1

ABOUT ME
Nama : R.A. Leni Septiana,
SST.M.Biomed
TTL : T. Karang, 25 September 1979
Instansi: UPTD Balai Labkes Provinsi
Lampung
Pendidikan
DIII Analis Poltekkes T. Karang
D4 Analis Poltekkes bandung
S2 Biomedik UNSRI

Pekerjaan
Koordinator Mutu UPTD Balai Labkes
Provinsi Lampung
RULES

 ANDA BERHAK BERTANYA KAPAN SAJA

 SAYA BUKAN YANG PALING TAHU, SAYA
HANYA MEMFASILITASI
 TIDAK ADA PENDAPAT YANG SALAH
 YANG SALAH YANG TIDAK BERPENDAPAT
 APRESIASI UNTUK YANG AKTIF
 TERLAMBAT BOLEH MASUK, ASAL TIDAK
MENGGANGGU DAN ATAS PERSETUJUAN
KELAS
SISTEM
DOKUMEN TASI
LABORATORIUM
BY
R.A. LENI SEPTIANA, SST,
M.Biomed
DEFINISI

 DOKUMEN ?????
DEFINISI

 DOKUMEN ?????
 Dokumen adalah informasi dan media
pendukungnya, termasuk prosedur, spesifikasi,
tabel kalibrasi, grafik, buku teks, poster, memo,
perangkat lunak, gambar, rencana dan lain lain.
 Dokumen tersebut dapat dalam berbagai media
baik berupa kertas/cetakan, disket magnetik, atau
elektronik, dan mungkin dalam bentuk digital,
analog, fotografik/optik.
Dokumentasi adalah proses (sesuai kamus
besar Bahasa Indonesia):
 Pengumpulan;
 Pemilihan;
 Pengolahan; dan
 Penyimpanan informasi

dalam bidang pengetahuan

 Dokumentasi Sistem Laboratorium adalah :
proses pengumpulan, pemilihan,
pengolahan, dan penyimpanan informasi
yang berhubungan dengan sistem
laboratorium.
 MENGAPA PERLU DOKUMENTASI ????
 Rangkaian aktivitas yang terintegrasi untuk
menghasilkan suatu produk yang
mempunyai nilai kepada pelanggan
dinamakan “PROSES” .

Input Pendaftaran Pengambilan

sample
Pengolahan
sample
Analisa
Dokumentasi
& Validasi
Penyerahan
Hasil  Data Hasil

Proses Pemeriksaan
 Keluaran suatu proses merupakan masukan
bagi proses yang lain. Keluaran mensyaratkan
pengukuran kinerja produk / jasa yang
dihasilkan proses.
 Prosesharus dapat berulang, efektif, efisien,
terkontrol dan adaptable
Pencegahan terjadinya kegagalan proses dapat
dilakukan jika proses telah definitif di mana semua
masukan, keluaran dan kegiatannya telah disepakati dan
terdokumentasi dengan baik.
Dokumentasi berguna untuk meningkatkan dan
mempertahankan mutu produk dan mencegah
kegagalan.
Proses yang tidak sesuai dapat dihindarkan (error-free
work), maka produk yang dihasilkan menjadi zero
defects

Proses yang bermutu dan terkendali akan

menghasilkan
produk yang bermutu
 FILOSOFI JAMINAN MUTU
dan PRINSIP DASAR MANAJEMEN MUTU

 Seluruh Kegiatan operasional laboratorium

 “TIDAK ASAL BETUL SAJA tetapi HARUS
BETUL SEJAK AWAL”
KONSEPTUAL IMPLEMENTASI

Katakan apa yang kamu Dokumentasikan seluruh

lakukan proses
Lakukan apa yang kamu Ikuti seluruh dokumen
katakan yang dibuat
Tunjukkan apa yang kamu Catat dan rekam seluruh
lakukan kegiatan
Kaji ulang dan tingkatkan Lakukan audit

Lakukan tindakan peningkatan sistem mutu

preventif/korektif secara konsisten
dan berkesinambungan
 Sistem Dokumentasi laboratorium pada
prinsipnya adalah pembakuan proses,
sehingga untuk menyusun sistem
dokumentasi laboratorium dimulai
dengan mengidentifikasi dan memetakan
seluruh proses dan aktivitas
Pemetaan Proses dan Aktifitas
 IdentifySemua Proses, (Proses yang
berhubungan dengan pelanggan, proses
utama, proses pendukung dan proses
perbaikan mutu)
 Tentukan awal dan akhir sebuah proses.
 Rangkaikan proses dalam sebuah alur
system.
PENGORGANISASIAN PROSES
Pengorganisasian PROSES & aktivitas
dinyatakan dalam:
• Bussines Process Mapping

