ANALISIS JABATAN, RETRUITMEN, SELEKSI, ADSMINISTRASI PENGUPAHAN

MANAJEMEN SDM

Alun, Sastriawan1; Febri, Weldi2; Gema Mulya Prasetya3

Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Putra Indonesia “YPTK”, Padang
123

alunsastriawan@gmail.com1, febriweldi1199@gmail.com2,gemamulya291gmail.com gmail3

Abstrak

Analisis jabatan merupakan cara yang sistematis yang mampu mengindentifikasi serta
menganalisa persyaratan apa saja yang diperlukan dalam sebuah pekerjaan serta personel
yang dibutuhkan dalam suatu pekerjaan sehingga sumber daya manusia yang dipilih mampu
melaksanakan pekerjaan itu dengan baik. Dari hasil analisis jabatan tersebut maka organisasi
akan mampu menentukan karateristik seperti apa yang harus dimiliki calon pegawai sebelum
menduduki sebuah jabatan, yang outputnya berupa spesifikasi jabatan dan deskripsi
pekerjaan. Rekrutmen merupakan proses dalam mencari orang-orang yang dinilai tepat untuk
suatu pekerjaan. Setiap pekerjaan dalam bidang bisnis memerlukan kemampuan dan kualitas
staff yang baik sebagai nilai tambah bagi perusahaan. Seleksi adalah kegiatan dalam
manajemen SDM yang dilakukan setelah PROSES REKRUTMEN (POREK)selesai
dilaksanakan. Hal ini berati telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk
kemudian dipilih mana yang dapat ditetapkan sebagai karyawan dalam suatu perusahaan.
Proses pemilihan ini yang dinamakan dengan seleksi.
Kata kunci : Analisis jabatan, Rekrutmen, Seleksi

