Anda di halaman 1dari 64

Sistem Manajemen Terintegrasi

ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS


18001
Quality, Environmental, Health and Safety
Management System

sebuah pengantar singkat


Disampaikan Oleh:
Hartoko Krido Handoko
Revisi 0 @2017
Hartoko Krido Handoko
mail.handoko@gmail.com
0818100893

Education
• Hiperkes & Keselamatan Kerja FK-UNS tahun - 2002

Certification
• Ahli K3 Umum – 2003 (Kemenakertrans)
• Ahli K3 Penanggulangan Kebakaran – 2007 (Kemenakertrans)
• Auditor OHSAS 18001 – 2010 (IRCA )
• Manajer Pengendalian Pencemaran Air – 2010 (IATPI)
• Ahli Madya CSR – 2016 (BNSP)
• Instruktur Teknis Bidang Pembinaan SMK3 & Keahlian K3 Umum – 2017 (Kemenaker)

Professional Experience
• Astra Otoparts Tbk. EHS (Officer) 2002 – 2006
• Astra Otoparts Tbk. EHS (Head) 2006 – 2012
• Astra Otoparts Tbk. GA, CSR & Security (Head) 2012 –
• Astra Otoparts Tbk. AGC Auditor 2004 – 2006
• Astra Otoparts Tbk. AGC & AFC Lead Auditor 2006 – 2014
• Institut Pertanian Bogor – Jur. Teknik Manajemen Lingkungan- Dosen MK SMK3 2004 – 2015
• Profesional Auditor, Trainer & Konsultan 2010 -
Tujuan Pelatihan
1. Peserta memahami pengertian sistem manajemen

2. Peserta memahami konsep siklus PDCA

3. Peserta memahami Peta Proses Bisnis & memahami bagaimana menyusun Peta
Proses Bisnis

4. Peserta memahami persyaratan Sistem Manajemen Mutu, Lingkungan,


Keselamatan & Kesehatan Kerja

5. Peserta memahami cara Penerapan dan Pengembangan Sistem Manajemen


Mutu, Lingkungan, Keselamatan & Kesehatan Kerja

6. Peserta memahami konsep Integrasi Sistem Manajemen

7. Peserta memahami keuntungan penerapan Sistem Manajemen Terpadu

8. Peserta memahami cara membangun Sistem Manajemen Terpadu

9. Peserta memahami Dokumentasi dan Implementasi Sistem Manajemen Terpadu


Untuk Diperhatikan!
PENDAHULUAN
• Perkembangan industri semakin pesat
• Persaingan semakin ketat
• Setiap Perusahaan berusaha menjadi yang terbaik
• Manajemen yang baik menjadi kunci kesuksesan
• Tuntutan pasar untuk memberikan kualitas yang terbaik
dalam produk maupun jasa yang dihasilkan tetapi tidak
melupakan dampak lingkungan, keselamatan dan
kesehatan kerja yang terjadi dari segala aktivitas
perusahaan.
Pengertian Sistem
• Kata Sistem awalnya berasal dari bahasa Yunani (sustēma) dan
bahasa Latin (systēma). Berikut ini ada beberapa pengertian
sistem yang diambil dari berbagai sumber.

1. Suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen


yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling
bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks.
2. Kesatuan gagasan yang terorganisir dan saling terikat
satu sama lain.
3. Kumpulan dari objek atau fenomena yang disatukan
bersama untuk tujuan klasifikasi atau analisis.
4. Adanya suatu kondisi harmonis dan interaksi yang teratur
Pengertian Manajemen
Berikut pengertian manajemen menurut beberapa ahli:

• Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan
pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (By: Drs.
Oey Liang Lee )

• Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya


organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan. (By: James A.F. Stoner)

• Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta
mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan
sumberdaya lainnya. (By: R. Terry )

• Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.(By: Lawrence
A. Appley)

• Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. (By:
Horold Koontz dan Cyril O’donnel)
Pengertian Sistem Manajemen
• Jadi dapat kita disimpulkan bahwa secara
umum sistem manajemen adalah rangkaian
kegiatan (siklus) yang berkelanjutan dari
organisasi untuk mencapai tujuan seperti
memenuhi keinginan pelanggan atau pasar,
mencegah terjadinya pencemaran, mencegah
terjadinya kecelakaan sesuai dengan kebijakan
perusahaan.
Konsep Siklus PDCA
• Hampir semua sistem manajemen berpijak pada konsep PDCA
(Deming cycle), dimana setiap konsep tersebut diterjemahkan
dalam bentuk klausul –klausul yang lebih detil untuk memudahkan
kita dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001, sistem
manajemen lingkungan ISO 14001 dan sistem manajemen K3
OHSAS 18001.

