1.

ARTI PENTINGNYA ANALISIS JABATAN BAGI PERUSAHAAN

PENGERTIAN DAN TUJUAN ANALISIS PEKERJAAN
Analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari,
mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara
sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127).
Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan. Berikut ini tujuan dari analisis
pekerjaan :

a.      Job description
Berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban
pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai
standar- standar pekerjaan.

b.      Job classification
Penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau
jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional
biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang
didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada
perilaku manusia.

c.       Job evaluation
Suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di
dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

d.      Job Desing Instructuring

Meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan
pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

e.      Personal Requirement/Spesifications
Berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi
suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills),
ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi
keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

f.        Performance Appraisal
Tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk
mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti
promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji,
memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan
kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.

g.      Worker Training
Untuk tujuan-tujuan pelatihan.
h.      Worker Mobility
Untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam
posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

i.        Efficiency
Ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari
peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan
kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

j.        Safety
Sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan
peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

k.      Human Resource Planning

Ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk
memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam
orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat.

l.        Legal/quasi legal requirements

Aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

I.           MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN

Manfaat  analisis pekerjaan mempunyai dalam suatu pengorganisasian, antara lain :
a.      Analisis susunan kepegawaian (Informasi pekerjaan)
b.      Desain Organisasi (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi)
c.       Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan,
eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja)

II.         TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN

Terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan dalam analisis pekerjaan yaitu 

(1) Penentuan Tugas-Tugas Utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau

kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan.
 (2) Penetapan pengetahuan (knowledge), kemampuan-kemampuan (abilities),
kecakapan-kecakapan (skills), dan beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor
kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan
bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.

IV.  METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

a.      Kuesioner
 b.      Observasi
c.       Wawancara
d.      Catatan kerja(logbook)
e.      Kombinasi

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai

cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi,
wawancara, dan angket.

a.      Metode Observasi
Metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu
yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan
kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis
pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan
analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya
pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu
perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee
diary/log.

b.      Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau
mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara
dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara
individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). 

c.       Metode Angket
Yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan
kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan
tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan
utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat
dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode
angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

V.           DAFTAR PUSTAKA
Pasolina. 2010. Analisis pekerjaan
dalam : http://pasolina.blog.uns.ac.id/2010/05/10/analisis-pekerjaan
 
Wenang. 2010. Pengertian analisis jabatan dalam : http://pemikirangado-
gado.blogspot.com/2010/08/pengertian-analisis-jabatan.html 
2. PENDAPAT NOE (2016) TENTANG MODEL KARAKTERISTIK PEKERJAAN

Hubungan yang cukup kuat antara karakteristik pekerjaan dan

kepuasan (Morley & Heraty,1995; Mc Afee, Quarstein & Andalan, 1995;
Loher, Noe, Moeller, Fitzgerald, 1985).

Sukses tidaknya suatu organisasi sangat tergantung dari kualitas sumber daya manusia
yang dimiliki karena sumber daya manusia yang berkualitas adalah sumber daya
manusia yang mampu berprestasi maksimal. Kepuasan kerja mempunyai peranan
penting terhadap prestasi kerja karyawan, ketika seorang karyawan merasakan
kepuasan dalam bekerja maka seorang karyawan akan berupaya semaksimal mungkin
dengan segenap kemampuan yang dimiliki untuk menyelesaikan tugasnya, yang
akhirnya akan menghasilkan kinerja dan pencapaian yang baik bagi perusahaan.

