PERTEMUAN - 9

PERBAIKAN SISTEM KERJA

MATA KULIAH
ERGONOMI MAKRO PRODI: TEKNIK INDUSTRI
( Macro Ergonomics ) FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MEDAN AREA
2 sks
Sirmas Munte, ST, MT
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti sistem kerja
adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian
membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka
melaksanakan suatu bidang pekerjaan.
Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja dalam
melaksanakan suatu bidang pekerjaan. Setiap orang memiliki
peranannya masing-masing yang ditentukan pula oleh sebuah
sistem kerja. Sistem kerja diperlukan dalam suatu tempat usaha,
perkantoran, maupun perusahaan sehingga bisa terbentuk pola
kerja dalam aktivitas sehari-hari.
Manajemen kerja yang baik dapat menopang bisnis agar bisa
bertumbuh dan berkembang. Sehingga tujuan perusahaan bisa
terlaksana dengan baik, meminimalisir masalah kerja. Namun
faktanya, tidak semua perusahaan dapat melakukannya dengan
optimal sehingga bermunculan masalah di antara para karyawan.
Bagaimanapun sistem atau manajemen kerja tetap diperlukan
dalam menjalankan suatu bisnis baik kecil maupun berskala besar.
Manajemen yang baik akan mendorong perkembangan dan
pertumbuhan perusahaan dalam mencapai tujuan. Oleh
karena itu, manajemen senantiasa membuat system kerja di
perusahaan.
Sistem ini bertujuan untuk mengorganisir karyawan yang ada
di perusahaan sehingga perusahaan dapat menjalankan usaha
dengan lancar.
Selain itu, system kerja di perusahaan akan membuat
karyawan bisa bekerja secara teratur. Aturan ini wajib diikuti
oleh seluruh karyawan termasuk para pimpinan perusahaan.
Kewajiban untuk mentaati aturan tersebut dilakukan demi
berjalannya sistem yang sudah dibuat perusahaan.
Tujuan akhir tentu agar sasaran dan target yang ingin dituju
perusahaan dapat dicapai.
Untuk apa Sistem Kerja
• Dapat membantu perusahaan dalam pengendalian kerja,
sehingga perusahaan bisa mengatur jadwal kerja yang
sesuai dengan kebutuhan.
• Bisa menjadi pedoman kerja bagi seluruh karyawan yang
terlibat di dalamnya.
• Berguna untuk memastikan hasil kerja karyawan menjadi
lebih efektif, walaupun dengan menggunakan biaya yang
sedikit.
• Penjabaran dari tujuan perusahaan melalui aktivitas bisnis
yang terealisasi. Hal ini memiliki menfaat yang positif karena
semua karyawan bisa mengetahui tujuan yang ingin dicapai
perusahaan.
• Tata Kerja
Merupakan cara melaksanakan kerja agar efektif dan efisien
mengenai suatu pekerjaan dengan mempertimbangkan
tujuan, tenaga kerja, waktu, fasilitas yang tersedia dan lainnya
(aturan kerja).
• Prosedur Kerja
Merupakan rangkaian tata kerja yang saling berhubungan
sehingga menunjukkan adanya tahapan yang harus dikerjakan
dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan (tahapan kerja).
• Sistem Kerja
Merupakan rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang
membentuk satu kebulatan pola dalam melaksanakan suatu
pekerjaan (pola keseluruhan).
Lingkungan kerja dengan manajemen kerja yang bagus dapat
menciptakan serta menjaga kebiasaan kerja yang baik pula.
Lingkungan kerja harus memicu sifat kompetitif dan kolaborasif
yang seimbang. Jika komunikasi bagus dijalankan maka suatu
sistem dapat berjalan lancar dan minim masalah.
Manfaat Sistem Kerja
• Tata kerja, prosedur, serta sistem kerja merupakan
penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dan lainnya
ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Atasan
hingga bawahan pun melakukan suatu pekerjaan sesuai
dengan bagiannya termasuk mematuhi aturan yang ada.
• Adanya sebuah sistem mulai dari tata kerja dan prosedur
yang diberlakukan dapat membantu pengendalian kerja
dengan baik.
• Sebuah sistem yang diterapkan di tempat kerja menjadi
pedoman kerja bagi semua orang yang terlibat di dalamnya
tanpa terkecuali. Hal berlaku mulai dari atasan hingga para
pekerja termasuk satpam maupun cleaning service.
• Aturan berguna dalam menyeragamkan kinerja para
karyawan, serta memastikan hasil kerja tetap efektif
meskipun menggunakan biaya sekecil mungkin.
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja merupakan
penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dll ke dalam
kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
• Dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang
bagus, maka bisa dilakukan pengendalian kerja dengan baik.
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dijadikan
sebagai pedoman kerja untuk semua orang yang terlibat
didalamnya.
Sehingga dengan demikian:
• Pengendalian kerja bisa dilakukan.
• Menjadi kegiatan pelaksanaan yang nyata.
• Menjadi pedoman kerja.
• Dengan tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan
bagus, pengendalian kerja menjadi bisa dilakukan.
• Tata kerja dan sebagainya menjabarkan kebijaksanaan dan
perencanaan menjadi pelaksanaan kerja yang kongkrit.
• Tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan bagus dapat
dijadikan sebagai pedoman kerja.
Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang efisien
mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan,
tenaga kerja, fasilitas dan waktu yang tersedia.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling
berhubungan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap
demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian
suatu pekerjaan.
Sistem kerja, merupakan rangkaian tata kerja dan prosedur kerja
yang membentuk satu kebulatan pola dalam rangka
melaksanakan satu pekerjaan.

