SPO

Dalam Permenpan nomor 21 tahun 2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan disebutkan bahwa dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi
diseluruh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah maka dipandang perlu menyusun Standar Operasi
Prosedur Administrasi Pemerintahan. Salah satu aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi
yang memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomis adalah dengan menerapkan standard operating
procedures (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan adiministrasi pemerintahan. Begitu pula dengan
pelayanan kesehatan public yang memiliki tujuan untuk perbaikan pelayanan public dan peningkatan
kualitas pelayanan kesehatan bagi masyarakat, tentu harus memiliki pedoman atau acuan dalam
pelaksanaan suatu pelayanan kesehatan yang tertuang dalam standard operating procedures (SOP).
SOP merupakan salah satu dokumen regulasi dibidang pelayanan.

Dalam Permenpan nomor 21 tahun 2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan menyatakan bahwa adalah standard operating procedures (SOP)
adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
adiministrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa. Menurut
Kenneth A.Friedman standar prosedur operational (SPO) adalah sekumpulan instruksi atau kegiatan
yang dilakukan seseorang guna menyelesaikan pekerjaan secara aman, tanpa dampak yang merugikan
terhadap lingkungan (mematuhi peraturan perundangan terkait) serta memenuhi persyaratan
operasional dan produksi. SPO ini merupakan suatu kesepakatan tertulis yang berisi aturan, kebijakan,
spesifikasi teknis yang harus digunakan secara konsisten untuk menjamin proses, produk dan jasa yang
menjadi luarannya sesuai dengan tujuan dan kualitas yang ditentukan. Sehingga dapat disimpulkan
bahwa SPO adalah suatu instruksi atau Langkah-langkah kegiatan yang dibakukan untuk menyelesaikan
suatu proses kegiatan rutin tertentu secara aman.

Suatu organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit atau puskesmas dalam pelaksanaan kegiatan
rutinnya memerlukan suatu dokumen regulasi salah satunya adalah standar prosedur operasional (SPO).
Standar ini di masing-masing rumah sakit maupun puskesmas disesuaikan dengan kebutuhan dan
prosedur yang dilaksanakan di rumah sakit atau puskesmas tersebut. Pada prinsipnya SPO ini
merupakan langkah-langkah prosedur kegiatan yang dilaksanakan oleh petugas dan tertuang dalam
suatu dokumen tertulis. Hendaknya dalam pembuatan SPO langkah-langkah yang tertuang mudah
dilaksanakan dan dipahami oleh petugas, karena SPO merupakan panduan bagi petugas dalam
melaksanakan tugasnya.
Adapun beberapa manfaat SPO berdasarkan Permenpan No. 21 tahun 2008 yaitu

1. Sebagai satandarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menjadi tugasnya
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaina yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugasnya
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaa tugas dan tanggungjawab individual pegawai
dan organisasi secara keseluruhan
4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam
berbagai situasi
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai
dalam melaksanakan tugasnya
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seseorang pegawai dalam
melaksanakan tugasnya
12. Sebagai instrument yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena
tuduhan melakukan penyimpangan
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan procedural dalam memberikan
pelayanan
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan,
sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

Penyusunan suatu SPO disusun oleh Tim Penyusun SPO, dimana siklus penyusunan SPO yaitu diawali
dengan persiapan, penilaian kebutuhan SPO, pengembangan SPO, penerapan SPO dan monitoring dan
evaluasi SPO. Berikut dibawah ini merupakan gambar siklus dan tahapan penyusunan SPO berdasarkan
Permenpan No.21 tahun 2008
Dalam penyusunan SPO ada beberapa prinsip yang harus ditekankan yaitu prinsip kemudahan dan
kejelasan; efisiensi dan efektivitas; keselarasan; keterukuran; dinamis; berorientasi pada pengguna;
kepatuhan hukum dan kepastian hukum. Serta prinsip dalam pelaksanaan SPO dalam kegiatan rutin
yaitu konsisten; komitmen; perbaikan berkelanjutan, mengikat, semua unsur memiliki peran penting;
serta terdokumentasi dengan baik. Dalam Permenpan No. 21 tahun 2008 SPO dalam bidang pelayanan
kesehatan termasuk dalam jenis SPO Teknis yaitu standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis,
setiap prosedur diuraikan secara teliti sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. Format SPO adalah
format yang dapat memberikan wadah serta dapat menstransmisikan informasi yang dibutuhkan secara
tepat dan memfasilitasi implentasi SPO secara konsisten. Format SPO dapat berbentuk yaitu langkah
sederhana, tahapan berurutan, grafik atau diagram alir (flowcharts). Format maupun langkah-langkah
yang akan disusun dalam suatu SPO sudah disepakati oleh Tim Penyusun SPO. Sebagai contoh
penggunaan format melibatkan beberapa symbol yang digunakan secara umum dalam menggambarkan
proses, symbol-simbol tersebut adalah sebagai berikut dibawah ini
Contoh format SPO menurut Permenpan No.21 tahun 2008
Sebagai contoh pada suatu rumah sakit yang akan melaksanakan akreditasi, salah satu dokumen regulasi
yang penting dan harus ada adalah SPO, seperti misalnya SPO bagian rekam medis dan informasi
kesehatan dapat dibuat sesuai dengan system rekam medis yang dilaksanakan oleh rumah sakit atau
puskesmas tersebut.

Daftar Pustaka

Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. 2008. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 21 Tahun 2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan. Jakarta.

Ripmiatin, E., 2019. Pembuatan Standar Operating Procedures (SOP). Badan Penjamin Mutu Universitas
Al Azhar Indonesia.

Siswati., Maryati, Y., 2017. Manajemen Mutu Informasi Kesehatan II: Akreditasi dan Manajemen Resiko.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. Hal. 79