• Konsep PDCA ini dapat digunakan oleh berbagai macam sistem


manajemen termasuk sistem manajemen mutu ISO 9001, sistem
manajemen lingkungan ISO 14001, sistem manajemen K3 OHSAS
18001, ataupun sistem manajamen yang lain.
Pengertian PDCA
Plan:
menetapkan sasaran-sasaran dan proses-proses yang dibutuhkan
untuk memberikan hasil-hasil yang sesuai dengan persyaratan
pelanggan dan kebijakan organisasi.
Do:
melaksanakan proses-proses untuk mencapai tujuan
Check:
memonitor dan mengukur proses-proses dan produk, kemudian
membandingkannya dengan kebijakan-kebijakan, sasaran-sasaran dan
persyaratan produk yang telah ditetapkan sebelumnya, melakukan
analisa data dan melaporkan hasil- hasilnya.
Act:
melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki
kinerja proses secara kontinu.
Siklus PDCA
Interested Parties?
1. Customer
2. Share Holder / Owner
3. Employee
4. Supplier / Vendor / Subcontractor
5. Government
6. Community

Dalam menentukan konteks organisasi harus didentifikasi:


1. Issue-issue Internal & Eksternal terkait pencapaian tujuan
Organisasi
2. Kebutuhan & Harapan pihak-pihak yang berkepentingan
dengan Organisasi
PENDEKATAN PROSES

• Pendekatan proses adalah pengelolaan


sumber daya sedemikian rupa sehingga dapat
mengubah input menjadi output.
• Seringkali output suatu proses langsung
menjadi input pada proses berikutnya. Tujuan
dari pendekatan proses adalah untuk
meningkatkan efektivitas & efisiensi organisasi
dalam mencapai tujuan sasaran program
Indikator Proses
Indikator proses diturunkan dari tipikal kebutuhan
industri: Quality, Cost, Delivery (responsif), dan Safety.
• Quality menyatakan kualitas yang dapat
diterjemahkan sebagai upaya membuat produk
dengan lebih baik dari kondisi sebelumnya atau lebih
baik dalam pemenuhan spesifikasi.
• Cost menyatakan ukuran biaya yang dibutuhkan untuk
melaksanakan suatu proses. Suatu proses makin baik
bila memerlukan biaya lebih murah dengan output
yang sama.
Indikator Proses (Cont’d)
• Delivery/responsif menyatakan kecepatan
Perusahaan mengantarkan barang dan jasanya kepada
pelanggan. Suatu proses makin baik jika dapat
melakukannya lebih cepat. Termasuk ke dalam
pengertian responsif adalah fleksibilitas perusahaan
dalam membuat barang dan jasa yang dibutuhkan
pelanggan.
• Safety menyatakan tingkat keamanan dan keselamatan
kerja bagi karyawan dan belakangan diperluas hingga
keamanan dampak proses bagi lingkungan. Proses yang
lebih aman harus terus diupayakan dalam perbaikan
proses.
Pendekatan Efisiensi & Efektivitas
Proses
PETA PROSES BISNIS
(BUSINES PROCESS MAP – BPM)
• Proses Bisnis merupakan nyawa dari suatu organisasi, karena proses
bisnis merupakan perangkat bisnis yang mempunyai peranan
penting dalam menggerakkan, mengarahkan, serta mempercepat
laju roda suatu organisasi.
• Peta proses bisnis adalah diagram yang mengidentifikasi secara
jelas langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
proses. Peta ini memberikan deskripsi bagaimana cara suatu proses
dilakukan. Ibarat buku manual, maka peta ini pun menjadi “user
guide” bagi organisasi kita. Tidak hanya itu, peta proses bisnis
dapat menyediakan informasi lain yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu proses seperti apa inputnya, outputnya,
ukuran kinerjanya, siapa yang melakukannya dan beberapa
informasi yang kita perlukan.
Merancang manual Sistem Manajemen disesuaikan
dengan peta proses bisnis
1. Buatlah peta bisnis proses yang memuat identifikasi: Suplier- Input-Proses-
Output-Customer (SIPOC). Masing masing proses harus menggambarkan urutan
antar proses sehingga terlihat ujung dan akhir dari sebuah proses. Pada dasarnya
Bisnis proses adalah gabungan proses dari lingkup yang lebih kecil seperti proses
di bagian, proses di departemen atau proses di divisi.

