31/11/2013 1

LATAR BELAKANG
Pada hakekatnya perubahan ketatalaksanaan
diarahkan untuk melakukan penataan tata
laksana instansi pemerintah yang efektif dan
efisien.
Salah satu upaya penataan tata laksana
diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan
impelementasi Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan (selanjutnya disebut
dengan SOP AP) dalam pelaksanaan tugas dan
fungsi aparatur pemerintahan.

STIA LAN MAKASSAR 2

 Dasar Hukum
Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik.
Pepres No. 81 tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi
Birokrasi 2010-2015.
Permempan & RB N0. 12 tahun 2010 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Kementerian PAN & RB (Perubanan
Terkahir Permempan & RB N0. 4 tahun 2012.
Permempan & RB N0. 20 tahun 2010 tentang Road Map
Reformasi Birokrasi 2010-2014.
Permempan & RB N0. 7 tahun 2011 tentang Penyusuna
Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi
Permempan & RB N0. 12 tahun 2011 tentang Pedoman
Penataan Tata Laksana (Business Proess)

STIA LAN MAKASSAR 3

 TUJUAN DAN SASARAN (1)
TUJUAN: untuk memberikan
panduan bagi seluruh instansi
pemerintah pusat dan daerah dalam
mengidentifikasi, menyusun,
mendokumentasikan,
mengembangkan, memonitor serta
mengevaluasi SOP AP tugas dan
fungsi aparatur pemerintahan.

STIA LAN MAKASSAR 4

 TUJUAN DAN SASARAN (2)
SASARAN:
Setiap instansi pemerintah sampai
dengan unit yang terkecil memiliki SOP-
nya masing-masing
Penyempurnaan proses penyelenggaraan
pemerintahan
Ketertiban dalam penyelenggaraan
pemerintahan
Peningkatan kualitas pelayanan kepada
masyarakat

STIA LAN MAKASSAR 5

 PENGERTIAN SOP
Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi
tertulis yg dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi bgm dan kapan harus dilakukan, dimana dan
oleh siapa dilakukan.
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP
AP) adl standar operasional prosedur dari berbagai proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses
pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan
oleh organisasi pemerintahan.
SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum
dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu
orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau
jabatan;
SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari
kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana
dengan satu peran atau jabatan
STIA LAN MAKASSAR 6
 MANFAAT SOP (1)
Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam
menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin
dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam
melaksanakan tugas;
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara
keseluruhan;
Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak
tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan
mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses
sehari-hari;
STIA LAN MAKASSAR 7
 MANFAAT SOP (2)
Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan aparatur cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan
pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai
situasi;
Menjamin konsistensi pelayanan kepada
masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan
prosedur;
STIA LAN MAKASSAR 8
 MANFAAT SOP (3)
Memberikan informasi mengenai kualifikasi
kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam
melaksanakan tugasnya;
Memberikan informasi bagi upaya peningkatan
kompetensi aparatur;
Memberikan informasi mengenai beban tugas yang
dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan
tugasnya;
Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur
dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan
melakukan penyimpangan;
STIA LAN MAKASSAR 9
 MANFAAT SOP (4)
Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
Membantu penelusuran terhadap kesalahan-
kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan;
Membantu memberikan informasi yang diperlukan
dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga
sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan.

STIA LAN MAKASSAR 10

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP (1)

Kemudahan dan kejelasan: Prosedur2 yg distandarkan

hrs dpt dgn mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua
pegawai bahkan seseorang yg sama sekali baru dlm tugas
pelaksanaan tugasnya.
Efisiensi dan efektivitas: Prosedur yg distandarkan hrs
mrp prosedur yg paling efisien dan efektif dlm proses
pelaksanaan tugas.
Keselarasan: Prosedur2 yg distandarkan hrs selaras dgn
prosedur2 standar lain yg terkait.
Keterukuran: Output dari prosedur yg distandarkan
mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yg dpt
diukur pencapaian keberhasilannya.
STIA LAN MAKASSAR 11
PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP (2)
Dinamis: Prosedur yg distandarkan hrs dgn cepat dpt
disesuaikan dgn kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yg
berkembang dlm penyelenggaraan administrasi pemerintahan
Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani):
Prosedur yg distandarkan hrs mempertimbangkan kebutuhan
pengguna (customers needs) shg dpt memberikan kepuasan kpd
pengguna.
Kepatuhan hukum: Prosedur2 yg distandarkan hrs memenuhi
ketentuan dan PP yang berlaku.
Kepastian hukum: Prosedur yg distandarkan hrs ditetapkan
oleh pimpinan sbg sebuah produk hukum yg ditaati,
dilaksanakan dan menjadi instrumen utk melindungi pegawai
dari kemungkinan tuntutan hukum.
STIA LAN MAKASSAR 12
 PRINSIP-PRNSIP PELAKSANAAN SOP AP (1)

