100%

GRATIS

CARA PRAKTIS
MENYUSUN SOP

Persembahan : ALIM MAHDI

- Founder & CEO MASTER SOP
MASTER SOP INDONESIA - Konsultan SOP
- Master G-Coach
- Owner Lingkar Madani Sentosa
CAR PRAKTIS MENYUSUN
SOP PERUSAHAAN

UNDERSTANDING
YOUR BUSINESS
Oleh : Akh Alim Mahdi
Master SOP & Sistem Bisnis
UNDERSTANDING
YOUR BUSINESS
“BISNIS tidak hanya
dibesarkan,
Tetapi juga harus
dikuatkan!”
Banyak kita jumpai percepatan bisnis yang tidak
diimbangi oleh system yang kuat dan kokoh.

Ketika bisnis berkembang, dibuka cabang sebanyak-

banyaknya.

Karena tidak diimbangi system yang baik, secara

berturutan cabangnya tumbang satu persatu.
System dibuat untuk mengendalikan sumber daya atau resources yang
dimiliki organisasi, agar proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan
lancar, efektif dan efisien.

Dalam Arsitektur Bisnis ada level Operasional yang tidak terlihat di

permukaan tetapi sangat mempengaruhi kekuatan dan daya tahan
kelangsungan hidup Bisnis.
Dari level operasional inilah terdapat Manajemen Aktivitas,
dimana BUSINESS PROCESS dan SOP bertanggung jawab
untuk mengelola setiap aktivitas perusahaan.

Kuatkanlah bisnis Anda, sebelum ditumbangkan oleh

kebesaran bisnis Anda sendiri.
 FUNDAMENTAL SISTEMASI BISNIS
Review &
Visi & Misi
Improvement Value & Culture

BISNIS Rule of The Games

Excecution
- Assignment
- Follow up
- Report

Goal
& Strategic Plan
RESOURCES PROCESS GOAL

BISNIS YANG HANYA BERORIENTASI PADA HASIL?

 Tergantung kepada kemampuan  Kesulitan melakukan
individu, bukan system. efisiensi dan perbaikan
kinerja.

 Pertumbuhan awal sangat cepat,  Sulit dikembangkan dan

namun melambat pada fase tidak dapat diduplikasi.
berikutnya dan berhenti.

BISNIS GULUNG TIKAR

RESOURSES PROCESS GOAL

Efektif

INPUT

SUMBER PROSES HASIL

KONVERSI
DAYA

OUTPUT
Efisien
 INPUT PROCESS OUTPUT

RESOURSES PROSES GOAL

NORM SOP KPI WI

PERFORMANCE MEASUREMENT
APA ITU SYSTEM?
Sistem adalah sekumpulan prosedur dan perangkat yang
dilakukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Dengan sistem itu diharapkan dapat menjamin suatu
proses bisnis berjalan seperti yang Anda harapkan
’terlepas dari siapapun yang menjalankannya’.
DENGAN ADANYA SYSTEM?
Siapapun penjualnya, sistem penjualan yang baik akan
memberikan jaminan kualitas layanan terhadap pelanggan
Anda.

Siapapun yang memproduksi, sistem produksi yang baik

akan menjamin kualitas produk seperti yang Anda
inginkan.
PENTINGNYA SOP
(STANDARD OPERATING PROCEDURE)
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

S.O.P Standard
adalah acuan 1. Acuan pokok yg harus dipatuhi dan
ditaati
pokok mengenai 2. Bersifat Mengikat & Membatasi
langkah atau
tahapan yang Operating S.O.P
berhubungan 1. Aktivitas atau kegiatan dalam
organisasi.
dengan aktivitas 2. Bersifat Rutin maupun non rutin
kerja sebuah
usaha dalam Procedure
1. Langkah atau tahapan dalam aktivitas kerja.
perusahaan. 2. Berupa gambar, Video, audio atau deskripsi
tulisan.
 Apa pentingnya SOP bagi
perusahaan?

MASTER SOP
AUTOPILOT YOUR BUSINESS
Manfaat Standar Operasional Prosedur
1. Sebagai standarisasi cara kerja bagi karyawan dalam menyelesaikan
tugasnya. proses dijalankan.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang dilakukan oleh karyawan.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung
jawab.
4. Bisa menetapkan jadwal pekerjaan lebih akurat, sehingga dapat megetahui
kapan akan diselesaikan.
5. Bila terjadi penyimpangan, evaluasi dan tindakan perbaikan dapat
dilakukan secara cepat.
6. Dapat memperkirakan kebutuhan sumber daya sebelum proses dijalankan.
 Mengukur

Merakit Memotong

Banyak Alternatif Cara?

