistem komputer yang
mencatat transaksi harian dalam bisnis, seperti pemasukan data
penjualan, data pembayaran gaji atau tagihan, dan sebagainya.

11
Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga. hal 35-
38.
 12

b. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran):  Sistem informasi yang

mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis (pegawai yang
membutuhkan pengetahuan khusus untuk bekerja, seperti arsitek atau
programer komputer, yang menciptakan nilai tambah pengetahuan bagi
organisasi) maupun pegawai administrasi (pegawai yang memproses
data dan informasi suatu organisasi, seperti sekretaris atau pengelola
data personalia suatu organisasi). Beberapa sistem yang dapat
digunakan antara lain Microsoft Office, document imaging system, dan
lain-lain. Sistem pengolahan data word processing merupakan sistem
yang paling banyak digunakan di kantor karena memproduksi
dokumen dan informasi merupakan aktivitas utama sebuah kantor.
c. Sistem pada tingkatan manajemen: informasi yang mendukung
aktivitas perencanaan pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat menengah. Menurut
Laudon (2004), ada dua sistem yang dapat diklasifikasin dalam sistem
ini:
1) Sistem informasi manajemen (management Information System-
MIS): Sistem informasi yang mendukung fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan
keputusanDengan menyediakan ringkasan rutin tentang aktivitas
pekerjaan. 
2) Sistem pendukung keputusan (decision support system-DSS): 
Sistem Informasi pada tingkatan manajemen yang
mengkombinasikan kan data dengan sistem analisis data untuk
mendukung pengambilan keputusan terstruktur maupun tidak.
d. Sistem pada tingkatan strategis:  Sistem informasi yang mendukung
aktivitas perencanaan jangka panjang (strategis) yang dilakukan oleh
manajer senior, yang biasa dikenal dengan nama ESS (executive
support system). Sistem ini ditujukan untuk menangani masalah yang
tidak rutin terjadi dan membutuhkan pertimbangan, evaluasi, dan
solusi yang tidak normal. ESS didesain untuk data mengenai peristiwa
 13

eksternal,seperti diterbitkannya aturan pajak terbaru atau layanan

administrasi baru pesaing. Namun sistem ini juga mampu mencarikan
data dari MIS dan DSS internal, seperti berapa pegawai yang telah
menerima training program komputer terbaru atau jumlah pegawai
administrasi yang membutuhkan training pajak terbaru
Sistem tersebut diklasifikasikan berdasarkan tingkatan manajerial yang
dilayani oleh masing-masing sistem, tetapi ada juga sistem yang
digunakan organisasi berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing-
masing departemen. Misalnya, sistem yang dijalankan oleh departemen
pemasaran mempunyai karakteristik yang berbeda dengan departemen
keuangan. Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang
dikembangkan harus terintegrasi satu sama lain. Perlu disayangkan apabila
sistem yang dijalankan oleh departemen pemasaran berbeda dengan
departemen produksi, sehingga apabila persetujuan penjualan tercapai,
ternyata persediaan barang di gudang tidak mencukupi.
6. Alat-alat Sistem
Beberapa alat disediakan guna memodifikasi sistem atau mengembangkan
suatu sistem baru. Pemilihan alat yang tepat untuk tujuan yang ingin
dicapai sangat diperlukan. Secara umum, ada 4 alat yang umum
digunakan, yaitu: 12
a. Bagan Beban Kerja (workload chart)
Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menyederhanakan proses
kerja. Bagan ini dapat dianalisis dengan menjawab pertanyaan sebagai
berikut :
1) Apakah tugas yang diberikan kepaada pegawai menggambarkan
kondisi pekerjaan yang sesungguhnya?
2) Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah digunakan
seluruhnya?

12
Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga. hal 38-
44.
 14

3) Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan secara tepat

sesuai dengan jumlah waktu kerja yang dialokasikan?
4) Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat kepada para
pegawai?
5) Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien?
Pertanyaan tersebut akan membantu pengidentifikasian area yang
dapat dikoreksi untuk memperbaiki sistem. Hal ini sesuai dengan
konsep dasar pendekatan sistem dengan mengaliminir prosedur atau
aktivitas yang kurang tepat atau menggunakan metode baru dengan
memodifikasi sistem kerja yang lama.
b. Bagan Aliran Kerja (work-flow chart)
Bagan aliran kerja (work-flow chart) sering digunakan untuk
menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan, yaitu alat yang
membantu terutama untuk mengidentifikasi tiap langkah dalam proses
kerja yang spesifik. Berbagai macam langkah dalam proses
dikategorikan dan diidentifikasikan dengan salah satu dari simbol di
bawah ini :
1) Operasi : Mengubah karakteristik fisik sebuah objek. Misalnya
mengetik, menghapus, menyatukan halaman, menggarisbawahi,
dan melingkari kata-kata.
2) Transportasi : Perpindahan suatu objek dari satu tempat ke tempat
lain. Misalnya memberikan draft surah persetujuan untuk
ditandatangani oleh pimpinan.
3) Inspeksi : Mengoreksi data atau mengecek suatu objek. Contohnya
adalah proofreading (mengecek kebenaran isi atau ejaan sebuah
surat).
4) Penundaan : Situasi yang mnyebabkan proses lanjutan menjadi
tertunda. Surat yang menunggu untuk ditandatangani adalah salah
satu contohnya.
5) Penyimpanan : Menyimpan dan melindungi suatu objek. Filing
adalah salah satu contohnya.
 15

c. Bagan Layout Kerja (work-layout chart)

