SOP - Pembuatan SOP IT Sinergi

LOGO PERUSAHAAN

STANDARD
OPERATIONAL PROCEDURE
PEMBUATAN SOP IT SINERGI

PT. SELARAS INTI CORPORA

NOMOR DOKUMEN SIC-SOP-GENERAL-02.2020
MULAI BERLAKU 10 FEBRUARI 2020
REVISI 1
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
TANGGAL REVISI 10 FEBRUARI 2020
HALAMAN 20

PENDAHULUAN
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur
operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan
bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan
dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif,
konsisten, standar, dan sistematis.
1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan

menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. SOP merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui
untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
3. SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk
menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus
dicapai.
EFEKTIF DAN EFISIEN (DRUCKER)
SOP yang efektif adalah SOP yang dibuat agar pekerjaan dapat dilakukan dengan benar

atau tepat dan mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi
Organisasi, untuk mewujudkan Visi, serta memenuhi kriteria manual SOP.
SOP yang efisien adalah SOP yang dapat membuat pelaksananya mampu mengerjakan
pekerjaan dengan benar atau tepat sehingga kinerja perusahaan semakin baik.
Pembuat SOP wajib memahami hambatan-hambatan dalam penyusunan dan

implementasi SOP.
SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 2


REVISI 1
HALAMAN 20
TUJUAN SOP
● Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam
organisasi atau unit kerja.
● Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
● Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
● Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan
administrasi lainnya.
● Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
FUNGSI SOP
1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
KEUNTUNGAN SOP
1. Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki
acuan operasional yang baku.
2. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi
dan pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan
konsisten.
3. Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan
fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi
tanggung jawabnya


REVISI 1
HALAMAN 20

4. Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan
untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki
banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan
mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).
5. Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
6. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO
(International Organization for Standardization)
JENIS-JENIS SOP
1. Sederhana, dengan langkah – langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit
keputusan
2. Hirarki, dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten
3. Flowchart berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan
BENTUK-BENTUK SOP
● Dokumen tertulis
● Diagram atau alur kerja (flow chart)
UNTUK SIAPA SOP DIBUAT?

1. SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan
perusahaan dari level terbawah hingga manager. SOP akan berbeda untuk


REVISI 1
HALAMAN 20

pekerjaan yang dilakukan secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim
dan untuk pengawasan pekerjaan tersebut.
2. Manager menggunakan SOP untuk memastikan agar setiap orang mengikuti
langkah-langkah yang sama setiap kali menjalankan prosedur.
KAPAN WAKTU PEMBUATAN SOP?

● Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.
● Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik
atau tidak .
● Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan percobaan).
● Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru,
tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan
kerja.
SIAPA PEMBUAT SOP?

Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri karena SOP harus selalu
di review atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya pengembangan atas sistem
tersebut. Departemen tersendiri yang menangani SOP tersebut ditujukan untuk menjamin
independensi yang mementingkan sisi perusahaan dan internal kontrol serta mampu
menjadi mediator antar departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar.
Secara ideal SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana
di lapangan (employee), Pengawas lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).



REVISI 1
HALAMAN 20

PROSEDUR PEMBUATAN SOP
1. Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing,
marketing, sales and distribution, human resources, accounting, finance dll.
Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem
tersebut dapat berjalan dan bekerjasama.
2. Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur
penerimaan barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang,
prosedur pengawasan produksi dan lain – lain.
3. Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam
pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat terjadinya variasi
kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.
KRITERIA MANUAL SOP

1. Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas dan detail, sesuai dengan kebutuhan
organisasi penyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara
rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan,
lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional,
kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
2. Lengkap prosedur tertentu dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
3. Jelas dan mudah dipahami, dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak
tafsiran.
4. Layak Terap (Applicable), dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada
dukungan manajemen dan budaya organisasi.
5. Controllable, dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
6. Layak Audit


REVISI 1
HALAMAN 20

7. Layak Ubah (Changeable and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis
atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.
CARA PEMBUATAN SOP

1. Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
2. Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
3. Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
4. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yang harus
dibicarakan, kemudian kelompokkan)
5. Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang
6. Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan
7. Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
8. Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
9. Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
10. Buat draft terlebih dahulu
11. Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat,
kemudian perbaiki
12. Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa
bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca



