1

DESAIN JABATAN

Pengertian Desain Jabatan

Herjanto (2001:110) menjelaskan bahwa desain pekerjaan adalah rincian tugas dan
cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan
tugas, bagaimana tugas itu dilakukan, dimana tugas dikerjakan danbagaimana tugas itu
dilaksanakan.
Dessler (2004: 104) mengatakan bahwa desain pekerjaan merupakan
pengetahuan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana cara
melakukan pekerjaan tersebut dan bagaimana kondisi kerjanya. Desain pekerjaan
meliputi identifikasi pekerjaan, hubungan tugas dan pekerjaan, standar dan
wewenang pekerjaan, syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, penjelasan tentang
jabatan dibawah dan di atasnya.
 2

Handoko (1987:31) desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan

kerja seorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional. Tujuannya
adalah untuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan-
kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan. Dari sudut pandang
manajemen personalia, desain pekerjaan sangat mempengaruhi kualitas
kehidupan kerja, dimana hal ini tercemin pada kepuasan individu para pemegang jabatan.
Gibson dkk. menyatakan desain jabatan sebagai suatu proses dimana manajer memutuskan
tugas pekerjaan individu maupun wewenangnya. Desain pekerjaan melibatkan keputusan dan
tindakan manjerial yang menspesifikasikan tujuan “job depth, range and relationships” untuk
memuaskan kebutuhan organisasi maupun kebutuhan sosial dan pribadi dari pekerjaan yang
diembannya.
Simamora (2004:116) mengatakan desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas
yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini,
dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi.
Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang dan hubungan) balas jasa dan
kualifikasi yang dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan
dengan cara memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai
dengan keahlian akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah
dirancang dengan sebaik mungkin dengan mempertimbangkan elemen-elemen yang
mempengaruhi desain pekerjaan.
Berdasarkan pendapat-pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Desain Jabatan adalah
fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawan secara
organisasional yang bertujuanuntuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi
kebutuhan-kebutuhan organisasi, tekhnologi dan keperilakuan.
 3

Konsep dan Peran Desain Jabatan

Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) harus mempunyai pemahaman tentang
desain pekerjaan. Hal ini karena desain (rancangan) pekerjaan merefleksikan organisasi,
lingkungan dan permintaan perilaku. Perancang-perancang desain pekerjaan mengambil elemen-
elemen ini sebagai pertimbangan dan mencoba untuk menciptakan pekerjaan yang merupakan
gabungan antara kepuasan dan produktifitas. Bagaimanapun masing-masing elemen dari
rancangan pekerjaan mempunyai maksud agar pekerjaan tersebut mempunyai kekurangan dan
kelebihan dalam kepuasan bila dibandingkan dengan yang lain. Produktifitas dan kepuasan
tenaga kerja memberikan umpan baik, bagaimana sebaiknya pekerjaan itu dirancang. Buruknya
rancangan pekerjaan berpengaruh pada rendahnya produktivitas, perputaran karyawan, absensi,
keluhan, sabotase, pengunduran diri, serikat kerja dan lain-lain.
Hal ini dapat terjadi bila kita telah membicarakan masalah efisiensi, dimana elemen-
elemen keperilakuan desain jabatan/pekerjaan mengemukakan pentingnya otonomi, variasi,
identitas tugas dan umpan balik. Tetapi elemen-elemen efisiensi mengutamakan spesialisasi
lebih tinggi, dimana mengurangi variasi meminimumkan otonomi dan elemen-elemen
kontradiktif lainnya. Dengan demikian untuk merancang pekerjaan lebih efesien bisa
menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja. Sebaliknya, pekerjaan-pekerjaan yang memuaskan
bisa berakibat tidak efisien. Untuk memecahkan masalah ini harus ada trade-off keperilakuan
dan efesiensi, peranan ahli personalia adalah untuk menyeimbangkan trade-off yang ada. Jika
pekerjaan underspecialized untuk pekerjaan mudah maka tugas dikurangi, jika overspecialized
karyawan harus dikembangkan dan diperkaya kemampuannya.
 4

