Titan Infra Energy

Pengenalan ‘Standard Operating Procedure (SOP)’

dan
Hubungannya antara Pengendalian Internal
dan Manajemen Resiko

www.titan.co.id

1
 Definisi
A detailed, written instruction to achieve uniformity of the performance of a
specific function
Source: International Conference on Harmonization (ICH)

An established or prescribed methods to be followed routinely for the performance of

designated operations or in designated situations
Source : https://www.merriam-webster.com

A set of step-by-step instructions compiled by an organization to help workers carry

out complex routine operations. SOPs aim to achieve efficiency, quality output and
uniformity of performance, while reducing miscommunication and failure to comply with
industry regulations.
Sources: https://en.wikipedia.org/wiki

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk

memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
Sailendra (2015:11)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-

pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang
melakukannya.
Moekijat (2008)
 Tujuan

• Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim
dalam organisasi atau unit kerja.
• Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam
organisasi.
• Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
• Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau
kesalahan administrasi lainnya.
• Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan in-
efisiensi
• Sebagai alat ukur untuk penilaian kerjsa sebuah proses untuk kemudian
dijadikan sebagai dasar ‘perbaikan/improvement’ ke depannya.
 Daftar Isi SOP

1. Gambaran singkat mengenai SOP

• Judul
• Ruang Lingkup
• Referensi
2. Definisi
3. Tanggungjawab, Akuntabilitas, dan Kewenangan
4. Diagram Alir
5. Uraian SOP
6. Dokumen terkait
 Cara Membuat SOP

1. Tentukan fungsi atau proses serta ruang lingkupnya

2. Gambarkan proses tersebut satu persatu melalui diagram alir
3. Petakan dokumen terkait pada masing-asing proses tersebut
4. Gambarkan aliran dokumen-dokumen tersebut
5. Cocokan dan verifikasi antara aliran proses dengan aliran
dokumen
6. Pastikan kembali ke masing-masing penangungjawab
kegiatan/aktifitas mengenai kegiatan/aktifitasanya dan kaitannya
dengan dokumen yg ada
7. Buat uraian secara rinci masing-masing kegiatan/aktifitasnya.
Cara Membuat SOP
 Cara Membuat SOP
Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas dalam organisasi yang dirancang
untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi secara efektif dan efisien.

Kategori proses bisnis: proses operasi (operating processes), proses

manajemen dan proses pendukung (management and support processes), serta
proses projek (projects).

Proses operasi, adalah aktivitas bisnis harian untuk penciptaan nilai tambah
(value-creation activities) bagi stakeholders

Proses manajemen dan proses pendukung, adalah aktivitas yang

berkaitan dengan manajemen atau pengelolaan proses operasional dan
dukungan terhadap proses operasional, yang tujuanya adalah penciptaan nilai
(value-creation) terhadap produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan.

Proses projek, adalah aktivitas yang berkaitan dengan kegiatan bisnis yang
bersifat unik dan tidak dilaksanakan secara terus menerus.
 Cara Membuat SOP
Bagaimana Memetakan Proses dan Resiko ?
Pemetaan proses secara sederhana dapat kita katakan sebagai
usaha untuk mengelompokan serangkaian aktivitas (proses) ke dalam
kelompok (kotak) yang saling berhubungan sehingga memudahkan
pengendalian kegiatan tersebut sebagai satu kesatuan sistem

Mengidentifikasi, memahami dan mengevaluasi risiko yang bisa

menghambat pencapaian tujuan proses tersebut secara keseluruhan.

Setiap pernyataan resiko menggambarkan suatu peristiwa/dampak

yang buruk dapat mempengaruhi aktivitas atau kemampuan proses
dan subproses tersebut untuk mencapai tujuannya
 Cara Membuat SOP
Lembar Pengesahan SOP
Dibuat oleh  Kepala Departemen

Direview oleh  Kepala Divisi

Disetujui oleh  Direktur

Jika SOP melibatkan banyak proses oleh beberapa department, maka

wajib juga meminta pengesahan dari departemen-departemen tersebut

SOP wajib disosialisasikan terlebih dahulu

SEBELUM diterapkan/diimplementasikan
 Cara Membuat SOP
Titan Infra Energy Group
Mining Concession and Mining
Trading Company Infra Structure Company Trans. Company
Contractor Company

Proses Bisnis Inti (Core Business Process)

Business Dev. Land Acq. Mining Ops. Hauling Ops. Port Ops. Barging Ops.

Proses / Fungsi Pendukung

• Sumber Daya Manusia

• Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
• Keuangan dan Akuntasi
• Legal dan Compliance
• Pembelian dan Pengadaan, dll
 SOP yang Baik
Kriteria SOP yang Baik
• Spesifik
• Cukup detail dan lengkap
• Jelas, mudah dicerna dan dimengerti
• Dapat diterapkan
• Sesuai dengan kondisi terkini dan direview secara periodik
• Ada proses kontrolnya dan dapat dikontrol
• Dual Custody
Dalam melakukan aktivitas/proses harus dilakukan oleh 2 atau
lebih orang (departemen) yang berbeda
• Dual Control
Pekerjaan kita diperiksa oleh 2 atau lebih orang (departemen) yang
berbeda.
 Penutup

“Tidak ada sistem yang terbaik, yang ada adalah sistem yang selalu
dapat ditingkatkan kinerjanya”

Bagaimana kita tahu bahwa system dan Proses

kita, kita katakan sudah “BAIK”??

Memberikan nilai Memberikan proses

tambah yang kontrol yang
optimal memandai
Thank You

13