Kepuasan kerja mempunyai pengaruh yang cukup besar terhadap produktivitas

organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Ketidakpuasan merupakan
titik awal dari masalah-masalah yang muncul dalam organisasi seperti kemangkiran,
konflik manager-pekerja dan perputaran karyawan. Dari sisi pekerja, ketidakpuasan
dapat menyebabkan menurunnya motivasi, menurunnya moril kerja, dan menurunnya
tampilan kerja baik secara kualitatif maupun secara kuantitatif.
Kepuasan dapat dirumuskan sebagai respon umum pekerja berupa perilaku yang
ditampilkan oleh karyawan sebagai hasil persepsi mengenai hal-hal yang berkaitan
dengan pekerjaannya. Seorang pekerja yang masuk dan bergabung dalam suatu
organisasi mempunyai seperangkat keinginan, kebutuhan, hasrat dan pengalaman
masa lalu yang menyatu dan membentuk suatu harapan yang diharapkan dapat
dipenuhi di tempatnya bekerja. Kepuasan kerja ini akan didapat apabila ada kesesuaian
antara harapan pekerja dan kenyataan yang didapatkan ditempat bekerja. Persepsi
pekerja mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaannya dan kepuasan kerja
melibatkan rasa aman, rasa adil, rasa menikmati, rasa bergairah, status dan
kebanggaan. Dalam persepsi ini juga dilibatkan situasi kerja pekerja yang bersangkutan
yang meliputi interaksi kerja, kondisi kerja, pengakuan, hubungan dengan atasan, dan
kesempatan promosi. Selain itu di dalam persepsi ini juga tercakup kesesuaian antara
kemampuan dan keinginan pekerja dengan kondisi organisasi tempat bekerja yang
meliputi jenis pekerjaan, minat, bakat, penghasilan dan insentif.

Menurut Locke dalam Munandar (2001:350) tenaga kerja yang puas dengan
pekerjaannya merasa senang dengan pekerjaannya. Keyakinan bahwa karyawan yang
terpuaskan akan lebih produktif daripada karyawan yang tak terpuaskan merupakan
suatu ajaran dasar diantara para manajer selama bertahun-tahun (Robbins, 2001:26).
Menurut Strauss dan Sayles dalam Handoko (2001:196) kepuasan kerja juga penting
untuk aktualisasi, karyawan yang tidak memperoleh kepuasan kerja tidak akan pernah
mencapai kematangan psikologis, dan pada gilirannya akan menjadi frustasi. Karyawan
yang seperti ini akan sering melamun, mempunyai semangat kerja yang rendah, cepat
lelah dan bosan, emosi tidak stabil, sering absen dan melakukan kesibukan yang tidak
ada hubungannya dengan pekerjaan yang harus dilakukan. Sedangkan karyawan yang
mendapatkan kepuasan kerja biasanya mempunyai catatan kehadiran dan perputaran
kerja yang lebih baik, kurang aktif dalam kegiatan serikat karyawan, dan kadang-
kadang berprestasi bekerja lebih baik daripada karyawan yang tidak memperoleh
kepuasan kerja. Oleh karena itu kepuasan kerja mempunyai arti penting baik bagi
karyawan maupun perusahaan, terutama karena menciptakan keadaan positif di dalam
lingkungan kerja perusahaan.

Kepuasan kerja merupakan hasil keseluruhan dari derajat rasa suka atau tidak sukanya
tenaga kerja terhadap berbagai aspek dari pekerjaannya. Dengan kata lain kepuasan
mencerminkan sikap tenaga kerja terhadap pekerjaannya. Kepuasan kerja dipengaruhi
oleh beberapa faktor yaitu karakteristik pekerjaan, gaji, penyeliaan, rekan-rekan sejawat
yang menunjang dan kondisi kerja yang menunjang. (Munandar, 2001:357).
Peningkatan kepuasan kerja karyawan pada suatu organisasi tidak bisa dilepaskan dari
peranan pemimpin dalam organisasi tersebut, kepemimpinan merupakan kunci utama
dalam manajemen yang memainkan peran penting dan strategis dalam kelangsungan
hidup suatu perusahaan, pemimpin merupakan pencetus tujuan, merencanakan,
mengorganisasikan, menggerakkan dan mengendalikan seluruh sumber daya yang
dimiliki sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Kepemimpinan manajerial dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan
pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling
berhubungan tugasnya (Handoko, 2001 : 291). Oleh sebab itu pemimpin suatu
organisasi perusahaan dituntut untuk selalu mampu menciptakan kondisi yang mampu
memuaskan karyawan dalam bekerja sehingga diperoleh karyawan yang tidak hanya
mampu bekerja akan tetapi juga bersedia bekerja kearah pencapaian tujuan
perusahaan. Mengingat perusahaan merupakan organisasi bisnis yang terdiri dari
orang-orang, maka pimpinan seharusnya dapat menyelaraskan antara kebutuhan-
kebutuhan individu dengan kebutuhan organisasi yang dilandasi oleh hubungan
manusiawi (Robbins, 2001:18). Sejalan dengan itu diharapkan seorang pimpinan
mampu memotivasi dan menciptakan kondisi sosial yang menguntungkan setiap
karyawan sehingga tercapai kepuasan kerja karyawan yang berimplikasi pada
meningkatnya produktivitas kerja karyawan.

