EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS

TRAINING

Session-1 Trainer :
( 2 Jam ) Yayan Nuryana
Rabu, 29 Maret 2023
 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

SASARAN TRAINING
✓ Menambah wawasan tentang konsep dari komunikasi yang efektif
✓ Menumbuhkan Kesadaran akan pentingnya komunikasi dalam
organisasi baik komunikasi vertical maupun komunikasi horizontal
✓ Meningkatkan pemahaman tentang Teknik komunikasi ala jepang
yaitu Ho-Ren-So
✓ Meningkatkan keterampilan karyawan dalam berkomunikasi baik
internal maupun eksternal secara 360 derajat

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

INDIKATOR KOMPETENSI TRAINING

✓ Setelah Training peserta mampu mendeskripsikan pengertian dan
makna komunikasi efektif serta mampu menerapkan Langkah-
Langkah berkomunikasi yang efektif dan tepat
✓ Peserta mampu mengidentifikasi dan mengatasi hambatan-
hambatan komunikasi secara efektif
✓ Peserta dapat memahami bahwa komunikasi adalah bagian
penting untuk mempengaruhi orang lain
✓ Peserta dapat mengerjakan post test training dengan nilai minimal
75

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

AGENDA TRAINING

Definisi dan Proses Komunikasi ( 10 menit )

Hambatan Dalam Komunikasi ( 15 menit )

Bentuk Komunikasi dan 3V dalam Komunikasi( 15 menit )

Teknik Komunikasi HoRenSo ( 60 menit )

Post-Test / Interactive Case ( 20 menit )

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Apa yang anda ketahui

tentang komunikasi ?

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Upaya untuk membuat pendapat, menyatakan perasaan,

menyampaikan informasi dan sebagainya, agar diketahui
atau dipahami oleh orang lain (to make opinions, feelings,
information etc, known or understood by others
(Longman) Kemampuan untuk mengungkapkan keinginan,
ide, perasaan, fikiran atau pendapat seseorang sehing8a
dapat mengerti dan dimengerti oleh orang lain

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

DEFINISI KOMUNIKASI

"Sebuah proses penyampaian pikiran atau informasi dari

seseorang kepada orang lain melalui suatu cara tertentu
sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa yang
dimaksud oleh penyampai pikiran-pikiran atau informasi".
Komaruddin, 1994;
Schermerhorn, Hunt & Osbom, 1994
Koontz & Weihrich, 1988

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

KOMUNIKASI
"..adalah pertukaran pesan atau informasi sehingga
pengirim dan penerima pesan memiliki pemahaman yang
sama’”

Komunikasi bukan suatu proses misterius.

Komunikasi terjadi ketika informasi yang Anda berikan ke
orang lain diterima secara utuh dan lengkap

Penelitian menunjukan bahwa 70% kesalah an kerja diakibatkan oleh komunikasi yang
buruk.

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

KOMUNIKASI
• Segala yang kita lakukan adalah komunikasi
• Komunikasi adalah proses dua arah, baik mengirim
maupun menerima pesan
• Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang
diterima, bukan yang diharapkan diterima
• Cara pesan disampaikan memengaruhi pesan diterima
• Cara kita memulai pesan menentukan komunikasi

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

PROSES KOMUNIKASI

Komunikasi dapat efektif apabila pesan diterima dan

dimengerti sebagaimana dimaksud oleh pengirim pesan,
pesan ditindaklanjuti dengan sebuah tindakan/perbuatan
oleh penerima pesan dan tidak ada hambatan untuk hal itu

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

PROSES KOMUNIKASI
Hambatan

Media

KOMUNIKATOR KOMUNIKAN
( PENGIRIM ) ( PENERIMA )

Hambatan

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

HAMBATAN KOMUNIKASI
Secara umum, hambatan FISIK
komunikasi digolongkan ke Kondisi Fisik,
Media Komunikasi,
dalam 3 hal: Jarak, Kebisingan,
Waktu, dll
• Hambatan Fisik
• Hambatan Psikologis
• Hambatan Semantik SEMANTIK
PSIKOLOGIK
Gangguan Emosional
Penggunaan Istilah dan Suasana Hati,
yang Tidak Umum, Asumsi, Perseps,
Jargon, Perbedaan Marah, Stress,
Arti Kata, dll Gugup, dll

