PROSEDUR DAN

INSTRUKSI KERJA
* Azizah Cahyanih
* Azka Amalina
 Daftar Isi
Pengertian Prinsip Penerapan
Tujuan Penyusunan Format
Fungsi
Prinsip Penyusunan
Teknik Penyusunan
 PENGERTIAN PROSEDUR DAN
INSTRUKSI KERJA
a. Muhammad Ali= Prosedur adalah tata cara kerja atau cara
menjalankan suatu pekerjaan
b. Kamaruddin= Prosedur adalah susunan teratur dari kegiatan
yang berhubungan satu sama lain dan digunakan untuk
memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi
c. ISO ( International Standardization Organization) 9001 : 2015=
Prosedur berhubungan dengan metode menjalankan kegiatan
dengan memperhatikan urutannya, caranya, dan lain - lain.
Membuat prosedur berarti menstandarkan metode ketika
menjalankan kegiatan mengubah input menjadi output
Hal yang harus diperhatikan
dalam prosedur kerja
a. Dinyatakan secara tertulis, disusun secara sistematis, dan dituangkan
dalam bentuk dokumen cetak
b. Disosialisasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua
petugas atau pihak yang berkepentingan
c. Sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang
ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi
d. Dapat mendorong pelaksanaan kegiatan menjadi lebih efektif dan
efisien
e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali. Jika diperlukan,
dapat direvisi dan disesuaikan dengan kondisi terkini
 Pengertian SOP
menurut para ahli
a. William Wand Donald dan Paul H. Schwartz, dalam bukunya yang berjudul
Standard Operating Procedures (SOP) for Recearch in Weed Sciene Weed Technology
(1995), SOP adalah perumusan dari prosedur yang digunakan secara berulang -
ulang dalam ukuran yang spesifik atau sebagai suatu contoh yang berisi cara
mengerjakan sesuatu
b. Gareth R. Jones, dalam bukunya yang berjudul Organizational Theory, Text, and
Cases (2001), SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu
mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja untuk
melakukan peran keorganisasiannya secara terus - menerus dalam pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab organisasi
 Pengertian SOP
menurut para ahli
c. Istyadi Insani, dalam bukunya berjudul Kebijakan Prosedur Operasi Standar
Administrasi Pemerintahan di Indonesia (2010), SOP adalah petunjuk tertulis yang
menggambarkan dengan tepat tahapan pelaksanaan tugas, pekerjaan, atau
kegiatan
d. Tjipto Atmoko, SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan
tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah
berdasarkan indikator teknis, administratif, prosedural sesuai tata kerja, prosedur
kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan
e. ISO 2001 tentang Manajemen Mutu, SOP merupakan nyawa dari sistem manajemen
yang berfungsi sebagai pedoman, prosedur, dan instruksi kerja
 Tujuan Penyusunan Prosedur
dan Instruksi Kerja
Prosedur dan instruksi kerja merupakan pegangan penting dalam melaksanakan
proses pengubahan input menjadi output secara tepat dan terstruktur.

