PENYUSUNAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SOP-AP)
Disampaikan pada:
Kegiatan Bimbingan Teknis SOP-AP
Badan Kepegawaian Daerah Pendidikan dan Pelatihan
Kota Ternate Tahun 2021

Tim Fasilitator BPSDM Provinsi Maluku Utara :

1. Drs. Sadek Arbi, M. Si (Widyaiswara Ahli Madya)
2. Hj. Najemiah Muhammad Amin, S.Pd. M. SI (Widyaiswara Ahli Madya)

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PROVINSI MALUKU UTARA
2021
 Deskripsi Singkat
Bimtek ini membekali peserta
agar mampu menyusun SOP
Administrasi Pemerintahan pada
TUSI yang berlaku di lingkungan
Pemerintah Daerah
  Setelah mengikuti
pembelajaran ini,
peserta diharapkan
mampu menyusun
TUJUAN Standar Operasional
PEMBELA Prosedur Administrasi
Pemerintahan di
JARAN lingkungan instansi
pemerintah daerah
sesuai dengan rencana
strategis pemerintah
Indikator Keberhasilan :
 Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat:

1) Menjelaskan konsep dan regulasi SOP Administrasi

Pemerintahan;

2) Merencanakan kebutuhan penyusunan SOP Administrasi

Pemerintahan;

3) Mampu menyusun SOP Administrasi Pemerintahan sesuai

format dalam Permenpan No. 35/2012

4) Dapat menerapkan, mengevaluasi dan merevisi SOP AP

sesuai sesuai dinamika perkembangan di organisasi dan
masyarakat
LATAR PERLUNYA SOP
Tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di
Indonesia adalah untuk membangun
profil dan perilaku aparatur negara yang
memiliki integritas, produktivitas, dan
bertanggungjawab serta memiliki
kemampuan memberikan pelayanan
yang prima melalui perubahan pola
pikir (mind set) dan budaya kerja
(culture set) dalam sistem manajemen
pemerintahan.
 8 AREA PERUBAHAN UTAMA
REFORMASI BIROKRASI
 Reformasi Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama
pada instansi pemerintah di pusat dan daerah (amanat Perpres
No. 7 Tahun 2005) :
1. KELEMBAGAAN (ORGANISASI)
2. SISTEM KETATALAKSANAAN (MANAJEMEN)
PEMERINTAHAN
3. PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN,
4. SUMBER DAYA MANUSIA APARATUR,
5. PENGAWASAN,
6. AKUNTABILITAS,
7. PELAYANAN PUBLIK,
8. MIND SET DAN CULTURE SET APARATUR.
Khusus pada area perubahan
ketatalaksanaan, pada hakekatnya diarahkan
untuk melakukan penataan tata laksana
instansi pemerintah yang efektif dan efisien.
Salah satu upaya penataan tata laksana
diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan
implementasi Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan
(selanjutnya disebut dengan SOP AP)
dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur
pemerintah.
Harapan
Dengan cepatnya perkembangan zaman akhir-akhir ini
yang didukung oleh globalisasi serta cepatnya arus
informasi, bermuara dengan semakin kritisnya
masyarakat akan sebuah permasalahan yang terjadi.
Lahirnya masyarakat yang kritis ini menjadi sebuah
tantangan bagi Pemerintah dimana masyarakat
menginginkan dan menuntut adanya sebuah perubahan
yang menyeluruh disetiap sendi – sendi Pemerintahan,
Tidak terkecuali menuntut adanya peningkatan
profesionalisme Aparatur Pemerintahan dalam
memberikan sebuah pelayanan yang baik kepada
masyarakat.
Realita
Pola serta budaya kerja yang selalu mengandalkan
pada kebiasaan yang sudah dijalankan selama
bertahun-tahun, karyawan yang bekerja dengan
mengikuti kebiasaan para karyawan sebelumnya,
menyebabkan pada kondisi yang apabila seorang
karyawan yang memegang suatu pekerjaan tertentu
mendadak tidak masuk kerja, maka tidak ada
karyawan lain yang dapat menggantikannya karena
tidak mengetahui alur maupun proses pekerjaan
tersebut. Kondisi ini pada akhirnya berdampak pada
terhambatnya operasional administrasi
pemerintahan.
Mengapa perlu BIMTEK
Sebagaimana diketahui, bimbingan teknis (bimtek)
merupakan bagian pelatihan dan pengembangan
pengetahuan serta kemampuan sumber daya manusia yang
dapat digunakan memecahkan masalah yang dihadapi oleh
setiap individu maupun instansi tertentu. Sehingga dengan
mengikuti bimtek diharapkan setiap individu maupun
instansi tertentu, baik swasta maupun lembaga
pemerintahan, dapat mengambil sebuah manfaat dengan
berorientasi pada kinerja. Menghadapi kenyataan bahwa
semakin tingginya tingkat kompetensi yang dibutuhkan,
maka tentunya pendidikan pelatihan pengembangan sumber
daya manusia ataupun bimtek telah menjadi sebuah
kebutuhan untuk individu, instansi, ataupun lembaga
pemerintahan.
 DASAR
❑ UU No. 30/2015 ttg Administrasi Pemerintahan
❑ UU No. 5/2014 ttg Aparatur Sipil Negara, Pasal
21e : PNS BERHAK MEMPEROLEH
PENGEMBANGAN KOMPETENSI, dan Pasal 70
ayat (1) sd ayat (6) yang kesemuanya membahas
ttg pengembangan KOMPETENSI;
❑ UU No. 23/ 2014 ttg Pemerintahan Daerah;
❑ UU No. 28/ 1999 ttg Penyelenggara Negara yang
Bersih dan Bebas KKN;
❑ PP No. 60/2008 ttg Sistem Pengendalian Internal
Pemerintahan;
 DASAR
❑ PP No. 11/2017 ttg Manajemen ASN, Psl 203 ayat (4);
PENGEMBANGAN KOMPETENSI BAGI PNS DILAKUKAN
PALING SEDIKIT 20 JP DALAM 1 TAHUN;
❑ PP No.18/ 2017 ttg Parangkat Daerah;
❑ Perpres No. 81/ 2010 ttg Reformasi Birokrasi;
❑ Permenpan RB No. 35/2012 Ttg PEDOMAN
PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SOP-AP).
❑ Permenpan RB No. 19/2018
❑ Ttg Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi
Pemerintah
❑ Permandagri No.52/2011 Ttg Standar Operasional
Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Dan
Kabupaten/Kota
Pengertian SOP
Suatu dokumen berisi prosedur
kerja yang harus dilakukan
secara kronologis dan sistematis
dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan tertentu dengan
tujuan agar memperoleh hasil
kerja paling efektif.
 DEFENISI SOP MENURUT AHLI
➢Moekijat. SOP adalah urutan langkah-langkah
(atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di
mana pekerjaan tersebut dilakukan,
bagaimana melakukannya, bilamana
melakukannya, di mana melakukannya, dan
siapa yang melakukannya.
➢Sailendra, SOP adalah suatu panduan yang
digunakan untuk memastikan kegiatan
operasional organisasi atau perusahaan
berjalan dengan lancar.
➢ Istyadi Insani, SOP adalah dokumen yang berisi
serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
tentang proses-proses penyelenggaraan
administrasi perkantoran yang berisi cara
melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat
penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam
kegiatan.
➢ Tjipto Atmoko, SOP adalah suatu pedoman atau
acuan untuk melakukan tugas pekerjaan sesuai
dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah maupun non-pemerintah, usaha
maupun non-usaha, berdasarkan indikator-
indikator teknis, administratif, dan prosedural
sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
pada unit kerja yang bersangkutan.
PENGERTIAN SOP-AP MENURUT
PERMENPAN 35/2012
 Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan
oleh siapa dilakukan;
 Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional
prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan yang sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
 Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan
proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan
yang dijalankan oleh organisasi pemerintah;
“Reformasi Kelembagaan dan Birokrasi” dalam VISI Indonesia 2045
Dalam upaya mewujudkan Visi Indonesia 2045, dinyatakan bahwa
“Reformasi Kelembagaan dan Birokrasi” merupakan salah satu komponen dari
Pilar “Pemantapan Ketahanan Nasional dan Tata Kelola Kepemerintahan”