REVISI 1
HALAMAN 20

PRINSIP PEMBUATAN SOP
1. Panjang vs Pendek
2. Jelas vs Tidak Jelas
3. Bertele – tele vs Ringkas
TINGKATAN RINCIAN SOP

● Prosedur harus berisi semua langkah yang penting yang harus dijalankan dgn
seragam oleh semua karyawan. Hilangnya salah satu langkah penting akan
menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur.
● Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detail sehingga semua pertanyaan
karyawan dapat terjawab.
● Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu
pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yang mungkin
akan muncul.
Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP
yang tidak rinci/sederhana. Pembuatan flowchart untuk prosedur yang bersifat
rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yang panjang, berantakan
dan susah utk dimengerti

FORMAT SOP
1. Nama Modul


REVISI 1
HALAMAN 20

2. Tujuan
3. Ruang lingkup
4. Referensi/Pedoman
5. Sarana
6. Prosedur kerja / Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur
dan mudah dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di
dalam program secara logis, dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi,
digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram
alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau
lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan penghubung (Connector) dengan label
untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti
halaman.



REVISI 1
HALAMAN 20

Simbol – Simbol Diagram Alur SOP
TAHAPAN PEMBUATAN SOP


REVISI 1
HALAMAN 20

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum
yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :
● Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita
buat SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
● Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan
juga interview bila diperlukan.
● Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan
software (bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
● Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang
akan dijalankan.
● Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua
pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh
pimpinan perusahaan.
● Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan
dengan team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini
didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk
testing (trial and error).
● Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan
Hambatan Dalam Penyusunan SOP Perusahaan
1. Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas

organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali
jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.
2. Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan,
ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional;
Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup
Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda
standar.


REVISI 1
HALAMAN 20

3. Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan
Manajerial, Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau lingkungan bisnis;
dan tekanan Manajerial.
4. Hambatan Personal, misal tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan,
tidak memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi
IMPLEMENTASI SOP
SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan
kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Pelaksaan
implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

Review SOP Perusahaan
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview
minimal 1 (satu) tahun atau kurang, setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini
penting sekali mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan
baru yang tidak diprediksi sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak
menggangu operasional dari perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala
sesuai kebutuhan perusahaan.

PENERAPAN SOP
Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek,
meliputi :

Support dari semua departemen, karena SOP umumnya melibatkan banyak aktivitas lintas
Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen memberikan support


REVISI 1
HALAMAN 20

penerapan SOP tersebut di Departemen masing-masing, memberikan pengarahan dan
instruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.

Komitmen pimpinan perusahaan, karena SOP ini produk bersama yang disusun
melibatkan seluruh lapisan golongan dalam perusahaan dan disetujui oleh para pimpinan
perusahaan maka komitmen para pimpinan di perusahaan untuk tetap menjaga
kelangsungan SOP sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan
SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk
karyawan tertentu dalam pelaksanaannya. Bila terdapat pengecualian maka akan
dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaannya dalam SOP.



REVISI 1
HALAMAN 20

CONTOH SOP
Manfaat dan peran penting Standard Operating Procedure (S.O.P) adalah:
1. Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja.


REVISI 1
HALAMAN 20

2. Lebih jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan.
3. Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses
terkait.
4. Memberikan keterangan mengenai keterkaitan dengan satu proses kerja dengan
proses kerja.
5. Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan.
6. Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional
perusahaan.

Cara mudah membuat Standard Operating Procedure untuk perusahaan atau bisnis Anda:
1. Melakukan observasi atau pemetaan terhadap proses kerja yang sudah berjalan
atau akan berjalan.
2. Melakukan benchmarking bila diperlukan dengan perusahan sejenis.
3. Mendesign S.O.P sesuai dengan hasil observasi dan hasil referensi untuk
menambah ketajaman dari design S.O.P.
4. Melakukan analisa terhadap design S.O.P yang sudah dibuat untuk
diimplementasikan.
5. Melakukan review terhadap procedure yang dibuat agar S.O.P yang sudah dibuat
bisa dijalankan tanpa ada hambatan.
Contoh Flowchart Sederhana Standard Operating Procedure (SOP)


