LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PERTANIAN

NOMOR : 23/Permentan/OT.140/2/2010
TANGGAL : 9 Pebruari 2010

PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERTANIAN

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tujuan reformasi birokrasi adalah memperbaiki kinerja pemerintah

dalam segala bidang. Salah satu hal yang dilakukan adalah
memperbaiki proses kinerja intern pemerintah yang selama ini dinilai
masih terlalu birokratis, belum efisien dan kurang efektif,
penyalahgunaan wewenang, Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN)
dan cenderung menyulitkan masyarakat ataupun pihak lain yang ingin
berhubungan dengan instansi pemerintah. Oleh karena itu sistem
penyelenggaraan pemerintahan harus ditata ulang atau diperbaharui
melalui Reformasi Birokrasi, yaitu upaya untuk melakukan
pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem
penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek;
kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business process), dan
sumberdaya manusia aparatur.

Salah satu aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang

memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomis adalah dengan
menerapkan standar operasional prosedur (SOP) pada seluruh
proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Dengan adanya
SOP, penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan
dengan pasti, berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, atau
bahkan meskipun terjadi penyimpangan tersebut, maka dapat
ditemukan penyebabnya, sehingga sedikit demi sedikit pada
gilirannya kualitas pelayanan kepada publik akan menjadi lebih baik.
Sehubungan dengan penyusunan SOP di lingkungan Kementerian
Pertanian, maka untuk mewujudkan kesamaan pengertian dan
keseragaman dalam setiap penyusunan SOP pada masing-masing
unit kerja, perlu dibuat pedoman penyusunan standar operasional
prosedur administrasi pemerintahan sebagai panduan bagi unit kerja
di lingkungan Kementerian Pertanian dalam menyusun SOP nya
masing-masing.
B. Maksud dan Tujuan

Maksud disusunnya Pedoman Penyusunan SOP Administrasi

Pemerintahan di Lingkungan Kementerian Pertanian adalah untuk
memberikan pedoman bagi seluruh unit kerja di lingkungan
Kementerian Pertanian dalam mengidentifikasi, merumuskan,
menyusun, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi SOP.
Sedangkan tujuan Pedoman Penyusunan SOP adalah:
1. Mewujudkan kesamaan persepsi dalam penyusunan SOP.
2. Meningkatkan kualitas SOP yang disusun.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam penyusunan SOP.
4. Meningkatkan koordinasi dalam penyusunan SOP.

C. Pengertian Umum

1. Unit Eselon I adalah organisasi dalam lingkup Kementerian

Pertanian yang kedudukannya berada di bawah dan bertanggung
jawab langsung kepada Menteri Pertanian, yaitu Sekretariat
Jenderal, Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, dan Badan.
2. Unit Kerja adalah bagian dari Unit Eselon I yang merupakan
satuan perangkat organisasi yang kedudukannya berada di
bawah dan bertanggung jawab langsung kepada pimpinan Unit
Eselon I yang bersangkutan.
3. Tata Kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien
mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan,
peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang
tersedia.
4. Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu
sama lainnya, sehingga menunjukkan adanya urutan tahapan
secara jelas dan pasti, serta cara-cara yang harus ditempuh
dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas sesuai dengan
kebijakan yang telah ditetapkan.
5. Sistem Kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur
kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu
dalam rangka melasanakan sesuatu bidang pekerjaan.
6. Kegiatan adalah penjabaran dari fungsi dan rincian tugas untuk
mencapai hasil kerja tertentu, sesuai dengan langkah-langkah
kerja yang telah ditentukan dalam SOP.
7. Pelayanan Publik adalah segala kegiatan pelayanan yang
dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai
upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun
pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
8. Simbol-simbol
Merupakan suatu gambar yang merepresentasikan suatu proses
tertentu dalam SOP.
 9. Produk/Output
Semua jenis pelayanan yang dihasilkan/dikerjakan oleh suatu
unit kerja baik yang berupa barang maupun jasa.
10. Standar Operasional Prosedur / Standard Operating Procedures
yang selanjutnya disebut SOP adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan fungsi organisasi yang digambarkan dalam
aspek bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh
siapa dilakukan.
11. Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur adalah
dokumen yang berfungsi sebagai acuan dalam penyusunan SOP
yang memuat langkah-langkah persiapan penyusunan, tahap-
tahap penyusunan serta pembuatan diagram alur kegiatan setiap
unit kerja.
12. Administrasi Pemerintahan adalah tatalaksana dalam mengambil
tindakan hukum dan tindakan materil oleh instansi pemerintah
dan badan hukum lainnya untuk melaksanakan fungsi
pemerintahan berdasarkan peraturan perundang-undangan.

D. Asas- Asas Penyusunan SOP

1. Asas Pembakuan
SOP disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah
dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam
melaksanakan tugas.

2. Asas Pertanggungjawaban
SOP dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk,
prosedur, standar yang ditetapkan maupun keabsahannya.

3. Azas Kepastian
Adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur
selaku pemberi layanan dan masyarakat sebagai penerima
layanan sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung
jawab yang sama.