Sumber : Kementerian PPN/Bappenas (Agustus 2018). Indonesia 2045 : Berdaulat, Maju, Adil dan Makmur

18
 TINJAUAN REGULASI
Bahwa “PENATAAN KETATALAKSANAAN” merupakan salah
satu area perubahan dalam reformasi birokrasi untuk
mewujudkan organisasi instansi pemerintah yang :
a. tepat fungsi,
b. tepat ukuran, dan
c. tepat proses;
Hasil yang diharapkan
sistem, proses dan
prosedur kerja yang Area Perubahan
jelas, efektif, efisien, Reformasi Birokrasi
terukur dan sesuai
dengan prinsip-prinsip Pola pikir dan
good governmance Budaya Kerja
Akuntabilitas
SDM
Aparatur

Tatalaksana

Pelayanan
Pengawasan Publik

Peraturan
Perundang-
Organisasi 20
undangan
PRINSIP2 GG
SOP MENYARATKAN
PETA PROSES BISNIS
PETA PROSES BISNIS VS SOP
PENILAIAN INDEKS RB
 APA ITU PROSES DAN PROBIS ?
Serangkaian aktivitas atau tugas
yang saling terkait dan
berhubungan yang berurutan,
dimana merubah input menjadi
output
Proses Bisnis
Kumpulan aktivitas atau tugas yang terstruktur
dan terkait yang menghasilkan layanan atau
produk yang spesifik bagi satu atau beberapa
penerima hasil tertentu
24
35 IKU PEMDA PROV MALUKU UTARA
(5 TAHUN) 2020-2024
12 PROGRAM PRIORITAS (5 TAHUN)
2020-2024
 1. SOP BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN
A. SOP TEKNIS
 Prosedur standar yang
sangat rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh satu
orang aparatur atau
pelaksana dengan satu
peran atau jabatan.
Contoh
 SOP Pengujian Sampel di Laboratorium,
 SOP Perakitan Kendaraan,
 SOP Pengagendaan Surat dan
 SOP Pemberian Disposisi.
B. SOP ADMINISTRATIF
 SOP administratif adalah
prosedur standar yang bersifat
umum dan tidak rinci dari
kegiatan yang dilakukan oleh
lebih dari satu orang aparatur
atau pelaksana dengan lebih dari
satu peran atau jabatan..
Contoh
 SOP Pelayanan Pengujian Sampel Di
Laboratorium,
 SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan,
 SOP Penanganan Surat Masuk
 SOP Penyelenggaraan Bimbingan
Teknis.
2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
A. SOP Makro
 SOP berdasarkan cakupan dan
besaran kegiatannya mencakup
beberapa SOP (SOP mikro) yang
mencerminkan bagian dari kegiatan
tersebut atau SOP yang merupakan
integrasi dari beberapa SOP (SOP
mikro) yg membentuk serangkaian
kegiatan dalam SOP tersebut.
Contoh
 SOP Penyelenggaraan
Bimbingan Teknis
B. SOP Mikro
 SOP yang berdasarkan cakupan
dan besaran kegiatannya
merupakan bagian dari sebuah
SOP (SOP makro) atau SOP yang
kegiatannya menjadi bagian dari
kegiatan SOP (SOP makro) yang
lebih besar cakupannya.
Contoh
 SOP Persiapan Bimbingan Teknis,
 SOP Pelaksanaan Bimbingan Teknis,
 SOP Pelaporan Bimbingan Teknis.
3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
A. SOP Final B. SOP Parsial
 SOP yang berdasarkan  SOP yang berdasarkan cakupan
kegiatannya blm menghasilkan
cakupan kegiatannya produk utama yg paling akhir atau
telah menghasilkan final, sehingga kegiatan ini msh
memiliki rangkaian kegiatan
produk utama yang lanjutan yang mencerminkan produk
paling akhir atau final. utama akhirnya.

Contoh Contoh

 SOP Penyusunan Pedoman.  SOP Penyiapan Bahan

 SOP Penyelenggaraan
Bimbingan Teknis merupakan
SOP Final dari SOP Penyiapan
Penyelenggaraan Bimbingan
Tekni
Penyusunan Pedoman.
 SOP Penyiapan
Penyelenggaraan Bimbingan
Teknis
4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
A. SOP Generik (Umum) B. SOP Spesifik (Khusus)
 SOP berdasarkan sifat dan muatan  SOP berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya relatif memiliki kegiatannya relatif memiliki
kesamaan baik dari kegiatan yang perbedaan dari kegiatan yang di-
diSOP-kan maupun dari tahapan SOPkan, tahapan kegiatan, aktor
kegiatan dan pelaksananya. Variasi (pelaksana), dan tempat SOP
SOP yang ada hanya disebabkan tersebut diterapkan. SOP ini tidak
perbedaan lokasi SOP itu dapat diterapkan di tempat lain
diterapkan. karena sifatnya yang spesifik
tersebut.

