Telaah Job Description di Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit

Menggunakan Metode Job Analysis Hay

Makalah Sebagai Salah Satu Syarat Dalam Program

CERTIFIED HUMAN RESOURCES PROFESSIONAL

(CHRP)

Oleh :

Dodi Mulyanto

Batch 27

Mei 2014

i
Program Management Trainee di Perusahaan Perkebunan Kelapa
Sawit
Telaah Job Description di Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit
Menggunakan Metode Job Analysis Hay

Makalah Sebagai Salah Satu Syarat Dalam Program

CERTIFIED HUMAN RESOURCES PROFESSIONAL

(CHRP)

Oleh :

Dodi Mulyanto

Batch 27

Pembimbing

Pungki Purnadi

ii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul .. i

Halaman Pengesahan .. ii

Daftar Isi iii

Daftar Gambar .. iv

Daftar Tabel v

Abstrak .. vi

A. Pendahuluan ... 1
1. Latar Belakang ... 1
2. Identifikasi Masalah .. 2
B. Tinjauan Pustaka 4
1. Job Analysis
2. Job Description
C. Pembahasan
1. Kebun Kelapa Sawit Tanaman Menghasilkan dan Rantai Prosesnya
2. Telaah Job Description PT. SGRO
D. Kesimpulan dan Saran
1. Kesimpulan
2. Saran
E. Daftar Pustaka

iii
 DAFTAR GAMBAR

Halaman Judul .. i

Halaman Pengesahan .. ii

Daftar Isi iii

Daftar Gambar .. iv

Daftar Tabel v

Abstrak .. vi

iv
 DAFTAR TABEL

Halaman Judul .. i

Halaman Pengesahan .. ii

Daftar Isi iii

Daftar Gambar .. iv

Daftar Tabel v

Abstrak .. vi

v
 Abstrak

Agribisnis kelapa sawit adalah salah satu dari sedikit industri yang

merupakan keunggulan kompetitif Indonesia untuk bersaing di tingkat global.

Namun dalam perkembangannya, aspek Sumber Daya Manusia selalu menjadi fokus

terakhir setelah aspek lahan, bahan tanam, perijinan, keuangan dan keamanan.

PT. SGRO merupakan perusahaan kelapa sawit yang saat ini sedang fokus

pada aspek Sumber Daya Manusia dan memulainya dengan melakukan revisi

terhadap Job Description yang dinilai kurang relevan apabila ingin dimanfaatkan

lebih lanjut.

Hasil telaah terhadap Job Description yang ada di PT. SGRO masih belum

memenuhi syarat-syarat yang digunakan dalam metode Hay. Hal terpenting yang

perlu menjadi perhatian adalah kurang sesuainya Job Purpose dan Main

Accountabilities dari jabatan dikarenakan tidak didasarkan pada rantai proses yang

ada dalam organisasi.

Pandangan semula bahwa satu dokumen Job Description bisa digunakan

untuk beberapa posisi yang sama perlu dirubah menjadi satu dokumen Job

Description hanya untuk satu posisi jabatan saja.

vi
A. Pendahuluan

1. Latar Belakang

Perkebunan, terutama kelapa sawit merupakan salah satu industri

agribisnis yang diyakini mampu membantu pemerintah mengentaskan

kemiskinan di Indonesia. Hal ini dikarenakan industri kelapa sawit

merupakan sumber daya alam yang dapat diperbaharui, dan di Indonesia

terdapat lahan yang luas, tenaga kerja yang melimpah dan mendapatkan

penyinaran matahari sepanjang tahun.

Kelapa sawit merupakan tanaman yang paling produktif dengan

produksi minyak per hektar paling tinggi dibandingkan tanaman penghasil

minyak nabati lainnya. Agribisnis kelapa sawit adalah salah satu dari sedikit

industri yang merupakan keunggulan kompetitif Indonesia untuk bersaing di

tingkat global (Pahan, 2013).

Kembali menurut Iyung Pahan dalam bukunya Panduan Lengkap

Kelapa Sawit menyebutkan bahwa ada 6 faktor yang menjadi kunci

keberhasilan pengembangan perkebunan kelapa sawit, yaitu :

a. Aspek lahan

b. Aspek bahan tanaman

c. Aspek perijinan

d. Aspek keuangan

e. Aspek keamanan

f. Aspek sumber daya insani (human capital)

 Dalam perkembangannya dan menurut pengamatan dari penulis

kelima aspek yang disebutkan pertama kali biasanya memperoleh fokus

utama pada saat perusahaan memulai usahanya dan pada saat mulai

berkembang. Faktor sumber daya insani atau kemudian akan disebut

sebagai sumber daya manusia biasanya merupakan aspek terakhir yang

memperoleh perhatian setelah kebun sudah stabil dan perusahaan ingin

melakukan perluasan.

Secara organisasi pun terkadang, perusahaan yang baru masuk di

dalam industri kelapa sawit cenderung meng-copy dari organisasi yang

sudah mapan dan juga mengikuti bisnis modelnya.

Seiring dengan bertambahnya waktu dan saat perusahaan

dihadapkan pada keharusan melakukan efiesiensi biaya, barulah kemudian

menyadari bahwa perlu adanya suatu perencanaan organisasi yang benar

sehingga perusahaan bisa lebih kompetitif.

Penulis ingin mengambil studi kasus di PT. SGRO sebagai salah satu

perusahaan perkebunan terbuka yang saat ini memiliki 274 jabatan/position

title. Dari keseluruhan jabatan yang ada:

a. Sebagian besar jabatan GM ke bawah belum memiliki Deskripsi

Pekerjaan (Job Description) yang selaras.

b. Beberapa jabatan (Position Title) memiliki Job Description, khususnya

untuk wilayah Sumatera, tapi tidak pernah diperbaharui sejak dibuat

pada tahun 2006.

 c. Belum ada standardisasi nama jabatan. Beberapa jabatan dengan fungsi

sama memiliki beberapa nama berbeda (sebagai contoh : Asisten Kebun,

Asisten Lapangan, Plantation Assistant).

d. Beberapa jabatan yang memilki level sama memiliki nama berbeda-beda

(sebagai contoh Assistant, Supervisor, Staff, Officer)

Dalam makalah ini penulis ingin memfokuskan pembahasan pada

penyusunan Job Description menggunakan metode Job Analysis yang

dikembangkan oleh Hay untuk kemudian dapat dijadikan pedoman dalam

pembuatan Job Grading secara internal diperusahaan.