2. Tetapkan proses utama bisnis Anda misalnya : Jasa Pelayaran, Jasa Pendidikan,
Manufaktur Metal Dies, Jasa Penerbangan, Jasa Training, Jasa Manufaktur Part
Component Automotive, dll.

3. Setiap proses utama akan terkait dengan Customer Oriented Process (COP)
dimana input dan output berhubungan langsung dengan pelanggan. Contoh
proses pembayaran, proses order, proses claim, dsb.

4. Setiap proses utama juga didukung oleh proses pendukung seperti maintenance
mesin, human resources, rekruitmen, pengadaan, dll.
Merancang manual Sistem Manajemen
disesuaikan dengan peta proses bisnis (Cont’d)
5. Setiap proses utama juga dilingkupi proses manajemen seperti proses
audit internal, pengendalian dokumen dan data, manajemen review,
tindakan perbaikan dan pencegahan, dll.
6. Buatlah proses mana yang dikecualikan (proses ini tidak perlu
digambarkan dalam peta bisnis namun dijelaskan pada ruang lingkup
manual mutu).
7. Buatlah ketentuan jika terdapat proses yang disubkontraktorkan /
diambil alih oleh pihak ketiga.
8. Buatlah identifikasi yang jelas pada bisnis proses tersebut seperti tanggal
terbit, revisi, pengesahan dan iddentifikasi pengendalian dokumen.
Peta Proses Bisnis
Peta Proses Bisnis
Persyaratan Sistem Manajemen yang dirilis ISO
1. Scope

2. Normative references

3. Terms & definitions

4. Context of the organization


– Understanding the organization and it’s context

– Understanding the needs and expectations of interested parties

– Determining the scope of the quality/environmental/safety & health Management System

– quality/environmental/safety & health Management systems and it’s processes

5. Leadership
– Leadership and commitment

– Policy (quality/environmental/safety & health)

– Organizational roles and responsibilities


Persyaratan Sistem Manajemen yang dirilis ISO
(Cont’d)
6. Planning for the MS
– Actions to address risks and opportunities

– quality/environmental/safety & health Objectives and planning to achieve them

7. Support (quality/environmental/safety & health)


– Resources

– Competence

– Awareness

– Communication

– Documented information

8. Operation (quality/environmental/safety & health)


– Operational planning and control
Persyaratan Sistem Manajemen yang dirilis ISO
(Cont’d)

9. Performance evaluation (quality/environmental/safety &


health)
⁻ Monitoring, measurement, analysis & evaluation
⁻ Internal audit
⁻ Management review

