Sebuah tools bernama “Objective and Key Results” (OKR)

enha

Pasti banyak diantara kita yang sering mendengar kata Performance Appraisal (PA), sebuah
tools untuk mengetahui seberapa efektif kinerja kita di perusahaan. Ritual tahunan yang
berfungsi untuk memberikan nilai dan rating kepada seluruh karyawan, yang berujung pada
reward atau punishment.

Ritual semesteran dan tahunan yang cukup memakan waktu administrasi dan birokrasi ini
sejatinya untuk mengembangkan talenta dan mengelola karyawan untuk kesuksesan
perusahaan. Namun sekarang terasa agak melenceng dari esensi awal diciptakannya metode
ini. Apalagi metode PA ini sering diasosiasikan dengan KPI yang merupakan alat ukur
performa kerja dan banyak dipakai perusahaan. Akan tetapi, belakangan ini mulai tenar tools
atau alat bantu lain yang dianggap lebih fair bagi semua pihak dan terbukti telah membawa
perusahaan jauh lebih cepat berinovasi dalam waktu singkat.

Alat bantu untuk mengukur sejauh mana yg sudah dilakukan untuk mencapai target
perusahaan tersebut bernama OKR (Objective and Key Results). OKR bukanlah alat evaluasi
kinerja karyawan, OKR adalah sistem manajemen kerja yang unik untuk membantu tim di
perusahaan mengevaluasi usaha pencapaian target, sehingga dengan menentukan OKR
sebuah perusahaan bisa peka dan responsif terhadap perubahan. Hal ini dikarenakan target
yang dibuat hanya untuk dalam jangka waktu dekat.

OKR dan KPI sama-sama indikator penting untuk mengetahui kemajuan perusahaan.
Meskipun bentuknya berbeda, namun keduanya berguna untuk memacu setiap pihak yang
terlibat dalam perusahaan agar lebih produktif, sembari tetap mencapai target yang realistis.
Yang membedakan adalah, OKR ini bukan alat atau tools evaluasi seperti KPI, jadi KPI dan
OKR dapat menjadi komplementer satu sama lain, tanpa harus dibanding-bandingkan.

OKR ini adalah salah satu metode pengukuran manajemen kerja yang awalnya dilakukan
oleh Andy Grove di Intel, sebuah perusahaan produsen prosesor komputer terkenal di dunia.
Pada tahun 1999, OKR diadaptasi oleh John Doerr untuk digunakan oleh tim Google. Sistem
OKR membantu Google menjadi perusahaan yang berkembang pesat dari hanya 40
karyawan hingga lebih dari 60.000 saat ini.

OKR tidak hanya digunakan oleh Intel dan Google. Perusahaan besar lainnya seperti Spotify,
Twitter, LinkedIn dan Airbnb menggunakan sistem manajemen kerja yang sama. OKR juga
tidak hanya digunakan oleh perusahaan digital. Perusahaan retail terkenal seperti Walmart
dan Target, harian The Guardian, dan bank ING juga menggunakan OKR.

Pengertian mengenai alat bantu OKR ini sendiri adalah, deskripsi kualitatif dari apa yang
ingin dicapai. Deskripsi singkat yang mudah diingat ini bisa digunakan sebagai sumber
motivasi dan bisa menantang tim untuk melakukan yang terbaik untuk mencapai sebuah
tujuan. Sedangkan Key Results adalah sebuah set alat ukur yang mengukur kemajuan usaha
yang sudah dilakukan untuk mencapai Objectives yang telah ditentukan. Sebuah objective
biasanya berisi 2-5 key results yang harus bisa diubah menjadi angka untuk bisa terukur
dengan baik.
Alat bantu yang biasanya disusun per kuarter (setiap 3 bulan sekali) ini bisa mempersingkat
waktu yang dibutuhkan untuk mencapai sebuah gol dari hitungan bulan menjadi hitungan
hari. Hal ini membuat investasi kerja keras tim berfokus untuk mencapai tujuan, bukan
sekadar merencanakan, serta setiap karyawan paham seperti apa hubungan mereka dengan
perusahaan.

Penyusunan OKR menjunjung tinggi semangat transparansi, hal ini unutk memudahkan
berbagai pihak untuk mengerti. Dengan adanya guideline yang jelas dalam bekerja, akan
memudahkan tim dalam memantau sejauh mana usaha yang telah dilakukan dengan target
yang akan dicapai.

Objektif itu secara singkat adalah gol yang kita tetapkan, bagaimana arahan sebuah
perusahaan atau tim mau ke arah mana. Sementara Key Results menandakan hasilnya. Untuk
mencapai satu objektif kita ada tiga sampai lima tanda atau hasil yang perlu kita buat agar
gol tersebut tercapai.

Dalam menetapkan objective, disarankan mengandung kata-kata yang menginspirasi karena

menjadi sumber motivasi dan bisa menantang tim untuk melakukan yang terbaik agar
tercapai.

Sertakan “why” nya dibelakang kata arahan, misalnya kita mesti meningkatkan booking atau
omzet sebesar 10% karena kenaikan tersebut akan 1000 orang akan terbantu. Akan
terdengar lebih menarik dibandingkan hanya kita sampaikan kalau booking atau omzet naik
10%.

Memang hanya sekadar kata-kata, tapi coba kita bayangkan impact nya terhadap motivasi
tim. Selain susunan kata yang meningkatkan motivasi itu, suatu Objective harus punya
arahan, seperti kurun waktunya sebelum diganti dengan yang baru. Ada yang tiap minggu
punya satu objektif, ada yang dua minggu sekali. Bahkan ada yang satu kuartal sekal.
Semuanya melihat kembali kebutuhan masing-masing.