4. Asas Keterkaitan
Bahwa dalam pelaksanaannya SOP senantiasa terkait dengan
kegiatan administrasi umum lainnya baik secara langsung
maupun tidak langsung.

5. Asas Kecepatan dan Kelancaran

Sebagai pendukung dalam pelaksanaan tugas, maka SOP dapat
digunakan untuk menjamin terselesaikannya suatu tugas
pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat
 sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara
prosedural.

6. Azas Keamanan
SOP harus aman sehingga dapat menjamin kepentingan semua
pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan
apa yang telah ditetapkan sehingga dapat tercipta kenyamanan
dalam pelaksanaan tugas.

7. Asas Keterbukaan
Adanya SOP dapat menciptakan adanya transparasi dalam
pelaksanaan tugas sehingga tidak akan muncul kecurigaan baik
dari aparatur sebagai pemberi layanan maupun masyarakat
sebagai penerima layanan.

E. Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP

1. Kemudahan
SOP harus dibuat secara jelas dan sederhana dan tidak berbelit-
belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.

2. Kejelasan
SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang
harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang
dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing
pejabat/pegawai.

3. Efisiensi dan efektivitas

SOP harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif
dalam proses pelaksanaan tugas

4. Keselarasan
SOP harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang
terkait

5. Keterukuran
SOP dapat memberikan pedoman yang terukur baik mengenai
norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian
biaya pelayanan dan tata cara pembayaran bila diperlukan
adanya biaya pelayanan.

6. Dinamis
SOP harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan
peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam
penyelenggaraan administrasi pemerintahan
 7. Berorientasi pada pengguna (penerima pelayanan)
SOP harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga
dapat memberikan kepuasan kepada pengguna

8. Kepatuhan hukum
SOP harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan
pemerintah yang berlaku.

9. Kepastian hukum
SOP harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk
hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk
melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum

10. Flexibilitas
Bahwa SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa
menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan
yang berlaku.

F. Ruang Lingkup

Ruang lingkup SOP Administrasi Pemerintahan meliputi berbagai

prosedur pelaksanaan kegiatan tugas pokok dan fungsi atau
pemberian pelayanan baik pelayanan internal Kementerian Pertanian
maupun pelayanan eksternal kepada masyarakat atau kepada
instansi pemerintah yang lain yang dilakukan oleh unit-unit kerja di
lingkungan Kementerian Pertanian.

BAB II
JENIS, FORMAT, DAN MUATAN DOKUMEN SOP

A. JENIS SOP

Secara umum SOP dapat dibedakan ke dalam dua jenis/model, yaitu

SOP teknis (technical SOP) dan SOP administratif (administrative
SOP). Untuk kegiatan-kegiatan yang cenderung sangat bersifat
teknis dan repetitif, maka tipe SOP teknis lebih tepat digunakan.
Sedangkan untuk pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya administratif,
maka tipe SOP Administratif yang lebih tepat. Dalam organisasi yang
sifat pekerjaannya tidak hanya administratif, tetapi juga teknis dapat
mempergunakan penggabungan dari kedua tipe tersebut. Tipe
penggabungan ini ada pula yang menyebutnya dengan SOP kognitif
(kognitif SOP). Secara rinci perbedaan anatara SOP teknis dan SOP
adminitrastif adalah sebagai berikut :
1. SOP Teknis (Tehnical SOP)

SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan detail
mengenai sesuatu prosedur teknis yang harus dilakukan secara
teliti dan benar sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan
variasi lain. SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang
antara lain: mengemudi kendaraan, pengoperasian alat mesin
pertanian, medical check up, penelitian hama penyakit tanaman,
pengoperasian alat-alat laboratorium, penanganan pasien pada
unit gawat darurat, dan lain-lain. Selain itu SOP teknis juga
dibutuhkan untuk kegiatan-kegiatan seperti memproses dan
mengevaluasi data (termasuk verifikasi dan validitas), pemodelan
pengenalan resiko, dan mengaudit peralatan operasional.
Dalam proses penyusunan SOP tipe ini perlu memasukan
langkah-langkah yang spesifik dan proses inisiatif,
pengkoordinasian dan pencatatan hasil kegiatan. Disamping itu,
dalam SOP teknis penyusunannya juga harus disesuaikan dengan
kerangka kerja yang ada. Namun format penulisannya dapat
dimodifikasi, baik itu diperluas maupun dipersempit disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing kegiatan.

2. SOP Administratif (Administratif SOP)

SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan

bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. SOP
administratif dipergunakan untuk menyusun berbagai macam
prosedur kegiatan administrasi pemerintahan, mereview dokumen
seperti kontrak, proyek, menentukan kebutuhan diklat, ataupun
menggambarkan prosedur surat-menyurat kantor.
Dalam penyusunan SOP administratif perlu memasukan beberapa
langkah yang spesifik dari proses inisiatif kegiatan seperti
pengorganisasian kegiatan dan pencatatan hasil dari setiap
kegiatan. Penyusunan SOP administratif juga harus disesuaikan
dengan kerangka kerja yang ada. Akan tetapi formatnya dapat
dimodifikasi, baik itu diperluas atau dipersempit disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing kegiatan, mulai dari level
organisasi yang paling kecil sampai pada level organisasi secara
utuh, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
B. Format SOP

Selain jenis SOP, yang harus diperhatikan dalam penyusunan SOP

adalah format SOP. Dengan memperhatikan format penyusunannya,
maka dapat mempermudah pengorganisasiannnya sehinggga
memudahkan bagi para pengguna dalam memahami isi SOP tersebut
serta lebih efisien dalam penggunaan dan memberi kesesuaian
dengan spesifikasi organisasi yang mengembangkannya. Dua faktor
yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan
SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi adalah :
▪ Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu
prosedur, dan
▪ Berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam
suatu prosedur.

