Materi Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas XI Kurikulum 2013

BAB 1

A. Pengertian dan Simbol-simbol SOP

1. Konsep SOP

a. Pengertian SOP
Berikut ini beberapa definisi SOP.
1) SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan
pekerjaan waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam
kegiatan.

2) SOP merupakan baggian dari peraturan tertulis yang membantu untuk mengontrol perilaku
anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan peran keorganisasian secara
terus menerus dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi. (Gareth R.Jones
dalam buku Organizational Theory).

3) Standar Operasional Prosedur merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang
harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. (Perry dan Potter, 2005).

4) SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah.
(Lingappan, 2000).
Berdasarkan berbagai definisi tersebut, disimpulkan bahwa SOP (Standar Operating
Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus
dilaksanakan. SOP dibuat dan didokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur
proses) kerja secara rinci dan sistematis.
b. Tujuan SOP
SOP yang baik harus mendasarkan pada tujuan berikut.
1) Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang
menjalankannya.
2) Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staf secara sistematis dan general.
3) Menghindari error dalam proses kerja.
4) Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur kerja
serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang
menjalankan.
5) Memudahkan monitoring dan menjalankan fungsi fungsi kontrol dari setiap proses kerja.
6) Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis.
c. Fungsi SOP
Fungsi Standard Operating Procedure adalah untuk mendefinisikan semua konsep dan
teknik yang penting serta persyaratan yang dibutuhkan, yang ada dalam setiap kegiatan yang
dituangkan kedalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh karyawan dalam
pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Secara rinci fungsi SOP sebagai berikut.
1) Memperlancar tugas petugas/ pegawai atau tim unit kerja.
2) Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3) Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4) Mengarahkan petugas/ pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5) Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
d. Manfaat SOP
Manfaat yang diperoleh dengan pembuatan SOP antara lain :
1) Efisiensi waktu, karena semua proses menjadi lebih cepat ketika pekerjaan itu sudah
terstruktur secara sistematis dalam sebuah dokumen tertulis. Semua kegiatan karyawan sudah
tercantum dalam SOP sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan selama masa kerja.
2) Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai konsumen
dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.
3) Kesungguhan karyawan dalam memberikan pelayanan, terutama terhadap konsistensi waktu
kerja sesuai ketentuan yang berlaku. Ini merupakan standarisasi bagaimana seorang karyawan
menyelesaikan tugasnya.
4) Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan.
5) Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan.
Jika karyawan bertindak tidak sesuai dengan SOP berarti dia memiliki nilai kurang dalam
melakukan pelayanan.
6) Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu
perubahan sistem.
7) Dapat digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh pengawas ketika
diadakan audit. SOP yang valid akan mengurangi beban kerja. Bersamaan dengan itu dapat
juga meningkatkan comparability, credibility, dan defensibility.
8) Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
9) Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugas.
e. Ruang lingkup SOP
Ruang lingkup SOP meliputi semua prses yang terjadi dalam suatu prusahaan baik
administrasi maupun tindakan langsung, baik internal mauoun eksternal perusahaan yang
dilaksanakan oleh tiap-tiap unit departemen.
f. Jenis SOP

Jenis-jenis SOP, sebagai berikut.

1) SOP berdasarkan sifat kegiatan

a SOP teknis
Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur
atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti
sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini pada umumnya
mempunyai ciri-ciri berikut.
(1) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan
meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu.
(2) Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.
SOP teknis banyak digunakan pada bidang bidang yang menyangkut pelaksana tunggal
yang memiliki karakteristik yang relatif sama dan dengan peran yang sama pula, antara lain:
dalam bidang teknik, seperti perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan,
pengoperasian alat-alat, dan lainnya. Dalam bidang kesehatan,pengoperasian alat-alat medis,
penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check-up, dan lain-lain.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis diterapkan pada bidang-
bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal atau jabatan tunggal, anatara lain :
pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan,
korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan
lainnya. Contoh SOP teknis adalah: SOP pengujian sampel di Laboratorium, SOP perakitan
kendaraan, SOP penggandaan surat, dan SOP pemberian disposisi.
b SOP Administratif
SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran
atau jabatan. SOP administratif pada umumnya dicirikan sebagai berikut ini.
(1) Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan
dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.
(2) Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat
makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

2) SOP menurut cakupan dan besaran kegiatan

SOP menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis berikut.

a SOP makro
SOP makro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencapai
beberapa SOP (SOP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang
merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan
dalam SOP tersebut. SOP makro ini tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya
dilakukan oleh pelaksananya (misalnya, menteri X mengirimkan surat ke menteri Y, yang
mengirim surat adalah kurir).
b SOP Mikro
SOP mikro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan
bagian dari sebuah SOP (SOP Makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari
kegiatan SOP (SOP Makro) yang lebih besar cakupannya. Contoh : SOP penanganan surat
masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat SOP
merupakan SOP mikro dari pengelolaan surat.

3) SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis berikut.
a SOP final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk
utama yang paling akhir atau final. Contoh : SOP penyusunan pedoman merupakan SOP final
dari SOP penyiapan bahan penyusunan pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis
merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan bimbingan teknis.
b SOP parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan
produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian
kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh : SOP penyiapan bahan
penyusunan pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP penyusunan pedoman. SOP
penyiapan penyelenggaraan bimbingan teknis yang merupakan bagian (parsial) dari SOP
penyelenggaraan bimbingan teknis.

4) SOP menurut cakupan dan jenis kegiatan

SOP menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis berikut.
a SOP generik
SOP generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki
kesamaan baik dari kegiatan yang di-SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksana.
Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh : SOP
pengelolaan keuangan di satker A dan SOP pengelolaan keuangan di satker B memiliki SOP
generik. SOP pengelolaan keuangan dengan aktor : KPA, KPK, Bendahara, dan seterusnya.
b SOP spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif
memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan
tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tepat lain karena sifatnya
yang spesifik tersebut. Contoh : SOP pelaksanaan publikasi hasil uji laboratorium A pada
intansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di intansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya
meskipun di intansi Z sekalipun.

2. Simbol-simbol SOP
Pembuatan SOP biasanya berbentuk diagram atau flowchart atau diagram alir.
a Pengertian dasar flowchart
Flowchart merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan
pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban ya atau tidak
yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme
yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-
langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Dengan kata
lain, flowchart merupakan bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan
langkah-langkah penyelesaian masalah. Flowchart merupakan cara penyajian suatu algoritma.
b Tujuan flowchart
Tujuan pembuatan flowchart adalah menggambarkan suatu tahapan penyelesaian
masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol
standar.
c Model flowchart
Dalam penulisan flowchart dikenal dua model, yaitu sistem flowchart dan
program flowchart.
1) Sistem flowchart
Sistem flowchart yaitu bagan yang memperlihatkan urutan prosedur dan proses dari
beberapa file didalam media tertentu. Melalui flowchart ini terlihat jenis media penyimpanan
yang dipakai dalam pengolahan data. Sistem flowchart juga menggambarkan file yang dipakai
sebagai input dan output dan tidak digunakan untuk menggambarkan urutan langkah untuk
 memecahkan masalah. Sistem flowchart hanya untuk menggambarkan prosedur dalam sistem
yang dibentuk.

2) Program flowchart.
Program flowchart yaitu bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan proses dalam
suatu program. Dua jenis metode penggambaran program flowchart, sebagai berikut.
a) Conceptual flowchart, menggambarkan alur pemecahan masalah secara global.
b) Detail flowchart, menggambarkan alur pemecahan masalah secara rinci.
d Simbol-simbol flowchart
Simbol-simbol yang dipakai dalam flowchart dibagi menjadi 3 kelompok berikut.
1) Flow direction symbols
Flow direction symbols disebut juga connecting line yang digunakan untuk menghubungkan
simbol satu dengan yang lain. Berikut macam-macam bentuk flow direction symbols.