Bagan layout kerja umum sering digunakan bersamaan dengan
workload chart yang digunakan untuk menggambarkan aliran kerja
yang dilakukan di kantor. Bagan ini secara mudah mengidentifikasi
dengan jelas pekerjaan yang cenderung berulang-ulang (backtracking),
yaitu pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan pada satu bagian
namu harus melewati bagian atau departemen lain yang seharusnya
tidak diperlukan (criss-crossing) sehingga linefisiensi yang itimbulkan
oleh aliran kerja dapat diminimalisir.
d. Bagan Proses Kerja (work-procces chart)
Bagan ini menggambarkan sebuah proses kerja yang harus
dilakukan berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan.
e. Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing)
Sebagai besar sistem yang dirancang oleh organisasi dewasa ini,
baik itu sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi
maupun sistem perkantoran dikembangkan agar dapat diintegrasikan
dengan komputer. Pengembangan sistem yang baik akan mendukung
keteraturan, pemrosesan data dan informasi yang dilakukan sebuah
organisasi. Penggambaran sebuah sistem yang akan diintegrasikan
dengan komputer umumnya menggunakan sebuah diagram balok EDP,
yang disiapkan secara berkala untuk memudahkan programmer dalam
memecahkan masalah bisnis yang terdapat dalam sistem organisasi
secara efisien dan teratur. Diagram ini bermanfaat ketika sistem atau
aplikasi yang dijalankan tidak berjalan sebagai mana yang diharapkan
atau membutuhkan modifikasi agar berfungsi lebih baik lagi. Simbol
yang digunakan juga sama, dan terlebih dahulu seorang analis sistem
kantor harus mendeskripsikan proses kerja yang dilakukan.
C. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran terdapat suatu tujuan yang hendak dicapainya dan
yang akan menjadi pelengkap dalam sistem perkantoran tersebut. Karena
 16

dengan adanya tujuan maka akan lebih jelas kemana arah suatu perusahaan
atau kantor itu akan dijalankan. Berikut ini tujuan sistem perkantoran:
1. Efisiensi dalam pemanfaatan sumber daya organisasi.
Efisiensi menurut Gie (2000) adalah suatu asas dasar tentang
perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Menurutnya
perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi, yaitu:
a. Segi Usaha
Suatu usaha dapat dikatakan efisien jika suatu hasil tertentu tercapai
dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat
dikembalikan pada lima system yang dapat juga disebut sumber-
sumber kerja, yaitu: pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda (termasuk
uang).
b. Segi Hasil
Suatu kegiatan dapat disebut efisien jika dengan suatu usaha tertentu
memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik mengenai mutunya
ataupun jumlah satuan hasil itu.13
Dengan demikian efisiensi itu berkaitan erat dengan sumber daya yang
dikeluarkan dan hasil pencapaian tujuan yang diperoleh. Semakin kecil
sumber daya yang dikerahkan untuk memperoleh hasil yang di capai,
maka semakin efisien dari suatu kegiatan tersebut. Namun demikian besar
kecilnya pencapaian tujuan tetapkan menjadi ukuran tingkat efisiensi suatu
kegiatan. Dalam konsep manajemen kantor yang efektif dan efisien
merupakan konsep pengelolaan kantor yang bertujuan untuk
memaksimalkan ketepatan terhadap tercapainya sasaran ataupun tujuan
pekerjaan kantor dengan menggunakan usaha-usaha berupa pikiran,
tenaga, waktu, ruang dan benda yang sesuai dengan hasilnya.14
2. Mengendalikan biaya operasi
Sistem digunakan untuk mengendalikan biaya operasi dengan cara
membandingkan hasil kerja yang telah dilakukan dengan standar yang