I. ANALISIS JABATAN
Analisis jabatan merupakan cara yang sistematis yang mampu mengindentifikasi serta menganalisa
persyaratan apa saja yang diperlukan dalam sebuah pekerjaan serta personel yang dibutuhkan dalam
suatu pekerjaan sehingga sumber daya manusia yang dipilih mampu melaksanakan pekerjaan itu dengan
baik. Dari hasil analisis jabatan tersebut maka organisasi akan mampu menentukan karateristik seperti
apa yang harus dimiliki calon pegawai sebelum menduduki sebuah jabatan, yang outputnya berupa
spesifikasi jabatan dan deskripsi pekerjaan. Dimana dalam deskripsi pekerjaan tersebut memuat tugas,
fungsi, wewenang & tanggung jawab seorang pegawai. Sedangkan dalam spesifikasi jabatan memuat
siapa yang akan melakukan pekerjaan tersebut serta apasaja persyaratan yang dibutuhkan terutama yang
menyangkut masalah skill individu. Analisis jabatan sebagai dasar penilaian kinerja bagi pegawai.
Penilaian kinerja ini lazimnya dilakukan setiap tahun sekali namun demikian semua kembali kepada
kebijakan sebuah organisasi itu sendiri. Hasil penilaian kinerja tersebut dijadikan dasar oleh seorang
badan kepegawaian untuk kenaikan jabatan dan golongan.[2]
A. Pengertian Analisis Jabatan
Definisi atau pengertian menurut para ahli mengenai Analisis jabatan, menurut Sirait (2006, h.46)
adalah proses untuk memperoleh informasi serinci mungkin mengenai fakta-fakta yang terjadi,
yang diperlukan guna menyelesaikan tugas-tugas yang ada dalam suatu jabatan. Selain itu,
menurut Gibson, Ivancevich, dan Donelly, (1993, h.38) analisis jabatan adalah proses pengambilan
keputusan yang menerjemahkan faktor tugas, manusia, dan teknologi menjadi sebuah desain
pekerjaan. Analisis jabatan berfungsi untuk mengumpulkan data secara sistematis dan membuat
pertimbangan mengenai semua informasi penting yang berhubungan pekerjaan tertentu. Hasil
analisis jabatan merupakan masukan terhadap banyak aktivitas sumber daya manusia. Analisis
jabatan bertujuan untuk menyediakan suatu pemahaman yang mendalam tentang isi dan
persyaratan pekerjaan bagi manajemen.[2].
B. Manfaat Analisis Jabatan
Manfaat Analisis Jabatan Analisis jabatan merupakan proses pengumpulan fakta atau informasi
mengenai seluk-beluk suatu pekerjaan. Menurut Sedarmayanti (2009, h.151), Manfaat yang dapat
diperoleh dengan adanya proses analisis jabatan, antara lain : a) Penarikan, seleksi dan penempatan
pegawai; b) Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan pengembangan; c)
Menilai kinerja/ pelaksanaan kerja; d) Memperbaiki cara bekerja pegawai; e) Merencanakan
organisasi agar memenuhi syarat/ memperbaiki struktur organisasi sesuai beban dan fungsi
jabatan;
f) Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai; g) Bimbingan dan penyuluhan
pegawai.[2]
C. Elemen Analisis Jabatan
Analisis jabatan merupakan proses pengumpulan informasi tentang jabatan tertentu dan proses
sistematis menentukan ketrampilan, tugas, dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan tertentu dalam organisasi. Analisis jabatan mempunyai dua jenis informasi Sedarmayanti
(2007, h.145), yaitu uraian jabatan dan spesifikasi jabatan: Uraian jabatan (Job description)
Berdasarkan pendapat Dessler dalam bukunya ”Human Resources management” (2003, h.115),
mendefinisikan bahwa uraian jabatan adalah suatu daftar tugas-tugas, tanggung jawab, hubungan
laporan, kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan-suatu produk dari analisis
jabatan. Uraian Jabatan adalah satu pernyataan yang tertulis yang menerangkan
kewajibankewajiban, kondisi kerja, dan aspek-aspek lain dari satu jawaban yang khusus Sirait 2006,
h.53). Spesifikasi Jabatan (Job Specification) Berdasarkan pendapat Dessler (2003, h.115),
mendefinisikan bahwa spesifikasi jabatan adalah suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan,
yakni pendidikan, ketrampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai produk dari analisis jabatan.
Wether dan Davis (1996) dalam Sirait (2006, h.55) memberikan definisi “Job specification
descripbes what the job demans of
 employee who do it and the human skills that are required” spesifikasi jabatan menguraikan
permintaan-permintaan dari suatu jabatan kepada pegawai yang mengerjakan jabatan tersebut dan
ketrampilan-ketrampilannya.[2]

II. REKRUTMEN

A. Pengertian Rekrutmen
Rekrutmen menurut beberapa para ahli, sebagai berikut :
a. Menurut Mardianto (2014:8) diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan
yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu
organisasi/perusahaan.
b. Menurut Naheed dan Amir (2012) rekrutmen merupakan proses dalam mencari orang-orang
yang dinilai tepat untuk suatu pekerjaan. Setiap pekerjaan dalam bidang bisnis memerlukan
kemampuan dan kualitas staff yang baik sebagai nilai tambah bagi perusahaan.

c. Menurut Omolo, Oginda, Oso (2012) rekrutmen merupakan pencarian kandidat karyawan
melalui iklan dan metode lainnya, menyaring kandidat dengan wawancara dan tes. Kemudian
dipilih berdsarkan hasil tes tersebut apakah mampu memenuhi peran baru mereka secara efisien.

d. Menurut Herman Sofyandi (2010:108) rekrutemen adalah serangkaian kegiatan yang dimulai
ketika sebuah perusahaan atau organisasi memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan
sampai mendapatkan calon karyawan yang diinginkan sesuai dengan jabatan atau lowongan
yang ada.

B. Penentuan Dasar Rekrutmen

Proses Rekrutmen (POREK) (penarikan) saat ini memiliki beberapa istilah populer seperti: Job
Analysis, Job Description, Job Specification, Job Evalution, dan Job Classification. Uraiannya
adalah sebagai berikut :
1. Job Analysis (Analisis Jabatan) Analisis jabatan merupakan prosedur untuk menentukan
tanggung jawab dan persyaratan, keterampilan dari sebuah pekerjaan dan jenis orang yang akan
dipekerjakan.