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI

Persiapkan • Tujuan Komunikasi

Komunikasi • Isi Pesan
• Cara dan Media Penyampaian

Kenali Lawan • Latar Belakang

Komunikasi • Karakter
• Minat dan Kebutuhan

Lakukan • Komunikasi 2 arah

Komunikasi • Mendengarkan
Aktif • Konfirmasi dan Umpan Balik
• Bahasa Tubuh
QUALITY TRAINING CENTER - 2023
 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

BENTUK KOMUNIKASI

INFORMATIF PERSUASIF

Memberikan Pesan / Berita Mengajak untuk

/ Informasi menyepakati hal yang
disampaikan
• Produk / Layanan
• Kebijakan Perusahaan • Proposal Kegiatan
• Kemajuan Proyek • Permohonan Dana
• Informasi Lainnya • Usulan / gagasan baru
• Iklan / Promosi

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

3V DALAM KOMUNIKASI

VISUAL VOCAL

• Mimik Wajah • Artikulasi

• Kontak Mata • Nada
• Bahasa Tubuh • Tempo
• Gerakan • volume
• Penampilan
• Segala yang
terlihat
VERBAL

• Kata-kata
• Kosakata

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

LATIHAN

"Mari berterima kasih kepada jarak sebab

tanpanya rinduku padamu tak akan menjejak
Pertemuan tak akan semarak dan aku tak akan
pernah tau rasanya haru yang terisak saat
penantian telah sampai puncak."

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

3 Rahasia Besar Kesuksesan Jepang

5S
KAIZEN
HORENSO

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Apa yang anda ketahui

tentang HoRenSo ?

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

HORENSO
Adalah suatu akronim yang dibentuk
dari tiga kata bahasa Jepang Hokoku-
Renraku-Soudan yang artinya pola
komunikasi efektif ala Jepang. Jika
diterjemahkan dalam Bahasa inggris
menjadi: Report, Contact/Information
dan consult

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Ho koku ほこく Lapor

Ren raku れんらく Komunikasi
So udan そうだん Konsultasi
QUALITY TRAINING CENTER - 2023
 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

HoRenSo di Tempat Kerja

Perlunya: Adalah untuk menciptakan lingkungan kerja dan kultur
yang nyaman dengan pola komunikasi efektif di mana segala
informasi tersampaikan dengan cepat dan benar, serta setiap
kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang dengan
adanya laporan yang intens untuk mendeteksi setiap penyimpangan
sejak dini yang mungkin terjadi. Jika hal ini ditemukan pada saat
proses yg sedang berlangsung dapat segera menghentikan proses
atau segera dilakukan perbaikan sehingga tidak menjadi
besar.

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

HoRenSo di Tempat Kerja

Apabila dilakukan dengan benar maka :
• dapat mengurangi dampak pemborosan (MUDA) seperti: Material, ongkos, waktu dan sumber daya
lainnya.
• Menigkatkan kuantitas / jumlah produksi karena selalu melakukan perbaikan disetiap datail kesalahan

Apabila diabaikan maka :

• Timbul konflik dan saling menyalahkan jika terjadi kerugian.
• Salah dalam mengambil keputusan
• dapat menurunkan kepercayaan pelanggan karena terjadi keterlambatan.
• Penurunan kualitas karena hal-hal detail akan terabaikan dengan adanya kesemrawutan system.