Saat ini penulis bersama tim memang sedang mengerjakan proyek

Job Analysis dan Job Evaluation, semoga apa yang penulis sampaikan dalam

makalah ini bisa dijadikan masukkan dalam pembuatan Job Description.

2. Identifikasi Masalah

Dalam membuat analisis jabatan penulis mengidentifikasi masalah

yang ada sebagai berikut :

a. Apakah Job Description yang sudah ada di PT. SGRO telah dibuat sesuai

dengan metode Hay secara tepat?

b. Bagaimana menyusun Job Description menggunakan metode Hay untuk

beberapa jabatan di Estate Operation?

B. Tinjauan Pustaka

1. Job Analysis

Job Analysis adalah prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan

ketrampilan yang dibutuhkan dari jabatan dan calon karyawan seperti apa yang

harus direkrut. Job analysis menghasilkan informasi yang dapat dipergunakan

untuk menulis Job Description dan Job Specification (Dressler, 2002).

Job description adalah daftar tugas, tanggung jawab, hubungan

pelaporan, kondisi kerja, dan tanggung jawab supervise. Sedangkan Job

Specification adalah daftar spesifikasi yang meliputi pendidikan, ketrampilan,

kepribadian, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan personal (Dressler,

2002).

Dalam metode Job Analysis Hay, apa yang disebutkan Dressler mengenai

Job Description dan Job Specification disusun di dalam suatu format yang

memuat informasi-informasi sehingga memudahkan orang lain untuk

memahami pekerjaan.

Menurut Dressler (2002), Informasi yang diperoleh dalam Job Analysis

sangat berguna untuk aktivitas-aktivitas yang saling terkait dalam HR

Management, yaitu :

a. Recruitment dan Selection

b. Compensation

c. Performance Appraisal

d. Training
e. Menemukan tugas-tugas yang belum ditentukan penanggungjawabnya.

Langkah-langkah dalam melakukan Job Analysis menurut Dressler (2002)

ada 6 :

a. Menentukan metode pengumpulan informasi yang paling tepat. Dalam hal

ini bisa dengan interview, menanyakan apa yang dikerjakan oleh karyawan

(Activity Log), atau dengan kuisioner mengenai analisis jabatan,

b. Melakukan review informasi yang relevan mengenai struktur organisasi, dan

bagan proses untuk menentukan uraian jabatan.

c. Memilih jabatan yang mewakili. Jika ada ratusan jabatan yang serupa, cukup

mengambil sample 5-10% saja.

d. Melakukan verifikasi informasi yang didapat dengan karyawan yang

melakukan pekerjaan dan atasan langsungnya.

e. Membuat Job Description dan Job Specification.

2. Job Description

Menurut Hay, Job Description disusun dengan format yang harus berisi

infomasi sebagai berikut :

a. Job Identification

Merupakan penjabaran posisi atau jabatan secara singkat.

Identifikasi jabatan ini memuat informasi umum mengenai :

1) Nama Jabatan

2) Pemegang Jabatan

3) Departemen
 4) Atasan

5) Orang yang melakukan Analisis Jabatan

6) Lokasi Kerja

b. Job Purpose

Merupakan uraian singkat mengapa posisi tersebut dibutuhkan di

organisasi. Kalimat disusun dengan memuat : (Bagaimana + Apa + Mengapa)

dari jabatan tersebut. Sehingga dalam kalimat tersebut mampu menjawab :

1) Apa bagian dari keseluruhan tujuan organisasi yang dapat diselesaikan

oleh jabatan ini?

2) Apa kontribusi yang unik dari jabatan ini yang tidak dimiliki oleh jabatan

lainnya.

3) Apa yang tidak bisa diselesaikan jika jabatan ini tidak ada?

4) Mengapa organisasi memerlukan jabatan ini?

c. Main Accountabilities

Merupakan pernyataan mengenai hasil akhir yang diberikan oleh

jabatan tersebut. Pernyataan tersebut harus bisa menjawab mengenai apa

saja area tanggung jawab yang harus yang harus diselesaikan dan hasil akhir

apa yang diharapkan dihasilkan untuk mencapai tujuan jabatan (Job

Purpose).

Karakteristik main accountabilities adalah sebagai berikut :

1) Komprehensif

2) Fokus pada hasil, bukan pada tugas dan aktivitas

3) Tanpa batas waktu dan permanen, kecuali jika ada perubahan mendasar

4) Jelas dan dapat dibedakan hasil yang diharapkan dari satu pernyataan ke

pernyataan yang lain.

5) Dapat diukur

6) Spesifik pada pekerjaan, bukan pada pekerjaan atasan atau organisasi

secara keseluruhan.

Pernyataan Main Accountabilities disusun dengan memuat :

(Bagaimana + Apa + Mengapa) beserta dengan indicator kinerja dari masing-

masing pernyataan.

