STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH

KABUPATEN BULUKUMBA

2017

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH

Jalan : Durian Nomor 2
Telepon : (0413) 81102
Kota : Bulukumba Sulawesi Selatan
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT, atas limpahan hidayah dan rahmat-Nya
sehingga Tim Penyusun telah menyelesaikan penyusunan Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan (SOP AP) Badan Penelitian dan Pengembangan Daerah
Kabupaten Bulukumba Tahun 2017.
SOP AP yang disusun dalam Buku SOP Badan Penelitian dan Pengembangan Daerah
Kabupaten Bulukumba tahun 2017 ini secara keseluruhan berjumlah 56 (Lima Puluh Enam)
Sheet SOP, terdiri dari SOP Kepala Badan sebanyak 2 (Dua) Sheet, Sekretaris Badan
sebanyak 2 (Dua) Sheet, Kegiatan Umum dan Kepegawaian sebanyak 16 (Enam Belas) Sheet,
Kegiatan Sub Bagian Program dan Keuangan sebanyak 10 (Sepuluh) Sheet, SOP Bidang
Sosial, Ekonomi, dan Pemerintahan sebanyak 15 (Lima Belas) Sheet, dam SOP Bidang
Pembangunan, Inovasi, dan Teknologi sebanyak 16 (Enam Belas) Sheet. SOP yang sudah
disusun ini diharapkan menjadi pedoman dan acuan Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam
melaksanakan tugas dan fungsi serta kewenangannya sehingga bisa memberikan kontribusi
secara maksimal bagi Badan Penelitian dan Pengembangan Daerah.
Melalui SOP ini diharapkan terbangunnya motivasi yang kuat dari Aparatur Sipil
Negara (ASN) untuk melaksanakan standarisasi yang telah ditetapkan. Dilain pihak, peluang
untuk melakukan evaluasi, pengembangan dan chek and balances juga diharapkan dapat
dilakukan secara berimbang sehingga SOP yang disusun saat ini akan terus berkembang
kearah yang lebih baik.
Akhirnya kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan sebagai
upaya penyempurnaan bagi pengembangan SOP pada Badan Penelitian dan Pengembangan
Daerah Kabupaten Bulukumba.

Bulukumba, Mei 2017

KEPALA BADAN PENELITIAN DAN

PENGEMBANGAN DAERAH,

ttd

MUHAMMAD AMRAL, S.E., M.Si.

Pangkat : Pembina Tk.I
NIP : 19620416 199303 1 004

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah untukmembangun profil
dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas,produktivitas, dan
bertanggungjawab serta memiliki kemampuanmemberikan pelayanan yang prima melalui
perubahan pola pikir (mind set)dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen
pemerintahan.
Reformasi Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama padainstansi pemerintah di
pusat dan daerah, meliputi: organisasi, tatalaksana, peraturan perundang-undangan,
sumber daya manusia aparatur,pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan
culture setaparatur.
Pada hakekatnya perubahan ketatalaksanaan diarahkan untukmelakukan penataan tata
laksana instansi pemerintah yang efektif danefisien.Salah satu upaya penataan tata laksana
diwujudkan dalambentuk penyusunan dan implementasi standar Standar
OperasionalProsedur Administrasi Pemerintahan (selanjutnya disebut dengan SOP
AP)dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah.
Kegiatan penyusunan dan implementasi SOP AP memerlukanpartisipasi penuh dari
seluruh unsur aparatur yang ada di dalam institusipemerintah. Tuntutan partisipasi penuh
dari seluruh unsur institusi inidilandasi dengan alasan bahwa pegawailah yang paling tahu
kondisi yangada di tempat kerjanya masing-masing dan yang akan langsung terkena
dampak dari perubahan tersebut.
Berdasarkan praktek penyusunan SOP AP oleh beberapaKementerian/Lembaga dan
Pemerintah Daerah ditemui perbedaanpemahaman dan variasi format dokumen SOP yang
dihasilkan.Dalamkaitan tersebut maka perlu penyempurnaan pedoman
PenyusunanStandar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)sebagai
pengganti PermenPAN Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 untukdijadikan acuan bagi
instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerahdalam menyusun SOP AP.

B. Pengertian SOP
SOP merupakan serangkaian instruksi tertulis yangdibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktivitasorganisasi. (Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012), yang terdiri dari beberapa
pengertian :
1. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yangdibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitasorganisasi, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan olehsiapa dilakukan;
2. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)adalah standar
operasional prosedur dari berbagai prosespenyelenggaraan administrasi pemerintahan
yang sesuai denganperaturan perundang-undangan yang berlaku;
3. Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaantugas dan fungsi
pemerintahan yang dijalankan oleh organisasipemerintah;
4. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dantidak rinci dari
kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orangaparatur atau pelaksana dengan
lebih dari satu peran atau jabatan;
5. SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatanyang dilakukan
oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satuperan atau jabatan.

C. Tujuan dan Sasaran SOP

Tujuan dari pedoman penyusunan SOP ini adalah untuk memberikan panduan
bagiseluruh instansi pemerintah pusat dan daerah dalam mengidentifikasi,menyusun,
mendokumentasikan, mengembangkan, memonitor sertamengevaluasi SOP AP sesuai
dengan tugas dan fungsi aparaturpemerintah.

1
 Sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui pedoman ini adalah:
1. Setiap instansi pemerintah sampai dengan unit yang terkecil memilikiSOP AP-nya
masing-masing;
2. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan;
3. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;
4. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

D. Manfaat SOP
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan
yang menjadi tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukanoleh seorang
aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab
individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;
4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung padaintervensi
manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatanpimpinan dalam pelaksanaan
proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparaturcara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasiusaha yang telah dilakukan;
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapatberlangsung
dalam berbagai situasi;
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisimutu, waktu, dan
prosedur;
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harusdikuasai oleh
aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorangaparatur
dalam melaksanakan tugasnya;
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinantuntutan hukum
karena tuduhan melakukan penyimpangan;
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan proseduraldalam memberikan
pelayanan;
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunanstandar
pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasibagi kinerja pelayanan.

E. Prinsip Penyusunan SOP

1. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkanharus dapat dengan
mudah dimengerti dan diterapkan oleh semuaaparatur bahkan bagi seseorang yang
sama sekali baru dalampelaksanaan tugasnya;
2. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harusmerupakan
prosedur yang paling efisien dan efektif dalam prosespelaksanaan tugas;
3. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selarasdengan prosedur-
prosedur standar lain yang terkait;
4. Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkanmengandung standar
kualitas atau mutu baku tertentu yang dapatdiukur pencapaian keberhasilannya;
5. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepatdapat disesuaikan
dengan kebutuhan peningkatan kualitaspelayanan yang berkembang dalam
penyelenggaraan administrasipemerintahan;
6. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-proseduryang
distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhanpengguna (customer’s needs)
sehingga dapat memberikan kepuasankepada pengguna;
7. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harusmemenuhi ketentuan
dan peraturan-peraturan pemerintah yangberlaku;
8. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harusditetapkan oleh
pimpinan sebagai sebuah produk hukum yangditaati, dilaksanakan dan menjadi

2
 instrumen untuk melindungiaparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan
hukum.

F. Prinsip Pelaksanaan SOP

1. Konsisten. SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktuke waktu, oleh
siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama olehseluruh jajaran organisasi
pemerintahan;
2. Komitmen. SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuhdari seluruh jajaran
organisasi, dari tingkatan yang paling rendahdan tertinggi;
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP AP harus terbukaterhadap
penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperolehprosedur yang benar-benar
efisien dan efektif;
4. Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakantugasnya sesuai
dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparaturmelaksanakan peran-peran
tertentu dalam setiap prosedur yangdistandarkan. Jika aparatur tertentu tidak
melaksanakan perannyadengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses,
yangakhirnya juga berdampak pada terganggunya prosespenyelenggaraan
pemerintahan;
6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telahdistandarkan harus
didokumentasikan dengan baik, sehingga dapatselalu dijadikan acuan atau referensi
bagi setiap pihak-pihak yangmemerlukan.

