Resume Kelompok 4

ANALISIS PEKERJAAN DAN DESAIN PEKERJAAN

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

MATAKULIAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA EM-E

Disusun Oleh:

Yusuf Kurniawan (141180132)

Ranti Irmariani (141180138)

Yasmine Devi (141180)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA

2020/2021
A. Pengertian Analisis Dan Desain Pekerjaan

Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai pekerjaan yang

dilakukan oleh seorang karyawan, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan
interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Desain Pekerjaan
merupakan bagian dari manajemen, terutama manajemen operasi karena selain berhubungan
dengan produktivitas, desain pekerjaan juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan
kegiatan operasi perusahaan.

Untuk membantu organisasi mencapai tujuannya, diperlukan sumber daya manusia yang
tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus dilaksanakan supaya
tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien. Definisi jabatan menurut Wursanto adalah
sebagai berikut: ”Jabatan diartikan sebagai kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung
jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi.”

Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan
yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan di mana pekerjaan
tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties),
tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja
(performance standard).

Simamora mengatakan desain pekerjaan adalah proses penentuan tugastugas yang akan
dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut, dan
keterkaitan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi. Desain pekerjaan
memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang, dan hubungan) balas jasa dan kualifikasi yang
dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dengan cara
memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian
akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah dirancang dengan
sebaik mungkin dengan mempertimbangkan elemen-elemen yang mempengaruhi desain
pekerjaan.

Melalui analisis jabatan akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam
suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan. Analisis jabatan
adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke dalam
format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut. Analisis jabatan
adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan
atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur,
yaitu:

1. Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut

2. Apa wewenang dan tanggung jawabnya
3. Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
4. Bagaimana cara melakukannya
5. Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya
6. Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
7. Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
8. Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor
swasta. Berikut ini tujuan analisis pekerjaan :

1. Job description, berisi informasi identifikasi pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-

kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai
standar- standar pekerjaan.

2. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok,

atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional
biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada
teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

3. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-

masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

4. Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan

kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

5. Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratanpersyaratan atau

spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan (knowledge),
ketrampilan (skills), ketangkasan (aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang
diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

6. Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan
maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi,
seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan (transfer), kenaikan gaji,
memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-
kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masingmasing.

7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.

8. Worker mobility, untuk tujuan mobilitas pekerja (carier), yaitu dinamika masuk-keluarnya
seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
9. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan
dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja,
termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan
peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

11. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu
organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan
macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang

berkaitan dengan organisasi

B. Metode Analisis Dan Desain Pekerjaan

Dalam bentuk organisasi perusahaan apapun tentunya akan membutuhkan orang-orang

dalam melaksanakan setiap fungsi kegiatannya yang ada di dalam suatu perusahaan. Bila kita
menelusuri lebih lanjut, maka di dalam organisasi perusahaan yang besar, kebutuhan akan orang-
orang tersebut sangat vital, karena menyangkut masalah maju-mundurnya perkembangan
usahanya. Dalam hal ini kita perlu menentukan macam dan tingkat kualitas pegawai yang
diinginkan untuk masing-masing jabatan dan perinci-an mengenai jumlah pegawai yang seefektif
mungkin agar efisiensi usaha akan tercapai dengan hasil yang memuaskan. Salah satu alat yang
cukup relevant, yaitu dengan menggunakan Analisis Pekerjaan, di mana berdasarkan hasil dari
analisa ini, akan diperoleh data yang menunjukkan macam, jumlah dan kualitas pegawai yang
diperlukan

Untuk melakukan teknik analisis jabatan dapat digunakan teknik atau metode sebagai
berikut

1) Teknik observasi

Teknik ini dengan cara mengamati prilaku apa yang dikerjakan oleh karyawan pada jabatan yang
bersangkutan baik secara langsung maupun tidak langsung oleh si analisis. Observasi langsung
khususnya barmanfaat bila jabatanjabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi
secara fisik. Contohnya adalah jabatan-jabatan seperti pegawai pabrik, pekerja lini perakitan, dan
pegawai akunting. Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama. Satu
pendekatan adalah mengobservasi karyawan saat bekerja selama satu siklus (daur) kerja lengkap.
(siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas itu, bisa jadi satu menit untuk
pekerjaan lini perakitan atau satu jam, satu hari, atau lebih lama untuk pekerjaan-pekerjaan yang
rumit). Disini anda membuat catatan untuk semua kegiatanjabatan yang anda observasi.
Selanjutnya, sesudah menumpukkan sebanyak mungkin informasi. Jika observasi tidak langsung
dapat diamati dari hasil kerja yang sudah dibuat atau diselesaikan, hasil kerja tersebut dapat
dilihat dari kualitas dan sistem pekerjaan yang sudah dilakukan sesuai prosedur kerja.

2) Metode wawancara

Jenis teknik wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan wawancara
individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan
yang memiliki jabatan yang sama, dan wawancara penyelia dengan satu atau lebih penyelia yang
benar-benar berpengetahuan tentang jabatan dengan pekerjaan yang dianalisis

3) Metode Angket

Dengan menggunakan angket, karyawan diminta untuk memberikan datadata mengenai

jabatannya dengan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuesioner untuk
menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka.
Keuntungan utama dari metode angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan yang dapat
dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relatif singkat. Sebaliknya metode angket
memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuesioner tersebut.

