mutupendidikan.

com 

Peran Peran Penting Penting SOP 

SOP bagi bagi Institusi Institusi 
Pendidikan Pendidikan 
 
Institusi Pendidikan sebagai sebuah 
Organisasi... 
Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau 
lebih yang tergabung karena ketertarikan, 
mutupendidikan.com 

karena ketertarikan, minat, dan niat yang sama 

yang kemudian secara sah membentuk badan 
sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama 
(Siagian,2006) 
 
Visi & Misi Lembaga Pendidikan... 
• Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah mana 
Organisasi akan dibawa 
• Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang buta 
yang harus berjalan 
mutupendidikan.com 

bagai orang buta yang harus berjalan di daerah berbatu 

dan terjal yang belum dikenalnya 
• Perwujudan Visi dan Menjalankan Misi dicapai secara 
bertahap melalui tujuan (milestone atas pencapaian 
organisasi dalam jangka pendek) 
 
 Sumber Sumber Sumber Sumber Daya Daya Daya Daya Organisasi Organisasi 
• Sumber Sumber Daya Daya Fisik Fisik/Alam Alam 
• Informasi Informasi 
• Sumber Sumber Daya Daya Manusia Manusia 
• Modal Modal 

Proses Mewujudkan Visi Lembaga 

Pendidikan... 
Planning Planning Planning Planning & & & & decision decision making making 
Fungsi Fungsi-fungsi Manajemen fungsi Manajemen 
Mewujudkan Visi 
Aktivitas Operasi 
Leading 

Dituangkan dalam SOP yang dibakukan 

mutupendidikan.com 

Menjalankan Misi 
Tujuan Organisasi 
Efektif 
Efisien 
 
SOP & Tujuan Lembaga 
Pendidikan... 
•  Tujuan  Organisasi  dicapai  melalui  berbagai 
aktivitas operasional dan manajerial 
• Untuk menciptakan 
mutupendidikan.com 

• Untuk menciptakan kesamaan pemahaman 

terhadap aktivitas organisasi, prosedur operasi 
harus dibakukan dengan menetapkan Standard 
Operating Procedures 
 
Peran Penting SOP bagi Institusi 
Pendidikan... 
Betul sekali.. 

SOP adalah operasional day by day 

dalam 
mutupendidikan.com 

by day dalam mewujudkan Visi dan 

menjalankan Misi 
 
Institusi Pendidikan... 
Struktur Organisasi & Proses Bisnis 
• Terkait dengan Keputusan, maka dalam 
penyusunan SOP yang yang efektif efektif harus 
harus merujuk merujuk pada pada struktur 
struktur organisasi. organisasi. Kelemahannya 
adalah tidak fleksibel, bila ada berubah struktur 
organisasi, maka SOP juga perlu dirubah. 
• Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan 
SOP yang efektif harus disusun dengan 
memperhatikan fungsi organisasi atau proses 
bisnis yang ada dalam organisasi 
mutupendidikan.com 
 
Struktur Organisasi & Proses Bisnis... 
Jadi... 
mutupendidikan.com 

Dalam penyusunan SOP, Tim penyusun harus 

harus memperhatikan memperhatikan dan 
menyusun SOP berdasarkan pada Struktur 
Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi 
pendidikan) 
 
Pengertian Mutu... 
Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu 
adalah: “ The totality of characteristics of an entity 
that bear on its ability to 
mutupendidikan.com 

that bear on its ability to satisfy stated or implied 

needs” (Totalitas dari karakteristik suatu produk 
yang menunjukkan kemampuannya dalam 
memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang 
tersirat “ 
 
Pengertian Mutu... 
• Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan 
pelanggan (customer (customer need) need) 
• Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratan 
pelanggan di anggap mutunya jelek. 
• Kadang menggoda untuk menyimpulkan bahwa 
melebihi harapan pelanggan (“more than”) dalam 
memberikan mutu yang dipersyaratkan merupakan hal 
yang dianjurkan. 
• Namun ingat, hal tersebut dapat menimbulkan kesulitan 
atau ketidakmungkinan untuk memenuhinya secara 
terus-menerus secara konsisten. 
mutupendidikan.com 
 