Mengelem Best Pracice

PRODUKSI
Melipat
PAPER BOX
Standar Cara + Standar Mutu

Jika : Norm = 10 Menit / Unit

Jam Kerja = 8 Jam (480 menit) / hari
Maka Kapasitas Produksi = 48 / hari /orang
SOP OUTPUT

Jika : Target Produksi 5000 unit

Maka diperlukan 104 hari dg tenaga kerja 1 orang (3.5 bln) = Standar Waktu (NORM)
Atau 10 hari dg tenaga kerja 10 orang (tanpa lembur)
Jika : Gaji Karyawan Rp. 3juta / bulan (24 hari)
Maka ongkos tenaga kerja Rp.2.600 per unit
10 Menit / Unit
SYARAT SOP
Ada 5 Syarat dalam Menyusun Standard Procedure (SOP)
yang baik, yaitu:

1. SOP harus jelas dan mudah dimengerti.

2. SOP dibuat untuk kepentingan semua pihak.
3. SOP harus memuaskan customer.
4. SOP harus dapat menaikkan omzet / profit.
5. SOP harus bisa diperbaiki dan dikembangkan.
FORMAT / TEMPLATE SOP
FORMAT / TEMPLATE SOP
Sebenarnya tidak ada tinjauan khusus yang menjelaskan
tentang macam format SOP yang digunakan dalam
perusahaan.
1. Format Steps
2. Format Hierarchical Steps
3. Format Graphic
4. Format Flowchart
5. Format Lainnya
a. Pertanyaan dan jawaban
b. Pemecahan Masalah
c. Tabel Matriks
4. Daftar
6. Format Kombinasi
TAHAPAN MENULIS SOP
1. Buat judul SOP pada masing – masing Departemen/
Devisi
2. Buat Draft Penulisan SOP untuk masing-masing judul
SOP
3. Buat Daftar Dokumen yang dibutuhkan dalam Draft
Kebutuhan Dokumen.
4. Masukkan draft SOP yang sudah benar ke dalam
Template SOP.
Standar penulisan SOP Perusahaan
1. Tulis tiap tahap pekerjaan sesuai urutan aktivitasnya
2. Gunakan Kata Kerja Aktif
3. Tulis Nama Jabatan Bukan Nama Orang atau Nama Departemen
4. Gunakan Kata Sambung / Penghubung Yang Tepat
5. Jika ada persetujuan (approval), harus ada 2 syarat dan 2 tindakan yang
mengikutinya.
6. Sebutkan Nama Dokumen Yang Terkait
 Ada 6 standar penulisan dokumen SOP perusahaan.

Untuk lebih jelasnya, secara tehnis saya jelaskan satu persatu dari
ke 6 poin tersebut berserta contoh – contohnya.
 Contoh :
NO. URAIAN PROSEDUR DOKUMEN

1. Karyawan yang bersangkutan (KYB) mengajukan cuti kepada Staff HRD.

2 Staf HRD memberikan form pengajuan cuti kepada KYB. Form Cuti

3. KYB mengisi form pengajuan cuti dengan lengkap. Form Cuti

Setelah form pengajuan cuti diisi lengkap, Staf HRD meminta Form Cuti
4.
persetujuan kepada Manager HRD.

Aktifitas paling awal ditulis dinomor urut 1, dan seterusnya aktivitas berikutnya
ditulis dibawah secara berurutan.
 Contoh :
Menulis, Mengecek, mengoreksi, mengawasi, mengumpulkan, memberikan, mencetak,
menulis, mencatat, menyetujui, menolak, memperbaiki, mengirim, membayar.

NO. URAIAN PROSEDUR DOKUMEN

1. Karyawan yang bersangkutan (KYB) mengajukan cuti kepada Staff HRD.

2. Staff HRD memberikan form pengajuan cuti kepada KYB. Form Cuti

Catatan : Hindari memakai kata kerja “memastikan” untuk penulisan awal

aktivitas.
 Contoh :
Staff Marketing bukan Bapak Joko | Staff Keuangan bukan Departemen Keuangan | Manager
HRD Kantor Pusat bukan Kantor Pusat