4) Metode Logs

Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta para karyawan

mendeskripsikan aktivitas kerja merekan sehari-hari dalam sebuah buku harian atau blog. Dalam
metode ini, uraian karyawan yang membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat
diatasi.

5) Metode Kombinasi

Pada dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk
menghasilkan deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang akurat. Biasanya analis tidak
menggunakan satu metode analisis pekerjaan secara ekskusif. Kombinasi berbagai metode sering
lebih tepat. Dalam menganalisis pekerjaan administratif, analisis dapat menggunakan kuesioner
didukung dengan wawancara dan obsrrvasi terbatas. Dalam mempelajari pekerjaan produksi,
wawancara dilengkapi observasi kerja yang eksttensif, bisa memberikan data yang diperlukan.

C. Manfaat Dari Analisis Pekerjaan

Simamora menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan adalah membantu dalam

mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si pemegang jabatan, penyelia dan
rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan pekerjaan apa ang dibutuhkan, bagaimana kualifikasi
orang yang akan memegangnya, kapan waktu yang akan dibutuhkan untuk menciptakan
pekerjaan baru itu dan bagaimana syarat-syarat yang akan dibutukan maka akan terjadi efisiensi
pemakaian tenaga kerja dan optimalisasi produktivitas. Secara lebih rinci simamora menjelaskan
setidaknya terdapat Sembilan manfaat dari analisis pekerjaan, yaitu:

1) Analisis penyusunan kepegawaian Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang

manejer akan mencari informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur
kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal.

2) Desain organisasi Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi.
Analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan redesain pekerjaan tertentu serta
pekerjaan terkait lainya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku
organisasional yang signifikan.

3) Redesain pekerjaan Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah
dipakai untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi
penanganan bahan yang tidak perludan duplikasi upaya, mengurangi kelelahan, meningkatkan
tanggung jawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai.

4) Telaah dan perencanaan kinerja Analisis pekerjaan menciptakan infomasi, perencanaan dan
evaluasi kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental.

5) Sukses manajemen Kesuksesan menejemen tidak lepas dari analisis pekeraan/jabatan karena
profil pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktivitas utama, persyaratan kualifikasi
dari pekerjaan dan pertanggung jawaban dari setiap pekeja/pegawai. Profil posisi menentukan
aktivitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari peners untuk posisi tersebut apabila
mereka keluar dari oraganisasi itu.

6) Pelatihan dan pengembangan Lewat analisis pekerjaan, program peletihan dan

pengembangan dari setiap lini dan lapisan organisasi akan mudah diitentukan. Deskripsi tugas
pekerjaan merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan.

7) Jalur karir Jalur karir merupakan penjabaran sevara eksplisit dari urusan alternative
pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika
karyawan memiliki informasi tentang persyaratan pekeraan, maka kan memungkinkan karyawan
akan memiliki perencanaan karir yang baik.

8) Kriteria seleksi Output dari analisa pekerjaan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan
baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya.

9) Evaluasi pekerjaan Analisis pekerjaan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu
pekerjaan atau langsung pada penilaian terhadap sistem yang ada. Sehingga kita dapat
mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu organisasi.
D. Tantangan Internal dan Eksternal terhadap Analisis Dan Desain Pekerjaan Penilaian ini
mencakup perbandingan biaya dan manfaat yang tepat dan relevan. Kriteria manfaat untuk
manajemen sumber daya manusia adalah berbagai indikator dengan melakukan pembandingan-
pembandingan untuk menunjukkan berbagai peningkatan, perbaikan dan manfaat bagi
organisasi. Contohnya adalah produktivitas antara lain peningkatan prestasi kerja, penurunan
absensi karyawan, penurunan perputaran tenaga kerja. Kualitas kehidupan kerja antara lain
peningkatan keterlibatan kerja, peningkatan kepuasan kerja, penurunan stres, penurunan jumlah
kecelakaan kerja dan banyak karyawan yang sakit. Kriteria biaya untuk menajemen sumber daya
manusia menjadi sebagai indikator yang digunakan untuk menentukan biaya kegiatan personalia
dibandingkan dengan kriteria manfaat dalam penentuan efektifitas manajemen sumber daya
manusia.

1) Tantangan Internal.
a) Karakter Organisasi.
b) Serikat Karyawan.
c) Sistem Informasi.
d) Perbedaan-perbedaan individual karyawan.
e) Sistem nilai manajer dan karyawan.
2) Tantangan Eksternal, yaitu variabel-variabel yang sebagian besar tidak dapat dikontrol.
a) Tantangan teknologi, yaitu pengaruh teknologi mengubah industri secara keseluruhan dan
otomatisasi.
b) Tantangan Ekonomi.
c) Tantangan Politik dan pemerintah.
d) Tantangan demografis.
(1) Kondisi Sosial Budaya.
(2) Pasar tenaga kerja.
(3) Kegiatan-kegiatan pesaing.
e) Langkah-langkah yang diambil Manajemen SDM:
(1) Memonitor lingkungan.
(2) Mengevaluasi dampak perubahan.
(3) Mengambil tindakan-tindakan proaktif.
(4) Mendapatkan dan menganalisis umpan balik.