Pengertian Manajemen Mutu... 
Menurut standard internasional ISO 8402: 
• Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi 
manajemen yang menentukan menentukan 
kebijakan kebijakan mutu, mutu, sasaran 
sasaran mutu mutu dan dan tanggungjawab 
manajemen. Keseluruhannya 
diimplementasikan menggunakan alat-alat 
seperti rencana mutu, kendali mutu, 
pemastian mutu dan perbaikan mutu dalam 
kerangka sistem mutu 
• Fungsi Manajemen Mutu yang terkenal 
adalah: PDCA→ Plan, Do, Check, and Act 
mutupendidikan.com 
 
Sistem Mutu... 
Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality system) 
didefinisikan sebagai : “The organisation structure, 
mutupendidikan.com 

“The organisation structure, procedures, processes and 

resources needed to implement quality management.” 
(Struktur organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya 
yang diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu) 
 
Sistem Mutu & Dokumentasi... 
Dokumentasi sangat penting... 
Setiap kita membaca klausul- klausul dalam sistem mutu, 
semua klausul dalam sistem mutu manapun (seperti ISO) 
mutupendidikan.com 

mutu manapun (seperti ISO) mempersyaratkan adanya 

prosedur terdokumentasi. Ini menunjukkan bahwa 
dokumentasi sistem mutu merupakan hal yang sangat 
penting dalam penerapan sistem mutu tersebut. 
 
Sistem Mutu & Standar... 
Berbicara tentang sistem mutu maka kita berbicara 
tentang standar, seperti standar standar input, input, 
standar standar proses proses maupun standar hasil. Suatu 
standar berfungsi untuk memberikan panduan agar semua 
orang bekerja sesuai dengan metoda tertentu atau 
menghasilkan sesuatu dengan spesifikasi tertentu 
mutupendidikan.com 
 
Sistem Dokumentasi seharusnya... 
1. Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu 
organisasi dalam 
lingkup sistem mutu. 2. 2. Menunjukkan Menunjukkan 
kepada kepada konsumen konsumen dan dan karyawan 
karyawan bahwa bahwa perusahaan perusahaan peduli 
dengan pencapaian mutu dan memiliki suatu sistem mutu 
untuk mencapai keberhasilan. 3. Mendorong 
tindakan-tindakan yang konsisten dan pemahaman- 
pemahaman yang sama di seluruh organisasi. 4. 
Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi dan 
juga 
perubahan-perubahan yang disepakati dalam sistem mutu. 
mutupendidikan.com 
 
Sistem Dokumentasi seharusnya... 
5. Memungkinkan anggota-anggota organisasi bekerja 
lebih efektif dan 
produktif. 6. 6. Menyakinkan Menyakinkan bahwa bahwa 
aktivitas-aktivitas aktivitas-aktivitas organisasi organisasi 
dapat dapat berlanjut berlanjut efektif selama periode 
dimana orang yang bertanggung jawab tidak ditempat. 7. 
Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem mutu untuk 
mem- 
verifikasi efektivitasnya. 
“SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi 
agar disebut efektif harus memenuhi 
unsur-unsur tersebut di atas” 
mutupendidikan.com 
 
Menyusun SOP yang Efektif... 
Menyusun SOP yang Efektif... 
mutupendidikan.com 
 
Beberapa istilah... 
• Prosedur Operasional Standar 
• Standard Operasional Procedure 
mutupendidikan.com 

Procedure 
• Prosedur operasi yang baku 
• PROTAP atau Prosedur Tetap 
• Work Instructions, Operating Procedures, 
Standard Working Procedures 
 
Makna penting SOP... 
• Prosedur kerja yang harus dilakukan 
secara benar dan konsisten 
mutupendidikan.com 

