Dokumen Sistem Mutu

PENYUSUNAN
PENYUSUNAN SOP
SOP BUDIDAYA
BUDIDAYA
DAN
DAN PASCAPANEN
PASCAPANEN
JAMINAN KEAMANAN PANGAN
JENIS JAMINAN LEMBAGA PENILAI
KEAMANAN PANGAN KESESUAIAN
REGISTRASI PD OKKP – P , OKKP - D

REGISTRASI PL OKKP - P

SERTIFIKASI GMP OKKP – P, OKKP - D

SERTIFIKASI HACCP OKKP – P, LS HACCP

SERTIFIKASI ISO 22000 LS

ASPEK YANG DINILAI DALAM SERTIFIKASI KP

TERDOKUMENTASI
(DOKUMENTASI SISTEM JAMINAN MUTU)
DOKUMENTASI :

Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan

penyimpanan informasi

DOKUMENTASI
DOKUMENTASI SISTEM
SISTEM MUTU
MUTU ::

Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan

penyimpanan informasi
yang terkait dengan sistem mutu
 FUNGSI DOKUMENTASI SISTEM MUTU

 Menjadi
 Menjadi acuan
acuan dalam
dalam penerapan
penerapan dan
dan pengembangan
pengembangan sistem
sistem mutu
mutu
 Menumbuhkan
 Menumbuhkan kepercayaan
kepercayaan pelanggan
pelanggan terhadap
terhadap konsistensi
konsistensi mutu
mutu
produk/jasa
produk/jasa
 Menjadi
 Menjadi pedoman
pedoman dalam
dalam penyediaan
penyediaan bahan
bahan
 Menghilangkan
 Menghilangkan pengertian
pengertian ganda
ganda dan
dan tumpang
tumpang tindih
tindih
 Alat
 Alat promosi
promosi kepada
kepada pelanggan
pelanggan
 Memungkinkan
 Memungkinkan orang
orang lain
lain untuk
untuk meneruskan
meneruskan pekerjaan
pekerjaan yang
yang
belum
belum selesai
selesai
 Membantu
 Membantu melatih
melatih orang
orang yang
yang belum
belum berpengalaman
berpengalaman
 Menerangkan
 Menerangkan dengan
dengan jelas
jelas bagaimana
bagaimana mengerjakan
mengerjakan sesuatu
sesuatu
dengan
dengan menggunakan
menggunakan acuan
acuan yang
yang pasti
pasti
 Bukti
 Bukti penerapan
penerapan sistem
sistem mutu
mutu
 Dasar
 Dasar pelaksanaan
pelaksanaan audit
audit (internal
(internal atau
atau eksternal)
eksternal)
 DOKUMENTASI BERGUNA BILA

 Mudah digunakan
 Tidak berbelit-belit dan rujuk silang tidak terlalu
banyak, sehingga mudah dimengerti dan
memungkinkan pemeliharaan dan revisi yang
mudah
 Sederhana, ringkas, tidak berlebihan dan langsung
mengenai sasaran
 Sesuai dengan tingkat keahlian dan pengalaman
dari pengguna
 Terkendali, sehingga informasi yang diminta segera
bisa dicari
 Digunakan !
 STRUKTUR
STRUKTUR DOKUMENTASI
DOKUMENTASI

 Panduan mutu ( kebijakan dan tujuan)/HACCP Plan

(RKJM) Dokumentasi penerapan Cara
Penanganan dan Pengolahan yang Baik (GHP / GMP)
 Dokumen Prosedur (Standar Prosedur Operasi / SPO)
(bagaimana cara melakukan sesuatu untuk mencapai
tujuan/uraian ttg tahapan proses pekerjaan yg terdiri
dr serangkaian atau beberapa keg)
 Instruksi kerja (petunjuk rinci bagaimana melakukan
pekerjaan, sesuai dengan prosedur yang ada)
 Formulir ( tempat memasukkan data hasil pemantauan
dan pengukuran sesuai dengan instruksi kerja )
Rekaman
 Acuan:
Dokumen pendukung (apa yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan)
 STRUKTUR DOKUMENTASI

Dokumen Penerapan
Cara Penanganan dan
Panduan Pengolahan yang
Mutu/RKJM Baik (GHP / GMP)