10. Improvement (quality/environmental/safety & health)


– Non-conformity and corrective action
– Continual improvement
Perbandingan Sistem Manajemen
ISO9001:2015 ISO14001:2015 ISO/DIS 45001:2016 OHSAS 18001:2007
4 Context of the Organization 4 Context of the Organization 4 Context of the Organization
4.1 Understanding the organization 4.1 Understanding the organization 4.1 Understanding the organization
and its context and its context and its context
4.2 Understanding the needs 4.2 Understanding the needs 4.2 Understanding the needs
and expectations of interested and expectations of interested and expectations of workers
parties parties and other interested parties
4.3 Determining the scope of the 4.3 Determining the scope of the 4.3 Determining the scope of the 4.1 General requirements
quality management system environmental management OH&S management system
system
4.4 Quality management system 4.4 Environmental management 4.4 OH&S management system 4.1 General requirements
and its processes system and its processes
5 Leadership 5 Leadership 5 Leadership and worker
participation
5.1 Leadership and Commitment 5.1 Leadership and Commitment 5.1 Leadership and commitment 4.4.1 Resources, roles,
responsibility, accountability and
authority
5.2 Quality Policy 5.2 Environmental Policy 5.2 OH&S policy 4.2 OH&S policy
Perbandingan Sistem Manajemen
ISO9001:2015 ISO14001:2015 ISO/DIS 45001:2016 OHSAS 18001:2007
5.3 Organizational roles, 5.3 Organizational roles, 5.3 Organizational roles, 4.4.1 Resources, roles,
responsibilities and authorities responsibilities and authorities responsibilities, accountabilities responsibility, accountability and
and authorities authority
-- -- 5.4 Participation and consultation 4.4.3.2 Participation and
consultation
6 Planning 6 Planning 6 Planning 4.3 Planning
6.1 Actions to address risks and 6.1 Actions to address risks and 6.1 Actions to address risks and 4.3.1 Hazard identification, risk
opportunities opportunities opportunities assessment and determining
controls
4.3.2 Legal and other requirements
6.2 Quality objectives and planning 6.2 Environmental objectives and 6.2 OH&S objectives and planning 4.3.3 Objectives and programs
to achieve them planning to achieve them to achieve them
6.3 Planning for changes -- --
7 Support 7 Support 7 Support
7.1 Resources 7.1 Resources 7.1 Resources 4.4.1 Resources, roles,
responsibility, accountability and
authority
Perbandingan Sistem Manajemen
ISO9001:2015 ISO14001:2015 ISO/DIS 45001:2016 OHSAS 18001:2007
7.2 Competence 7.2 Competence 7.2 Competence 4.4.2 Competence, training and
awareness
7.3 Awareness 7.3 Awareness 7.3 Awareness 4.4.2 Competence, training and
awareness
7.4 Communication 7.4 Communication 7.4 Information and 4.4.3 Communication, participation
communication and consultation
4.4.3.1 Communication
7.5 Documented information 7.5 Documented information 4.4.4 Documentation
4.4.5 Control of documents
4.5.4 Control of records
8 Operation 8 Operation 8 Operation 4.4 Implementation and operation
8.1 Operation planning and control 8.1 Operation planning and control 8.1 Operation planning and control 4.4.6 Operational control
4.3.1 Hazard identification, risk
assessment and determining
control
8.2 Requirements for products and 8.2 Emergency preparedness and 8.2 Management of change 4.4.6 Operational control
services response
Perbandingan Sistem Manajemen
ISO9001:2015 ISO14001:2015 ISO/DIS 45001:2016 OHSAS 18001:2007
8.3 Design and development of -- 8.3 Outsourcing 4.4.6 Operational control
products and services
8.4 Control of externally provided -- 8.4 Procurement 4.4.6 Operational control
processes, products and services
8.5 Production and service -- 8.5 Contractors 4.4.6 Operational control
provision
8.6 Release of products and -- 8.6 Emergency preparedness and 4.4.7 Emergency preparedness
services response and response
8.7 Control of nonconforming -- --
outputs
9 Performance evaluation 9 Performance evaluation 9 Performance evaluation 4.5 Checking
9.1 Monitoring, measurement, 9.1 Monitoring, measurement, 9.1 Monitoring, measurement, 4.5.1 Performance measurement
analysis and evaluation analysis and evaluation analysis and evaluation and monitoring
4.5.2 Evaluation of compliance
9.2 Internal audit 9.2 Internal audit 9.2 Internal audit 4.5.5 Internal audit
9.3 Management review 9.3 Management review 9.3 Management review 4.6 Management review
Perbandingan Sistem Manajemen
ISO9001:2015 ISO14001:2015 ISO/DIS 45001:2016 OHSAS 18001:2007
10 Improvement 10 Improvement 10 Improvement
10.1 General 10.1 General 10.1 Incident, nonconformity and 4.5.3 Incident investigation,
corrective action nonconformity, corrective action
and preventive action
10.2 Nonconformity and corrective 10.2 Nonconformity and corrective
action action
10.3 Continual improvement 10.3 Continual improvement 10.2 Continual improvement 4.1 General requirements
4.2 OH&S policy
4.6 Management review
STRATEGI PENERAPAN SISTEM
MANAJEMEN
I. INITIAL REVIEW / TINJAUAN AWAL
• menentukan status kelengkapan dan penerapan manajemen
perusahaan saat ini dibandingkan dengan persyaratan-
persyaratan Standar ISO 9001, ISO 14001, SMK3 & OHSAS
18001
• membantu memberikan informasi elemen-elemen Standar
ISO 9001, ISO 14001, SMK3 & OHSAS 18001 yang sudah
dimiliki perusahaan dalam praktek pengelolaan perusahaan
sebelum mulai menerapan sistem manajemen.
TAHAP PERSIAPAN
Tahapan ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan suatu
organisasi / perusahaan, dalam lahkah ini melibatkan lapisan manajemen
dan sejumlah personel, mulai dari komitmen sampai menetapkan
kebutuhan sumber daya yang diperlukan. Dalam tahapan persiapan ini
dilakukan hal sebagai berikut:

