MERANCANG SOP

(STANDARD OPERATING PROCEDURE)

1
BEBERAPA PENGERTIAN STANDAR

1. Spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan

termasuk tata cara dan metode yang disusun
berdasarkan konsesus semua pihak yang terkait.
2. catatan minimum dimana terdapat kelayakan
isi dan akhirnya masyarakat mengakui bahwa
standar sebagai model untuk ditiru
3. suatu pernyataan tertulis tentang harapan
yang spesifik.
4. pernyataan tertulis dari suatu harapan-
harapan yang spesifik .
5. suatu patokan pencapaian berbasis pada
tingkat (dr. Yodi Mahendrata).

2
6. suatu pedoman atau model yang disusun dan
disepakati bersama serta dapat diterima pada suatu
tingkat praktek untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan (Reyers, 1983).
7. nilai-nilai (values) yang tertulis meliputi peraturan-
peraturan dalam mengaplikasi proses-proses kunci,
proses itu sendiri, dan hasil sesuai dengan
ketentuan yang ditetapkan.
8. menaikkan ketepatan kualitatif atau kuantitatif yang
spesifik dari komponen struktural dalam sistem
pelayanan kesehatan yang didasarkan pada proses
atau hasil suatu harapan (Donebean).

3
 KETENTUAN STANDAR

 Harus tertulis dan dapat diterima pada suatu

tingkat praktek, mudah dimengerti oleh para
pelaksananya.
 Mengandung komponen struktur (peraturan-
peraturan), proses (tindakan/actions) dan hasil
(outcomes).
 Standar dibuat berorientasi pada pelanggan,
staf dan sistem dalam organosasi.
 Standar harus disetujui atau disahkan oleh
yang berwenang.

4
KOMPONEN – KOMPONEN
STANDAR

5
 Standar Struktur
karakteristik organisasi dalam tatanan asuhan
yang diberikan. Standar ini sama dengan
standar masukan atau standar input yang
meliputi;
 Filosofi dan objektif
 Organisasi dan administrasi
 Kebijakan dan peraturan
 Staffing dan pembinaan
 Deskripsi pekerjaan (fungsi tugas dan
tanggung jawab setiap posisi klinis)
 Fasilitas dan peralatan

6
 Standar Proses
Kegiatan dan interaksi antara pemberi
dan penerima asuhan. Standar ini
berfokus pada kinerja dari petugas
profesional di tatanan klinis,
mencakup :
Fungsi tugas, tanggung jawab, dan
akontabilitas
Manajemen kinerja klinis
Monitoring dan evaluasi kinerja klinis

7
Standar Outcomes
 Standar outcomes adalah hasil asuhan
dalam kaitannya dengan status pasen.
Standar ini berfokus pada asuhan pasen
yang prima, meliputi :
 Kepuasan pasen

 Keamanan pasen

 Kenyamanan pasen

8
 Manfaat Standar
 memberi kesempatan anggota masyarakat dan perorangan
mengetahui bagaimanakah tingkat pelayanan yang
diharapkan/ diinginkan.
 menunjukkan ketersediaan yang berkualitas dan berlaku
sebagai tolok ukur untuk memonitor kualitas kinerja.
 fokus pada inti dan tugas penting yang harus ditunjukkan
pada situasi aktual dan sesuai dengan kondisi lokal.
 meningkatkan efisiensi dan mengarahkan pada pemanfaatan
sumber daya dengan lebih baik.
 meningkatkan pemanfaatan staf dan motivasi staf.
 dapat digunakan untuk menilai aspek praktis baik pada
keadaan dasar maupun post-basic pelatihan dan pendidikan.