Elemen-Elemen Desain Jabatan

Handoko (2001:33) menyatakan elemen-elemen desain pekerjaan terdiri dari:

1.     Elemen-Elemen Organisasional
Elemen-elemen organisasional merupakan elemen yang harus diperhatikan suatu organisasi
dalam pembentukan atau desain perkerjaan. Elemen-elemen organisasional pada desain
pekerjaan bersangkutan efisiensi. Efisiensi merupakan suatu pencapaian tujuan sesuai dengan
pendanaan-pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang
secara efisien mendorong pegawai yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran
(output) yang maksimal. Perhatian akan efisiensi ini telah dimulai sejak munculnya manajemen
ilmiah.
Para ahli mencurahkan risetnya untuk menemukan cara-cara terbaik dalam merancang
pekerjaan yang efisien. Studi gerak dan waktu membeberkan sesuatu disiplin baru, yaitu teknik
industri. Berbagai upaya tersebut menunjukkan bahwa spesialisasi adalah elemen kunci dalam
desain pekerjaan. Bila para pegawai bekerja mengerjakan suatu pekerjaan secara berulang-ulang
kali hingga sampai batas tertentu, maka akan meningkatkan tingkat keluaran (output) yang lebih
tinggi. Penemuan-penemuan para peneliti ini dapat diterapkan dalam era komputerisasi sekarang.
 5

Berikut ini adalah elemen-elemen organisasi dalam desain pekerjaan menurut Handoko
(2001:35):
a.      Pendekatan Mekanistik
Pendekatan mekanistik berusaha untuk mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu
pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai.
Setelah identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu perkejaan.
Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga
kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi
perakitan, dan terutama efektif bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai
pengalaman.

b.      Aliran kerja
Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa.
Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan sehingga
dibutuhkan aliran kerja dari suatu kegiatan.

c.      Praktek-praktek kerja
Praktek-praktek kerja merupakan cara-cara bagaimana pelaksanaan kerja yang
ditetapkan. Metode praktek kerja ini bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para
pegawai atau bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi
fleksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-perkerjaan.

2.      Elemen-Elemen Lingkungan
Elemen-elemen lingkungan merupakan aspek kedua dalam desain perkerjaan. Para
perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen
lingkungan pokok dalam desain pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pegawai
potensial serta pengharapan-pengharapan sosial. Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan
dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan. Misalnya
banyak lowongan kerja yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon
pegawai yang mempunyai kemepuan tertentu. Selain itu desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh
pengharapan masyarakat. Misalnya masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun tidak mempunyai
keterampilan, namun kenyataannya sering menuntut langan kerja. Disamping itu masyarakat
 6

yang mempunyai keterampilan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam hal kualitas
kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain
perkerjaan tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para pegawai dan
masyarakat. 

3.     Elemen-Elemen Keperilakuan
Handoko (2001:36) elemen-elemen keperilakuan perlu mempertimbangkan beberapa aspek
dalam desain pekerjaan, yaitu:
a.      Otonomi
Otonomi mempunyai pengertian bahwa dalam melaksanakan tugas-tugas dan
tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang pegawai diberikan wewenang untuk mengambil
keputusan yang dibutuhkan dalam bidang tugasnya. Dengan diberikannya wewenang
pengambilan keputusan maka berarti akan bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan
cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan
menyebabkan pegawai menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan
mengakibatkan turunnya kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
b.      Variasi
Variasi pekerjaan sangat dibutuhkan oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Dengan variasi pekerjaan yang baik maka tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan
dapat ditekan. Apabila seseorang pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah. Kelelahan
yang berlanjut akan mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas. Dengan
adanya kesalahan-kesalahan ini maka seorang pegawai akan ditegur oleh atasannya. Dengan
tguran ini maka soerang pegawai dapat merasa tidak senang dan tidak puas dalam melaksanakan
tugasnya.
c.      Indentitas tugas
Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari
suatu pekerjaan. Bila pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan
kurang merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi
(sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan jelas, sehingga
kepuasan kerja dapat menurun.
d.     Umpan balik
 7