Pedoman pemilihan kata kerja aktif dalam menyusun pernyataan

Main Accountabilities bisa berpedoman pada gambar berikut :

Gambar 1. Hirarki Kata Kerja pada Main Accountabilities

d. Dimension

Menunjukkan istilah kuantitatif yang menggambarkan dampak

langsung maupun tidak langsung dari jabatan, berupa data numerik,

mengenai sifat dasar pekerjaan, skala aktivitas yang terlibat baik secara

finansial maupun non finansial.

e. Authorities / Freedom to Act

Mendeskripsikan otoritas yang dimiliki oleh jabatan yang

bersangkutan, dalam rangka pengambilan keputusan yang tidak

membutuhkan konsultasi maupun persetujuan atasan. Otoritas dapat

bersifat finansial maupun non finansial.

f. Working Relationship

Menggambarkan interaksi jabatan dengan pihak internal maupun

eksternal yang mempengaruhi maupun dipengaruhi, selain dari atasan dan

bawahan.

g. Challenges

Merupakan tantangan atau permasalahan yang dihadapi oleh

jabatan tersebut yang umumnya memang merupakan tantangan alami dari

pekerjaan, permasalahan yang bisa muncul dari dalam dan luar organisasi,

namun bukan merupakan tantangan yang diakibatkan ketidakmampuan

pemegang jabatan atau karena karakter pemegang jabatan.

h. Minimum Qualification

Merupakan syarat minimum yang dibutuhkan untuk dapat

mengerjakan pekerjaan di jabatan tersebut dalam hal kualifikasi pendidikan

formal, pengalaman pekerjaan di bidang yang sama dan kompetensi. Hal ini

bukan merupakan kualifikasi yang dimiliki oleh pemegang jabatan, karena

dengan demikian tidak mewakili kebutuhan minimum yang diharapkan.

i. Organization Structure

Struktur organisasi minimal mencakup jabatan atasan, jabatan

bawahan, dan jabatan yang satu tingkat dengan jabatan yang bersangkutan

dalam satu departemen.

C. Pembahasan

1. Kebun Kelapa Sawit Tanaman Menghasilkan dan Rantai Prosesnya

Dalam pembahasan makalah, penulis ingin melakukan telaah terhadap

salah satu atau keseluruhan jabatan di Estate/Kebun kelapa sawit tanaman

menghasilkan yang terdiri Estate Manager Kebun, Estate Askep, dan Estate

Assistant. Secara hirarki posisi masing-masing adalah sebagai berikut :

Group
Manager

Estate Estate Estate

Manager Manager Manager

KTU Estate Askep

Estate Estate Estate Estate

Assistant Assistant Assistant Assistant

Gambar 2. Struktur Organisasi Estate/Kebun

Satu unit kebun dengan luasan kurang lebih 3.000 Hektar merupakan

bagian Group Kebun. Satu Group kebun dengan luasan minimal 10.000 Hektar

biasanya dibagi menjadi tiga unit kebun dan memiliki 1 buah pabrik.

Group kebun dipimpin oleh Group Manager dan membawahi Estate

Manager yang memimpin satu unit kebun. Estate Manager dibantu oleh satu

orang Estate Askep yang mengkoordinir 4 orang Estate Assistant dalam

pelaksanaan operasional lapangan. Masing-masing Estate Assistant bertanggung

jawab pada satu divisi/afdeling dengan luasan kurang lebih 750 hektar. Dalam
 fungsi administrasi, seorang Estate Manager dibantu oleh KTU (Kepala Tata

Usaha).

Supaya pembahasan lebih memahami alur proses di perkebunan kelapa

sawit tanaman menghasilkan, maka berikut adalah rantai prosesnya :

Perawatan Panen Transportasi

Aktivitas Utama

Input: Tunasan Potong buah Angkut buah Output:

Pemupukan
PHPT

Lahan
yang
Pemeliharaan jalan dan jembatan
sudah Prasarana Perumahan, air, listrik, dll.
terbuka
Keamanan kebun
Aktivitas Pendukung

Sosial &
Keamanan Hubungan sosial dan kehumasan Tandan
Payrol, penilaian kinerja, pelatihan karyawan Buah
Tanaman
perekrutan tenaga kerja Segar
Umur 3 SDM

tahun Monthly report

(siap Adminiistrasi Logistik
panen)
Mutu dan Lingkungan kerja terjaga
Mutu,
Lingkungan
& K3
Keselamatan dan kesehatan kerja terjaga

Gambar 3. Rantai Proses Kebun Kelapa Sawit Tanaman Menghasilkan

Rantai proses pada kebun kelapa sawit tanaman menghasilkan dimulai

dari input, yaitu lahan yang sudah terbuka dengan luasan kurang lebih 3.000

Hektar dengan prasarana jalan dan jembatan yang memadai dan tanaman yang

sudah berumur 3 tahun siap panen.

Aktivitas utama pada kebun tanaman kelapa sawit tanaman

menghasilkan dimulai dengan pemeliharaan yang terdiri dari tunasan

(mempertahankan jumlah daun dalam kondisi optimal), pemupukan (pemberian

nutrisi pada tanaman), dan Pengendalian Hama dan Penyakit Terpadu

(mencegah munculnya organisme pengganggu tanaman dan mengatasinya

apabila telah terserang). Proses berikutnya adalah panen yang pada intinya

adalah memotong buah dan meminimalkan terjadinya loses atau kehilangan

hasil. Sedangkan proses paling akhir adalah transportasi, yaitu memastikan buah

yang telah dipanen diantar ke pabrik tepat waktu dan meminimalkan loses saat

pengangkutan.

Aktivitas untuk mendukung proses utama terdiri dari

a. Pemeliharaan prasarana seperti jalan, jembatan, perumahan, dan air

b. Sosial dan keamanan, yaitu pengelolaan keamanan di kebun beserta

menjalin hubungan social yang harmonis dengan masyarakat dan aparat

serta pemerintahan.

c. Pengelolaan SDM terkait dengan fungsi payroll yang akurat dan tepat

waktu serta penyediaan tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan

operasional kebun sesuai dengan norma kerja yang telah ditentukan.

d. Administrasi yang dapat didadikan pedoman dalam pengambilan

keputusan serta pengelolaan logistik yang menyangkut penyediaan

bahan baku dan sarana kerja.

e. Pengelolaan lingkungan yang baik serta keselamatan dan kesehatan

kerja karyawan untuk menjamin kelangsungan usaha secara

berkelanjutan.
2. Telaah Job Description PT. SGRO

a. Job Identification

Berikut adalah tabel yang memuat Job Identification untuk jabatan

Estate Manager di PT. SGRO.