Konsisten: SOP AP hrs dilaksanakan secara

konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan
dlm kondisi apapun oleh seluruh jajaran
organisasi pemerintahan.
Komitmen: SOP AP hrs dilaksanakan dgn
komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi,
dari level yg paling rendah dan tertinggi.
Perbaikan berkelanjutan: Pelaksanaan SOP AP
hrs terbuka thd penyempurnaan2 utk
memperoleh prosedur yg benar2 efisien dan
efektif.
STIA LAN MAKASSAR 13
PRINSIP-PRNSIP PELAKSANAAN SOP (2)

Mengikat: SOP AP hrs mengikat pelaksana dlm

melaksanakan tugasnya sesuai dgn prosedur standar yg
telah ditetapkan.
Seluruh unsur memiliki peran penting: Seluruh pegawai
peran2 ttt dlm setiap prosedur yg distandarkan. Jika
pegawai ttt tdk melaksanakan perannya dgn baik, maka
akan mengganggu keseluruhan proses, yg akhirnya jg
berdampak pd proses penyelenggaraan pemerintahan.
Terdokumentasi dengan baik: Seluruh prosedur yg telah
distandarkan hrs didokumentasikan dgn baik, shg dpt
selalu dijadikan referensi bg setiap mrk yg memerlukan.

STIA LAN MAKASSAR 14

 BAB II
JENIS, FORMAT, DOKUMEN, DAN PENETAPN SOP AP

JENIS
FORMAT
DOKUMEN
PENETAPAN SOP AP
 A. JENIS SOP AP

1. SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran
Kegiatan
3. SOP Menurut Cakupan dan
Kelengkapan Kegiatan
4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis
Kegiatan

STIA LAN MAKASSAR 16

SOP berdasarkan Sifat Kegiatan(1)
a. SOP TEKNIS
Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang
dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana
dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur
diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada
kemungkinan- kemungkinan variasi lain.
SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:
Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu
kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan
pemangku yang lebih dari satu;
Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau
langkah detail pelaksanaan kegiatan.

STIA LAN MAKASSAR 17

SOP berdasarkan Sifat Kegiatan(2)

a. SOP TEKNIS (lanjutan)

SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang
yang menyangkut pelaksana tunggal yang
memiliki karakteristik yang relatif sama dan
dengan peran yang sama pula, antara lain: dalam
bidang teknik, seperti: perakitan kendaraan
bermotor, pemeliharaan kendaraan,
pengoperasian alat-alat, dan lainnya; dalam
bidang kesehatan, pengoperasian alat-alat medis,
penanganan pasien pada unit gawat darurat,
medical check-up, dan lain-lain

STIA LAN MAKASSAR 18

SOP berdasarkan Sifat Kegiatan(3)

b. SOP ADMINISTRATIF
SOP administratif adalah prosedur standar yang
bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang
dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau
pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.
SOP administratif ini pada umumnya dicirikan dengan:
Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu
aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan
merupakan satu kesatuan yang tunggal;
Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah
pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro
yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
STIA LAN MAKASSAR 19
SOP berdasarkan Sifat Kegiatan(4)

b. SOP ADMINISTRATIF (lanjutan)

Contoh SOP Administrasi adalah: SOP
Pelayanan Pengujian Sampel Di Laboratorium,
SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan, SOP
Penanganan Surat Masuk dan SOP
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis..

STIA LAN MAKASSAR 20

 SOP berdasarkan Besaran Kegiatan(1)

a. SOP Makro
adalah SOP berdasarkan cakupan dan besaran
kegiatannya mencakup beberapa SOP (SOP
mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan
tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari
beberapa SOP (SOP mikro) yg membentuk
serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP
makro ini tidak mencerminkan kegiatan yang
sesungguhnya dilakukan oleh pelaksanaanya
(misalnya, menteri X mengirim surat ke menteri Y
STIA LAN MAKASSAR 21
 SOP berdasarkan Besaran Kegiatan(2)

a. SOP Mikro
adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan
besaran kegiatannya merupakan bagian dari
sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang
kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP
(SOP makro) yang lebih besar cakupannya.
Contoh: SOP Penanganan Surat Masuk, SOP
Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk,
dan SOP Pengiriman Surat SOP merupakan
SOP mikro dari SOP Pengelolaan Surat
STIA LAN MAKASSAR 22
 SOP berdasarkan Cakupan dan Kelengkapan
Kegiatan(1)