2. Job Description (Uraian Jabatan) Menurut Yoder (2010) mengatakan uraian jabatan adalah
mengikhtisarkan fakta-fakta yang diberikan oleh analisis jabatan dalam susunan yang
sistematis. Uraian jabatan merupakan garis-garis besar yang ditulis dan dimaksudkan untuk
memberikan penjelasan tentang fakta-fakta yang penting dari jabatan yang diberikan.
 3. Job Spesification (Persyaratan Jabatan) Persyaratan jabatan adalah catatan mengenai syarat-
syarat orang yang minimum harus dimiliki untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik
(Moekijat : 2010)

4. Job Evalution (Penilaian Jabatan) Menurut Moekijat (2010) mengatakan penilaian jabatan
adalah penilaian kegiatan yang dilakukan guna membandingkan nilai dari suatu jabatan dengan
nilai dar suatu jabatan lainnya.

5. Job Classification (Penggolongan Jabatan) Penggolongan jabatan adalah pengelompokan

jabatan- jabatan yang memiliki nilai yang sama (Moekijat : 2010)

C. Penentuan Sumber-Sumber Rekrutmen

Setelah diketahui spesifikasi jabatan atau pekerjaan karyawan yang diperlukan, mak harus
ditentukan sumber-sumber penariakan calon karyawan.Sumber penarikan calon karyawan bisa
berasal dari internal dan eksternal perusahaan.
a. Sumber Internal Adapun kebaikan dari sumber internal adalah :
1. Tidak terlalu mahal
2. Dapat memelihara loyalitas dan mendorong motivasi karyawan yang ada
3. Karyawan telah terbiasa dengan suasana dan budaya
perusahaan Sedangkan kelemahan dari sumber internal yaitu :
1. Pembatasan terhadap bakat-bakat
2. Mengurangi peluang
3. Dapat meningkatkan puas diri
Adapun sumber-sumber internal melalui
:
1. Penawaran terbuka untuk suatu jabatan (Job Posting Program ) Rekrutmen terbuka ini
merupakan sistem mencari pekerjaan yang memiliki kemampuan tinggi untuk mengisi jabatan
yang kosong dengan memberikan kesempatan kepada semua karyawan yang berminat.
2. Perbantuan Pekerja (Departing Employees) Rekrutmen ini dapat dilakukan melalui perbantuan
pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja lain.
b. Sumber Eksternal Sumber-sumber eksternal berasal dari :
1. Kantor penempatan tenaga kerja.
2. Lembaga-lembaga pendidikan.
3. Referensi karyawan atau rekan
4. Serikat-serikat buruh
5. Pencangkokan dari perusahaan lain
6. Nepotisme atau leasing
7. Pasar tenaga kerja dengan memasang ikln melalui media massa
 8. Dan sumber-sumber lainnya.
D. Metode-Metode Rekrutmen
Metode yang diterapkan pada PROSES REKRUTMEN (POREK)akan berpengaruh sangat besar
terhadap banyaknya lamaran yang masuk ke dalam perusahaan. Metode calon karyawan baru,
dibagi menjad metode terbuka dan metode tertutup. 1.Metode Terbuka Metode terbuka adalah
dimana rekrutmen diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media masa baik
cetak atau elektronik, ataupun dengan cara dari mulut ke mulut (kabar orang lain) agar tersebar ke
masyarakat luas. Dengan metode terbuka ini diharapkan dapat menarik banyak lamaran yang
masuk, sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified menjadi lebih besar.
2. Metode Tertutup Metode tertutup yaitu dimana rekrutmen diinformasikan kepada para
karyawan atau orang tertentu saja. Akibatnya lamaran yang masuk relatif sedikit, sehingga
kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang baik akan semakin sulit.[1]