- Komitmen manajemen puncak


- Menentukan ruang lingkup
- Menetapkan cara penerapan
- Membentuk kelompok penerapan
- Menetapkan sumber daya yang diperlukan
TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM
MANAJEMEN & PENERAPANNYA
MENYATAKAN KOMITMEN
Pernyataan komitmen dan penetapan kebijakan untuk menerapkan
sebuah Sistem manajemen dalam organisasi / perusahaan harus
dilakukan oleh manajemen puncak.Sistem manajemen tidak akan
berjalan mulus tanpa adanya komitmen manajemen terhadap
system manajemen tersebut. Komitmen manajemen harus benar –
benar dibuktikan dengan tindakan nyata agar dapat diketahui ,
dipelajari, dihayati dan dilaksanakan oleh seluruh staf dan karyawan
perusahaan.
MENETAPKAN CARA PENERAPAN
Perusahaan dapat mengunakan Konsultan untuk menerapkan system manajemen dengan
pertimbangan sebagai berikut :
- Konsultan yang memiliki Pengalaman yang banyak dan bervariasi sehingga dapat
menjadi agen pengalihan pengetahuan secara efektif, sehingga dapat memberikan
rekomendasi yang tepat dalam proses penerapan Sistem manajemen.
- Konsultan yang Independen memungkinkan Konsultan tersebut secara bebas dapat
memberikan umpan balik kepada manajemen secara obyektif tanpa terpengaruh oleh
persaingan antar kelompok didalam organisasi / perusahaan.
- Konsultan lebih memiliki waktu yang cukup, berbeda dengan tenaga perusahaan yang
meskipun mempunyai keahlian dalam system manajemen namun karena desakan tugas –
tugas lain di perusahaan akibatnya tidak punya cukup waktu.
MEMBENTUK KELOMPOK KERJA (TASK FORCE) UNTUK
PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN

Kelompok kerja terdiri atas wakil dari setiap unit kerja, hal ini penting karena
merekalah yang tentunya paling bertanggung jawab terhadap unit kerja yang
bersangkutan.
Peran anggota kelompok kerja ini antara lain :
- Menjadi agen perubahan sekaligus fasilitator dalam unit kerjanya.
- Menjaga konsistensi dari penerapan Sistem Manajemen Multu & LK3, baik melalui
tinjauan sehari – hari maupun berkala
- Menjadi penghubung antara manajemen dan unit kerja.
Tugas & Tanggung Jawab anggota kelompok kerja adalah :
- Mengikuti pelatihan lengkap tentang standard Sistem manajemen
- Melatih Staff dalam Unit kerjanya sesuai kebutuhan
MEMBENTUK KELOMPOK KERJA (TASK FORCE) UNTUK
PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN (cont’d)

- Melakukan evaluasi & Tinjauan terhadap system yang berlangsung dibandingkan dengan
system standard Sistem manajemen
- Membuat bagan alir yang menjelaskan tentang keterlibatan unit kerjanya dengan
elemen yang ada dalam standard Sistem manajemen
- Bertanggung jawab untuk mengmbangkan system sesuai dengan elemen yang terkait
dalam unit kerjanya
- Bertanggung jawab untuk mempersiapkan penulisan dokumen – dokumen sebagaimana
dipersyaratkan dalam standard Sistem manajemen termasuk mempersiapkan penulisan
panduan mutu, prosedur, instruksi kerja dan form.
- Bertanggung jawab untuk mempromosikan standar manajemen secara terus menerus &
konsisten serta bersama –sama memelihara penerapan systemnya.
MENYEDIAKAN SUMBER DAYA