9
 Cara Penulisan Standar
1. Apabila menulis satu standar mulailah dengan
pernyataan standar.
2. Identifikasi kriteria outcomes dalam bentuk
pertanyaan, siap untuk dimonitor.
3. Identifikasi proses yang dibutuhkan untuk mencapai
outcomes (apa yang harus dikerjakan).
4. Identifikasi struktur (apa yang dibutuhkan untuk
melaksanakan proses untuk mencapai outcomes)

10
 Cara Penulisan Standar
5. Ringkaskan, identifikasi kriteria kunci sebagai kelompok
profesional yang senantiasa bekerja sama, oleh karena
itu kriteria proses tidak perlu dikembangkan dalam buku
prosedur (Standart Operating Procedure/Prosedur
Operasi Baku).
6. Gunakanlah kata-kata yang dapat diukur, contoh; anda
tidak dapat mengukur ‘kemungkinan’, ‘mengerti’, ‘tepat’.
Anda perlu mengidentifikasi kata yang berarti dalam
istilah pengukuran.
7. Memastikan bahwa outcomes mengukur pernyataan
standar.

11
 Cara Penulisan Standar
8. Keterlibatan tim multi disiplin dalam menyusun standar, sangat
dperlukan.
9. Monitoring standar harus merupakan bagian dari evaluasi
asuhan pasen.
10. Standar harus merefleksi kepada asuhan spesifik yang
diperlukan pasen
11. Standar harus menjadi bagian sistem yang mudah dicapai,
kemudian diperbaiki dalam beberapa bulan untuk mengecek
konsistensi pencapaian.
12. Standar baru harus dipelihara untuk meningkatkan kinerja
standar sebaiknya diletakkan dalam rak buku di ruangan.

12
STANDAR OPERATING
PROCEDURE (SOP)
 Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk
mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk
mencapai tujuan organisasi.
 Protap merupakan tatacara atau tahapan yang harus dilalui
dalam suatu proses kerja tertentu, yang dapat diterima
oleh seorang yang berwenang atau yang bertanggung
jawab untuk mempertahankan tingkat penampilan atau
kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan dapat diselesaikan
secara efektif dan efisien. (Depkes RI, 1995)
 SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan
yang harus dialui untuk menyelesaikan suatu proses kerja
tertentu. (KARS, 2000)
 Aturan pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan. Arahan
(kapan, siapa, mengapa,apa, dimana)

13
Tujuan
 Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat
kinerja petugas atau tim dalam organisasi atau
unit.
 Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi
tiap-tiap posisi dalam organisasi
 Memperjelas alur tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari petugas terkait.
 Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek
atau kesalahan administrasi lainnya.
 Untuk menghindari kegagalan/kesalahan,
keraguan, duplikasi dan inefisiensi

14
Fungsi
 Memperlancar tugas petugas atau tim.
 Sebagai dasar hukum bila terjadi
penyimpangan.
 Mengetahui dengan jelas hambatan-
hambatannya dan mudah dilacak.
 Mengarahkan petugas untuk sama-sama
disiplin dalam bekerja.
 Sebagai pedoman dalam melaksanakan
pekerjaan rutin.

15
Prinsip-prinsip SOP
 Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan.
 Bisa berubah sesuai dengan perubahan standar
profesi atau perkembangan iptek serta
peraturan yang berlaku.
 Memuat segala indikasi dan syarat-syarat yang
harus dipenuhi pada setiap upaya, disamping
tahapan-tahapan yang harus dilalui setiap
kegiatan pelayanan.
 Harus didokumentasikan.

16
 Jenis dan ruang lingkup SOP
 SOP pelayanan profesi  terdapat dua kelompok.
SOP untuk aspek keilmuan  adalah SOP mengenai proses kerja untuk
diagnostik dan terapi.
 SOP untuk aspek manajerial  adalah SOP mengenai proses kerja yang
menunjang SOP keilmuan dan pelayanan pasen non-keilmuan.
 SOP profesi mencakup:
 Pelayanan medis
 Pelayanan penunjang
 Pelayanan keperawatan
 SOP administrasi mencakup:
 Perencanaan program/kegiatan
 Keuangan
 Perlengkapan
 Kepegawaian
 Pelaporan

17
Tahap-tahap Penyusunan
Protap
 Merumuskan tujuan
 Menentukan judul

 Menentukan kebijakan-kebijakan yang

berkaitan dengan protap :
 Menterjemahkan policy/kebijakan/ketentuan-
ketentuan/peraturan-peraturan kebijakan berguna
untuk :
 Terjaminnya suatu kegiatan
 Membuat standar kinerja
 Menyelesaikan suatu konflik dalam tim kerja