III. SELEKSI

A. Pengertian Seleksi

Definisi seleksi yang dikemukakan oleh beberapa ahli,tetapi maksud dan hakikatnya adalah sama.
a. Menurut Hasibuan (2011:177) Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar
yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu.
b. Menurut Rivai (2011 : 159) Menjelaskan bahwa seleksi adalah kegiatan dalam manajemen
SDM yang dilakukan setelah PROSES REKRUTMEN (POREK)selesai dilaksanakan. Hal ini
berati telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk kemudian dipilih mana
yang dapat ditetapkan sebagai karyawan dalam suatu perusahaan. Proses pemilihan ini yang
dinamakan dengan seleksi.
c. Menurut T. Hani Handoko (2010:85) Proses seleksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang
digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak.
d. Menurut I Komang Ardana (2012:69) Seleksi tenaga kerja adalah suatu kegiatan untuk
menentukkan dan memilih tenaga kerja yang memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh
perusahaan.
B.Tujuan Proses Seleksi
Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan (2011:49) seleksi penerimaan karyawan dalam suatu
perusahaan untuk bertujuan mendapatkan hal – hal berikut :
1. Karyawan yang qualifieddan potensial
2. Karyawan yang jujur dan berdisplin
3. Karyawan yang cakap dengan penempatan yang tepat
4. Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja
 5. Karyawan yang memenuhi persyaratan undang – undang perburuhan
6. Karyawan yang dapat bekerja sama baik verbal maupun horizontal
7. Karyawan yang dinamis da kreatif
8. Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya
9. Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi
10. Mengurangi tingkat absensi dan turn over karyawan.
C. Metode Seleksi
Metode seleksi karyawan yang dilaksanakan perusahaan maupun organisasi social dalam
penerimaan karyawan baru dikenal dengan dua cara yaitu :
1. Metode Non ilmiah
Seleksi dengan nonilmiah adalah seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada kriteria,
standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan
kepada perkiraan dan pengalaman saja. Berikut ada beberapa unsur-unsur yang diseleski
biasanya hanya meliputi hal-hal berikut :
1. Surat lamaran bermaterai atau tidak
2. Ijazah sekolah dan daftar nilainya
3. Surat keterangan pekerjaan dan pengalaman
4. Referensi atau rekomendasi dari pihak yang dapat dipercaya
5. Wawancara langsung dengan pelamar bersangkutan
6. Penampilan dan keadaan fisik(cantik atau gantengnya) pelamar
7. Keturunan daripelamar bersangkutan
8. Tulisan pelamar
Seleksi nonilmiah kurang dapat dipertanggungjawabkan karena sering memperoleh karyawan
baru yang tidak cakap menyelesaikan pekerjaannya, bahkan menimbulkan kesulitan-kesulitan
bagi perusahaan, karena tulisan yang baik, tampang yang cakap, bicara yang lancar belum
tentu terampil dan bergairah bekerja. Sebaliknya seseorang yang mempunyai tampang yang
kurang cakap, tulisan yang tidak baik, dan bicara yang kurang lancar, bisa jadi lebih terampil,
bergairah, kreatif, dan loya terhadap pekerjaan.
2. Metode Ilmiah
Seleksi dengan metode ilmiah adalah seleksi yang didasarkan kepada job specification dan
kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi, serta berpedoman kepada kriteria dan standar-
standar tertentu. Job specification adalah surat pernyataan tertulis yang berisi tentang
keterampilan, kemampuan dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh seseorang yang akan
melaksanakan jabatan atau pekerjaan tertentu secara efektif. Job Descriptonadalah surat
pernyataan tertulis
 yang berisi tentang berbagi tugas dan tanggungjawab yang harus dilakukan oleh seseorang
yang memangku jabatan tertentu, kondisi kerja, peralatan dan material serta informasi yang
akan digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Seleksi metode ilmiah merupakan
pengembangan seleksi nonilmiah dengan mengadakan analisis cermat tentang unsur-unsur
yang akan diseleksi supaya diperoleh karyawan yang kompeten dengan penempatan yang
tepat. Seleksi ilmiah hendak dilaksanakan dengan cara-cara berikut:
1. Metode kerja yang jelas dan sistematis
2. Berorientasi kepada prestasi kerja
3. Berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan
4. Berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya
5. Berpedoman kepada undang-undang perburuhan.
Dengan seleksi ilmiah diharapkan akan diperoleh karyawan yang qualified dengan
penempatan yang tepat. Sehingga pembinaan dan pengembangannya relatif lebih mudah.[1]