SOP Sanitasi
Prosedur SOP Proses
IK Mesin dan
Instruksi kerja IK Alat

Form Isian
Rekaman/
Formulir/dokumen pendukung/rekaman bukti
kegiatan
 SISTEM
SISTEM PENOMORAN
PENOMORAN DOKUMEN
DOKUMEN
YANG
YANG BAIK
BAIK

 Sistematis
 Menunjukkan pengelompokan
 Menunjukkan peningkatan
 Membedakan dokumen dengan jelas
 Konsisten
 DOKUMEN
DOKUMEN PROSEDUR
PROSEDUR

 Rangkaian tahap/langkah yang berurutan

dan harus dilaksanakan untuk
menyelesaikan suatu tugas
 Uraian lebih rinci dari panduan mutu
 Bersifat rahasia
 Tujuannya memberi petunjuk bagaimana
hal-hal yang dituliskan dalam PM dapat
dilaksanakan
 Menjelaskan mengenai cara yang
digunakan untuk melaksanakan sistem
mutu yang ditetapkan dalam PM
 Dalam prosedur dijelaskan mengenai : apa,
siapa, bagaimana, kapan sesuatu harus
dilaksanakan, sumber daya apa yang
dibutuhkan dsb.
Lanjutan…
Lanjutan…

 Prosedur merupakan sarana bagi manajemen

untuk mengkomunikasikan apa yang harus
dikerjakan oleh masing-masing karyawan dan
kapan dikerjakannya.
 Prosedur bersifat dinamis
 Sarana untuk “menyimpan” pengetahuan yang
diperoleh organisasi
 Prosedur menjaga operasi tetap berlangsung
walaupun oleh personel lain dan sarana untuk
pembelajaran karyawan baru
 Prosedur mencegah terjadinya perubahan yang tak
terkendali
 Prosedur memberikan acuan dalam melakukan
penilaian terhadap suatu proses
 Prosedur yang baik bukan yang rinci tetapi yang
sederhana dan dapat dimengerti
 KRITERIA
KRITERIA PROSEDUR
PROSEDUR YANG
YANG BAIK
BAIK

Harus mencerminkan dan mampu menjawab

pertanyaan berikut:

SIAPA
SIAPA ( yang bertanggung jawab melaksanakan tugas
tsb)
APA
APA (tujuan dan
dan perlengkapan
perlengkapan untuk
untuk melaksanakan)
melaksanakan)
DIMANA
DIMANA (dimana
(dimana berlakunya)
berlakunya)
KAPAN
KAPAN (kapan
(kapan dan berapa lama
lama tugas tersebut
tersebut harus
harus
dilaksanakan)
dilaksanakan)
BAGAIMANA
BAGAIMANA (bagaimana
(bagaimana tugas
tugas tersebut
tersebut dilaksanakan
dilaksanakan
dan didokumentasikan secara benar, misalnya dengan
instruksi
instruksi kerja
kerja atau
atau dokumen
dokumen pendukung lainnya)
lainnya)
 ISI
ISI DOKUMEN
DOKUMEN PROSEDUR
PROSEDUR
 Judul prosedur, nomor, tanggal disahkan, ket.
Revisi, tanggal revisi, halaman dan tanda
tangan pejabat PJ
 TUJUAN (alasan diadakannya prosedur)
 RUANG LINGKUP (menyebutkan kegunaan,
untuk bidang/ kegiatan atau personel mana
prosedur ini berlaku, sub-sub kegiatan)
 DEFINISI (bila perlu, untuk istilah khusus
yang ada dalam prosedur ini)
 ACUAN (daftar dok informasi yang diperlukan
untuk memahami prosedur ini sepenuhnya)
 PENANGGUNG JAWAB (penanggung jawab
keseluruhan pelaksanaan prosedur ini)
 LANGKAH PELAKSANAAN (urut dan
sistematis)
 DOKUMEN TERKAIT (dok pendukung yang
terkait, rekaman hasil dsb.)
PENYUSUNAN
PENYUSUNAN PROSEDUR
PROSEDUR

Yang perlu diperhatikan dalam penyusunan

prosedur
 Kata-kata
Gunakan kata-kata sederhana atau yang dikenali
pembaca
 Kalimat
Gunakan kalimat pendek dan tidak rumit
 Tata bahasa
Bahasa yang diganakan hendaknya jelas, apakah
harus atau disarankan untuk dilakukan
 Komunikasi
Hendaknya isinya dipahami oleh karyawan lama
atau yang baru
TEKNIK
TEKNIK PENULISAN
PENULISAN PROSEDUR
PROSEDUR