a. SOP Final
adalah SOP yang berdasarkan cakupan
kegiatannya telah menghasilkan produk utama
yang paling akhir atau final.
Contoh: SOP Penyusunan Pedoman
merupakan SOP Final dari SOP Penyiapan
Bahan Penyusunan Pedoman. SOP
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis
merupakan SOP Final dari SOP Penyiapan
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis
STIA LAN MAKASSAR 23
 SOP berdasarkan Cakupan dan Kelengkapan
Kegiatan(2)

b. SOP Parsial
adalah SOP yang berdasarkan cakupan
kegiatannya belum menghasilkan produk utama
yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini
masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang
mencerminkan produk utama akhirnya.
Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan
Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari
SOP Penyusunan Pedoman. SOP Penyiapan
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis yang
merupakan bagian (parsial) dari SOP
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis
STIA LAN MAKASSAR 24
 SOP berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan(1)

a. SOP Generik
adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari
kegiatan yang di-SOP-kan maupun dari tahapan
kegiatan dan pelaksananya. Variasi SOP yang ada
hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu
diterapkan.
Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A
dan SOP Pengelolaan Keuangan di Satker B
memiliki SOP generik: SOP Pengelolaan Keuangan
dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara, dst
STIA LAN MAKASSAR 25
 SOP berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan(2)

b. SOP Spesifik
adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari
kegiatan yang di-SOPkan, tahapan kegiatan, aktor
(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan.
SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain
karena sifatnya yang spesifik tersebut.
Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji
Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku
pada laboratorium A di Instansi Z tidak berlaku di
laboratorium lainnya meskipun di instansi Z
sekalipun
STIA LAN MAKASSAR 26
 B. FORMAT SOP (1)
Empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam
penentuan format penyusunan SOP yang akan
dipakai oleh suatu organisasi adalah:
1) berapa banyak keputusan yang akan dibuat
dalam suatu prosedur;
2) berapa banyak langkah dan sub langkah yang
diperlukan dalam suatu prosedur;
3) siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana
SOP; dan
4) apa tujuan yang ingin dicapai dalam
pembuatan SOP ini
STIA LAN MAKASSAR 27
 B. FORMAT SOP (2)
Secara umum format SOP dapat kita kategorikan ke dalam
empat jenis yaitu:
a. Langkah sederhana (Simple Steps)
Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana.
SOP ini biasanya digunakan jika prosedur yang akan disusun
hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit
keputusan yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat
digunakan dalam situasi yang hanya ada beberapa orang
yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun. Dan
biasanya merupakan prosedur rutin dan sederhana. Dalam
simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan
cenderung sederhana dengan proses yang pendek yang
umumnya kurang dari 10 (sepuluh) langkah.

STIA LAN MAKASSAR 28

 FORMAT SOP (2)
2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika
prosedur yg disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan
informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit
pengambilan keputusan. Dlm hierarchical steps langkah2 yg telah
diidentifikasi dijabarkan kedlm sub2 langkah secara terperinci.

3. Grafik (Graphic)
Jika prosedur yg disusun menghendaki kegiatan yg panjang dan
spesifik, maka format ini dpt dipakai. Dlm format ini proses yg panjang
tsb dijabarkan ke dlm sub2 proses yg lebih pendek yg hanya berisi
bbrp langkah. Hal ini memudahkan bagi pegawai dlm melaksanakan
prosedur. Format ini juga bisa digunakan jika dlm menggambarkan
prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram.

STIA LAN MAKASSAR 29

 FORMAT SOP (3)
4. Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts mrp format yg biasa digunakan jika
dlm SOP tsb diperlukan pengambilan
keputusan yg banyak (kompleks) dan
membutuhkan jawaban ya atau tidak yg
akan mempengaruhi sub langkah berikutnya.
Format ini juga menyediakan mekanisme yg
mudah utk diikuti dan dilaksanakan oleh para
pegawai melalui serangkaian langkah2 sbg
hasil dari keputusan yg telah diambil.

