PENGERTIAN MANAJEMEN PERSONALIA

Manajemen personalia atau manajemen personalia merupakan kumpulan aktivitas di dalam semua
organisasi yang bermaksud mempengaruhi efektivitas sumber daya manusia dan organisasi.

AKTIVITAS-AKTIVITAS PERSONALIA
Pencapaian produktivitas tenaga kerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan harus didukung
oleh kegiatan-kegiatan departemen personalia dari suatu perusahaan. Kegiatan-kegiatan tersebut
adalah :
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Tujuan perencanaan sumber daya manusia ini yaitu menciptakan kaitan antara seluruh strategi
perusahaan dengan kondisi sumber daya manusia yang tersedia atau dengan perkataan lain,
dengan adanya perencanaan sumber daya manusia maka aktivitas sumber daya manusia akan
selalu konsisten dengan arah atau tujuan perusahaan.
Di dalam menyusun perencanaan sumber daya manusia, manajemen perlu membuat analisis
lingkungan dan penilaian organisasional. Analisis lingkungan dimaksudkan agar manajemen dapat
mengantisipasi adanya perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di waktu mendatang.
Lingkungan yang dapat mempengaruhi ketersediaan tenaga kerja dapat dijelaskan sebagai berikut
(Henry Simamora : 61 - 64) :
a. Lingkungan Perekonomian
Lingkungan ini dapat mempengaruhi status keuangan perusahaan yang akan dapat mempengaruhi
tingkat pengeluaran, resiko dan prioritas pembelanjaan.
b. Lingkungan Sosial
Dalam hal ini, kebiasaan, sub kultur ataupun trend populasi dapat mempengaruhi organisasi.
Manajer perlu memahami lingkungan sosial dimana perusahaan beroperasi, sebab ini akan
berpengaruh terhadap hubungan antara pekerja dengan manajemen. Sikap, nilai sosial dan
kepercayaan dapat mempengaruhi apa yang diharapkan tenaga kerja pada organisasi.
c. Lingkungan Politik
Lingkungan ini menyangkut sikap pemerintah terhadap perusahaan, peraturan ketenagakerjaan
dan kesejahteraan sosial. Peraturan pemerintah yang mengharuskan perusahaan memberikan
tunjangan kesehatan, penyediaan dana pensiun atau mengasuransikan tenaga kerja akan
menyebabkan perusahaan berupaya untuk melaksanakannya.
d. Lingkungan Hukum
Kemajuan bidang hukum memberi perlindungan bagi para tenaga kerja untuk mendapatkan hak
dan kewajibannya secara proporsional.
e. Lingkungan Pekerja
Lingkungan ini menggambarkan sikap karyawan dan masyarakat terhadap serikat pekerja.
f. Lingkungan teknologi
Disini, teknologi akan mempengaruhi keahlian pekerja yang dibutuhkan serta alat-alat kerja yang
digunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
2. Analisis dan Desain Pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan penentuan melalui pengamatan, studi dan informasi yang berkaitan
dengan sifat dari suatu pekerjaan tertentu.
Dari sudut pandang departemen personalia, tujuan penyusunan analisis pekerjaan (analisis
jabatan) adalah :

1. Mengidentifikasi kegiatan yang akan dikerjakan

2. Mengevaluasi tempat kerja yang berkaitan dengan pekerjaan
3. Menentukan syarat-syarat kerja bagi karyawan
4. Mengidentifikasikan informasi tentang prosedur operasional
5. Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.