Ada beberapa corak prosedur yang dapat

dipakai untuk memenuhi persyaratan standar
yaitu:

 Bentuk uraian
 Bentuk diagram alir
 Gabungan dari keduanya

Organisasi dapat memilih atau menciptakan

sendiri corak yang diinginkan kemudian
mempertahankan keseragaman corak yang
dipilih tersebut
PROSES PEMBUATAN PROSEDUR

 Tentukan
Tentukan bagian
bagian yang
yang terlibat
terlibat
 Buat
Buat ringkasan
ringkasan kegiatan
kegiatan (diagram
(diagram alir
alir akan
akan
membantu)
membantu)
 Buat
Buat ringkasan
ringkasan persyaratan
persyaratan panduan
panduan mutu
mutu
 Buat
Buat ringkasan
ringkasan persyaratan
persyaratan standar
standar untuk
untuk
bagian
bagian itu
itu
 Bandingkan
Bandingkan 2, 2, 3
3 dan
dan 4
4
 Buat
Buat draf
draf prosedur
prosedur
 Verifikasi
Verifikasi ::
-- Awam
Awam
-- Pelaksanaan
Pelaksanaan
 Penerapan
Penerapan
INSTRUKSI KERJA

Pengertian
 Suatu petunjuk rinci yang menjelaskan bagaimana
suatu proses atau prosedur diikuti/dilaksanakan
 Uraian lebih rinci dari prosedur
 Tujuannya selain sebagai pelengkap prosedur,
untuk membantu dalam proses pengendalian
 Merupakan dok yang ditunjuk oleh dok yang
levelnya lebih tinggi

Bentuk Instruksi Kerja

 Secara tertulis : dokumen tertulis atau bagan alir
 Secara visual : grafis
DOKUMEN
DOKUMEN PENDUKUNG
PENDUKUNG

Termasuk
Termasuk Dalam
Dalam Dokumen
Dokumen Pendukung
Pendukung ::

 Uraian
Uraian tugas
tugas (uraian
(uraian tanggung
tanggung jawab
jawab dan
dan
wewenang
wewenang untuk
untuk tiap-tiap
tiap-tiap posisi,
posisi, struktur
struktur
pelaporan
pelaporan keke atas
atas dan
dan ke
ke bawah)
bawah)
 Spesifikasi
Spesifikasi tugas
tugas (persyaratan
(persyaratan pemegang
pemegang
jabatan,
jabatan, pedoman
pedoman rekruitmen
rekruitmen dan
dan
penempatan
penempatan orang,
orang, pertimbangaan
pertimbangaan dalam
dalam
pemberian
pemberian pelatihan)
pelatihan)
 Formulir
Formulir (form
(form dan
dan rekaman)
rekaman)
 Aturan
Aturan pelaksanaan
pelaksanaan (panduan
(panduan acuan)
acuan)
 Standar
Standar (acuan
(acuan standar
standar yang
yang digunakan)
digunakan)
PENGENDALIAN
PENGENDALIAN DOKUMEN
DOKUMEN

Sasaran
Sasaran Pengendalian
Pengendalian
Dokumen
Dokumen
 Menjamin
Menjamin bahwa
bahwa semua
semua dokumen
dokumen yang
yang
diterbitkan
diterbitkan telah
telah diperiksa
diperiksa kebenaran
kebenaran materinya
materinya
dan
dan disahkan
disahkan oleh
oleh petugas
petugas yang
yang berwenang
berwenang
 Menjamin
Menjamin bahwa
bahwa distribusinya,
distribusinya, terutama
terutama ke
ke
tempat/bagian
tempat/bagian yang
yang memerlukan,
memerlukan, hanya
hanya yang
yang sah
sah
saja
saja yang
yang ada
ada
 Semua
Semua perubahan
perubahan memang
memang dilakukan
dilakukan oleh
oleh yang
yang
berwenang
berwenang
 Lanjutan…
Lanjutan…

Sasaran
Sasaran Akses
Akses Dokumen
Dokumen

 Hanya
Hanya dokumen
dokumen terbaru
terbaru yang
yang dipakai
dipakai
di
di seluruh
seluruh lokasi
lokasi
 Pembuat
Pembuat dandan penanggung
penanggung jawab
jawab
harus
harus jelas
jelas
 Perlu
Perlu prosedur
prosedur tertulis
tertulis untuk
untuk
perubahan,
perubahan, penerbitan,
penerbitan, pergantian
pergantian
dokumen
dokumen dengan
dengan adanya
adanya rekaman
rekaman
penerimaan
penerimaan
 Ada
Ada identifikasi
identifikasi dokumen
dokumen
 Lanjutan..