3
 BAB II
JENIS, FORMAT, DOKUMEN, DAN PENETAPAN SOP

A. Jenis
Adapun jenis-jenis SOP yang ada dalam kegiatan penyelenggaraanpemerintahan adalah
seperti pada uraian berikut ini:

1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan

Berdasarkan sifat kegiatan maka SOP dapat dikategorikan ke dalam duajenis, yaitu:
a. SOP Teknis
Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukanoleh satu orang
aparatur atau pelaksana dengan satu peran ataujabatan. Setiap prosedur diuraikan
dengan sangat teliti sehingga tidakada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.SOP
teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:
1) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan timkerja atau satu
jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih darisatu;
2) Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkahdetail
pelaksanaan kegiatan.
SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang yang menyangkutpelaksana
tunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dandengan peran yang sama
pula, antara lain: dalam bidang teknik, seperti:perakitan kendaraan bermotor,
pemeliharaan kendaraan, pengoperasianalat-alat, dan lainnya; dalam bidang
kesehatan, pengoperasian alat-alatmedis, penanganan pasien pada unit gawat
darurat, medical check-up,dan lain-lain.Dalam penyelenggaraan administrasi
pemerintahan, SOP teknisditerapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh
pelaksanatunggal atau jabatan tunggal, antara lain: pemeliharaan sarana
danprasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan,
korespondensi,dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian
dan lainnya.
Contoh SOP Teknis adalah: SOP Pengujian Sampel di Laboratorium,SOP Perakitan
Kendaraan, SOP Pengagendaan Surat dan SOPPemberian Disposisi.SOP teknis ini
merupakan kebutuhan organisasiKementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah
dalam pelaksanaantugas dan fungsi yang dimilikinya disamping SOP yang bersifat
administratif. Untuk itu maka SOP jenis ini harus dibuat gunamemperlancar
pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuanorganisasi/satuan organisasi di
lingkungan Kementerian/Lembaga danPemerintah Daerah guna mendukung
efektivitas dan efisiensipelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya.

b. SOP Administratif
SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dantidak rinci dari
kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orangaparatur atau pelaksana dengan
lebih dari satu peran atau jabatan.SOP administratif ini pada umumnya dicirikan
dengan:
1) Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satuaparatur atau lebih
dari satu jabatan dan bukan merupakan satukesatuan yang tunggal;
2) Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkahpelaksanaan kegiatan
yang bersifat makro ataupun mikro yangtidak menggambarkan cara melakukan
kegiatan.
SOP administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan ruanglingkup yang
besar dan tidak mencerminkan pelaksana kegiatan secaradetail dan kegiatan lingkup
mikro dengan ruang lingkup yang kecil danmencerminkan pelaksana yang
sesungguhnya dari kegiatan yangdilakukan.Dalam penyelenggaraan administrasi
pemerintahan lingkup makro,SOP administratif dapat digunakan untuk proses-
proses perencanaan,pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-
prosesdalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.SOP administratif
dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-prosesadministratif dalam operasional
seluruh instansi pemerintah, dari mulaitingkatan unit organisasi yang paling kecil

4
 sampai pada tingkatanorganisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok
danfungsinya.Contoh SOP Administrasi adalah: SOP Pelayanan Pengujian Sampel
Di Laboratorium, SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan, SOPPenanganan Surat
Masuk dan SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.Disamping merupakan
kebutuhan organisasi Kementerian/Lembagadan Pemerintah Daerah dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi, SOPadministratif ini menjadi persyaratan dalam
Kebijakan ReformasiBirokrasi. Untuk itu maka SOP jenis ini baik yang bersifat
makro danmikro harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi
sehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di lingkunganKementerian/Lembaga
dan Pemerintah Daerah.

2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

SOP menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalamdua jenis, yaitu:
a. SOP Makro adalah SOP berdasarkan cakupan dan besarankegiatannya
mencakup beberapa SOP (SOP mikro) yangmencerminkan bagian dari kegiatan
tersebut atau SOP yangmerupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yg
membentukserangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro ini
tidakmencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan olehpelaksanaanya
(misalnya, menteri X mengirim surat ke menteri Y,yang mengirim surat adalah
kurir), sedangkan SOP mikromencerminkan kegiatan yang dilakukan
pelaksananya (misalnyakurir mengirim surat, yang mengirim adalah kurir itu
sendiri bukanpelaksana lainnya).
b. SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besarankegiatannya
merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atauSOP yang kegiatannya
menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOPmakro) yang lebih besar cakupannya.

3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan kedalam dua jenis,
yaitu:
a. SOP Final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya
telahmenghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
b. SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannyabelum
menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final,sehingga kegiatan ini
masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutanyang mencerminkan produk utama
akhirnya.

4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan ke dalamdua jenis, yaitu:
a. SOP Generik (Umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatankegiatannya
relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di-SOP-kan maupun dari
tahapan kegiatan dan pelaksananya. VariasiSOP yang ada hanya disebabkan
perbedaan lokasi SOP ituditerapkan.
b. SOP Spesifik (Khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatankegiatannya
relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOPkan,tahapan kegiatan, aktor
(pelaksana), dan tempat SOP tersebutditerapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan
di tempat lain karenasifatnya yang spesifik tersebut.

B. Format
Empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan formatpenyusunan SOP yang
akan dipakai oleh suatu organisasi adalah:
(1) Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur;
(2) Berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatuprosedur;
(3) Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP; dan
(4) Apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini.
Format terbaik SOP adalah format yang sederhana dan dapatmenyampaikan informasi
yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi

5
implementasi SOP secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan
SOP.
1. Format Umum SOP
Secara umum Format SOP dapat kita kategorikan ke dalam empatjenis, yaitu:
a. Langkah sederhana (Simple Steps)
Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana. SOP inibiasanya
digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuatsedikit kegiatan dan
memerlukan sedikit keputusan yang bersifatsederhana. Format SOP ini dapat
digunakan dalam situasi yanghanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan
prosedur yangtelah disusun. Dan biasanya merupakan prosedur rutin
dansederhana. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakancenderung
sederhana dengan proses yang pendek yang umumnyakurang dari 10 (sepuluh)
langkah.
b. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Hierarchical Steps ini merupakan format pengembangan dari simplesteps. Format
ini digunakan jika prosedur yang disusun panjang,lebih dari 10 langkah dan
membutuhkan informasi lebih detail, akantetapi hanya memerlukan sedikit
pengambilan keputusan. Dalamhierarchical steps, langkah-langkah yang telah
diidentifikasidijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.
c. Grafik (Graphic)
Format Grafik (graphic) dipilih, jika prosedur yang disusunmenghendaki kegiatan
yang panjang dan spesifik. Dalam format iniproses yang panjang tersebut
dijabarkan ke dalam sub-sub prosesyang lebih pendek yang hanya berisi beberapa
langkah. Format inijuga bisa digunakan jika dalam menggambarkan
prosedurdiperlukan adanya suatu foto atau diagram.Format grafik inibertujuan
untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang adadan biasanya ditujukan
untuk pelaksana eksternal organisasi(pemohon).Salah satu varian dari SOP format
ini adalah SOP FormatAnnotated Picture (gambar yang diberi keterangan) yang
biasanyaditujukan untuk pemohon atau pengguna jasa sebuah pelayanan.
d. Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOPtersebut
diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks)dan membutuhkan
opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti:jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap”
atau “tidak”, “benar” atau“salah”, dsb. yang akan mempengaruhi sub langkah
berikutnya.