Bila pekerjaan-perkerjaan yang dilaksanakan pegawai memberikan umpan balik

tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaannya, maka para pegawai akan mempunyai pedoman
dan motivasi untuk melaksanakan perkerjaan dengan lebih baik. Hasil atau nilai prestasi kerja
pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah diberitahukan sehingga dapat memperbaikinya
atau dapat meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat ditingkatkan.
 8

Teknik – Teknik Rancang Ulang Desain Jabatan

Simamora (2004:118) menyatakan teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan
cara:
1.      Simplikasi pekerjaan
Simplikasi pekerjan merupakan suatu teknik desain pekerjaan yang mengarah kepada
pekerjaan yang sangat terspesialisasi. Ini berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah
menjadi bagian terkecil, biasanya terdiri dari beberapa operasi. Pekerjaan dapat dilakukan secara
bersama-sama sehingga pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih cepat. Resiko simplikasi
pekerjaan adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terspesialisasi sehingga menimbulkan
kebosanan yang tinggi.

2.      Rotasi pekerjaan
Teknik desain pekerjaan dengan memungkinkan adanya rotasi pekerjaan akan membuat
seorang pegawai secara sistematis berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang
lainnya di dalam organisasi. Dengan teknik ini akan membuat pegawai tidak merasa bosan dan
banyak bidang pekerjaan yang akan diketahuinya. Namun tingkat produktivitas akan rendah, hal
 9

ini disebabkan karena para pegawai yang baru pindah ke pekerjaannya yang baru akan terlebih
dahulu menyesuaikan diri dan memahami pekerjaannya.

3.      Pemekaran pekerjaan
Pemekaran pekerjaan merupakan suatu teknik desain pekerjaan dengan mengadakan
perluasan kerja. Perluasan kerja merupakan kebalikan dari simplikasi pekerjaan. Pekerjaan
diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung
diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian. Hal ini sangat mengurangi tingkat kebosanan dan
akan meningkatkan kepuasan kerja. Tingkat kebosanan yang turun dan meningkatkan kepuasan
kerja disebabkan banyaknya variasi pekerjaan bagi pegawai yang akan menambah arti dan
tanggung jawab pekerjaan. Pemekaran pekerjaan bersifat horizontal, maksudnya pemekaran
pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang sederajat yang masih mempunyai
kesamaan fungsi, tugas dan tanggung jawabnya.

4.      Pemerkayaan Pekerjaan
Pemerkayaan pekerjaan merupakan penambahan tugas dan tanggung jawab dari para
pegawai. Pemerkayaan pekerjaan dirancang untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi
masalah dalam pekerjaan yang berulang-ulang. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi
untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan tanggung jawab.
Pemerkayaan pekerjaan bersifat vertikal, maksudnya pemerkayaan pekerjaan ditujukan kepada
pekerjaan-pekerjaan yang berada di atasnya yang masih mempunyai fungsi yang bersamaan.

Sedangkan Handoko (2001:40) menyatakan teknik-teknik perancangan kembali pekerjaan-

pekerjaan ada 2 (dua) jenis, yaitu:
            a.   Simplikasi pekerjaan
            b.   Perluasan pekerjaan

Perbedaan yang mencolok dari teknik-teknik tersebut adalah pada teknik pertama ada 4 cara,
sedangkan pada teknik kedua hanya 2 cara. Teknik desain pekerjaan dengan simplikasi pekerjaan
adalah merupakan teknik mempersempit ruang lingkup pekerjaan dari seorang pegawai.
Tujuannya untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Sedangkan perluasan pekerjaan
merupakan teknik-teknik desain pekerjaan yang memperluas pekerjaan dari seorang pegawai
 10

atau bagian. Cara kedua dalam teknik kedua yaitu perluasan pekerjan termasuk kedalam
pengertian rotasi pekerjaan, pemekaran pekerjaan (perluasan pekerjaan secara horizontal) dan
pemerkayaan pekerjaan (perluasan pekerjaan secara vertikal). Dengan adanya teknik-teknik
desain pekerjaan ini, para desainer atau perancang pekerjaan dapat merancang pekerjaan dengan
sebaik mungkin dan dapat menyesuaikan pekerjaan dengan kehendak-kehendak pegawai dan
sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan. Desain pekerjaan yang telah sesuai dengan kehendak
pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan maka besar kemungkinan dapat
memuaskan pegawai dalam melaksanakan tugas-tugas atas pekerjaannya.