STIA LAN MAKASSAR 30

 SIMBOL-SIMBOL SOP (1)

1. Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan

kegiatan mulai dan berakhir;
2. Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses
atau kegiatan eksekusi;
3. Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikan
kegiatan pengambilan keputusan;
4. Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikan
arah kegiatan (arah proses kegiatan);
5. Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk
mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman

STIA LAN MAKASSAR 31

SIMBOL-SIMBOL SOP (1)

STIA LAN MAKASSAR 32

SIMBOL-SIMBOL SOP (2)

STIA LAN MAKASSAR 33

SIMBOL-SIMBOL SOP (4)

STIA LAN MAKASSAR 34

SIMBOL-SIMBOL SOP (5)

STIA LAN MAKASSAR 35

SIMBOL-SIMBOL SOP (6)

STIA LAN MAKASSAR 36

 Contoh SOP

Nomor SOP
Tgl Pembuatan
LOGO Tgl. Revisi
Tgl. Efektif
KEPMENPAN DAN RB Disahkan oleh
DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA

ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN

SISTEM DAN PROSEDUR
PEMERINTAHAN Nama SOP Pembuatan Laporan
Konsinyering
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Perpres 1. Memiliki kemampuan pengolahan
2. Permenpan data sederhana
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Pelaksanaan Konsenyering 1. Lembar Kerja Kegiatan dan Anggaran

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Apabila laporan konsinyering terlambat dibuat Disimpan sebagai data elektronik dan
maka kegiatan konsinyering berikutnya akan PKP2A II LAN MAKASSAR
31/3/2009
terlambat
manual 37
No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Ket
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengk Waktu Output

1 Menugaskan Kasubid mempersiapkan Agenda 15 menit Disposisi

Kerja
kosep laporan konsinyering
2. Memerintahkan analis untuk Disposisi 15 menit Disposisi
mengumpulkan laporan konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan Disposisi 1 hr Bahan
laporan
bahan konsinyering kepada Kasubid Disposisi

4. Mengonsep laporan konsinyering dan Bahan 2 jam Konsep

laporan laporan
menyerahkan kpd Kabid Disposisi

5. Memeriksa konsep konsinyering, jika Tidak Konsep Draft

Laporan 1 jam laporan
setuju menyampaikan kpd ASDEP, jika
tdk setuju menyerahkan kpd Kasubid
Ya
untuk diperbaiki
6. Memeriksa draft laporan konsinyering, Tidak Draft 1 jam Laporan
jika setuju menandatangani dan laporan
menyerahkan kpd Kabid, jika tdk setuju
mengembalikan kpd Kabid unt Ya
diperbaiki
7. Menyerahkan laporan konsinyering Laporan 10 menit Disposisi
kpd Kasubid unt didokumentasikan
8. Menyerahkan laporan konsinyering Laporan 10 menit Disposisi
31/3/2009 STIA LAN MAKASSAR 38
kpd Analis unt didokumentasikan
 Halam Judul Dokumen SOP

Logo/Lambang
Kementerian/Lembaga
/Pemda

Standar Operasional Prosedur

Kementerian/Lembaga/Pemda.. Judul Dokumen
SOP AP

2012 Tahun
Pembuatan

Kementerian/Lembaga/Pemda
Jl. -------------- Alamat Instansi
Tlp..
Kota

31/3/2009 PKP2A II LAN MAKASSAR 39

 DOKUMEN SOP (2)
2. KEPUTUSAN PIMPINAN KEMENTERIAN/
LEMBAGA/ PEMDA
Krn Dokumen SOP merupakan pedoman
setiap pegawai (baik pejabat struktural,
fungsional atau yg ditunjuk utk
melaksanakan satu tugas dan tanggungjawab
ttt), maka dokumen ini hrs memiliki
kekuatan hukum. Dlm halaman selanjutnya
setelah halaman judul, disajikan keputusan
Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda ttg
penetapan dokumen SOP ini.
STIA LAN MAKASSAR 40
 DOKUMEN SOP (3)
3. DAFTAR ISI DOKUMEN SOP
Daftar isi ini dibutuhkan utk membantu
mempercepat pencarian informasi dan menulis
perubahan/revisi yg dibuat utk bagian ttt dari
SOP terkait. (Catatan: Pada umumnya, krn
prosedur2 yg di SOP-kan akan mencakup
prosedur dari seluruh unit kerja, maka
kemungkinan besar dokumen SOP akan sangat
tebal. Oleh krn itu, dokumen ini dpt dibagi ke
dlm beberapa bagian, yg masing2 memiliki
daftar isi)
STIA LAN MAKASSAR 41
 DOKUMEN SOP (4)
4. PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN
Sbg sebuah dokumen yg menjadi manual, maka
dokumen SOP hendaknya memuat penjelasan
bgm membaca dan menggunakan dokumen
tsb. Isi dari bagian ini antara lain mencakup :
Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur
dibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan,
memuat ringkasan singkat mengenai prosedur
yg dibuat; dan Definisi/Pengertian2 umum,
memuat bbrp definisi yg terkait dengan
prosedur yg distandarkan.
STIA LAN MAKASSAR 42
 DOKUMEN SOP (5)
5. STANDARD OPERATING PROCEDURES
Bagian ini adl bagian inti dari dokumen SOP.
Utk memudahkan implementasinya, sebaiknya
SOP dibagi ke dlm klasifikasi ttt, sesuai dgn
kebutuhan instansi.

