Training Needs Analysis

Definisi
Analisa Kebutuhan Identifikasi Latihan (Training Need Identify Analysis) atau lebih dikenal dengan sebutan TNIA atau TNA, adalah suatu metode yang sistematis untuk menentukan perbedaan antara kondisi kerja yang aktual (what is) dengan kondisi kerja yang diinginkan (what shoud do) didalam st organisasi atau st tim kerja yang mencakup: pengetahuan, ketrampilan dan sikap ( Tafe, 1993)

 Suatu metode yang dapat mendeteksi kekurangan/ kelemahan pekerja dalam menjalankan tugasnya seperti: pengetahuan, ketrampilan, kemampuan sosial dan sikap pekerja didalam melaksanakan pekerjaannya. (Konwledge Skills Attittude disingkat :KSA) .Thayes (1961) Suatu metode yang sistematis untuk menentukan pelatihan yang dibutuhkan dalam pencapaian performance kerja dalam menjalankan suatu tugas tertentu atau sekumpulan tugas sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan (Mc Geehe & Thayes,1961)

Tujuan
Meningkatkan kualitas didalam pelaksanaan suatu tugas individual, team maupun organisasi perusahaan secara keseluruhan (Rummler,1987)

Manfaat (Robyn Peterson,1993)

1. 2. Merupakan suatu sistem alarm (warning system) yang berfungsi melindungi kesehatan suatu organsisasi perusahaan . Mengenal secara pasti hal mana-mana yang perlu diperbaiki atau mana yang kurang tepat dalam penempatannya, seperti lay out ruang kerja , desain tugas, hambatan komunikasi dan berbagai hal yang melibatkan seluruh proses pelaksanaan organisasi perusahaan.. Mengenal secara pasti kualitas sumber daya manusia yang berada didalam perusahaan. Melalui Analisis Kebutuhan pelatihan, perusahaan akan memanfaatkan uang dan waktu secara bijaksana (efektif). Karena mendapatkan pelatihan yang sistematis, terencana tapi cukup fleksibel Menggunakan metode pretest pada saat dianalisa dan post test setelah pelatihan berlangsung, dengan demikian dapat dilihat hasilnya secara nyata.

3. 4.

5.

6.

Meningkatkan motivasi peserta latihan, karena latihan akan terfokus hanya pada masalah tertentu sahaja, dan peserta akan mendapatkan pelatihan yang benarbenar diperlukan pada saat ini dan saat yang akan datang. 7. Dari TNA akan mendapatkan komponen komponen penting yang dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam melaksanakan rancangan strategik organisasi perusahaan . 8. Dengan analisa, kasus kasus yang menghambat keefektifan pelaksanaan suatu tugas akan dapat diidentifikasi dan diperolehi cara bagaimana menghilangkannya. 9. Dengan panduan Analisa Keperluan Latihan akan terselenggara Training yang profesional dan tepat serta latihan itu diberikan kepada orang yang tepat pula 10. Sumbangan dari pelatihan menjadikan organisasi perusahaan tumbuh berkembang dan keberhasilannya di recognize

Pelaksana: (yang mengendalikanTNA)

Departemen Pelatihan (Diklat) yang berada didalam organisasi itu sendiri. Tenaga expert seperti konsultan dari luar organisasi

Aspek-Aspek yang dapat dianalisa (Mc Ghee and Thayes 1961)

1. Organisasi, 2. Operational /departemen , dan 3. Individual (personal).

Sebelum memulai menganalisa tetapkan di area mana akan dianalisa

Skills analysis

Situational analysis

Organizational analysis

Identifying identifying gaps in know process & ledge & skills behavioural issues

identifying problem of organizational development

Analisa Organisasi
Memeriksa apakah organisasi itu pada kenyataannya (saat diperiksa) dilaksanakan sesuai dengan strategi organsisasi yang telah dirancangkan . Jika terdapat jurang antara harapan (yang telah ditetapkan) dan aktual (kenyataan yang ada ), dan bagaimana faktor-faktor ini mempengaruhi prestasi kerja dari para pekerja. Dalam proses analisa dilakukan pemeriksaan terhadap struktur, policies dan prosedur, desain pekerjaan , proses aliran pekerjaan (work flow processes), faktor lingkungan yang bersifat fizikal dan faktor berbagai . yang sekiranya pekerja menjadi terkendala dalam mencapai target (performance) yang diharapkan . (Tannenbaum and Yukl 1992).