Karakteristik pekerjaan merupakan salah satu faktor yang dapat mempengaruhi

kepuasan kerja karyawan, model karakteristik pekerjaan (job characteristics models)
dari Hackman dan Oldham (1980) adalah suatu pendekatan terhadap pemerkayaan
jabatan (job enrichment) yang dispesifikasikan kedalam 5 dimensi karakteristik inti yaitu
keragaman ketrampilan (skill variety), Jati diri dari tugas (task identity), signifikansi
tugas (task significance), otonomi (autonomy) dan umpan balik (feed back). Setiap
dimensi inti dari pekerjaan mencakup aspek besar materi pekerjaan yang dapat
mempengaruhi kepuasan kerja seseorang, semakin besarnya keragaman aktivitas
pekerjaan yang dilakukan maka seseorang akan merasa pekerjaannya semakin berarti.
Apabila seseorang melakukan pekerjaan yang sama, sederhana, dan berulang-ulang
maka akan menyebabkan rasa kejenuhan atau kebosanan. Dengan memberi
kebebasan pada karyawan dalam menangani tugas-tugasnya akan membuat seorang
karyawan mampu menunjukkan inisiatif dan upaya mereka sendiri dalam
menyelesaikan pekerjaan, dengan demikian desain kerja yang berbasis ekonomi ini
merupakan fungsi dan faktor pribadi. Kelima karakteristik kerja ini akan mempengaruhi
tiga keadaan psikologis yang penting bagi karyawan, yaitu mengalami makna kerja,
memikul tanggung jawab akan hasil kerja, dan pengetahuan akan hasil kerja. Akhirnya,
ketiga kondisi psikologis ini akan mempengaruhi motivasi kerja secara internal, kualitas
kinerja, kepuasan kerja dan ketidakhadiran dan perputaran karyawan.

Karakteristik pekerjaan seorang karyawan jelas terlihat desain pekerjaan seorang

karyawan. Desain pekerjaan menentukan bagaimana pekerjaan dilakukan oleh karena
itu sangat mempengaruhi perasaan karyawan terhadap sebuah pekerjaan, seberapa
pengambilan keputusan yang dibuat oleh karyawan kepada pekerjaannya, dan
seberapa banyak tugas yang harus dirampungkan oleh karyawan.

Rendahnya kepuasan kerja dapat menimbulkan berbagai dampak negatif seperti

mangkir kerja, mogok kerja, kerja lamban, pindah kerja dan kerusakan yang disengaja.
Karyawan yang tingkat kepuasannya tinggi akan rendah tingkat kemangkirannya dan
demikian sebaliknya, organisasi-organisasi dengan karyawan yang lebih terpuaskan
cenderung lebih efektif dari pada organisai-organisasi dengan karyawan yang tak
terpuaskan sehingga dapat meningkatkan produktivitas organisasi dan salah satu
penyebab timbulnya keinginan pindah kerja adalah kepuasan pada tempat kerja
sekarang. (Robbins 2001).

3. LANGKAH-LANGKAH DALAM PERENCANAAN KARYAWAN (TENAGA KERJA)

Langkah mudah dan sederhana yang bisa dilakukan manajemen dalam mengelola
SDM salah satunya adalah dengan membuat sebuah perencanaan tenaga kerja
( Human Resources Planing ) yang sistematis guna menjamin kelangsungan hidup dan
pengembangan organisasi memalui serangkaian pelaksanaan program
ketenagakerjaan yang terarah guna menjamin perlindungan karyawan, hubungan
industrial yang harmonis serta peningkatan kesejahteraan pegawai.

Berikut tahapan  dalam perencanaan Tenaga kerja  (Human Resources Planing) :

1.   Mengumpulkan dan mengolah data perusahaan dan kepegawaian

a.   Mengumpulkan data untuk mempelajari dan memahami semua aspek lingkungan

perusahaan. Hal ini akan membantu perusahaan dalam merencanakan dan
mengantisipasi isu yang muncul dari kondisi yang stabil

b. Menentukan aspek lingkungan perusahaan yang mempengaruhi lingkungan ekternal,

organisasional dan persediaan pegawai.

c.   Data perusahaan yang diperlukan :

 Target yang ingin dicapai perusahaan, apakah laba atau memberikan pelayanan/
nirlaba.
 Jenis perusahaan, apakan perusahaan ini lini, lini dan staf, funsional atau komit.
 Dasar pendepartemenan dan struktur organisasi.
 Rentang kendali setiap departemen/bagian.
 Kepemimpinan perusahaan, individu atau kolektif.
 Jumlah karyawan dan perincian manajerial dan operasional.
 Jenis kewenangan atau otorisasi yang didelegasikan dalam preusan.
 Tingkat – tingkat posisi jabatan                        