Tabel 1. Job Identification Estate Manager PT. SGRO

Logo PT. SGRO Disetujui oleh Diketahui oleh

Tanggal Terbit
1 November 2012
No. Revisi
1
Penyusun : HR Services MD Sumatera
Group Manager Manager Region
Nama Jabatan Estate Kode Jabatan
Manager KBN-01
Bidang/Bagian Estate
Pertanggungjawaban Group Manager
dan pelaporan
kepada
Lokasi Kebun

Untuk dua jabatan lainnya bentuknya identic dengan adanya

sedikit perbedaan pada nama jabatan dan pertanggungjawaban

pelaporan menyesuaikan dengan hirarki yang ada. Untuk penyusun,

pada jabatan Estate Askep dan Estate Assistant adalah Estate Manager.

Sesuai dengan tinjauan teori, maka ada beberapa informasi yang

semestinya ada pada Job Identification, yaitu :

1) Job Holder

Informasi pemegang jabatan sangat penting dalam Job Description

sebagai bukti legalitas bahwa yang bersangkutan bertanggung jawab

 atas tugas-tugas yang diberikan dalam Job Description, tersebut.

Penulis sependapat jika pemegang jabatan harus juga menandatangani

dokumen Job Description tersebut.

2) Job Analyst

Pencantuman nama Job Analyst ini penting apabila terjadi perubahan

Job Description, maka akan mudah untuk melakukan telusur terhadap

beberapa dasar penetapan dokumen yang lama.

3) Location

Pada dokumen Job Description PT. SGRO hanya disebutkan lokasinya di

kebun tanpa menyebutkan kebun mana. Menurut dugaan penulis ini

terjadi dikarenakan supaya bisa membuat satu Job Description untuk

puluhan posisi Estate Manager. Hal dikuatkan dengan bukti bahwa

memang hanya ada satu buah Job Description saja yang digunakan

untuk lebih dari 20 Estate.

Penulis menyarankan supaya dokumen Job Description dibuat

untuk masing-masing orang yang memegang jabatan dengan

mencantumkan lokasi kerja serta job analyst yang membuatnya.

Kode jabatan dalam hal ini bisa saja dihilangkan atau digunakan

dengan format tertentu, sehingga format Job Identification menjadi

sebagai berikut :
 Tabel 2. Format Usulan Job Identification Estate Manager PT. SGRO

Logo PT. SGRO Pemegang Disetujui oleh Diketahui oleh

Jabatan
Tanggal Terbit (Tanda Tangan) (Tanda Tangan) (Tanda Tangan)
1 November 2012

No. Revisi
1

Nama Jabatan Estate HR Services MD Sumatera

Manager Manager Region
Nama Pemegang (Nama Kode Jabatan
Jabatan pemegang KBN-(XXX)-01
jabatan)
Bidang/Bagian Estate
Pertanggungjawaban Group Manager (nama group kebun)
dan pelaporan
kepada
Lokasi (nama kebun)
Analis Jabatan (nama analis)

b. Job Purpose

Berikut adalah perbandingan Job Purpose dari ke-3 jabatan di

kebun :
Tabel 3. Job Purpose Jabatan di Estate PT. SGRO

Jabatan Job Purpose

Estate Manager Membantu Group Manager dalam merencanakan,
melaksanakan, mengendalikan, melaporkan, dan
mengevaluasi semua kegiatan dan pengelolaan kebun
Estate Askep Membantu Estate Manager dalam merencanakan,
melaksanakan, mengendalikan, melaporkan, dan
mengevaluasi semua kegiatan dan pengelolaan kebun
Estate Assistant Membantu Estate Manager/Estate Askep dalam
merencanakan, melaksanakan, mengendalikan,
melaporkan, dan mengevaluasi semua kegiatan
pemeliharaan dan produksi tanaman,
mendokumentasikan semua data produksi tanaman
secara efektif dan efisien, pengeloaan asset tanaman
dan umum, dan transportasi di kebun serta
mendokumentasikan semua data pemeliharaan
tanaman secara efektif dan efisien.

Terdapat kesalahan umum dalam penulisan Job Purpose, yaitu

digunakannya kata-kata membantu sebagai kata kerja. Menurut teori

ini tidak tepat, karena menjadi tidak jelas output yang dihasilkan antara

satu posisi dengan posisi yang lain.

Kemudian penggunaan kata melaksanakan juga dinilai kurang

tepat untuk posisi Manager, Askep, maupun Assistant dikarenakan kata

kerja melaksanakan lebih tepat untuk pekerja langsung.

Didalam Job Purpose menggunakan format yang kurang lengkap

(Bagamiana + Apa), tanpa memasukkan unsur mengapa pekerjaan itu

harus dilakukan.

Usulan perubahan Job Purpose yang lebih tepat adalah sebagai

berikut :
Tabel 4. Job Purpose Jabatan di Estate PT. SGRO

Jabatan Job Purpose

Estate Manager Merencanakan, mengontrol, dan mengevaluasi semua
kegiatan perawatan, panen, dan transportasi dengan
di semua divisi dalam unit kebun dengan tujuan
untuk mendapatkan produksi buah yang maksimal
dan biaya sesuai dengan anggaran.
Estate Askep Mendukung dan mengkoordinasikan kegiatan
perawatan, panen, dan transportasi di semua divisi
dalam unit kebun dengan tujuan tesedianya alat,
bahan, dan tenaga kerja yang efektif dan efisien untuk
mendapatkan produksi buah yang maksimal dan biaya
sesuai dengan anggaran.
Estate Assistant Mengimplementasikan, memeriksa, memperbaiki,
meningkatkan, dan mempertahankan kegiatan
pemeliharaan, panen dan transportasi di dalam divisi
dengan tujuan mendapatkan produksi buah yang
maksimal dan loses yang minimal serta norma kerja
sesuai dengan ketentuan.

Penulis mengusulkan Job Purpose sebagaimana tersebut di atas

dengan pertimbangan bahwa bahwa semua posisi memang bertujuan

untuk mendapatkan produksi buah yang maksimal, namun masing-

masing jabatan memiliki peran yang berbeda. Jabatan Estate Manager

berperan dalam membuat rencana, melakukan fungsi control, dan

mengevaluasi pencapaian program kegiatan pemeliharaan, panen, dan

transportasi. Sedangkan jabatan Askep mendukung dan memberikan

bantuan kepada semua divisi untuk dapat mencapai produksi buah yang

maksimal dengan mengkoordinasikan seluruh alat, bahan dan tenaga

kerja supaya secara efektif dan efisien.