2. Format SOP AP
Format SOP AP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan ReformasiBirokrasi memiliki
format yang telah distandarkan tidak seperti formatSOP pada umumnya. Adapun
format SOP AP yang dipergunakan dalamKebijakan Reformasi Birokrasi adalah
sebagai berikut:
a. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)
Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alirbercabang
(branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yangdipakai.Hal ini
diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas danfungsi instansi pemerintah
termasuk di dalamnyaKementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat
kegiatanyang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilankeputusan
yang banyak. Oleh sebab itu untuk menyamakan formatmaka seluruh prosedur
pelaksanaan tugas dan fungsi administrasipemerintahan dibuat dalam bentuk
diagram alir bercabang(branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang
singkat (sedikit,kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.
b. Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts
Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima)simbol, yaitu: 4
(empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol ofFlowcharts) dan 1 (satu) simbol
penghubung ganti halaman (Off-PageConector). Kelima simbol yang
dipergunakan tersebut adalah sebagaiberikut:

6
 1) Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatanmulai
dan berakhir;
2) Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses ataukegiatan
eksekusi;
3) Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikankegiatan
pengambilan keputusan;
4) Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikanarah kegiatan
(arah proses kegiatan);
5) Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk mendeskripsikanhubungan
antar simbol yang berbeda halaman.

Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP APadalah:

1) SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatankegiatanyang
dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana(jabatan) dan bersifat makro
maupun mikro dan prosedur yangbersifat teknis yang detail baik yang
menyangkut urusanadministrasi maupun urusan teknis;
2) Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasipemerintahan yaitu
kegiatan eksekusi (process) dan pengambilankeputusan (decision);
3) Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena proseduryang
dideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifatteknis disamping
itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksanakegiatan sudah langsung
operasional tidak bersifat teknikal(technical procedures) yang berlaku pada
peralatan (mesin);
4) Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakankata kerja
tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yangtidak dipergunakan,
seperti: simbol pendokumentasian, symbolpersiapan, simbol penundaan, dan
simbol lain yang sejenis;
5) Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisanflowcharts secara
vertikal, artinya bahwa branching flowchartsdituliskan secara vertikal
sehingga hanya mengenalpenyambungan simbol yang menghubungkan antar
halaman(simbol segilima/off-page connector) dan tidak mengenal
symbollingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.
c. Pelaksana dipisahkan dari kegiatan
Penulisan pelaksana dalam SOP AP ini dipisahkan dari kegiatan.Oleh karena itu
untuk menghindari pengulangan yang tidak perludan tumpang-tindih
(overlapping) yang tidak efisien maka penulisankegiatan tidak disertai dengan
pelaksana kegiatan (aktor) dandipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri.
Dengan demikianpenulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang
diikutidengan obyek dan keterangan seperti: menulis laporan;mendokumentasikan
surat pengaduan; mengumpulkan bahan rapat;mengirim surat undangan kepada
peserta; meneliti berkas,menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen.
Penulisanpelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkanpada
sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiridan tidak ada
kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanandari matriks flowcharts.

C. Dokumen SOP AP
Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan format SOP.Format SOP sesuai
konsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa tidakada format SOP yang baku (standar),
yang mempengaruhi format SOPadalah tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian
maka apabilatujuan penyusunan SOP berbeda maka format SOPnya pun akan
berbeda.Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki 2 (dua)unsur utama
sesuai anatominya, yaitu: Unsur SOP dan UnsurDokumentasi (Assessories). Unsur SOP
merupakan unsur inti dari SOPyang terdiri dari Identitas SOP dan Prosedur SOP. Identitas
SOP berisidata-data yang menyangkut identitas SOP, sedangkan Prosedur SOP
berisikegiatan, pelaksana, mutu baku dan keterangan.Sesuai dengan anatomi Dokumen
SOP yang pada hakekatnyamerupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang

7
distandarkanyang secara keseluruhan membentuk satu kesatuan proses, sehinggainformasi
yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur Dokumentasidan Unsur Prosedur.
1. Unsur Dokumentasi
Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen SOP yang berisihal-hal yang
terkait dengan proses pendokumentasian SOP sebagaisebuah dokumen. Adapun
unsur dokumentasi SOP AP antara lainmencakup:
a. Halaman Judul (Cover)
Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul mukasebuah
dokumen SOP AP. Halaman judul ini berisi informasimengenai:
· Judul SOP AP;
· Instansi/Satuan Kerja;
· Tahun pembuatan;
· Informasi lain yang diperlukan.
b. Keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda
Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman setiap pegawai (baikpejabat
struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untukmelaksanakan satu tugas dan
tanggung jawab tertentu), dokumenini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam
halaman selanjutnyasetelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan Induk
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah tentang penetapandokumen SOP AP
ini.
c. Daftar isi dokumen SOP AP
Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarianinformasi dan
menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagiantertentu dari SOP AP terkait.
(Catatan: Pada umumnya, karenaprosedur-prosedur yang di SOP-kan akan
mencakup prosedur dariseluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP AP
akansangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalambeberapa
bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).
d. Penjelasan singkat penggunaan
Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen SOPAP
hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca danmenggunakan dokumen
tersebut. Isi dari bagian ini antara lainmencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan
tujuan prosedur dibuat dankebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan
singkatmengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertianumum,
memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yangdistandarkan.
2. Unsur Prosedur
Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen SOP AP. Unsurini dibagi dalam
dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan BagianFlowchart.
a. Bagian Identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP dapatdijelaskan sebagai
berikut:
1) Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja,nomenklatur satuan/unit
organisasi pembuat;
2) Nomor SOP AP, nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuaidengan tata naskah
dinas yang berlaku diKementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
3) Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP AP dibuatberupa tanggal
selesainya SOP AP dibuat bukan tanggaldimulainya pembuatannya;
4) Tanggal Revisi, tanggal SOP AP direvisi atau tanggal
rencanaditinjauulangnya SOP AP yang bersangkutan;
5) Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau samadengan
tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP AP;
6) Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkatsatuan kerja.
Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan,tanda tangan, nama pejabat yang
disertai dengan NIP sertastempel/cap instansi;
7) Judul SOP AP, judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengankegiatan yang
sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;
8) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yangmendasari
prosedur yang di-SOP-kan beserta aturanpelaksanaannya;

8
 9) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitanprosedur yang
distandarkan dengan prosedur lain yangdistandarkan (SOP AP lain yang
terkait secara langsung dalamproses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian
dari kegiatantersebut).
10) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan kemungkinan
yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atautidak dilaksanakan. Peringatan
memberikan indikasi berbagaipermasalahan yang mungkin muncul dan berada
di luar kendalipelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai
dampaklain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula
bagaimanacaramengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakankata
peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than) atau bataswaktu (dead line)
kegiatan harus sudah dilaksanakan;
11) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenaikualifikasi
pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur
yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu
pelaksana, oleh sebab itu makakualifikasi yang dimaksud adalah berupa
kompetensi (keahliandan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana
danbukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP
ini secara optimal.
12) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar
peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait
secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan.
13) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan
dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perludibuat formulir-formulir
tertentu yang akan diisi oleh setiappelaksana yang terlibat dalam proses.
(Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan
dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui
apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu bakuyang ditetapkan dalam SOP
AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk
mencatat danmendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan
pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah
selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang
memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan
denganbenar”.
b. Bagian Flowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah(prosedur)
kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian Flowchart ini
berupa flowcharts yangmenjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan
dansistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomorkegiatan;
Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur);Pelaksana yang
merupakan pelaku (aktor) kegiatan; Mutu Bakuyang berisi kelengkapan, waktu,
output dan keterangan. Agar SOPAP ini terkait dengan kinerja, maka setiap
aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan
(standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu
sehingga produk akhirnya (end product)dari sebuah proses benar-benar memenuhi
kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.Untuk
memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya SOP AP
memiliki kesamaan dalamunsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut
akanberbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing.