Komponen-komponen analisis pekerjaan dapat diilustrasikan pada gambar berikut :

Analisis pekerjaan dapat memberikan manfaat :

 Mempermudah penyusunan karyawan (staffing)
 Memberi masukan dalam pembuatan desain organisasi yang efektif
 Memberi dasar perencanaan dan evaluasi kinerja karyawan
 Menjadi dasar perencanaan suksesi manajemen
 Membantu manajemen dalam menentukan perlu tidaknya diadakan program pelatihan bagi
karyawan
 Memberi dasar untuk seleksi dan promosi karyawan
 Membantu manajemen dalam mengevaluasi pekerjaan untuk tujuan pemberian kompensasi
Uraian Pekerjaan (Job Description)
Adalah suatu uraian atau deskripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang
karyawan dalam suatu pekerjaan tertentu.
Manfaat adanya deskripsi pekerjaan :
1. Membantu memberi gambaran yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab
pekerja.
2. Memudahkan prosedur penarikan dan pelatihan tenaga kerja.
3. Membantu tenaga kerja dalam merencanakan karir mereka.
Suatu uraian pekerjaan dapat memuat :
 Nama pekerjaan
 Ringkasan pekerjaan
 Tugas khusus yang harus dilaksanakan
 Hubungan antar pekerjaan
 Kecakapan karyawan dan alat kerja serta bahan yang akan digunakan
 Kondisi kerja
 Tanggung jawab yang harus dilaksanakan karyawan.
Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification)
Suatu spesifikasi pekerjaan menjelaskan tentang kecakapan dari seseorang dan ini digunakan
sebagai persyaratan untuk mempekerjakan.

Evaluasi Pekerjaan (Job Evaluation)

Evaluasi pekerjaan merupakan kegiatan memperbandingkan suatu pekerjaan tertentu dengan
pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa, pekerjaan tersebut dihargai secara adil.

Desain Pekerjaan (Job Design)

Desain pekerjaan merupakan proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, teknik yang
akan digunakan untuk melaksanakan tugas tersubut bagaimana pekerjaan tersebut dengan
pekerjaan lain dalam perusahaan.
Teknik desain pekerjaan dapat mempengaruhi tingkat spesialisasi dan dimensi psikologis
pekerjaan. Dalam hal ini terdapat 4 (empat) desain pekerjaan (Henry Simamora, 1995 : 119-120) :
a. Simplifikasi Pekerjaan (Job Simplifikasi)
b. Rotasi Pekerjaan (Job Rotation)
c. Pemekaran Pekerjaan (Job Enlargement)
d. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)

3. Penarikan Tenaga Kerja (Recruitment)

Sebelum organisasi melakukan penarikan tenaga kerja, langkah awal adalah meramalkan
kebutuhan akan tenaga kerja dalam jangka pendek.
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan jumlah tenaga kerja adalah tingkat absensi
dan perputaran tenaga kerja. Tingkat absensi yang tinggi menunjukkan tingginya karyawan yang
tidak masuk bekerja. Perhitungannya :

Perusahaan perlu melakukan analisis perputaran karyawan untuk menjamin tersedianya tenaga
kerja dalam jumlah mencukupi. Perputaran ini merupakan petunjuk stabilitas karyawan dalam
perusahaan. Semakin tinggi perputaran ini, semakin sering terjadi pergantian karyawan. Hal ini
akan merugikan perusahaan sebab, perusahaan akan terbebani oleh pengeluaran :
- Biaya penarikan karyawan
- Biaya pelatihan karyawan
- Biaya atas terjadinya kesalahan produksi
- Biaya lembur karena lambannya karyawan baru dalam bekerja

Persentase perputaran tenaga kerja dapat dihitung sebagai berikut :

Sumber Penarikan Tenaga Kerja

Terdapat dua sumber penarikan tenaga kerja yaitu sumber internal dan eksternal. Keunggulan
cara penarikan internal ini adalah :
a. Memberi motivasi dan promosi bagi karyawan
b. Meningkatkan moral karyawan
c. Mempertinggi loyalitas karyawan
d. Mengembangkan pribadi karyawan
Segi kelemahannya adalah menutup ide-ide baru dari luar, menciptakan pola pikir yang sempit dan
mempertinggi persaingan antar karyawan.