Sumber daya ini mencakup orang/personel,


perlengkapan, waktu, dan dana. Orang yang
dimaksud disini adalah beberapa orang yang
diangkat secara resmi di luar tugas – tugas pokoknya
dan terlibat penuh dalam proses penerapan.
MELAKUKAN SOSIALISASI
Kegiatan sosialisasi ini harus diarahkan untuk mencapai tujuan,
diantaranya adalah :
- Menyamakan persepsi dan motivasi terhadap pentingnya
penerapan Sistem manajemen bagi kinerja perusahaan.
- Membangun Komitmen menyeluruh mulai dari direksi, manajer,
staf, dan seluruh jajaran dalam perusahaan untuk bekerja bersama
– sama dalam menerapkan standard system ini.
MENENTUKAN JADWAL
Setelah melakukan initial review maka kelompok kerja dapat menyusun suatu jadwal
kegiatan dengan mempertimbangkan hal – halberikut :

a. Ruang Lingkup pekerjaan.


Dari hasil initial review akan menunjukan beberapa banyak yang harus disiapkan dan
berapa lama setiap prosedur itu akan diperiksa , disempurnakan, disetujui & di audit.

b. Kemampuan Top Manajemen / Wakil Manajemen dan kelompok kerja


penerapan
Kemampuan dalam hal ini adalah kemampuan membagi dan menyediakan waktu,
seperti diketahui bahwa tugas penerapan bukanlah satu- satunya pekerjaan para
anggota kelompok kerja dan manajemen representative. Mereka masih mempunyai
tugas dan tanggung jawab lain diluar penerapan standard Sitem manajemen yang
kadang – kadang juga sama pentingnya dengan penerapan standard ini.

c. Keberadaan Proyek
Khusus bagi perusahaan yang kegiatannya berdasarkan proyek ( misalnya kontraktor
dan pengembang ) maka ketika menyusun jadwal kedatangan asesor badan sertifikasi,
pastikan bahwa pada saat asesor datang ada proyek yang sedang dikerjakan.
PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN

Beberapa kegiatan yang perlu dilakukan dalam tahap


pengembangan system manajemen antara lain
mencakup dokumentasi, pembagian kelompok,
penyusunan bagan alir, penulisan manual system
manajemen, prosedur & Instruksi kerja.
PENERAPAN SISTEM
Setelah semua dokumen selesai dibuat, maka setiap
kelompok kerja kembali ke masing – masing untuk
menerapkan system yang telah di buat. Perhatikan untuk
menciptakan “greget” / antusiasme dengan lomba-
lomba, selebaran, pamflet spanduk agar tercipta
“demam” ISO sehingga dapat terwujud partisipasi aktif
dari seluruh karyawan.
MEMILIH BADAN SERTIFIKASI
• Perhatikan hubungan jangka panjang  Reputasi servis

• Kualifikasi  Akreditasi

• Lingkup Akreditasi  sesuai dengan bidang industri anda?

• Pengakuan oleh pasar  siapa customer utama anda?

• Kualifikasi auditor  IRCA, IEMA


Konsep Integrasi Sistem Manajemen
• Sistem manajemen terintegrasi adalah penggabungan dua atau lebih sistem
manajemen menjadi sebuah sistem manajemen yang mampu merepresentasikan
kepentingan kesemua sistem manajemen pembentuknya (ISO 9001, ISO 14001,
OHSAS 18001/SMK3).
• Karapetrovic dan Willborn (1998, dalam Zeng, S. X et al, 2005) memaparkan bahwa
integrasi dua/lebih sistem berarti menghubungkan kesemua sistem tersebut yang
berdampak pada hilangnya independensi masing-masing sistem.
• Lebih tegas lagi, Kadir et al (2009) mengungkapkan bahwa dengan metode
integrasi, organisasi akan mengkombinasikan seluruh bagian dan sub bagian pada
masing-masing sistem manajemen menjadi sebuah sistem manajemen terintegrasi
yang baru.
• Saat sistem-sistem manajemen tersebut telah tergabungkan maka proses
penerapan dan audit masing-masing sistem akan menjadi sebuah kesatuan dengan
sendirinya.
Keuntungan Integrasi Sistem
Manajemen
Perspektif Organisasi Perspektif Auditor Badan Sertifikasi
Pembuatan dokumen akan terintegrasi sehingga lebih Hanya satu opening/closing meeting
jelas dan transparan
Tinjauan manajemen memberikan kajian strategis bisnis Satu laporan audit yang disampaikan
yang lebih lengkap
Audit internal bisa dilakukan dalam 1x pelaksanaan Optimalisasi sumber daya dan penjadwalan
Kebijakan dan Tujuan dalam satu dokumen Menghemat waktu auditor untuk consensus meeting
Mekanisme yang sistematis, contoh: tindakan Menghemat waktu untuk audit pada klausa yang sama
pencegahan/perbaikan; pengukuran dan perbaikan
berkesinambungan
Dukungan manajemen yang terintegrasi Penilaian sistem manajemen yang lengkap untuk
memberi nilai lebih
Membangun Sistem Manajemen
Terpadu
• Di dalam upaya membentuk sistem manajemen, perusahaan harus
mengalokasikan sumber daya berupa finansial, material, sumber daya
manusia dan yang sering terlupakan adalah menyediakan waktu.

