BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Standar Operasional Prosedur (SOP)

2.1.1 Pengertian SOP

Menurut Arini T. Seomohadiwidjojo (2015:90) menjelaskan bahwa:

Standard Operating Procedure (SOP), atau disebut juga sebagai “Prosedur”,
adalah dokumen yang lebih jelas dan rinci untuk menjabarkan metode yang
digunakan dalam mengimplementasikan dan melaksanakan kebijakan dalam suatu
organisasi seperti yang ditetapkan dalam pedoman.

Menurut Annie Sailendra (2014:16) memberikan batasan bahwa, “SOP

dapat diartikan sebagai panduan proses kerja yang harus dilaksanakan setiap

elemen perusahaan maupun instansi.”

Menurut Laksmi (2008:52) Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah

dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang

paling efektif dari pekerja dengan biaya serendah-rendahnya.

Menurut Arnani. P (2016:31) Standard operating procedures(SOP) adalah

serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai

proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus

dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukannya.

Dari berbagai pengertian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa Standar

Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berisi instruksi untuk

menyelenggarakan kegiatan administrasi dan menyelesikan pekerjaan agar

mendapatkan hasil yang memuaskan.

6
 7

2.1.2 Tujuan dan Fungsi SOP

Menurut Arnani. P (2016:36) secara spesifik tujuan dari SOP adalah:

1. Agar pegawai dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur

kerja.

2. Memudahkan proses pengontrolan pada setiap prosedur kerja.

3. Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi.

4. Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur, proses kerja, wewenang

dan tanggung jawab dalam bekerja.

5. Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam

suatu proses kerja.

6. Melindungi perusahaan dan pegawai dari malpraktek atau kesalahan

administrasi lainnya.

7. Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

8. Mengarahkan pegawai untuk disiplin dalam pekerjaannya.

9. Sebagai pedoman dalam mengerjakan pekerjaan rutin.

10. Untuk mengidentifikasi pola kerja tertulis, sistematis, dan konsisten agar

mudah dipahami oleh seluruh pihak yang terlibat baik internal maupun

eksternal.

11. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab pada unit kerja.

Sedangkan fungsi SOP menurut Indah Puji (2014:35) adalah sebagai

berikut:

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dengan mudah dilacak.

 8

4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

2.1.3 Manfaat SOP

Menurut Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008 SOP memiliki manfaat

bagi organisasi antara lain:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan

pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.

2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada

intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan

dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

3. Meningkatkan akunbilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab

khusus dalam melaksanakan tugas.

4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara

konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha

yang telah dilakukan.

5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru

untuk cepat melakukan tugasnya.

6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.

7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam

melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.

8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberi pelayanan.

9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam

memberikan pelayanan.
 9

10. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dengan berbagai situasi.

Sedangkan manfaat SOP dalam perusahaan menurut Arini (2016:37) adalah:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan

pekerjaan dan tugasnya.

2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung

jawab individual pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

3. Membantu pegawai untuk menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada

intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan

dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

4. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang

pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

5. Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.

6. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang

pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

7. Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai

konsumen dilihat dari kesederhanaan alur pelayanan.

8. Mengurangi beban kerja dan dapat meningkatkan comparability, credibility,

dan defensibility.

9. Meningkatkan akunbilitas pelaksanaan tugas.

10. Dapat digunakan sebagai alat ukur kinerja pegawai.

11. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.

12. Memberikan efisiensi waktu karena semua proses kerja sudah terstruktur

dalam dokumen tertulis.

 10

13. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan

standar pelayanan, sehingga dapat memberikan informasi yang jelas bagi

kinerja pelayanan.

2.1.4 Prinsip-prinsip SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa

penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain:

1. Konsistensi. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu,

oleh siapapun dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi

pemerintahan.

2. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh

jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.

3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap

penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-

benar efisien dan efektif.

4. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksanaan dalam melaksanakan tugasnya

sesuai dengan prosedur standar yang ditetapkan.

5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu

dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak

melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan

proses yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan

pemerintahan.
 11

6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan

harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat selalu dijadikan

referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.