Deskripsi Jabatan
Hasil pertama yang segera diperoleh dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan.
Deskripsi jabatan merupakan suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan kewajiban
suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugas,
tanggungjawab, wewenang dan sebagainya.
Penyusunan statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Cara seperti ini mungkin bisa
dipergunakan:
a.  Identifikasi jabatan
b.   Ringkasan jabatan
c.   Tugas yang dilaksanakan
d.   Pengawasan yang diberikan dan yang diterima
e.   Hubungan dengan jabatan-jabatan lain
f.   Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan
g.  Kondisi kerja
h.  Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim
i.   Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas.
Didalam pembuatan deskripsi jabatan bagian terpenting adalah menuliskan atau membuat
tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu kita bisa mulai
menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan “apa” dan “mengapa” kita
melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya lebih baik dimulai dengan kata kerja.
 11

Analisa Jabatan

Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai
informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan
demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas
suatu pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa
pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan dan
spesifikasi jabatan. Proses analisa jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan
data.
Berbagai pendekatan dapat dipergunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan, dan
apa yang bisa dipergunakan adalah:
a. Kuesioner.
Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai
jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk
menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka.
Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat
dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relatif singkat. Sebaliknya, metode angket
memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.
b.   Menuliskan cerita singkat (written narrative).
c.   Pengamatan (observasi).
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi
dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan
tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis
pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis
dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun
tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
Penggunaan work sampling dan employee diary/log.
d.   Wawancara (interview).
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaannya atau yang
terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk
mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan
 12

wawancara penyelia (Dessler: 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan
oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara
adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga
pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.
Pendekatan yang paling sering digunakan adalah interview dan biasa dipergunakan baik
untuk pekerja harian maupun bulanan. Berikutnya yang sering dipergunakan adalah observasi,
terutama untuk pekerja-pekerja harian. Walaupun demikian harus disadari bahwa masing-masing
teknik mempunyai kelemahan dan kebaikan sendiri-sendiri. Kelemahan teknik kuesioner dan
written narrative terletak pada data yang diperoleh seringkali tidak lengkap tidak teratur dan
tidak kompak. Tetapi kebaikannya adalah bisa dipergunakan sebagai latar belakang pengetahuan
untuk melakukan interview terhadap pemangku-pemangku jabatan. Sedangkan metode ketiga
dan keempat terutama memberikan data yang lebih lengkap, lebih teliti dan penggunaan waktu
yang lebih baik. Jika pelaksanaan tugas merupakan pekerjaan yang sederhana dan berulang-
ulang maka teknik observasilah yang biasa digunakan.

Spesifikasi Jabatan
Sesudah membaca deskripsi jabatan yang dibuat, maka akan timbul pertanyaan yang
selanjutnya. Misalnya, siapa yang memangku jabatan tersebut, karyawan-karyawan bagaimana
yang akan memenuhi persyaratan-persyaratan bagi jabatan tersebut, apakah jabatan tersebut bisa
dipegang oleh lulusan SD, SMP, SMA, S1, S2 dan lain sebagainya. Jawaban-jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan tersebut disusun menjadi apa yang disebut dengan spesifikasi jabatan.
Dengan kata lain spesifikasi jabatan adalah suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan
bagi setiap karyawan atau pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Spesifikasi
jabatan merupan suatu statement dari kualitas minimum karyawan yang harus diterima agar
dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik. Pada umumnya isi dari suatu spesifikasi jabatan
terdiri dari:
a.       Identifikasi jabatan
b.      Persyaratan kerja
 13