 Estate Assistant di dalam divisinya berperan

mengimplementasikan segala perencanaan yang telah dibuat oleh Estate

Manager, memeriksa pekerjaan pemeliharaan, panen, dan transportasi

dan berupaya untuk memperbaiki, meningkatkan dan mempertahankan

pencapaian produksi buah yang maksimal dan loses yang minimal.

Terkait dengan biaya, Estate Manager berperan menjaga supaya

tidak melebihi anggaran, sedangkan Estate Askep akan berusaha

memanfaatkan alat, bahan dan tenaga kerja dengan peran koordinasi

antar divisi supaya efektif dan efisien.

Estate Assistant berperan menjaga supaya norma kerja dari

karyawan terpenuhi sesuai dengan ketentuan standar. Sebagai contoh

jika seorang pemanen norma kerjanya adalah 800 kg tandan buah segar

per hari, maka supaya biaya terkontrol, maka norma kerja minimal harus

dipenuhi. Semakin tinggi pencapaian pemanen akan semakin kecil biaya

per kg nya.

c. Main Accountabilities

Main Accountabilities pada jabatan Estate Manager, Estate Askep, dan

Estate Assistant di PT. SGRO hamper tidak ada perbedaan, sehingga

tentunya akan sangat sulit untuk menentukan apakah pernyataan

tersebut merupakan tugas dan tanggung jawab pemegang jabatan atau

atasan dari pemegang jabatan. Berikut adalah rinciannya:

 Tabel 5. Main Accountability Jabatan Estate Manager PT. SGRO
Bidang Tanggung Jawab Utama
Tugas
Perencanaan 1. Menyusun anggaran tahunan
2. Menyusun program kerja
bulanan
Operasional 1. Melaksanakan kebijakan yang
digariskan oleh manajemen
2. Memonitor kegiatan
operasional lapangan kebun
yang menyangkut agronomi
3. Memonitor pemakaian
kendaraan dan alat berat serta
peralatan lainnya.
Sosial dan 1. Membina hubungan sosial
keamanan dengan pihak eksternal dan
melakukan kegiatan sosial di
lingkungan sekitar kebun
2. Menjaga dan
mengkoordinasikan keamanan 2. Setiap bentuk gangguan
kebun dan asset perusahaan.
Sumber 1. Menjamin ketersediaan tenaga 1. Komposisi tenaga kerja sesuai
Daya kerja
Manusia 2. Melaksanakan
peraturanperusahaan yang
digariskan oleh manajemen
3. Menjaga keamanan dan disiplin 3. Terciptanya ketenangan dan
di lingkungan kerja
4. Memberikan pelatihan
bawahan
5. Menjamin keselamatan dan
kesehatan kerja karyawan
6. Menjamin kebersihan
lingkungan kerja.
Indikator Kinerja
1. Terdapat anggaran setiap
tahun secara akurat dan tepat
waktu
2. Terdapat program kerja setiap
bulan secara akurat dan tepat
waktu
1. Kebijakan dilaksanakan secara
baik dan benar
2. Kegiatan berjalan lancar serta
realisasinya sesuai dengan
program kerja serta terdapat
laporan kemajuan kerja
(Management Operation
Report)
3. Pemakaian efisien dan efektif
1. Terciptanya hubungan yang
harmonis dan kondusif dan
adanya Social Development
sesuai dengan kebijakan
perusahaan
keamanan dapat diatasi secara
dini dan tuntas.
dengan kebutuhan
2. Seluruh karyawan mengikuti
peraturan perusahaan yang
berlaku
disiplin kerja
4. Meningkatnya kompetensi
karyawan di bidang
pekerjaannya.
5. Karyawan selamat dan sehat
dalam melaksanakan tugas
6. Lingkungan dalam keadaan
bersih
 Bidang Tanggung Jawab Utama
Tugas
Administrasi 1. Memonitor seluruh permintaan
dan pengeluaran biaya
2. Memeriksa seluruh dokumen
dan laporan yang berkaitan
dengan kegiatan operasional,
administrasi, keuangan, sosial
umum dan lain-lain.
3. Memonitor kegiatan
administrasi dan pelaporan baik
kultur teknis, keuangan,
maupun akuntansi, sosial.
4. Mendokumentasikan seluruh
kegiatan yang berkaitan dengan
kegiatan operasional,
administrasi, keuangan, sosial,
umum dan lain-lain
5. Mengelola pengadaan dan
persediaan bahan,
perlengkapan dan peralatan
untuk operasional kebun
Mutu, 1. Menjalankan tanggung jawab
Lingkungan sebagai management
dan K3 representative untuk
implementasi sistem ISO di unit
kebun
2. Mencapai kebijakan, sasaran
dan program lingkungan dan K3
3. Mempertahankan konsistensi
prosedur dan ketertiban
dokumentasi Sistem Mutu,
Lingkungan dan K3
4. Menghemat Sumber Daya Alam
dan minimalisasi dampak
lingkungan
Lainnya 1. Melaksanakan tugas-tugas lain
yang diberikan atasan
Studi kasus terhadap Main Accountability pada Jabatan Estate
Manager yang kurang lebih sama dengan jabatan Estate Askep maupun
Estate Assistant perlu dikaji mulai dari penetapan bidang tugas,
Indikator Kinerja
1. Realisasi biaya tidak melebihi
anggaran dan terdapat
laporan cash flow.
2. Dokumen/laporan diperiksa
secara benar dan akurat
3. Kegiatan berjalan lancar dan
pelaporan tepat waktu serta
dapat dipertanggungjawabkan
4. Penyimpanan dan
pemeliharaan dokumen
kebun, data lapangan, dan
entering data computer secara
baik dan aman.
5. Tersedia dalam kuantitas
cukup dan kualitas sesuai
dengan kebutuhan sesuai
dengan ketentuan minimum
maksimum stok.
1. Implementasi sistem ISO di
unit kebun berjalan sesuai
dengan ketentuan prosedur
yang ada.
2. Terealisasi secara efisien dan
efektif
3. Tidak diketemukannya
ketidaksesuaian.
4. Sumber daya alam
dikurangi/diguna ulang/didaur
ulang/diperoleh kembali dan
dampak lingkungan
dikendalikan sampai di bawah
ambang batas
1. Diselesaikan dengan cepat dan
tepat dengan hasil baik
penentuan tanggung jawab utama yang akan terkait langsung dengan

indikator kinerjanya.