2) Processing symbols
Processing symbols menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses/ prosedur.
Berikut maam-macam bentuk processing symbols.
3) Input/ Output symbols
Input/ Output symbols menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai
media input atau output. Berikut macam-macam bentuk input/ output symbols.
 BAB 2

1. Pengertian Manajemen Waktu

Berikut ini pengertian manajemen waktu menurut para ahli:

a. Menurut Forsyth (2009)
Manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat waktu menjadi terkendali sehingga
menjamin terciptanya sebuah efektivitas dan efesiensi juga produktivitas.
b. Atkinson (1994)
Manajemen waktu adalah suatu jenis keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk
upaya dan tindakan seseorang yang dilakukan secara terencana agar individu dapat
memanfaatkan waktunya dengan sebaik-baiknya.
c. Orr (dalam Atkinson, 1994)
Manajemen waktu sebagai kemampuan menggunakan waktu secara efektif dan efisien untuk
memperoleh manfaat yang maksimal.
d. Haynes (1994)
Manajemen waktu adalah suatu proses pribadi dengan memanfaatkan analisis dan
perencanaan dalam menggunakan waktu untuk meningkatkan efektivitas dan efisien.
e. Higgins (dalam Atkinson, 1994)
Manajemen waktu sebagai proses untuk menjadikan waktu lebih produktif, dengan cara
mengatur apa yang dilakukan dalam waktu tersebut.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu adalah suatu
kemampuan menggunakan waktu secara efektif dan efisien sehingga tercapai produktivitas
yang maksimal. Manajemen waktu akan membuat individu dapat memprioritaskan kegiatan
yang sebenarnya memiliki konsekuensi tinggi untuk dituntaskan tetapi cenderung ditunda-tunda
penyelesaiannya.

2. Fungsi Manajemen Waktu

Mengapa penting untuk memanajemen waktu? Ada beberapa alasan lainnya sebagai
berikut:
a. Karena waktu kita terbatas, sedangkan pekerjaan makin menambah.
b. Manajemen waktu membantu kita untuk bekerja lebih efektif dengan skala prioritas.
c. Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress, karena kita dapat mengontrol setiap tugas
dan tenggat waktunya.
d. Manajemen waktu membuat kita produktif, karena dapat menghindari hambatan dan
gangguan yang menghalangi dari tujuan.
Sebuah sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan dapat membantu kita
menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat. Apapun prioritasnya, mempelajai cara
mengatur hidup dan belajar akan membantu kita mencapai tujuan hidup.
Arti penting me-manage waktu sebagai berikut:
a. Membantu membuat prioritas.
b. Mengurangi kecenderungan untuk menunda.
c. Membantu kita menghindari tabrakan waktu.
d. Memberi kita kebebasan dan kendali karena manajemen waktu tidak akan membatasi ruang
gerak seseorang.
e. Membantu kita menghindari perasaan bersalah.
f. Membantu mengevaluasi kemajuan kita.

3. Teknik Manajemen waktu

Teknik manajemen waktu dapat dikelompokkan menjadi tiga macam, sebagai berikut.

a. Teknik manajemen waktu berdasarkan skala prioritas.

1. Pengertian skala prioritas
Skala prioritas yang tepat yaitu dengan mendahulukan pekerjaan yang penting dan
mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak meski tidak begitu penting, tidak dilanjutkan
dengan pekerjaan yang penting dan tidak mendesak. Prioritas terakhir adalah pekerjaan yang
tidak penting dan juga tidak mendesak.

2. Kriteria skala prioritas

Ada 4 kategori skala prioritas sebagai berikut.
a) Urgent dan important (mendesak dan penting)
Tipe pekerjaan dengan skala prioritas penting dan mendesak harus diprioritaskan untuk
diselesaikan terlebih dahulu. Tugas tersebut bisa kita seleksi dari kapan tugas tersebut masuk
ke daftar kerja hingga kapan tugas itu harus selesai. Jika jarak antara tanggal masuk dan
tanggal selesai sangat dekat, maka bisa dipastikan kalau tugas itu memang sangat penting dan
mendesak. Oleh karena, itu kita harus mendahulukan jenis skala prioritas ini. Jangan pernah
menunda pekerjaan yang masuk dalam kategori ini.
b) Not Urgent but important (penting)
Tipe pekerjaan dengan prioritas seperti ini sebaiknya disikapi dengan menjadwalkan
pekerjaan kita kembali. Karena ada baiknya kita menggunakan waktu produktif buntuk
mengerjakan seteiap pekerjaan yang bernilai penting sebelum pekerjaan ini naik kelas skala
prioritasnya menjadi penting dan mendesak. Kerjakan skala prioritas ini dengan penuh
semangat dan gairah.
c) Urgent but not important (mendesak)
Pekerjaan ini terkadang datang dari orang diluar anda. Misalnya ketika mereka minta
bantuan anda. Hal ini bisa saja menggangu waktu produktif anda untuk mengerjakan pekerjaan
yang skalanya penting. Maka, ketika sedang mengerjakan pekerjaan penting anda boleh saja
menolaknya. Apalagi jika pekerjaan mendesak ini membuat anda kewalahan menyelesaikan
tugas anda. Anda juga bisa mengatakan pada mereka untuk menunggu hingga apa yang anda
kerjakan sekarang sudah selesai.
d) Not urgent dan not important (tidak penting dan tidak mendesak)
Pekerjaan dengan tipe prioritas seperti ini sebaiknya anda hindari. Namun bukan berarti
tidak dikerjakan. Tetapi anda bisa mengesampingkannya sampai semua pekerjaan dengan
skala pioritas lebih tinggi tuntas. Apalagi kalau pekerjaan ini diciptakan oleh orang lain.

3. Langkah-langkah menyusun prioritas

Langkah-langkah menyusun prioritas sebagai berikut.
a) Periksa kembali tujuan-tujuan besar dalam hidup anda beserta target waktu pencapaiannya.
Tujuan-tujuan besar mungkin membutuhkan waktu yang cukup lama, misalnya 1 tahun, 3
tahun, 5 tahun kedepan.
b) Pencapaian tujuan-tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan
secara bertahap. Tuliskan apa saja yang dikerjakan dalam 1 minggu kedepan. Membuat
rencana mingguan akan membantu anda untuk fokus pada penyelesaian pekerjaan. Kegiatan-
kegiatan utama yang menunjang tujuan, dan dengan sendirinya anda akan mencapai lebih
banyak.

4. Faktor penghambat penetapan prioritas

Banyak hal yang dapat menggangu terlaksananya kegiatan-kegiatan utama dalam proses
pencapaian tujuan anda. Beberapa hal yang perlu diwaspadai sebagai berikut.
a) Zona nyaman serta zona berani.
b) Ketakutan menjadi penghambat.
c) Bangkit lagi ketika gagal.
d) Menaklukkan cobaan.
e) Tidak berani berkata TIDAK.
b. Teknik manajemen waktu berdasarkan delegasi

1. Pengertian delegasi
Salah satu dimensi pengelolaan waktu yang penting adalah delegasi (delegation) secara
singkat dapat dikatakan bahwa delegasi adalah pemberiaan sebagain tanggung jawab dan
kewibawaan kepada orang lain. Jadi dengan mengadakan delegasi itu kita mangakui bahwa
kita membutuhkan bantuan orang lain mengemban tanggung jawab, mengajak orang lain untuk
ikut serta dalam kerja kita dan memberikan kepadanya bagian dari tugas-tugas kita, kita
memberikan kepadanya kekuasaan untuk melakukan tugas itu, kita menciptakan tanggung
jawab pada orang yang kita beri delegasi itu dalam hubungan kita sejajar dengan
pertanggungjawaban kita kepada atasan. Bila mengadakan delegasi, kita minta kepada orang
lain agar ikut serta memikul sebagian tanggung jawab dair tugas-tugas kita. Kita member
kepada kewibawaan, hak untuk membuat keputusan dibidang yang ada dalam lingkup tugas
yang kita berikan kepadanya.
Dengan demikian, delegasi adalah pemberian otorisasiatau kekuasaan formal dan
tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada rang lain. Pelimpahan otoritas
oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena
tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugas-tugas organisasi.

2. Cara menjalankan delegasi

Dalam menjalankan delegasi, seorang pemimpin sering ragu-ragu dalam menjalankan
delegasi sebab ada hal-hal yang sering kita mendelegasikan pekerrjaan itu kepada orang lain,
mempunyai rasa takut, ada resiko sebab ada perbedaan dan jarak antara kita dan orang yang
kita serahi delegasi. Tetapi rasa takut itu tidak perlu meniadakan pentingnya delegasi. Ada
unsur-unsur yang menyangkut dengan delelgasi sebagai berikut.
a) Apa yang didelegasikan.
b) Saling terbuka antara diberi delegasi dan menerima delegasi.
c) Transparansi tentang delegasi.
d) Ada harapan yang diserahi delegasi.
e) Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya.
f) Pengawasan yang wajar.
g) Orang yang diserahi delegasi.