Format terbaik SOP adalah yang dapat memberikan wadah serta

dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan
memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten. Format SOP yang
sampai dengan saat ini masih relevan untuk digunakan adalah
sebagai berikut :

1. Langkah sederhana (Simple Steps)

Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun
hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit
keputusan. Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana
hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur
yang telah disusun. Dan biasanya merupakan prosedur rutin.
Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan
cenderung sederhana dengan proses yang pendek.

2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)

Format ini merupakan pengembangan dari Simple Steps.
Digunakan jika prosedur disusun panjang, lebih dari 10 langkah
dan membutuhkan informasi labih detail, akan tetapi hanya
memerlukan pengambilan keputusan. Dalam hierarchical langkah-
langkah yang telah diidentifikasikan dijabarkan dalam sub-sub
langkah secara rinci.

3. Grafik (Graphic)
Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang
dan spesifik maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini
proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses
yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Hal ini
memudahkan bagi pegawai dalam melaksanakan prosedur.
 Format ini juga bisa digunakan jika dalam mengambarkan
prosedur diperlukan adanya suatu photograp atau diagram.

4. Diagram Alir (Flowchart)

Flowchart merupakan format yang biasa digunakan jika dalam
SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak
(kompleks) dan membutuhkan jawaban ”ya” atau ”tidak” yang akan
mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga
menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan
dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-
langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.

Dalam flowchart digunakan simbul-simbul untuk menggambarkan

proses kegiatan. Simbul-simbul tersebut adalah sebagai berikut :

Terminator Persiapan Pengambilan

Keputusan

Mulai

T Y

Selesai

Proses
Proses Serentak

Proses Pendokumentasian

Konektor - Perpindahan aktivitas dalam satu halaman

Konektor - Perpindahan aktivitas ke halaman berikutnya

C. MUATAN DOKUMEN SOP

Dokumen SOP administrasi pemerintahan di lingkungan Kementerian

Pertanian terdiri atas :
1. Halaman Judul (Cover)
Halaman ini adalah halaman pertama dan berisi informasi
mengenai :
a. Logo/Lambang Kementerian Pertanian
b. Judul dokumen SOP
c. Tahun pembuatan SOP
d. Informasi lain yang diperlukan
e. Alamat Instansi

Contoh Halaman Judul Dokumen SOP

Logo/Lamba
ngDep.
Pertanian

Standar Operasional Prosedur Judul

Administrasi Pemerintahan dokumen
Kementerian Pertanian SOP

2010 Tahun
pembuatan
SOP

Kementerian Pertanian RI
JL........... Telp. .......... Alamat
Jakarta Instansi
2. Penetapan Dokumen SOP

Karena dokumen SOP merupakan pedoman setiap pegawai

(baik pejabat struktural, fungsional atau yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas dan tanggung jawab tertentu), maka
dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dokumen SOP
harus ditetapkan melalui Keputusan Menteri Pertanian tentang
penetapan dokumen SOP administrasi pemerintahan
Kementerian Pertanian.

Prosedur Penetapan Dokumen SOP:

a. Dokumen SOP unit kerja Eselon II dan atau UPT yang telah
disahkan oleh pimpinan unit kerja tersebut, disampaikan
kepada pimpinan unit kerja Eselon I yang bersangkutan
untuk disahkan menjadi SOP unit kerja Eselon I pada
lembaran pengesahan SOP.
b. Setelah disahkan, dokumen SOP unit kerja Eselon I
kemudian disampaikan kepada Ketua Tim Kerja Reformasi
Birokrasi Kementerian Pertanian untuk disusun menjadi
dokumen SOP administrasi pemerintahan Kementerian
Pertanian.
c. Berdasarkan dokumen SOP unit kerja Eselon I, Tim Kerja
Reformasi Birokrasi Kementerian Pertanian meyusun
dokumen SOP Kementerian Pertanian.
d. Ketua Tim Kerja Reformasi Birokrasi Kementerian
Pertanian mengajukan Dokumen SOP administrasi
pemerintahan Kementerian Pertanian kepada Menteri
Pertanian untuk ditetapkan.
e. Menteri Pertanian menetapkan dokumen SOP administrasi
pemerintahan Kementerian Pertanian.
 Contoh Lembar Pengesahan SOP:

LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN PERTANIAN

Jakarta, ............................... 2010

Sekretaris Jenderal,

DR.Ir. Hasanuddin Ibrahim, Sp,I

NIP. 19581003 198203 1 001

4. Daftar Isi Dokumen SOP

Daftar isi ini diperlukan untuk membantu mempercepat

pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat
untuk bagian tertentu dari SOP yang dibuat.
Karena pada umumnya prosedur-prosedur yang di SOP kan
mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, maka kemungkinan
besar dokumen SOP akan menjadi sangat tebal. Oleh karena itu,
dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang
masing-masingnya memiliki daftar isi.
5. Penjelasan Singkat Penggunaan

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen

SOP hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan
menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain
mencakup :
- Ruang lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan
kebutuhan organisasi.
- Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur
yang dibuat.
- Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa
definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.

