Cara menyusun SOP

SOP
 Gambaran umum untuk karyawan tentang cara
kerja (langkah,tata urutan kerja) yang harus
dilakukan, yang dapat dipakai sebagai pegangan
dalam melakukan pekerjaan, dan dapat digunakan
untuk menilai efektifitas kerja, dan pegangan bila
terjadi perubahan staf
 7 syarat prosedur
 Prosedur disusun berdasarkan kebutuhan:
 Apakah sudah ada prosedur,
 jika ada apakah masih relevan dan efektif,
 jika tidak ada prosedur apa saja yang perlu disusun sesuai dengan standar
pelayanan
 Prosedur harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan, bersama
dengan orang yang memiliki tanggung jawab utama terhadap kegiatan
tersebut.
 Komitmen terhadap prosedur hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan
dalam proses penyusunan prosedur.
 Tahapan proses kegiatan dicatat sendiri, dan orang lain diminta untuk
memberi tanggapan
 Prosedur harus jelas, ringkas, dan dapat dilaksanakan
 Prosedur harus disusun berdasar rujukan yang dapat dipertanggung-jawabkan
 Merupakan alur kegiatan (flow-chart) dari suatu proses pelayanan.
Apakah semua proses
harus disusun
prosedurnya ?
Kriteria untuk kajian prioritas
 High risk

 High cost

 High volume

 Problem prone
 Menetapkan tingkat kepentingan
proses
 1. Prioritas utama: proses-proses yang memenuhi ke-empat kategori

 2. Prioritas berikutnya adalah proses-proses yang memenuhi tiga kategori dengan

urutan sebagai berikut:
 a. High risk, problem prone, high volume
 b. High risk, problem prone, high cost
 c. High risk, high volume, high cost
 d. Problem prone, high volume, high cost

 3. Prioritas selanjutnya dalah proses-proses yang memenuhi dua kategori dengan

urutan sebagai berikut:
 a. High risk, problem prone
 b. High volume, problem prone
 c. High cost, problem prone
 d. High risk, high volume
 e. High risk, high cost
 f. High volume, high cost
 Matriks 1. Identifikasi Proses

No Proses proses yang perlu disusun standar

1
2
3
 Matriks penilaian proses

Proses-proses High risk High volume Problem prone High cost

 Matriks penilaian akhir pemilihan
proses
Proses kritikal Proses amat Proses sangat Proses penting
(4 kategori) sangat penting penting (satu kategori)
(tiga kategori) (dua kategori)
Ingat dlm menyusun prosedur
 Siapa yang menyusun prosedur
 Bagaimana merencanakan dan
mengembangkan prosedur
 Bagaimana mengenali prosedur

 Bagaimana memperkenalkan prosedur

 Bagaimana mengendalikan prosedur

Ciri-ciri prosedur yang baik
 Tidak menggunakan kalimat majemuk
 Mengenal dengan jelas siapa yang
melakukan apa, dimana, kapan, dan
mengapa
 Menggunakan bahasa yang dikenal oleh
pemakai
 Merupakan bagan alur dari proses kegiatan
 Langkah-langkah penyusunan
prosedur
 Tentukan proses yang akan disusun
prosedurnya
 Identifikasi kegiatan-kegiatan pd proses tsb
 Gambar flow-chart (bagan alur) proses tsb
(dlm mikro flow-chart kegiatan dirinci dalam
kerja)
 Tuliskan prosedur dengan format yang
disepakati
Beberapa istilah yang digunakan
 SOP (Standard Operating Procedure)
 Prosedur tetap (protap)
 Prosedur kerja
 Prosedur tindakan
 Prosedur penatalaksanaan
 Petunjuk pelaksanaan
 Petunjuk teknis
 Jenis SOP
 SOP pelayanan profesi: mengatur tata cara penangan
terhadap pasien:
 SOP untuk aspek keilmuan: proses kerja untuk diagnosis
dan terapi (contoh: punksi lumbal, biopsi, dsb)
 SOP untuk aspek manajerial: proses kerja menunjang
keilmuan dan pelayanan pasien non keilmuan (contoh:
prosedur konsul)
 SOP administrasi: mengatur tata kerja kegiatan dalam
organisasi termasuk hubungan antar unit kerja
(contoh: prosedur mutasi pegawai)
 Judul SOP
Logo
RS
No Dokumen No Revisi Halaman
Prosedur Ditetapkan
Tanggal terbit
Tetap Direktur
Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur

Unit Terkait
Dokumen
Terkait

Rujukan
Daftar tilik
(check-list)
 Daftar tilik
 Daftar urutan kerja yang secara
konsisten dikerjakan dan diikuti
dalam pelaksanaan suatu rangkaian
(prosedur) kegiatan, untuk diingat,
dikerjakan, dan diberi tanda
 Kapan daftar tilik digunakan
 Untuk mendukung standarisasi suatu
tugas
 Tidak dapat digunakan untuk
prosedur yang kompleks, dan tidak
menggantikan prosedur yang ada
 Hanya mendukung, mempermudah
pelaksanaan dan monitoring prosedur
 Langkah-langkah pembuatan
daftar tilik
 Identifikasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik
 Gambar flow-chart prosedur tsb
 Buat daftar kerja yang harus dilakukan
 Susun daftar kerja tsb secara berurut
 Kembangkan daftar tilik dengan format yang
disepakati
 Uji coba
 Perbaikan
 Standarisasi daftar tilik
 Instrumen monitoring dan tindak
lanjut
No Variabel yang Hasil Rekomendasi Keputusan Pelaksanaan
dinilai/dimonitor Penilaian/monito tindak lanjut tindak lanjut
ring