Key Result seringkali disamakan dengan Key Performance Indikator, karena memang berisi
parameter parameter untuk memantau keberhasilan. Di beberapa perusahaan yang
menerapkan OKR ini, satu objective biasanya diisi tiga buah key result.

Perusahaan atau organisasi perlu mempertimbangkan sebelum menggunakan alat bantu

yang mana, apakah OKR atau KPI. Hal ini bias dilihat dari di industry mana organisasi itu
berada, berapa banyak timnya dan yang paling perlu dipertimbangkan adalah mindset tim,
sebab yang cocok di suatu perusahaan belum tentu cocok di perusahaan yang lainnya.

Banyak perusahaan yang selama ini nyaman memakai KPI dan terbukti sukses, demikian juga
yang pakai OKR. Ada pula yang selama ini menggunakan OKR tanpa sadar bahwa itu
sebenarnya adalah OKR dan terbukti sukses juga. Bahkan ada perusahaan yang tidak
menggunakan OKR maupun KPI, pun tetap sukses. Semuanya kembali ke perusahaan itu
sendiri,

OKR ini adalah sebuah alat yang bisa kita analogikan sebagai alat navigasi ketika kita
berkendara, dan KPI adalah speedometer yang akan membantu kita untuk tahu kecepatan,
cadangan BBM, bahkan warning bila ada kerusakan mesin. Apabila ada peringatan mengenai
kerusakan mesin di speedometer, maka alat navigasi akan membantu kita menunjukkan
bengkel terdekat.

Keunikan OKR adalah selalu ada evaluasi rutin terhadap pencapaian, dimana bukan atasan
yang memberi nilai tapi diri sendiri. Diri kita sendiri akan memberi nilai atas apa yang sudah
dilakukan selama kurun waktu tersebut.

Atasan kita yang akan bertanya dengan janji kita yang tertulis lewat OKR di periode
sebelumnya, sekarang nilai berapa. Serta memberi masukan seharusnya nilai yang kita
terima, apabila dirasa benar-benar membawa manfaat.

Sementara bila tidak menggunakan konsep OKR, justru hanya akan jadi saling bercerita.
Karena setelah atasan bertanya, apa saja yang sudah Anda dilakukan, jadi memancing Anda
untuk bercerita. Sistem evaluasi di OKR, akan menjadi transparan karena sistemnya terbuka
dan bisa dilihat orang lain.

Jarang ada budaya atasan yang mau bilang mau mengerjakan apa, lalu dinilai sendiri
kerjanya buruk atau baik. OKR memfasilitasi itu karena konsepnya open source.”

Ketika seluruh fokus dan nilai karyawan tercatat dalam dokumen OKR yang bisa dilihat oleh
siapapun, bisa permudah tim HR ketika performance appraisal digelar. Sehingga waktu yang
mereka habiskan tidak terlalu banyak.

Menurut pengalaman, pada saat kita atau tim kita sudah menentukan KPI untuk satu kurun
waktu tertentu, fokus kita akan beralih sepenuhnya buat mencapai itu. Padahal sebetulnya,
komunikasi tim itu penting dalam rangka membangun perusahaan, saling memberi info apa
saja yang terjadi di kompetitor dan industri.

OKR memfasilitasi terjadinya diskusi dan komunikasi tersebut, yakni lewat diskusi antara
atasan dengan anggota tim, bahkan dengan lintas divisi lain ketika melakukan evaluasi rutin.
Apalagi buat perusahaan teknologi, atau perusahaan yang memerlukan inovasi dari
pemikiran para karyawan, sangat cocok untuk menerapkan OKR.

Saat budaya komunikasi dan feedback sudah lancar, maka saatnya menerapkan CPM
(Continous Performance Management). Karena, dari enam pilar yang dibangun dalam CPM,
terdapat pilar Constructive feedback yang kontinu.

Terus, kapan saat yang tepat menggunakan tools OKR? Beberapa pihak berpendapat, OKR
sebaiknya diterapkan saat staf perusahaan masih sedikit, bahkan bisa mulai dari diri sendiri,
tapi dengan catatan ada orang lain untuk bantu penilaiannya. Dengan kehadiran OKR, proses
meeting kantor akan jauh lebih efektif dan tidak bertele-tele karena sudah tahu apa yang
akan dibahas dan mudah memantaunya.
Lalu, ketika ingin mulai baiknya mulai dari atas ke bawah. Artinya, dari atasan dulu yang
menyamakan mindset-nya dengan OKR. Selain itu, tentukan guidance nya dulu baru tools
untuk mencatatnya. Tools yang dipakai untuk mencatat OKR bisa sangat sederhana, pulpen
dan kertas saja. Ada juga Spreadsheet dari berbagai platform asal mudah dipakai dan bisa
dilihat semua orang.

Hasil yang bisa dirasakan setelah mengadopsi OKR juga tidak bisa dikatakan instan. Ada
yang butuh waktu enam sampai 12 minggu untuk lihat hasilnya. Ada juga yang butuh
berbulan-bulan untuk benar-benar merasakannya. OKR itu sudah begitu membudaya di
Google. bahkan, ketika ada karyawan yang resign dari sana, pasti menjalani OKR di
perusahaan barunya. Indonesia bisa memanfaatkan momentum tersebut dari pertumbuhan
startup yang pesat, dengan menanamkan OKR dalam manajemen kerjanya.