3. Tugas yang perlu didelegasikan dan yang tidak boleh di delegasikan

Taylor (1993 : 55-56) mengatakan bahwa sepertinya sangat meringankan beban kerja jika
tugas dapat diberikan kepada bawahan. Secara potensial, tugas yang dapat didelegasikan
kepada bawahan dan mana yang tidak dapat dibagi menjadi seperti berikut.
a) Manfaat yang didelegasikan pada masing-masing tugas yang termasuk dalam kategori tugas
ini perlu dipertimbangkan.
b) Pekerjaan rutin.
c) Pekerjaan yang merupakan harus.
d) Pekerjaan yang terlalu banyak.
e) Hal-hal yang khusus.
f) Pekerjaan terus-menerus sama.
g) Proyek-proyek yang menyenangkan.
Tugas yang tidak boleh didelegasikan sebagai berikut.
a) Upacara
b) Menentukan kebijakan
c) Masalah-masalah personalia yang khusus
d) Krisis
e) Masalah-masalah rahasia.
4. Orang diberi delegasi
Delegasi lebih dari sekedar memberikan orang untuk mengerjakan sesuatu. Dengan
meengikuti cara pemilihan orang yang tepat dan teratur dan bijak, memilih bawahan dengan
keahlian yang paling cocok dengan pekerjaannya, atau memilih staf atau karyawan yang
sekiranya akan mendapatkan pengalaman yang berguna dari pekerjaan yang didelegasikan.
Untuk suatu pekerjaan yang berbobot pastikan bahwa anda menunjukkan betapa pentingnya
pekerjaan tersebut bagi organisasi. Departemen, sekolah, atau instansi jangan beranggapan
bahwa anda akan secara otomatis memahami atau menghargai impas jangka panjang dari
pekerjaan tersebut. Hal tersebut banyak memberikan konstribusi tersembunyi seperti berikut.
a) Meningkatkan keahlian karyawan.
b) Melengkapi kemampuan tim.
c) Menunjukkan salah satu area yang ditargetkan untuk meengembangkan, untuk rencana
pengembangan karier.
d) Bantulah karyawan atau staf memperoleh pengalaman sehingga siap menghadapi masalah
saat terjadi persoalan dalam pekerjaan.
Ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam proses delegasi kekuasaan sehingga dapat
berjalan efektif sebagai berikut.
a) Dalam pemberian suatu delegasi kekuasaan atau tugas harus diimbangi dengan pemberian
tanggung jawab.
b) Kekuasaan yang didelegasikan harus pada orang yang tepat, baik dari segi kualifikasi maupun
segi fisik.
c) Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan pemberian
motivasi.
d) Pimpinan yang mendelegasikan kekuasaannya harus membimbing dan mengawasi orang
yang menerima delegasi tersebut.
Dengan demikian pendelegasian kekuasaan mempunyai manfaat ganda sebagai berikut.
a) Pimpinan dapat lebih fokus pada tujuan dan pekerjaan pokoknya.
b) Putusan dapat dibuat dengan lebih cepat dan pada unit yang tepat.
c) Inisiatif dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi.
d) Mendidik dan mengembangkan bawahan sehingga mampu diberi beban tugas yang lebih
besar dan berat lagi nantinya.

c. Teknik manajemen waktu berdasarkan asertif.

1) Pengertian asertif
Asertivitas adalah suatu kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang diinginkan,
dirasakan, dan dipikirkan orang lain, namun dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak
serta perasaan pihak lain. Dalam bersikap asertif, seseorang dituntut untuk jujur terhadap
dirinya dan jujur pula mengekspresikan perasaan, pendapat, dan kebutuhan secara
proposional, tanpa ada maksud untuk memanipulasi, memanfaatkan ataupun merugikan pihak
lainnya. Seseorang yang asertif memiliki kriteria sebagai berikut.
a) Merasa bebas untuk mengekspresikan perasaan, pikiran, dan keinginan.
b) Mengetahui hak mereka.
c) Mempu mengontrol kemarahan. Tidak berarti me-repsess peerasaan ini, akan tetapi
mengontrol dan membicarakannya kembali dengan logis dan tidak dilandasi emosi.
Teknik manajemen waktu berdasarkan asertif berarti adanya sikap tegas yang
dikembangkan ketika berhubungan dengan banyak orang dalam berbagai aktivitas kehidupan.
Dalam arti ketika ia dapat mengambil keputusan atau melakukan tindakan tertentu berdasarkan
hasil pemikiran sendii tanpa sikap emosional, meledak-ledak, atau berperilaku lainnya. Ia
menegakkan kemandiriannya tanpa bermaksud menyakiti hati orang lain. Ketegasan penuh
kelembutan, ketegasan tanpa arogansi, itulah cirri asertif.
2) Prinsip asertif
Prinsip asertif sebagai berikut.
a) Kecakapan orang untuk berkata tidak, untuk meminta bantuan atau minta tolong orang lain.
b) Kecakapan untuk mengekspresikan perasaan-perasaan positif maupun negatif.
c) Kecakapan untuk melakukan inisiatif dan memulai pembicaraan.
Ada 3 kategori perilaku asertif yaitu sebagai berikut.
a) Asertif penolakan yaitu ucapan untuk memperhalus, misalnya, ucapan maaf.
b) Asertif pujian yaitu mengekspresikan perasaan positif, misalnya menghargai, menyukai,
mencintai, mengagumi, memuji, dan bersyukur.
c) Asertif permintaan yaitu asertif yang terjadi kalau seseorang meminta orang lain melakukan
sesuatu yang memungkinkan kebutuhan atau tujuan seseorang tercapai tanpa tekanan dan
paksaan.
3) Unsur-unsur asertif
Unsur-unsur dalam manajemen waktu berdasarkan asertif, sebagai berikut.
a) Terbuka dan jelas
Upayakan berkomunikasi secara jelas dan spesifikasi. Misalnya: saya kurang suka ini, hm..,
saya menyukai rencana itu, hanya saja mungkin ada beberapa bagian yang biasa ditingkatkan
(bahasa halus dari diperbaiki), saya punya pendapat yang berbeda yaitu.

b) Langsung
Berbicara langsung dengan subjek yang bersangkutan dan tidak membawa masalah ke orang
lain yang tidak berhubungan.
c) Jujur
Berkata jujur agar dapat dipercaya.
d) Tepat dalam bersikap
Pastikan memperhitungkan nilai sosial dalam berbicara.
e) Tanyakan umpan balik
Menanyakan umpan balik menjadi bukti bahwa anda lebih mengutarakan pendapat daripada
perintah. Misalnya: Apakah sudah jelas? Atau ada pertanyaan?
4) Membangun asertif dalam manajemen waktu
Dalam membangun asertivitas terdapat beberapa pendekatan yang dapat ditempuh. Salah
satunya adalah Formula 3A sebagai berikut.
a) Appreciation
Appreciation berarti menunjukkan penghargaan terhadap kehadiran orang lain, dan tetap
memberikan perhatian sampai pada batas-batas tertentu terhadap apa yang terjadi pada diri
mereka.
b) Acceptance
Acceptance adalah perasaan mau menerima, memberikan arti sangat positif terhadap
perkembangan kepribadian seseorang, yaitu menjadi pribadi yang terbuka dan dapat menerima
orang lain sebagaimana keberadaan diri mereka masing-masing.
c) Accommodating
Menunjukkan sikap ramah kepada semua orang, tanpa terkecuali, merupakan perilaku yang
sangat positif.

5) Teknik-teknik manajemen waktu berdasarkan asertif

Terdapat beberapa teknik manajemen atau strategi waktu asertif yang berguna dalam
menanggapi situasi yang cenderung menjadi konflik.
a) Memberikan Umpan Balik
Membiarkan orang lain tahu bagaimana anda merespon perilaku mereka dapat membantu
menghindari kesalahpahaman dan membantu menyelesaikan konflik yang tidak dapat dihindari
dalam suatu hubungan. Kriteria umpan balik yang bermanfaat sebagai berikut.
(1) Umpan balik difokuskan pada perilaku seseorang bukan kepribadiannya. Memfokuskan pada
perilaku dapat mengarahkan umpan balik kepada sesuatu yang dapat diubah oleh seseorang
individu.
(2) Umpan balik bersifat deskripsi bukan evaluatif
Menjelaskan apa yang telah dikatakan atau dilakukan berkesan lebih baik tidak mengancam
dibandingkan dengan menghakimi mengapa sesuatu dilakukan (yang dilakukan berdasarkan
asumsi anda).
(3) Umpan balik berfokus pada reaksi anda sendiri bukan maksud orang lain.
Menyalahkan atau menganggap ada maksud buruk dibalik perilaku orang lain bukan
merupakan umpan balik yang konstruktif.
(4) Umpan balik bersifat spesifik bukan umum
Umpan balik berfokus pada perilaku yang baru saja terjadi dan menghindari mengungkit
perilaku dimasa lalu. Umpan balik juga tidak boleh menyamaratakan atau terlalu jauh dari
peristiwa spesifik yang telah membuat anda kesal.