Sumber penarikan tenaga kerja eksternal (dari luar perusahaan)

Saluran penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan di antaranya adalah :
1. Kantor penempatan tenaga kerja
2. Lembaga-lembaga pendidikan
3. Rekomendasi dari karyawan yang telah bekerja
4. Surat lamaran yang dikirim langsung ke perusahaan
5. Para pelamar yang dating langsung ke perusahaan
6. Melalui iklan
7. Agen penempatan tenaga kerja
8. Serikat pekerja
9. Leasing (tenaga honorer)

4. Seleksi Tenaga Kerja

Proses seleksi ini dimulai dari ketika pelamar mengirimkan surat lamaran atau dating langsung ke
perusahaan dan berakhir pada saat dilakukan keputusan pengangkatan.

Berbagai Jenis Tes

Berbagai jenis tes diantaranya :
- Tes Kecerdasan (Intrlligence Test)
- Tes Bakat (Aptitude Test)
- Tes Prestasi (Achievement Test)
- Tes Minat (Interest Test)
- Tes Kepribadian (Personality Test)

5. Orientasi, Pelatihan dan Pengembangan Tenaga Kerja

Orientasi merupakan kegiatan untuk mengenalkan tenaga kerja kepada organisasi/perusahaan
menyangkut fungsi-fungsi, tugas-tugas dan personil-personilnya. Setelah itu dilakukan tahap
induksi. Induksi merupakan aktivitas karyawan baru untuk mempelajari sejarah perusahaan,
struktur organisasi, jenis produk yang dihasilkan, peraturan ketenagakerjaan, kompensasi dan
tunjangan serta karyawan-karyawan yang terlibat dalam perusahaan.

Perubahan dalam perusahaan dibedakan menjadi :

1. Perubahan tujuan organisasi perusahaan
2. Perubahan faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan organisasi perusahaan.

Berbagai Perubahan yang terjadi dalam Perusahaan :

1. Perubahan Produksi
2. Perubahan Teknologi
3. Perubahan karyawan
4. Perubahan lingkungan organisasi perusahaan

Kebutuhan akan Latihan dan Pengembangan :

Tiga taraf kebutuhan akan latihan dan pengembangan dalam organisasi perusahaan :
1. Kebutuhan dalam taraf organisasi (Organizational Needs)
2. Kebutuhan pada level jabatan (Occupational Needs)
3. Kebutuhan pada taraf Perorangan/individual (Individual Needs)

Metode Latihan dan Pengembangan

1. Dua metode dasar dalam melaksanakan pengembangan karyawan :
a. Latihan (training)
Latihan adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan dengan cara
meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dalam menjalankan suatu pekerjaan.
b. Pendidikan (education)
Pendidikan adalah kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan dengan cara
meningkatkan pengetahuan dan pengertian karyawan tentang pengetahuan umum dan
pengetahuan ekonomi pada umumnya, termasuk peningkatan penguasaan teori dan keterampilan
mengambil keputusan dalam menghadapi persoalan-persoalan organisasi perusahaan.

2. Prinsip-prinsip yang digunakan sebagai pedoman dalam melatih karyawan agar latihan
dan pengembangan dapat berjalan dengan baik :
a. Adanya dorongan/motivasi yang jelas bagi peserta latihan (trainee), misalnya persiapan transfer
atau promosi.
b. Adanya laporan kemajuan (progress report).
c. Adanya ganjaran/pujian (reinforcement).
d. Adanya peran serta (partisipasi) aktif dari para peserta latihan (active participation).
e. Latihan diberikan bagian demi bagian sesuai dengan prinsip belajar (principles of learning).
f. Latihan harus mengingat adanya perbedaan individual (individual differences).
g. Peserta latihan dan pelatih (trainer) yang selektif (mau dan mampu).
h. Diusahakan metode latihan yang sesuai.

Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

1. Memutakhirkan keahlian karyawan dengan adanya kemajuan teknologi.
2. Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru untuk terampil dalam pekerjaan.
3. Membantu memecahkan permasalahan operasional.
4. Mempersiapkan karyawan untuk promosi.
5. Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi.