a. Pegawai dapat melakukan pekerjaan dengan proses kerja yang konsisten

b. Pegawai dapat mengetahui peran dan fungsinya pada setiap posisi dalam
organisasi atau perusahaan dengan benar
c. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap pegawai
d. Melindungi perusahaan dan pegawai dari kesalahan proses operasional
e. Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi
Fungsi Prosedur dan Instruksi
Kerja
a. Memperjelas dan memperlancar pekerjaan
b. Pegawai lebih disiplin, mandiri, konsisten dalam bekerja, dan tidak
bergantung kepada pimpinan
c. Sebagai landasan hukum jika terjadi kesalahan atau penyimpangan
dalam pelaksanaan tugas
d. Pegawai lebih percaya diri dan mandiri sehingga tahu langkah yang
harus dilakukan
e. Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaan
f. Pedoman tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan
g. Pedoman untuk pengambilan keputusan dan validasi rangkaian
pekerjaan dalam organisasi
Prinsip Penyusunan Prosedur dan
Instruksi Kerja
• Prinsip efisien dan efektivitas : prosedur dan instruksi kerja dibuat singkat dan
padat agar dapat mencapai target pekerjaan
• Prinsip orientasi : prosedur dan instruksi kerja yang dijadikan standar harus
mempertimbangkan kebutuhan pengguna
• Prinsip kejelasan dan kemudahan : prosedur dan instruksi kerja yang disusun
secara jelas sederhana dan tidak beli berlibat libat
• Prinsip Keselarasan : prosedur dan instruksi kerja yang dibuat harus selaras
dengan prosedur dan industri kerja yang lain
• Prinsip Keterukuran : prosedur dan instruksi kerja harus mencerminkan hasil
waktu dan proses pencapaian kerja
• Prinsip Dinamis : menjadikan standar harus disesuaikan dengan kebutuhan
kualitas pelayanan yang berkembang
Prinsip Penyusunan Prosedur dan
Instruksi Kerja
• Prosedur Kepatuhan Hukum : yang disusun harus sesuai dengan
standar prosedur kerja yang berlaku dalam undang-undang
• Prinsip Kepastian Hukum : disusun harus ditetapkan oleh
pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan
dilaksanakan serta melindungi pegawai dari kemungkinan
tuntutan hukum
• Prinsjp Transparansi dan Keterbukaan : dilaksanakan harus jelas
dan siap untuk menerima masukan baik dari pegawai maupun
masyarakat
Teknik Penyusunan Prosedur dan
Instruksi kerja
a. Memberikan pelatihan kepada anggota tim
Penyusunan prosedur dan instruksi kerja harus dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku
agar tidak terjadi permasalahan ketika diterapkan dan dilaksanakan oleh anggota tim. Oleh
karena itu, perlu dilakukan pembekalan kepada tim yang bertugas membuat prosedur dan
instruksi kerja.

b. Membentuk tim dan kelengkapannya

Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan
pengembangan, uji coba dan sosialisasi, memonitor dan mengevaluasi, melakukan penyempurnaan,
serta menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan.

c. Sosialisasi prosedur dan instruksi kerja ke seluruh unit

Setelah evaluasi, penyempurnaan, serta mendapat persetujuan pimpinan, hasil penyusunan
prosedur dan instruksi kerja harus disosialisasikan kepada seluruh pegawai.
Prinsip Penerapan Prosedur
dan Intruksi Kerja
Efisien : Para pegawai diharapkan mampu melaksanakan
pekerjaan seefisien mungkin yaitu tepat atau sesuai sehingga
tidak membuang-buang waktu tenaga dan biaya.

Konsisten: Harus dilaksanakan secara konsisten oleh

siapapun dan dalam kondisi apapun.
Prinsip Penerapan Prosedur dan
Instruksi Kerja
Komitmen : Prosedur dan instruksi kerja harus dilaksanakan
dengan komitmen penuh oleh seluruh pegawai tanpa mengenal
posisi atau jabatannya di perusahaan.

Mengikat : Prosedur dan instruksi kerja harus mengikat

para pegawai agar dapat melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan.
Prinsip Penerapan Prosedur dan
Instruksi Kerja
Perbaikan Berkelanjutan : Dalam melaksanakan pekerjaan,
penerapan prosedur dan instruksi kerja harus terus
disempurnakan agar dapat menerapkan prosedur kerja yang lebih
efektif dan efisien.

Terdokumentasi : Seluruh prosedur dan instruksi kerja yang telah

dibakukan harus terdokumentasi dengan baik sehingga akan menjadi
dokumen perusahaan atau organisasi yang permanen.
Format Prosedur dan
Instruksi Kerja
Format Prosedur
dan Instruksi
Kerja
Terima Kasih
Silakan sampaikan pertanyaan