1. Pengertian
Apakah Flowchart itu ? Flowchart / diagram alur adalah gambar yang
menjelaskan alur proses, prosedur atau dokumen suatu kegiatan yang
menggunakan simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang untuk mempermudah
memperoleh informasi.

9
 2. Tujuan
Tujuan utama dari penggunaan flowchat adalah untuk menggambarkan suatu
tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan
menggunakan simbol-simbol standar.

3. Jenis
Flowchart dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :
a. Flowchart System : merupakan diagram air yang mengunakan sistem,
peralatan yang digunakan, pengolahan dokumen dan hubungan antar entitas.
System flowchart tidak digunakan untuk memecahkan masalah, tetapi hanya
untuk menggambar prosedur dalam system yang dibentuk dalam
memecahkan suatu masalah.
b. Flowchart Program : merupakan bagian air yang menggambarkan urutan
logika dari suatu prosedur pemecahan masalah.

Contoh Flowchart
1. Flowchart Sistem

Prosedur Mekanisme Pencairan Dana

Pelaksana Jenis Bobot
Uraian Prosedur Kepala OPD
Staf Kasubag Sekretaris Kelengkapan Waktu Hasil Ket
Badan Terkait
1 Mekanisme usulan
Ballppoint,
UP/GU/TU dari Seksi dan 15 Menit Dokumen
kertas
Subag dalam UP/GU/TU
2 Membuat surat permintaan
UP/TU beserta lampirannya Ballpoint, Draf usulan
60 Menit
dan konsep surat pernyataan kertas UP/GU?TU
penggunaan dana UP/GU/TU
3 Menerima, meneliti dan
Draf
mengoreksi draf permintaan, Ya Ballpoint, Permintaan
jika YA, diparaf dan 30 Menit
Tdk kertas Dana
diserahkan ke Sekretaris,
UP/GU/TU
jika TIDAK, ada perbaikan
4 Menerima, meneliti dan
Draf
mengoreksi draf permintaan, Ya Ballpoint, Permintaan
jika YA, diparaf dan 30 Menit
kertas Dana
diserahkan ke Kepala Badan, Tdk
UP/GU/TU
jika TIDAK, ada perbaikan
5 Menerima, meneliti dan
mengoreksi draf permintaan, Draf
jika YA, ditandatangani dan Ballpoint, Permintaan
30 Menit
diserahkan ke staf untuk kertas Dana
Tdk
proses selanjutnya, jika UP/GU/TU
Ya
TIDAK, ada perbaikan
6 Menggandakan dan
mengirim surat permintaan Draf
dan surat pernyataan Komputer, Permintaan
30 Menit
penggunaan dana print kertas Dana
UP/GU/TUuntuk proses lebih UP/GU/TU
lanjut ke OPD terkait
7 Melakukan proses dan
verifikasi surat permintaan
dan surat pernyataan
Draf
penggunaan dana UP/GU/TU
Komputer, 120 Permintaan
untuk proses pencairan, jika
print kertas Menit Dana
YA, proses pencairan
UP/GU/TU
dilanjutkan, jika TIDAK, ada
koreksi/perbaikan berkas
permintaan
8 Proses penerbitan SP2D Komputer, 60 Menit SP2D
UP/GU/TU dan melakukan print kertas Transfer
transfer dana OPD

10
2. Flowchart Program

Start

Input :
Jml Brg, Hrg Set

Tidak
Jml Brg
100?

Ya

Hitung :
Harga = jmlBrg x Hrg Set

Hitung :
Harga = 90% x jml Brg x Hrg Set

Print :
Harga

End

3. Pedoman
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat flowchart :
1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah, dari kiri ke kanan atau
sebaliknya.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati, jelas dan definisi ini
harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus disesuaikan dengan menggunakan deskripsi kata
kerja, misalkan “ Mencatat surat masuk kedalam buku agenda “.
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6. Aktivitas yang terpotong dan akan disambung ke tempat lain harus ditunjukan dengan
jelas menggunakan simbol-simbol penghubung/konektor.
7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

SIMBOL – SIMBOL FLOWCHART

1. Simbol Terminator

Mulai Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal/mulai dan

akhir suatu bagan alir

Selesai

11
 2. Simbol Proses

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

proses Pelaksanaan kegiatan

3. Simbol Pengambilan keputusan / decision

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

keputusan yang harus dibuat dalam proses
pelaksanaan kegiatan

4. Simbol aktivitas halaman berikutnya / konector

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas atau berlanjut ke
halaman lain

5. Simbol Garis Alir

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah proses

pelaksanaan kegiatan

Makna simbol
Simbol Sebutan Ukuran ( inci )
Terminator P = 0,3
L = 0,7
Proses P = 0,3
L = 0,7
Pengambilan Keputusan S = 0,5

Konektor P = 0,3
L = 0,26
Garis Alir Tentatif

D. Penetapan Dokumen SOP AP

Penetapan SOP AP sebagai sebuah peraturan yang mengikat bagiseluruh unsur yang ada
di setiap organisasi/satuan/unit kerja diLingkungan Kementerian/Lembaga/ Pemerintah
Daerah diharapkan dapatdiaplikasikan oleh pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi
di setiaptingkatan organisasi yang mandiri baik di tingkat pusat maupun diinstansi vertikal
yang ada di daerah. Untuk itulah maka penetapan SOP APdalam Kebijakan Reformasi
Birokrasi dilakukan secara berjenjang mulaidari Pimpinan Induk Organisasi yang paling
tinggi dalam hal ini adalahMenteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah untuk SOP AP
yang umum(generik) menuju unit kerja mandiri yang paling rendah untuk SOP APyang
operasional (spesifik).

12
Prosedur Penetapan Dokumen SOP AP adalah sebagai berikut:
a. Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri dan/atau UPT menyusunRancangan Dokumen
SOP dan menyampaikannya kepada TimPenyusun SOP Unit Kerja Mandiri
Pembinanya untuk diintegrasikanmenjadi Rancangan SOP Unit Kerja Mandiri
Pembinanya secaraberjenjang;
b. Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri Pembina menyampaikanRancangan Dokumen
SOP yang merupakan integrasikan dariRancangan Dokumen SOP Unit Kerja Mandiri
dan/atau UPT secaraberjenjang disampaikan kepada Tim Kerja Reformasi
BirokrasiKementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah untuk diintegrasikanmenjadi
Rancangan dokumen SOP Kementerian/Lembaga/PemerintahDaerah;
c. Tim Kerja Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga/ PemerintahDaerah
mengajukan Rancangan Dokumen SOP Pemerintah Daerah kepada
Menteri/PimpinanLembaga/Kepala Daerah untuk ditetapkan;
d. Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah menetapkan Dokumen SOPAP
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dengan PeraturanMenteri/Pimpinan
Lembaga/Kepala Daerah;
e. Pimpinan Unit Kerja Mandiri menetapkan SOP yang berlaku diLingkungannya
masing-masing berdasarkan Dokumen SOP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah
yang bersangkutan sesuaidengan tugas dan fungsinya.

13
 BAB III
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNANSOP

Keberhasilan penyusunan SOP AP memerlukan pimpinan yang memiliki komitmen yang kuat
terhadap organisasi, berkemauan, tegas, dan menerima serta melakukan perubahan. Pimpinan
merupakan aktor inti perubahan (agent of change) yang akan menjadi panutan bagi seluruh
pegawai yang menjadi bawahannya.
Penyusunan SOP meliputi siklus sebagai berikut:
1. Persiapan,
2. Penilaian Kebutuhan SOP,
3. Pengembangan SOP,
4. Penerapan SOP,
5. Monitoring dan Evaluasi SOP.