6. SOP Administrasi Pemerintahan Kementerian Pertanian

Bagian ini adalah bagian inti dari dokumen SOP administrasi

pemerintahan Kementerian Pertanian. Untuk memudahkan
implementasinya, maka penyusunan SOP administrasi
pemerintahan di lingkungan Kementerian Pertanian, memakai
ketentuan berikut :
1. Format SOP berbentuk Flowchart.
2. Memakai kertas ukuran Legal dengan Logo Kementerian
Pertanian di sudut kiri atas.
3. Bentuk penulisan Landscape.
4. Jenis huruf Arial, dengan ukuran 12 atau disesuaikan.
 BAB III
PROSEDUR PENYUSUNAN SOP

Prosedur penyusunan SOP merupakan sebuah siklus yang dimulai dari

penilaian kebutuhan SOP (SOP Need Assesment), pengembangan SOP
(SOP Development), penerapan SOP (SOP Implementation), hingga
monitoring dan evaluasi SOP (SOP Monitoring and Evaluation) dan jika
dari hasil evaluasi perlu dilakukan penyempurnaan ataupun pembuatan
SOP yang baru, maka proses dimulai kembali dari tahapan penilaian
kebutuhan SOP.

A. Penilaian Kebutuhan SOP

Penilaian kebutuhan SOP merupakan bagian pertama dari siklus
penyusunan SOP. Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk
mengetahui sampai sejauh mana kebutuhan suatu organisasi dalam
mengembangkan SOP-nya. Untuk organisasi yang sama sekali belum
memiliki SOP, tentunya penilaian kebutuhan akan sangat bermanfaat
dalam menentukan ruang lingkup, jenis dan jumlah SOP yang
dibutuhkan. Ruang lingkup akan berkaitan dengan bidang tugas mana
yang prosedur prosedur operasionalnya akan menjadi target untuk
distandarkan. Untuk organisasi yang telah memiliki SOP, penilaian
kebutuhan ini dilakukan sebagai bagian dari tindak lanjut atas hasil
evaluasi terhadap penerapan SOP.

Hasil evaluasi akan memberikan informasi apakah SOP yang telah

ada sudah mampu memenuhi semua kebutuhan organisasi dalam
penataan hubungan kerja baik secara internal maupun eksternal,
keselarasannya dengan misi dan lingkungan organisasi, serta
peraturan perundang undangan yang berlaku. Apabila ternyata hasil
evaluasi menunjukkan berbagai kelemahan dalam SOP yang telah
ada, maka dilakukan kembali penilaian kebutuhan untuk melihat
kembali ruang lingkup, jenis dan jumlah serta penyempurnaan yang
perlu dilakukan.

Penilaian kebutuhan SOP dipengaruhi oleh berbagai aspek yang

mempengaruhi beroperasinya organisasi sehari-hari. Aspek aspek itu
meliputi: lingkungan operasional (operating environment), berbagai
peraturan perundang-undangan dan pedoman yang berlaku (standard
of practice), serta kebutuhan organisasi dan seluruh stakeholdernya
(local need).
Beberapa hal umum yang dapat dilakukan dalam melakukan
penilaian kebutuhan SOP:

1. Memperoleh dukungan organisasi.

Dalam melaksanakan penilaian kebutuhan, dukungan organisasi
sangat penting bagi kelancaran dan keberhasilan penyusunan
SOP. Dukungan ini dapat dalam berbagai bentuk, mulai dalam
penyediaan berbagai sumberdaya yang dibutuhkan (personil,
waktu, tempat pertemuan, dll).
2. Mengembangkan rencana tindak (action Plan).
Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat
menjadi sebuah proses yang cukup padat dan memakan waktu
yang cukup lama. Oleh karena itu membuat sebuah rencana
tindak akan sangat membantu dalam menjaga komitmen kerja,
menunjukkan akuntabilitas kerja serta membantu Tim penilaian
kebutuhan berfokus pada apa yang ingin dicapai dari proses ini.

Tabel 1
Rencana Tindak Penyusunan SOP

Uraian Output Penangung Jadual

Kegiatan jawab
1 2 3 4 5 6 7 dst
3. Melakukan penilaian kebutuhan.

Jika organisasi telah memiliki SOP, dan ingin melakukan

penyempurnaan terhadap SOP yang telah ada, maka proses
penilaian kebutuhan dapat dimulai dengan melihat kembali
informasi yang diperoleh dari proses evaluasi. Proses evaluasi
antara lain akan memberikan informasi mengenai mana SOP
yang tidak dapat dilaksanakan atau sudah tidak relevan lagi,
mana SOP baru yang mungkin diperlukan, dan mana SOP yang
perlu disempurnakan. Jika organisasi belum memiliki SOP sama
sekali, maka penilaian kebutuhan dapat dimulai dengan
mempelajari aspek lingkungan operasional dan peraturan
perundang-undangan dan pedoman ataupun dokumen-dokumen
internal organisasi yang memberikan pengaruh terhadap proses
organisasi. Proses ini akan menghasilkan kebutuhan sementara
mengenai SOP yang perlu dibuat.