2.   Melakukan Penyusunan Job Analysis / Analisa jabatan.

Job Analysis  atau Analisis jabatan adalah proses kegiatan untuk menghimpun dan
menyusun informasi tentang tugas, jenis pekerjaan serta tanggung jawab seseorang.
Agar Job Analysis / Analisis Jabatan memberikan manfaat  bagi organisasi maka Job
Analysis / Analisis Jabatan harus memberikan informasi tentang beberapa aspek
pekerjaan. Aspek pekerjaan yang dapat dianalisis meliputi Output pekerjaan, 

Aktivitas atau tugas yang dilakukan, Kompetensi yang dibutuhkan dan Struktur
kompensasi. Tujuan Analisis jabatan / Job Analysis adalah untuk mengidentifikasikan
jabatan terkait dengan riwayat pekerjaan, peran, tanggung jawab dan kewenangan
seseorang yang memangku jabatan tersebut serta mengetahui spesifikasi jabatan
terkait dengan persyaratan yang ditetapkan untuk suatu jabatan termasuk persyaratan
pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan karakter yang dibutuhkan dari orang yang
memangku jabatan tersebut. 

Output dari Analisis jabatan / Job Analysis yaitu memberikan informasi tentang aktivitas
pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan pekerjaan, perilaku
manusia dan alat yang digunakan, dengan kata lain mencakup Job description / Uraian
Jabatan,  Job Spesification / Spesifikasi Jabatan dan Job evaluation / Evaluasi Jabatan.
Job Analysis  atau Analisis jabatan biasa dilakukan pada saat sebuah organisasi
dibentuk, saat dibuat pekerjaan baru dan pada saat organisasi berkembang pesat
sehingga mengakibatkan metode baru, prosedur baru dan teknologi baru sehingga
perlu di lakukan Job Analysis atau Analisis jabatan.

Dalam menyusun Job Analysis / Analisa Jabatan langkah yang dilakukan adalah:
 Melakukan inventarisasi jabatan dan penyusunan bagan struktur jabatan
 Mendata seberapa banyak jabatan yang diperlukan di setiap lini di dalam
perusahaan
 Menentukan kebutuhan jabatan setiap satuan kerja.
 Menentukan berapa banyak jabatan yang diperlukan di setiap jabatan tersebut.
 Penyusunan Uraian jabatan ( Job Description )

Job Description / Uraian Jabatan merupakan rincian pekerjaan yang berisi informasi
menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang
diperlukan dalam suatu pekerjaan. Job Description / uraian jabatan digunakan untuk
mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan
pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi
mengenai standar pekerjaan itu sendiri. 

Job Description / Uraian Jabatan dapat dijadikan acuan baku dalam pengelolaan SDM
di perusahaan karna dengan Job Description / Uraian Jabatan ada kejelasan mengenai
tugas, wewenang dan tanggung jawab pemangku jabatan.

d.  Menyusun spesifikasi pekerjaan ( Job specification)  / persyaratan jabatan

( Job Requirement )

Job Specification merupakan hal penting dalam perencanaan pengembangan SDM

karna dengan Job Specification tergambarkan spesifikasi karyawan yang dapat
digunakan untuk mengembangkan karyawan dimasa yang akan datang berdasarkan
kemampuan, keahlian dan kecerdasan yang dimiliki karyawan tersebut. Dengan
melakukan Job Specification, Kriteria seseorang sebelum menduduki posisi/ jabatan
akan menjadi jelas sehingga nantinya pemangku jabatan tersebut mampu
mengembangkan dan menjalankan jabatan yang diembannya dengan baik.

 e.   Evaluasi pekerjaan ( Job Evaluation )

Melakukan penilaian dengan tujuan untuk memberikan nama, ranking/peringkat dan

kompensasi suatu jabatan. Hasil dari evaluasi jabatan dapat digunakan untuk
melakukan penyederhanaan pekerjaan, pengayaan dan perluasan pekerjaan serta
untuk perencanaan karir ( career plan )

3.   Perkiraan dan perencanaan persediaan pegawai

Melakukan evaluasi pesediaan tenaga kerja dengan mempertimbangkan tingkat
persediaan, kemampuan, jenis, umur, pendidikan, penyebaran, kebijakan perburuan dll.