Contoh Contoh

 SOP Pengelolaan Keuangan di Satker  SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji

A dan
 SOP Pengelolaan Keuangan di Satker
B memiliki SOP generik: SOP
Pengelolaan Keuangan dengan aktor:
KPA, PPK, Bendahara,
Laboratorium A pada Instansi Z
hanya berlaku pada laboratorium A
di Instansi Z tidak berlaku di
laboratorium lainnya meskipun di
instansi Z sekalipun.
 Kemuda
han &
Kejelasan

kepatuhan Efisien &

hukum Efektif

PRINSIP
berorentasi PENYU
kepada SUNAN
Keselara
pengguna SOP
san
atau pihak
yang
dilayani

Dinamis Keterukuran
Manfaat SOP AP
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam
menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana
dalam melaksanakan tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas
dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi
secara keseluruhan;
4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak
tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan
mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan
proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
Lanjutan….manfaat
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan aparatur cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi
usaha yang telah dilakukan;
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan
pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai
situasi;
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat,
baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
Lanjutan….manfaat
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi
kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam
melaksanakan tugasnya;
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan
kompetensi aparatur;
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang
dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan
tugasnya;
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur
dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan
melakukan penyimpangan;
Lanjutan….manfaat
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-
kesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan;
15. Membantu memberikan informasi yang
diperlukan dalam penyusunan standar
pelayanan, sehingga sekaligus dapat
memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.
 FORMAT SOP AP
1. Format Umum 2. Formaat SOP AP
a. Langkah sederhana (Simlpe 1. Format Daigram Alir
steps) bercabang (Brancing
b. Tahapan berurutan Flowchart)
(Hierarchical steps) 2. Menggunakan hanya 5
c. Grafik (Graphic) symbol flowchart
d. Diagram Alur (Flowchart) 3. Pelaksana disipsahkan dari
kegiatan
 SIMBUL DAN PENGGUNAANNYA

N NAMA BENTUK PENGGUNAAN

O SIMBOL
1 Kapsul/Terminat untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan
or berakhir
2 Simbol untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan
Kotak/Process eksekusi
3 Belah untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan
Ketupat/Decision keputusan
4 Anak untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah
Panah/Panah/Arr proses kegiatan
ow
5 Segilima/Off- untuk mendeskripsikan hubungan antar si
Page Connector
 RINCIAN TAHAPAN PENYUSUNAN SOP-AP
Penilaian Pengemba Integrasi dan Monitoring
Persiapan menejemen
Kebutuhan ngan & Evaluasi

1. Menyusun 1. Pengumpu 1. Perencana

1. Membentuk rencana lan an
Tim dan penerapan 1. Monito
tindak informasi
kelengka 2. Pemberita ring
penilaian dan
pannya kebutuhan identifikasi huan 2. Evaluasi
2. Melakukan 2. Melakukan alternatif 3. Distribusi
pelatihan penilaian 2. Analisis dan
bagi kebutuhan dan aksibilitas
anggota tim 3. Membuat pemilihan 4. Pelatihan
3. Memberi sebuah alternatif Pemaha
tahukan daftar penulisan man (PKS =
kepada mengenai SOP Pelatian
seluruh unit SOP yg 3. Pengujian Kantor
ttg kegiatan akan dan Review Sendiri)
penyusu dikembang 4. Pengesaha
nan SOP kan n SOP
TIM PENYUSUNAN SOP-AP
Tim Penyusunan Level
LEEL
SOP Organisasi
ORGANISASI

Tim Penyusunan Tim Tim

SOP Penyusunan Penyusunan
SOP SOP

LEVEL UNIT Level unit

KERJA kerja
IDENTIFIKASI SOP AP PADA SETIAP LEVEL SATUAN KERJA DAN
JENIS TUGAS

JENIS TUGAS
LEVEL SATUAN KERJA LINI PENDUKUNG
Organsasi
Eselon I
Eselon II
Eselon III
Eselon IV
Eselon V
 KEGIATAN DALAM
PENYUSUNAN SOP AP
1. Yang perlu diingat dalam SOP

2. SOP dan Tugas-Fungsi

3. Ciri Kegiatan Tertentu dalam SOP

4. Ciri SOP berdasarkan Kegiatan

Tertentu
 1. YANG PERLU DIINGAT DALAM SOP

SOP menggambarkan kegiatan yang riil;

SOP secara eksplisit sudah membatasi
kegiatan awal, utama dan akhir kegiatan;
SOP mencerminkan jenis kegiatan tertentu
(Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari
tugas dan fungsi organisasi;
SOP sudah mendeskripsikan ruang lingkup
kegiatan.
 2. SOP DAN TUGAS-FUNGSI
Secara umum Tugas dan Fungsi Instansi
Pemerintah meliputi:
1. Tugas dan Fungsi Perencananan (Rutin)
2. Tugas dan Fungsi Pelaksanaan (Rutin dan
Pelayanan).
3. Tugas dan Fungsi Monitoring, Evaluasi dan
Pelaporan (Rutin).
4. Tugas dan Fungsi Penugasan Lainnya
(Penugasan).
 3. CIRI KEGIATAN PELAYANAN
1. Pemohon
Pada umumnya tidak ada kegiatan pelayanan tanpa
adanya permintaan (pemohon) → customer
satisfaction.
2. Inisiatif dari pihak eksternal
Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan pelayanan berasal
dari pemohon (pihak eksternal).
3. Tidak Terencana
Umumnya kegiatan pelayanan tidak terencana karena
tergantung adanya permohonan (tidak dapat diprediksi
datangnya).
4. Memerlukan Syarat Tertentu
Pada kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat
limitatif sehingga memerlukan persyaratan tertentu.
 4.CIRI KEGIATAN RUTIN
1. Tidak diawali dari Pemohon
Pada umumnya kegiatan rutin diawali dari
penanggungjawab kegiatan dan bukan dari pemohon.
2. Inisiatif dari pihak internal
Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan rutin berasal dari
internal (penanggung jawab kegiatan).
3. Terencana
Umumnya kegiatan rutin telah direncanakan sebelumnya
(pelaksanaan tugas oleh penanggung jawab kegiatan).
4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu
Pada kenyataannya kegiatan rutin sudah given sehingga
tidak memerlukan syarat bagi pelaksana kegiatan. Justru
kalau tidak dilaksanakan memerlukan syarat tertentu.
 CIRI KEGIATAN PENUGASAN
1. Diawali Perintah
Pada dasarnya kegiatan penugasan diawali dengan
adanya perintah dari atasan yang berwenang.
2. Inisiatif dari pihak internal
Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan penugasan berasal
dari internal yaitu atasan yang berwenang.
3. Terencana dan/atau Tidak Terencana
Umumnya kegiatan penugasan tidak direncanakan
sebelumnya karena ada kondisi tertentu, atau bisa
direncanakan untuk penugasan yang bersifat reguler.
4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu
Umumnya kegiatan penugasan tidak memerlukan syarat
tertentu. Bila tidak dilaksanakan justru memerlukan
syarat tertentu.
 CIRI SOP PELAYANAN
1. Kegiatan Awal adalah Permintaan dari Pemohon
Pada dasarnya kegiatan pelayanan diawali dengan
adanya permohonan dari pengguna jasa.
2. Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan
Kegiatan utamanya adalah kegiatan pelayanan oleh
pelaksana yang berhubungan dengan pengguna
jasa.
3. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil
Pelayanan kepada Pemohon.
Umumnya kegiatan pelayanan berakhir pada
diterimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon.
Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belum
selesai.
Catatan: Kegiatan pendokumentasian dilaksanakan
sebelum bukti/hasil pelayanan diserahkan kepada
Pemohon.
 CIRI SOP RUTIN
1. Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukan oleh
Penanggung jawab Kegiatan
2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin
tersebut
Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang
dilakukan oleh pelaksana yang terkait dengan kegiatan
utama (aktor sentral kegiatan).
3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh
Pelaksana Administratif.
Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh
petugas administratif tertentu yang ditunjuk.
Catatan: SOP pelayanan bila dihilangkan kegiatan awal dan
akhirnya yang terkait dengan pemohon menjadi SOP Rutin.
 CIRI SOP PENUGASAN
1. Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukan
dari Atasan yang berwenang memberi perintah. Pada
umumnya kegiatan penugasan diawali dengan perintah dari
Atasan yang berwenang.