Tata Kerja Aturan Kerja

Prosedur Kerja Tahapan Kerja

Sistem Kerja Pola keseluruhan Kerja

Asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja
• Harus disusun sistematis, rapi dan teratur. Ada dokumen yang
dikenal dengan SOP (Standar Operasional Prosedur). Dokumen ini
mencantumkan prosedur untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
• Dapat dilakukan peninjauan, evaluasi, apakah benar-benar baik
atau belum baik. Pasalnya, suatu sistem bisa saja cocok untuk
kondisi dan waktu tertentu tetapi belum tentu akan selamanya.
Pasti ada perubahan yang terjadi dan mempengaruhi relevansi
sistem kerja. Aturan hingga sistem bisa direvisi jika ada yang
kurang dan disesuaikan dengan keadaan sehingga bisa menjadi
sesuatu yang lebih cocok dan baik bagi semua pihak.
• Sistem harus sejalan dengan kebijaksanaan yang sudah digariskan
oleh pimpinan. Manjemen kerja termasuk SOP itu berlaku untuk
semua pihak.
• Aturan maupun sistem harus bisa mendorong pelaksanaan
pekerjaan sehingga efektif dan efisien. Hal ini demi menekan
biaya dan bisa mendapatkan keuntungan tinggi.
• Sistem atau pedoman perlu diberitahukan kepada semua pihak
yang bersangkutan sehingga bisa diketahui dan dipahami
bersama.
Asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja,
lainnya:
• Harus disusun secara sistematis (teratur), sistematis dalam
arti segala sesuatunya tersusun dengan teratur dan rapi.
• Harus diberitahukan kepada semua pihak, sehingga semua
pihak menjadi tahu dan saling membantu.
• Harus sejalan dengan kebijaksanaan pimpinan, sehingga
menjadi sesuatu yang bisa mendorong pelaksanaan kerja
menjadi efisien.
• Harus bisa ditinjau dan dievaluasi, yaitu bisa diperiksa,
dinilai apakah sudah benar-benar baik atau belum.
• Harus bisa direvisi/diperbaiki untuk disesuaikan dengan
keadaan serta menganulir kekurangan sehingga menjadi
sesuatu yang lebih baik dan cocok.
Pengaturan pokok: tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja,
yaitu:
• Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi dalam
tempat kerja masing-masing. Dalam bentuk kongkritnya
pemberian petunjuk , perintah serta instruksi kepada para
bawahan masing-masing yang bekerja mengikuti tata kerja,
prosedur kerja dan sistem kerja yang sedang dilaksanakan.
• Setiap bawahan wajib menyampaikan laporan kepada
atasan masing-masing, tentang pelaksanaan kerja beserta
hasilnya dengan berpedoman pada tata kerja, prosedur
kerja dan sistem kerja yang sedang dilakukan.
• Setiap pimpinan wajib memanfaatkan laporan, dengan
mempelajarinya dan kemudian dijadikan sebagai bahan
pertimbangan untuk pengambilan keputusan berikutnya.
• Setiap laporan harus punya tembusan kepada bagian atau
lembaga yang berkaitan yang memiliki hubungan kerja.
  Wajib mengkoordinasikan
Atasan  Wajib mempelajari laporan
 Wajib memanfaatkan laporan