Pembagian bidang tugas yang kurang tepat mengakibatkan

pembuatan ukuran kinerja menjadi terkesan sulit diukur. Seharusnya

pembagian bidang tugas harus menyesuaikan dengan rantai proses

dimana ada aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Sehingga bidang

tugas dibagi menjadi :

1) Pemeliharaan

2) Panen

3) Transportasi

4) Prasarana

5) Sosial dan Keamanan

6) SDM

7) Administrasi

8) Mutu, Lingkungan dan K3

Bidang tugas lain-lain tidak boleh dimasukkan karena akan

membuat kerancuan dan berpeluang terjadi penyelewengan tugas

dikarenakan tidak didefinisikan secara jelas.

Bidang tugas perencanaan diganti dengan bidang tugas pada

aktivitas utama yaitu pemeliharaan, panen dan transportasi. Dengan

demikian bidang tugas operasional ditiadakan.

 Berikut usulan main accountabilities berdasarkan telaah atas

studi kasus jabatan Estate Manager.

Tabel 6. Usulan Main Accountability Jabatan Estate Manager PT. SGRO

Bidang Tanggung Jawab Utama Indikator Kinerja

Tugas
Pemeliharaan 1. Merencanakan, mengontrol, 1. Variance Budget pemeliharaan
dan mengevaluasi semua 2. Variance Realisasi
kegiatan perawatan (Tunasan, pemeliharaan
Pemupukan dan Pengendalian 3. Field Quality Assurance Rating
Hama dan Penyakit Terpadu) di
unit kebun untuk
memaksimalkan produksi dan
meminimalkan kerusakan
tanaman
Panen 1. Merencanakan, mengontrol, 1. Variance Realisasi produksi
dan mengevaluasi kegiatan bulanan
potong buah di unit kebun 2. Biaya panen (Rp/Kg)
untuk memaksimalkan 3. Loses buah
produksi dan meminimalkan 4. Field Quality Assurance Rating
loses
Transport 1. Merencanakan, mengontrol, 1. Biaya transport (Rp/Kg)
dan mengevaluasi 2. Buah terpanen tidak terangkut
pengangkutan buah untuk (restant)
memastikan kualitas dan
kuantitas buah terjaga
Prasarana 1. Mengontrol dan menganalisis 1. Realisasi pekerjaan jalan dan
program pemeliharaan jalan jembatan
dan jembatan, perumahan, 2. Biaya prasarana (Rp/Hektar)
fasilitas listrik dan air di unit
kebun untuk menjamin
kelancaran proses produksi
dan kenyamanan karyawan
Sosial dan 1. Mendukung pelaksanaan 1. Jumlah pencurian buah
Keamanan program sosial di unit kebun 2. Jumlah pertemuan dengan
dan desa sekitar kebun untuk masyarakat
menjaga hubungan yang 3. Pemenuhan perijinan
harmonis dengan masyarakat
sekitar
2. Mengkoordinasikan
pengamanan di unit kebun
untuk menjaga ketentraman
dan keamanan karyawan,
keluarga dan asset perushaan.
 3. Mengkoordinasikan pekerjaan
kehumasan di unit kebun
untuk mendukung kelancaran
operasional kebun
SDM 1. Mengontrol pelaksanaan 1. Jumlah complain penerimaan
payroll (upah, tunjangan, upah atas hasil kerja
insentif) karyawan di unit 2. Fill in rate karyawan
kebun untuk memberikan 3. Penyelesaian penilaian kinerja
imbalan yang adil kepada karyawan serta program
karyawan atas kerja yang telah pengembangannya dalam
dilakukan watu yang telah ditentukan
2. Merencanakan, mengontrol
dan mengevaluasi perekrutan
tenaga kerja di unit kebun
untuk mencukupi kebutuhan
tenaga kerja operasional
3. Mengevaluasi dalam periode
satu tahun sebagai bentuk
umpan balik terhadap kinerja
bawahan.
4. Merekomendasikan program
pelatihan dan pengembangan
bawahan untuk peningkatan
kompetensi
Administrasi 1. Menganalisis laporan bulanan 1. Laporan akurat dan tepat
unit kebun untuk mengetahui waktu
aktual biaya dibandingkan 2. Realisasi inisiatif tindakan
anggaran 3. Stok minimum dan maksimum
2. Mengusulkan tindak lanjut terjaga.
terhadap hasil analisis laporan
bulanan untuk menjaga biaya
dalam batas anggaran yang
telah ditentukan
3. Mengusulkan pengajuan alat
dan bahan untuk keperluan
operasional di lapangan
Mutu, 1. Merencanakan, mengelola dan 1. Jumlah major dan minor of
lingkungan mengevaluasi sasaran mutu, non-compliance audit
dan K3 lingkungan dan K3 di unit 2. Jumlah kecelakaan kerja
kebun untuk menjamin produk 3. Jumlah hari kerja yang hilang
berkualitas, lingkungan yang karena karyawan sakit
terjaga dan meningkatnya
kualitas kesehatan dan
keselamatan karyawan.
 Pembahasan yang telah penulis lakukan dapat dijadikan

masukkan dalam pembuatan main accountabilities di jabatan yang lain.

d. Dimension

Pada Job Description PT. SGRO tidak mencantumkan dimensi dari

jabatan. Tentunya hal ini harus diperbaiki dengan mencantumkan

dimensi jabatan. Adapun dimensi jabatan untuk jabatan Estate Manager,

Estate Askep, dan Estate Assistant adalah sebagai berikut :