2. Kegiatan Utama adalah pelaksanaan kegiatan

 penugasan oleh yang ditugaskan.

 3. Kegiatan Akhir adalah pendokumentasian oleh

Pelaksana Administratif.

Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan

oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk.
Catatan: SOP penugasan ini memiliki unsur yang sama
dengan SOP Rutin.
TINDAK LANJUT SOP PELAYANAN
1. SOP Pelayanan sebagai dasar penyusunan
Standar Pelayanan Publik (SOP Rutin dan SOP
Penugasan tidak perlu disusun standar
pelayanannya);
2. Inti SOP pada Unit Penyelenggara
Pelayanan adalah SOP Pelayanan;
3. SOP yang harus dipublikasikan adalah
SOP Pelayanan, sedangkan SOP Rutin
dan SOP Penugasan tidak perlu
dipublikasikan;
4. SOP Pelayanan dalam bentuk flowcharts dibuat
pula dalam format grafik (Annotated Picture)
untuk memudahkan bagi pengguna jasa
(pemohon pelayanan).
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP
1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP
BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI.
2. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH
KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL SOP
AP.
3. MERUMUSKAN FORMAT SOP AP
BERDASARKAN IDENTIFIKASI
PROSEDUR.
4. MENYUSUN DOKUMEN SOP AP.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP #1
1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP-AP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI
Identifikasi Tugas
Identifikasi Fungsi
Identifikasi Sub-Fungsi/Kegiatan
Identifikasi Kegiatan
Identifikasi Output
Identifikasi Aspek;
Merumuskan judul SOP-AP.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP #2
2. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN)
BERDASARKAN JUDUL SOP AP
Identifikasi Jenis Kegiatan;
Identifikasi Penanggung Jawab Produk;
Identifikasi Penanggung Jawab Kegiatan;
Identifikasi Kegiatan;
Identifikasi Langkah Awal Kegiatan;
Identifikasi Langkah Utama Kegiatan;
Identifikasi Langkah Akhir Kegiatan;
Mengidentifikasi Langkah-langkah Penghubung antara
Langkah Awal, Utama dan Akhir.
 LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP #3

3. MERUMUSKAN FORMAT SOP AP BERDASARKAN

IDENTIFIKASI PROSEDUR
Menyusun Dokumen Dasar SOP-AP
a. Memindahkan Prosedur (Langkah Kegiatan) yang telah
dirumuskan;
b. Mengidentifikasi Pelaksana;
c. Membuat Flowcharts;
d. Mengisi Mutu Baku dan Keterangan.
Mengisi Identitas SOP-AP
a. Mengisi Nomor, Tanggal Pembuatan, Tanggal Revisi,
Tanggal Efektif, Pejabat yang mengesahkan, Judul SOP dan
Identitas Institusi;
b. Mengisi Dasar Hukum, Kualifikasi Pelaksana, Keterkaitan,
Peralatan/Perlengkapan, Peringatan serta Pendataan dan
Pencatatan.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP #4

4. MENYUSUN KELENGKAPAN SOP AP

Halaman judul/cover;
Keputusan pimpinan K/L/Pemda
(Lembar Pengesahan);
Daftar isi;
Penjelasan singkat penggunaan.
 1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI #1

1
a. Identifikasi Tugas, berdasarkan Peraturan yang mengatur tugas
dan fungsi organisasi, seperti Peraturan Menteri/Peraturan Daerah.
Contoh: Peraturan Menteri Negara PAN dan RB Nomor 12 Tahun
2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian PAN dan RB.

b. Identifikasi Fungsi, berdasarkan Peraturan yang mengatur tugas

dan fungsi organisasi, seperti Peraturan Menteri/Peraturan Daerah.

c. Identifikasi Sub-Fungsi (Uraian Tugas/Rincian Tugas), juga

berdasarkan Peraturan yang mengatur uraian tugas/rincian tugas
organisasi, bila ada (bersifat opsional).
 1. IDENTIFIKASI SOP AP BERDASARKAN TUGAS
DAN FUNGSI #2

d. Identifikasi Kegitan, mengidentifikasi kegiatan riil sebagai

operasionalisasi dari tugas, fungsi, dan sub fungsi
(rincian/uraian tugas).
e. Identifikasi Output, pada hakekatnya adalah
mengidentifikasi output yang dihasilkan dari pelaksanaan
tugas dan fungsi yang dimiliki.
Bila identifikasi dari struktur terendah maka output yang
didapatkan bersifat sementara (parsial) maka telusuri
sampai output final (peningkatan scope);
 1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI #3

➢ Output yang dihasilkan berdasarkan tugas dan

fungsi tidak dibatasi periode waktu (tahun
anggaran ataupun tahun perencanaan) karena
output tersebut merupakan pencerminan tugas dan
fungsi yang tidak dibatasi waktu dan selalu
berulang pada periode-periode tertentu.
➢ Output yang dihasilkan dalam kurun waktu
perencanaan tertentu (5 tahun/1 tahun) merupakan
sebagian dari seluruh output yang seharusnya
dihasilkan oleh organisasi yang bersangkutan
dalam menjalankan tugas dan fungsi yang dimiliki.
 1. IDENTIFIKASI SOP AP BERDASARKAN TUGAS
DAN FUNGSI #4

➢ Output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi

yang dimiliki inilah yang menjadi dasar penentuan aspek
(prosedur) dan judul SOP (aspek + output +
keterangan).
➢ Identifikasi output dari tugas dan fungsi yang diidentifikasi,
merupakan langkah awal dan strategis untuk mulai
penyusunan SOP. Keberhasilan penentuan output
mempengaruhi keberhasilan dalam penentuan judul SOP
dan sekaligus mempermudah dalam langkah identifikasi
aktivitas (kegiatan), aktor (pelaksana), dan mutu baku
SOP.
 1. IDENTIFIKASI SOP AP BERDASARKAN TUGAS
DAN FUNGSI #5