REVISI 1
HALAMAN 20

Contoh flowchart sederhana dalam membuat Standard Operating Procedure (S.O.P)

Contoh Flowchart Sederhana Standard Operating Procedure (SOP), Sehingga apabila di
aplikasikan ke dalam sebuah perusahaan/pabrik/bisnis Anda bisa membuat flowchart
S.O.P sederhana seperti contoh dibawah ini. Paling terpenting adalah design S.O.P
idealnya bisa dilakukan dan tidak menjadi beban bagi Sumber Daya Manusia (SDM) yang


REVISI 1
HALAMAN 20

bekerja di dalamnya namun mampu memberikan sistem yang bisa membuat perusahaan
tetap berjalan dengan baik.



REVISI 1
HALAMAN 20
CONTOH DO AND DON'TS
NO KETERANGAN DON’TS DO
1 PIC: GORDEN JANGAN DILIPAT GORDEN HARUSNYA RAPIH

HK DAN STAFF
DERMATOLOGI

KONTROL:
SUPERVISOR HK

LOKASI:
RUANG
DERMATOLOGI

2 PIC: BENDERA SOBEK BENDERA HARUSNYA RAPIH

SECURITY

KONTROL:
DANDRU

LOKASI:
AREA PUBLIK



REVISI 1
HALAMAN 20
CONTOH PENGARSIPAN DIGITAL SOP
NO KETERANGAN DON’TS DO
1 PIC: FOLDER BERANTAKAN DAN TIDAK FOLDER HARUS TERSTRUKTUR RAPIH

PEMBUAT SOP BERSTRUKTUR SESUAI JABATAN, JENIS TUGAS DAN
PERUNTUKANNYA
KONTROL:
HRD

LOKASI:
APLIKASI
PENYIMPANAN
SOFTCOPY SOP
(DRIVE, SISMADAK)

2 PIC: PENAMAAN FILE-FILE TIDAK JELAS PENAMAAN FILE HARUS RAPIH

PEMBUAT SOP DIBERIKAN PENOMORAN URUTAN
DAN SESUAI PERUNTUKANNYA
KONTROL:
HRD

LOKASI:
APLIKASI
PENYIMPANAN
SOFTCOPY SOP
(DRIVE, SISMADAK)


REVISI 1
HALAMAN 20



SOP - Pembuatan SOP IT Sinergi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP - Pembuatan SOP IT Sinergi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan

EFEKTIF DAN EFISIEN (DRUCKER)

SOP yang efektif ​adalah SOP yang dibuat agar pekerjaan dapat dilakukan dengan benar

Pembuat SOP wajib memahami hambatan-hambatan dalam penyusunan dan

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 2

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 3

UNTUK SIAPA SOP DIBUAT?

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 4

KAPAN WAKTU PEMBUATAN SOP?

SIAPA PEMBUAT SOP?

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 5

KRITERIA MANUAL SOP

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 6

CARA PEMBUATAN SOP

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 7

TINGKATAN RINCIAN SOP

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 8

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 9

TAHAPAN PEMBUATAN SOP

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 10

Hambatan Dalam Penyusunan SOP Perusahaan

1. Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 11

Review SOP Perusahaan

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 12

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 13

Manfaat dan peran penting Standard Operating Procedure (S.O.P) adalah:

1. Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja.

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 14

Contoh Flowchart Sederhana Standard Operating Procedure (SOP)

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 15

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 16

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 17

CONTOH DO AND DON'TS

NO KETERANGAN DON’TS DO

1 PIC: GORDEN JANGAN DILIPAT GORDEN HARUSNYA RAPIH

2 PIC: BENDERA SOBEK BENDERA HARUSNYA RAPIH

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 18

CONTOH PENGARSIPAN DIGITAL SOP

NO KETERANGAN DON’TS DO

1 PIC: FOLDER BERANTAKAN DAN TIDAK FOLDER HARUS TERSTRUKTUR RAPIH

2 PIC: PENAMAAN FILE-FILE TIDAK JELAS PENAMAAN FILE HARUS RAPIH

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 19

SOP PEMBUATAN SOP IT SINERGI - Page 20

Anda mungkin juga menyukai

SOP yang efektif adalah SOP yang dibuat agar pekerjaan dapat dilakukan dengan benar