Berbagai Jenis Metode Pelatihan dan Pengembangan

- On The Job Training
- Apprenticeship (magang)
- Rotasi Pekerjaan
- Off The Job Training
6. Penilaian Kinerja
Kinerja karyawan adalah tingkat dimana karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan.
Penilaian kinerja ini mencakup aspek kualitatif dan kuantitatif dari pelaksanaan pekerjaan.
Sistem penilaian prestasi kerja diantaranya dengan :
- Ranking
- Perbandingan karyawan dengan karyawan
- Grading
- Skala grafis
- Check lists

7. Pemberian Kompensasi
Kompensasi dapat diartikan sebagai semua bentuk pengembalian (return) financial dan tunjangan-
tunjangan yang diperoleh karyawan sebagai bagian dari sebuah hubungan kepegawaian.
Untuk jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :
Tujuan Pemberian Kompensasi
a. Menarik karyawan untuk bekerja
b. Menahan karyawan agar tidak berpindah pekerjaan
c. Memberi motivasi kerja

Imbalan Intrinsik dan Ekstrinsik

Dalam pemberian kompensasi terdapat dua kategori imbalan, yaitu :
- Imbalan Intrinsik
Jenis imbalan ini adalah berasal dari individu sendiri dan melekat pada aktivitas mereka serta
pelaksanaanya tidak tergantung pada kehadiran atau tindakan dari orang lain.
- Imbalan Ekstrinsik
Imbalan ini berasal dari luar yang diberikan kepada tenaga kerja untuk mempengaruhi perilaku
dan kinerja mereka.

8. Pemeliharaan Tenaga Kerja

Pada kenyataannya bahwa, semakin besar suatu organisasi maka akan semakin kompleks hubungan
antar individu dalam organisasi atau perusahaan tersebut. Hal ini akan nampak berlainan
manakala kita mengamati hubungan antar individu pada perusahaan kecil. Seringkali antara tujuan
perusahaan dengan tujuan individu terjadi kesenjangan. Oleh karena itu, perusahaan perlu
mengaktifkan fungsi integrasi yaitu, seluruh aktivitas untuk memahami motif dan sifat-sifat
karyawan sekaligus mengetahui kebutuhan mereka.

HUBUNGAN INDUSTRIAL
Ruang Lingkup Hubungan Industrial
Ruang lingkup hubungan industrial meliputi seluruh aspek dan permasalahan ekonomi, sosial,
politik, budaya dan teknologi serta lainnya baik yang langsung maupun tidak langsung berkaitan
dengan hubungan antara pekerja, pengusaha dan pemerintah/masyarakat.

Pengertian dan Tujuan Hubungan Industrial Pancasila

Sesuai dengan Pedoman Pelaksanaan Hubungan Industrial Pancasila (HIP), berikut ini dipaparkan
pengertian dan tujuan Hubungan Industrial Pancasila.
Hubungan Industrial Pancasila adalah suatu sistem hubungan yang terbentuk antara para pelaku
dalam proses produksi barang dan jasa yang didasarkan atas nilai-nilai yang merupakan
manifestasi dari keseluruhan sila-sila dari Pancasila dan UUD 1945, yang tumbuh dan berkembang
di atas kepribadian bangsa dan kebudayaan nasional Indonesia.
Tujuan Hubungan Industrial adalah mengemban cita-cita Proklamasi Kemerdekaan Negara
Republik Indonesia 17 Agustus 1945 didalam Pembangunan Nasional, ikut mewujudkan masyarakat
yang adil dan makmur yang berdasarkan Pancasila dan UUD 1945, serta ikut melaksanakan
ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial.

