SOP

2013

STANDAR
OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)

DINAS PERINDUSTRIAN
DAN PERDAGANGAN
KOTA MALANG

Gedung Perkantoran Terpadu (Block Office)

Jl. Mayjen Sungkono
Malang
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan
hidayahnya dapat disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Malang. Penyusunan SOP ini dilandasi suatu pemikiran bahwa untuk
mewujudkan good governance perlu dikembangkan paradigma pelayanan customer driven
government.

Dalam rangka mengimplementasikan paradigma pelayanan customer driven government

tersebut, maka perlu untuk membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki
integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan
yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem
manajemen pemerintahan yang terangkum dalam kebijakan reformasi. Sebagaimana diatur dalam
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 35 tahun 2012, reformasi birokarasi
mencakup delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah,
meliputi: organisasi, tatalaksana, peraturan peraturan perundang-undangan, sumber daya
manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set
aparatur. Selanjutnya, salah satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam bentuk
penyusunan dan implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pelaksanaan tugas
dan fungsi aparatur pemerintah.

Semoga Standar Operasional Prosedur (SOP) ini bermanfaat sebagai bagian dari upaya
perwujudan reformasi birokrasi untuk mewujudkan good governance.

Malang,

KEPALA DINAS PERINDUSTRIAN

dan PERDAGANGAN,

Ir. HADI SANTOSO

Pembina Utama Muda
NIP. 19610615 198903 1 017
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang undangan bagi
setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif
yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Pelayanan publik sebagaimana
diatur dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan aparatur Negara ( Men-PAN)
No.81 tahun 1993 merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh instansi pemerintah
di pusat, daerah dan lingkungan Badan Usaha Milik Negara / Daerah untuk memberikan
pelayanan umum dalam bentuk barang atau jasa, baik dalam rangka upaya pemenuhan
kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
 Sebagai pelaksana otonomi daerah di bidang perindustrian dan perdagangan, Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang juga berkewajiban menyelenggarakan
pelayanan public, serta melaksanakan tugas pokok penyusunan dan pelaksanaan
kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang perindustrian dan perdagangan. Dalam
melaksanakan tugas pokok dan kewajiban tersebut, Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Malang berupaya untuk mewujudkan good governance dengan mengembangkan
paradigma pelayanan customer driven government, antara lain sebagai berikut : (1) lebih
fokus pada kegiatan fasilitasi untuk berkembangnya iklim yang kondusif bagi kegiatan
pelayanan masyarakat; (2) lebih fokus pada pemberdayaan masyarakat; (3) fokus pada
pencapaian visi, misi, tujuan, sasaran dan hasil (outcomes); (4) fokus pada kebutuhan dan
keinginan masyarakat; (5) pada hal tertentu, organisasi pemberi layanan juga berperan
untuk memperoleh pendapatan dari pelayanan yang dilaksanakan; (6) fokus pada antisipasi
terhadap permasalahan pelayanan; dan (7) lebih mengutamakan desentralisasi dalam
pelaksanaan pelayanan (Lembaga Administrasi Negara:2003, 27).
Dalam rangka mengimplementasikan paradigma pelayanan customer driven
government tersebut, maka perlu untuk membangun profil dan perilaku aparatur negara
yang memiliki integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki
kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set)
dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan yang
terangkum dalam kebijakan reformasi. Sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 35 tahun 2012, reformasi birokarasi mencakup
delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah, meliputi:
organisasi, tatalaksana, peraturan peraturan perundang-undangan, sumber daya
manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture
set aparatur.
Merujuk pada peraturan tersebut, perubahan ketatalaksanaan diarahkan untuk
melakukan penataan tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan efisien. Salah
satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan
implementasi Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (selanjutnya
disebut dengan SOP AP) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud standar operasional prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai tahapan yang
dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja.
Tujuan:
1. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan;
2. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;
3. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
C. Ruang Lingkup
Standar Operasional Prosedur (SOP) ini digunakan untuk seluruh pejabat dan
pelaksana di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang

D. Dasar Hukum

1. Peraturan Presiden Republik Indonesia nomor 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design
Reformasi Birokrasi 2010-2015;

2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21//M.PAN/II/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan;

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang

Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;

4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20

Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2015;

5. Peraturan Daerah Kota Malang Nomor 6 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Dinas Daerah

6. Peraturan Walikota Malang Nomor 51 Tahun 2012 tentang Uraian Tugas Pokok, Fungsi
dan Tata Kerja Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang

E. Manfaat
Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) lingkup pelaksanaan tugas dan fungsi
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang meliputi antara lain :
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan
yang menjadi tugasnya;

2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang
aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;

3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab

individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;

4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen,sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari;

5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;

6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit
untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah
dilakukan;
 7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat
berlangsung dalam berbagai situasi;
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu,
waktu, dan prosedur;

9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai

oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;

10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;

11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur
dalam melaksanakan tugasnya;

12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan
hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;

13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;

14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam

memberikan pelayanan;

15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar

pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan.

F. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan buku Standar Operasional Prosedur (SOP) ini terdiri dari
empat bab. Pada Bab I Pendahuluan berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan,
ruang lingkup, dasar hukum, manfaat dan sistematika penulisan. Pada bab ini membahas
tentang latar belakang mengapa SOP ini ditulis, maksud dan tujuan yang hendak dicapai,
dasar hukum dan manfaat yang akan diperoleh, ruang lingkup permasalahan apa yang
dikemukakan dalam buku ini serta sistematika penulisan.
Sementara itu, pada Bab II berisi tentang penjelasan dan prinsip pelaksanaan SOP
yang meliputi isi form SOP dan prinsip pelaksanaan SOP. Pada bab ini akan dibahas
tentang isi form SOP yang memuat informasi dan istilah-istilah tentang SOP dan beberapa
prinsip dasar yang harus dipenuhi dalam penyusunan SOP.
Selanjutnya, pada Bab III berisi SOP pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Malang. Bab ini akan membahas tentang uraian Standar Operasional Prosedur yang
ada di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang, yang meliputi
bagian-bagian atau bidang-bidang yang ada yaitu;
1. SOP untuk Sekretariat, yang meliputi;
a. SOP Bagian Umum,
b. SOP Bagian Keuangan,
c. SOP Bagian Penyusunan Program.
 d. SOP Teknologi Informasi dan Komunikasi
2. SOP untuk Bidang Perindustrian Agro dan Kimia, meliputi;
a. SOP seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Makanan dan Minuman;
b. SOP Seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Hasil Pertanian dan Kehutanan
c. SOP Seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Kimia
3. SOP untuk Bidang Perindustrian Industri Logam, Mesin, Elektronika, Tekstil dan Aneka
(ILMETA) dan Industri Alat Transportasi dan Telematika (IATT) meliputi:
a. SOP seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Logam dan Mesin
b. SOP seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Tekstil dan Aneka
c. SOP seksi Pembinaan dan Pengembangan Industri Elektronika dan Industri Alat
Transportasi dan Telematika
4. SOP untuk Bidang Perdagangan, meliputi;
a. SOP Seksi Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan
b. SOP Seksi Distribusi dan Ekspor Impor,
c. SOP Seksi Promosi
5. SOP untuk Bidang Perlindungan Konsumen, meliputi;
a. SOP Seksi Pemberdayaan Konsumen
b. SOP Seksi Pengawasan Barang Beredar dan Jasa
c. SOP Seksi Kemetrologian.
Dan terakhir Bab IV, yaitu Penutup yang berisi kata akhir.

BAB II
PENJELASAN FORM DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP

G. Isi Form SOP

Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang
distandarkan, yang secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu
kesatuan proses. Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai
berikut:
 1. Satuan kerja, unit kerja yang mana dalam hal ini adalah instansi Dinas Perindustrian
dan Perdagangan Kota Malang;
2. No SOP, nomor prosedur yang di SOP kan;
3. Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat;
4. Tanggal Revisi , tanggal SOP direvisi;
5. Tanggal Pengesahan, tanggal SOP diberlakukan;
6. Nama SOP, nama prosedur yang di SOP kan
7. Dasar Hukum, peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur;
8. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang
dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan;
9. Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan
dengan prosedur lain yang distandarkan;
10. Peralatan dan perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan;
11. Uraian SOP, menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari
prosedur yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas
hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan persyaratan kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan
outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhir (end
product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan
sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.

H. Prinsip Penyusunan dan Pelaksanaan SOP

Dalam penyusunan SOP, menggunakan prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat
dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi
seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya;

b. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan

prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;

c. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan

prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
d. Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan
mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur
pencapaian keberhasilannya;

e. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat

disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang
berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;

f. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur- prosedur yang
 distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs)
sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna;

g. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi

ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;

h. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus

ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati,
dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana
dari kemungkinan tuntutan hukum.

Sedang dalam pelaksanaan SOP digunakan prinsip-prinsip sebagai berikut:

a. Konsisten. SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu,
oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran
organisasi pemerintahan;

b. Komitmen. SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh

jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi;

c. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP AP harus terbuka

terhadappenyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang
benar-benar efisien dan efektif;
d. Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;

e. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan peran-

peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu
tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu
keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses
penyelenggaraan pemerintahan;

f. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus

didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau
referensi bagi setiap pihak-pihak yang

BAB IV
PENUTUP

A. Penutup
 Untuk mencapai tujuan Kebijakan Reformasi Birokrasi, maka Standar Operasional
Prosedur (SOP) yang telah disusun harus dapat dilaksanakan oleh seluruh jajaran Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang yang menuntut komitmen yang tinggi dari
pejabat dan seluruh aparat. Untuk itu, penerapan SOP harus dapat memastikan pencapaian
tujuan-tujuan berikut:
a. Setiap pelaksana mengetahui SOP AP yang baru/ diubah dan mengetahui alasan
perubahannya;

b. Salinan/ Copy SOP AP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh
semua pengguna yang potensial;

c. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP AP dan dapat menggunakan

semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP AP
secara aman dan efektif(termasuk pemahaman akan akibat yang akan
terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP AP);

d. Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi

masalah-masalah yang mungkin muncul, dan menyediakan dukungan
dalam proses penerapan SOP AP.

Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses

evaluasi dan pengembangan SOP. Artinya, untuk menjamin keberhasilan dalam penerapan
SOP maka diperlukan evaluasi secara terus menerus dan pengembangan SOP
menyesuaikan dengan tuntutan peraturan perundangan, perkembangan serta perubahan
tugas pokok dan fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Malang.