Anda di halaman 1dari 29

Training Needs Analysis

Definisi
• Analisa Kebutuhan Identifikasi Latihan (Training Need Identify Analysis) atau lebih dikenal dengan sebutan TNIA atau TNA, adalah suatu metode yang sistematis untuk menentukan perbedaan antara kondisi kerja yang aktual (what is) dengan kondisi kerja yang diinginkan (what shoud do) didalam st organisasi atau st tim kerja yang mencakup: pengetahuan, ketrampilan dan sikap ( Tafe, 1993)

Thayes (1961) • Suatu metode yang sistematis untuk menentukan pelatihan yang dibutuhkan dalam pencapaian performance kerja dalam menjalankan suatu tugas tertentu atau sekumpulan tugas sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan (Mc Geehe & Thayes.• Suatu metode yang dapat mendeteksi kekurangan/ kelemahan pekerja dalam menjalankan tugasnya seperti: pengetahuan. ketrampilan. (Konwledge Skills Attittude disingkat :KSA) . kemampuan sosial dan sikap pekerja didalam melaksanakan pekerjaannya.1961) .

team maupun organisasi perusahaan secara keseluruhan (Rummler.1987) .Tujuan • Meningkatkan kualitas didalam pelaksanaan suatu tugas individual.

3. . seperti lay out ruang kerja . Merupakan suatu sistem alarm (warning system) yang berfungsi melindungi kesehatan suatu organsisasi perusahaan . terencana tapi cukup fleksibel Menggunakan metode pretest pada saat dianalisa dan post test setelah pelatihan berlangsung. Melalui Analisis Kebutuhan pelatihan. hambatan komunikasi dan berbagai hal yang melibatkan seluruh proses pelaksanaan organisasi perusahaan.1993) 1. Karena mendapatkan pelatihan yang sistematis. dengan demikian dapat dilihat hasilnya secara nyata. 5. perusahaan akan memanfaatkan uang dan waktu secara bijaksana (efektif). desain tugas. 2. 4. Mengenal secara pasti kualitas sumber daya manusia yang berada didalam perusahaan.. Mengenal secara pasti hal mana-mana yang perlu diperbaiki atau mana yang kurang tepat dalam penempatannya.Manfaat (Robyn Peterson.

Dengan analisa. Sumbangan dari pelatihan menjadikan organisasi perusahaan tumbuh berkembang dan keberhasilannya di recognize . dan peserta akan mendapatkan pelatihan yang benarbenar diperlukan pada saat ini dan saat yang akan datang. 8.6. 9. 7. karena latihan akan terfokus hanya pada masalah tertentu sahaja. Dari TNA akan mendapatkan komponen komponen penting yang dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam melaksanakan rancangan strategik organisasi perusahaan . Meningkatkan motivasi peserta latihan. Dengan panduan Analisa Keperluan Latihan akan terselenggara Training yang profesional dan tepat serta latihan itu diberikan kepada orang yang tepat pula 10. kasus kasus yang menghambat keefektifan pelaksanaan suatu tugas akan dapat diidentifikasi dan diperolehi cara bagaimana menghilangkannya.

Pelaksana: (yang mengendalikanTNA) • • Departemen Pelatihan (Diklat) yang berada didalam organisasi itu sendiri. Tenaga expert seperti konsultan dari luar organisasi .

dan 3. Organisasi.Aspek-Aspek yang dapat dianalisa (Mc Ghee and Thayes 1961) 1. Operational /departemen . 2. Individual (personal). .

Sebelum memulai menganalisa tetapkan di area mana akan dianalisa Skills analysis Situational analysis Organizational analysis Identifying identifying gaps in know process & ledge & skills behavioural issues identifying problem of organizational development .

Jika terdapat jurang antara harapan (yang telah ditetapkan) dan aktual (kenyataan yang ada ). policies dan prosedur. yang sekiranya pekerja menjadi terkendala dalam mencapai target (performance) yang diharapkan .Analisa Organisasi • Memeriksa apakah organisasi itu pada kenyataannya (saat diperiksa) dilaksanakan sesuai dengan strategi organsisasi yang telah dirancangkan . • Dalam proses analisa dilakukan pemeriksaan terhadap struktur. dan bagaimana faktor-faktor ini mempengaruhi prestasi kerja dari para pekerja. . faktor lingkungan yang bersifat fizikal dan faktor berbagai . proses aliran pekerjaan (work flow processes). (Tannenbaum and Yukl 1992). desain pekerjaan .

