Tahap-tahap Penyusunan Protap

Dyah Permata
 Tahap-tahap Penyusunan Protap
1 Merumuskan tujuan protap
Menentukan judul
2 Menentukan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan protap :
Menterjemahkan policy/kebijakan/ketentuan- ketentuan/
peraturan-peraturan kebijakan berguna untuk :
- Terjaminnya suatu kegiatan
- Membuat standar kinerja
- Menyelesaikan suatu konflik dalam tim kerja
3 Membuat aliran proses
3.1 Bentuk bagan-bagan yang menggambarkan proses atau urutan
jalannya suatu produk/tatacara yang mencatat segala
peristiwa;
- Memberi gambaran lengkap tentang apa yang dilaksanakan
- Membantu setiap pelaksanaan untuk memahami peran dan
fungsinya dengan pihak lain.
3.2 Syarat suatu bagan harus dibuat atas dasar
pengamatan langsung, tidak boleh dibuat atas dasar apa yang
diingat serta disusun dalamFlow of Work. Teknik membuat
pertanyaan-pertanyaan dasar :
-Tujuan : Apa sebenarnya yang dikerjakan dan mengapa ?
-Tempat : Dimana saja dilakukan dan mengapa ?
-Urutan : Kapan dilakukan dan mengapa waktu itu ?
-Petugas : Siapa yang melakukan dan mengapa oleh dia ?
-Cara : Metoda apa yang dipakai dan mengapa dengan cara
itu ?