NO. URAIAN PROSEDUR DOKUMEN

1. Staff Marketing (bukan pak Joko) mengunjungi customer untuk

melakukan penawaran produk baru.
Staff marketing melaporkan hasil penjualan kepada Manager Keuangan
2.
(bukan Keuangan).
Manager Keuangan mengajukan anggaran kepada kantor pusat –
3. (Seharusnya Direktur Keuangan Kantor Pusat).
 Contoh Kata Sambung : Lalu, Kemudian, Selanjutnya, Setelah, dan Jika.
Kata sambung untuk menyatakan pengurutan dari beberapa aktivitas.
NO. URAIAN PROSEDUR DOKUMEN
1. Setelah form pengajuan cuti diisi lengkap, Staff HRD memberikan
kepada Manager HRD untuk meminta persetujuan.
2. Jika disetujui, Staff HRD memberitahukan kepada KYB bahwa cuti
disetujui, kemudian mencatat dalam buku cuti karyawan.
3. Jika tidak disetujui, Staff HRD memberitahukan kepada KYB bahwa cuti
tidak disetujui dan form pengajuan diarsip.
4. Selanjutnya Staff HRD menyimpan form cuti ke dalam arsip karyawan.
 5. Jika ada persetujuan (approval) harus ada 2 syarat
dan 2 tindakan yang mengikutinya.
Proses persetujuan menghasilkan 2 kondisi: yaitu disetujui atau tidak disetujui
(Ditolak).
Contoh :
NO. URAIAN PROSEDUR DOKUMEN
Manager HRD mengajukan pembayaran gaji kepada Direktur untuk Daftar Gaji
1. meminta persetujuan.
Jika disetujui, Form Daftar Gaji ditandatangani oleh Direktur
2. Daftar Gaji
selanjutnya Manager HRD meneruskan kepada bagian keuangan untuk
dibuatkan jadwal pembayaran.
3. Jika tidak disetujui, Manager HRD mengembalikan Form Daftar Gaji Daftar Gaji
kepada staff HRD untuk diperbaiki.
 Sebutkan Nama Dokumen Yang Terkait
Jika ada dokumen yang digunakan dalam sebuah proses pekerjaan /
aktivitas, maka harus ditulis Nama Dokumennya dengan Jelas.
Contoh :
Formulir, Surat, Checklist, Bukti Pembayaran, dll
NO. URAIAN PROSEDUR DOKUMEN
Manager HRD mengajukan pembayaran gaji kepada Direktur untuk Daftar Gaji
1. meminta persetujuan.
2. Jika disetujui, Form Daftar Gaji ditandatangani oleh Direktur Daftar Gaji
selanjutnya Manager HRD meneruskan kepada bagian keuangan untuk
dibuatkan jadwal pembayaran.
Demikian, Setelah masing – masing anggota Team Penyusun
SOP menuliskankan dalam FORM DRAFT PENULIS SOP.

Kemudian hasilnya dikompilasi untuk dipakai dalam proses

selanjutanya dalam pembuatan SOP yang tepat sesuai dengan
kebutuhan ideal perusahaan.
DOKUMEN SOP DALAM
MANAJEMEN EKSEKUSI
SERI FUNDAMENTAL SISTEMASI BISNIS
 SERI FUNDAMENTAL SISTEMASI BISNIS

DOKUMEN
Bentuk dokumen : Surat, Formulir,
Checklist, Nota, Kwitansi, Kartu,
dan lain – lain.
DOKUMEN
Pentingnya Dokumen Dalam Management Eksekusi
1. Sebagai Penugasan (Assignment)
2. Sebagai Laporan Pekerjaan (Report)
3. Sebagai Bahan Evaluasi (Review)
4. Sebagai Bahan Perbaikan (improvement)

Business is Data!
“You can’t manage what you can’t
measure. If You Can't Measure It,
You Can't Improve It.”
DOKUMEN
Pentingnya Dokumen Dalam Management Eksekusi

1. Sebagai Penugasan (Assignment)

2. Sebagai Laporan Pekerjaan (Report)
3. Sebagai Bahan Evaluasi (Review)
4. Sebagai Bahan Perbaikan
(improvement)
DOKUMEN

Business is Data!
“You can’t manage what you can’t
measure. If You Can't Measure It,
You Can't Improve It.”
DAFTAR PAKET CONTOH SOP :
1. Paket Job Description
16. Paket SOP Toko Retail / Minimarket Modern
2. Paket Peraturan Perusahaan
17. SOP Resto Modern
3. Paket KPI (Key Performance Indicator)
18. Paket SOP Kuliner Model Booth (Gerobak)
4. Paket SOP HRD – SDM
19. Paket SOP Garment / Konveksi
5. Paket SOP GA
20. Paket SOP Air Minum Dalam Kemasan (AMDK)
6. Paket SOP Keuangan & Accounting
21. Paket SOP Perusahaan Hotel
7. Paket SOP Pajak
22. Paket SOP Jasa Kontruksi / Kontraktor
8. Paket SOP Penggajian
23. Paket SOP Developer Property
9. Paket SOP Purchasing
24. Paket SOP Travel Haji & Umroh
10. Paket SOP Sales, Logistik & Distribusi
11. Paket SOP Marketing
12. Paket SOP Engineering, ME & IT
13. Paket SOP Security
14. Paket SOP House Keeping
15. Paket SOP Front Office