• Pengendalian mutu terhadap proses 

kegiatan organisasi. Contoh: Lembaga 
Pendidikan 
 
Contoh Penerapan SOP... 
• SOP Proses belajar mengajar, SOP 
Penyusunan kurikulum, SOP Penerimaan 
Siswa baru 
• SOP medik, penanganan pasien, 
kesehatan, teknik, lingkungan dan 
penyelamatan 
• SOP Tugas rutin yang mengandung 
resiko 
• SOP penanggulangan kebakaran, pilot 
pesawat terbang dll. 
mutupendidikan.com 
 
 SOP adalah pedoman yang berisi 
prosedur-prosedur operasional operasional 
standar standar yang yang ada ada dalam dalam 
suatu suatu organisasi organisasi yang yang 
digunakan untuk memastikan bahwa setiap 
keputusan, langkah, atau tindakan, dan 
penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan 
oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, 
telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, 
dan sistematis (Rudi M Tambunan) 
mutupendidikan.com 

Definisi menurut pakar... 

 
Siapa pengguna SOP... 
Para pengguna SOP... 
SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana 
pekerjaan. Ini bisa berarti para Dosen, Guru, 
Tenaga Pendidikan dan 
mutupendidikan.com 

Guru, Tenaga Pendidikan dan Kependidikan, 

karyawan produksi, resepsionis, office boy, 
supir, staf administrasi di lembaga pendidikan, 
staf perpustakaan, supervisor dan manager dll. 
 
Kapan SOP diperlukan? 
• • Bila Bila tambah. 
sering sering terjadi terjadi masalah masalah dalam 
dalam proses proses penciptaan penciptaan nilai nilai 
• SOP SOP dilakukan dilakukan digunakan 
digunakan dgn dgn baik baik utk utk atau atau 
menilai menilai tidak. tidak. 
apakah apakah pekerjaan pekerjaan tsb tsb sudah 
sudah 
• Lakukan bulan trial. 
uji SOP sebelum dijalankan & lakukan revisi setelah 
1-2 
• Lakukan diakibatkan lokasi berbeda, revisi oleh 
jika dan adanya ada semua perubahan tehnologi yg 
mempengaruhi langkah baru, tambahan kerja 
lingkungan yg bisa 
pekerja, 
kerja 
• Mintakan perbaikan masukan SOP 
dari para pelaksana untuk menjadi bahan 
mutupendidikan.com 
 
SOP disusun panjang atau pendek... 
• Tidak ada aturan yg membatasi panjang 
pendeknya SOP, karena SOP digunakan 
oleh berbagai macam orang orang untuk 
untuk tujuan tujuan yg yg berbeda, berbeda, 
dgn dgn tetap tetap harus harus lengkap dan 
akurat 
• Walau demikian, SOP yg ringkas akan 
lebih memudahkan para pelaksana, dengan 
demikian sebuah prosedur kerja yg panjang 
bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah 
menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap 
Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian) 
mutupendidikan.com 
 
Siapa yang dilibatkan dalam 
menyusun SOP? 
Sebaiknya SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri 
atas: 
• Penulis SOP (Misal: Ka Unit) 
mutupendidikan.com 

• Pelaksana di lapangan (Misal: staf TU ) 

• Kapala Unit Kerja (Misal: Kaprodi) 
• Pimpinan (Misal: Dekan)) 
 
Penyusunan SOP... 
• SOP disusun tim penyusun SOP yang 
memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam 
mutupendidikan.com 

pengalaman dalam bidangnya 

• SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat 
langkah demi langkah dan dalam tampilan yang 
mudah dibaca dan dipahami. 
 
Jenis-jenis SOP... 
• Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan 
hanya memerlukan sedikit keputusan 
mutupendidikan.com 

keputusan 
• Hirarki : dengan langkah- langkah yang rinci, 
panjang, konsisten. 
• Flowcharts yang berisi banyak 
keputusan-keputusan atau 
pertimbangan-pertimbangan. 
 
