Pertemuan 15

SOP
Standar Operational Procedure

Manajemen Laboratorium
 ISTILAH
• Prosedur Operasional Standar
• prosedur operasi yang baku
• PROTAP atau Prosedur Tetap
• Safe Work Instructions, Safe Operating
Procedures, Standard Working Procedures,
Medi Procedures
 SOP

Prosedur kerja yang dilakukan

secara benar dan konsisten.

Pengendalian mutu terhadap proses

kegiatan organisasi.
 Asal-Usul SOP
• SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik,
lingkungan dan penyelamatan
• SOP Tugas rutin yang mengandung resiko
• SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang
 DEFINISI
International Conference on Harmonisation (ICH)

“Detailed, writtem instruction to achieve uniformity of

the performance of a specific function”
 DEFINISI
Rudi M Tambuanan
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada dalam suatu organisasi
yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap
keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan
fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang
di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara
efektif, konsisten, standar, dan sistematis.
 Untuk Siapa SOP dibuat?

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan.

Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis,
office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik
atau gudang, supervisor dan manager

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan

sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim
dan untuk pengawas pekerjaan tsb
 Kapan SOP disusun?

• SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.

• SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah
dilakukan dgn baik atau tidak.
• Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan
trial.
• Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa
diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru,
tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg
mempengaruhi lingkungan kerja
• Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan
perbaikan SOP secara teratur
 Sepanjang apa SOP
disusun?
• Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP,
karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk
tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat
• Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan
para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja
yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah
menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan
dan SOP Tahap Penyelesaian)
 Siapa yang menyusun
SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg
terdiri atas:
• Penulis SOP (author)
• Pelaksana di lapangan (employee)
• Pengawas lapangan (supervisor)
• Atasan pengawas (manager)
 Persiapan SOP
• SOP disusun tim penyusun SOP yang
memiliki pengetahuan dan pengalaman
dalam bidangnya
• SOP harus tertulis, menjelaskan secara
singkat langkah demi langkah dan dalam
tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.
 Jenis SOP
• Sederhana: langkah-langkah yang ringkas
dan hanya memerlukan sedikit keputusan.
• Hirarki: dengan langkah-langkah yang rinci,
panjang, konsisten.
• Flowcharts yang berisi banyak keputusan-
keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
 Bentuk SOP
• Dokumen tertulis
• Diagram atau alur kerja (flow chart)
 Standard Operating Procedures

Kedudukannya dalam Organisasi dan

Manajemen
 ORGANISASII

Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau

lebih yang tergabung karena ketertarikan, minat,
dan niat yang sama yang kemudian secara sah
membentuk badan sebagai wadah untuk
mencapai tujuan bersama (Siagian,2006)
 Organisasi Ideal

Dari berbagai sumber:

• Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang

buta yang harus berjalan di daerah berbatu dan
terjal yang belum dikenalnya
• Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah
mana Organisasi akan dibawa
• Perwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapai
secara bertahap melalui tujuan, sebagai
milestone atas pencapaian organisasi dalam
jangka waktu lebih pendek dari Visi
 Selanjutnya…

• Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitas

operasional dan manajerial
• Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap
aktivitas organisasi, prosedur operasi harus dibakukan
dengan menetapkan Standard Operating Procedures
• Conclusion I: SOP adalah operasional day by day dalam
mewujudkan Visi dan menjalankan misi.
 Aktivitas Operasional dan Manajemen
dalam Organisasi untuk Mewujudkan Visi

Dituangkan dalam
Prosedur yang
Fungsi-fungsi Manajemen dibakukan melalui
SOP

Organizing
Planning &
Sumber Daya Organisasi decision making
· Sumber Daya Fisik/Alam Tujuan Organisasi
· Informasi Aktivitas Efektif
· Sumber Daya Manusia Operasi Efisien

Controlling
· Modal
Leading

Menjalankan Misi
Mewujudkan Visi
Faktor Esensial Organisasi dalam
Penyusunan SOP

• Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP

yang efektif harus merujuk pada struktur organisasi.
Kelemahannya adalah tidak fleksible, berubah organisasi,
berubah SOP
• Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang
efektif harus disusun dengan memperhatikan fungsi
organisasi atau proses bisnis yang ada dalam organisasi
• Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus
memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur Organisasi
dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)
 SOP