Siklus Penyusunan SOP

Persiapan

Penilaian
Kebutuhan SOP

Monitoring Pengembangan
Dan Evaluasi SOP

Integrasi (Penerapan)
SOP Dalam Manajemen

Rincian Tahapan Penyusunan SOP

Penilaian Pengembang- Integrasi dan Monitoring

Persiapan Kebutuhan an Manajemen dan Evaluasi

- Membentuk - Menyusun - Pengumpula - Perencanaan - Monitoring

tim dan rencana n informasi penerapan - Evaluasi
Kelengkapan tindak dan - Pemberitahu
nya penilaian identifikasi an
- Melakukan kebutuhan alternatif - Distribusi
pelatihan- - Melakukan - Analisis dan dan
pelatihan penilaian penilaian aksibilitas
bagi anggota kebutuhan alternatif - Pelatihan
tim - Membuat penulisan pemahaman
- Memberitah sebuah daftar SOP
ukan kepada mengenai - Pengujian
seluruh unit SOP yang dan reviu
tentang akan - Pengesahan
kegiatan dikembangk SOP
penyusunan an
SOP - Membuat
dokumen
penilian
kebutuhan
SOP

14
A. Persiapan Penyusunan SOP
Agar penyusunan SOP dapat dilakukan dengan baik, maka perlu dilakukan persiapan-
persiapan sebagai berikut:
1. Membentuk tim dan kelengkapannya
Tim terdiri:
1) Tim yang melingkupi SOP organisasi secara keseluruhan (Tim Penyusun SOP
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah).
2) Tim yang melingkupi unit-unit kerja pada berbagai level. Persiapan Penilaian
Kebutuhan Pengembangan Integrasi dalam Manajemen Monitoring dan Evaluasi:
- Membentuk tim dan kelengkapannya
- Melakukan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim
- Memberitahukan kepada seluruh unit tentang kegiatan penyusunan SOP
- Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan
- Melakukan penilaian kebutuhan
- Membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan
- Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP
- Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif
- Analisis dan pemilihan alternatif penulisan SOP
- Pengujian dan Reviu
- Pengesahan SOP
- Perencanaan penerapan
- Pemberitahuan
- Distribusi danaksibilitas
- Pelatihan pemahaman
- Monitoring
- Evaluasi

Tim Penyusunan SOP, Tim hendaknya diberikan kewenangan yang cukup untuk
melaksanakan tugasnya, agar dapat melakukan inovasi prosedur sesuai dengan
prinsip-prinsip penyusunan SOP:
1) Tim Penyusun SOP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerahbertanggung
jawab terhadap keseluruhan proses penyusunan SOP. Tim ini dibentuk dan
bertanggung jawab kepada Ketua TimReformasi Birokrasi Kementerian/
Lembaga/Pemerintah Daerahyang dalam hal ini adalah Menteri/Pimpinan
Lembaga/KepalaDaerah. Tim Penyusun SOP Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah bertugas untuk melakukan penyusunan pedoman, penyusunan program
kerja dan sosialisasi kebijakan, melaksanakan kegiatan asistensi dan fasilitas,
serta melakukan koordinasi penyusunan SOP bagi seluruh satuan/unit organisasi
yang ada di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.
2) Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri baik yang ada di tingkat Pusat maupun di
tingkat daerah bertanggung jawab terhadap Level Organisasi Level Unit
KerjaTim Penyusun SOP Tim Penyusun SOP Tim Penyusun SOP Tim Penyusun
SOP proses penyusunan SOP di unit kerja masing-masing. Tim inidibentuk dan
bertanggung jawab kepada Pimpinan Unit Mandiriyang bersangkutan.Tim
Penyusun SOP Unit Kerja Mandiribertugas untuk melakukan sosialisasi
kebijakan, melaksanakan kegiatan asistensi dan fasilitas, melakukan koordinasi
penyusunan SOP satuan/unit organisasi.
Dalam pembentukan kedua Tim di atas, dapat dilibatkan beberapa unsur:
1) Internal
Anggota tim dapat diambil dari unit yang memiliki tugas yang berkaitan dengan
peningkatan kapasitas internal manajemen.
2) Independen (Konsultan)
Anggota tim dapat diambil dari unit eksternal organisasi (konsultan).
3) Gabungan
Gabungan kedua model tim tersebut merupakan model tim yangideal.

15
 Tugas tim antara lain:
1) Melakukan identifikasi kebutuhan;
2) Mengumpulkan data;
3) Melakukan analisis prosedur;
4) Melakukan pengembangan;
5) Melakukan uji coba;
6) Melakukan sosialisasi;
7) Mengawal penerapan;
8) Memonitor dan melakukan evaluasi;
9) Melakukan penyempurnaan-penyempurnaan;
10) Menyajikan hasil-hasil pengembangan mereka kepada pimpinan.
2. Kelengkapan Tim
Hal yang perlu diperhatikan dalam membentuk tim:
a. Tim harus dilengkapi dengan kewenangan dan tanggung jawab;
b. Keanggotaan tim sebaiknya dibatasi, agar pengelolaan terhadap rentang kendali
(span of control) dapat dilakukan dengan baik;
c. Tim harus dilengkapi dengan struktur yang jelas, tidak terlalubanyak hirarki, dan
lebih bersifat fungsional sehingga dapat dibagike dalam sub-sub tim tertentu
yang menangani aspek prosedurtertentu;
d. Tim sebaiknya merumuskan dahulu apa misi, tujuan, dan sasarantim serta berapa
banyak waktu dan sumber-sumber lain yang diperlukan untuk pengembangan
SOP AP;
e. Tugas tim meliputi aspek substansi SOP dan aspekadministratif.;
f. Tim pengembangan SOP sangat tergantung dari sumber-sumber apa yang dapat
mereka peroleh dalam rangka pengembangan SOP tersebut.
Kelengkapan tim lainnya meliputi:
a. Pedoman bagi tim dalam melaksanakan tugasnya, yang berisi deskripsi mengenai
uraian tugas dan kewenangan dan mekanismekerja tim;
b. Fasilitas yang dibutuhkan tim, yaitu agar tim dapat bekerja dengan baik, seperti:
pembiayaan, sarana dan prasarana, dan kebutuhan lainnya;
c. Komitmen pimpinan untuk mendukung kerja tim;
d. Memberikanpelatihan bagi anggota tim;
e. Memastikan bahwa seluruh unit mengetahui upaya pimpinan untuk melakukan
perubahan terhadap prosedur.
B. Penilaian Kebutuhan SOP
Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk
mengidentifikasi tingkat kebutuhan SOP yang akandisusun. Bagi organisasi yang sudah
memiliki SOP, maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP yang
sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan. Bagi
organisasi yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses inimurni merupakan
proses mengidentifikasi kebutuhan SOP.
1. Tujuan penilaian kebutuhan SOP:
Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup, jenis, dan
jumlah SOP yang dibutuhkan:
a. Ruang lingkup, berkaitan dengan bidang tugas dari prosedur prosedur operasional
untuk distandarkan;
b. Jenis, berkaitan dengan tipe dan format SOP yang sesuai untuk diterapkan;
c. Sedangkan jumlah, berkaitan dengan jumlah SOP yang dibuat sesuai dengan
prioritas.
Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dalam ketika melakukan penilaian
kebutuhan, yaitu:
a) Lingkungan Operasional
Yang dimaksud dengan lingkungan operasional adalah lingkunganyang harus
dipertimbangkan oleh organisasi dalam melaksanakan operasinya (tugas dan
fungsinya), baik internal maupun eksternal.Berikut ini adalah berbagai hal yang