4 Menyusun prosedur atau pelaksanaan kegiatan;

Prosedur atau pelaksanaan disusun berdasarkan atas hasil
pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas (flow of work) yang
menggambarkan suatu unit kegiatan yang terbagi habis
tercapai kepuasan kerja dan tercapainya tujuan
 Langkah-langkah menyusun SOP
Menentukan judul ; yaitu judul dari SOP
Menjelaskan pengertian judul ; Merupakan pengertin dari judul SOP
Rumuskan tujuan; Yaitu tujuan yang diharapkan bila SOP dilakukan dengan benar
Menentukan kebijakan;Yaitu hal hal yang mendasari suatu SOP yang dijadikan
referensi, dasar kebijakan baik lokal maupun nasional, serta kesepakatan yang
telah dilegalitas.
Menentukan persiapan; yaitu fasilitas alat bahan yang harus tersedia untuk
melakukan proses ( meliputi jenis, jumlah serta spesifikasinya)
Membuat aliran proses;M erupakan urutan prosedur yang runut dan rinci
meliputi;
- Pra interaksi; yaitu kegitan yang harus dilakukan sebelum berinteraksi dengan pasien
meliputi ceking dokumen dan klarifikasi
- Interaksi ; yaitu suatu kegiatan yang dilakukan saat berinteraksi dengan pasien ,
meliputi;- Orientasi, kerja, terminasi
- Post interaksi; yaitu kegiatan yang dilakukan setelah selesai berinteraksi dengan
pasien
Menentukan unit terkait; yaitu bagian lain dari bagian pelaku prosedur yang
berkaitan, dan harus ada agar SOP bisa dilaksanakan dengan tepat dan benar
.Dianjurkan utk mambuat bagan-bagan agar dapat memberikan gambaran lengkap
 Penyusunan SOP (Standar
Operasional Prosedur)
Penyusunan Standar Operasional Prosedur terbagi dalam
tiga proses kegiatan utama yaitu:
Requirement discovery berupa teknik yang digunakan
oleh sistem tersebut untuk mengidentifikasi
permasalahan sistem dan pemecahannya dari
pengguna sistem
Data modeling berupa teknik untuk
mengorganisasikan dan mendokumentasikan sistem
Process modeling berupa teknik untuk
mengorganisasikan dan mendokumentasikan struktur
dan data yang ada pada seluruh sistem proses atau
logis, kebijakan prosedur yang akan
diimplementasikan dalam suatu proses sistem.
 Macam-macam format SOP (Standar
Operasional Prosedur)
Pada suatu SOP akan tergambar identifikasi, pengendalian,
kemampuan selusur, konsistensi, dan akuntabilitas. Suatu SOP
hendaklah mempunyai format sebagai berikut :
Nama lembaga, nama selain pada kop juga ada pada setiap
halaman. Judul, judul harus jelas terurai dan terukur. Karena, pada
setiap prosedur diuraikan bagaimana mengerjakannya, judul mesti
bergaya bahasa perintah (direktif) untuk menjelaskan siapa
mengerjakan apa.
Halaman, harus tertulis "halaman 3 dari 7", ini menggambarkan ada
kelanjutan.
Identifikasi dan Pengendalian, pada suatu Prosedur mesti
teridentifikasi keunikannya. Identifikasi untuk mempersiapkan
akuntabilitas, dan gambaran suatu dokumentasi sampai fasilitas
dan masa kedaluwarsaan perubahan. Akuntabilitas dan gambaran
prosedur berdasarkan pada sejumlah identifikasi atau kode, yang
merupakan pengendalian (seperti., kapan dan berapa kali revisi
atau jumlah edisi SOP dilakukan).
 Tujuan, suatu tujuan atau sasaran prosedur mesti dapat diulang
(repeat) dan dapat dikembangkan, dan dinyatakan dalam gaya
bahasa perintah, seperti., operasi, prosedur, proses, monitoring,
dan rutinitas perawatan dengan perusahaan ABC dand XYZ sistem
WFI.
Ruang lingkup. Ruang lingkup (scope) harus mempunyai batas
penggunaan prosedur. Apakah itu, sampel tertentu sesuai
pengujian dengan metode ini? Apakah operasi ini terpakai hanya
pada perlengkapan tertentu atau bagian tertentu? Apakah ada
batasan kapasitas, volume prosedur?
Tanggung Jawab. Siapa bertanggung jawab melaksanakan uraian
pekerjaan? Siapa melaporkan pekerjaan? Apakah diperlukan
pelatihan khusus atau sertifikat? Pada sesi ini dibatasi karyawan
yang melaksanakan, seperti: siapa yang mempunyai atau sesuai
kualifikasi dalam melaksanakan uraian pekerjaan. Itu akan diatur
suatu tahapan untuk sejumlah detail dalam dokumen berikut.
Prosedur. Uraikan prosedur dalam langkah demi langkah (step-by-
step) atau kronologis cara kerja. Gunakan kata kerja aktif dan
pernyataan langsung.
 Standar Pelayanan dalam SOP
Pengertian Standar
a. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang
dibakukan termasuk tata cara dan metode yang disusun
berdasarkan konsesus semua pihak yang terkait dengan
memperhatikan syarat-syarat keselamatan, keamanan,
kesehatan, lingkungan hidup, perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi, pengalaman, perkembangan
masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh
manfaat yang sebesar-besarnya (PP 102 tahun 2000).
b. Standar adalah suatu catatan menimum dimana
terdapat kelayakan isi dan akhirnya masyarakat mengakui
bahwa standar sebagai model untuk ditiru.
c. Standar adalah suatu pernyataan tertulis tentang
harapan yang spesifik.
d. Standar adalah suatu pernyataan tertulis dari suatu
harapan-harapan yang spesifik
Persyaratan standar
Standar yang dikembangkan dengan baik akan memberikan
ciri ukuran kualitatif yang tepat seperti yang tercantum
dalam standar pelaksanaannya. Standar selalu
berhubungan dengan mutu karena standar menentukan
mutu. Standar dibuat untuk mengarahkan cara pelayanan
yang akan diberikan serta hasil yang ingin dicapai. Standar
yg berbasis manajemen kinerja, memiliki persyaratan-