• Adakah hambatan yang dihadapi para pekerja didalam melaksanakan tugas .Analisa Operasional • Memeriksa apakah performance yang ada (dicapai) pada saat ini sudah sesuai dengan performance yang diharapkan organisasi? Untuk jawabannya harus melihat : • Apakah tugas yang dilakukan hasilnya telah baik (performed) • Apakah Standard kualitas produktivitas sudah dicapai .

manfaatnya kepada mereka para pekerja yaitu untuk mencapai target pelatihan yang efektif • Jika sudah jelas peranannya sampai diarea mana. Penyelia penilai (supervisi rating) • Jelaskan mengenai tujuan dari TNA. prosesnya. Data –data diperolehi dari: 1.Analisa Individual (Person) Mengidentifikasi siapa orangnya (pelaksana) yang tidak memenuhi persyaratan performance yang diharapkan organisasi. penilaian performance ( performance appraisal) 2. kita akan mengkonsentrasikan pikiran dan usaha pada level area itu saja .

hal ini penting untuk menetapkan secara jelas parameter yang digunakan untuk menganalisa pekerjaan. Mengumpulkan data mengenai tugas yang ada dalam organisasi.Langkah. 2. dan persyaratan persyaratan khusus lainnya yang sesuai dengan standard persyaratan tugas. ketrampilan (skills).langkah yang dilakukan: 1. dan spesifikasi tugas yang berisi persyaratan-persyaratan (performance ) standar yang harus dipenuhi oleh para pekerja iaitu: pengetahuan (knowledge) . sikap kerja (work attitude). Karena sering terjadi setiap perusahaan mempunyai job des masing-masing yang ada kemungkinan maknanya berbeda-beda. Meninjau job description. .

banyaknya materi yang terbuang. . Biaya disini bisa dalam berbagai bentuk spt:rendahnya produktivitas. Tetapkan seberapa jauh perbedaan (discrepancy) antara standar yang diharapkan dengan performance yang aktual (muncul) 5. Perhitungkan beban biaya dari discrepancy tsb. Ukur performance yang ada pada saat ini 4. dsb. produk yang dikembalikan. Seberapa jauh kesenjangan itu membebani organisasi. ketidak puasan pelanggan.3.

Laksanakan dan lihat apakah dapat mengatasinya . jika tidak ulangi prosesnya . Ukur level skills dan knowledge ttg tugasnya 7.6. Ajukan proposal training atau solusi lainnya yang sesuai untuk mengatasinya 9. Analisa gap antara performance yang disyaratkan dengan performance pekerja 8.

Analisa Individual (Person) Mengidentifikasi siapa orangnya (pelaksana) yang tidak memenuhi persyaratan performance yang diharapkan organisasi. Data –data diperolehi dari: 1. penilaian performance ( performance appraisal) 2. kita akan mengkonsentrasikan pikiran dan usaha pada level area itu saja . prosesnya. Penyelia penilai (supervisi rating) • Jelaskan mengenai tujuan dari TNA. manfaatnya kepada mereka para pekerja yaitu untuk mencapai target pelatihan yang efektif • Jika sudah jelas peranannya sampai diarea mana.

g. poor equipment .Needs Analysis Model IDENTITY A DISCREPANCY COST OF VALUE ANALYSIS IS THERE A SKILLS OR KNOWLEDGE DEFICIENCY ? YES –THEY CAN NOT DO THE JOB POSSIBLE ACTION Develop job aids Provide Practice Change the job Transfer of terminate employee Provide Training NO–THEY CAN DO THE JOB POSSIBLE ACTION Change the reward structure to deal with the discrepancy Improve the inadequate feed back Remove any obstacle created by system. e.

FAKTOR PEMICU ADANYA KEBUTUHAN PELATIHAN Faktor Internal. : • Ada Penerimaan pegawai baru • Ada pegawai yang di promosi kan atau transfer • Adanya sistem dan prosedur baru • Standar mutu baru Produk baru • Pelanggan baru • Peralatan baru • Ada permintaan pelatihan dari senior manajemen atau dari individu pekerja • Tingginya turn over • Jumlah kecelakaan kerja yang tinggi • Banyak materi produk yang terbuang • Semangat kerja menurun .

Faktor Eksternal • tuntutan dan keluhan pelanggan • kehilangan pelanggan • ada aturan aturan baru yang berasal dari pemerintahan • munculnya pesaing baru Faktor lainnya • Adanya keluhan dari pelanggan/nasabah/klien • Jumlah kecelakaan kerja cukup signifikan • Tingginya jumlah keluar /masuk pegawai baru (turn over). • Kehilangan pelanggan .

operator dll. .Peserta pelatihan • • • • • Manajemen top Senior manajer Manajer departemen (kepala bagian) Kepala seksi/ supervisor Klerk.

Sumber data-data /informasi diperoleh dari: • • • • • • • • • training record personel record health & safety audit gambaran pencapaian target penjualan informasi dari para manajer dokumentasi penilaian performance langsung dari para pelanggan (customer) dari berbagai pameran industri dari trainer lain dari dalam organisasi yang sama .

dokumen. survey . .Metode – metode pengumpul data • • • research . Metode ini dapat dikombinasikan penggunaannya misalnya setelah mengisi questionaire dilanjutkan dengan wawancara individual maupun kelompok . catatan dan data data statistik menghadiri pertemuan/ briefing dari manajemen berdiskusi mengenai pekerjaan dan masalahnya dengan pekerja dari berbagai berbagai tingkatan.