Bagaimana Bentuk SOP... 
• • Dokumen Dokumen tertulis 
tertulis 
• Diagram atau alur kerja (flow 
chart) 
mutupendidikan.com 
 
Hambatan dalam Penyusunan SOP... 
• Hambatan Organisasional Aspek gaya manajemen, 
fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan 
jabatan/panjangnya jabatan/panjangnya birokrasi, 
birokrasi, Jumlah Jumlah rentang rentang kendali 
kendali jabatan, jabatan, pola pola komunikasi 
komunikasi dalam dalam organisasi, organisasi, 
kualitas kualitas SDM, SDM, dan dan Budaya 
Budaya organisasi 
• Hambatan Operasional Karaktersitik Operasional 
(Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya 
masyarakat, Kemapanan operasional), Keterikatan 
terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran 
operasional (Kontrol internal untuk organisasi besar 
dan operasional yang luas yang berbeda standar) 
mutupendidikan.com 
 
• Sebelum mulai menulis, putuskan tujuan 
pembuatan SOP 
• • Gunakan Gunakan prinsip prinsip “Ceritakan 
“Ceritakan apa apa yg yg akan akan Anda Anda 
ceritakan, ceritakan, kemudian ceritakan” 
• Bayangkan siapa saja yang akan pengguna 
SOP 
• Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO 
(buat daftar topik yg harus dibicarakan, 
kemudian kelompokkan) 
mutupendidikan.com 

Tips penting dalam menyusun SOP 

Pendidikan... 
 
• SOP harus jelas dan ringkas: hindari kalimat 
yg panjang 
• • SOP SOP harus harus komplit: komplit: 
semua semua informasi informasi penting 
penting yg yg digunakan untuk menjalankan 
kegiatan 
• SOP harus obyektif: berisikan fakta, bukan 
pendapat 
• SOP harus Koheren: menunjukan alur dan 
urutan langkah utk menjalankan kegiatan 
mutupendidikan.com 

Tips penting dalam menyusun SOP 

Pendidikan... 
 
Membuat SOP Pendidikan... 
• Mulailah dgn kata kerja dan hindari 
kalimat pasif 
• Buat Buat draft draft terlebih terlebih 
dahulu dahulu 
• Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan 
apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian 
perbaiki 
• Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika 
membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, 
maka hal yg sama akan dirasakan oleh 
pembaca 
mutupendidikan.com 
 
Membuat SOP Pendidikan... 
Panjang vs Pendek 
Panjang: 
• • Gunakan Gunakan lap lap biasa biasa utk utk 
membersihkan membersihkan kotoran kotoran 
dan dan noda noda dari mesin, atau keringkan 
dgn lap tebal jika ada bagian yg basah Pendek: 
• Bersihkan kotoran dan noda dari mesin a. Lap 
biasa utk menghilangkan kotoran b. Lap tebal utk 
mengeringkan bagian yg basah 
mutupendidikan.com 
 
Membuat SOP Pendidikan... 
Jelas vs Tidak Jelas Tidak 
jelas: 
• • Berat Berat dari dari afal afal yg yg 
dihasilkan dihasilkan harus harus dicatat 
dicatat di di dalam buku laporan hasil 
produksi 
Jelas: 
• Catat berat afal yg dihasilkan di buku 
laporan hasil produksi 
mutupendidikan.com 
 
Membuat SOP Pendidikan... 
Bertele-tele vs Ringkas 
Bertele-tele: 
• • Pastikan Pastikan Anda Anda 
membersihkan membersihkan bak bak 
tinta tinta dari dari semua tinta yg pernah 
digunakan sebelum Anda menyimpan 
tinta lain yg berbeda warnanya 
Ringkas: 
• Bersihkan bak tinta sebelum mengisi 
tinta warna lain 
mutupendidikan.com 
 
Perlukan SOP pendidikan dibuat rinci... 
Yes ..! 
Prosedur harus berisi semua langkah yg penting 
yg harus dijalankan dijalankan dgn dgn seragam 
seragam oleh semua pegawai. Hilangnya salah 
satu langkah penting akan menyebabkan 
terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur 
mutupendidikan.com 
 
