Mata kuliah :
Manajemen SDM
Dosen Pengampu :
Dr. Ir. JFX Susanto Sukiman. MM
Disusun oleh :
Hany Irsalina
201921320019
Manajemen/K
Jawab :
- Job Analys
Definisi dan Pengertian Job Analisis Analisis jabatan adalah suatu proses untuk
mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu
jabatan tertentu. Dessler (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk
pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan,
penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang
pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan
untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.
Jenis analisis jabatan menurut Gomes (dalam Umar, 2005) membagi dua jenis analisis
jabatan yaitu :
1. Traditional Job analysis Secara tradisional analisis jabatan dilakukan dengan mencari
informasi melalui tiga aspek, yaitu: tanggung jawab (responsibilities) merinci unit organisasi
agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada pengarah dan bagian pengendali pelaksana;
kewajiban-kewajiban (duties) umum seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan
kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan. Kelemahan
dari analisis jabatan dengan jenis ini adalah : perhatian perusahaan tidak ditujukan pada sifat-
sifat pekerjaan secara spesifik tidak ada syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan tidak
ada standar-standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja tidak
merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan
tidak memikirkan output analysis sehingga tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang
memerlukannya.
perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan kembali atas RODs setiap
kedudukan memerlukan RODs tersendiri beberapa kedudukan tidak mempunyai standar
performansi yang tidak dapat diukur.
Analisis Jabatan mencakup 2 (dua) elemen, yaitu Uraian Jabatan (Job Description)
Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement) Manfaat
Analisa Jabatan Job description, job specification, dan job evaluation hasil dari analisa
jabatan berguna untuk hal-hal berikut.
4. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal) Penilaian ptestasi kerja merupakan upaya
membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya.
Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik
maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.
7. Organisasi Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan
petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
11. Peramalan dan Perekrutan Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan
perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
12. Orientasi dan Induksi Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi
bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dan
lainnya
- Job design
Job Design (desain pekerjaan) adalah suatu alat untuk memotivasi dan memberi tantangan
pada karyawan. Oleh karena itu perusahaan perlu memiliki suatu sistem kerja yang dapat
menunjang tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan efisien yang dapat merangsang
karyawan untuk bekerja secara produktif, mengurangi timbulnya rasa bosan dan dapat
meningkatkan kepuasan kerja, desain pekerjaan terkadang digunakan untuk menghadapi
stress kerja yang dihadapi karyawan
a. Unsur-Unsur Organisasi
Unsur organisasi menurut Handoko (2000) mempunyai kaitan erat dengan desain pekerjaan
yang efisien untuk mencapai output maksimum dari pekerjaan-pekerjaan karyawan. Dengan
adanya efisiensi di dalam pelaksanaan kerja akan menentukan spesialisasi yang merupakan
kunci dalam desain pekerjaan. Karyawan yang melakukan pekerjaan secara kontinyu
menyebabkan karyawan terspesialisasi yang selanjutnya dapat memperoleh output lebih
tinggi.
1. Otonomi bertanggung jawab atas apa yang dilakukan. Bawahan diberi wewenang
untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang dilakukan.
2. Variasi merupakan pemerkayaan pekerjaan yang bertujuan untuk menghilangkan
kejenuhan atas pekerjaan yang rutin, sehingga kesalahan – kesalahan dapat
diminimalkan.
3. Identitas tugas untuk memepertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan
pekerjaan, maka pekerjaan harus diidentifikasikan, sehingga kontribusinya terlihat
yang selanjutnya akan menimbulkan kepuasan.
4. Umpan balik diharapakan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan mempunyai
umpan balik atas pelaksanaan pekerjaan yang baik, sehingga akan memotivasi
pelaksanaan pekerjaan selanjutnya.
- Job Descriptions
Job description atau uraian jabatan atau gambaran tugas adalah suatu pernyataan tertulis yang
berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas. Uraian ini berisi gambaran tentang apa
yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-
alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan
posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya dan di luar organisasi (eksternal) untuk mencapai
tujuan unit kerja dan perusahaan secara luas. Apabila job description telah tersusun dengan
baik, maka job spesification atau spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan.
1) Tujuan dibentuk Jabatan: Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk
(baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus
agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.
2) Identitas Jabatan
5) Hubungan kerja:
- Job Specifications
Job Spesification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis
tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi
atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki SEBELUM
mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif. Job specification
disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar
untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan. Job specification
sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu,
dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.
1) Identitas Jabatan:
1. Inisiatif
2. Percaya diri
3. Kemampuan komunikasi
4. Pengambilan keputusan
Standar kinerja pekerjaan (performance standard) menetapkan tingkat kinerja pekerjaan yang
diharapkan dari pelaksana pekerjaan dankriteria pengukuran kesuksesan pekerjaan. Standar
kinerja pekerjaan membuat eksplisit kuantitas dan atau kualitas kinerja yang diharapkan
dalam tugas dasar yang ditentukan sebelumnya dalam deskripsi pekerjaan. Standar kinerja
pekerjaan ini biasanya berupa pernyataan mengenai kinerja yang dianggap diterima dan dapat
dicapai atas sebuah pekerjaan tertentu. Adapun beberapa persyaratan yang harus dipenuhi
dalam standar kinerja pekerjaan diantaranya adalah :
-
- 1. Standar kinerja harus relevan dengan individu dan organisasi.
