SISTEM DAN

PROSEDUR
PERKANTORAN
Disampaikan dalam Perkuliahan Administrasi kantor
Rumah Sakit
Oleh Dra. Mira Veranita., M.Si

Sistem Perkantoran
ialah segenap rangkaian prosedur yang telah
menjadi pola, tata kerja, dan tata tertib dalam
penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi
pokok dalam suatu organisasi.

Prosedur Perkantoran
Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem
perkantoran adalah urutan baku operasioperasi dalam suatu kegiatan perusahaan
khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur
penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan
dengan bagaimana operasi-operasi itu
dilaksanakan (metode) maupun
dengandimanadan bila manadilaksanakan
(JC Denyer)

Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan

sebagai suatu rangkaian langkah-langkah
ketatausahaan yang bertalian, biasanya
dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara yang diterima dan
menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap
aktivitas perkantoran yang penting dan
menyeluruh. (GR Terry)

PROSEDUR PERKANTORAN
adalah segenap rangkaian metode kantor yang
telah menjadi langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang
tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu
petugas.

Planning
Manajemen

penetapan
tujuan, haluan,
sistem, prosedur,
dan metode

Organizing
Actuating
controlling

Pekerjaan rutin
dan arus lalu
lintas pekerjaan
perkantoran
Rancangan dan
pemakaian
formulir
perkantoran.
Penggunaan
mesin dan
perlengkapan
perkantoran.

PROSEDUR
EFISIENSI
EFEKTIVITAS

manfaat :
Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah
kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan;
Pengurangan keterlambatan, hambatan;
Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan;
Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha;
Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam
organisasi;
Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.

Office Policy
adalah: segenap azas yang dijadikan pedoman
dan ukuran dalam pelaksanaan pekerjaan
perkantoran secara efisien.
(azas adalah: dalil umum yang dinyatakan dengan
istilah-istilah umum dengan tanpa menyarankan
cara-cara khusus mengenai pelaksanaannya yang
dapat diterapkan pada suatu rangkaian perbuatan
untuk menjadi petunjuk yang tepat bagi
perbuatan-perbuatan itu.)

asas-asas umum sistem perkantoran

yang baik sebagai berikut:
Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus
kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan-hambatan;
Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya
kekembaran kerja dan warkat;
Sistem itu menjaga sehingga perjalanan mondar-mandir
para petugas terjadi secara minimum;
Sistem itu menghindari pula tulis-menulis yang tidak
perlu;
Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya
kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja;

 Sistem perkantoran yang baik menjaga sehingga jumlah

pekerjaan dengan perbekalan kertas adalah minimum;
Sistem Perkantoran yang baik menghindari pengecekan
yang tidak perlu;
Untuk terciptanya prosedur rutin yang tetap,
pengecualian terhadap aturan perlu di usahakan
sesedikit mungkin;
Sistem Perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya
mesin.
Sistem Perkantoran yang baik harus berdasarkan azas
kesederhanaan.

Pentingnya sistem perkantoran

karena :
1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui
pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagianbagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulirformulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata
usaha yang sangat penting

Buku Pedoman Kantor

adalah buku yang dipergunakan sebagai pedoman bagi pegawai
kantor untuk melakkan pekerjaan. Buku Pedoman kantor
memuat antara lain :
Garis-garis besar organisasi yanitu tugas-tugas tiap-tiap
jabatan.
Metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
Formulir-formulir yang digunakan dengan cara penggunaanya.
Instruksi-instruksi tentang bagaimana menggunakan buku
pedoman tersebut.

Keuntungan penggunaan Buku

pedoman kantor adalah :
Buku pedoman kantor mempermudah
pengawasan
Buku pedoman kantor membantu pembagian
pekerjaan yang adil.
Buku pedoman kantor membantu dalam
latihan pegawai-pegawai.

Namun, penggunaan Buku Pedoman Kantor

ini juga memiliki kerugian berupa :

Prosedur-prosedur tidak lebih baik dari

prosdur-prosedur yang tertulis.
Isi pekerjaan pada jabatan-jabatan selalu
berubah.
Menyiapkan buku pedoman memakan waktu
yang lama dan sering tidak berlaku lagi.
Buku pedoman kantor dapat mematikan
inisiatif pegawai-pegawai.

Beberapa contoh prosedur..

Prosedur (Bagan Alir) Proses Penyelesaian Pelayanan Pelatihan

Pada
Balai Latihan Kerja Usaha Kecil Dan Menengah (BLK-UKM)