TEKNIK PEMBUATAN PROSEDUR SOP DAN WI UNTUK OPERASIONAL

PENJAMINAN MUTU QUALITY ASSURANCE & QUALITY CONTROL

Mindo Education
 APA SOP & WI ITU?
− SOP = Standard Operating Procedure
− WI = Work Instruction
− Prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten
− Pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi
− SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional
standar yang ada dalam suatu organisasi, yang digunakan untuk
memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan
penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar,
dan sistematis
− WI adalah pedoman yang menerangkan tahapan teknis pelaksanaan
aktifitas terkait operasional mutu
Mindo Education
 OUTLINE

1. Pemahaman mengenai apa itu SOP dan WI; untuk siapa SOP dan WI
dibuat; kapan SOP dan WI disusun?; siapa yang menyusun SOP dan WI;
bagaimana bentuk SOP dan WI tersebut
2. Manfaat penting Manual, SOP dan WI dalam sistem manajemen mutu
organisasi
3. Dokumentasi SOP dan WI dalam sistem manajemen mutu
4. 7 Kriteria dalam membuat SOP dan WI oleh Quality Assurance
5. Tips Membuat SOP dan WI
6. Bentuk dan contoh dari SOP dan WI Quality Assurance, untuk
membangun sistem manajemen mutu

Mindo Education
 Untuk SIAPA SOP dibuat?

− SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti
para karyawan produksi, quality control, gudang dan operasional kantor,
pabrik atau supervisor dan manager dsb

− WI menjadi pedoman teknis yang menjelaskan SOP, untuk operasional

karyawan produksi, quality control, gudang dan operasional kantor, pabrik
atau supervisor dan manager dsb

Mindo Education
 KAPAN SOP dan WI disusun?

− SOP atau WI harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.

− SOP atau WI digunakan untuk menilai apakah operasional pekerjaan
tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak.
− Uji SOP atau WI sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan
penerapan
− Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang bisa diakibatkan oleh
adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan
semua yg mempengaruhi lingkungan kerja
− Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan
SOP atau WI secara teratur

Mindo Education
 SEPANJANG APA SOP disusun?

❑ Tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP atau

WI, karena SOP atau WI digunakan dalam berbagai macam
orang untuk tujuan yg berbeda, dann tetap harus lengkap dan
akurat

❑ Namun demikian, SOP atau WI yang ringkas akan lebih

memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah
prosedur kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP atau
WI (seperti dipisah menjadi tahap persiapan, tahap pelaksanaan
dan tahap penyelesaian)

Mindo Education
 SIAPA yang menyusun SOP dan WI ?

Idealnya, SOP atau WI disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:

− Penulis SOP atau WI (author)
− Pelaksana di lapangan (employee)
− Pengawas lapangan (supervisor)
− Atasan pengawas (manager)

BENTUK SOP dan WI

− Dokumen tertulis
− Diagram atau alur kerja (flow chart)

Mindo Education
 Menjadi Perhatian !!!

QA membuat sistem pemastian mutu, sedangkan

QC memastikan output dari sistem itu memang
benar-benar memenuhi persyaratan mutu

QC dan QA berperan penting dalam menentukan mutu,

Untuk mencapai tingkat kepuasan pelanggan terhadap
produk dan jasa yang dihasilkan
Mindo Education
 ✓ BAGAIMANA SUPAYA BER’MUTU’ ?

⚫ Harus ada”SISTEM” di dalam suatu organisasi

⚫ Mutu tidak terjadi secara kebetulan

APA ITU SISTEM :

ADALAH SUATU PROSES/KEGIATAN YANG MELIPUTI
PERENCANAAN, PELAKSANAAN, PEMANTAUAN,
PENGUKURAN, PENINJAUAN DAN TINDAK LANJUT

Deskripsi atau uraiannya dalam bentuk manual, SOP dan WI mutu

Mindo Education
 SISTEM* HARUS DIKELOLA

AGAR SISTEM BERJALAN DENGAN BAIK, HARUS DITETAPKAN

ARAH DAN TUJUANNYA

*SISTEM MANAJEMEN MUTU

* Ditetapkan prosedur MANUAL, SOP dan WI mutu
Mindo Education
 ✓ Dokumentasi SOP dan WI dalam Sistem Mutu

Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem mutu, semua klausul

dalam sistem mutu manapun (seperti ISO) mempersyaratkan adanya
prosedur terdokumentasi (MANUAL, SOP dan WI). Ini menunjukkan
bahwa dokumentasi sistem mutu merupakan hal yang sangat penting
dalam penerapan sistem mutu tersebut.