(5) Umpan balik difokuskan pada penyelesaian masalah

Bukan bertujuan untuk melampiaskan kemarahan. Tujuannya adalah untuk menyelesaikan
suatu masalah yang timbul pada suatu hubungan sehingga hubungan tersebut dapat
berkembang lebih baik.
(6) Umpan balik disampaikan secara pribadi

b) Meminta umpan balik dari orang lain

Seperti yang telah dijelaskan di point a), kita perlu berlatih memberikan umpan balik
kepada orang lain dengan tepat. Pada saat yang bersamaan kita juga harus mengundang
umpan balik dari orang lain untuk meningkatkan keterampilan komunikasi interpersonal.
c) Menentukan batasan
Bertindak asertif dalam menentukan batasan berarti mengambil tanggung jawab untuk
keputusan yang diambil mengenai bagaimana menghabiskan sumber daya pribadi tanpa
merasa marah kepada orang lain yang memohon/mengajukan permintaan tertentu kepada
anda. Bertindak asertif dengan menentukan batasan tidak berarti bahwa anda berhenti berkata
ya terhadap semua permintaan
d) Membuat permintaan
Meminta sesuatu yang anda inginkan dari orang lain secara langsung juga diperlukan
pada hubungan yang sehat. Jika anda berada pada posisi manajemen, menyatakan dengan
jelas apa yang diharapkan orang lain adalah suatu bagian yang penting untuk mencapai tujuan
organisasi. Pada hubungan yang sederajat, membuat peermintaan, termasuk meminta
pertolongan merupakan suatu bagian penting dari komunikasi yang jujur. Kita harus percaya
bahwa orang lain akan dapat merespon permintaan kita secara asertif, termasuk berkata
tidak. Jadi, kita tidak perlu bereaksi berlebihan ketika seseorang menolak permintaan kita
dengan cara yang asertif.
e) Berlaku Persisten
Salah satu aspek penting dalam perilaku asertif adalah persisten untuk menjamin bahwa
hak-hak anda dihargai.
f) Membingkai kembali
Bingkai adalah jalan pintas kognitif yang digunakan orang untuk membuat suatu informasi
yang kompleks menjadi masuk akal (Kaufam et al, 2003). Teknik pembingkaian kembali
(refarming) yang dijelaskan oleh Kaufam, dkk termasuk:
(1) Fokus pada membangun komunikasi yang efektif untuk suatu kelompok/set tujuan yang
terbatas.
(2) Menguji validitas/keabsahan perspektif orang lain.
(3) Menentukan dimana kesamaan pandangan/tujuan. Mencari hal-hal yang sama-sama dan fokus
pada hasil yang diinginkan dengan perspektif jangka panjang.
(4) Mengenali kesempatan untuk mencari solusi-solusi yang belum dieksplorasikan/dipikirkan lebih
mendalam dan kesempatan-kesempatan yang dapat saling ditawarkan (trade-off) atau
kompromi-kompromi.
(5) Mengenali perbedaan yang tidak bisa dijembatani dan pada saat yang bersamaan mencari
tindakan yang masih bisa diambil untuk mengurangi konflik.
g) Mengabaikan provokasi
Konflik interpersonal dapat memunculkan berbagai metode untuk menang dengan cara
menghina atau mengintimidasi orang lain.
h) Merespon Kritik
Bagi sebagain orang, kritik benar-benar membuat diri hancur karena kita biasanya
memegang dua keyakinan irasional yang umum:
(1) Bahwa kita harus disayangi atau diakui oleh semua orang yang kita kenal.
(2) Bahwa kita harus benar-benar kompeten/mampu dalam segala hal yang kita lakukan tanpa
pernah melakukan kesalahan.
 BAB 3
Pengertian Otomatisasi Kantor
Sistem otomatisasi kantor ( dalam bahasa inggris : office Automation sehingga disingkat
OA) di definisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan,
memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan dokumen dan komunikasi elektronik
lainnya antar individu, kelompok kerja, dan organisasi. Berikut ini merupakan konsep
otomatisasi kantor.
a. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
b. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju
aplikasi yang terencana dan terpadu.
c. Otomatisasi menudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
d. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang
lebih baik.
e. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai
pengganti.

Merencanakan Penerapan Otomatisasi Administrasi Perkantoran

Konsep-konsep otomatisasi perkantoran yang perlu dipahami dalam merencanakan
penerapan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut.
1. Proses yang terjadi pada perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju
aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang
lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai
pengganti.
Dengan memahami konsep-konsep tersebut, kita dapat merencanakan penerapan
otomatisasi dengan baik. Selain itu, kita juga perlu untuk mempertimbangkan dampak yang
akan terjadi serta mengambil langkah antisipasi agar dampak buruk dari otomatisasi
perkantoran dapat dihindari.
Tahapan yang bisa dilakukan untuk menerapkan otomatisasi perkantoran sebagai berikut.
1. Menyiapkan sumber daya komputer.
2. Menyiapkan akses ke sumber daya informasi (intranet atau internet).
3. Menyiapkan perlengkapan non komputer.
4. Memanfaatkan konferensi telepon.
5. Melakukan pertemuan rutin untuk mengevaluasi penerapan otomatisasi dan merencanakan
pengembangan berikutnya.
6. Melakukan rutinitas kerja berbasis otomatisasi.
Dalam menerapkan otomatisasi, kita juga perlu memperhatikan prinsip kerja efektif agar
dampak nuruk otomatisasi (kemalasan, pemborosan) dapat dihindari. Prinsip kerja efektif
menurut Leffingwell adalah sebagai berikut.
1. Perencanaan, merencanakan secara benar.
2. Jadwal, pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik.
3. Pelaksanaan, pekerjaan harus dilaksanakan dengan baik.
4. Ukuran, hasil pekerjaan harus diukur sesuai kemampuan dan standar.
5. Imbalan, imbalan harus sesuai yang mencakup kondisi kerja, kesehatan, pengerabangan diri,
dan gaji.

Dampak Otomatisasi Perkantoran

a. Keuntungannya
Keuntungan otomatisasi perkantoran sebagai berikut.
1) Pengurangan biaya fasilitas
Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga mengurangi biaya
sewa dan perluasan kantor.
2) Pengurangan biaya peralatan
Telecommuter dapat berbagai peralatan seperti halnya para peserta LAN dalam berbagai
sumber daya.
3) Jaringan komunikasi formal
Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi
yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.
4) Pengurangan penghentian kerja
Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.
5) Kontribusi sosial
Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki peluang
kerja diluar tempat tinggalnya.

b. Kerugiannya
Kerugian otomatisasi perkantoran sebagai berikut.
1) Rasa tidak memiliki
Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya perasaan menjadi bagian
penting dari suatu organisasi.
2) Takut kehilangan pekerjaan
Kurangnya rasa keterkatian dengan operasional perusahaan, maka pegawai merasa mudah
untuk dilepaskan/dipecat.
3) Semangat kerja yang rendah
Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung dari rekan maupun atasan,
kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah, maka akan memengaruhi semangat
kerja.
4) Ketegangan keluarga
Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para telecommuter.

Pengguna Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran diunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Namun
ada empat kategori penggunaan otomatisasi perkantoran, sebagai berikut.
a. Manajer
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama sumber daya manusia.
b. Profesional
Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya ( misalnya
pembeli, wiraniaga, dan asisten staf khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal
sebagai pekerja terdidik.
c. Sekretaris
Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

d. Pegawai Administratif
Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan
mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirimkan surat.
 BAB 4

Penerapan Otomatisasi dalam Administrasi perkantoran dengan Virtual Office

1. Pengertian Virtual Office

Kantor virtual merupakan kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan
yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap
menjaga profesionalisme bisnis. Kantor virtual (virtual office) adalah pekerjaan yang dapat
dikerjakan dilokasi geografis manapun tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan
melalui sejenis komunikasi elektronik.

2. Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor

Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor, sebagai berikut :
a. Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan
meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telepon, dan
lain-lain.
b. Transisional, ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta
dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang
berbasis komputer. Contoh : pembuatan database(Oracle, General Ledger(informasi
keuangan), EAS (system approval elektronik, dan lain-lain).
c. Transformasional, merupakan konvergensi telekomunikasi (ICT). Contoh : Teleconference,
dan lain-lain.

3. Cara Menerapkan Virtual Office

Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai
berikut :
a. Menyediakan sumber daya komputer.
b. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi.
c. Menyediakan perlengkapan nonkomputer.
d. Menyiapkan sarana telepon yang dapat di-forward(dialihkan).
e. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi.
f. Membuat jadwal pertemuan reguler.
g. Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur.