Sasaran Pemeliharaan Dokumen

 Pemutakhiran dan pengendalian dokumen
yang mempengaruhi mutu
 Penetapan dan pemeliharaan prosedur
pengendalian dokumen
 Prosedur yang berlaku: tersedia di semua
lokasi, dokumen dikaji ulang secara
berkala/disahkan, dokumen tidak
sah/kadaluarsa ditarik, dan dokumen
kadaluarsa disimpan secara khusus
 Dokumen sistem mutu diidentifikasi secara
khusus
 Dokumen yang diubah atau yang baru
diidentifikasi
 Lanjutan..

Pengaturan Pengendalian
Dokumen :
 Persetujuan sebelum penerbitan
 Pengkajian dan persetujuan kembali
 Perubahan dan status diidentifikasi
 Dokumen tersedia disetiap titik penggunaan
 Mudah dibaca dan mudah dikenali
 Dokumen eksternal diidentifikasi dan dikendalikan
 Mencegah penggunaan yang tak diinginkan dari
dokumen kadaluarsa
 DOKSISTU PELAKU USAHA TUNGGAL BERBEDA
DENGAN DOKSISTU PELAKU USAHA KELOMPOK
 PELAKU USAHA KELOMPOK HARUS
MENERAPKAN SISTEM KENDALI INTERNAL
(PANDUAN SISTEM KENDALI INTERNAL UNTUK
PENERAPAN GMP)
 CONTOH
DOKUMEN PENERAPAN CARA
PENANGANAN DAN PENGOLAHAN HASIL
PERTANIAN YANG BAIK (GHP DAN GMP)
NOMOR JUDUL HALAMAN

00 LEMBAR PENGESAHAN 1 dari 1

01 PERUBAHAN DOKUMEN 1 dari 1
02 DISTRIBUSI DOKUMEN 1 dari 1
03 DAFTAR INDUK DOKUMEN 1 dari 1
04 DAFTAR ISI 1 dari 1
05 KEBIJAKAN MUTU 1 dari 1
06 TIM KEAMANAN PANGAN 1 dari 1
07 STRUKTUR ORGANISASI 1 dari 1
08 PERSONALIA 1 dari 1
09 VALIDASI DAN VERIFIKASI 1 dari 1
10 PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN 1 dari 1
11 DESKRIPSI PRODUK AKHIR 1 dari 1
12 DIAGRAM ALIR PROSES 1 dari 1
13 PETA (LAYOUT) UN IT 1 dari 1
PENANGANAN DAN / ATAU
PENGOLAHAN
14 IDENTIFIKASI BAHAYA DAN 1 dari 1
PENGENDALIAN
15 PROGRAM KEBERSIHAN 1 dari 1
16 SPO SANITASI 1 dari 2
17 SPO PROSES PRODUKSI 1 dari 1
18 PENARIKAN PRODUK TIDAK 1 dari 1
SESUAI
19 PENGADUAN DAN K ELUHAN 1 dari 1
PELANGGAN
KEBIJAKAN MUTU

Pernyataan yang diungkapkan oleh pimpinan manajemen

yang berupa komitmen organisasi yang harus dipatuhi dan
dilaksanakan serta dipelihara oleh seluruh jajaran
manajemen dalam menerapkan standar mutu yang telah
ditetapkan bersama.

Contoh :
Koperasi Agribisnis “Paradise” menjamin kualitas produk
berdasarkan standar mutu sesuai keinginan konsumen

Rnn'04 26
Penanggung jawab/Tim Keamanan
Pangan

1. SK penunjukan dari Pimpinan puncak

2. Tabel Tim Keamanan Pangan

NO. NAMA BAGIAN KUALIFIKASI PELATIHAN

ORGANISASI

Setiap pelaku usaha yang akan memberikan jaminan

mutu harus mempunyai organisasi, agar jelas tugas
dan tanggungjawab dalam pelaksanaan dan
pengendalian mutu. Organisasi mencakup :

a. Identitas perusahaan (nama, alamat, status,

bidang kegiatan dan personel)
b. Stuktur organisasi perusahaan
c. Uraian tugas dari struktur organisasi
ORGANISASI SKI / ICS