Kegunaan Informasi Analisa Jabatan

Analisa jabatan disamping menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan, juga mempunyai
berbagai kegunaan lainnya. Diantara berbagai kegunaan tersebut adalah:
a.    Pengadaan Tenaga Kerja/ Sarana Proses Rekruitmen.
Spesifikasi jabatan merupakan standar personalia yang akan dipakai sebagai pembanding para
pelamar jabatan tersebut. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur
seleksi nantinya. Ketika perusahaan hendak melakukan sebuah penyegaran karyawan, tentu
mengharuskan untuk melakukan recruitment. Hal ini bertujuan untuk menentukan seperti apa
orang yang hendak menduduki jabatan dalam pekerjaan perusahaan tersebut. adanya analisis ini
akan mampu untuk menunjukkan sebuah kualifikasi dan juga keterampilan yang ada. Bahkan
tidak hanya itu saja, emosional seseorang serta keahlian pribadi dalam melakukan sebuah
pekerjaan juga bisa tampak ketika melakukan analisis ini, tentunya perusahaan bisa mendapatkan
seseorang yang tepat dalam mengisi posisi yang ada.
b.   Sarana Pelatihan dan Pengembangan Karyawan.
Uraian tentang tugas-tugas dan perlengkapan digunakan sebagai bahan pembantu di
dalam pengembangan program-program latihan. Melalui job analysis ini perusahaan dapat
menggunakannya untuk menilai akan kebutuhan dan pengembangan seorang karyawan. Tidak
hanya itu, manajemen dengan mudah untuk menentukan jenis pelatihan dan cara bagaimana
melaksanakan pelatihan dalam rangka mengembangkan kinerja karyawan tersebut. Dari
pelatihan yang tepat untuk diberikan kepada seorang karyawan tersebut, tentunya akan
mendapatkan sebuah hasil yang bisa disesuaikan dengan rencana perusahaan. Tujuan yang ada
terlebih dalam hal efisiensinya suatu perusahaan.
c.       Evaluasi Jabatan dan Manajemen Kompensasi
Deskripsi jabatan dan persyaratan-persyaratan yang diinginkannya dapat dinilai untuk
menentukan harganya. Dengan demikian tiap-tiap jabatan akan diberikan penghargaan yang
layak.
Sebuah analisis sangat penting untuk menentukan besarnya paket gaji seorang karyawan. Bahkan
tidak hanya itu saja, besarnya tunjangan, dan juga insentif sangat dipengaruhi dengan adanya
analisis jabatan ini. Keadaan dan juga tanggung jawab dalam mengemban tugas bisa dapat dilihat
dengan mudah menggunakan analisis jabatan tersebut. tentunya adanya hal tersebut akan
 14

memudahkan dalam menentukan kompensasi yang harus diberikan oleh manajer sumber daya
manusia kepada karyawannya.
d.      Penilaian Prestasi
Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik, maka deskripsi
jabatan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya. Kinerja seorang
karyawan akan berimbas pada keefektifan kegiatan sebuah perusahaan. Dengan adanya analisis
ini, perusahaan akan mampu untuk memeriksa apakah tujuan dan juga sasaran yang ada pada
karyawan sudah tercapai. Hal tersebut biasanya dikarenakan job analysis membantu dalam
menentukan standar suatu pekerjaan. Tentunya seluruh kinerja karyawan akan lebih mudah
diukur dan juga dinilai sesuai dengan standar yang ada.
e.       Promosi dan Transfer
Informasi jabatan akan sangat membantu dalam menentukan salinan promosi ataupun
transfer.
Sebuah perusahaan tentu harus diatur sedemikian rupa agar mampu berjalan secara efektif.
Sebuah proses manajerial juga merupakan langkah yang harus dilakukan secara tepat. Untuk bisa
mencapai hal tersebut, membutuhkan yang namanya analisis akan jabatan. Hal ini agar mampu
melakukan proses secara tepat. Proses manajerial ini memerlukan sebuah tahap yang menjadikan
seorang manajer harus jeli dalam memahami karyawannya. Dengan analisis ini, seseorang akan
dengan mudah ditempatkan pada posisi yang sesuai.
f.       Organisasi dalam Rangka Peningkatan Produktivitas
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali menghasilkan petunjuk
bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki. Hal yang paling penting bagi sebuah perusahaan
ketika menerapkan analisis jabatan ini yaitu kemampuan produktivitas yang meningkat. Hal ini
tentunya berimbas pada pendapatan perusahaan itu sendiri. Ketika sebuah produktivitas
perusahaan mampu berjalan dengan baik, kecil kemungkinan perusahaan tersebut mengalami
kemunduran. Peluang perusahaan untuk berkembang justru lebih banyak.
g.   Induksi
Untuk pegawai baru deskripsi jabatan sangat berguna untuk maksud atau tujuan orientasi.
Deskripsi jabatan ini akan memberikan gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan oleh
pegawai baru tersebut.
 15