Azas-azas dalam Hubungan Industrial Pancasila

Dalam pencapaian tujuannya, Hubungan Industrial Pancasila mendasarkan diri pada azas-azas
pembangunan yaitu :
a. Azas Manfaat
b. Azas Usaha Bersama dan Kekeluargaan
c. Azas Demokrasi
d. Azas Adil dan Merata
e. Azas Peri Kehidupan dalam Kesinambungan
f. Azas Kesadaran Hukum
g. Azas Kepercayaan
Dalam pelaksanaan Hubungan Industrial Pancasila berdasarkan kepada dua azas kerja yaitu :
a. Azas kekeluargaan dan gotong royong
b. Azas musyawarah untuk mufakat

Sedangkan sebagai manifestasi dari kedua azas di atas, maka HIP mendasarkan diri kepada 3 (tiga)
azas kerja sama, yaitu bahwa pekerja dan pengusaha merupakan teman seperjuangan dalam :
 Proses produksi, berarti mereka wajib bekerjasama serta membantu kelancaran usaha.
 Dalam pemerataan menikmati hasil perusahaan, berarti hasil usahanya dinikmati bersama
dengan bagian layak/sesuai dengan prestasinya.
 Dalam bertanggung jawab, kepada Tuhan Yang Maha Esa, bangsa dan Negara, masyarakat
sekeliling, pekerja dan keluarganya dab kepada pengusaha dimana mereka bekerja.
Ciri-ciri Khusus dalam Hubungan Industrial Pancasila
1. HIP mengakui dan meyakini bahwa bekerja bukan hanya bertujuan untuk sekedar mencari
nafkah saja, akan tetapi sebagai pengabdian manusia kepada Tuhannya, kepada sesama manusia,
kepada masyarakat, bangsa dan Negara.
2. HIP menganggap pekerja bukan hanya sekedar faktor produksi belaka, tetapi sebagai manusia
pribadi dengan segala harkat dan martabatnya.
3. HIP melihat antara pekerja dan pengusaha bukanlah mempunyai kepentingan yang
bertentangan anak tetapi mempunyai kepentingan yang sama yaitu kemajuan perusahaan.
4. Dalam HIP setiap perbedaan pendapat antara pekerja dan pengusaha harus diselesaikan dengan
jalan musyawarah untuk mencapai mufakat yang dilakukan secara kekeluargaan.
5. Di dalam pandangan HIP terdapat keseimbangan antara hak dan kewajiban kedua belah pihak
dalam perusahaan.
6. Dalam HIP dituntut adanya saling pengertian antara karyawan dan pengusaha. Di satu pihak,
pengusaha perlu menyadari dan mengakui, bahwa :
 Karyawan perlu diajak berperan serta di dalam memecahkan persoalan-persoalan
perusahaan.
 Karyawan menghendaki agar pengusaha dapat memberikan upah yang layak.
 Karyawan menghendaki diberi tanggungjawab terhadap pekerjaannya dan diberi
kesempatan untuk berkembang.
 Karyawan menginginkan adanya ketenangan, kepastian kerja dan diberi kesempatan untuk
mengutarakan keluhan-keluhannya serta memperoleh tanggapan yang wajar dari pengusaha.
7. Di pihak karyawan dan serikat pekerja harus menyadari dan mau menerima keadaan, bahwa :
 Fungsi memimpin dan mengendalikan perusahaan berada di tangan pengusaha yang perlu
dukungan dari karyawan atau serikat pekerja.
 Di samping memberikan upah/gaji dan kesejahteraan bagi karyawan, pengusaha masih
harus menjamin keperluan-keperluan lain, seperti, perluasan usaha, penggantian barang-barang
modal, pemberian deviden untuk para pemilik modal dan pembayaran pajak.
 Pengusaha mempunyai wewenang untuk memilih dan mengangkat karyawan untuk suatu
pekerjaan tertentu.
 Keanggotaan karyawan dalam serikat pekerja tidaklah berarti mengurangi kesetiaan dan
disiplin kerja karyawan terhadap peraturan perusahaan dan kepada pengusaha.