Proses Penerapan 5R - Tahap Persiapan

Tahap ini merupakan tahap awal sebelum masuk ke tahap 5R (Ringkas, Rapi,
Resik, Rawat, Rajin).

Tahap ini dimulai dengan pembentukan atau penunjukan tim komite 5R yang
berperan untuk menciptakan disiplin 5R menjadi budaya kerja di perusahaan
tersebut, memfasilitasi dalam meningkatkan Produktivitas Kerja & Efisiensi
serta memfasilitasi dalam membuat KAIZEN atau Continous Improvement
terjadi di seluruh area 5R. Struktur organisasi komite 5R sebaiknya juga
diperkuat dengan Surat Keputusan (SK) Pimpinan bagi ketua dan anggota
yang tergabung dalam komite tersebut, agar mempunyai kekuatan hukum dan
sebagai salah satu bentuk dukungan Top Manajemen terhadap pelaksanaan
5R. Komite yang terbentuk mempunyai tugas/peran masing-masing seperti
yang dapat dilihat pada form di bawah ini:

Struktur dan Peran Komite 5R

Setelah Tim Komite 5R dibentuk, langkah selanjutnya adalah menjadwalkan

pertemuan rutin dengan Konsultan untuk bersama-sama membahas dan
menetapkan rencana induk penerapan. Rencana induk penerapan dibuat
sebagai acuan untuk mengetahui tahapan-tahapan apa saja yang perlu
dilakukan beserta waktu penerapannya. Dalam tahap persiapan ini, Komite
Inti dan konsultan menentukan pula rencana Kick Off, rencana pelatihan dan
rencana audit 5R.

Aktivitas pertemuan rutin Komite 5R bersama Konsultan

Selanjutnya Konsultan dan Tim Komite 5R mempresentasikan rencana

penerapan tersebut ke pihak Manajemen sekaligus membahas mengenai
strategi yang akan digunakan dalam penerapan 5R di perusahaan. Dalam
pembahasan dengan pihak Manajemen tersebut, ditetapkan juga pemilihan
area yang akan dijadikan percontohan.

Dari area percontohan yang telah dipilih, kemudian dilakukan pemilihan

Promotor dan Fasilitator di tiap bagian melalui proses assessment terlebih
dahulu, agar dapat diperoleh orang-orang yang mempunyai komitmen untuk
menjalankan 5R dengan baik.

Setelah ditetapkan area percontohan, kemudian dilakukan pengumpulan data

mengenai kondisi saat ini untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang
perlu diperbaiki dan untuk mendapatkan gambaran sebelum dan sesudah
penerapan 5R nantinya. Data yang dikumpulkan dapat berupa foto, data
kapasitas produksi, dsb.
 Contoh Foto kondisi awal sebelum penerapan 5R

Langkah berikutnya yang perlu dilakukan komite adalah memverifikasi struktur

organisasi operasional, menyiapkan daftar Aktivitas Kelompok Kecil (AKK),
dan pembagian Zona Tanggung Jawab. Ketiga hal tersebut perlu di tetapkan
dengan jelas dan disepakati sejak awal agar saat penerapan nanti tidak ada
wilayah abu-abu dan setiap orang jelas tentang area tanggung jawabnya
masing-masing.

1.1 Struktur Organisasi

Dalam mendokumentasikan struktur organisasi, pihak manajemen perlu
melakukan verifikasi atau mengesahkan struktur organisasi tersebut. Struktur
organisasi berasal dari struktur organisasi yang sudah ada di perusahaan,
bukan membentuk struktur organisasi yang baru.
 Contoh Struktur Organisasi

Penamaan posisi dalam peran 5R:

Managing Director /
1. Director
2. Manager : Champion
3. Supervisor : Promotor
4. Foreman / Group : Facilitator
5. Leader : Leader
Operator / Admin : Member

1.2 Pembagian Zona Tanggung Jawab

Pembagian Zona Tanggung Jawab sangat penting agar setiap individu yang
berada di area tersebut jelas tanggung jawabnya berada dimana. Dalam
proses pembagian zona tanggung jawab ini diperlukan peran dari Fasilitator
dan Leader serta melibatkan seluruh member yang ada di bawahnya agar
dapat menumbuhkan rasa memiliki dan tanggung jawab bagi setiap individu
yang berada di area tersebut.
 Contoh Pembagian Zona Tanggung Jawab Perusahaan

Setelah membagi Zona Tanggung Jawab perusahaan, langkah berikutnya

adalah mendetailkan pembagian Zona Tanggung Jawab tersebut berdasarkan
departemen yang ada.
 Contoh Zona Tanggung Jawab di Departemen Keuangan

Dari AKK Departemen, kemudian didetailkan lagi sesuai AKK yang berada di
bawah departemen tersebut.
 Contoh pembagian Zona Tanggung Jawab di AKK Adm.Keuangan

1.3 Aktivitas Kelompok Kecil (AKK)

Dari struktur organisasi yang telah dibentuk, selanjutnya adalah membentuk
Aktivitas Kelompok Kecil (AKK). Tiap AKK terdiri dari Promotor, Fasilitator,
Leader dan Member yang mempunyai peran masing-masing. Pembentukan
AKK bertujuan untuk melatih para karyawan agar dapat menemukan masalah,
membahas dan memecahkan masalah terkait pekerjaan dan lingkungannya
untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja melalui penerapan 5R.
 Contoh Daftar AKK

Selain menetapkan dokumen-dokumen standar seperti yang telah disebutkan

di atas, hal hal lainnya yang perlu disiapkan antara lain penyediaan
infrastruktur penerapan. Infrastruktur penerapan yang dimaksud antara lain
pembuatan folder khusus 5R di server, membuat group bagi Komite Inti 5R
dan Konsultan di media komunikasi yang ada (seperti BlackBerry Messenger,
Whatsapp, dsb) tujuannya adalah agar semua informasi yang dibutuhkan
dapat mudah diakses bersama oleh tim komite dan pihak-pihak yang
berkepentingan.

Berikut ini daftar periksa Tahap Persiapan, untuk memastikan anda siap
melanjutkan ke tahap berikutnya
 Penulis : Ernawati, S.T.

Dalam penerapan 5R kami membaginya menjadi 7 tahap, yaitu:

nextprev

1. Tahap Persiapan
 2. Tahap Pengenalan

3. Tahap Ringkas

4. Tahap Rapi
 5. Tahap Resik

6. Tahap Rawat

7. Tahap Rajin

Untuk diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi (021)

29022118 atau mengirim email info@magnatransforma.com