Kerangka Sistem Mutu

 Pengertian Mutu

Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara konvensional

yang menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti
performansi, keandalan, mudah dalam penggunaan, estetika dan
sebagainya

Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: “ The

totality of characteristics of an entity that bear on its ability to
satisfy stated or implied needs” (Totalitas dari karakteristik suatu
produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan
kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat “
 Tagline untuk Mutu

• Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan pelanggan

(customer need)
• Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratan
pelanggan di anggap mutunya jelek. Kadang menggoda untuk
menyimpulkan bahwa melebihi harapan pelanggan (“ more than”)
dalam memberikan mutu yang dipersyaratkan dapat menimbulkan
kesulitan atau ketidakmungkinan untuk memenuhinya secara
terus-menerus secara konsisten.
• Conclusion: Quality is conformance to agreed requirements”
No less – no more
 Manajemen Mutu

Menurut standard internasional ISO 8402:

• Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang menentukan
kebijakan mutu, sasaran mutu dan tanggungjawab manajemen.
Keseluruhannya diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti
rencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu dan perbaikan mutu
dalam kerangka sistem mutu
• Fungsi Manajemen Mutu yang terkenal adalah: PDCA Plan, Do,
Check, and Act
 Sistem Mutu

Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality system)

didefinisikan sebagai :
“The organisation structure, procedures, processes and
resources needed to implement quality management.”
(Struktur organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang
diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu)
 Dokumentasi dalam Sistem Mutu
Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem mutu, semua
klausul dalam sistem mutu manapun (seperti ISO)
mempersyaratkan adanya prosedur terdokumentasi. Ini
menunjukkan bahwa dokumentasi sistem mutu merupakan hal
yang sangat penting dalam penerapan sistem mutu tersebut.
Berbicara tentang sistem mutu maka kita berbicara tentang
standar, yaitu standar sistem maupun standar hasil. Suatu
standar berfungsi untuk memberikan panduan agar semua orang
bekerja sesuai dengan metoda tertentu atau menghasilkan
sesuatu dengan spesifikasi tertentu
 Tagline SOP dalam Mutu

SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari

dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip:

“Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang

ditulis”
Menyusun SOP yang efektif haruslah:
1.Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu organisasi dalam
lingkup sistem mutu.
2.Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwa perusahaan
peduli dengan pencapaian mutu dan memiliki suatu sistem mutu
untuk mencapai keberhasilan.
3.Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten dan pemahaman-
pemahaman yang sama di seluruh organisasi.
4.Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi dan juga
perubahan-perubahan yang disepakati dalam sistem mutu.
Lanjutan…

5. Memungkinkan anggota-anggota organisasi bekerja lebih efektif dan produktif.

6. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitas organisasi dapat berlanjut efektif
selama periode dimana orang yang bertanggung jawab tidak ditempat.
7. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem mutu untuk mem-verifikasi
efektivitasnya.
“SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar disebut efektif harus memenuhi
unsur-unsur tersebut di atas”
 Menyusun SOP yang efektif
dan efisien

Efektif :
mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat

Efisien :
mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat
 SOP yang efektif adalah:

• SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan,

dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan
Visi
• Memenuhi kriteria manual SOP
• Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan
implementasi SOP
 KRITERIA MANUAL SOP

1. Spesifik
2. Lengkap prosedur
3. Jelas dan mudah dipahami
4. Layak Terap (Applicable)
5. Controllable
6. Layak Audit
7. Layak Ubah (Changeable and
flexible)
 SPESIFIK

• Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai

dengan kebutuhan organisasi
• Penyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap
organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai:
Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan,
lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi,
kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan
peraturan-peraturan yang mengikat
 LENGKAP PROSEDUR

• Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap untuk

prosedur yang dibutuhkan
 JELAS DAN MUDAH

• Dapat dicerna dengan baik

• Tidak menimbulkan banyak tafsiran
 Layak Terap

• Dapat diaplikasikan dengan baik terutama

karena ada dukungan manajemen dan
budaya organisasi
 Controllable

• Dapat dipahami oleh organisasi dan semua

unsur organisasi
 LAYAK UBAH

Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau

aktivitas) dan perubahan lingkungan
organisasi.
Hambatan-hambatan dalam
Penyusunan SOP
• Hambatan Organisasional
(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi,
jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah
rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam
organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi)
• Hambatan Operasional
Karaktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri
produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan
Operasional), Keterikatan terhadap peraturan
pemerintah, dan Ukuran Operasional (Kontrol Internal
untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang
berbeda standar)
 Lanjutan…
• Hambatan Manajerial
Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan
Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap
perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan tekanan
Manajerial,
• Hambatan Personal
Tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti
perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan Memiliki
Kepentingan Pribadi
 TIPS
1.Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
2.Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari
prosedur tsb
3.Gunakan prinsip “Ceritakan apa yg akan Anda
ceritakan, kemudian ceritakan”
4.Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat
daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian
kelompokkan)
5.Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
6.Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk
menjalankan kegiatan
7.Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
8.Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk
menjalankan kegiatan
Lanjutan…

9. Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat

pasif
10.Buat draft terlebih dahulu
11.Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa
dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian
perbaiki
12.Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika
membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka
hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca
Contoh kalimat SOP

Panjang vs Pendek
Panjang:
Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda dari
mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg basah

Pendek:
Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah
 Contoh kalimat SOP

Jelas vs Tidak Jelas

Tidak jelas:
Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam buku
laporan hasil produksi

Jelas:
Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil produksi
Contoh kalimat SOP

Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua
tinta yg pernah digunakan sebelum Anda menyimpan
tinta lain yg berbeda warnanya

Ringkas:
Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain
Tingkat Rincian
• Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus
dijalankan dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya
salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya
variasi dalam menjalankan prosedur
• Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga
semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak
untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu
pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua
pertanyaan yg mungkin akan muncul
• Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah
hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana.
Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat
rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah
yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti
Format SOP

• Nama modul
• Tujuan
• Ruang lingkup
• Referensi/Pedoman
• Sarana
• Prosedur kerja
• Flowchart
 Flowchart : diagram alir

• Menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur

dan mudah dipahami oleh orang lain
• Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam
program secara logis
• Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat
komunikasi dan dokumentasi
Lanjutan…

• Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari

atas ke bawah
• Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan
secara eksplisit
• Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start
dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/
Akhir
• Gunakan penguhubung (Connector) dengan label
untuk menunjukkan keterhubungan antar path
terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.
 Simbol-simbol: diagram alir

• Mulai
Dokumen:

• Decision:
Multidokumen

• Proses :
Kegiatan Manual

• Penguhubung Prosedur berbeda halaman/ Off-Page

Connector Data:

• Penguhubung Prosedur dalam satu halaman On-Page Input Manual:

Connector
Kartu:
 Simbol,Bagan Arus Kegiatan
Rincian prosedur

Tampilan Sortir

Penghubung Delay

Penggabungan Penguraian

Arsip Tetap Arsip sementara

Pemaduan Pilihan Langkah/Or

Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung

Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah):

pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti
koordinasi, monitoring, dll

Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai

arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur
 Simbol Bagan Arus Penyimpanan

Pita tertanda: Penyimpanan Internal

Data tersimpan/Stored Data Disrect Acces Storage

Sequential Acces Storage

Disket Magnetik
 Tugas Pertemuan 15

1. K um p ul an l a h t ug a s SOP yang sudah

d ik e r j ak a n se l a m a p e r k u l i a h a n m a na j e me n
lab o rat o r i u m b e r l a ng s u ng dari s e m ua
ang g o t a m h s d a n d i r a ng k um m e n j ad i se b u a h
e - b o o k S OP .
2. Su b mi t l a h se s u ai fo r m a t ya n g s ud a h
d ib e r ika n.
 TEKNIK PENGUMPULAN
Dikumpulkan paling lambat pukul 23.59 WIB
10 Januari 2023
Pengiriman file mengikuti format nama yaitu tugas mandiri ke-12.
Misalnya: TM 12 – Manelab (Indah)

(Sesuaikan dengan urutan ini tugas yang keberapa)

Disubmit ke akun e-learning masing-masing.

Jika, tidak sesuai dengan format penulisan nama file seperti yang
di atas tugas akan ditolak.
Terimakasih

Keterangan: TM = Tugas Mandiri

E-BOOK SOP dikumpulkan sebelum pelaksanaan UAS Manajemen

Laboratorium tanggal 11 Januari 2023