18
Tahap-tahap Penyusunan
Protap
 Membuat aliran proses
 Bentuk bagan-bagan yang menggambarkan proses
atau urutan jalannya suatu produk/tatacara yang
mencatat segala peristiwa;
 Memberi gambaran lengkap tentang apa yang
dilaksanakan
 Membantu setiap pelaksanaan untuk memahami peran
dan fungsinya dengan pihak lain.
 Syarat suatu bagan harus dibuat atas dasar
pengamatan langsung, tidak boleh dibuat atas dasar
apa yang diingat serta disusun dalam “Flow of Work”

19
 Tahap-tahap Penyusunan
 Teknik membuat pertanyaan-pertanyaan dasar :
 Tujuan : Apa sebenarnya yang dikerjakan dan mengapa ?
 Tempat : Dimana saja dilakukan dan mengapa ?
 Urutan : Kapan dilakukan dan mengapa waktu itu ?
 Petugas : Siapa yang melakukan dan mengapa oleh dia ?
 Cara : Metoda apa yang dipakai dan mengapa dengan caa
itu ?
 Menyusun prosedur atau pelaksanaan kegiatan; Prosedur
atau pelaksanaan disusun berdasarkan atas hasil
pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas (flow of work) yang
menggambarkan suatu unit kegiatan yang terbagi habis 
tercapai kepuasan kerja dan tercapainya tujuan.

20
Penerapan standar
kebidanan
 Dukungan dan kebijakan Nasional
 Aksi lokal
 Keterlibatan seluruh stakeholders utama
 Pengujian di wilayah-wilayah terpilih untuk
mengidentifikasikan atau mengembangkan
models yang praktis dan terbaik.
 Dikembangkan ke wilayah lain.

21
 MENGEMBANGKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
a. Tahap Dokumentasi
- Dokumen Tingkat I : Manual Mutu, yang menjelaskan
kebijakan-kebijakan dan bersifat
strategis, isinya menjelaskan tujuan
dan arah organisasi.
- Dokumen Tingkat II : Manual Prosedur, yang menjelaskan
pembagian tugas dan tanggungjawab,
yang melibatkan antar unit kerja, bersifat teknis.
- Dokumen Tingkat III : Instruksi kerja, yang menjelaskan
langkah- langkah rinci, hanya melibatkan
tiap-tiap unit, bersifat operasional.
- Dokumen Tingkat IV : Formulir-formulir rekaman, termasuk
sistem arsip, penomoran, dll.

22
 b. Tahap pembagian tugas (tugas - tugas)

- Berdasarkan Tinjauan Sistem sebelumnya, maka

akan didapatkan daftar dari elemen-elemen yang harus
dikembangkan dalam prosedur dan instruksi kerja.
- Pembuatan Prosedur atau Instruksi Kerja di serahkan

pada bagian-bagian yang terkait.

c. Tahap penyusunan flow - chart :

- Buat draft flow chart proses sesuai tugas bidang masing-
masing dalam menyusun prosedur dan instruksi kerja.
- Gunakan simbol-simbol yang biasa dipakai dalam flow
chart.
23
d. Tahap penulisan Prosedur dan Instruksi Kerja

- Tentukan formatnya agar seragam

- Gunakan bahasa yang ringkas dan jelas
- Jika perlu gunakan jasa konsultan, agar menuntun
cara penulisan dan menyesuaikan dengan
persyaratan sesuai elemen-elemen ISO 9001 -
2000.

e. Tahap Penulisan Manual Mutu

-Tahap ini sangat melibatkan manajemen atau komite
pengarah jika ada. Tujuan utamanya adalah
merumuskan kebijakan dan tujuan mutu organisasi.