h.      Counseling/ Pemecahan Masalah Mengenai Karyawan

Informasi jabatan akan sangat berguna dalam pemberian counseling atau konsultasi baik bagi
yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatannya
sekarang ini. Ketika seorang karyawan atau pegawai terdapat masalah dalam menjalankan
tugasnya, hal ini dapat dengan mudah diatasi dengan menggunakan job analysis tersebut.
kemampuan dalam menangkap masalah terhadap kepegawaian menjadi manfaat yang bisa
didapatkan. Analisa jabatan memberikan keterangan yang akan membantu didalam kemungkinan
perubahan jabatan agar bisa diisi dengan karyawan-karyawan dengan sifat khusus.

Pentingnya Analisis Jabatan Bagi Perusahaan

Beberapa alasan yang menjadikan mengapa analisis jabatan ini terbilang sangat penting,
diantaranya:
1. Menjamin Akan Arus Kerja
Dalam sebuah arus kerja, ada sebuah keterkaitan antara pekerjaan yang satu dengan yang
lainnya. Ketika salah satu dari pekerjaan tersebut belum memahami bagaimana pekerjaan yang
seharusnya, tentu kegiatan perusahaan akan terhenti dan tidak efektif.
2. Terhindar Dari Tumpang Tindih Dan Juga Konflik
Meskipun dalam bidang yang beda, namun terkadang ada karyawan yang mengerjakan
pekerjaan yang sama. Hal ini akan berimbas pada kurangnya tanggung jawab yang ada. Dengan
adanya sebuah analisis jabatan ini akan mampu mengatasi hal tersebut.
3. Penentu Kualitas Sumber Daya Manusia
Sebuah sumber daya manusia menjadi penentu bagaimana perusahaan bergerak. Kesadaran
akan kualitas sumber daya manusia ini akan memberikan persaingan terhadap bagaimana sebuah
perusahaan dijalankan.
4. Menjadi Sarana Tumbuh Kembangnya Perusahaan Yang Ada
Ketika mampu memiliki sebuah sumber daya yang terampil, tentu menjadi kunci sukses
tumbuh kembangnya perusahaan. Hal ini sangat jelas ketika melakukan analisis jabatan, bisa
menjadi jembatan sebuah perusahaan untuk bisa berkembang lebih baik. Pada dasarnya sebuah
perusahaan memang harus memiliki sumber daya manusia yang berkualitas. Kualitas tersebut
tentunya menjadi langkah untuk bisa diterapkan pada posisi jabatan yang tepat. Dengan analisis
ini bisa menjadi cara yang paling sistematis untuk bisa memajukan perusahaan.
 16

Analisis, Deskripsi, Spesifikasi dan Evaluasi Jabatan

Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan,
spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian
sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam
analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut:
   What : menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa
sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.
   How : terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas
dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.
   Why : menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan
tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan. 
   Skill involved : kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk
melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.
 17

Langkah - langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan

1. Menentukan pengguna hasil informasi analisis pekerjaan. Artinya penganalisis harus tahu,
informasi ini dipergunakan untuk siapa. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis
data yang dikumpulkan dan metode pengumpulan datanya.
2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang organisasi. Contohnya data mengenai bagan
organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.
3. Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis, artinya penganalisis harus memilih beberapa
jabatan untuk dianalisis. Tujuannya untuk menghemat biaya dan efisiensi waktu.
4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, mengadakan analisis pekerjaan secara aktual
menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan, kondisi kerja dsb.
5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Informasi tersebut hendaknya
diverifikasikan oleh pekerja yang akan melakukan pekerjaan itu.
6. Menyusun uraian dan spesifikasi pekerjaan
7. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Jenis Analisis Pekerjaan