- 2. Standar kinerja harus stabil dan handal.
- 3. Standar kinerja harus membedakan antara pelaksanaan pekerjaan yang baik,
sedang dan buruk.
- 4. Standar kinerja harus dijabarkan dalam angka.
- 5. Standar kinerja harus mudah diukur.
- 6. Standar kinerja harus dipahami oleh karyawan dan penyelia.
- 7. Standar kinerja harus memberikan interprestasi yang tidak bias.
-
- Standar kinerja pekerjaan ini mempunyai dua fungsi. Pertama, menjadi tujuan atau
sasaran upaya karyawan. Jikalau standar telah terpenuhi, karyawan akan
merasakan adanya pencapaian dan penyelesaian. Kedua, standar kinerja pekerjaan
ini merupakan kriteria pengukuran keberhasilan sebuah pekerjaan. Tanpa adanya
standar, tidak ada sistem pengendalian yang dapat mengevaluasi kinerja
karyawan. Beberapa diantaranya dapat menjadi disfungsional. Contoh, standar
tidak tertulis diperusahaan Jepang adalah bahwa seorang karyawan harus bekerja
luar biasa lamanya setiap hari guna membuktikan loyalitasnya kepada perusahaan.
Karoshi, atau kematian yang diakibatkan kelebihan kerja, menjadi konsekuensi
yang harus ditanggung karyawan.
- Penerapan standar kinerja untuk posisi manajerial dan profesional lebih baru
permunculannya dengan aplikasi manajemen berdasarkan sasaran Management by
objectives ( MBO). Sekalipun standar kinerja cenderung membentuk standar
kinerja yang dapat diterima oleh rata-rata pemangku jabatan tertentu, manajemen
berdasarkan sasaran cenderung lebih berorientasi ke masa depan, dalam
pengertian bahwa metode ini melibatkan penetapan sasaran atau tujuan yang
menghasilkan tingkat kinerja yang lebih tinggi. Sedangkan jantung dari MBO ini
adalah sasaran-sasaran yang secara obyektif terukur dan disepakati bersama oleh
karyawan dan manajer. Instrumen ini mengkombinasikan pengembangan dengan
evaluasi. Karyawan dan manajer bersama-sama memformulasikan sasaran-sasaran
yang berfungsi sebagai kriteria penilaian, fokus pada aktivitas karyawan, dan basis
bagi penilaian kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan. Bentuk dari
MBO haruslah mencakup tempat untuk mendaftar tujuan-tujuan, menulis
kerangka waktu untuk pencapaiannya, dan menggambarkan hasil-hasil yang
terukur yang mengindikasikan pencapaian sasaran.
Selain itu pada saat digunakan untuk evaluasi, sasaran-sasarannya haruslah :
- 1. Mengidentifikasi hasil-hasil tertentu yang dikehendaki dan langkah-langkah
yang perlu diambil.
- 2. Menetapkan batas waktu kapan sasaran-sasaran itu akan dicapai.
- 3. Dapat diukur sehingga penentuan yang terandalkan dari pencapaian mereka
dapat dibuat.
- 4. Realistik, menantang, tetapi masih dapat dicapai.
Jawab :
Definisi Pelatihan dan Pengembangan secara umum :
• Pelatihan dan Pengembangan adalah serangkaian aktivitas yang dirancang oleh organisasi
untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan kemampuan pegawai.
• Pelatihan lebih ditekankan pada peningkatan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang
spesifik pada saat ini.
• Pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan pengetahuan untuk melakukan pekerjaan
di masa yang akan datang.
Tujuan Pelatihan dan Pengembangan secara umum Pelatiahan dan Pengembangan adalah
upaya untuk meningkatkan prestasi manajemen pada saat sekarang atau di masa yang akan
datang dengan memberikan pengetahuan, merubah sikap, atau meningkatkan keterampilan
dan kualitas sumber daya manusia. Tujuan-tujuan utama pelatihan menurut (Simamora,
2009), pada intinya dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bidang :
1. Memperbaiki kinerja
2. Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan teknologi
3. Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru supaya menjadi kompeten dalam pekerjaan
4. Membantu memecahkan permasalahan operasional
5. Mempersiapkan karyawan untuk promosi
6. Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi
7. Memenuhi kebutuhan-kebutuhan pertumbuhan pribadi
Manfaat Pelatihan dan Pengembangan Menurut Simamora terdapat paling sedikit tujuh
manfaat dari pelaksanaan program pelatihan dan pengembangan, yaitu:
1. Peningkatan produktifitas kerja sebagai keseluruhan,
2. Terwujudnya hubungan yang serasi antara atasan dan bawahan,
3. Terjadinya proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat,
4. Meningkatkan semangat kerja seluruh tenaga kerja dalam organisasi/ perusahaan,
5. Mendorong sikap keterbukaan manajemen,
6. Memperlancar jalannya komunikasi yang efektif,
7. Penyelesaian konflik secara fungsional
Menurut Soekidjo Notoatmodjojo (1991: 53), pelaksanaan program pelatihan dapat dikatakan
berhasil apabila dalam diri peserta pelatihan tersebut terjadi suatu proses transformasi dalam :
1. Peningkatan kemampuan dalam melaksanakan tugas
2. Perubahan perilaku yang tercermin pada sikap, disiplin dan etos kerja.