Pengamatan ini dapat menggali informasi dari departemen/ seksi bagaimana aliran kerja (work flow) itu berlangsung dan mengamati bagaimana cara para pekerja melakukan pekerjaan tersebut. • Observasi yang lebih formal . • Dalam menjalankan observasi tidak terlalu menyolok dan semestinya berhati hati menyimpulkannya. dan cocok untuk banyak perusahaan tapi objektivitas dan kapasitasnya terbatas.1. kemudian bandingkan dengan situasi 6-12 bln yll apakah ada perubahan. pengukuran kerja dapat memperoleh data yang lebih akurat. task analysis. Observasi • Observasi informal akan merupakan komponen penting pada hampir setiap kajian. agar mendapatkan data yang valid. . Dalam jangka waktu yang panjang observasi itu dilakukan akan meningkatkan reliabilitasnya. Biasanya bermanfaat untuk mempelajari pekerjaan operasional. Keberhasilan metode ini akan tergantung pada pengalaman dan kemampuan observer.

Interview mampu menciptakan iklim yang responden merasa bebas berterus terang memberikan informasi. Interview t’ berstruktur • Mewawancarai satu persatu pekerja adalah dengan interview t’ terstruktur sangat berguna untuk menggali informasi yang lebih banyak dan mendapatkan data yang tepat dari yang bersangkutan secara langsung . • Kekuatan dan kelemahannya • Kelebihannya dari pendekatan ini adalah mampu menggali masalah masalah secara lebih luas dan mampu mengunkap permasalahan didalam situasi non directive.2. dan tanpa ada penekanan. • Kelemahannya: lebih bersifat opini umum dari pada mengungkap fakta. Interview • Metode ini yang paling sering digunakan. . disamping kurang kosisten jika diaplikasikan pada populasi yang lebih besar. • a.

• Kelemahannya. mampu memberikan hasil yang lebih konsisten daripada yang tidak berstruktur . Pewawancaranya harus dilatih terlebih dahulu . . khususnya jika di laksanakan oleh pewawancara yang berbeda. Interview melalui telepon • Biaya lebih murah jika respondennya secara georafis berserak dan sukar untuk dijumpai pada jam kerja. • Kelebihannya .b. Responsnya lebih mudah diinterpretasikan. Menangani pertanyaan dan menghadapi penolakan dari responden memerlukan ketrampilan khusus. Interview Terstruktur: • Dapat diaplikasikan sebagaimana yang tidak berstruktur. biasanya butuh waktu untuk mempersiapkannya c. • Kelebihannya menghemat biaya perjalanan. lebih bersifat personal dan cepat.

3. • Menetapkan populasi • Memilih sample • Mengembangkan intrument pengumpul • Mengumpul data • Memproses dan menganalisasa data. Untuk menggunakan metode ini perlu mengikuti langkahlangkah sebagaimana yang biasanya dilakukan dalam metode penelitan/survey. Questioner • Biasanya digunakan untuk mengumpulkan data kuantitatif . .

Jika salah satu anggota grup mendominasi yang lain. • Kelebihannya: Pada umumnya anggota kelompok masing-masing memberikan data data kualitatif secara detail dan dapat menghasilkan solusi yang kreatif. biasanya dibutuhkan seorang fasilitator . • Jika dinamika kelompok situasinya tidak selalu kondusif untuk mengutarakan ide secara lancar dan bebas.ide. Bagaimanapun . Dengan metode ini akan memunculkan ide.4. membutuhkan waktu dan jika mengelolanya kurang baik hasilnya bias. . kemudian ide dikumpulkan dan dibahas bersama kemudian dievaluasi. Diskusi Kelompok ( Forum) • Metode ini dianggap paling berhasil sebagai metode pengumpul data. Peranannya mempermudah setiap anggota mengutarakan ide mereka.

CONTOH TNA: MANAGEMEN WAKTU Manfaat/Sasaran 1. Untuk menggali masalah organisasi perusahaan yang mendasar yang dimanifestasikan mereka sebagai symptoms (gejala) buruknya pengelolaan waktu. 2. Untuk dapat mendeteksi aspek aspek yang dapat memperbaiki taraf kemajuan organisasi perusahaan dengan meningkatkan efektivitas perfomance kerja dari individu para pekerja. Materi yang dibutuhkan • foto copy kuestioner yang akan dibagikan • Ruangan rapat • Flip chart dan pen • Lembaran analisis LIHAT PENJELASAN pada lembaran yg dicopy !!!! .

TUGAS : MELAKUKAN TRAINING NEEDS DI ST ORGANISASI • LAPORAN DIKUMPULKAN PLG LAMBAT PADA PERTEMUAN KE VIII STLH UJIAN UTS • LAPORAN MEMUAT: 1.Profil Organisasi 3.Hasil TNA  permasalahan & dasar teori 5.Kesimpulan dan Saran solusi . Latar Belakang Permasalahan 2.Metode Pengumpulan Data 4.