Bagan Organisasi, minimal meliputi :

 Koordinator SKI
 Inspektor Internal
 Komisi Persetujuan
 Petugas Lapangan
 Personel Pembelian dan Pemasaran
 Personel Gudang
 Personel Pengolahan
 

Rnn'04 29
BAGAN ALIR PRODUKSI

Menggambarkan tahap operasional dari seluruh

kegiatan proses produksi secara jelas mengenai :
• Rincian seluruh kegiatan proses
• Bahan-bahan yang dimasukan kedalam proses
• Keluaran dari proses

Rnn'04 30
Deskripsi Produk

• Harus jelas (spesifik),

• Dapat diukur, dan
• Dikomunikasikan kpd konsumen
• Kalau perlu sertakan standar, gambar, warna

Rnn'04 31
Contoh :
Katagori proses : Pengemasan
Produk : Kubis

1. Nama produk : Kubis Lembang

2. Penyajian : Per Kepala, Boks 5 Kg
3. Masa Kadaluarsa : 3 Hari pada suhu 5” C
4. Pasar tujuan : Supermarket
5. Instruksi Palabelen : Simpan dalam ruang
pendingin
6. Pengawasan dalam
Distribusi : Simpan dalam ruang pendingin

7. Standar Mutu : Sesuai SNI no. ……………….......

8. Persyaratan pembeli : ………………………………….....
9. Standar produk yang
direncanakan ingin dicapai :…………………………………......

32 Rnn'04
ANALISA POTENSI BAHAYA

Pada langkah ini perlu dilakukan:

a. Identifikasi potensi bahaya

b. Menilai besarnya resiko
c. Tentukan tindakan pengendaliannya

(lembar kerja analisis bahaya)

 Tabel Analisa Bahaya

No. Tahapan Bahaya Keamanan Penyebab Tindakan

Proses Pangan/Mutu bahaya Pencegahan
KP/Mutu

Rnn'04 34
 Sistem Penyimpanan Pencatatan
 Semua catatan dan dokumen HACCP plan
didokumentasikan dengan baik sehingga dapat
menjamin pelacakan produk dari awal hingga akhir,
 Prosedur dokumentasi HACCP harus mencakup semua
tahapan dan tersusun dalam suatu pedoman

35 Rnn'04
 Prosedur Verifikasi /
Peninjauan kembali

• Untuk mengidentifikasi semua pelaksanaan

program GMP
- audit terhdp pelaksanaan GMP
- review terhdp monitoring dan tindakan
perbaikan
Frekuensi verifikasi tergantung kepada resiko
produk dan level dari perusahaan dari hasil
inspeksi sebelumnya.
10. Prosedur Pengaduan Konsumen

• Keluhan/pengaduan konsumen yang

berhubungan dengan proses kegiatan
produksi dan hasil produksi harus
ditindak lanjuti baik secara langsung
maupun tidak langsung.
• Dicatat dalam formulir tersendiri.

37
11. Prosedur Recal/penarikan kembali

• Diperlukan untuk mengidentifikasi, menempatkan dan

menarik kembali produk dari peredaran apabila
diperlukan.

• Klasifikasi produk dalam penarikan kembali :

* Kelas I, bila produk dapat mengancam jiwa.
* Kelas II, bila produk berpotensi dapat
mengancam jiwa dan kesehatan
* Kelas III, bila ada bahaya yang menyangkut mutu
produk, atau kesalahan label

38
12. Perubahan
Dokumen/revisi/amandemen

Diperlukan untuk pengendalian

dan pemutahiran dokumen agar
selalu tercatat bila ada perubahan
dalam rencana kerja jaminan
mutu pada suatu proses
 8 Kunci Persyaratan Sanitasi

1. Keamanan air.
2. Kondisi dan kebersihan permukaan yang kontak
dengan bahan pangan.
3. Pencegahan kontaminasi silang.
4. Menjaga fasilitas pencuci tangan, Sanitasi dan toilet.
5. Proteksi dari bahan-bahan kontaminan.
6. Pelabelan, penyimpanan dan penggunaan bahan
toksin yang benar.
7. Pengawasan kondisi kesehatan personil yang dapat
mengakibatkan kontaminasi.
8. Menghilangkan pest dari unit pengolahan.