• Para manajer seharusnya merelakan anak buahnya membagi sebagian


waktu kerjanya untuk menjalankan tugas-tugas rutin dengan persiapan
penyusunan sistem ini.

• Dalam membangun sistem integrasi ini diperlukan komitmen yang kuat


dari manajemen puncak dan kerjasama dari seluruh personel yang terlibat
agar dapat terimplementasi dengan baik.
Langkah Penyusunan dan Penerapan sistem
manajemen mutu, lingkungan dan K3 :
1. Membentuk team dari berbagai fungsi organisasi,

2. Membangun pemahaman team tentang sistem manajemen,

3. Membuat kebijakan Mutu/Lingkungan/K3,

4. Pemetaan & analisa proses inti & pendukung,

5. Penetapan sasaran Mutu/Lingkungan/K3,

6. Penyusunan prosedur pengendalian dokumen & rekaman,

7. Penyusunan aturan untuk proses inti & pendukung,

8. Penyusunan prosedur lain yang diperlukan,

9. Pelatihan Mutu/Lingkungan/K3, dan internal audit

10. Internal audit ,

11. Tinjauan manajemen,

12. Pemilihan badan sertifikasi,

13. Sertifikasi.
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses
integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 dan SMK3

1. Gap Analysis

• Hal ini dilakukan sesaat setelah sistem manajemen


terpadu dicanangkan untuk mulai
diimplementasikan. Tujuan dilakukan gap analisis
adalah untuk melihat sejauh mana kesesuaian sistem
yang sedang dijalankan dengan standar terkait yang
harus dipenuhi.
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses
integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 dan SMK3 (Cont’d)
2. Executive Briefing.

Output dari Gap Analysis di atas dituangkan dalam sebuah laporan ringkas
untuk menjadi masukan dalam rapat para eksekutif organisasi dari level
pimpinan puncak sampai pimpinan unit atau sesuai dengan kebutuhan
organisasi (yang tergabung dalam team leader proyek sertifikasi sistem
manajemen terpadu). Tujuan dilakukannya executive briefing ini adalah untuk
mewadahi komunikasi internal diskusi tentang sejauh mana kebutuhan akan
pemenuhan standar yang harus dilakukan dan apa yang harus dipersiapkan
untuk proses sertifikasi nanti.
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses
integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 dan SMK3 (Cont’d)
3. Training

Proses pembelajaran menjadi pilar utama untuk bisa melaksanakan system dengan benar dan efektif.

Pemahaman setiap anggota dalam organisasi terutama team leader yang tergabung dalam proyek sertifikasi

menjadi barometer suksesnya implementasi sistem dan proses sertifikasi. Beberapa

materi dasar yang harus difahami adalah :

1. Pengenalan umum tentang ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, yaitu penjelasan prinsip-prinsip dasar,

sejarah perkembangan, dan persyaratan standar.

2. Teknik penyusunan dokumen, Penjelasan tentang jenis dan hirarki dokumen, teknik Penyusunan Business

Proses, Quality Manual, Prosedur, Standar Kerja, dan Form (disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan

besaran organisasi).

3. Teknik implementasi sistem manajemen secara efektif. Jika diperlukan, lakukan training beberapa Quality

Tools dan PDCA concept untuk menunjang keberhasilan proses implementasi system ISO 9001, ISO 14001,

OHSAS 18001, SMK3.


Hal yang perlu diperhatikan dalam proses
integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 dan SMK3 (Cont’d)
4. Penyusunan Dokumen.