• Standard Oprasional Prosedure

• Intruksi Kerja
Dokumentasinya
Panduan Mutu

 Dok. SOP
 Dok. IK
Standard

Formulir/catatan mutu
PRINSIP DALAM MEMBAKUKAN PROSES

 Seluruh aktivitas harus mempunyai

bakuan
 Pembakuan dibuat berjenjang
 Setiap prosedur disusun oleh personil
yang bertanggung jawab atas kegiatan
tersebut, dan sedapat mungkin
melibatkan staf
 Harus ada komponen yang menjelaskan
bahwa bakuan tersebut benar,
digunakan di tempat yang tepat dan
oleh orang yang tepat
PRINSIP DALAM MEMBAKUKAN PROSES

 Prosedur baku dilengkapi dengan

dokumen/formulir untuk merekam hasil
pelaksanaan prosedur tersebut
 Prosedur baku harus dapat menjelaskan
apa, siapa, dimana, kapan, dan
bagaimana suatu kegiatan dilakukan
 Prosedur baku ditempatkan pada
tempat prosedur itu digunakan
 Tiap bakuan terdokumentasi dengan
baik
 Tiap terjadi perubahan, dilakukan
penyesuaian dan terdokumentasi
 KEGUNAAN DOKUMENTASI
SISTEM LABORATORIUM
 Sebagai acuan yang pasti untuk penerapan sistem
sehingga terjamin konsistensi mutu;
 Untuk menghindari pengertian ganda terhadap
penerapan prosedur, metode, instruksi kerja;
 Untuk menghindari tumpang tindih tanggung
jawab,wewenang, dan uraian kerja personel
laboratorium;
 Memumbuhkan rasa percaya diri pada seluruh personel
Laboratorium;
 Mampu memberikan jaminan dan menumbuhkan
kepercayaan bagi pelanggan.
 Persyaratan Akreditasi;
DOKUMENTASI BERGUNA BILA:
 Mudah digunakan
 Tidak berbelit-belit dan rujuk-silang tidak
terlalu banyak, sehingga mudah dimengerti dan
memungkinkan pemeliharaan dan revisi yang
mudah
 Sederhana, ringkas, tidak berlebihan, dan
langsung mengenai sasaran
 Sesuai dengan tingkat keahlian dan pengalaman
dari pengguna
 Terkendali, sehingga informasi yang diminta
segera bisa dicari
 Digunakan !!
HIRARKI DOKUMENTASI
LABORATORIUM
PANDUAN
MUTU LEVEL 1

PROSEDUR-
SOP/LEVEL II

INSTRUKSI
KERJA/LEVEL III

FORMULIR-DOKUMEN
PENDUKUNG/LEVEL IV
DEFINISI PANDUAN MUTU
Panduan Mutu adalah :
 dokumen yang menyatakan kebijakan mutu
dan menguraikan sistem mutu suatu
organisasi
Panduan Mutu Laboratorium adalah :
 dokumen atau sekumpulan dokumen yang
menguraikan metode dan prosedur khusus
dari laboratorium dalam mencapai tujuan
mutu dan memberikan kepercayaan dalam
kegiatan operasionalnya.
Dengan demikian “Panduan Mutu” merupakan
;
 dasar dokumentasi level satu (1) yang
digunakan untuk perencanaan menyeluruh
kegiatan operasional laboratorium yang
dapat mempengaruhi mutu data hasil
laboratorium.
 menjabaran kegiatan operasional
laboratorium serta pengendaliannya,
tanggung jawab, wewenang, dan hubungan
timbal balik personel yang mengatur,
melaksanakan, memverifikasi, atau
mengkaji ulang pekerjaan yang dapat
mempengaruhi mutu.
ISI PANDUAN MUTU

 Kebijakan dan tujuan sistem mutu

Laboratorium;
 Struktur organisasi;
 Tanggung jawab dan wewenang personel inti
 laboratorium;
 Menyatakan apa yang dilakukan untuk jaminan

mutu hasil laboratorium

 Kebijakan dan pernyataan yang jelas tentang

bagaimana laboratorium menerapkan setiap

aspek sistem mutu sesuai standar
TUJUAN DAN MANFAAT PANDUAN MUTU
TUJUAN :
 memberikan informasi kepada pelanggan, asesor, personel
laboratorium bahwa kebijakan dan tujuan sistem mutu telah
diterapkan sesuai standar sistem mutu;

MANFAAT :
 sebagai dokumen pengendali semua aspek manajemen mutu;
 sebagai dokumen acuan untuk internal/eksternal audit
sistem mutu;
 sebagai dokumen acuan untuk pelatihan personel
laboratorium;
 merupakan suatu sistem komunikasi yang positif dan
terencana sehingga sistem mutu dapat diterapkan berhasil
guna di semua tingkatan;
 untuk memenuhi persyaratan akreditasi;
 menjadi alat pemasaran
MOTO BAKUAN MUTU
 Bakuan Mutu dapat bermanfaat
jika langkah yang telah diuraikan
diikuti dengan benar oleh
laboratorium dari hari ke hari.
 Bakuan Mutu penting, tetapi yang
lebih penting adalah penerapan
sistem mutu yang berhasil
Terima kasih
Semoga bermanfaat