Tabel 2
Penilaian Kebutuhan

Penilaian
Keterkaitan
Keterkaitan Keterkaitan
Unit Keterkaitan dengan Prioritas
Prosedur dengan dengan
Kerja dengan Peraturan Kebutuhan
Stakeholders prosedur
Tupoksi Perundang-
(Masyarakat) lainnya
undangan
1 2 3 4 5 6 7
Kolom 1 Nama unit kerja tempat SOP akan diterapkan

Kolom 2 Nama prosedur yang akan distandarkan

Kolom 3 Penilaian keterkaitan dengan tupoksi (penilaian: sangat

terkait, terkait, kurang terkait, tidak terkait)

Kolom 4 Penilaian keterkaitan dengan peraturan perundang-

undangan (penilaian: sangat terkait, terkait, kurang
terkait, tidak terkait)

Kolom 5 Penilaian keterkaitan stakeholders/masyarakat

(penilaian: sangat terkait, terkait, kurang terkait, tidak
terkait)

Kolom 6 Penilaian keterkaitan dengan prosedur lainnya

(penilaian: sangat terkait, terkait, kurang terkait, tidak
terkait)

Kolom 7 Prioritas kebutuhan (penilaian: sangat penting, penting,

kurang penting, tidak penting)

4. Membuat sebuah daftar SOP yang akan dikembangkan.

Dari tahapan nomor 3 di atas, maka dapat disusun sebuah daftar
mengenai SOP apa saja yang akan disempurnakan atau yang
akan dibuatkan baru.

Tabel 3
Daftar Kebutuhan Pengembangan SOP

Unit Kerja SOP yang akan Alasan

dikembangkan pengembangan
 5. Melakukan analisis terhadap SOP yang telah ada.

Berdasarkan daftar yang telah dikembangkan dalam tahapan

nomor 4. Tahapan yang lebih mendalam dilakukan dengan
melihat kembali pada setiap SOP yang ada, dan mengidentifikasi
bagian bagian mana saja yang perlu dikembangkan, direvisi,
diganti atau dihilangkan. SOP yang berkaitan dengan hukum dan
perundangan harus memiliki prioritas yang tinggi untuk
dikembangkan.

6. Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.

Sebagai sebuah tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP,

penilaian kebutuhan harus membuat sebuah laporan atau
dokumen penilai kebutuhan SOP. Dokumen memuat hasil
kesimpulan semua temuan dan rekomendasi yang didapatkan
dari proses penilaian kebutuhan ini. Jelaskan berbagai prioritas
yang harus dilakukan segera dengan mempertimbangkan
kemampuan organisasi serta berikan alasan yang rasional untuk
setiap pengembangan, baik penambahan, perubahan,
penggantian maupun penghapusan berbagai SOP yang telah
ada atau jika organisasi belum memiliki SOP berikan alasan
mengapa SOP tersebut diperlukan.

B. Pengembangan SOP

Sebagai sebuah standar yang akan dijadikan acuan dalam proses

pelaksanaan tugas keseharian organisasi, maka pengembangan SOP
tidak merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan sekali jadi, tetapi
melakukan review berulang kali sebelum akhirnya menjadi SOP yang
valid dan reliabel yang benar benar menjadi acuan bagi setiap proses
dalam organisasi.

Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi 6 (enam) tahapan

proses kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut:

1. Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif

Pekerjaan pertama yang harus dilakukan dalam

mengembangkan SOP setelah mereka melalui proses
penguatan internal adalah mengumpulkan berbagai informasi
yang diperlukan untuk menyusun SOP. Identifikasi informasi
yang akan dicari, dapat dipisahkan mana informasi yang dicari
dari sumber primer dan mana yang dicari dari sumber sekunder.
 Jika identifikasi berbagai informasi yang akan dikumpulkan
sudah diperoleh, maka selanjutnya adalah memilih teknik
pengumpulan datanya. Ada berbagai kemungkinan teknik
pengumpulan informasi yang dapat digunakan untuk
mengembangkan SOP, seperti melalui brainstorming, focus
group, wawancara, survei, benchmark, telaahan dokumen dan
lainnya. Teknik mana yang akan digunakan sangat terkait erat
dengan instrumen pengumpulan informasinya.

2. Analisis dan Pemilihan Alternatif

Setelah berbagai informasi terkumpul, langkah selanjutnya

adalah melakukan analisis terhadap alternatif-alternatif prosedur
yang berhasil diidentifikasikan untuk dibuatkan standarnya.
Panduan umum dalam menentukan alternatif mana yang dipilih
untuk distandarkan antara lain meliputi aspek-aspek kelayakan,
implementasi, kesesuaian dengan peraturan perundang-
undangan dan kelayakan politis.

