Standard Operating Procedures

Istilah

 Prosedur Operasional Standar

 prosedur operasi yang baku
 PROTAP atau Prosedur Tetap
 Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working
Procedures, Medi Procedures
SOP

 prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten

 pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.
SOP: asal usul

 SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan

penyelamatan
 SOP Tugas rutin yang mengandung resiko
 SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang
Definisi

 International Conference on Harmonisation (ICH)

“Detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the performance of
a specific function”
Definisi

Rudi M Tambunan:
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang
ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap
keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan
dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara
efektif, konsisten, standar, dan sistematis
Untuk siapa SOP dibuat?

 SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para
karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di
kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk

pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb
Kapan SOP disusun?

 SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.

 SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik
atau tidak.
 Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
 Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh
adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan
semua yg mempengaruhi lingkungan kerja
 Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP
secara teratur
Sepanjang apa SOP disusun?

 Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP

digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap
harus lengkap dan akurat
 Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana,
dengan demikian sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3
SOP (seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap
Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)
Siapa yang menyusun SOP?

Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:

 Penulis SOP (author)
 Pelaksana di lapangan (employee)
 Pengawas lapangan (supervisor)
 Atasan pengawas (manager)
Persiapan SOP

 SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki pengetahuan dan

pengalaman dalam bidangnya
 SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan
dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.
Jenis SOP

 Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan

hanya memerlukan sedikit keputusan
 Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci,
panjang, konsisten.
 Flowcharts yang berisi banyak keputusan-
keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
Bentuk SOP

Dokumen tertulis
Diagram atau alur kerja (flow chart)
Standard Operating Procedures:

Kedudukannya dalam Organisasi

dan Manajemen
Organisasi

Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang tergabung karena
ketertarikan, minat, dan niat yang sama yang kemudian secara sah membentuk
badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama (Siagian,2006)
Tagline Organisasi ideal:
(dari berbagai sumber)

 Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang buta yang harus berjalan
di daerah berbatu dan terjal yang belum dikenalnya
 Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah mana Organisasi akan dibawa
 Perwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapai secara bertahap melalui
tujuan, sebagai milestone atas pencapaian organisasi dalam jangka waktu
lebih pendek dari Visi
Tagline Continued:

 Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitas operasional dan

manajerial
 Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap aktivitas organisasi,
prosedur operasi harus dibakukan dengan menetapkan Standard Operating
Procedures
 Conclusion I: SOP adalah operasional day by day dalam mewujudkan Visi
dan menjalankan misi
Aktivitas Operasional dan Manajemen dalam
Organisasi untuk Mewujudkan Visi

Dituangkan dalam
Prosedur yang
Fungsi-fungsi Manajemen
dibakukan melalui
SOP

Organizing
Planning &
Sumber Daya Organisasi decision making
· Sumber Daya Fisik/Alam Tujuan Organisasi
· Informasi Aktivitas Efektif
· Sumber Daya Manusia Controlling Operasi Efisien
· Modal
Leading

Menjalankan Misi
Mewujudkan Visi
Faktor Essential Organisasi dalam penyusunan SOP

 Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP yang efektif harus
merujuk pada struktur organisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible,
berubah organisasi, berubah SOP
 Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang efektif harus
disusun dengan memperhatikan fungsi organisasi atau proses bisnis yang
ada dalam organisasi
 Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus memperhatikan dan
berdasarkan pada Struktur Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)
Standard Operating Procedures:

dalam Kerangka Sistem Mutu

Pengertian Mutu

Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara

konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung dari
suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah dalam
penggunaan, estetika dan sebagainya

Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: “ The

totality of characteristics of an entity that bear on its ability to
satisfy stated or implied needs” (Totalitas dari karakteristik suatu
produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan
kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat “
Tagline untuk Mutu

 Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan pelanggan (customer

need)
 Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratan pelanggan di
anggap mutunya jelek. Kadang menggoda untuk menyimpulkan bahwa
melebihi harapan pelanggan (“more than”) dalam memberikan mutu yang
dipersyaratkan dapat menimbulkan kesulitan atau ketidakmungkinan untuk
memenuhinya secara terus-menerus secara konsisten.
 Conclusion: Quality is conformance to agreed requirements” No less – no
more
Manajemen Mutu

Menurut standard internasional ISO 8402:

 Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang menentukan kebijakan
mutu, sasaran mutu dan tanggungjawab manajemen. Keseluruhannya
diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti rencana mutu, kendali
mutu, pemastian mutu dan perbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu
 FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah: PDCA Plan, Do, Check,
and Act
Sistem Mutu

Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality system) didefinisikan sebagai
:
 “The organisation structure, procedures, processes and resources needed
to implement quality management.” (Struktur organisasi, prosedur, proses
dan sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu)
Dokumentasi dalam Sistem Mutu

Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem

mutu, semua klausul dalam sistem mutu manapun
(seperti ISO) mempersyaratkan adanya prosedur
terdokumentasi. Ini menunjukkan bahwa dokumentasi
sistem mutu merupakan hal yang sangat penting
dalam penerapan sistem mutu tersebut. Berbicara
tentang sistem mutu maka kita berbicara tentang
standar, yaitu standar sistem maupun standar hasil.
Suatu standar berfungsi untuk memberikan panduan
agar semua orang bekerja sesuai dengan metoda
tertentu atau menghasilkan sesuatu dengan spesifikasi
tertentu
Tagline SOP dalam Mutu

SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari dokumentasi dari prosedur, sesuai
dengan prinsip:

“Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis”

Dokumentasi yang efektif haruslah :

1. Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu organisasi dalam lingkup sistem

mutu.
2. Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwa perusahaan peduli dengan
pencapaian mutu dan memiliki suatu sistem mutu untuk mencapai
keberhasilan.
3. Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten dan pemahaman-pemahaman
yang sama di seluruh organisasi.
4. Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi dan juga perubahan-
perubahan yang disepakati dalam sistem mutu.
 5. Memungkinkan anggota-anggota organisasi bekerja lebih
efektif dan produktif.
6. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitas organisasi dapat
berlanjut efektif selama periode dimana orang yang bertanggung
jawab tidak ditempat.
7. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem mutu untuk mem-
verifikasi efektivitasnya.
“SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar disebut efektif harus
memenuhi unsur-unsur tersebut di atas”
Menyusun SOP yang
Efektif
Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)

Efektif :
 mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat

Efisien :
 mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat

30
SOP yang efektif adalah:

 SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan

misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi
 Memenuhi kriteria manual SOP
 Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP
7 Kriteria Manual SOP

 Specific
 Lengkap prosedur
 Jelas dan mudah dipahami
 Layak Terap (Applicable)
 Controllable
 Layak Audit
 Layak Ubah (Changeable and flexible)

32
Spesifik

 Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai

dengan kebutuhan organisasi
 Penyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap
organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai:
Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan,
lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi,
kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan
peraturan-peraturan yang mengikat

33
 Lengkap prosedur

 Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan

34
 Jelas dan Mudah

 Dapat dicerna dengan baik

 Tidak menimbulkan banyak tafsiran

35
Layak Terap

 Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen

dan budaya organisasi

36
Controllable

 Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi

37
Layak Ubah

 Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan

lingkungan organisasi.

38
Hambatan-hambatan dalam Penyusunan SOP

 Hambatan Organisasional

(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan

jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola
komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi)
 Hambatan Operasional

Karaktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa,

Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional), Keterikatan terhadap
peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional (Kontrol Internal
untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda
standar)
Cont’d

 Hambatan Manajerial

Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan

Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap
perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan tekanan
Manajerial,
 Hambatan Personal

Tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti

perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan Memiliki
Kepentingan Pribadi
40
Tips

 Selalu bayangkan siapa pengguna SOP

 Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
 Gunakan prinsip “Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan, kemudian
ceritakan”
 Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus
dibicarakan, kemudian kelompokkan)
 Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
 Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan
kegiatan
 Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
 Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
41
Cont’d

 Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif

 Buat draft terlebih dahulu
 Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa
dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
 Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat
SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama
akan dirasakan oleh pembaca

42
Cont’d

Panjang vs Pendek
Panjang:
 Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda dari
mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg basah

Pendek:
 Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah

43
Cont’d

Jelas vs Tidak Jelas

Tidak jelas:
 Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil
produksi

Jelas:
 Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil produksi

44
Cont’d

Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
 Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua
tinta yg pernah digunakan sebelum Anda menyimpan
tinta lain yg berbeda warnanya

Ringkas:
 Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain

45
 Tingkat Rincian

 Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn

seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan
menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur
 Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan
pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan
feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab
semua pertanyaan yg mungkin akan muncul
 Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan
untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg
bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg
panjang, berantakan dan susah utk dimengerti
46
Format SOP

 Nama modul
 Tujuan
 Ruang lingkup
 Referensi/Pedoman
 Sarana
 Prosedur kerja
 Flowchart
 Flowchart : diagram alir

 menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang
lain
 Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis
 Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi
Flowchart : diagram alir

 Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari

atas ke bawah
 Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan
secara eksplisit
 Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start
dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir
 Gunakan penguhubung (Connector) dengan label
untuk menunjukkan keterhubungan antar path
terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.
 Simbol-simbol: diagram alir

 Mulai
 Dokumen:

 Decision:  Multidokumen

 Proses :  Kegiatan Manual

 Penguhubung Prosedur berbeda  Data:

halaman/ Off-Page Connector
 Input Manual:
 Penguhubung Prosedur dalam
satu halaman On-Page Connector  Kartu:
Simbol,Bagan Arus Kegiatan
Rincian prosedur

 Tampilan  Sortir

 Penghubung  Delay

 Penggabungan  Penguraian

 Arsip Tetap  Arsip sementara

 Pemaduan  Pilihan Langkah/Or

Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung

 Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada umumnya
dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll

 Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah): Dimaksudkan

sebagai urutan berikut dari prosedur
 Simbol Bagan Arus Penyimpanan

 Pita tertanda:
 Penyimpanan Internal

 Data tersimpan/Stored Data

 Disrect Acces Storage

 Disket Magnetik
 Sequential Acces Storage
Terima kasih atas perhatiannya