persyaratan sbb:
a. S specific
b. M -measurable terukur
c. A - appropriatetepat
d. R reliable handal
e. T timely batas waktu
 Ketentuan Standar
Ada 4 Ketentuan Standar
1. Harus tertulis dan dapat diterima pada suatu tingkat praktek, mudah
dimengerti oleh para pelaksananya.
2. Mengandung komponen struktur (peraturan-peraturan), proses
(tindakan/action) dan hasil (outcomes).standar struktur menjelaskan
peraturan, kebijakan fasilitas dan lainnya. Proses standar menjelaskan
dengan cara bagaimana suatu pelayanan dilakukan dan outcome standar
menjelaskan hasil dari dua komponen lainya.
3. Standar dibuat berorientasi pada pelanggan, staf dan sistem dalam
organisasi. Pernyataan standr mengandung apa yang diberikan kepada
pelanggan/pasien, bagaimana staf berfungsi atau bertindak dan
bagaimana sistem berjalan. Ketiga komponen tersebut
harusberhubungan dan terintegrasi. Standar tidak akan berfungsi bila
kemampuan atau jumlah staf tidak memadai.
4. Standar harus disetujui atau disahkan oleh yang berwenang. Sekali
standar telah dibuat, berarti sebagian pkerjaan telah dapat diselesaikan
dan sebagian lagi adalah mengembangkannya melalui pemahaman
(desiminasi). Komitmen yang tinggi terhadap kinerja prima melaui
penerapan-penerapannya secara konsisten untuk tercapainya tingkat
mutu yang tinggi.
 Komponen standar
Beberapa komponen yang harus ada pada standar :
1. Standar Struktur
Standar struktur adalah karakteristik organisasi dalam tatanan asuhan yang diberikan. Standar ini sama
dengan standar masukan atau standar input yang meliputi;
Filosofi dan objektif
Organisasi dan administrasi
Kebijakan dan peraturan
Staffing dan pembinaan
Dekripsi pekerjaan (fungsi tugas dan tanggung jawab setiap posisi klinis)
Fasilitas dan peralatan
2. Standar Proses
Standar proses adalah kegiatan dan interaksi antara pemberi penerima asuhan. Standar ini berfokus pada
kinerja dari petugas profesional di tatanan klinis, mencakup :
Fungsi tugas, tanggung jawab, dan akontabilitas
Manajemen kinerja klinis
Monitoring dan evaluasi kinerja klinis
3. Standar Outcomes
Standar outcomes adalah hasil asuhan dalam kaitannya dengan status pasien. Standar ini berfokus pada
asuan pasien yang prima, meliputi :
Kepuasan pasien
Keamanan pasien
Kenyamanan pasien
Melakukan Penilaian Mutu Pelayanan
Kebidanan
1. Observasi : mengamati pada saat pelayanan.
Observasi: suatu penyelidikan yg dijalankan secara sistematis &
sengaja diadakan dgn menggunakan alat indra terutama mata
terhadap kejadian-kejadian yg langsung (Bimo Walgito, 1987:54).
Observasi: suatu tehnik untuk mengamati secara langsung maupun
tidak langsung gejala-gejala yg sedang /berlangsung baik di dlm (di
luar) sekolah (Djumhur, 1985:51).
Observasi sebagai alat pengumpul data : pengamatan yg memiliki
sifat-sifat (depdikbud:1975:50):
a. dilakukan sesuai dgn tujuan yg telah dirumuskan lebih dulu.
b. direncanakan secara sistematis.
c. hasilnya dicatat & diolah sesuai dgn tujuannya.
d. dpt diperiksa validitas, reliabilitas & ketelitiannya.
e. bersifat kwantitatif.
2. Wawancara : dengan diskusi, tanya jawab, cek pemahaman Kartono
(1980: 171)
Interview (wawancara) : suatu percakapan yg diarahkan pd suatu
masalah ttt; ini merupakan proses tanya jawab lisan, dimana 2
orang atau lebih berhadap-hadapan secara fisik.Dlm proses
interview terdapat 2 pihak dgn kedudukan yg berbeda. pertama
berfungsi sebagai penanya, disebut pula sebagai interviewer,
lainnya berfungsi sebagai pemberi informasi (Information supplyer),
interviewer atau informan.
Interviewer mengajukan pertanyaan-pertanyaan, meminta
keterangan (penjelasan), sambil menilai jawaban-jawabannya.
Sekaligus ia mengadakan paraphrase (menyatakan kembali isi
jawaban interviewee dgn kata-kata lain), mengingat-ingat &
mencatat jawaban-jawaban. Disamping itu dia juga menggali
keterangan-keterangan lebih lanjut & berusaha melakukan
probing (rangsangan, dorongan) .
3. Dokumen : sebuah tulisan yg memuat informasi.
Biasanya, dokumen ditulis di kertas & informasinya ditulis memakai tinta baik
memakai tangan atau memakai media elektronik. melihat kelengkapan dokumen
rekam medik, register, buku catatan. metoda yang digunakan pada program
menjaga mutu.Untuk mengukur dan menilai mutu asuhan dilaksanakan melalui
berbagai metoda sesuai kebutuhan.

Metoda yang digunakan adalah :

Audit adalah pengawasan yang dilakukan terhadap masukan, proses, lingkungan
dan keluaran apakah dilaksanakan sesuai standar yang telah ditetapkan. Audit
dapat dilaksanakan konkuren atau retrospektif, dengan menggunakan data yang
ada (rutin) atau mengumpulkan data baru. Dapat dilakukan secara rutin atau
merupakan suatu studi khusus.
Review merupakan penilaian terhadap pelayanan yang diberikan, penggunaan
sumber daya, laporan kejadian/kecelakaan seperti yang direfleksikan pada catatan-
catatan. Penilaian dilakukan baik terhadap dokumennya sendiri apakah informasi
memadai maupun terhadap kewajaran dan kecukupan dari pelayanan yang
diberikan.
Survey dapat dilaksanakan melalui kuesioner atau interview secara langsung
maupun melalui telepon, terstruktur atau tidak terstruktur. Misalnya : survei
kepuasan pasien.
Observasi terhadap asuhan pasien, meliputi observasi terhadap status fisik dan
perilaku pasien.