4.   Perkiraan dan perencanaan kebutuhan pegawai

 Memperkirakan jumlah permintaan pegawai.
 Memprediksi kebutuhan pegawai dengan mengunakan metoda yang sesuai.
 Memperkirakan Penawaran pegawai.
 Melalukan perkiraan panawaran pegawai baik dari sumber internal maupun
eksternal

5.   Penyusunan neraca pegawai

Melakukan analisis kesenjangan antara persediaan pegawai dan permintaan pegawai

6.   Penyusunan program kepegawaian

 Merumuskan berbagai alternatif program yang dianggap memungkinkan untuk
mencapai sasaran yang ditetapkan.
 Memilih kegiatan yang paling baik diantara semua alternatif yang ada.
 Mengintegrasikan seluruh kegiatan yang dipilih dalam kerangka kerja yang utuh

Ketersediaan Sumber Daya Manusia yang handal sesuai dengan kopetensi merupakan
kunci sukses perusahaan/organisasi dalam pencapaian target, karna SDM merupakan
bagian pokok terpenting dari sebuah organisasi. 

Karna begitu pentingnya SDM dalam  kesuksesan perusahaan maka prinsip “ Place the
right man in the right job” harus dikedepankan, hal ini guna mendukung pencapaian
target yang di inginkan.
4. FACTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM PENETAPAN SASARAN DAN
PERENCANAAN SDM
Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
Berbagai pandangan mengenai definisi perencanaan sumber daya manusia seperti
yang dikemukakan oleh Handoko (1997, p. 53) Perencanaan sumber daya manusia
atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu
yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang
ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Di mana secara lebih sempit perencanaan
sumber daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan)
dan suplai tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang. Pandangan lain
mengenai definisi perencanaan sumber daya manusia dikemukakan oleh
Mangkunegara ( 2003, p. 6) Perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu
proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan
pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang
berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan
pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia
Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor,
antara lain: (Handoko, 1997, p. 55-57)
1. Lingkungan Eksternal
Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-
kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.
a. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi.
Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan
faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
b. Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya
manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah
laku, dan sebagainya.
c. Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal
tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh jelas
bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.
d. Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan
mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh,
“pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan
penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.

2. Keputusan-keputusan Organisasional
Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya
manusia.
a. Rencana stratejik perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh.
Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran
seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran
tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang
akan datang.
b. Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana stratejik
menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh
jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.
c. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga
menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.
d. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.
e. Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat
secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang
berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan.
Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan
kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend
perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

Manfaat Perencanaan SDM

Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat
baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:
(Rivai, 2004, p. 48)
1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam
perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali
dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat
dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:
a. Jumlah karyawan yang ada
b. Berbagai kualifikasinya
c. Masa kerja masing-masing karyawan
d. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal maupun
program pelatihan kerja yang pernah diikuti
e. Bakat yang masih perlu dikembangkan
f. Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan
Hasil inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya dalam rangka pemanfaatan
sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang, akan tetapi
setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan di masa depan, yaitu:
a. Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi jika
karena berbagai sebab terjadi kekosongan.
b. Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama.
c. Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti seseorang ditugaskan ke lokasi
baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak mengalami perubahan.
2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat
lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja
yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai
dengan tugas masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan
keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara
baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung
berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan,
pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan
mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong
karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan
dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti
dengan peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih
professional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan
perusahaan.
4. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga
kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai
jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.
5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan
semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya
informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama
perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang
tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri).
Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan
sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi
canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan
yang serba cepat.
6. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan
perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian.
Berdasarkan bahan yang diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk kepentingan
perencanaan sumber daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang
situasi pasar kerja dalam arti:
a. Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi jumlah, jenis,
kualifikasi dan lokasinya.
b. Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang
profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya.
Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan
dengan situasi pasaran kerja tersebut.
7. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja
bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam perusahaan. Salah
satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat
tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan perusahaan mencapai
tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar
menyusun program kerja yang realistik.
8. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari calon-
calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam
perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping
mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan
untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya manusia.
9. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia.
Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan
acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang lengkap
tentang potensi sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam menyusun
program yang lebih matang dan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-
hal tersebut, dapat diketahui manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam
suatu perusahaan sebagai sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan
tercapainya tujuan dari perusahaan.