24
   Intern /Extern   Tujuan, sasaran dan komitmen pimpinan
KEBIJAKAN MUTU
Direktur tertinggi terhadap mutu Institusi
Institusi
Chief
Executive
LEVEL MANAJEMEN DAN DOKUMEN MUTU

Officer
Institusi Intern:   Dasar pemikiran, struktur dan penjelasan
- Pem. Direktur organisasi, hubungan antar unit kerja,
- Kepala Unit tanggungjawab dan kompetensi unit.
PEDOMAN
- Senior MUTU
Petunjuk penggunaan prosedur dan
Management QUALITY instruksi kerja
MANUAL Mempunyai kandungan tingkat organisasi.
Extern:  
Penekanan (Apa)
Bila diperlukan  

Pusat, Hanya intern   Urutan beberapa kegiatan dalam satu

Jurusan/Div -Ka. Pusat, Ka. area pekerjaan tertentu; Mempunyai
 
isi, Bagian, Jur, Sek. Jur, kandungan tingkat organisasi dan
UPT Ka. PS, Ka.Bag, PROSEDUR teknologi institusi.
(Unit Ka. UPT PROCEDURES Aturan pelaksanaan suatu rangkaian
Kerja) - Middle kegiatan. Arahan (kapan, siapa,
Management   mengapa,apa, dimana)
Laboratoriu Hanya intern   Aturan detail pelaksanaan suatu
m, Studio, -         Ka. Lab, kegiatan tertentu yang diterjemahkan
Bengkel, Ka. Studio, INSTRUKSI KERJA dalam langkah-langkah teknis.
Urusan Ka.Bengkel, WORK INSTRUCTION Mempunyai kandungan teknologi.
Ka. Urusan Arahan (bagaimana)
- Supervisor

Personal Hanya intern   Rekaman mutu yang merupakan bukti

FORM, RECORDS, LIST
dan Seksi / Pegawai / pelaksa-naan suatu kegiatan atau langkah.
sektor mahasiswa Dokumen penunjang.
Kerja
 KEBIJAKAN MUTU

Tujuan, sasaran dan komitmen pimpinan

tertinggi terhadap mutu INSTITUSI

26
PENYUSUNA KEBIJAKAN MUTU

27
 SASARAN MUTU
Fungsi, sasaran, tujuan yang harus dicapai instusi

28
PENYUSUNAN SASARAN MUTU

29
 PEDOMAN MUTU
QUALITY MANUAL

1.  Dasar pemikiran, struktur dan penjelasan organisasi,

hubungan antar unit kerja, tanggungjawab dan
kompetensi unit.
2. Petunjuk penggunaan prosedur dan instruksi kerja
3. Mempunyai kandungan tingkat organisasi.
4. Penekanan (Apa)

30
PENYUSUNAN PEDOMAN MUTU

31
 CONTOH SASARAN MUTU

1. Mengurangi keluhan pelanggan sebanyak 50% dibandingkan tahun

sebelumnya.
2. Meningkatkan respon kepada pelanggan 10% lebih cepat dari
Tahun lalu.
3. Menurunkan AKI DARI 307 KE 258

 Sasaran Mutu adalah sesuatu yang dilihat. atau

 diraih, berkenaan dengan Mutu ( ISO 9000 :
2000 )
 PENYUSUNAN SOP
Prosedur memberikan keterangan bagaimana suatu proses
harus dilakukan, dan bagaimana seluruh staf menjalankan
tugasnya.
Menjawab :
1. Siapa (who)
2. Apa (what)
3. Di mana (where)
4. Kapan (when)
5. Bagaimana (how)
33
 INSTRUKSI KERJA
WORK INSTRUCTION
 Aturan detail pelaksanaan suatu kegiatan
tertentu yang diterjemahkan dalam
langkah-langkah teknis.
 Mempunyai kandungan teknologi.
 Arahan (bagaimana)

34
FORM, RECORDS, LIST

 Rekaman mutu yang merupakan bukti pelaksa-

naan suatu kegiatan atau langkah.
 Dokumen penunjang.

35
 MACAM-MACAM
FORMAT PROSEDUR
(SOP)

36
 FORMAT SOP (1)
Header
Title of the SOP, Original Issue date, Revision/
Review Date, number of page contained in the SOP,
who wrote the SOP, and the Approval Signature.

