Standar Operasional Prosedur

Pelayanan Farmasi
apt. Ris Ayu Nuari, M.Farm
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen
yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan
secara kronologis untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil
kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan
biaya yang serendah-rendahnya.
 FUNGSI SOP

• Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit

kerja.
• Sebagai dasar hukum apabila terjadi penyimpangan.
• Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan
mudah dilacak.
• Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama
disiplin dalam bekerja.
• Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
 TUJUAN SOP

• Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan

kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas
dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas
atau pekerjaan tertentu.
• Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan
tertentu bagi sesama pekerja dan supervisor.
• Merupakan parameter untuk menilai mutu
pelayanan.
Lanjutan
• Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber
daya secara efisien dan efektif.
• Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung
jawab dari petugas yang terkait.
• Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai
proses kerja bia terjadi suatu kesalahan atau dugaan
mal praktek dan kesalahan administrative lainnya,
sehingga sifatnya melindungi tempat kerja dan petugas.
• Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
Manfaat
• SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana,
menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan
menjadikan pekerjaan dapat diselesaikan secara
konsisten.
• Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam
bekerja dan tahu apa yang harus di capai dalam setiap
pekerjaan.
• SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat
training dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja
pegawai.
Langkah-langkah dalam pembuatan
SOP:
• Melakukan observasi secara langsung di lapangan untuk
memberikan gambaran aktivitas atau proses kerja yang
ada dalam suatu prosedur kerja.
• Melakukan studi perbandingan dengan tempat kerja
yang lain, sehingga dapat mengetahiu kelebihan dan
kekurangan dari prosedur kerja yang terjadi di
lapangan.
• Melakukan pembuatan SOP dengan menggunakan data
atau informasi yang diperoleh di lapangan, dan dengan
hasil studi perbandingan dari perusahaan lain,
Lanjutan

• Melakukan analisa pada SOP yang telah dibuat

apakah telah sesuai dengan prosedur kerja di
lapangan dan apakah SOP telah berjalan dengan
efektif untuk mencapai tujuan manajemen, dan
jika diperlukan membuat analisa perbaikan untuk
memperbaiki prosedur kerja yang berlangsung.
• Apabila SOP sudah tidak dapat mewakili kondisi di
lapangan maka perlu dilakukan revisi atau
perbaikan SOP.
 Prinsip Standar Operasional
Prosedur
• Konsisten
SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu
oleh siapapun dan dalam kondisi apapun.
• Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh
jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
• Perbaikan berkelanjutan
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-
penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar
efisien dan efektif.
Lanjutan
• Perbaikan Berkelanjutan
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan2
untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan
efektif.
• Mengikat
SOP harus menikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan prosedur standar yang ditetapkan.
• Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting
Seluruh pegawai harus meaksanakan tugasnya denagn baik .
Lanjutan

• Terdokumentasi dengan baik

Seluruh prosedur yang telah di standarkan harus di
dokumentasikan dengan baik, sehingga dapat
selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang
memerlukan.
 Langkah-langkah dalam membuat
SOP
• Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP
Dengan adanya tujuan yang ingin di capai, pihak manajemen dapat
menyusun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan
tsb, serta dpt mengetahui dan mengevaluasi keberhasilan dari penerapan
SOP tsb.
• Perancangan awal
Jika bentuk SOP yg akan digunakan adalah simple steps, hierarchical steps
atau grapihic format, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah
membuat tahapan dari proses yang ada dan yg harus di jalankan. Jika
bentuk SOP yang akan digunakan adalah flowchart, maka langkah awal
yang harus dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan
diselesaikan.
Lanjutan

• Evaluasi Internal
Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tsb
di evaluasi oleh seluruh anggota perusahaan yg terlibat
shg dpt diketahui kekurangan serta kesalahan yg
terdapat pd rancanga awal tsb, dan kemudian meminta
saran, kritik, dan ususlan yang membangun. Dengan
melibatkan seluruh anggota yang terlibat dalam SOP
tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan
akan berjalan lebih mudah.
 Lanjutan

• Evaluasi eksternal
Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang
berasal dari luar perusahaan untuk menilai rancangan yang
telah dibuat, dan memberikan saran, kritik dan usulan yang
dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal
dari perusahaan tentu dapat menilai rancangan dengan lebih
objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam
proses penerapan SOP.
 Lanjutan
• Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui apakah SOP yang dibuat
telah sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh pihak manajemen,
dan kemudian hasil pengujian dapat digunakan sebagai bahan
evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan.
• Perbaikan
Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan dan
kesalahan dalam SOP yang telah dibuat  dan kemudian dapat segera
dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat berjalan dengan lebih
maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakuakan pelatihan bagi para
pekerja agar dapat memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk
mempermudah mereka dalam menjalankan pekerjaan.
 Lanjutan

• Pengaplikasian
Setelah SOP telah selesai dibuat dan sesuai dengan standar
yang telah ditetapkan, kemudian dilakukan pengaplikasian
diseluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal
yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal.
 Penerapan SOP

• Setiap orang dalam perusahaan mendapat

informasi dan penjelasan mengenai SOP yang telah
diperbaiki ataupun SOP yang baru.
• Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai
dengan kebutuhan dan dapat diakses dengan
mudah oleh seluruh anggota perusahaan,
terutama yang terlibat langsung dalam SOP
tersebut.
Lanjutan
• Setiap personil dalam perusahaan mengerti peran dan
memiliki pengetahuan dan kemampuan yang
dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar dan
efektif termasuk pemahaman mengenai konsekuensi
jika terjadi kesalahan dalam penerapan SOP tersebut.
• Terdapat personil yang bertanggung jawab untuk
mengawasi jalannya proses, mengidentifikasi
permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi, dan
memberikan dukungan dalam proses implementasi
tersebut.