➢ Identifikasi Aspek, pada hakekatnya adalah

mengidentifikasi fungsi-fungsi manajemen (penyusunan,
pelaksanaan, pembuatan, pendistribusian, pelaporan,
dll) yang akan menjelaskan proses lebih lanjut dari
output.
➢ Merumuskan Judul, perumusan nama SOP AP ini
merupakan gabungan dari (aspek + output) bisa
ditambah keterangan.
Note: Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah
Formulir Identifikasi SOP AP Berdasarkan TUSI yang
ada.
 CONTOH
FORMULIR IDENTIFIKASI
JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS
DAN FUNGSI
 FORMULIR IDENTIFIKASI SOPBERDASARKANTUGASDANFUNGSI

No. Tugas Fungsi Sub- Output Aspek Judul SOP

Fungsi
(Kegiatan)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Keterangan:
Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan Huruf Kapital A);
Kolom 2 Tugasdiisi dengan Tugasberdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan
yang ada dengan diberi nomor angka Arab, misal: 1,2,3,…);
Kolom 3 Fungsidiisi dengan Fungsiberdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan
yang ada dengan diberi nomor huruf abjad kecil, misal: a, b,c,…);
Kolom 4 Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada
dengan diberi angka Arab berkurung satu misal: 1), 2), 3), …(Hal ini bersifat opsional, sedangkan identifikasi
kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan;
Kolom 5 Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari
satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah
ada) dan diberi nomor huruf alfabetberkurung satu, misal: a), b), c), …;
Kolom 6 Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa
fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengan diberi
nomor angka Arab berkurung, misal: (a), (b), (c),…;
Kolom 7 Judul SOPdiisi judul SOPyang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan ,
Misalnya: SOPPenyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
(Penyusunan→aspek, Laporan Konsinyering→ Output, di Asdep Pengembangan Sisdur → Keterangan). Untuk
memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP
nomor urut pertama (1) s.d.terakhir.
CONTOH PENGISIAN FORMULIR
IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP
BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI
No. Tugas Fungsi Sub- Output Aspek Judul SOP
Fungsi
(Kegiatan)
A. Melaksanak- Melaksana- Pelaksanaan Draft Pembua Pembuatan
an urusan kan urusan urusan Laporan tan Draft Laporan
bidang kegiatan kepegawai- an Kehadiran Kehadiran
kepegawai- kepegawai- Pegawai Pegawai
an, dan an dan
kesejahtera- kesejah-
an, pendidik- teraan
an dan
pelatihan

Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn

meningkatkan cakupan SOP → Judul SOP Final

Out-put Final Aspek Judul SOP Final

Laporan Kehadiran Pegawai Pembuatan Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai
No Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP
(Kegiatan)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

A. Melaksana- Melaksanaka a. Melaksanakan a) Laporan Pembuatan a) Pembuatan

kan urusan n urusan urusan Kehadiran Laporan
bidang kegiatan kegiatan Pegawai Kehadiran
kepegawaian, kepegawaian kepegawaian Pegawai
dan dan
kesjahteraan, kesejahtera
pendidikan an b) Surat Pembuatan b) Pembuatan
dan pelatihan Usulan Surat
Kenaikan Usulan
Pangkat Kenaikan
Pangkat
c) dll.

a) Daftar Gaji Pembuatan a) Pembuatan

b. Melaksanakan
Daftar Gaji
urusan
kegiatan
kesejahteraan
b) Pembayar Pelaksanaan b) Pelaksana-
an Gaji an
Pegawai Pembayar-
an Gaji
c) dll, Pegawai
 IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN)
BERDASARKAN JUDUL SOP AP

2
Identifikasi dan merumuskan langkah/Aktivitas
Tentukan kegiatan awal (diawali dari penanggung
jawab kegiatan);
Tentukan kegiatan utama (proses utama);
Tentukan kegiatan akhir (output utama);
Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan
Kegiatan Akhir dalam suatu “cerita”;
Hitung jumlah aktor/pelaksana kegiatan;
Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah
Formulir Identifikasi Langkah/Aktivitas SOP AP.
 CONTOH IDENTIFIKASI LANGKAH/AKTIVITAS
A. Tentukan Langkah Awal (Kabid menugaskan Kasubid
untuk menyusun konsep Laporan Konsinyering);
B. Tentukan Langkah Utama (Kasubid menyusun konsep
Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid);
C. Tentukan Langkah Akhir (Analis mendokumentasikan
Laporan Konsinyering);
D. Hubungkan LangkahAwal, Langkah Utama dan Langkah
Akhir dalam sebuah “cerita” berurutan awal - akhir; 1.
Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsep
Laporan Konsinyering → 2. Kasubid menyusun konsep
Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid →
3. Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
 CONTOH LEMBAR
KERJA
IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR
 FORMULIR
LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR

A. Data Kegiatan

1. Judul SOP :

2. Jenis Kegiatan :

3. Penanggung Jawab :

a. Produk :

b. Kegiatan :

4 Scope/ruang lingkup :
B. IDENTIFIKASI KEGIATAN

Nama Kegiatan :

Langkah Awal :

Langkah Utama :

Langkah Akhir :
C. IDENTIFIKASI LANGKAH

Langkah Awal : 1
: 2
3
4
5
6
...
Langkah Utama 10
11
12
13
14
15
...
Langkah Akhir 21
 CONTOH PENGISIAN
LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI
KEGIATAN
 CONTOH
LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/AKTIVITAS

A. Data Kegiatan

1. Nama SOP : Pembuatan Laporan Konsinyering

2. Jenis Kegiatan : Rutin

3. Penanggung Jawab :

a. Produk : Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur

Pemerintahan

b. Kegiatan : Kabid ...

4 Scope/ruang lingkup : Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur

Pemerintahan Deputi Bidang Tatalaksana
B. IDENTIFIKASI KEGIATAN

Nama Kegiatan : Pembuatan Laporan Konsinyering

Langkah Awal : Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsep

Laporan Konsinyering

Langkah Utama : Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan

menyerahkan kepada Kabid.

Langkah Akhir : Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

C. IDENTIFIKASI LANGKAH

Langkah Awal : 1 Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep

Laporan Konsinyering

: 2 Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data

dan mengonsep Laporan Konsinyering

3 Analis mengumpulkan data Konsinyering dan

Menyerahkan kepada Kasubid

Langkah Utama : 4 Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan

menyerahkan kepada Kabid.
5 Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika
setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Asdep.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubid untuk
diperbaiki.
6 Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika
setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki.
C. IDENTIFIKASI LANGKAH
(LANJUTAN)
: 7 Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada
Kasubid untuk didokumentasikan.