16
 dapat membantumengidentifikasi aspek-aspek lingkungan operasional yang
mungkindapat mempengaruhi SOP :
1) Hubungan antara organisasi dengan berbagai organisasi terkait;
2) Hubungan organisasi dengan berbagai organisasi sejenis di daerahlain;
3) Sumberdaya manusia yang ada dalam organisasi.
b) Kebijakan Pemerintah
Yang dimaksud dengan kebijakan pemerintah adalah peraturan perundang-
undangan yang memberikan pengaruh dalam penyusunan SOP. Peraturan
perundang-undangan dimaksud bisa berbentuk undang-undang, peraturan
pemerintah, peraturan presiden peraturan daerah atau bentuk peraturan lain yang
terkait dengan organisasi pemeritah. Dalam prakteknya kebijakan-kebijakan
pemerintah akan selaluberubah, yang perubahannya akan mempengaruhi
operasionalisasisuatu organisasi.Misalnya kebijakan berkenaan dengan petunjuk
teknis akan sangat memberikan warna pada perumusan SOP suatu organisasi
pemerintah.
c) Kebutuhan Organisasi dan Pemangku Kepentingan
Penilaian kebutuhan organisasi dan pemangku kepentingan(stakehodler) berkaitan
erat dengan prioritas terhadap prosedur-prosedur yang mendesak untuk segera
distandarkan. Kebutuhan mendesak dapat terjadi karena perubahan struktur
organisasi(susunan organisasi dan tata kerja), atau karena desakan
daristakeholdersyang menginginkan perubahan terhadap kualitas pelayanan.
Kebutuhan juga dapat terjadi karena perubahan-perubahan padasarana dan
prasarana yang dimiliki, seperti penggunaan teknologibaru dalam proses
pelaksanaan prosedur yang menyebabkan perlu dilakukan perbaikan-perbaikan
prosedur. Hal lain yang juga terkait dengan kebutuhan organisasi terhadap SOP
AP adalah perkembangan teknologi.

2. Langkah-langkah penilaian kebutuhan

a. Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan.
Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadisebuah proses
yang cukup padat dan memakan waktu yang cukuplama. Oleh karena itu perlu
disusun sebuah rencana dan target target yang jelas, serta pembagian tugas
siapa melakukan apa. Untuk membantu menyusun rencana tindak, dapat
digunakan Rencana Tindak Tim Penyusunan SOP Uraian Kegiatan Output
Penanggung Jawab Jadual.
b. Melakukan penilaian kebutuhan
Jika organisasi telah memiliki SOP, dan ingin melakukan penyempurnaan
terhadap SOP yang telah ada, maka proses penilaian kebutuhan dapat dimulai
dengan mengevaluasi SOPyang sudah ada.Untuk memudahkan penilaian
kebutuhan, SOP pada dasarnya dapat dibagi ke dalam beberapa klasifikasi
ruang lingkup, yaitu:
1) Instansional/organisasional
Pada tingkatan instansional SOP dapat dibagi ke dalam dua kelompok jenis
tugas, yaitu kelompok lini dan pendukung. SOP juga dapat dikelompokkan
atas dasar level unit kerja padainstansi, mulai pada tingkatan organisasi
secara keseluruhan, uniteselon I sampai dengan unit eselon yang paling
bawah IV atau V.Atas klasifikasi ini, dapat dibuat matriks kebutuhan secara
instansional sebagai berikut:
Identifikasi SOP Pada Setiap Level Satuan Kerja dan Jenis Tugas
Jenis Tugas
Level Satuan Kerja
Lini Pendukung
Organisasi
Eselon I
Eselon II
Eselon III
Eselon IV
Eselon V

17
 Klasifikasi juga dapat lebih dirinci dengan memisahkan tugas linidan
pendukung berdasarkan siklus proses manajemen, yaitu perencanaan,
pelaksanaan, monitoring dan evaluasi.Skema penurunan SOP sampai pada
level organisasi yang terbawah.
2) Level pemerintahan
Dalam klasifikasi ini SOP dapat dibedakan ke dalam tingkatan pemerintahan
nasional dan sub nasional (provinsi dan kabupaten/kota). Pada kedua
tingkatan level pemerintahan ini,umumnya melingkup SOP-SOP yang
sejenis, antara lain: SOP perencanaan nasional, penyusunan rencana kerja
pemerintah, penyusunan rencana kerja kementerian/lembaga atauSKPD,
perumusan kebijakan dan lainnya. SOP yang terkait dengan level
pemerintahan nasional dan sub nasional, juga sering kali dihubungkan
dengan penanganan hal-hal yang darurat,seperti misalnya penanganan
bencana alam, perang, konflik antardaerah, dan lainnya.
c. Membuat sebuah daftar mengenai SOP AP yang akandikembangkan.
Dari tahapan b di atas, dapat disusun sebuah daftar mengenai SOP apa saja
yang akan disempurnakan maupun dibuatkan yang baru. Setiap SOP yang
masuk ke dalam daftar disertai dengan pertimbangan dampak yang akan
terjadi baik secara internal maupun eksternal apabila SOP ini dikembangkan
dan dilaksanakan. Informasi ini akan memudahkan bagi pengambil
keputusan untuk menetapkan kebutuhan SOP yang akan diterapkan dalam
organisasi.
d. Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP
Sebagai sebuah tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP, tim harus
membuat sebuah laporan atau dokumen penilaian kebutuhan SOP. Dokumen
memuat hasil kesimpulan semua temuan dan rekomendasi yang didapatkan
dari proses penilaian kebutuhan ini.

C. Pengembangan SOP
Tahap selanjutnya setelah kita melakukan penilaian kebutuhan (need assessment) adalah
melakukan pengembangan SOP AP. Sebagai sebuah standar yang akan dijadikan acuan
dalam proses pelaksanaan tugas keseharian organisasi, maka pengembangan SOP AP
tidak merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan sekali langsung jadi, tetapi memerlukan
riviu berulang kali sebelum akhirnya menjadi SOP AP yang valid dan reliabel yang benar-
benar menjadi acuan bagi setiap proses dalam organisasi.Pengembangan SOP AP pada
dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci
sebagai berikut:
1. Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatif;
2. Analisis dan Pemilihan Alternatif;
3. Penulisan SOP;
4. Pengujian dan Riviu SOP;
5. Pengesahan SOP.

Tahapan Pengembangan SOP

Di antara tahapan penulisan, riviu dan pengujian SOP terdapat tahapan yang bersifat
pengulangan untuk memperoleh SOP yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Namun
demikian, urutan proseskegiatan ini dapat bervariasi sesuai dengan metode dan kebutuhan
organisasi dalam pengembangan SOP-nya.
1. Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif SOP
Berdasarkan penilaian kebutuhan (need assessment) dapat ditentukan berbagai
informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan SOP. Identifikasi informasi yang
akan dicari, dapat dipisahkan mana informasi yang dicari dari sumber primer dan mana
yang dicari darisumber sekunder.Ada berbagai kemungkinan teknik pengumpulan
informasi yangdapat digunakan untuk mengembangkan SOP, seperti melalui
brainstorming, focus group, wawancara, survey, benchmark, telaahan dokumen dan
lainnya. Teknik mana yang akan digunakan, sangat terkait erat dengan instrumen
pengumpul informasinya.