Perlukan SOP pendidikan dibuat rinci... 
Tidak perlu dibuat detail... 
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil 
sehingga semua pertanyaan pekerja pekerja bisa 
bisa terjawab. terjawab. Prosedur tidak untuk 
menggantikan training dan feedback, oleh 
karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha 
menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan 
muncul 
mutupendidikan.com 
 
Perlukan SOP pendidikan dibuat rinci... 
Perlukah pakai flowchart ? 
Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart 
adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg 
tidak rinci/sederhana. rinci/sederhana. 
Pembuatan Pembuatan flow chart utk prosedur 
yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan 
munculnya pola langkah yg panjang, berantakan 
dan susah utk dimengerti 
mutupendidikan.com 
 
Contoh Format SOP... 
• Nama SOP 
• Flowchart 
• Tujuan 
• • Ruang Ruang lingkup lingkup 
• Referensi/Pedom an 
• Sarana 
• Prosedur kerja 
• Lampiran2. 
mutupendidikan.com 
 
Flowchart (diagram alir)... 
• Menggambarkan sebuah algoritma yang 
terstruktur dan dan mudah mudah 
dipahami dipahami oleh oleh orang orang 
lain lain 
• Diagram alir ini mampu menunjukkan 
alur/tahapan kerja di dalam sebuah 
program secara logis 
• Diagram alir ini sering dipakai sebagai 
alat komunikasi dan dokumentasi 
mutupendidikan.com 
 
Flowchart (diagram alir)... 
• Flowchart orientasi dari digambarkan atas ke 
bawah 
dengan 
• Setiap alir dinyatakan kegiatan secara dalam 
diagram eksplisit 
• • Setiap Setiap dari pada Akhir 
satu satu diagram diagram Start atau dan lebih alir 
alir harus harus berakhir 
Terminal/ 
dimulai dimulai 
• Gunakan (Connector) menunjukkan antar misalnya 
path ganti penghubung 
terputus/terpotong: dengan keterhubungan 
halaman. 
label untuk 
mutupendidikan.com 
 
Simbol Flowchart... 
• Mulai/selesai 
• Decision: 
• Dokumen: 
• Multidokumen 
• Proses : 
• • Kegiatan Kegiatan Manual Manual 
• Penguhubung Prosedur berbeda 
• Data: halaman 
(Off-Page Connector) 
• Penguhubung Prosedur dalam 
• Input Manual: 
satu halaman (On-Page Connector) 
• Kartu: 
mutupendidikan.com 
 
• Tampilan 
• • Penghubung Penghubung 
• Penggabungan 
• Arsip Tetap 
• Pemaduan 

Simbol Flowchart... 
• Sortir 
• • Delay Delay 
• Penguraian 
• Arsip sementara 
• Pilihan Langkah/Or 
mutupendidikan.com 
 
Simbol Flowchart: Garis 
Penghubung... 
• Alur Garis Penghubung lurus tanpa tanda 
panah (berbagai arah): pada umumnya dijadikan 
garis yang sejajar, sejajar, seperti seperti 
koordinasi, koordinasi, monitoring, monitoring, 
dll dll 
• Alur Garis Penghubung dengan tanda panah 
(berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan 
langkah kerja dari prosedur 
mutupendidikan.com 
 
Simbol Flowchart... 
• Pita tertanda: 
• Data tersimpan/Stored Data 
• Penyimpanan Internal 
• Data tersimpan/Stored Data 
• • Disrect Disrect Acces Acces Storage Storage 
• Disket Magnetik 
• Sequential Acces Storage 
mutupendidikan.com 
 
Simbol Flowchart... 
mutupendidikan.com 
 
Pesan Penutup... 
mutupendidikan.com 
 
 mutupendidikan.com Pelatihan & 
Pendampingan 
mutupendidikan.com