Tabel 7. Dimensi Jabatan Staff di Unit Kebun PT. SGRO

Jabatan Dimensi Jabatan Keterangan

Estate Manager Capex Rp. 5 milyar
Opex Rp. 25 milyar
Jumlah bawahan 1 orang Estate Askep
1 orang KTU
4 orang Estate Assistant
Estate Askep Capex Rp. 0
Opex Rp. 0
Jumlah bawahan 4 orang Estate Assistant
Estate Assistant Capex Rp. 0
Opex Rp. 0
Jumlah bawahan 1 mandor satu
8 mandor pekerjaan

e. Authorities / Freedom to Act

Otoritas atau wewenang pada jabatan Estate Manager dan Estate

Askep di PT. SGRO adalah sama, sedangkan untuk Estate Assistant ada

beberapa poin yang tidak ada, yaitu poin nomor 2, 3, dan 9. Berikut

adalah rinciannya:
1) Menetapkan pembagian tugas dan pemisahan tanggung jawab dan

wewenang masing-masing bagian

2) Menyetujui pengeluaran biaya sesuai dengan batas kewenangan yang

diberikan

3) Mengusulkan penerimaan karyawan baru, pengangkatan, mutasi,

rotasi, promosi, sanksi, terhadap karyawan tertentu serta

pemberhentian karyawan

4) Mengusulkan pelatihan dan pendidikan yang akan dilaksanakan untuk

pengembangan pengetahuan, keahlian dan ketrampilan karyawan

5) Membagi pengetahuan, ketrampilan, dan keahlian kepada bawahan

6) Mendelegasikan wewenang dan otoritas tertentu kepada bawahan

7) Memberikan sanksi kepada bawahan yang melakukan tindakan yang

menyalahi prosedur kerja, instruksi kerja, peraturan perusahaan serta

peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan

8) Memberikan usulan kepada manajemen untuk perbaikan hal-hal yang

dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktivitas

9) Menilai prestasi kerja karyawan

Dari ke-9 otoritas atau wewenang dari jabatan, hanya poin

nomor 2 yang sesuai dengan deskripsi otoritas atau wewenang jabatan

dalam metode Hay. Itupun tidak menyebutkan bersaran nominal, yang

mana ini sangat penting.

 Poin nomor 1, 4, dan 9 sudah ada dalam main accountabilities

jabatan, sehingga bukan dikatakan sebagai wewenang.

Poin nomor 3 untuk usulan penerimaan karyawan sudah menjadi

bagian dari main accountabilities jabatan, sedangkan wewenang untuk

mengusulkan mutasi, rotasi, dan promosi ada pada Head of Departemen

atau Managing Director, sehingga kurang tepat dicantumkan pada poin

nomor 3.

Poin nomor 5, 6, dan 8 bukan merupakan wewenang, namun

lebih kepada perilaku yang harus dijalankan untuk menunjukkan

pemenuhan pada kompetensi tertentu.

Dan yang terakhir, poin nomor 7 juga bukan merupakan

wewenang melainkan suatu tindakan yag memang harus dilakukan

karena didasarkan pada adanya peraturan perusahaan.

Usulan penulis, Authorities untuk jabatan Estate Manager adalah

sebagai berikut :

1) Menyetujui penggunaan petty cash dengan nilai barang tidak lebih

dari Rp. 500.000 per item dan dalam satu bulan tidak lebih dari Rp.

5.000.000

2) Menyetujui rekrutmen non staff untuk keperluan operasional unit

kebun.

3) Menyetujui bon permintaan barang atau pupuk yang telah

dianggarkan.
 4) Menyetujui lembur karyawan non staff sesuai ketentuan yang

berlaku.

Khusus untuk Estate Askep dan Estate Assistant tidak memiliki

wewenang sebagaimana halnya Estate Manager kecuali apabila ditunjuk

menjadi Pjs (Pejabat Sementara).

f. Working Relationship

Berikut adalah hubungan kerja dari pemegang jabatan :

Tabel 7. Hubungan Kerja Jabatan Staff di Unit Kebun PT. SGRO

Jabatan Hubungan Eksternal Hubungan Internal

Estate Manager Pemerintah daerah, Seluruh unit kerja, staff,
dan pemerintah desa, pemuka karyawan
Estate Askep masyarakat desa,
kontraktor, aparat
keamanan, dinas tenaga
kerja, dinas perkebunan
Estate Assistant Konsultan, kontraktor, Staff, karyawan
perangkat desa, masyarakat
desa

Hubungan kerja dari format di atas jika ditinjau dari segi subjeknya

sudah cukup tepat, namun dalam hal ini ada satu informasi lagi yang

seharusnya dimasukkan, yaitu tujuan dari adanya hubungan tersebut. Hal ini

dikarenakan dengan mencantumkan tujuan, maka pemegang jabatan tidak

akan mengalami kesulitan saat harus memposisikan diri saat berhubungan

dengan pihak internal maupun eksternal.

Penggunaan kata-kata seluruh unit kerja juga kurang tepat karena

sebenarnya tidak seluruh unit kerja berhubungan secara langsung dengan

jabatan tersebut. Sebagai contohnya, seorang Estate Manager tentunya

tidak berhubungan kerja langsung dengan unit rekrutmen kantor pusat,

karena bagian rekrutmen kantor pusat hanya menangani rekrutmen untuk

staff sedangkan Estate Manager berwenang menyetujui rekrutmen untuk

non staff.