Proses penyusunan dokumen merupakan tindak lanjut hasil training yang sudah dilakukan

sebelumnya. Hanya ada beberapa dokumen yang wajib dipenuhi. Sungguhpun demikian,

kebutuhan jumlah prosedur sesungguhnya tidak terbatas, disesuaikan dengan besaran organisasi

dan kebutuhan lapangan, termasuk di dalamnya pemahaman member terhadap proses

implementasi sistem.

Semakin banyak yang memahami sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, dengan baik,

semakin sedikit dokumen yang dibutuhkan, demikian juga sebaliknya. Jika banyak member yang

belum faham secara pasti system ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, maka penjelasan

langkah kerja
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses
integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 dan SMK3 (Cont’d)
Dokumen yang harus disiapkan antara lain adalah :

1. Level 1, Manual. Manual mutu yang menjadi pijakan utama pelaksanaan system untuk level dokumen

dibawahnya.

2. Level 2, Prosedur. Memuat aturan umum pelaksanaan system berbasis pada Business Process yang terjadi

dalam organisasi.

3. Level 3, Standar Kerja / IK / WI. Memuat aturan rinci, langkah-langkah kerja, dan standar lapangan yang

harus dipatuhi oleh pelaksana langsung (operator). Biasanya bersifat sangat rinci dan teknis, memuat gambar-

gambar dan contoh teknik pelaksanaan kerja yang diminta oleh rantai proses.

4. Level 4, Blank Form (bisa juga mengkatagorikan sebagai level 3). Formulir kosong yang disiapkan untuk

mencatat data-data hasil pemantauan proses, seperti check sheet, monitoring list, dan semacamnya.

Dikategorikan sebagai dokumen level 4 untuk membedakan secara tegas bahwa blank form termasuk dalam

kategori dokumen, sedangkan form yang sudah terisi data-data hasil pemantauan proses termasuk ke dalam

kategori catatan mutu


Struktur Hierarki Dokumentasi Sistem
Manajemen
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses
integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 dan SMK3 (Cont’d)
5. Implementasi.
Proses implementasi menjadi core process dalam sistem manajemen terpadu.

Oleh sebab itu perlu pengawalan yang serius dari seluruh elemen dalam

organisasi, mulai dari Top Management sebagai pemegang kendali organisasi

hingga lapisan terbawah organisasi yang bersinggungan langsung dengan

proses realisasi produk/jasa.


Hal yang perlu diperhatikan dalam proses
integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 dan SMK3 (Cont’d)
6. Training Internal Audit,

Pembekalan yang ditujukan kepada team inti proyek sertifikasi

sistem manajemen terpadu yang dipersiapkan untuk menjadi

internal auditor system manajemen yang memiliki kompetensi

untuk melaksanakan internal audit terhadap sistem manajemen

yang dilaksanakan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses
integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 dan SMK3 (Cont’d)
7. Pelaksanaan Internal Audit.

Sesuai prinsip PDCA, proses internal audit menjadi sangat penting

posisinya untuk memastikan keberlangsungan sistem manajemen

terpadu dilaksanakan secara konsisten dan effective oleh setiap lini

organisasi.
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses
integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 dan SMK3 (Cont’d)
8. Rapat Tinjauan Manajemen.

Salah satu aktifitas yang dipersyaratkan dalam sistem manajemen

terpadu adalah pengawasan langsung oleh Top management melalui

aktifitas Rapat Tinjauan Management. Dalam rapat ini dilakukan

evaluasi berbagai hal yang berhubungan dengan proses efektifitas

implementasi sistem dan haruslah menghasilkan rekomendasi

tindakan perbaikan yang harus dilakukan.


Simulasi & Diskusi
• Buat Kelompok Simulasi
• Simulasikan sebagai sebuah perusahaan.
• Lakukan Diskusi & Tentukan:
1. Konteks Organisasi (Biasanya tertuang dalam Visi &
Misi Organisasi & Identifikasi Issue-issue Internal &
Eksternal terkait pencapaian Visi / Tujuan Organisasi)
2. Kebutuhan & Harapan Stake Holder
3. Peta Proses Bisnis
4. Identifikasi Resiko Mutu, K3 & Lingkungan dari setiap
tahapan Proses
5. Sasaran Sistem Manajemen & Program / Action Plan-
nya
Plan vs Reality
Terimakasih!