 Wajib membuat laporan

Bawahan
 Wajib menyampaikan tembusan

Pinsip-prinsip dan cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan

sistem kerja, yaitu:
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja disusun dengan
memperhatikan sifat dari pekerjaan yang dikerjakan.
• Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja disusun dengan
memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia.
• Perlu ditetapkan kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.
• Harus ada buku pedoman untuk menerapkan tata kerja, prosedur
kerja dan sistem kerja dimaksud.
• Dalam pentahapan rangkaian pekerjaan, tahap yang satu dengan
tahap berikutnya harus ada hubungan yang sangat erat dan
berkesinambungan.
• Setiap tahap harus merupakan kerja nyata.
• Penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
Menurut pendapat lain cara penyusunan tata kerja, prosedur
kerja dan sistem kerja, yaitu:
• Memperhatikan tujuan, biaya dan waktu yang tersedia.
• Memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia.
• Memperhatikan sifat dari pekerjaan.
• Tujuan organisasi dll harus dijelaskan.
• Pentahapan harus berkesinambungan.
• Setiap tahap adalah kerja nyata.
• Kecakapan dan keterampilan perlu ditetapkan.
• Perkembangan teknologi perlu diterapkan.
• Harus punya buku pedoman.
Sistem Yang Efektif
Penting pula untuk diketahui, pimpinan wajib menerapkan prinsip
koordinasi di tempat kerja. Pimpinan memberikan petunjuk,
instruksi, arahan kepada bawahan agar bekerja mengikuti
prosedur kerja yang telah ditetapkan. Sementara itu, bawahan
wajib menyampaikan laporan kepada atasannya masing-masing.
Laporan yang dimaksud adalah pekerjaan yang dilakukan sesuai
dengan SOP yang berlaku. Atasan dan bawahan tentunya saling
berkesinambungan sehingga penting dilakukan koordinasi.
Perusahaan dapat menjalankan dan mengembangkan bisnisnya
dengan membuat sistem kerja yang baik dan efektif. Tentu saja
perusahaan juga perlu menjalankannya dengan konsisten dan
terus menerus. Bukan hanya berdampak pada perusahaan, saat
kamu menjadi karyawan atau bagian dari perusahaan tersebut
juga turut mengalami perkembangan kemampuan individu.
Misalnya dapat merasakan tim kerja yang solid, dapat
menyelesaikan berbagai masalah, memberikan ide, hingga turut
melakukan inovasi.
Sistem Kerja Karyawan
Sistem kerja yang terkait dengan kehadiran karyawan terdiri dari
beberapa jenis, yuitu:
• WFO (Work From Office), yaitu karyawan bekerja pada tempat
yang disediakan (kantor). Kelebihannya adalah pekerjaan
karyawan bisa terpantau dengan baik dan mudah berkoordinasi
antar karyawan. Namun kelemahannya adalah karyawan bisa
kelelahan karena terlalu lama menghabiskan waktu di perjalanan,
terutama jika rumahnya jauh dari kantor. Selain itu perusahaan
juga perlu memberikan uang akomodasi kepada karyawan.
• WFH (Work From Home), yaitu karyawan bekerja dari rumah.
Kelebihannya adalah karyawan bisa bekerja dengan lebih nyaman
karena bekerja dari rumah sendiri serta tidak menghabiskan
banyak waktu dan tenaga untuk berangkat ke kantor. Namun
kelemahannya adalah karyawan menjadi lebih sulit untuk
berkoordinasi dengan rekan kerja dan perusahaan sulit