Content :
1. Purpose and scope
2. Definitions
3. Material and equipment needed
4. Ho is responsible
5. Step-by step procedure with idntification
and emphasis of “critical steps”
6. Record to be kept
7. Copies of Form to be used
8. reference
37
Sumber: Michael Mispagel, University of Georgia
 PROSEDUR OPERASI STANDAR – POS (2)
(Standard Operating Procedures-SOP)
a. Tujuan: Memuat tujuan dari suatu kegiatan/proses
b. Ruang Lingkup: Memuat bagian atau hal-hal yang
dikenai/terlibat dalam prosedur tersebut.
c. Referensi: Pedoman yang digunakan
d. Definisi: Definisi dari sesuatu bila diperlukan
e. Tanggung Jawab: Menunjukkan siapa saja yang
bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan
kegiatan/proses tsb.
f. Prosedur : Memuat ketentuan yang disepakati dan
langkah yang harus dilakukan oleh semua yang
terlibat dalam kegiatan/prose tsb.
g. Dokumentasi: Memuat dokumen yang diperlukan untuk
mendukung kegiatan/proses tsb.

Sumber: ATMI Solo

INSTRUKSI KERJA
 PEKERJAAN/KEGIATAN
 TUJUAN
 DASAR TEORI
 PERLATAN DAN BAHAN SERTA PERLENGKAPAN
 INSTRUKSI KERJA/TAHAPAN
 PENGESAHAN

39
 FORMAT PENULISAN PROSEDUR (3)
 Tujuan: untuk apa prosedur diperlukan
 Ruang Lingkup: batas penerapan pada fungsi, drh kerja
dan personil
 Referensi: Dokumen / standar lain sbg. acuan
 Definisi: keterangan ttg. Istilah, singkatan dll.
 Prosedur: Isi prosedur yang sebenarnya mengenai
tindakan personil, daerah kerja suatu aktivitas (what,
who, when, where).
 Dokumentasi: daftar lampiran prosedur, mis: contoh2
formulir

40
Sumber: Polman Bandung
 CONTOH FORMAT PENULISAN
PROSEDUR
1. Contoh form SOP

2. Contoh SOP

3. Contoh SOP Bidang

Akademik
4. Contoh Instruksi Kerja
41
 KEBIJAKAN MUTU INSTITUSI
1. Sesuai dengan tugas pokok institusi yang tercantum dalam
statuta institusi akan:
• Menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan untuk
menghasilkan lulusan yang kompeten, memiliki semangat terus
berkembang, bermoral, berjiwa kewirausahaan dan berwawasan
lingkungan;
• Melaksanakan penelitian terapan dan menyebarkan hasilnya untuk
mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi;
• Melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat melalui
pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk mendukung
peningkatan mutu kehidupan masyarakat (stakeholder).
2. institusi akan selalu memenuhi persyaratan pelanggannya, untuk
itu institusi akan selalu meninjau dan memperbaiki keefektifan
sistem manajemen mutu (SMM)-nya.SMM institusi akan mengacu
pada ISO 9001:2000

42
 KEBIJAKAN MUTU INSTITUSI

3. Dalam rangka meninjau keefektifan sistem manajemen

mutu dan sasaran mutunya dilakukan Rapat Mingguan
(RAPIM), Rapat Dua Mingguan (RAKOR PIM), dan
Rapat Semesteran (Rapat Evaluasi). Rapat Semesteran
merupakan Rapat Tinjauan Manajemen.
 Wakil Manajemen Mutu dan perangkatnya bertanggung jawab
dalam mensosialisasikan kebijakan mutu.
 Kebijakan mutu institusi akan ditinjau dan kemungkinan
diperbaiki agar selalu sesuai dengan kondisi saat itu, pada
setiap Rapat Tinjauan Manajemen.

43
Visi :
Menjadi institusi yang unggul dan
terdepan dalam pendidikan Tinggi
yang inovatif dan adaptif terhadap
perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi terapan.