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Hōkoku
Adalah pelaporan kemajuan suatu aktifitas atau tugas yang
diberikan.
Fakta, Metode dan Tujuan adalah tiga poin utama yang perlu
dilakukan dalam pelaporan

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Hōkoku
3 Poin utama:
• Fakta
Laporan yang dibuat hendaknya menyertakan bukti yang akurat (bukan alasan yg
dibuat) berpedoman pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how
much/many) dan TPO time, place, organization. Atau suatu sistem melaporkan
dengan disertai data yang detail.
• Metode
Menyampaikan informasi rumit secara sederhana dengan lengkap (Jika menyertakan
analisa dan statistik gunakan metode yang simpel dan mudah dimengerti, karena jika
sulit dipahami akan berpotensi salah pengertian yang berddampak pada kesalahan
pengambilan keputusan)
• Tujuan
Diketahui secara baik untuk mendapatkan solusi dan tindakan pencegahan juga
meningkatkan sistem kerja, sistem produksi atau organisasi. (hendaknya tidak
berteletele atau terlalu simpel sehingga tujuan tidak tercapai)

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Hōkoku
Berpikir 2 arah
Salah satu cara yang efektif dalam metode pelaporan adalah berpikir 2
arah:
• Yaitu dengan membayangkan posisi kita pada sisi yang sebaliknya, jadi
seandainya kita menjadi dia apa yang akan dia lakukan? Apa yang akan
dia tanyakan kembali? Dan apa akibat selanjutnya?
• Dengan membayangkan seperti itu maka kita akan mempersiapkan
kelengkapan jawaban untuk kemungkinan pertanyaan dan persiapan
untuk apa yang akan dia lakukan setelah dapat laporan kita.
• Sehingga dengan demikian Fakta, metode dan Tujuan yang akan kita
laporkan menjadi sangat efektif dan dapat dipertanggung jawabkan.

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Know The
Purpose Houkoku

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Art of Report based on Leveling

BOD

Director

Manager

Supervisor

Staff

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Hōkoku

Contoh Hokoku :

Seorang Staff Memberikan Laporan bulanan

dari pekerjaannya kepada Atasannya
sebagain bentuk pertanggungjawaban atas
pekerjaannya.

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Renraku
Adalah kontak/komunikasi/up dating terkait pekerjaan yang
sedang kita tangani dan biasanya melibatkan hingga lingkup
lintas / antar department.
Hal tersebut dilakukan, karena dengan Renraku,kita bisa
mendapat banyak masukan serta mampu memandang suatu
persoalan lebih holistik

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Renraku

Receive with
Receive with
Receive with Ear Whole Body
Face/ KAO
(NORMAL) (EMPHATY-
(RESPON)
UNDERSTAND)

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Renraku
Contoh Renraku :

Seorang Staff Proyek menginformasikan

update progress pekerjaannya kepada tim
proyek agar semua tim mengetahui hasil
maupun permasalahannya dan semua tim
dapat memberikan saran.

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Soudan
Adalah konsultasi antara kita dengan atasan, terutama bila kita
menemui masalah dalam pekerjaan kita. Bukan hanya masalah
besar, namun baru potensi untuk salah pun layak disampaikan
dan konsultasikan.
Jap’s Culture :
Atasan Jepang biasanya ingin tahu semua yang kita
lakukan , bahkan terkadang sampai hal sepele…

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Soudan
Hal penting dalam melakukan Soudan:
Sebelum berkonsultasi dengan atasan kita diminta sudah
mempunyai ide yang akan dilakukan. Konsultasi dalam Soudan
lebih pada pengembangan ide dasar kita untuk kemudian
diperbagus oleh atasan sebelum dilakukan.

Jangan lupa mengonfirmasi ulang ide kita dan ide atasan ,

sekedar merangkum apa yang akan kita lakukan berikutnya.

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Soudan
Contoh Soudan :

Seorang Staff mendiskusikan permasalahan

dalam pekerjaannya dengan atasan, serta
menjabarkan semua opsi solusi yang akan
dilakukannya, kemudian meminta saran dari
atasan agar dapat mengambil opsi yang
terbaik dalam menangani permasalahannya.

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

 EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Latihan :
Tuliskan salah satu bentuk komunikasi Ho-Ren-So yang
dilakukan oleh anda dalam pekerjaan anda !

Houkoku :

Renraku :

Soudan :

QUALITY TRAINING CENTER - 2023

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS TRAINING

Terimakasih…

QUALITY TRAINING CENTER - 2023