8 Kasubid memerintahkan Analis untuk

mendokumentasikan Laporan Konsinyering.

Langkah Akhir 9 Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

 MERUMUSKAN FORMAT SOP AP BERDASARKAN
IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN)

3
a. Menyusun Dokumen Dasar SOP-AP (Flowcharts,
Mutu Baku dan Keterangan.
- Hitung aktor/pelaksana;
- Buat draft flowchart
- Masukkan simbol/flowchart
- Isi mutu baku dan keterangan
 Contoh Draft Flowchart
Pelaksana
No Kegiatan
Kabid Kasubid Analis Asdep
Kabid menugaskan Kasubid untuk
1 mempersiapkan konsep Laporan Konsinyering X

Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data

2 X
dan mengonsep Laporan Konsinyering
Analis mengumpulkan data Konsinyering
3 dan menyerahkan kepada Kasubid X

Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering

4 X
dan menyerahkan kepada Kabid.
Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika
setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Asdep.
5 X
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubid untuk
diperbaiki.
Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika
setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid.
6 X
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki.
Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering
7 X
kepada Kasubid untuk didokumentasikan.
Kasubid memerintahkan Analis untuk
8 X
mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
9 Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering X
 Contoh Draft Flowchart

No Aktivitas Kasubag Petugas Sekretaris Kepala

. Umpeg Presensi Badan Badan

1. Kasubag Umpeg memerintahkan X

Petugas Presensi untuk membuat
rekapitulasi daftar kehadiran pegawai
2. Petugas Presensi membuat X
Rekapitulasi Kehadiran dan
menyerahkan ke Kasubag Umum dan
Kepegawaian
3. Kasubag Umpeg memeriksa X
Rekapitulasi Kehadiran. Jika setuju
dijadikan sebagai bahan penyusunan
konsep Laporan Kehadiran. Jika tidak
mengembalikan kepada Petugas
Presensi untuk dilengkapi.
4. Kasubag Umpeg membuat konsep X
laporan kehadiran pegawai dan
menyerahkan kepada Sekretaris
Badan.
5. X
Ds
t
PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterang
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan
an
Waktu Output
1. Menugaskan Kasubid untuk
mempersiapkan konsep
laporan konsinyering
2. Memerintahkan analis untuk
mengumpulkan bahan
laporan konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan
bahan konsinyering kepada
Kasubid
4. Mengonsep laporan
konsinyering dan menyerahkan
kepada Kabid

5. Memeriksa konsep laporan konsinyering.

Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Tidak
Jika tidak setuju menyerahkan kepada
Kasubid untuk diperbaiki.
Ya
6. Memeriksa draft laporan konsinyering.
Jika setuju menandatangani dan
menyerahkan kepada Kabid. Jika
tidak setuju mengembalikan kepada Tidak Ya
Kabid untuk diperbaiki.

7. Menyerahkan laporan konsinyering

kepada Kasubdit untuk
didokumentasikan.
8. Menyerahkan laporan konsinyering
kepada Analis untuk didokumentasikan.
9. Mendokumentasikan Laporan
Konsinyering.
 Buat Flowchart dengan Simbol

No. Aktivitas Kasubag Petugas Sekretaris Kepala

Presensi Badan Badan
Umpeg

1. Kasubag Umpeg memerintahkan

Petugas Presensi untuk membuat
rekapitulasi daftar kehadiran
pegawai
2. Petugas Presensi membuat
Rekapitulasi Kehadiran dan
menyerahkan ke Kasubag Umum
dan Kepegawaian
3. Kasubag Umpeg memeriksa
Rekapitulasi Kehadiran. Jika setuju
dijadikan sebagai bahan
penyusunan konsep Laporan
Kehadiran. Jika tidak
mengembalikan kepada Petugas
Presensi untuk dilengkapi.
4. Kasubag Umpeg membuat
konsep laporan kehadiran
pegawai dan menyerahkan
kepada Sekretaris Badan.
Mengisi Mutu Baku dan Keterangan

Isi Mutu Baku

1) Kolom Kelengkapan diisi dengan bahan yang diperlukan dalam
melaksanakan kegiatan (umumnya berisi dokumen): formulir, lembar
disposisi, data, laporan keuangan, dll;
2) Kolom Waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari, minggu, bulan;
3) Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan: Surat, Laporan,
Kumpulan Data, Draft Laporan, Konsep Pedoman, dll.
Isi Keterangan
Kolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat mengenai hal-hal
yang perlu diperjelas seperti: Anggota Tim Kerja, SOP yang terkait,
Biaya yang diperlukan, Persyaratan, dll.
Contoh Mutu Baku dan Keterangan
Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
Agenda Kerja 15 menit Disposisi
Disposisi 15 menit Disposisi
Disposisi 1 hari Bahan SOP Pengumpulan Bahan
Laporan,
Disposisi
Bahan Laporan 2 jam Konsep
Laporan,
Disposisi
Konsep Laporan 1 jam Draft
Laporan,
Disposisi
Draft Laporan 1 jam Laporan,
Disposisi
Laporan 10 menit Disposisi
Laporan 10 menit Disposisi
PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterang
an
Kabid Kasubid Analis Kelengkapan Waktu Output
Asdep
1. Menugaskan Kasubid Agend 15 Disposi
untuk mempersiapkan a menit si
konsep laporan Kerja
konsinyering
2. Memerintahkan analis Disposi 15 Disposi
untuk mengumpulkan si menit si
bahan laporan
konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan Disposi 1 Bahan SOP
bahan konsinyering kepada si hari Lapora Pengumpul-
Kasubid n, an Bahan
Disposi
4. Mengonsep laporan Bahan 2 Konse
si
konsinyering dan Lapor jam p
menyerahkan kepada Kabid an Lapora
n,
5. Memeriksa konsep laporan Konsep 1
Tidak Disposi Draft Laporan,
konsinyering. Jika setuju Laporan jam
si Disposisi
menyampaikan kepada Asdep.
Jika tidak setuju menyerahkan Ya
kepada Kasubid untuk diperbaiki.
6. Memeriksa draft laporan Draft 1 Laporan,
konsinyering. Jika setuju Laporan jam Disposisi
menandatangani dan menyerahkan Panah balikan
Tidak Ya Menujukkan
kepada Kabid. Jika tidak setuju Adanya perbaikan
mengembalikan kepada Kabid
untuk diperbaiki.
7. Menyerahkan laporan konsinyering Laporan 10 Disposi
kepada Kasubdit untuk menit si
didokumentasikan.
8. Menyerahkan laporan konsinyering Laporan 10 Disposi
kepada Analis untuk menit si
didokumentasikan.
9. Mendokumentasikan Laporan 15 Laporan, SOP Pen-
Laporan Konsinyering. menit Bukti dokumenta
Dokumenta si- an
 Isi Mutu Baku dan Keterangan
Aktor Mutu Baku Keterangan