4. Manfaat Menerapkan Virtual Office dalam Bisnis

a. Lebih Fleksibel
Bekerja secara online akan membuat kita lebih fleksibel dalam menentukan waktu kerja.
Kita bisa bekerja pagi maupun malam hari tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan
bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan
yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.
b. Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain. Disini kita tidk
diharuskan memiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah
kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual
sudah bisa kita miliki sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan
dengan kantor permanen yang lain.
c. Banyak Pilihan Pekerjaan
Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan.
Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi juga dari luar negeri bisa kita dapatkan
dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di
situs penyedia pekerjaan freelance. Bahkan pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya
dengan duduk santai dikamar.
d. Penghasilan Tidak Terbatas
Jika kita serius menjalankan pekerjaan secara online, maka penghasilan bisa menjadi
tidak terbatas. Bekerja online bisa membuat kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyak-
banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.
e. Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga
 Bekerja secara online membuat kita mempunyai waktu dengan keluarga lebih banya,
karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu dengan
keluarga,sehingga hubungan dengan keluarga pun menjadi lebih harmonis.
5. Keuntungan dan Kerugian Kantor Virtual

a. Keuntungan Kantor Virtual

Berikut ini berbagai keuntungan kantor virtual:

1) Pengurangan baiaya fasilitas

Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagaian pegawai
bekerja ditempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2) Pengurangan biaya peralatan
Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, telecommuter dapat berbagi
peralatan seperti halnya para peserta dalam sutau LAN berbagi sumber daya.
3) Jaringan komunikasi formal
Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan
komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor
tradisional, sebagian informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan.
Meningkatnya perhatianpada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi
yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja dilokasi tetap.
4) Pengurangan penghentian kerja
Bila terjadi halangan seperti banjir dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi
ke tempat kerja, maka kegitan perusahaan dapat terhenti. Namun adanya kantor virtual
membuat sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.
5) Kontribusi sosial
Kantor virtual memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang semula tidak
memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia, dan orang tua dengan anak-anak
kecil dapat bekerja dirumah. Oleh karena itu, kantor virtual memunginkan perusahaan
menunjukkan tanggung jawab sosialnya.

b. Kerugian Kantor Virtual

Berikut ini berbagai kerugian kantor virtual.
1) Rasa tidak memiliki
Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, maka mereka
kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2) Takut kehilangan pekerjaan
Karena pekerjaan pegawai dialkukan terlepas dari organisasi perusahaan, pegawai mudah
menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang
dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin
menjadi korban pemecatan elektronik.
3) Semangat kerja yang rendah
Sejumlah factor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Factor pertama
adalahtidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan
rekan kerja. Factor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter
cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.
4) Ketegangan keluarga
Bila ada ketegangan dirumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa
jam. Ketegangan juga dapat meng=ingkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu
hanyalah untuk menghindari dari tanggung jawab rumah tangga.
 BAB 5

A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

1. Sistem
Sistem adalah kumpulan komponen yang masing-masing komponen memiliki fungsi dan
saling berinteraksi, saling bergantung, serrta memiliki kesatuan yang utuh untuk bekerja
mencapai tujuan tertentu. Sistem menghasilkan sinergi sehingga hasil yang dicapai oleh sistem
lebih besar jika dibandingkan dengan hasil dari masing-masing komponen-komponennya.
Organisasi atau perusahaan merupakan Open System, yang memiliki karakteristik sebagai
berikut.
a. Mengandung Beberapa Input atau Sumber Daya
Adapun yang termasuk input sistem kantor, anatara lain:
1) Sumber daya manusia
2) Uang
3) Bahan
4) Alat/Mesin
5) Metode
6) Lingkungan kantor, baik lingkungan internal, seperti tata ruang, pencahayaan, warna, maupun
lingkungan eksternal kantor.
b. Terdapat Proses
Proses dalam organisasi, meliputi :
1) Pembagian kerja dan kerja sama
2) Kebergatungan dan Keterkaitan
3) Saling mempengaruhi dan membutuhkan
Menurut The Liang Gie, proses sistem kantor, meliputi :
1) Reading atau menginterpretasi data.
2) Writing, typing, card medium punching ( menginput data ).
3) Recording ( merekam data ).
4) Sorting ( mengklasifikasi data )
5) Transmitting ( mengirimkan data ).
6) Calculating ( mengkalkulasi data secara matematis ).
7) Comparing ( membandingkan untuk mengecek keakuratan data ).
8) Storing/eliminating ( menyimpan data/ membuang data yang tidak perlu )

c. Menghasilkan Output
Dalam sebuah sistem ada sasaran atau output yang ingin dicapai bersama. Output sistem
kantor adalah informasi.

d. Adanya Kontrol/Pengendalian
Untuk menegetahui kualitas sistem, diperlukan adanya umpan balik atau feedback. Informasi
balik tentang kinerja sistem atau feedback ini melaksanakan fungsi manajemen
pengawasan/pengendalian.
Sistem dengan input, proses, output, dan pengendalian.

INPUT PROSES OUTPUT

FEEDBACK

2. Data dan Informasi

Menurut Mills (1984) data adalah fakta mentah, hasil observasi, atau kejadian dalam bentuk
angka atau simbok khusus. Dalam pengertian lain, data adalah deskripsi dari sesuatu dan
kejadian yang kita hadapi. Data dapat disebut informasi apabila data tersebut sudah diolah
dengan urutan tertentu dan dijadikan dasar dalam bertindak. Pengolahan data bertujuan untuk
menyusun dan menempatkan data tersebut dalam konteks untuk menghasilkan informasi yang
bermakana.
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk lebih berguna bagi yang
menerimanya serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan
sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan juga
 sebagai data dengan tolok banding. Atau data yang telah diolah menjadi suatu kesimpulan
yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan dengan data semula.
Pengolahan data dan informasi mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penggandaan, pedistribusian, dan penyimpanan. Pemahasan rinci mengenai kegiatan-kegiatan
tersebut disajikan dalam Bab 5.

3. Manajemen
Sebagaimana telah kita ketahui bahwa manajemen merupakan sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk
mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai
dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilakasanakan secara
benar, terorganissir, dan sesuai dengan jadwal.
G.R. Terry mengemukakan manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian,
dan pengorgaisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yan melakasanakan
agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Dari uarian diatas, dapat dipahami pengertian sistem informasi manajemen, yaitu suatu
sistem yang saling bekerja sama terdiri atas sekumpulanorang, alat, serta prosedur, dan
merupakan satu keasatuan yang saling berinteraksi dan berkesinambungan serta dirancang
untuk mengumpulkan, memilih, menganalisis, mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi
yang baik dan siap pakai guna menghasilkan perencanaan, implementasi, dan pengendalian
manajemen yang baik melalui pembuatan keputusan.
Dengan kata lain, sistem informasi manajemen adalah sistem informasi digunakan untuk
menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan
pengembalian keputusan dalam suatu organisasi. Sistem informasi manajemen menghasilkan
informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk
operasi organisasi.
Sistem informasi manajemen dibakukan dalam prosedur kerja kantor. Prosedur kerja
memudahkan kegiatan yang berulang dan rutin sehingga setiap terjadi perbaikan prosedur
tidak perlu dianggap sebagai hal baru yang menjadi beban tambahan.

B. Prasyarat Sistem Informasi Manajemen

Dalam pengelolaan sistem informasi manajemen dibutuhkan komunikasi yang baik sebagai
sayarat mutlak untuk melakukan koordinasi kerja, baik secara vertikal maupun secara
horizontal. Koordinasi merupakan harmonisasi usaha-usaha yang bersifat individual, dan
merupakan esensi dari manajemen. Informasi dapat diampaikan secara lisan maupun tulisan,
misalnya melalui rapat, surat, buku panduan, dan telepon.
Selain komunikasi sebagai prasyarat, sistem informasi manajemen merupakan kumpulan
manusia, mesin, prosedur dan database. Oleh karenanya, sebuah sistem informasi tidak dapat
dikatakan sebuah sistem informasi manajemen jika tidak memiliki/menggunakan database
dalam pengertian database yang menyeluruh.
Selain itu, secara teorirtis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah sistem informasi
manajemen. Namun dalam praktek, sistem informasi manajemen yang baik tidak akan ada
tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan sistem
informasi manajemen adalah sistem informasi manajemen harus dijalin secara teliti agar
mampu melayani tugas utama.

C. Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Tujuan dari Sistem Informasi Manajemen, yaotu sebagai berikut :
1. Mneyediakan informasi yang dipergunakan didalam perhitungan harga pokok jasa, produk,
dan tujuan lain yang diiginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki
akses ke informasi sistem informasi manajemen dan mengetahui bagaiman cara
menggunakannya. Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu
masalah, menyelesaikan maslah, dan mengevaluasi kinerja karena informasi dibutuhkan dan
dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian ,dan
pengambilan keputusan.
Tujuan utama sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum
semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Sistem
 informasi manajemen menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output
dari berbagai simulasi model matematika.

D. Jenis-Jenis Sistem Informasi

Setiap orgaisasi atau perusahaan mempunyai sejumlah sistem informasi yang berbeda-
beda dan sistem tersebut memberikan informasi secara terus menerus kepada pihak pengguna
pada semua tingkat.
Setidaknya terdapat tiga jenis sistem informasi manajemen, yaitu :

1. Sistem Informasi Berdasarkan Pegawai

Contoh sistem informasi pada sebuah organisasi berbentuk perseroan terbatas (PT)
yang Berkonsentrasi pada struktur organisasi dengan garis komando dapat dilihat pada
gambar berikut ini.

Data dan informasi mengalir, baik secara lisan maupun tulisan atau laporan manual dan
digital. Data dan informasi tersebut digunakan sebagai tindakan kontrol dan tindakan. Alas
yang lebar menunjukkan bahwa bagian bawah lebih banyak pegawai yang beroperasi.
Semakin ke puncak semakin sedikit pegawai yang diperlukan dimana pekerjaan manajemen
dan administrasi lebih banyak dilakukan.
Tingkatan struktur dan tingkatan wewenang dalam organisasi formal menekankan
adanya koordinasi secara vertikal dan horizontal untuk mengendalikan operasional kantor. Hal
ini cenderung membatasi arus komunikasi di kalangan pegawai sehingga organisasi informal
berkembang untuk pengkomunikasian informasi di kalangan pegawai. Seorang pegawai lebih
cenderung untuk mencari informasi dari rekan kerja dari pada mencari informasi dari
supervisor. Dengan demikian, interaksi langsung antar pegawai dapat memecahkan masalah
yang berhubungan dengan pekerjaan. Sistm ini berperan sebagai sara penyebaran informasi
secara cepat dan memberikan umpan balik.
Kelemahan sistem ini adalah kurangnya kualitas informasi sehingga kemungkinan besar
dapat terjadi penyebaran isu negatif. Solusi terhadap kelemahan ini adalah meningkatkan
metode komunikasi formal. Jika manajemen memberikan informasi yang memadai kepada para
pegawai pada waktu yang tepat dan dngan saluran komunikasi yang benar, maka isu negatif
tidak mungkin berkembang.

2. Sistem Informasi Berdasarkan Komputer

Sistem informasi berdasarkan komputer mengacu kepada penggunaan komputer guna
pengumpulan dan pengolahan rekaman serta kegiatan bisnis. Penggunaan sistem ini dapat
menghasilkan keuntungan berupa kecepatan tinggi, keakuratan, serta biaya rendah dalam
pengoperasian prosedur administrasi.

3. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan sistem manual dan atau komputer terpadu yang
memberikan informasi untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan
keputusan suatu organisasi. Tujuan ideal yang ingin diperoleh adalah mencapai suatu situasi
dimana data diolah ketika diterima dan informasi diperoleh pada waktu yang tepat sehingga
berpengaruh dalam pengambilan keputusan. Banyak jenis barang yang dipasarkan misalnya,
register elektronik yang dihubungkan dengan server membrikan informasi langsung untuk
rekaman stok manajemen dan rekaman keuangan.

E. Manfaat Informasi
Dengan demikian, informasi bermanfaat untuk :
1. Perencanaan, misalnya untuk menentukan target profit yang ingin dicapai dan anggaran biaya
tahun ini perusahaan membutuhkan informasi berkaitan rencana dan realisasi profit serta
biaya tahun sebelumnya. Dengan demikian, dapat dilakukan pengukuran apakah efektivitas
tercapai atau tidak. Informasi tersebut dibutuhkan karena berisi data yang disertai dengan
pembanding sebagai bahan masukkan dalam melakukan perkiraan untuk masa yang akan
datang.

2. Pengorganisasian, misalnya dalam menjalankan suuatu proyek, job description setiap posisi
pada struktur organisasi yang sudah dibuat sebelumnya harus diduduki oleh orang-orang yang
tepat. Untuk itu, perusahaan membutuhkan informasi berkenaan dengan kompetensi,
pengetahuan, skill, kemampuan dari orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan.
3. Pelaksanaan, misalnya perusahaan melakukan perluasan pasar dengan mengirimkan produk
ke daerah tertentu. Namun tiba-tiba, ada informasi terjadi banjir di jalan menuju daerah
tersebut, sehingga perusahaan harus mencari jalan alternatif untuk mencapai tujuan.

4. Pengendalian, misalnya perusahaan ingin meninjau pelaksanaan pameran apakah sesuai

dengan rencana atau tidak, baik waktu maupun kualitas. Perusahaan harus mengawasi
realisasi apakah ada kemajuan yang telah dicapai sekaligus membandingkan dengan rencana
semula.

F. Karakteristik Informasi Siap Pakai

Karakteristik informasi yang baik dan siap pakai, di antaranya :

1. Relevan
Informasi dianggap relevan jika informasi itu berkaitan dengan keperluan pengambilan
keputusan. Informasi yang diterima harus relevan dengan permasalahan yang dihadapi.
Contoh, hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menerima calon pegawai antara lain latar
belakang pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan atau kursus yang pernah diikuti. Sedangkan
informasi mengenai jumlah saudara tidak relevan untuk dipertimbangkan dalam menerima
calon pegawai.

2. Akurat
Informasi yang diterima harus bener, menggambarkan kenyataan secara objektif, tepat,
tidak bias, dan sebaliknya ada derajat kebenaran sebagai hasil analisis statistik.

3. Tepat Waktu
Informasi harus tersedia pada saat dibutuhkan. Misalnya bagian pemasaran harus
mengetahui jumlah dan jenis barang persediaan di gudang, Jangan sampai bagian pemasaran
menjanjikan akan segera mengirimkan barang pesanan kepada konsumen secepatnya
sementara barang yang dipesan sudah habis persediaanya di gudang. Contoh lain informasi
nilai tukar mata uang hari kemarin tidak berlaku untuk transaksi hari ini.

4. Lengkap dan Memadai

Informasi yang diterima harus lengkap dan memadai dalam kuantitas dan kualitas sesuai
dengan kebutuhan. Contoh, Pemegang saham ingin mengetahui secara keseluruhan laporan
keuangan. Dengan demikian, Perusahaan harus menyediakan informasi neraca keuangan,
laporan rugi laba, laporan arus kas, dan sebagainya.

5. Up to Date
Lingkungan eksternal selalu berubah-ubah dan berbeda-beda setiap saat. Perubahan
tersebut tidak dapat dikendalikan melainkan harus diantisipasi secara proaktif. Dengan
demikian, informasi yang diperoleh harus informasi terbaru yang mencakup dan mengakomodir
perubahan-perubahan yang terjadi sehingga dapat memudahkan manajemen dalam
mengambil keputusan.

6. Dapat Diandalkan
Informasi harus handal, dapat dipercaya, atau dapat dipertanggungjawabkan
kebenarannya. Informasi yang diperoleh dari gosip atau isu yang tidak jelas asal-usulnya
Tentunya tidak dapat digunakan.

7. Dapat Dimengerti
Informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik. Informasi dapat disajikan dalam
bentuk angka, tabel, dan grafik yang jelas dan mudah dimengerti agar informasi tersebut
berguna bagi pembuat keputusan dan mempermudah serta mempercepat pengambilan
keputusan.

8. Dapat Dibandingkan
Informasi harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan saat ini, keadaan di
masa lalu, keadaan masa yang akan datang, kemampuan potensial, dan dengan pihak
pesaing.
G. Hambatan Informasi bagi Pengambil Keputusan
Dalam membuat keputusan sering dijumpai hambatan-hambatan yang disebabkan oleh
rendahnya kualitas informasi. Informasi yang tersedia tidak akan mendukung proses
pengambilan keputusan apabila terjadi hal-hal berikut :
1. Infromasi tidak akurat/salah.
2. Informasi tidak diteruskan atau ditutupi.
3. Informasi sulit dikumpulkan.
4. Informasi sulit ddicari.
5. Informasi tidak jelas kebenarannya atau sulit dikonfirmasi.
6. Sistem penyimpanan tidak jelas.
7. Informasi yang dibutuhkan tidak diketahui.
8. Kurang bertanggung jawab dalam mengumpulkan informasi.
9. Informasi penting atau rahasia bocor kepada pihak lain.
10. Dana terbatas.