IV. ADMINISTRASI PENGUPAHAN

A. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah

Perlengkapan yang di butuhkan untuk mengelola gaji dan upah antara lain:
1. Kartu Absensi, merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian pencatatan waktu
untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Contoh bentuk kartu absensi.

TABEL 1. Kartu Abesnsi.

PT. Moonlight Bright

Jl. Melati NO. 9
JAKARTA
KARTU ABSENSI
BULAN

TANGGAL DATANG PULANG

 2. Kartu Jam Kerja, merupakan dokomen yang di gunakan untuk mecatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung di perusahaan industri maupun di perusahaan jasa dan
dagang. Contoh bentuk kartu jam kerja:

TABEL 2. Kartu Jam Kerja.

PT. Moonlight Bright

Jl. Melati NO. 9
JAKARTA
KARTU ABSENSI
BULAN

tanggal bagian/job mulai selesai

3. Daftar Gaji dan Upah, merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto tiap

karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, Iuran untuk
organisasi karyawan dan lin sebagainya. Contoh bentuk daftar gaji dan upah sebagai berikut:

TABEL 3. Daftar Gaji dan Upah PT. Moonlight Bright.

potongan
nama gaji pokok tunjangan jabatan tunjangan pulsa dan makan tunjangan traspormasi upah bersih TTD
dana sosial
A
B
C
D
E
F
G
H 2.500.000,00 3.000.000,00 1.200.000,00 750.000,00 50.000,00 7.400.000,00
I
J
K
L
M

Data yang terdapat dalam daftar gaji upah di atas, menunjukkan informasi sebagai berikut:
 a) Gaji pokok sebesar 2.500.000,00
b) Tunjangan jabatan sebesar 3.000.000,00
c) Tunjangan pulsa dan makan sebesar 1.200.000,00
d) Tunjangan transportasi sebesar 750.000,00
e) Potongan dana sosial sebesar 50.000,00
f) Upah bersih sebesar 7.400.000,00
Maka selip upah dan gaji nya adalah sebagai berikut :
Gaji pokok sebesar 2.500.000,00
Tunjangan jabatan sebesar 3.000.000,00
Tunjangan pulsa dan makan sebesar 1.200.000,00
Tunjangan transportasi sebesar 750.000,00
+
Upah kotor 7.450.000,00

Untuk mencari upah bersih gaji yang akan diterima karyawan adalah dengan memotong upah kotor
dengan potongan dana social perusahaan PT. Moonlight Bright, maka upah atau gaji bersih karyawan
adalah sebagai berikut :
Upah kotor 7.450.000,00
Potongan dana sosial 50.000,00 –
Upah bersih 7.400.000,00

V. REFERENSI

[1] Aisyah, Nurul. Pengaruh Proses Rekrutmen (Porek) dan Seleksi terhadap Kinerja Karyawan PT.
BANK MAYA PADA INTERNASIONAL, Tbk. Jurnal Ekonomi & Ekonomi Syariah Vol 1 No 2, E-
ISSN : 2599-3410 | P-ISSN : 4321-1234, Juni 2018.

[2] Tanumihardjo, Shinta dan Irwan Noor, Abdul Hakim. PENGARUH ANALISIS JABATAN
TERHADAP KINERJA PEGAWAI (Studi Pada Sekretariat Daerah Pemerintah Kabupaten Malang).
Jurnal Administrasi Publik (JAP), Vol. 1, No. 6, Hal. 1114-1122, Oktober 2006.