44
 Misi:
 Menyelenggarakan pendidikan untuk menghasilkan lulusan
yang kompeten, memiliki semangat tetrus berkembang,
bermoral, berjiwa kewirausahaan dan berwawasan
lingkingan;
 Melaksanakan penelitian terapan dan menyebarkan
hasilnya untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan
teknologi;
 Melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat
melalui pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi
untuk mendukung peningkatan mutu kehidupan.

45
 SASARAN MUTU JURUSAN

1. Lulusan memenuhi standard kompetensi industri

dengan indikator sebagai berikut:
 Mahasiswa lulus tepat waktu 90%
 Presentase lulusan yang diserap sektor industri minimal 90%;
 Waktu tunggu lulusan untuk memperoleh pekerjaan pertama
maksimal 2 bulan;
 Indek Presentasi Kumulatif rata-rata setiap program studi
minimal sebesar 2,75 dan minimal 5% lulus pujian;
 Lululsan yang berwirausaha minimal 2%;
 Nilai Agama, Humaniora, PKN rata-rata kelas >2,5
 Nilai Pengantar Ilmu Lingkungan rata-rata >2,5
 Presentase yang mendapat Syrat Peringatan setipa semester
<5%
46
 SASARAN MUTU JURUSAN
2. Jumlah penelitian di Jurusan … per tahun minimal …
buah.
3. Jumlah publikasi lokal dari penelitian di Jurusan …
minimal … judul, publikasi nasional minimal … judul,
dan publikasi internasional minimal … judul.
4. Jumlah hak kekayaan intelektual (merk, patent, disain
industri) yang dihasilkan per tahun adalah … buah.
5. Melaksanakan pelatihan kepada masyarakat per tahun
minimal … buah.
6. Jumlah keluhan pelanggan yang berhubungan dengan
tugas pokok institusi per tahun maksimal … keluhan.
7. Hasil angket mahasiswa terhadap kinerja dosen, yang
bernilai A44%,B46%,C10%.
 SASARAN MUTU JURUSAN

8. Hasil angket mahasiswa terhadap kinerja administrasi

A30%,B50%,C<15% dan D<5%
9. Jumlah dosen yang berkualifikasi S1/D4: maksimal 40% dan S2: minimal
55%; dan S3: minimal 5% dari keseluruhan;
10.Jumlah dosen yang memiliki sertifikat kompetensi pada bidangnya 40%
dari jumlah keseluruhan;
11. Jumlah program D4 yang mempunyai kekhasan sebesar minimal
sebuah program untuk setiap jurusan;
12. Rapat peninjauan SMM tidak boleh absen lebih dari dua minggu
berturut-turut. Tidak ada rapat (RAPIM), 4 minggu untuk RAKORPIM,
minimal satu kali melakukan rapat tinjauan manajemen dalam 6 bulan.
13. 90% staf akademika dan staf lain mengetahui tentang kebijakan mutu
institusi.
.
48
 PEDOMAN MUTU INSTITUSI

1. Profil institusi
2. Daftar Acuan
3. Daftar Istilah
4. Sistem Manajemen Mutu
5. Tanggungjawab Manajemen
6. Pengelolaan Sumber Daya
7. Realisasi jasa Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian
Kepada Masyarakat
8. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan

49
1. Profil institusi
 Sejarah dan Perkembangan
 Sumber daya manusia
 Sarana dan prasarana

50
2. Daftar Acuan
 Undang-Undang Pendidikan Nasional
 Peraturan Pemerintah
 Surat Keputusan

51
3. Daftar Istilah
Istilah yang utama, yang digunakan dalam
dokumen pedoman mutu.