Menurut hemat penulis, hubungan kerja ini seharunya menyesuaikan

dan dikaitkan dengan main accountabilities jabatan tersebut. Sehingga usul

dari penulis adalah sebagai berikut :

Tabel 7. Hubungan Kerja Jabatan Staff di Unit Kebun PT. SGRO

Jabatan Hubungan Kerja Tujuan

Estate Eksternal Eksternal
Manager 1. Pemerintah desa 1. Mengajukan perijinan
2. Pemuka 2. Mendapatkan legitimasi sosial
masyarakat desa 3. Berkoordinasi dalam penyelesaian proyek
3. Kontraktor 4. Meminta tenaga pengamanan
4. Aparat keamanan 5. Menjalin hubungan industrial yang baik
5. Dinas tenaga kerja 6. Menjalin forum komunikasi pengusaha dan
6. Serikat pekerja buruh/karyawan
7. Dinas perkebunan 7. Mengajukan perijinan
Internal Internal
1. Field Quality 1. Melakukan tindak lanjut hasil audit
Assurance 2. Berkoordinasi jika ada kendala dengan
2. Workshop transport maupun alat berat
3. Civil Engineering 3. Berkoordinasi mengenai pemeliharaan
4. Corporate Affair jalan, jembatan, dan perumahan
5. HR Services Region 4. Berkordinasi tentang masalah perijinan,
6. Accounting, Budget sosial, dan sekuriti
Tax Regional 5. Berkoordinasi mengenai perekrutan
7. Purchasing karyawan non staff, pelatihan karyawan,
8. Sustainability penilaian kinerja, pergerakan staff (mutasi,
promosi) dan hubungan industrial
6. Permintaan dana dan penyampaian laporan
keuangn bulanan
7. Permintaan pembelian barang dan
penerimaan barang
8. Pelaksanaan audit ISO dan pemenuhan
prinsip dan kriteria sertifikasi
g. Challenges

Tantangan jabatan tidak tercantum dalam Job Description di PT.

SGRO. Sebagai saran, informasi ini seharusnya dimasukkan dalam Job

Description dikarenakan sebagai informasi awal bagi calon pemegang

jabatan mengenai tantangan apa saja yang akan dia hadapai dalam jabatan

tersebut.

Salah satu contoh tantangan untuk jabatan Estate Assistant adalah

sebagai berikut :

1) Tipe pekerjaan banyak di luar ruangan

2) Tempat kerja berada di remote area yang berjarak minimal 50 km dari

kota kebupaten terdekat

3) Lokasi kerja dipengaruhi perubahan cuaca (panas, hujan, kelembaban)

4) Tempat kerja juga merupakan tempat tinggal dari sebagian besar

karyawan

h. Minimum qualification

Kualifikasi minimum diperlukan sebagai syarat minimum supaya

pemegang jabatan mampu menjalankan tugasnya. Berikut adalah ringkasan

kualifikasi minimum pada jabatan Estate Manager, Estate Askep, dan Estate

Assistant.
 Jabatan Kualifikasi Kebutuhan minimum
Estate Manager Jenis kelamin Laki-laki
dan Estate Askep Kelompok Umur 30 40 tahun
Pendidikan minimal S-1 Pertanian
Pengalaman minimal 5 tahun sebagai Estate
Assistant
Pengetahuan dan 1. Kepemimpinan
Ketrampilan 2. Perencanaan dan
Organisasi
3. Pengetahuan teknis
agronomi dan
budidaya tanaman
4. Analisis
5. Komunikasi
6. Interpersonal

Estate Assistant Jenis kelamin Laki-laki/Perempuan

Kelompok Umur 22 40 tahun
Pendidikan minimal 1. S-1 Pertanian
2. SMA
Pengalaman minimal 1. 0 tahun
2. 5 tahun sebagai
mandor 1
Pengetahuan dan 1. Kepemimpinan
Ketrampilan 2. Perencanaan dan
Organisasi
3. Pengetahuan teknis
agronomi dan
budidaya tanaman
4. Analisis
5. Komunikasi
6. Interpersonal

Menurut hemat penulis, jenis kelamin tidak perlu ditampilkan pada

kualifikasi minimum, hal ini terkait dengan isu kesetaraan gender dimana

baik laki-laki maupun perempuan mempunyai kesempatan yang sama jika

memiliki kemampuan dan kualifikasi yang dipersyaratkan.

 SHL People Performance (2000) menyebutkan istilah indirect

discrimination yang artinya kriteria seleksi yang tidak dapat dijustifikasi atau

kondisi dimana mempunyai dampak yang berbeda terhadap orang-orang

dari suku atau etnis tertentu atau gender sehingga merugikan mereka.

Untuk kriteria umur, ada baiknya disebutkan minimal usianya saja,

hanya sekedar untuk memastikan dengan jenjang pendidikan minimal dan

pengalaman kerja tententu, maka bisa diperkirakan usia minimalnya.

i. Organization Structure

Mengenai struktur organisasi, penulis tidak akan membahas secara

khusus karena sudah disampaikan di awal pembahasan mengenai hirarki

struktur organisasi di perkebunan kelapa sawit.

D. Kesimpulan dan Saran

1. Kesimpulan

a. Job Description yang dimiliki oleh PT. SGRO masih belum memenuhi

syarat-syarat yang digunakan dalam metode Hay.

b. Dalam menyusun Job Description dengan metode Hay terlebih dahulu

analis harus mengetahui rantai proses yang ada di unit organisasi

tertentu untuk memudahkan dalam membuat Job Purpose dan Main

Accountabilities dari Jabatan.

2. Saran

a. Perlu adanya revisi Job Description di PT. SGRO dengan melakukan Job

Analysis menggunakan metode Hay jika sebelum melakukan Job

Evaluation dengan metode Hay.

b. Perlu adanya perubahan pandangan dari semula satu dokumen Job

Description bisa digunakan untuk beberapa posisi yang sama menjadi

satu dokumen Job Description hanya untuk satu posisi jabatan saja.
E. Daftar Pustaka

Dessler, Gary. 2002. Human Resource Management 9th Edition. Prentice Hall,
http://www.prenhall.com/desslertour/chapter3.pdf

Ekananta, Arry. 2014. Monthly Workshop : Designing an Effective Organization

Structure & Job Analysis. 22 Februari 2014. Hotel Amarin. Jakarta.

Pahan, Iyung. 2006. Panduan Lengkap Kelapa Sawit. Cet. 11. Jakarta. Penebar
Swadaya

Purnadi, Pungki. 2009. Workshop : Integrated Job Management. 9-10 Oktober

2009. Hotel Arya Duta. Jakarta.

SHL. Guidelines for Best Practice in the Use of Job Analysis Technique.
www.shl.com/assets/resources/Best-Practice-Job-Analysis.pdf