No. Kegiatan
Kelengkapan Waktu Output

1. Kasubag Umpeg memerintahkan Memo 30 menit Kesediaan

Petugas Presensi untuk membuat instruksi/
rekapitulasi daftar kehadiran pegawai Disposisi

2. Petugas Presensi membuat Memo 1 hari Rekapi- SOP Pem-

Rekapitulasi Kehadiran dan instruksi/ tulasi buatan
menyerahkan ke Kasubag Umum dan Disposisi Kehadiran Rekapi-
Kepegawaian pegawai tulasi

3. Kasubag Umpeg memeriksa Rekapitulasi 30 menit Rekapi-

Rekapitulasi Kehadiran. Jika setuju Kehadiran tulasi
dijadikan sebagai bahan penyusunan Pegawai Kehadiran
konsep Laporan Kehadiran. Jika tidak Pegawai
mengembalikan kepada Petugas yang telah
Presensi untuk dilengkapi. divalidasi
4. Kasubag Umpeg membuat konsep Rekapitulasi 2 jam Konsep
laporan kehadiran pegawai dan Kehadiran laporan
menyerahkan kepada Sekretaris Pegawai Kehadiran
Badan. yang telah
divalidasi
5. dst
 2. MENYUSUN DOKUMEN DASAR DAN
IDENTITAS SOP-AP

a. Mengisi Identitas
Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah:
1. Logo dan Nama Unit tempat SOP diberlakukan,
2. Nomor SOP,
3. Tanggal Pembuatan SOP,
4. Tanggal Revisi SOP,
5. Tanggal efektif berlakunya SOP,
6. Disahkan oleh,
7. Nama/Judul SOP,
8. Dasar hukum SOP,
9. Keterkaitan dengan SOP lain,
10. Peringatan yang diperlukan,
11. Kualifikasi Pelaksana SOP,
12. Peralatan/Perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan
SOP,
13. Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.
 CONTOH
LEMBAR IDENTITAS SOP-AP
 Nomor: 001/OT.255/A.2/11/2010

Tanggal Pembuatan: 11 November 2010

Tanggal Revisi: 11 November 2011

Tanggal Efektif: 20 November 2010

LOGO Disahkan oleh: Sekretaris Daerah,

PEMERINTAH DAERAH Drs. Ibrahim Putra,

M.Si.
KABUPATEN ………. NIP. 19700615-199603-1-
991

Sekretariat Daerah Nama SOP : Pembuatan Rancangan

Peraturan
Daerah
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang 1. Memahami Peraturan Perundang-
… undangan
2. PP No. 41 Tahun 2007 tentang … mengenai Organisasi Perangkat
Daerah
3. Permendagri No. … 2. Memahami Kebijakan Daerah
mengenai SOTK
4. Perda No. …
5. PerBup No. …
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. SOP Pengundangan Rapat 1. Pedoman Penyusunan SOTK
2. SOP Penyelenggaraan Rapat 2. Komputer dengan aplikasi
office dan sejenisnya
3. SOP …. 3. Hasil Telaahan mengenai SOTK
Peringatan Pendataan dan Pencatatan
Penyusunan SOTK selambat- Buku Kendali Dokumen
 Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012
Tanggal 4 September 2012
Pembuatan
Tanggal Revisi 4 September 2013

Tanggal Efektif 7 September 2012

KEMENTERIAN PAN DAN RB
Disahkan oleh Deputi Menteri PAN dan RB
Bidang Tata Laksana
DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA

ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN

PROSEDUR PEMERINTAHAN Deddy S. Bratakusumah
1954 1219 1986 101001
Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan 1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;

Organisasi Kementerian Negara; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem
2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....; dan Prosedur Pemerintahan;
3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang .... 3. Memahami materi kegiatan.
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pengumpulan Data, 1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,

2. SOP Penyusunan Draft 2. Formulir Laporan Kegiatan,
3. SOP Pendokumentasian 3. KAK,
4. Hasil Kegiatan
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem
setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan. dan Prosedur Pemerintahan
 Nomor SOP 800/…..
Tanggal Pembuatan 25 Januari 2017
Tanggal Revisi
Tanggal Pengesahan
Disahkan oleh Kepala BPSDM
Provinsi Maluku Utara
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA APARATUR
Ir. Mulyadi Wowor, M. SI
PROVINSI MALUKU UTARA NIP. 19640516 199703 1 007
Nama SOP PELAKSANAAN AKREDITASI
LEMBAGA DIKLAT TAHUN
2017

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana

1. Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang pemerintahan Daerah • Mengetahuidasar/aturanpelaksanaanAkreditasi
2. Peraturan Pemerintah No. 101 Tahun 2000 tentang pendidikan dan Pelatihan Jabatan bagi Pegawai
Negeri Sipil; • Mengetahui pelayanan Dasar Kediklatan
3. PP Nomor 18 Tahun 2016 Tentang Perangkat Daerah; • Mampu menerapkan strategi komunikasi yang
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pedoman pengembangan Sistem efektif
Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi dilingkungan kementerian Dalam negeri; • Memahami tata naskah dinas
5. Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 2016 tentang PNBP LAN • Memahami pembuatan laporan
6. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara No. 25 Tahun 2015 tentang Pedoman Akreditasi • Mampumengoperasionalkancomputer/Laptop
Lembaga Diklat pemerintah • Mampumengoperasionalisasi internet
7. PeraturanDaerahProvinsi Maluku UtaraNomor 65Tahun 2016 tentangOrganisasi dan Tata
KerjaPerangkatDaerahProvinsi Maluku Utara;
.
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
1. SOP Penjaminan Mutu Diklat - DokumenRenstra, Dkumen SK
2. SOP Pengumpulan data KomitePenjaminanMutu, Dokumen Peratruran
terkait akreditasi Lembaga Diklat
Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :
 SOP AKREDITASI BPSDM PROVINSI MALUKU UTARA

NO TUPOKSI KEGIATAN PELAKSANAAN MUTU BAKU KET

KEPALA Sekreta Kabid. Kasubid Pelaksana Kelengkapan waktu Output
BPSDM ris
1 Menyusun Program Kerja • Disposisi surat SK Akreditasi, 1 Hari SuratdariLembagaA
pemberitahuan sertifikatakreditas dministrasiNeaga
Tim Akreditasi
Reakreditasi dari LAN i
• Menerimadisposisi surat Rencana Kegiatan 1hari SuratdariLembagaA
dan disposisi tindak lanjut dministrasiNeaga

• Melaksanakan rapat PP No. 5 Tahun 1 hari NotulenkeputusanR

persiapan dengan seluruh 2016 Perka LAN apat
pegawai untuk sosialisasi No.25Tahun 2015

dan pembentukan Tim

• Merumuskan Program Program kerja 1 minggu Program Kerja
KerjaTim Akreditasi Tim Akreditasi