   Terdapat dua jenis analisis pekerjaan yang utama yakni :

1.   Analisis pekerjaan tradisional (Traditional Job Description), yang mana hanya mencari
informasi sekitar 3 aspek, yaitu: (a) Tanggung jawab (responsibilities) dari seseorang terhadap
pekerjaannya dan tunduk pada pengarahan dan pengendalian, (b) Kewajiban (duties) umum dari
orang yang memegang suatu kedudukan, dan (c) Kualifikasi (qualification) minimal yang layak
untuk diterima.
2.    Analisis pekerjaan yang berorientasi pada hasil (Results-oriented Job Description), dimana
lebih menekankan pada manfaat suatu pekerjaan, harapan yang akan dicapai, sesuai dengan
aspek-aspek, yaitu:
a.   Tasks, perilaku, kewajiban atau fungsi apa yang penting untuk suatu pekerjaan;
b.   Conditions, berkaitan dengan sifat dasar pekerjaan, syarat-syarat suatu pekerjaan
serta kondisinya;
 18

c.   Standards, ini berhubungan dengan performansi suatu pekerjaan baik dilihat dari
segi standar kuantitas, standar kualitas, dan standar waktu dikaitkan dengan tujuan
organisasi;
d.   SKAs (Skills, Knowledge, Abilities), yang mana dibutuhkan kriteria kecakapan,
pengetahuan dan kemampuan yang standar minimal layak untuk diterima;
e.   Qualifications, yang berkaitan dengan kualifikasi pendidikan, kualifikasi
pengalaman,dan kualifikasi tambahan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan. 
 19

Jabatan sebagai Customer Service

ANALISIS JABATAN
Costumer service adalah pegawai bank yang melayani nasabah dalam membuka tabungan,
deposito, giro, permohonan permintaan ATM, surat dukungan bank yang berguna untuk para
kontraktor sebagai persyaratan mengikuti tender di pemerintahan, pembukaan pendaftaran haji,
legalisir buku tabungan, melayanai nasabah yang menanyakan informasi mengenai produk bank
baik langsung maupun melalui telepon. 

SPESIFIKASI  JABATAN
Untuk pria
1. Rambut tidak menutupi wajah/mata
2. Telinga terlihat
3.  Panjang rambut tidak melebihi kerah baju
4. Bersihkan telinga
        
Untuk wanita
1. Tata rambut disesuaikan dengan bentuk wajah bagi yang tidak berjilbab
 20

2. Hindari cat rambut warna mencolok

3. Pemakaian aksesoris rambut sebaiknya bermodel sederhana dan berwarna hitam
        
Persyaratan pribadi, atau kualifikasi personel atau spesifikasi jabatan Costumer Service:
1. Tinggi minimal 155 cm untuk perempuan dan 160 cm untuk laki-laki.
2. Bagi perempuan yang tidak berjilbab kalau rambutnya panjang harus dicepol agar rapi, kalau
yang rambutnya pendek boleh dilepas dan yang berjilbab harus memakai jilbab berdasarkan
standar ketentuan kerja berdasarkan ketentuan bank nagari sendiri.
3. Pendidikan minimal D3
4. Untuk melamar sebagai Costumer service, akan dilakukan wawancara, tes performance, tes
psikologi, wawancara dengan psikolog, wawancara dengan direksi, tes kesehatan. Semua itu
diperiksa secara teliti.