Berbicara tentang sistem mutu maka kita berbicara tentang standar, yaitu
standar sistem maupun standar hasil. Suatu standar (MANUAL, SOP dan
WI) berfungsi untuk memberikan panduan agar semua orang bekerja
sesuai dengan metoda tertentu atau menghasilkan sesuatu dengan
spesifikasi tertentu
Mindo Education
 Dokumentasi Dalam Sistem Mutu

•Menerangkan ruang lingkup sistem

MANUAL •Menerangkan prosedur dalam sistem dan
interaksinya

PROSEDUR •Menerangkan proses dan koordinasi antar

fungsi untuk yang mengendalikan sistem

Penjelasan
INSTRUKSI •Menerangkan tahapan teknis pelaksanaan
KERJA aktifitas terkait aspeknya
proses lebih
rinci dan
kerahasiaan FORMULIR •Sebagai bukti obyektif penerapan
makin tinggi

Mindo Education
 Membangun Sistem Dokumen MANUAL, SOP dan WI
Map proses

Prosedur

Instruksi Kerja
1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Persyaratan 1. Pelaksana
4. Dokumen Pendukung 2. Rincian Instruksi Kerja
5. Rincian Prosedur 3. Catatan Perubahan
6. Formulir Terkait
7. Catatan Perubahan

Manual
Formulir

1. Pendahuluan
2. Profil Perusahaan
3. Ruang Lingkup
4. Pengendalian
5. Sistem
6. Referensi Silang

Mindo Education
 MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ITU DIPERLUKAN ?

▪ Merupakan persyaratan ISO 9001:2015

▪ Menyediakan panduan kerja yang standar untuk menjamin konsistensi dan proses
yang sistematis;
▪ Menyediakan bukti objektif kepada pelanggan dan auditor bahwa Sistem
Manajemen Standar telah ada dan diterapkan;
▪ Merupakan pedoman bagi Auditor dalam memverifikasi Sistem Manajemen Standar;
▪ Sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk personel baru;
▪ Memudahkan manajemen untuk menerapkan Sistem Manajemen Standar pada
fasilitas atau lokasi lain yang mempunyai kesamaan proses (misalnya : kantor
cabang, anak perusahaan);
▪ Sebagai alat pengendali dan monitor proses penerapan ISO 9001:2015

Mindo Education
 Contoh FORMAT atau LAYOUT DOKUMEN MANUAL

PT. MINDO EDUCATION

(Halaman 1 dari ---- halaman)

MANUAL MUTU

No. Dokumen : MM-4.1 Tgl. Terbit :

No. Revisi : - Tgl. Revisi :
TT pembuat : MR TT disetujui :
SISTEM MANAJEMEN MUTU

Mindo Education
 Contoh FORMAT atau DOKUMEN PROSEDUR (SOP)

PT. MINDO EDUCATION

(Halaman 1 dari ---- halaman)

STANDARD OPERATION PROCEDURE

No. Dokumen : SOP-4.1-02 Tgl. Terbit :

No. Revisi : - Tgl. Revisi :
TT pembuat : QA Section TT disetujui :

Mindo Education
 Contoh FORMAT atau DOKUMEN INSTRUKSI KERJA (IK)

PT. MINDO EDUCATION

(Halaman 1 dari ---- halaman)

INSTRUKSI KERJA

No. Dokumen : WI-7.1-01-01 Tgl. Terbit :

No. Revisi : - Tgl. Revisi :
TT pembuat : Staff QA TT disetujui :
INSTRUKSI KERJA ANALISA pH

Mindo Education
 ✓ 7 Kriteria SOP dan WI

1) Specific
2) Lengkap prosedur
3) Jelas dan mudah dipahami
4) Layak Terap (Applicable)
5) Controllable
6) Layak Audit
7) Layak Ubah (Changeable and flexible)

Mindo Education
 ✓ Spesifik

1) Penyusunan SOP dan WI harus khas dan spesifik, sesuai

dengan kebutuhan organisasi

2) Penyusunan SOP dan WI harus dilakukan observasi terhadap

organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: struktur
organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan
cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional,
kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang
mengikat

Mindo Education
 ✓ Lengkap Prosedur
• Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap untuk prosedur yang
dibutuhkan
✓ Jelas dan Mudah
• Dapat dicerna dengan baik
• Tidak menimbulkan banyak tafsiran

✓ Layak Terap (Applicable)

• Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan
manajemen dan budaya organisasi

Mindo Education
 ✓ Controllable
• Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi

✓ Layak Audit
• Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat

✓ Layak Ubah (Changeable and flexible)

• Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan
perubahan lingkungan organisasi.

Mindo Education
 ✓ Tips Membuat SOP dan WI

❑ Selalu bayangkan siapa pengguna SOP dan WI

❑ Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tersebut
❑ Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda lakukan, kemudian Tuliskan”
❑ Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP atau WI (buat daftar topik yg
harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
❑ Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang
❑ Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan
❑ Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
❑ Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan

Mindo Education
nugroho@mindoeducation.co.id Get Connect With Us!

Address : mindoeducationid
Soho Pancoran, Tower Splendor Lt. 15
No. 1505, Jalan MT Haryono St No. Kav. 2-3, mindoeducation
RT 1/RW 6, Tebet Barat, Tebet,
Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12810 Mindo Education

Phone :
0822-1777-7616 (Mika)

Mindo Education