13
Ibid, 171.
14
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.
 17

berlaku. Jika terjadi ketidak sesuaian antara hasil kerja dengan standar,
maka perlu dilakukan perbaikan atau memodifikasi metode sehingga
kesalahan dapat diminimalisir dan biaya pun dapat ditekan.
3. Meningkatkan efiensi operasional
Sistem kantor yang jelas dapat membantu meminimalkan gerakan/aktifitas
yang tidak perlu, keterlambatan, dan ketidak pastian. Selain itu, dengan
sistem yang baik juga membantu atasan untuk
melimpahkan/mendelegasikan tugas-tugas khusus, sehingga atasan dapat
melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangannya.
4. Membantu pencapaian tujuan organisasi
Jika sistem dirancang dengan baik dan digunakan secara efektif,
Efektifitas merupakan suatu hal yang berkaitan dengan sejauh mana
organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan.15 Namun demikian
banyak definnisi yang diberikan berkaitan dengan Efektifitas tersebut.
Misalnya efektifitas di kaitkan denan pencapaian usaha yang sesuai
dengan rencananya atau rencana hasil dibandingkan dengan realisasi
hasil.16 Efektifitas juga merupakan suatu keadaan atau kemampuan kerja
yang dilaksanakan oleh manusia untuk memberikan nilai guna yang
diharapkan.17 Dengan demikian sistem tersebut dapat membantu
peencapaian tujuan organisasi, yaitu: kepuasan pelanggan, pengurangan
biaya, dan keuntungan yang lebih tinggi.
Namun dengan adanya tujuan dalam sistem perkantoran, tetap saja
memiliki suatu kelebihan dan kekurangan didalamnya. Beberapa kelebihan
sistem perkantoran yaitu:
1. Kelancaran aliran kerja; Karyawan mengikuti metode yang baku untuk
membantu menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan, dan
kesalahan saat melaksanakan instruksi pekerjaan.
2. Keseragaman tindakan; Sistem juga membantu karyawan untuk mengikuti
prosedur yang sama untuk pekerjaan yang sama (standar).
15
Komaruddin, (1981). Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru: 12
16
Akmal, (2005). Menata Rumah dengan Estetika.Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama: 36.
17
The Liang Gie, (2000). Administrasi …: 24.
 18

3. Ekonomis; sistem menghilangkan: gerakan yang tidak perlu, duplikasi

kegiatan, keterlambatan, dan kesalahan sehingga mengurangi biaya.
4. Penetapan tanggung jawab; Sistem membagikan dan mendistribusikan
pekerjaan kantor secara sistematis.
5. Pelatihan karyawan; Sistem memberikan pelatihan yang sederhana namun
efektif untuk melakukan berbagai kegiatan kantor.
6. Koordinasi kegiatan; Sistem membantu karyawan untuk
memvisualisasikan keterkaitan dari kegiatan yang berbeda di departemen
lain.
7. Mengurangi beban manajemen; Sistem membantu dalam memastikan
tindakan yang konsisten untuk pekerjaan rutin.
Adapun juga kekurangan dari sistem perkantoran :
1. Kesulitan membangun sistem
Merancang sistem yang cocok didasarkan pada banyak faktor yang
mungkin tidak selalu menguntungkan bagi pembentukan sebuah sistem .
2. Kesulitan mematuhi sistem
Pekerjaan tertentu selalu membutuhkan fleksibelitas dalam
pelaksanaannya. Sistem yang kaku dapat menghambat pelaksanaan
pekerjaan.
3. Sistem tidak berguna sepanjang waktu
Keadaan yang dinamis menuntut sistem untuk menyesuaikan dengan
perubahan organisasi.
4. Investasi sistem
Penerapan sistem melibatkan timbulnya pengeluaran tambahan. Sebagai
contoh, sistem mekanisasi pekerjaan kantor, membutuhkan investasi pada
komputer.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi
pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang
kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Dengan beberapa
karakteristiknya yaitu Fleksibel, Mudah diadaptasikan, Sistematis, Fungsional,
Sederhana, Pemanfaatan sumber daya yang optimal. masing-masing unsur
system memainkan peranan yang penting dalam menjalankan sistem dan yang
paling utama adalah bahwa output dari sebuah sistem (departemen atau
bagian) tertentu mempunyai hubungan yang erat dengan sistem (departemen
atau bagian) yang lain. Jenis  system diklasifikasikan berdasarkan tingkatan
manajerial yang dilayani oleh masing-masing system. tujuan sistem
perkantoran yaitu efisiensi dalam pemanfaatan sumber daya organisasi,
mengendalikan biaya operasi, meningkatkan efiensi operasional, membantu
pencapaian tujuan organisasi. Beberapa kelebihan sistem perkantoran:
Kelancaran aliran kerja, keseragaman tindakan, ekonomis, dls. Kekurangan
dari sistem perkantoran: Kesulitan membangun sistem, kesulitan mematuhi
sistem, sistem tidak berguna sepanjang waktu, investasi system.

D. Saran
Kami menyadari masih banyak sekali kesalahan dalam pembuatan tugas
kami pada kali ini untuk itu kami mohon maaf jika ada kesalahan dan
ketidakbenaran dari pembahasan kami serta penulisan kami yang kurang
dapat di mengetri, oleh sebab itu untuk memperbaiki dalam pembuatan tugas
kami selanjutnya kami minta kritik dan saran.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Zulkarnain, Wildan. Manajemen Perkantoran Profesional. Jakarta : Gunung

Samudera.

Badri, Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga,

2007.

Soetrisno dkk. Manajemen Perkantoran Modern. Lembaga Admnistrasi Negara –

Republik Indonesia. Jakarta: 2006.

Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty. 2000.

Komaruddin. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru,

(1981).

Akmal. Menata Rumah dengan Estetika.Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,

(2005).

Rue, G. R. Terry dan L. W. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

Makassau. Metode Analisa System Pola Operasional Administrasi. Bandung: C.

V. Sinar Baru, 1985.

J.C. Denyer. Office Management. Edisi 4 berilustrasi. Penerbit Macdonald &

Evans. 1974.

20