Dengan membandingkan berbagai alternatif melalui keuntungan

dan kerugian yang kemungkinan terjadi jika diterapkan,
selanjutnya dapat dipilih alternatif mana yang dipandang dapat
memenuhi kebutuhan organisasi.
Proses analisis ini akan menghasilkan prosedur-prosedur yang
sudah ada sebelumnya, pembuatan prosedur-prosedur yang
sudah ada namun belum distandarkan, atau prosedur-prosedur
yang belum ada sama sekali/baru.

3. Penyusunan SOP

Setelah berbagai alternatif prosedur dipilih, langkah selanjutnya

adalah menyusun SOP. Pada proses penyusunan ini, untuk
memperoleh prosedur yang baik, bahkan kita terkadang harus
kembali mengumpulkan informasi yang dirasakan kurang,
melakukan analisis, mengidentifikasi dan menetapkan alternatif.
Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP antara
lain: tipe SOP yaitu SOP teknis atau SOP administratif, dimana
dalam penulisan SOP ini perlu ditetapkan lebih dahulu tipe mana
yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Juga
perlu diperhatikan mengenai format SOP yang akan dipakai
apakah dengan hierarchical steps, grafik atau flowchart. Di
dalam SOP perlu dicantumkan mengenai uraian prosedur,
syarat-syarat, dan gambar format SOP.
4. Pengintegrasian SOP

SOP yang telah disusun perlu diintegrasikan ke dalam sebuah

dokumen yang nantinya akan menjadi panduan dalam
pelaksanaan prosedur-prosedur pelaksanaan tugas pokok dan
fungsi ataupun penyelenggaraan pelayanan. Pengintegrasian
perlu dilakukan, karena satu prosedur dengan prosedur lainnya
yang saling terkait harus diselaraskan sehingga tidak terjadi
inkosistensi, ketidakseragaman, dan saling bertentangan yang
justru akan menghambat prosedur itu sendiri.

5. Pengujian dan Review

Untuk memperoleh SOP yang memenuhi aspek-aspek

sebagaimana telah diuraikan di atas, SOP yang sudah
dirumuskan harus melalui tahap pengujian dan review. Berbagai
catatan mengenai pengujian harus dibuat untuk jenis prosedur
yang dibuatkan standarnya, sehingga proses penyempurnaan
SOP yang perlu disempurnakan dapat dilakukan dengan baik.
Setelah proses ini diselesaikan, selanjutnya SOP yang telah
dirumuskan siap untuk disampaikan kepada pimpinan.
Penyampaian kepada pimpinan tidak hanya semata memberikan
SOP yang telah dirumuskan, tetapi sebaiknya dibuat suatu
pengantar atau semacam executif summary yang berisi antara
lain penjelasan mengenai prosedur-prosedur apa saja yang
distandarkan, mengapa prosedur tersebut perlu distandarkan,
sejauh mana prosedur yang telah distandarkan memenuhi
harapan pimpinan, sejauh mana prosedur yang telah
distandarkan telah memenuhi peraturan perundang-undangan
yang berlaku dan lain sebaginya.

6. Pengesahan SOP

Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan

keputusan oleh pimpinan. Proses pengesahan akan meliputi
penelitian dan evaluasi oleh pimpinan terhadap prosedur yang
distandarkan. Meskipun SOP telah disahkan oleh pimpinan,
tetapi SOP harus dilakukan review secara terus menerus agar
diperoleh SOP yang benar-benar efisien dan efektif.
C. Penerapan SOP

Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi

organisasi merupakan langkah selanjutnya dari siklus SOP setelah
pengembangan SOP yang menghasilkan rumusan SOP dimana
secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi. Proses penerapan
harus dapat memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut dapat tercapai:
1. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru/diubah dan
mengetahui alasan perubahannya.
2. Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap
diakses oleh semua pengguna potensial.
3. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat
menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang
dimiliki untuk menerapkan SOP secara aman dan efektif
termasuk pemahaman akan akibat yang terjadi bila gagal dalam
melaksanakan SOP.
4. Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor/memantau
kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul,
dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.

D. Monitoring

Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau

sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Sebagai
bagian dari proses dalam penerapan SOP, harus disiapkan sebuah
mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa SOP telah
dilaksanakan dengan baik.
Untuk membantu dokumentasi dalam melakukan monitoring, dapat
digunakan tabel sebagai berikut:
 Tabel 4
Monitoring Pelaksanaan SOP

Penilaian Catatan Tindakan Paraf

No. Prosedur Terhadap Hasil Yang penilai
Penerapan Penilaian harus
diambil
1 2 3 4 5 6

1. Berjalan
dengan
baik

Tidak
berjalan
dengan
baik

2. Berjalan
dengan
baik

Tidak
berjalan
dengan
baik

3. Berjalan
dengan
baik

Tidak
berjalan
dengan
baik
 Cara pengisian:

Kolom 1 Diisi dengan nomor urut

Kolom 2 Diisi SOP yang dimonitor proses penerapannya

Kolom 3 Jika ternyata hasil penilaian berjalan dengan baik, maka

diberi tanda ”X” pada kotak yang tersedia dengan label
”Berjalan dengan baik”

Jika ternyata hasil penilaian menunjukkan bahwa

penerapan SOP tidak dapat berjalan dengan baik, maka
diberikan tanda ”X” pada kotak dengan label ”Tidak
berjalan dengan baik”

Kolom 4 Diisi dengan catatan hasil penilaian, terutama untuk hasil

penilaian ”Tidak berjalan dengan baik”. Catatan antara
lain adalah: alasan mengapa prosedur tidak dapat
berjalan dengan baik, hal-hal mana yang dianggap tidak
berjalan dengan baik, apa kemungkinan penyebab.