Analisa Operasional
Memeriksa apakah performance yang ada (dicapai) pada saat ini sudah sesuai dengan performance yang diharapkan organisasi? Untuk jawabannya harus melihat : Apakah tugas yang dilakukan hasilnya telah baik (performed) Apakah Standard kualitas produktivitas sudah dicapai . Adakah hambatan yang dihadapi para pekerja didalam melaksanakan tugas

Analisa Individual (Person)

Mengidentifikasi siapa orangnya (pelaksana) yang tidak memenuhi persyaratan performance yang diharapkan organisasi. Data data diperolehi dari: 1. penilaian performance ( performance appraisal) 2. Penyelia penilai (supervisi rating) Jelaskan mengenai tujuan dari TNA, prosesnya, manfaatnya kepada mereka para pekerja yaitu untuk mencapai target pelatihan yang efektif Jika sudah jelas peranannya sampai diarea mana, kita akan mengkonsentrasikan pikiran dan usaha pada level area itu saja

Langkah- langkah yang dilakukan: 1. Mengumpulkan data mengenai tugas yang ada dalam organisasi, hal ini penting untuk menetapkan secara jelas parameter yang digunakan untuk menganalisa pekerjaan. Karena sering terjadi setiap perusahaan mempunyai job des masing-masing yang ada kemungkinan maknanya berbeda-beda. 2. Meninjau job description, dan spesifikasi tugas yang berisi persyaratan-persyaratan (performance ) standar yang harus dipenuhi oleh para pekerja iaitu: pengetahuan (knowledge) , ketrampilan (skills), sikap kerja (work attitude), dan persyaratan persyaratan khusus lainnya yang sesuai dengan standard persyaratan tugas.

3. Ukur performance yang ada pada saat ini 4. Tetapkan seberapa jauh perbedaan (discrepancy) antara standar yang diharapkan dengan performance yang aktual (muncul) 5. Perhitungkan beban biaya dari discrepancy tsb. Seberapa jauh kesenjangan itu membebani organisasi. Biaya disini bisa dalam berbagai bentuk spt:rendahnya produktivitas, banyaknya materi yang terbuang, ketidak puasan pelanggan, produk yang dikembalikan, dsb.

6. Ukur level skills dan knowledge ttg tugasnya 7. Analisa gap antara performance yang disyaratkan dengan performance pekerja 8. Ajukan proposal training atau solusi lainnya yang sesuai untuk mengatasinya 9. Laksanakan dan lihat apakah dapat mengatasinya , jika tidak ulangi prosesnya

Analisa Individual (Person)

Mengidentifikasi siapa orangnya (pelaksana) yang tidak memenuhi persyaratan performance yang diharapkan organisasi. Data data diperolehi dari: 1. penilaian performance ( performance appraisal) 2. Penyelia penilai (supervisi rating) Jelaskan mengenai tujuan dari TNA, prosesnya, manfaatnya kepada mereka para pekerja yaitu untuk mencapai target pelatihan yang efektif Jika sudah jelas peranannya sampai diarea mana, kita akan mengkonsentrasikan pikiran dan usaha pada level area itu saja

Needs Analysis Model

IDENTITY A DISCREPANCY COST OF VALUE ANALYSIS IS THERE A SKILLS OR KNOWLEDGE DEFICIENCY ?

YES THEY CAN NOT DO THE JOB

POSSIBLE ACTION Develop job aids Provide Practice Change the job Transfer of terminate employee Provide Training

NOTHEY CAN DO THE JOB

POSSIBLE ACTION Change the reward structure to deal with the discrepancy Improve the inadequate feed back Remove any obstacle created by system, e.g. poor equipment

FAKTOR PEMICU ADANYA KEBUTUHAN PELATIHAN

Faktor Internal. : Ada Penerimaan pegawai baru Ada pegawai yang di promosi kan atau transfer Adanya sistem dan prosedur baru Standar mutu baru Produk baru Pelanggan baru Peralatan baru Ada permintaan pelatihan dari senior manajemen atau dari individu pekerja Tingginya turn over Jumlah kecelakaan kerja yang tinggi Banyak materi produk yang terbuang Semangat kerja menurun

Faktor Eksternal tuntutan dan keluhan pelanggan kehilangan pelanggan ada aturan aturan baru yang berasal dari pemerintahan munculnya pesaing baru

Faktor lainnya Adanya keluhan dari pelanggan/nasabah/klien Jumlah kecelakaan kerja cukup signifikan Tingginya jumlah keluar /masuk pegawai baru (turn over). Kehilangan pelanggan

Peserta pelatihan
Manajemen top Senior manajer Manajer departemen (kepala bagian) Kepala seksi/ supervisor Klerk, operator dll.

Sumber data-data /informasi diperoleh dari:

training record personel record health & safety audit gambaran pencapaian target penjualan informasi dari para manajer dokumentasi penilaian performance langsung dari para pelanggan (customer) dari berbagai pameran industri dari trainer lain dari dalam organisasi yang sama

Metode metode pengumpul data

research , survey , dokumen, catatan dan data data statistik menghadiri pertemuan/ briefing dari manajemen berdiskusi mengenai pekerjaan dan masalahnya dengan pekerja dari berbagai berbagai tingkatan. Metode ini dapat dikombinasikan penggunaannya misalnya setelah mengisi questionaire dilanjutkan dengan wawancara individual maupun kelompok .