18
a. Teknik curah pendapat (brainstorming)
Teknik curah pendapat, biasanya dilakukan dalam keadaan tim tidak memiliki
cukup informasi yang diperlukan dalam pengembangan SOP. Pada organisasi yang
baru berdiri, atau organisasi yang belum memiliki SOP, kemungkinan kondisi
seperti ini dapat terjadi. Oleh karena itu teknik ini akan dapat membantu
pemahaman tim terhadap kebutuhan SOP yangdiharapkan.

b. Teknik diskusi terfokus (focus group discussion)

Teknik focus group discussion dilakukan jika tim telah memiliki informasi
prosedur-prosedur yang akan distandarkan tetapi inginlebih mendalaminya dari
orang-orang yang dianggap menguasai secara teknis berkaitan dengan informasi
tersebut. Focus groupdiscussion akan sangat bermanfaat dalam menemukan
prosedur-prosedur yang dianggap efisien cepat dan tepat.
c. Teknik wawancara
Teknik wawancara dilakukan jika tim ingin mendapatkan informasi secara
mendalam dari seorang informan kunci, yaitu orang yang menguasai secara teknis
berkaitan dengan prosedur-prosedur yang akan distandarkan. Keberhasilan teknik
ini tergantung dari instrumen yang digunakan, pemilihan key informan (nara
sumber) yang benar-benar tepat, dan pewawancara.
d. Teknik Survey
Teknik survey dilakukan jika tim ingin memperoleh informasi darisejumlah besar
orang yang terkait dengan pelayanan melalui representasinya yang dipilih secara
acak yang kemudian disebut responden.Teknik ini biasanya dilakukan untuk
memperoleh gambaran mengenai kualitas pelayanan apa yang diinginkan
olehmasyarakat/pelanggan. Informasi mengenai gambaran kualitas pelayanan
sangat penting dalam pengembangan SOP.
e. Teknik perbandingan kualitas (benchmark)
Teknik benchmark dilakukan jika tim memandang bahwa terdapatbanyak unit
sejenis yang sudah memiliki SOP dapat dijadikancontoh untuk pengembangan SOP.
Dari segi waktu teknik iniakan mempercepat proses perumusan SOP.
f. Telaahan dokumen (review document)
Telaah dokumen dilakukan untuk memperoleh informasi sekunderdari dokumen-
dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan perundangan-perundang yang
terkait dengan prosedur yang akan distandarkan.

Dalam prakteknya berbagai teknik di atas dapat digunakan secara simultan untuk
memperoleh hasil pengembangan SOP yang baik.Proses pengumpulan informasi
menghasilkan identifikasi prosedur-prosedur yang akan distandarkan, baik dalam
bentuk penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada sebelumnya, pembuatan
prosedur-prosedur yang sudah ada namun belum distandarkan, atau prosedur-prosedur
yang belum ada sama sekali/baru.
Sebagai alternatif cara untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP dapat dipergunakan cara
identifikasi judul-judul SOP dengan melakukananalisis tugas dan fungsi yang dimiliki
organisasi sesuai dengan peraturan pembentukan organisasi yang bersangkutan. Cara
identifikasi ini dilakukan berdasarkan asumsi-asumsi sebagai berikut:
1. Bahwa setiap organisasi pemerintah dapat dipastikan selalu memiliki peraturan
mengenai struktur organisasi dan tata kerja sebagai dasar pembagian struktur
organisasi serta pembagian tugas dan fungsi organisasinya;
2. Bahwa tugas dan fungsi organisasi pemerintah terbagi habis seiring dengan
pembagian struktur organisasi dari tingkatan tertinggi sampai dengan tingkatan
terendah;
3. Bahwa setiap tugas (dan fungsi) struktur terendah dalam organisasi pemerintah
dapat dipastikan mencerminkan fungsi dari tugas danfungsi struktur tingkat
atasnya sampai struktur yang paling tinggi.Atau dengan kata lain bahwa tugas (dan
fungsi) yang ada di dalam struktur terendah merupakan operasionalisasi tugas (dan
fungsi)seluruh tingkatan yang ada dalam struktur organisasi yang bersangkutan;

19
 4. Bahwa tugas dan fungsi organisasi pemerintah tercerminkan dari output final atau
end product (keluaran akhir) yang dihasilkan olehseluruh tingkatan struktur
organisasi yang bersangkutan baik yangberupa barang/benda (dokumen) yang
berdimensi produk maupun berupa jasa/kegiatan yang berdimensi proses;
5. Bahwa judul-judul SOP dirumuskan berdasarkan output finalyang didahului aspek
kegiatan (aspek prosedur) secara keseluruhan(makro) maupun secara parsial
(mikro), yaitu: saat awal (pra), padasaat (in) dan setelahnya (pasca);
6. Bahwa setiap organisasi pemerintah memiliki fungsi operating core(fungsi
utama), fungsi techno-structure (fungsi bantuan teknis) seperti pengawasan dan
fungsi support staff (fungsipendukung/kesekretariatan) sehingga judul-judul SOP
AP sangatditentukan jenis-jenis fungsi yang diemban oleh struktur organisasi yang
bersangkutan dan sekaligus sebagai leading sector (unit inti)fungsi tersebut;
7. Bahwa fungsi-fungsi struktur organisasi pemerintah yang sama akan memiliki
SOP AP yang relatif sama dengan perbedaan hanya pada kolom pelaksana dan
mutu baku serta identitas tertentu saja.

Adapun langkah-langkah identifikasi SOP berdasarkan analisis tugasdan fungsi yang

dimiliki organisasi pemerintah adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis Tugas dan Fungsi Organisasi Pemerintah
Analisis tugas dan fungsi dilakukan dengan memerinci (mem-breakdown)tugas
dan fungsi struktur organisasi terendah menjadikegiatan yang operasional yang
mencerminkan output sementaranya baik yang berdimensi produk maupun yang
berdimensi proses;
2. Mengidentifikasi output final (end-product)
Identifikasi output final (end-product) dari output sementara yang dihasilkan
struktur terendah organisasi pemerintah dengan melakukan penelusuran struktur
yang menghasilkan output finaltersebut;
3. Mengidentifikasi aspek kegiatan dari output final (end-product)
Identifikasi aspek kegiatan dari output final (end-product) dengan merumuskan
aspek kegiatan keseluruhan (makro) dan aspek parsial(mikro) yang ada di awal
(pra), pada saat (in) dan setelah (pasca) dari(mikro)output final tersebut;
4. Merumuskan judul SOP
Rumusan judul SOP dilakukan dengan menggabungkan aspekkegiatan dengan
output final (end-product). Penggabungan aspekkegiatan secara keseluruhan
(makro) dengan output final menjadi judul SOP makro dan penggabungan aspek
parsial (mikro) menjadijudul SOP mikro;
5. Mengindentifikasi seluruh judul SOP
Identifikasi seluruh SOP yang telah dihasilkan baik judul SOP makro dan mikro
dengan mengelompokkan sesuai dengan tingkatstruktur organisasinya.
Keseluruhan judul SOP inilah merupakan kebutuhan riil SOP yang harus disusun.

2. Analisis dan Pemilihan Alternatif (dibuat dalam bentuk pointers)

Prinsip-prinsip penyusunan SOP sebagaimana diuraikan dalam bab sebelumnya
sebelumnya dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan mana alternatif
prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan antara lain,yaitu :
a. Kemudahan dan kejelasan
b. Efisiensi dan efektivitas
c. Keselarasan
d. Keterukuran
e. Dinamis
f. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani)
g. Kepatuhan hukum
h. Kepastian hukum
Dengan menggunakan aspek-aspek tersebut di atas, setiap alternative prosedur dapat
diuji satu per satu. Hasil pengujian akan memberikan informasi mengenai keuntungan
dan kerugian dari setiap alternatif yang diajukan.

20
 3. Penulisan SOP
Kegiatan penulisan SOP adalah pembuatan unsur prosedur SOP yang terdiri dari
bagian flowchart dan identitas dengan menggunakan lima simbol dan format diagram
alir bercabang (branching flowchart)yang telah dibahas pada BAB sebelumnya. Dalam
menentukan SOP yang akan dibuat, terlebih dahulu diidentifikasi melalui tugas dan
fungsi sebagaimana yang telah dijelaskan pada bagian penilaian kebutuhan. Hal yang
penting dalam proses ini adalah bahwa aktivitas yang terdapat dalam organisasi saling
terkait dengan proses dan prosedur yang akan distandarkan.
4. Pengujian dan reviu SOP
Tahapan pengujian dan reviu dilakukan melalui dua cara, yaitu:
(1) Simulasi, yaitu kegiatan menjalankan prosedur sesuai dengan SOP yang telah
dibuat, tetapi tidak dengan pelaksana yang sebenarnya, melainkan oleh tim
penyusun SOP untuk melihat apakah prosedur yang disusun telah memenuhi
prinsip penyusunan SOP, dan;
(2) Uji Coba, yaitu kegiatan percobaan untuk menjalankan prosedur sesuai dengan
SOP yang telah dibuat dengan melibatkan pelaksana yang sebenarnya sehingga
kendala-kendala yang kemungkinan ditemui pada tahapan penerapan nantinya,
dapat dikenali terlebih dahulu.