Kolom 5 Diisi dengan tindakan-tindakan yang harus diambil agar

SOP dapat diterapkan dengan baik, misalnya: perlu
adanya penyempurnaan, pelatihan bagi pegawai,
perbaikan sarana yang tidak memadai, dan sebagainya.

Kolom 6 Diisi dengan paraf petugas yang melakukan penilaian.

E. Evaluasi

Masukan-masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi

bahan yang berharga dalam evaluasi sehingga penyempurnaan-
penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan dengan cepat sesuai
dengan kebutuhan. Evaluasi sebagai langkah tindak lanjut dari
tahapan monitoring, dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau
berkaitan dengan proses penerapannya.
 BAB IV
PENYUSUNAN DOKUMEN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERTANIAN

A. RUANG LINGKUP PENULISAN DOKUMEN SOP

Dokumen SOP adalah dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang

distandarkan, secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut
membentuk satu kesatuan proses. Dalam penyusunan SOP harus
ditentukan pada tingkatan mana SOP akan dibuat. Ruang lingkup
SOP di buat mulai dari tingkat unit kerja yang paling kecil sampai
dengan tingkat Kementerian.

1. SOP Kementerian Pertanian.

Merupakan integrasi SOP unit kerja eselon I (Setjen, Ditjen, Itjen,
Badan) yang ada di lingkungan Kementerian Pertanian.
Penanggung jawab pelaksanaan SOP ditingkat Kementerian
Pertanian adalah Menteri Pertanian.

2. SOP Unit Kerja Eselon I.

Merupakan integrasi SOP unit kerja eselon II (Biro, Pusat,
Direktorat) dilingkungan unit kerja eselon I lingkup Kementerian
Pertanian. Penanggung jawab pelaksanaan SOP ditingkat unit
kerja eselon I adalah pimpinan unit kerja Eselon I yang
bersangkutan (Sekjen, Dirjen, Irjen, Kepala Badan).

3. SOP Eselon II
Merupakan integrasi SOP unit kerja eselon III yang ada
dilingkungan unit kerja eselon II. Penanggung jawab
pelaksanaan SOP ditingkat unit kerja eselon II adalah pimpinan
Eselon II yang bersangkutan (Karo, Kapus, dll)

4. SOP Eselon III

Merupakan integrasi SOP unit kerja eselon IV yang ada
dilingkungan unit kerja eselon III. Penanggung jawab
pelaksanaan SOP ditingkat unit kerja eselon III adalah pimpinan
Eselon III yang bersangkutan.
B. LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP

Penyusunan SOP bukan merupakan suatu hal yang mudah. Apalagi

hal itu merupakan sebuah prosedur yang baru, yang harus
mempertimbangkan berbagai unsur sehingga prosedur yang
terbentuk benar-benar memenuhi kriteria yang harus dipenuhi.

Langkah-langkah dalam penyusunan SOP adalah sebagai berikut :

1. Tentukan Format SOP.

SOP administrsi pemerintahan Kementerian Pertanian disusun

dengan format berbentuk flowchart.
Contoh format SOP administrasi pemerintahan Kementerian
Pertanian :

Nomor SOP
KEMENTERIAN Tgl. Pembuatan
PERTANIAN Tgl. Revisi
REPUBLIK INDONESIA
Tgl. Efektif
Sekretariat Jenderal Disahkan Oleh

Biro Organisasi dan Kepegawaian Nama SOP

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :

Keterkaitan : Peralatan / Perlengkapan

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan

Pelaksana Mutu Baku

No Aktivitas Pelak Pelak Pelak Pelak Keleng Waktu Output Ket.
sana I sana II sana sana kapan
III IV

1.

2.

3.

4.
2. Tentukan Nama SOP.

SOP memiliki nama (judul). Nama SOP mencerminkan batasan

kegiatan awal yang ditandai dengan in-put dan batasan akhir
kegiatan yang ditandai dengan out-put kegiatan. Dengan
demikian maka nama SOP menentukan besaran SOP yang
dicirikan dengan jumlah kegiatan dalam SOP.

3. Identifikasi Aktivitas (Kegiatan).

Kegiatan apa saja yang harus dilakukan guna menghasilkan out-

put kegiatan mulai dari awal hingga akhir. Aktivitas merupakan
serangkaian kegiatan yang berurutan mulai dari awal hingga
akhir yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out-put).

4. Identifikasi Aktor (Pelaksana)

Siapa aktor (pelaksana) yang terlibat dalam pelaksanaan

kegiatan. Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok
orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat
dalam pelaksanaan kegiatan.