H. Input, Proses, Output, dan Pengendalian Informasi

Setiap open system, termasuk didalamnya organisasi/perusahaan, memiliki input,
proses, output, dan pengendalian. Dalam sistem informasi manajemen, keempat aspek
tersebut dapat dikenali dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan, misalnya sebagai berikut ;

1. Input
a. Keputusan apa yang akan dibuat?
b. Data apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan keputusan?
c. Informasi apa yang dibutuhkan untuk mendukung pembuatan keputusan?
d. Berapa banyak informasi yang dibutuhkan?
e. Dalam bentuk apa informasi tersebut diperoleh?
f. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengolah informasi tersebut?
g. Dari siapa/dari mana informasi tersebut diperoleh?
h. Bagaimana cara mendapatkan informasi tersebut?

2. Proses
a. Bagaimana cara membuat informasi tersebut?
b. Bagaimana cara mengumpulkan informasi tersebut?
c. Bagaimana cara memproses informasi tersebut?
d. Bagaimana cara mereka informasi tersebut?
e. Bagaimana cara mendistribusikan informasi tersebut?
f. Bagaimana cara mengembangkan pendistribusian yang efektif dan efisien?
g.
3. Output
a. Informasi seperti apa yang dihasilkan?
b. Kapan informasi tersebut dihasilkan?
c. Dalam bentuk apa informasi tersebut dihasilkan?
d. Bagaimana cara mengintegrasikan informasi yang diperoleh dan bagaimana cara
menyimpulkan informasi tersebut untuk mencapai tujuan?
e. Bagaimana kualitas informasi yang dihasilkan?
f. Puaskah para pengguna informasi dengan informasi yang dihasilkan?

4. Pengendalian
a. Bagaimana kualitas pegambilan keputusan yang dibuat?
b. Sejauh mana informasi yang dihasilkan mendukung kualitas pengambilan keputusan?
c. Apakah keputusan yang diambil sudah sesuai dengan harapan dan logis?
d. Bagaimana para pengolah informasi mempertanggungjawabkan tugas yang diberikan?
e. Apakah ada masalah atau penyimpangan yang timbul selama terjadi input, proses, atau
output?
f. Dari manakah masalah atau penyimpangan tersebut timbul?(dari grup, personal,
departemen, divisi, organisasi secara keseluruhan, atau luar organisasi)
g. Bagaimana cara melakukan koreksi atau revisi tersebut dilakukan?
h. Kapan koreksi atau revisi tersebut dilakukan?
i. Bagaiman bentuk dan pendistribusian informasi yang dapat menjamin rahasia atau
keamanan informasi?
j. Berapa banyak pengeluaran yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi?
k. Sejauh mana sistem dan prosedur kantor dapat mendukung kualitas informasi dan
pengambilan keputusan?
l. Bagaimana pengklasifikasian sistem informasi?
m. Apakah perlu melakukan cross check dengan sumber lain? Bagaimana hal tersebut dilakukan?
n. Bagaimana kemampuan pegawai dalam menganalisis informasi? Apakah perlu
dikembangkan lagi?
o. Apakah sistem informasi manajemen yang ada dapat meningkatkan kinerja organisasi secara
keseluruhan?
p. Apakah perlu sistem informasi manajemen tersebut dikembangkan lagi? Bagaimana cara
mengembangkannya?

I. Pengendalian Sistem Informasi Manajemen

Rancangan sistem organisasi perusahaan menekankan pada pentingnya informasi,
pengolahan sistem informasi, dan pengkomunikasian informasi yang baik kepada pihak
pemakai informasi. Jika keakuratan dan ketersediaan informasi diragukan manajemen tiak
dapat mengendalikan organisasi secara efektif sehingga akan mengalami kesulitan dalam
pengambilan keputusan. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen perusahaan perlu
dikelola secara optimal karena informasi merupakan dasar pertimbangan dalam pengambilan
keputusan. Di samping itu, pengelolaan sistem informasi manajemen yang baik mendukung
tercapainya manajemen perusahaan yang berkualitas.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bagian dari pengedalian internal suatu
bisnis, meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi
manajemen untuk memecahkan masalah bisnis, seperti biaya produk, layanan, atau suatu
strategi bisnis.
Pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati,
membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem informasi, khusunya
dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi, dan koordinasi.
Pengendalian sistem informasi merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari
pengelolaan sistem informasi , bahkan melaksanakan fungsi yang sangat penting karena
mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Ada beberapa keterampilan
untuk mengelola pengendalian sistem informasi yaitu sebagai berikut :
1. Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi.
2. Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi.
3. Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi.
4. Kemampuan-kemampuan kegiatan koordinasi.
Dengan kemampuan-kemampuan itu maka terjamin kelancaran pelaksanaan
pengelolaan sistem informasi.
 BAB 6
A. Pengertian Basis Data (Data Base)
Basis data atau database, berasal dari kata basis dan data. Basis dapat diartikan markas
atau gudang tempat berkumpul. Data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili
suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa,
konsep, kedaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks,
gambar, bunyi atau kombinasinya dan mempunyai arti secara implisit. Data dapat dinyatakan
dalam bentuk angka, karakter atau simbol, sehingga bila data dikumpulkan dan saling
berhubungan maka dikenal dengan istilah basis data (database) [Ramez, 2000].

Menurut Encyclopedia of Computer Science and Engineer, para ilmuwan di bidang

informasi menerima definisi standar informasi, yaitu data yang digunakan dalam pengambilan
keputusan. Jadi basis data merupakan kumpulan file/table yang salingberelasi (berhubungan)
yang disimpan dalam media penyimpananelektronik. Atau, basis data adalah koleksi terpadu
dari data yang saling berkaitan yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu
enterprise (dunia usaha).

Tabel 5.1 Definisi Basis Data Menurut Para Ahli

PakarInformatika Definisi Basis Data
Basis data merupakan kumpulan informasi bermanfaat yang
George Tsu-der Chou diorganisasikan kedalam aturan yang khusus. Informasi ini
adalah data yang telah diorganisasikan kedalam bentuk yang
sesuai dengan kebutuhan seseorang [Abdul, 1999].
basis data adalah system berkas terpadu yang dirancang
Fabbridan Schwab terutama untuk meminimalkan duplikasi data.
Basis data lebih dibatasi pada arti implisit yang khusus,
Ramez Elmasri yaitu sebagai berikut.
a. Basis data merupakan penyajian suatu aspek dari dunia
nyata (real world).
b. basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber
yang secara logika mempunyai arti implisit. Data yang
terkumpul secara acak tanpa memiliki arti, tidak dapat
disebut basis data.
c. Basis data perlu di rancang, dibangun dan data
dikumpulkan untuk suatu tujuan. Basis data dapat digunakan
oleh beberapa user dan beberapa aplikasi yang sesuai
dengan kepentingan user.

Dari beberapa definisi di atas, basis data memiliki berbagai sumber data dalam pengumpulan
data, bervariasi derajat interaksi kejadian dari dunia nyata, dirancang dan dibangun agar dapat
digunakan oleh beberapa user untuk berbagai kepentingan [Waliyanto, 2000] dan pada
masing-masing table/file di dalam database berfungsi untuk menampung/menyimpan data-
data, dan masing-masing data yang ada pada table/file tersebut saling berhubungan dengan
satu sama lainnya. Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya
adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data.
Dalam basis data seluruh data disimpan dalam file basis data pada masing-masing
table/file sesuai dengan fungsinya, sehingga penelusuran data dapat dilakukan dengan mudah
dan cepat tersaji. Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam system informasi
karena merupakan gudang penyimpanan data yang dapat menghindari duplikasi data,
hubungan antardata yang tidak jelas, organisasi data, serta update yang rumit.

B. Hierarki Basis Data

Data diorganisasikan kedalam bentuk elemen data (field), rekaman (record), dan berkas
(file). Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain
yang bermakna. Misalnya data siswa terdiri dari NIS, nama, alamat, telepon atau jenis kelamin.
Rekaman merupakan gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari
rekaman adalah baris atau tupel. Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe
sama.
 C. J. Date menyatakan bahwa sistem basis data dapat dianggap sebagai tempat untuk
sekumpulan berkas data yang terkomputerisasi dengan tujuan untuk memelihara dan membuat
informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan.

C. Macam-Macam Basis Data

Dilihat dari jenisnya, basis data dibagimen jadi menjadi dua yaitu sebagai berikut.