5. Pengesahan SOP
Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan puncak.
Proses pengesahan akan meliputi penelitian ulang oleh pimpinan puncak terhadap
prosedur yang distandarkan.
Namun demikian, pimpinan puncak, yang pada umumnya memiliki tingkat kesibukan
yang padat, kadang kala tidak memiliki banyak waktu untuk meneliti secara seksama satu
persatu prosedur yang telah dirumuskan oleh tim. Oleh karena itu, jika tim menyusun
ringkasan eksekutif (executive summary), yang isinya secara garis besar telah diuraikan di
atas, akan sangat membantu pimpinan puncak dalam memahami hasil rumusan sebelum
melakukan pengesahan.

D. Penerapan SOP
Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dapat tercapai:
a. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru/diubah dan mengetahui alasan
perubahannya;
b. Salinan/CopySOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua
pengguna yang potensial;
c. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua
pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP AP secara aman
dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam
melaksanakan SOP);
d. Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi
masalah-masalah yang mungkin muncul, dan menyediakan dukungan dalam proses
penerapan SOP.
Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses simulasi dan
pengujian pada tahapan pengembangan SOP.Artinya, keberhasilan pada tahapan tersebut
juga akan menjamin keberhasilan pada praktek senyatanya. Atas dasar hal tersebut di atas,
untuk menjamin keberhasilanpenerapan SOP diperlukan strategi penerapan yang meliputi
langkah langkah sebagai berikut:
1. Perencanaan Penerapan SOP
Pengembangan atau perubahan SOP harus disertai dengan rencana penerapan yang
tepat. Rencana penerapan akan memberikan kesempatan untuk setiap anggota
organisasi yang berkepentingan untuk mempelajari dan memahami semua tugas,
arahan, dan jadwal sertakebutuhan sumberdaya yang terkait.
2. Pemberitahuan (Notification)
Langkah selanjutnya dari proses penerapan setelah penyusunan rencana penerapan
adalah proses pemberitahuan/penyebarluasan informasi perubahan.

21
 3. Distribusi dan Aksesibilitas
Salinan/copy dari berbagai SOP yang dikembangkan harus tersediauntuk semua
pelaksana yang terkait dalam SOP tersebut. Jika pelaksana tidak memiliki akses
terhadap SOP yang baru dikembangkan, maka SOP tidak dapat diterapkan dengan
baik,sehingga mereka tidak dapat dianggap bertanggung jawab jika terdapat
kesalahan prosedur.

4. Pelatihan Pemahaman SOP

Penerapan SOP yang efektif terkadang membutuhkan pelatihan untuk
pelaksananya.Tergantung dengan kebutuhan dan waktu yangada, pelatihan bisa
dalam bentuk formal atau informal, dilaksanakan dalam kelas ataupun pada
pelaksanaan tugas sehari-hari.Tapi apapun bentuknya, yang paling utama adalah
program yang dirancang harus dapat memenuhi prinsip-prinsip pendidikan orang
dewasa, dengan mempertimbangkan empat komponen utama: motivasi, alih
informasi, kesempatan untuk melatih keterampilan baru, dan peningkatan
kemampuan. Pemberian pelatihan dimulai dengan penilaian kebutuhan pelatihan,
penyusunan materi pelatihan, pemilihan peserta pelatihan, pemilihan instruktur, serta
penjadwalan dan pengadministrasian pelatihan.
5. Supervisi
Penerapan SOP juga memerlukan adanya supervisi sampai SOPAP benar-benar
dikuasai oleh para pelaksana. Dalam kaitan dengan halini, maka perlu dibentuk tim
yang selalu siap memberikan supervise secara terus menerus.

E. Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP

Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga proses
penerapannya dapat berjalan dengan baik.Masukan-masukan dalam setiap upaya
monitoring akan menjadi bahanyang berharga dalam evaluasi sehingga penyempurnaan-
penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat sesuai kebutuhan.
1. Monitoring
Proses ini harus diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana
sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP yang baru,
mengidentifikasi permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara untuk
meningkatkan hasil penerapan atau menyediakan dukungan tambahan untuk semua
pelaksana.Monitoring SOP dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam) bulansekali
sedangkan pelaksanaan monitoring secara umum melekat pada saat SOP dilaksanakan
oleh pelaksananya. Dengan menggunakan instrumen-instrumen tersebut selanjutnya
dapat ditentukan metode-metode monitoring, yang antara lain dapat berupa:
a. Observasi Supervisor. Metode ini menggunakan supervisor di setiap unit kerja
sebagai observer yang memantau jalannya penerapan SOP;
b. Interview dengan pelaksana. Monitoring dilakukan melalui wawancara dengan para
pelaksana;
c. Interview dengan pelanggan/anggota masyarakat. Pengumpulan informasi dari
pihak luar organisasi, terutama para pelanggan atau masyarakat;
d. Pertemuan dan diskusi kelompok kerja;
e. Pengarahan dalam pelaksanaan. Monitoring juga dapat dilakukan melalui
pengarahan-pengarahan dalam pelaksanaan, untuk menjamin agar proses berjalan
sesuai dengan prosedur yang telah dibakukan.

2. Evaluasi
SOP secara substansial akan membantu organisasi untuk mewujudkan sebuah
komitmen jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih
efektif dan kohesif. Tidakselamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena
perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yangtelah ada.
Oleh karena itulah SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar prosedur-prosedur
dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik.Evaluasi

22
SOP secara regular dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun dan secara
insidentildapat dilakukan sesuai kebutuhan organisasi yang bersangkutan.
Tahapan evaluasi dalam siklus penyusunan SOP merupakan sebuah analisis yang
sistematis terhadap serangkaian proses operasidan aktivitas yang telah dibakukan
dalam bentuk SOP dari sebuah organisasi dalam rangka menentukan efektivitas
pelaksanaan tugas danfungsi organisasi secara keseluruhan. Tujuannya adalah untuk
melihat kembali tingkat keakuratan dan ketepatan SOP yang sudah disusun dengan
proses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi sehingga organisasi dapat berjalan
secara efisien dan efektif.

23
 BAB IV
PENUTUP

Meskipun Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan bagian kecil dari aspek
penyelenggaraan administrasi pemerintahan, besar harapan untuk menciptakan pemerintahan
yang efisien, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat.
Oleh karena itu, SOP ini juga menjadi instrumen yang sangat penting untuk mendorong
setiap instansi/OPD masing-masing dalam merancang/menentukan alir program dan kegiatan
sesuai arah kebijakan OPD, sehingga mereka dapat lebih meningkatkan kualitas pelayanan
kepada masyarakat, yang pada gilirannya, peningkatan kualitas pelayanan ini akan
meningkatkan akuntabilitas yang pada akhirnya juga akan meningkatkan kepekaan masyarakat
kepada pemerintah. Namun demikian SOP memiliki peran yang sangat penting dalam
pemerintahan dan diharapkan menjadi pedoman dan acuan Aparatur Sipil Negara (ASN)
dalam melaksanakan tugas dan fungsi serta kewenangannya sehingga bisa memberikan
kontribusi secara maksimal bagi Badan Penelitian dan Pengembangan Daerah., kemudian
menjadi alir intropeksi/koreksi serta proses internal bagi Unit Kerja masing-masing.

24