5. Isi Mutu Baku dan Keterangan.

• Kelengkapan, yaitu bahan-bahan yang diperlukan dalam
proses kegiatan. Contoh : surat permohonan, ROK,
dokumen renstra, data keuangan, dan lain-lain.
• Waktu, adalah jumlah satuan waktu yang diperlukan untuk
melakukan kegiatan (menit, jam, hari, bulan, dsb).
• Out-put, adalah hasil dari suatu kegiatan. Contoh : draft
laporan, disposisi, surat yang telah diparaf.
• Keterangan/penjelasan singkat, adalah tambahan informasi
untuk memperjelas kegiatan.

6. Isi Identitas SOP

Identitas yang perlu dilengkapi dalam penyusunan SOP adalah :

1. Nama unit kerja tempat SOP diberlakukan.
Diisi nama Nomenklatur Instansi tempat SOP diberlakukan,
dan Nomenklatur Institusi tempat SOP diberlakukan.
3. Nomor SOP.
Diisi sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam buku
Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan Departemen Pertanian
(Peraturan Menteri Pertanian Nomor :
39/Permentan/OT.140/4/2007).
 Penomoran untuk SOP dilakukan pada masing-masing unit
kerja eselon II dengan kode klasifikasi SOP (OT.225), ditulis
berurutan mulai dari nomor 1.
Contoh penomoran SOP:
- SOP Biro Organisasi dan Kepegawaian :
Nomor : 001/OT.225/A.2/1/2010.
4. Tanggal pembuatan SOP. yaitu tanggal SOP selesai dibuat.
5. Tanggal revisi SOP, yaitu tanggal setahun setelah SOP
disahkan.
6. Tanggal efektif berlakunya SOP. Diisi tanggal SOP
diberlakukan secara efektif
7. Pengesahan SOP. Pada lembar identitas, setiap SOP yang
sudah disusun disahkan oleh pimpinan unit kerja Eselon II
yang bersangkutan.
8. Nama SOP. Diisi Judul SOP yang dibuat.
9. Dasar hukum SOP. Peraturan Perundang-undangan yang
mendasari Prosedur yang dibuat.
10. Keterkaitan dengan SOP Lain. Keterkaitan antara SOP yang
dibuat dengan SOP lainnya.
11. Peringatan yang diperlukan. Kemungkinan yang terjadi jika
prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan
12. Kualifikasi pelaksana SOP. Kualifikasi pegawai yang
dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur
yang distandarkan.
13. Peralatan/perlengkapan yang diperlukan untuk
melaksanakan SOP. Penjelasan mengenai daftar
perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam
melaksanakan SOP.
14. Pencatatan dan pendataan yang ada dalam SOP. Memuat
berbagai hal yang perlu dibuat dan dicatat oleh setiap
pegawai dalam pelaksanaan prosedur yang telah
distandarkan.
7. Penulisan SOP.
Untuk memudahkan penulisan SOP, yang harus dilakukan
adalah :
• Identifikasi aktivitas (kegiatan) yang dilakukan mulai dari
awal hingga akhir (selesainya) suatu kegiatan yang ditandai
dengan dicapainya tujuan aktivitas (out put).
• Kemudian identifikasi aktor (pelaksana), yaitu siapa aktor
(pelaksana) yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan
tersebut. Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok
orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara langsung
terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.
• Buat symbol flowchart untuk melambangkan kegiatan yang
dilakukan.
 • Isi mutu baku dan keterangan :
- Kelengkapan apa yang diperlukan dalam melaksanakan
kegiatan.
- Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukan kegiatan
tersebut.
- Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan.
- Keterangan/penjelasan singkat apa yang perlu ditulis
dalam melaksanakan kegiatan.
• Cek kembali kesesuaian nama SOP dengan input dan
output akhir kegiatan. Apakah nama SOP sudah
mencerminkan cakupan input dan output akhir ?

BAB V
PENUTUP

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang merupakan

bagian dari pengembangan Business Process adalah salah satu kegiatan
yang harus dilakukan oleh setiap Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah dalam rangka reformasi birokrasi sebagaimana diamanatkan
dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :
PER/15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi.
Meskipun SOP merupakan bagian kecil dari aspek penyelenggaraan
administrasi pemerintahan, namun demikian SOP memiliki peran yang
penting untuk menciptakan pemerintahan yang efisien, efektif, transparan
dan akuntabel. Oleh karena itu penyusunan SOP yang benar, sesuai
dengan kaidah-kaidah penyusunan SOP mutlak diperlukan. Pedoman ini
diharapkan dapat menjadi acuan yang baku dalam penyusunan SOP yang
benar di lingkungan Kementerian Pertanian, sehingga dapat mendorong
setiap unit kerja di lingkungan Kementerian Pertanian dalam memperbaiki
proses internal mereka yang pada akhirnya diharapkan dapat
meningkatkan kinerjanya dan sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan
kepada masyarakat.
Sejalan dengan dinamika organisasi dan perkembangan ilmu
pengetahuan, maka pedoman ini bersifat dinamis, yang artinya akan
dilakukan penyempurnaan-penyempurnaan seperlunya mengikuti
dinamika dan perkembangan tersebut di atas.

MENTERI PERTANIAN

ttd

SUSWONO