1. basis Data Flat-File

Basis data flat-file baik digunakan untuk menyimpan daftar atau data sederhana dan
berukuran kecil sehingga dapat diubah dengan mudah. Pada dasarnya, mereka tersusun dari
sekumpulan string dalam satu atau lebih file yang dapat diurai untuk mendapatkan informasi
yang disimpan. Basis data flat-file akan menjadi sangat rumit bila digunakan untuk menyimpan
data berstruktur kompleks meskipun masih dimungkinkan menyimpan data semacam itu. Salah
satu masalah penggunaan basis data jenis ini yaitu rentan pada korupsi data karena tidak ada
penguncian yang melekat saat data digunakan atau dimodifikasi.

2. Basis Data Relasional

Basis data ini mempunyai struktur yang lebih logis terkait cara penyimpanan. Kata Relasional
berasal dari kenyataan bahwa tabel-tabel yang berada di basis data dapat dihubungkan satu
dengan lainnya. Basis data relasional menggunakan sekumpulan table dua dimensi yang
masing masing table tersusun atas baris (tupel) dan kolom (atribut).Untuk membuat hubungan
antara dua atau lebih tabel, digunakan key (atribut kunci) yaitu primary key di salah satu table
dan foreign key di tabel yang lain.
Saat ini, basis data relasional menjadi pilihan karena keunggulannya. Beberapa kelemahannya
antara lain implementasi yang lebih sulit untuk data, dalam jumlah besar dengan tingkat
kompleksitasnya yang tinggi dan proses pencarian informasi yang lebih lambat karena perlu
menghubungkan tabel-tabel terlebih dahulu apabila datanya tersebar di beberapa tabel.

D. Data Base Management System (DBMS)

Data Base Management System dapat diartikan sebagai Sistem Manajemen Basis Data (SMB),
yaitu program komputer yang digunanakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus,
memodifikasi dan memperoleh data/informasi secara praktis dan efisien. Manfaat dari DBMS
antara lain sebagai berikut.
1. Praktis. DBMS menyediakan media penyimpanan permanen berukuran kecil namun banyak
menyimpan data jika dibandingkan dengan menggunakan kertas.
2. Komputer dapat mencari dan menampilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat.
3. Mengurangi kejemuan saat melakukan pekerjaan berulang-ulang karena mesin tidak
merasakannya.
4. Update to date. Informasi yang tersedia selalu berubah dan akurat setiap saat.
Tabel 5.2 KeuntungandanKelemahanPenggunaan DBMS
Keuntungan-keuntungan Kelemahan-kelemahan
a. Pemusatan kontrol DBMS dibawah satu orang/ a Biaya tinggi. Kebutuhan untuk
kelompok menjadi terpeliharanya standar kualitas mendapatkan perangkat lunak dan perangkat
data, keamanan batas penggunaannya serta keras yang tepat cukup mahal, termasuk
menetralkan konflik dalam persyaratan data dan biaya pemeliharaan dan sumber daya manusia
integritas data dapat terjaga. yang mengelola basis data tersebut.
b. Informasi basis data lebih efektif dalam pemakaian
b Sistem basis data lebih kompleks
bersama (shared data) oleh beberapa user, dengan dibandingkan dengan proses berkas, sehingga
kontrol data yang terjaga. mudah terjadi kesalahan dan semakin sulit
c. Mudah dalam membuat program aplikasi baru dalam pemeliharaan data.
dengan data bebas dan terpisah dari data yang c Data yang terpusat dalam satu lokasi dapat
disimpan dalam komputer. beresiko kehilangan data selama proses
d. Menyediakan interface secara mudah bagi user aplikasi.
dalam mengelola data secara langsung.
e. Data yang masuk dapat berlebih/ rangkap. DBMS
dapat menurunkan atau mengontrol tingkat
kerangkapan dan mengelola proses pembaruan data.
f. Kemungkinan database yang di akses sama.
DBMS mampu mengatur interface berbeda,
disesuaikan dengan pemahaman tiap user terhadap
kebutuhan basis data.
1. Model Data
Model data dapat dikelompokkan berdasarkan konsep pembuatan deskripsi strktur basis data,
yaitu sebagai berikut.
a. Model data konseptual (high level) menyajikan konsep tentang bagaimana user memandang
atau memperlakukan data. Dalam model ini dikenal tiga konsep penyajian data.
1) Entity (entitas) merupakan penyajian objek, kejadian atau konsep dunia nyata yang
keberadaannya secara eksplisit didefinisikan dan disimpan dalam basis data. Contohnya siswa,
mata pelajaran, guru, nilai, dan sebagainya.
2) Atribute (atribut) adalah keterangan yang menjelaskan karakteristik dari suatu entitas seperti
NIS, nama, kelas, jurusan untuk entitas siswa.
3) Relationship (hubungan) marupakan interaksi antara satu entitas dengan yang lainnya. Contoh
nya entitas pelanggan berhubungan dengan entitas barang yang dibelinya.
b. Model data fiskal (low level) merupakan konsep deskripsi detail antara disimpan kedalam
computer dengan menyajikan informasi tentang format rekaman, urutan rekaman, dan jalur
pengaksesan data yang dapat membuat pencarian rekaman data lebih efisien.
c. Model data implementasi (representational) merupakan konsep deskripsi data disimpan
dalam computer dengan menyembunyikan sebagian detail deskripsi data sehingga para user
mendapat gambaran global bagaimana data disimpan dalam komputer. Model ini merupakan
konsep model data yang digunakan oleh model hierarki, jaringan dan relasional.

2. Skema dan Instan Basis Data

Skema basis data merupakan deskripsi dari basis data yang spesifikasinya ditentukan
dalam tahap perancangan namun tidak terlalu diharapkan diubah setiap saat. Penggambaran
skema umumnya hanya berisi sebagian dari detail deskripsi basis data.
Siswa
NIS Nama Kelas Jurusan

Mata Pelajaran
KD_MP Mata Pelajaran

Guru
KD_Guru Nama Alamat Telepon

Sekolah
KD_Sekolah NIS KD_MP KD_Guru MP Semester Tahun Nilai

Sekelompok data yang tersusun dalam satu baris rekaman (record / tuple) dan tersimpan
dalam basis data disebut dengan instansi (instance) atau kejadian (occurences).

3. Arsitektur DBMS
Arsitektur ini dikenal dengan nama arsitektur tiga skema (three-schema architecture)
dimana fungsi ini untuk memisahkan antara basis data fisik dengan program aplikasi user.
Skema-skema tersebut adalah sebagai berikut.
a. Level internal merupakan skema internal yang memuat deskripsi struktur penyimpanan basis
data dan menggunakan model data fisikal serta mendefinisikan secara rinci penyimpanan data
dalam basis data dan jalur pengaksesan data.
b. Level konseptual adalah skema yang memuat deskripsi struktur basis data secara
keseluruhan untuk semua pemakai. Skema ini hanya memuat deskripsi tentang enitas, atribut,
hubungan dan batasan, tanpa memuat deskripsi data secara rinci.
c. Level eksternal merupakan skema eksternal (user view) yang mendefinisikan pandangan
data terhadap sekelompok user (local view) dengan menyembunyikan data lain yang tidak
diperlukan oleh kelompok user tersebut.

Keuntungan dari arsitektur ini antara lain sebagai berikut.

a. Perubahan skema konseptual, yaitu adanya perubahan suatu item data tidak akan
berpengaruh pada program aplikasi. Namun jika skema eksternal tidak sesuai lagi dengan
skema konseptual yang baru maka program aplikasi harus di sesuaikan juga.

b. Perubahan skema internal, yaitu pemisahan antara skema eksternal dengan skema internal
yang berfungsi untuk menjaga bila terjadi perubahan skema internal. Misalnya, ada
penambahan pointer pada rekaman tidak memerlukan perubahan pada aplikasi.

c. Perubahan skema eksternal, yaitu adanya penambahan atau pembuatan skema eksternal
baru namun tidak memengaruhi aplikasi yang ada selama aplikasi tersebut tidak mengakses
data berdasarkan skema yang baru.
Berikut komponen-komponen DBMS (Howe, 1991).
a. Interface, yang didalamnya terdapat bahasa manipulasi data (data manipulation language).
b. Bahasa definisi data (data definition language) untuk skema eksternal, skema konseptual, dan
skema internal.
c. Sistem kontrol basis data (database control system) yang mengakses basis data karena
adanya perintah dari bahasa manipulasi data.
Contoh bahasa menggunakan komponen-komponen tersebut adalah SQL (Structured
Query Language). SQL merupakan bahasa standar yang digunakan oleh kebanyakan aplikasi-
aplikasi DBMS.