memantau kerja karyawan. Selain itu, ada kemungkinan karyawan
menjadi teristraksi oleh kegiatan diluar pekerjaan kantor, misalnya
mengurus pekerjaan rumah tangga, anggota keluarga yang berisik
atau adanya hiburan seperti televisi.
• WFA (Work From Anywhere), yaitu bekerja dari mana saja. Sistem
kerja ini membuat karyawan bisa bekerja secara fleksibel, bisa
dari rumah, dari café, taman dan lain-lain. Kelebihannya adalah
bisa menyesuaikan tempat kerja sesuai dengan kenyamanan
karyawan. Pada beberapa kasus, perusahaan juga tidak perlu
nmenyewa kantor yang besar karena karyawan bisa bekerja dari
mana saja tanpa harus datang ke kantor. Sedangkan
kelemahannya adalah karyawan bisa saja memiliki pengeluaran
yang cukup besar karena seringkali bekerja diluar rumah. Selain
itu, coordinasi antar tim menjadi lebih sulit karena bekerja dari
tempat yang berbeda dan perusahaan sulit memantau karyawan
dari jarak jauh.
• Hybrid, yaitu pola kerja yang menggabungkan WFO dan WFH,
sehingga karyawan bisa bekerja dari rumah dan terkadang bekerja
dari kantor. Hal ini membuat kinerja karyawan menjadi lebih
optimal karena karyawan bisa bekerja dengan efektif. Contoh, bila
karyawan perlu koordinasi antar tim karyawan bisa ke kantor
untuk melakukan diskusi, namun bila membutuhkan ketenangan,
karyawan bisa bekerja dari rumah.
• Remote, adalah sistem kerja yang dapat ditangani secara jarak
jauh. Biasanya sistem kerja ini diterapkan bagi karyawan yang
melamar pekerjaan dari negara lain untuk memangkas
akomodasi. Perusahaan yang menerapkan sistem remote
memungkinkan karyawannya bekerja dari mana saja, misalnya
perusahaan dari Singapura memberikan kesempatan bekerja
secara remote untuk pekerja dari Indonesia.
• Mobile, yaitu pekerjaan yang berhubungan dengan akomodasi,
misalnya pelkerjaan yang memaksa karyawan untuk sering
berpindah tempat. Contohnya: kurir, supir, sales, pilot,
nakhoda dll. Mereka akan menghabiskan banyak waktu di
perjalanan karena mereka biasanya bekerja dibidang layanan
jasa. Kelebihan dari sistem kerja ini karyawan akan memiliki
fisik dan mental yang kuat karena mereka bisa disebut sebagai
orang lapangan. Adapun kelemahannya, yaitu jika karyawan
tidak memiliki mental dan fisik yang kuat, tentunya mereka
akan kesulitan menjalankan sistem kerja ini.
• Pekerjaan Khusus, sistem kerja ini biasanya bekerja menjadi
abdi negara, seperti intel, surveyor, mata-mata dll. Mereka
bisa bekerja dari mana saja dan mereka tidak boleh terlihat
seperti sedang bekerja karena tugas yang dikerjakan bersifat
rahasia.
• Sistem Kerja Roster, merupakan sistem kerja yang biasa
digunakan oleh perusahaan di industri pertambangan
maupun konstruksi. Dalam sistem kerja ini, karyawan akan
dibagi periode kerja menjadi 8:2, yaitu 8 minggu berturut-
turut digunakan untuk bekerja dan 2 minggu berturut-turut
setelahnya digunakan untuk istirahat.
Terima Kasih
Sumber:

• https://kbbi.lektur.id/sistem-kerjahttps://blog.qelola.com/2
021/10/05/pengertian-dan-fungsi-sistem-kerja-dalam-aktivit
as-kerja-sehari-hari-16335/
• https://www.linovhr.com/sistem-kerja-karyawan/
• https://www.ilmu-ekonomi-id.com/2019/09/tata-kerja-pros
edur-kerja-dan-sistem-kerja-dalam-kantor.html