1. Observasi Observasi informal akan merupakan komponen penting pada hampir setiap kajian, dan cocok untuk banyak perusahaan tapi objektivitas dan kapasitasnya terbatas. Observasi yang lebih formal , task analysis, pengukuran kerja dapat memperoleh data yang lebih akurat. Biasanya bermanfaat untuk mempelajari pekerjaan operasional. Dalam menjalankan observasi tidak terlalu menyolok dan semestinya berhati hati menyimpulkannya, agar mendapatkan data yang valid. Keberhasilan metode ini akan tergantung pada pengalaman dan kemampuan observer. Dalam jangka waktu yang panjang observasi itu dilakukan akan meningkatkan reliabilitasnya. Pengamatan ini dapat menggali informasi dari departemen/ seksi bagaimana aliran kerja (work flow) itu berlangsung dan mengamati bagaimana cara para pekerja melakukan pekerjaan tersebut. kemudian bandingkan dengan situasi 6-12 bln yll apakah ada perubahan.

2. Interview Metode ini yang paling sering digunakan. a. Interview t berstruktur Mewawancarai satu persatu pekerja adalah dengan interview t terstruktur sangat berguna untuk menggali informasi yang lebih banyak dan mendapatkan data yang tepat dari yang bersangkutan secara langsung . Kekuatan dan kelemahannya Kelebihannya dari pendekatan ini adalah mampu menggali masalah masalah secara lebih luas dan mampu mengunkap permasalahan didalam situasi non directive, dan tanpa ada penekanan. Interview mampu menciptakan iklim yang responden merasa bebas berterus terang memberikan informasi. Kelemahannya: lebih bersifat opini umum dari pada mengungkap fakta, disamping kurang kosisten jika diaplikasikan pada populasi yang lebih besar.

b. Interview Terstruktur: Dapat diaplikasikan sebagaimana yang tidak berstruktur. Kelebihannya , mampu memberikan hasil yang lebih konsisten daripada yang tidak berstruktur , khususnya jika di laksanakan oleh pewawancara yang berbeda. Responsnya lebih mudah diinterpretasikan. Kelemahannya, biasanya butuh waktu untuk mempersiapkannya c. Interview melalui telepon Biaya lebih murah jika respondennya secara georafis berserak dan sukar untuk dijumpai pada jam kerja. Kelebihannya menghemat biaya perjalanan, lebih bersifat personal dan cepat. Pewawancaranya harus dilatih terlebih dahulu . Menangani pertanyaan dan menghadapi penolakan dari responden memerlukan ketrampilan khusus.

3. Questioner Biasanya digunakan untuk mengumpulkan data kuantitatif . Untuk menggunakan metode ini perlu mengikuti langkahlangkah sebagaimana yang biasanya dilakukan dalam metode penelitan/survey. Menetapkan populasi Memilih sample Mengembangkan intrument pengumpul Mengumpul data Memproses dan menganalisasa data.

4. Diskusi Kelompok ( Forum) Metode ini dianggap paling berhasil sebagai metode pengumpul data. Dengan metode ini akan memunculkan ide- ide, kemudian ide dikumpulkan dan dibahas bersama kemudian dievaluasi. Jika dinamika kelompok situasinya tidak selalu kondusif untuk mengutarakan ide secara lancar dan bebas, biasanya dibutuhkan seorang fasilitator . Peranannya mempermudah setiap anggota mengutarakan ide mereka. Kelebihannya: Pada umumnya anggota kelompok masing-masing memberikan data data kualitatif secara detail dan dapat menghasilkan solusi yang kreatif. Bagaimanapun , membutuhkan waktu dan jika mengelolanya kurang baik hasilnya bias. Jika salah satu anggota grup mendominasi yang lain.

CONTOH TNA: MANAGEMEN WAKTU

Manfaat/Sasaran 1. Untuk dapat mendeteksi aspek aspek yang dapat memperbaiki taraf kemajuan organisasi perusahaan dengan meningkatkan efektivitas perfomance kerja dari individu para pekerja. 2. Untuk menggali masalah organisasi perusahaan yang mendasar yang dimanifestasikan mereka sebagai symptoms (gejala) buruknya pengelolaan waktu. Materi yang dibutuhkan foto copy kuestioner yang akan dibagikan Ruangan rapat Flip chart dan pen Lembaran analisis LIHAT PENJELASAN pada lembaran yg dicopy !!!!

TUGAS : MELAKUKAN TRAINING NEEDS DI ST ORGANISASI

LAPORAN DIKUMPULKAN PLG LAMBAT PADA PERTEMUAN KE VIII STLH UJIAN UTS LAPORAN MEMUAT: 1. Latar Belakang Permasalahan 2.Profil Organisasi 3.Metode Pengumpulan Data 4.Hasil TNA permasalahan & dasar teori 5.Kesimpulan dan Saran solusi