• Delegasi tugas sesuai unsur UraianTugas Tim PembagianTugasses

dan sub unsur kepada Akreditasi 1 hari uaiunsurdan Sub
penanggung jawab data unsur
• Pengumpulan Data Data 1 bulan Data-data akreditasi
Akreditasisesuaiunsur dan arsiptahunlalu
sub unsur
• Revisi SK Komite Sktahunlalu 1 bulan SK KomitePenjMutu
Penjaminan Mutu
• Pertemuan dengan Komite Perka LAN No 25 2 hari NotulenRapat
Penjaminan Mutu dalam
rangka Asessment
• Scan data akreditasi sesuai Mesin Scan, 1 Minggu Data Akreditasi
unsur dan sub unsur Leptop

• Pengiriman data akreditasi Leptop, Modem, 2 hari Buktipengiriman

ke Tim Asessor melalui HP Telepon data
website sidalanri akreditasisesuaiuns
urdan sub
unsueketimakredina
sipusat
• Melaporkan kepada Buktipengiri Laporanpengir
pimpinan tentang man data iman data
pelaksanaan tugas akreditasi
3. MENYUSUN KELENGKAPAN DOKUMEN SOP-AP

ASESORIS SOP

Halaman Judul
Keputusan Pimpinan/Lembar Pengesahan
Daftar Isi
Penjelasan Singkat Penggunaan
 ASESORIS SOP
Halaman Judul/Cover LOGO

Standar Operating Procedures (SOP)

Kementerian/Lembaga/Pemda

2012

Kementerian/Lembaga/Pemda
Jl. ……………………..
Telepon : ………………
Nama Kota ……………
 CONTOH
LEMBAR HALAMAN JUDUL/COVER
 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
2012

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI
JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69
TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323
JAKARTA SELATAN
 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DEPUTI BIDANG TATALAKSANA

2012

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI
JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69
TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323
JAKARTA SELATAN
 ASESORIS SOP
Keputusan Pimpinan/
Lembar Pengesahan
LOGO

Keputusan Pimpinan
Tentang….

2012

Kementerian/Lembaga/Pemda
Jl. ……………………..
Telepon : ………………
Nama Kota ……………
 CONTOH
LEMBAR HALAMAN KEPUTUSAN
PIMPINAN/LEMBAR PENGESAHAN
 PERATURAN MENTERI NEGARA
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
Nomor : 11 Tahun 2009

Tentang
PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN NEGARA
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI
JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69
TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323
JAKARTA SELATAN
 LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI

PEMERINTAHAN
DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG TATALAKSANA

Jakarta, Juli 2012

Deputi Bidang Tatalaksana,

DR. Ir. Deddy S. Bratakusumah, BE, MURP, MSc

NIP.xxxxxxxxxxxx

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI
JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69
TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323
JAKARTA SELATAN
 ASESORIS SOP
Daftar Isi dan Penjelasan Singkat Penggunaan

DAFTAR ISI
Kata Pengantar………………………………………………………………………………………….…… I
Pendahuluan……..…………………………………………………………………………………….……. ii
Latar Belakang………..…………………………………………………………………………………….. iii
Ruang Lingkup………………………………………………………………………………………………. iv
Tujuan………………………..………………………………………………………………………………... v
Manfaat………..………………………………………………………………………………………………. Vi
Halaman Pengesahan/Keputusan Pimpinan……………………….…………………………………. vii
Penjelasan Singkat Penggunaan……………………………………………………………………..…... viii
Daftar Isi………………………………………………………………………………………………………. ix
Daftar SOP AP Kedeputian Bidang Tatalaksana………………………………………………………... 1
Bagian 1 SOP AP Asdep Tata Hubungan Penyelenggaraan Pemerintahan………….…………….. 3
Bagian 1 SOP AP Asdep Pengembangan Administrasi Umum Pemerintahan………………….… 5
Bagian 1 SOP AP Asdep Standarisasi Sarana dan Prasarana……………………….………………. 7
Bagian 1 SOP AP Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan…..…………..….. 9
Bagian 1 SOP AP Asdep Pemantauan dan Evaluasi Ketatalaksanaan.…………….…………….…17
CONTOH SOP
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

Deputi Bidang Tatalaksana

Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi
2012
 Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012
Tanggal 4 September 2012
Pembuatan
Tanggal Revisi 4 September 2013

Tanggal Efektif 7 September 2012

KEMENTERIAN PAN DAN RB
Disahkan oleh Deputi Menteri PAN dan RB
Bidang Tata Laksana
DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA

ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN

PROSEDUR PEMERINTAHAN Deddy S. Bratakusumah
1954 1219 1986 101001
Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan 1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;

Organisasi Kementerian Negara; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem
2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....; dan Prosedur Pemerintahan;
3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang .... 3. Memahami materi kegiatan.
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pengumpulan Data, 1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,

2. SOP Penyusunan Draft 2. Formulir Laporan Kegiatan,
3. SOP Pendokumentasian 3. KAK,
4. Hasil Kegiatan
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem
setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan. dan Prosedur Pemerintahan
PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Keterang
Baku an
Kabid Kasubid Analis Kelengkap Wakt Outp
Asdep an u ut
1. Menugaskan Kasubid Agend 15 Disposi
untuk mempersiapkan a menit si
konsep laporan Kerja
konsinyering
2. Memerintahkan analis Disposi 15 Disposi
untuk mengumpulkan si menit si
bahan laporan
konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan Disposi 1 Bahan SOP
bahan konsinyering kepada si hari Lapora Pengumpul-
Kasubid n, an Bahan
Disposi
4. Mengonsep laporan Bahan 2 Konse
si
konsinyering dan Lapor jam p
menyerahkan kepada Kabid an Lapora
n,
5. Memeriksa konsep laporan Konse 1 Draft
Tida Disposi
konsinyering. Jika setuju p jam Laporan,
k si
menyampaikan kepada Asdep. Lapor Disposisi
Jika tidak setuju menyerahkan Y an
kepada Kasubid untuk diperbaiki. a
6. Memeriksa draft laporan Draft 1 Lapora
konsinyering. Jika setuju Lapor jam n,
menandatangani dan menyerahkan an Disposi
Tida Y
kepada Kabid. Jika tidak setuju si
k a
mengembalikan kepada Kabid
untuk diperbaiki.
7. Menyerahkan laporan konsinyering Lapora 10 Disposi
kepada Kasubdit untuk n menit si
didokumentasikan.
8. Menyerahkan laporan konsinyering Lapora 10 Disposi
kepada Analis untuk n menit si
didokumentasikan.
9. Mendokumentasikan Lapora 15 Laporan, SOP Pen-
Laporan Konsinyering. n menit Bukti dokumenta
Dokumenta si- an
TERIMA KASIH
SELAMAT
MENCOBA