52
4. Sistem Manajemen Mutu:
4.1. Umum (Metodologi)
4.2. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

53
5. Tanggungjawab Manajemen:
 5.1. Ikrar Perlibatan Manajemen
 5.2. Pusat Perhatian Kepada Pelanggan
 5.3. Kebijakan Mutu
 5.4. Perencanaan
 5.5. Tanggungjawab, Wewenang dan
Komunikasi
 5.6. Tinjauan Manajemen

54
6. Pengelolaan Sumber Daya:
 6.1. Penyediaan Sumber Daya
 6.2. Sumber Daya Manusia
 6.3. Prasarana
 6.4. Lingkungan Kerja

55
7. Realisasi Pendidikan, Penelitian dan Pengbdian
Kepada Masyarakat

7.1. Perencanaan Realisasi Jasa Pendidikan, Penelitian dan

Pengabdian Kepada Masyarakat
7.2. Proses Berkaitan dengan Pelanggan
7.3. Perancangan dan Pengembangan
7.4. Pengadaan
7.5. Produksi dan Penyediaan Jasa
7.6. Pengendalian Sarana Pemantau dan Pengukuran

56
8. Pengukuran Analisis dan Perbaikan

8.1. Umum
8.2. Pemantau dan Pengukuran
8.3. Pengendalian Hasil Jasa yang Tidak Sesuai
8.4. Analisis Data
8.5. perbaikan

57
 Aplikasi Sop Pada
Fungsi Sistem Adm. Akademik dan Kemahasiswaan(1)
1. Regitrasi / heregistrasi
2. Pemeliharaan Data Mahasiswa
3. Penerbitan dan legalisir: sertifikat Pelatihan, Laporan Semester, Ijasah
Diploma dsb.
4. Penyelenggaraan Ujian Masuk
5. Penyelenggaraan Wisuda
6. Penyelenggaran dan pemantauan PPL
7. Pengelolaan Asuransi Mahasiswa,
8. Layanan korepondensi dan keterangan
9. Pengelolaan Beasiswa
10. Pengelolaan kegiatan extrakurikuler: MP3, UKM, Konseling, Seminar Mhs,
11. Study-tour
12. Presentasi industri
 Fungsi Sistem Admin. Akademik dan
Kemahasiswaan (2)

1. Penyusunan Kalender Akademik dan Jadual

Pekuliahan
2. Pengelolaan Sarana/prasarana
3. Pengadaan Bahan ajar
4. Pengelolaan dosen luar
5. Pemeliharaan Buku Induk dan Statistik
Mahasiswa,
6. Pengolahan data kehadiran
7. Pengelolaan data prestasi akademik
8. Kearsipan
9. Penyelenggaraan TPA
10. Penyelenggaran Ujian Komprehensif.
59
 JENIS DOKUMEN
1. dokumen pedoman mutu; yang memberi informasi secara
konsisten, baik di dalam maupun ke luar, tentang sistem
manajemen mutu organisasi;
2. dokumen rencana mutu; yang menguraikan bagaimana sistem
manajemen mutu diterapkan pada suatu produk, proyek atau
kontrak tertentu;
3. dokumen spesifikasi; yang menyatakan persyaratan; dokumen
4. dokumen panduan; yang menyatakan rekomendasi atau saran;
dokumen.
5. dokumen prosedur terdokumentasi, instruksi kerja dan
gambar, yang memberi informasi tentang bagaimana
melaksanakan kegiatan dan proses secara konsisten,
6. dokumen rekaman, yang memberi bukti objektif dari kegiatan
yang dilakukan atau hasil yang dicapai;
60
ENAM PROSEDUR WAJIB DLM ISO

Pengendalian document QMS

Pengendalian Rekaman

Audit Internal

Pengendalian Produk Gagal

Tindakan Bersifat Perbaikan

Tindakan Pencegahan
61
PENGENDALIAN DOCUMENT

Dokumen yg diminta oleh SMM hrs

dikendalikan. Ditetapkan prosedur untuk:
approval, peninjauan dan pemutakhiran, revisi,
agar mudah dibaca dan dikenali, mudah
dibedakan dari dokumen luar, mencegah
pemakaian tak sengaja dokumen daluwarsa.

62
 PENGENDALIAN REKAMAN
 Rekaman hrs ditetapkan dan dipelihara untuk
memberikan bukti kesesuaian pada
persyaratan.
 Rekaman harus mudah dapat dicapai dan
dibaca, siap ditunjukkan dan diambil
 Ditetapkan prosedur untuk identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan,
masa simpan, dan pembuangan rekaman.

63