Gaji Staff Costumer service : Rata-rata mencapai Rp. 3.500.000 , minimal mencapai Rp.
2.900.000 dan maksimal mencapai Rp.  4.250.000

DESKRIPSI PEKERJAAN :
Dalam praktiknya fungsi Customer service adalah sebagai berikut (Kasmir, 2005 : 182):
– Sebagai Resepsionis, Artinya sebagai penerima tamu yang datang ke Bank. Tamu yang
dimaksud adalah nasabah yang datang ke bank. Fungsinya dalam hal melayani
pertanyaan yang diajukan nasabah dan memberikan informasi yang diinginkan selengkap
mungkin.
– Sebagai Deskman, artinya sebagai orang yang melayani berbagai macam aplikasi yang
diajukan nasabah atau calon nasabah.
– Sebagai Salesman, artinya sebagai orang yang menjual produk perbankan, maksudnya
menawarkan produk bank kepada setiap calon nasabah yang datang ke bank.
– Sebagai Customer Relation Officer, yaitu sebagai seseorang yang dapat membina
hubungan baik dengan seluruh nasabah, termasuk merayu atau membujuk agar nasabah
tetap bertahan tidak lari dari bank yang bersangkutan.
 21

– Sebagai Komunikator, artinya sebagai orang yang menghubungi nasabah dan

memberikan informasi tentang segala sesuatu yang ada hubungannya antara bank dengan
nasabah.
Selain memiliki fungsi, seorang customer service yang berada digaris depan bank (front office)
juga memiliki tugas. Tugas ini pada hakekatnya adalah penerapan dari fungsi-fungsi yang telah
disebutkan diatas dan tugas ini nantinya yang dapat dilihat oleh nasabah dalam kegiatan sehari-
hari nantinya.
– Memberikan pelayanan kepada nasabah yang berkaitan dengan pembukaan rekening
tabungan, giro, pembukaan deposito, permohonan nasabah yang lainnya.
– Memberikan informasi sejelas mungkin mengenai berbagai produk dan jasa yang ingin
diketahui dan diminati kepada nasabah atau calon nasabah.
– Menerima, melayani dan mengatasi permasalahan yang disampaikan oleh nasabah
sehubungan dengan ketidakpuasan nasabah atas pelayanan yang diberi¬kan oleh pihak
nasabah.
– Mengadministrasikan daftar hitam Bank Indonesia dan daftar rehabilitasi nasabah serta
file nasabah.
– Mengadministrasikan resi permintaan dan pengemba¬lian buku cek dan bilyet giro serta
surat kuasa.
– Memberikan informasi tentang saldo dan mutasi nasabah.
– Mengadministrasikan buku cek, bilyet giro, dan buku tabungan.
– Memperkenalkan dan menawarkan produk dan jasa yang ada dan yang baru sesuai
dengan keinginan dan kebutuhan nasabah.
                               
 22

Jabatan sebagai Teller Bank

DESKRIPSI PEKERJAAN
TELLER BANK :
Teller adalah karyawan bank yang bertanggung jawab terhadap lalu lintas uang tunai. Teller
disebut juga kuasa kas terbatas karena dalam jumlah uang terbatas karyawan bank tersebut dapat
bertindak secara langsung untuk melakukan transaksi.
Jenis jabatan Teller :
 Head Teller.
 Assisten Head Teller.
 Teller.
 Teller kliring.
 Teller khusus.
 Teller Tabungan.
 Petugas stop payment.
 23

SPESIFIKASI JABATAN :
PENERIMAAN CALON PEGAWAI BARU PT BANK TABUNGAN NEGARA POSISI
TELLER STAF WILAYAH REIKRUTMEN JABODETABEK
Kualifikasi umum :
1. WNI
2. Laki-laki / perempuan
3. Usia max 24 tahun (belum berulang tahun ke 25 per 31 desember 2015)
4. Belum menikah
5. Tinggi badan laki-laki min 160cm dan perempuan min 155cm
6. Berpenampilan menarik
7. Ramah dan sopan

Kualifikasi khusus teller staff :

1. Minimal pendidikan D1
2. IPK minimal 2.75 skala 4.00
3. Semua jurusan
4. Dapat menghitung uang dengan cepat
5. Mampu berkonikasi dengan baik
6. Teliti

Gaji Teller Bank perbulan rata-rata mencapai Rp. 3.100.000, paling rendah mencapai Rp.
2.500.000 dan paling tinggi Rp. 12.500.000 . Gaji tersebut belim termasuk tunjangan lainnya.