STIA LAN MAKASSAR 43

Bagian Identitas (1)
1. Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja, nama
prosedur yang di-SOP-kan
2. Nomor SOP AP
3. Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP AP ini dibuat
4. Tanggal revisi, tanggal SOP AP direvisi
5. Tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan
6. Pengesahan oleh pejabat yg berkompeten
7. Judul SOP AP
8. Dasar hukum, peraturan perundang2 yg mendasari prosedur
9. Keterkaitan, memberikan penjelasan keterkaitan prosedur yg
distandarkan dgn prosedur lain yg distandarkan.
10. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan2 yg
terjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan).
Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yg
mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika
prosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak yg ditimbulkan. Dlm
hal ini dijelaskan pula bgm cara mengatasinya
STIA LAN MAKASSAR 44
 Bagian Identitas (2)

11. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan

mengenai kualifikasi pegawai yg dibutuhkan dlm
melaksanakan perannya pd prosedur yg
distandarkan.
12. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan
penjelasan mengenai daftar peralatan dan
perlengkapan yg dibutuhkan.

STIA LAN MAKASSAR 45

 Bagian Identitas (3)
14. Pencatatan, memuat berbagai hal yg perlu didata dan dicatat oleh
setiap pegawai yg berperan dlm pelaksanaan prosedur yg telah
distandarkan. Dlm kaitan ini, perlu dibuat formulir2 ttt yg akan diisi
oleh setiap pegawai yg terlibat dlm proses. (Misalnya formulir yg
menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen
pelayanan perijinan. Atas formulir dasar ini, akan diketahui apakah
prosedur sudah sesuai dgn mutu baku yg ditetapkan dlm SOP).
Setiap pegawai yg ikut berperan dlm proses, diwajibkan utk
mencatat dan mendata apa yg sudah dilakukannya, dan
memberikan pengesahan bhw langkah yg ditanganinya dpt
dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan
akan menjadi dokumen yg memberikan informasi penting
mengenai apakah prosedur telah dijalankan dgn benar.

STIA LAN MAKASSAR 46

 CONTOH FORMAT SOP (1)

No.

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi
SATKER Tanggal Efektif

UNIT Disahkan Oleh

Nama SOP

STIA LAN MAKASSAR 47

 CONTOH FORMAT SOP (2)
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1.
2....

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1
2

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1
2

STIA LAN MAKASSAR 48

 CONTOH FORMAT SOP (3)
Pelaksana Mutu Baku
NO KEGIATAN Pelaksana Pelaksana Pelaksana Kelengkap Ket
Waktu Output
1 2 3 an

STIA LAN MAKASSAR 49

 BAB III
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP

Penyusunan SOP AP meliputi siklus sebagai

berikut:
1. Persiapan,
2. Penilaian Kebutuhan SOP AP,
3. Pengembangan SOP AP,
4. Penerapan SOP AP,
5. Monitoring dan Evaluasi SOP AP.

STIA LAN MAKASSAR 50

SIKLUS PENYUSUNAN SOP

STIA LAN MAKASSAR 51

 Proses Penyusunan SOP

Penilaian Integrasi dalam Monitoring dan

Persiapan Pengembangan
Kebutuhan Manajemen Evaluasi

Membentuk Tim Menyusun Pengumpulan Perencanaan Monitoring

dan rencana tindak Informasi dan penerapan Evaluasi
kelengkapannya penilaian Indentifikasi Pemberitahuan
Melakukan kebutuhan Alternatif Distribusi dan
pelatihan- Melakukan Analisis dan aksibilitas
pelatihan bagi penilaian Pemilihan Pelatihan
anggota tim kebutuhan Alternatif pemahaman
Memberitahukan Membuat sebuah Penulisan SOP
kepada seluruh daftar mengenai Pengujian dan
unit tentang SOP yang akan Riviu SOP
kegiatan dikembangkan Pengesahan SOP
penyusunan SOP Membuat
dokumen
penilaian
kebutuhan SOP
 Formulir Identifikasi SOP AP Berdasarkan Tugas dan Fungsi

No. Tugas Fungsi Uraian Kegiatan Output Aspek Judul

Tugas kegiatan SOP
1 2 3 4 5 6 7 8

31/3/2009 PKP2A II LAN MAKASSAR 53