Makalah

Analisis Jabatan pada Usaha Konveksi “BlackJack”

ss

Disusun Oleh : Umar Abdul Azis

NIM : 165030200111112

Jurusan Administrasi Bisnis

Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya
Malang
2018
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG

Pendayagunaan pegawai dalam organisasi adalah kunci keberhasilan suatu perusahaan

dalam menghadapi persaingan bisnis. Proses pendayagunaan pegawai tersebut dimulai
dengan analisis organisasi untuk mengetahui jenis jabatan yang diperlukan. Selanjutnya
dilakukan analisis jabatan untuk menyusun uraian jabatan yang diperlukan bagi
penempatan dan pembinaan pegawai. Setelah selesai dilakukan analisis jabatan, maka
perlu dilakukan evaluasi jabatan untuk menemukan bobot relatif jabatan yang diperlukan
dalam penyusunan jenjang jabatan yang bermanfaat dalam penetapan sistem imbalan.

Perusahaan yang berhasil menerapkan uraian jabatan dan jenjang jabatan di dalam
organisasinya akan memperoleh keuntungan di dalam proses pendayagunaan dan
pemberdayaan pegawai. Adanya uraian jabatan yang tepat akan memudahkan pimpinan
dalam menempatkan pegawai pada posisi sesuai dengan kualifikasinya, memberikan dan
mendelegasikan tugas, membina serta mengevaluasi kinerja pegawai tersebut.

Sedangkan hasil evaluasi jabatan diperlukan perusahaan untuk membuat sistem imbalan
yang fair. Adanya sistem imbalan ini akan mencorong terciptanya peningkatan motivasi di
kalangan pegawai sehingga tercapai peningkatan produktifitas perusahaan dapat dicapai
secara maksimal. Dengan kata lain hasil dari kedua proses tersebut adalah terciptanya
peningkatan kinerja yang optimal sehingga menunjang proses pertumbuhan jangka panjang
perusahaan.
1.2.Rumusan Masalah
1.2.1.      Dasar Teori Analisi Jabatan
1.2.3.      Apa manfaat dari Analisis Jabatan ?
1.2.4.      Bagaimana metode dan prosedur Analisis Jabatan ?
1.2.5.      Bagaimana Analisis dan Deskripsi Jabatan pada Usaha Black Jack

1.3.Tujuan Penulisan dan Penelitian

1.3.1.      Untuk mengetahui pengertian dari Analisis Jabatan
1.3.2.      Untuk mengetahui tujuan dari Analisis Jabatan
1.3.3.      Untuk mengetahui manfaat dari Analisis Jabatan
1.3.4.      Untuk mengetahui dan mengobservasi langsung terhadap suatu
UMKM
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Dasar Teori Analisis Jabatan
Armstrong (2009:444) berpendapat bahwa: Analisis pekerjaan merupakan proses
pengumpulan, penganalisisan, dan penyusunan informasi tentang isi pekerjaan dalam rangka
memberikan dasar bagi sebuah deskripsi pekerjaan dan data untuk perekrutan, pelatihan, evaluasi
kerja, dan manajemen kinerja. Analisis pekerjaan berkonsentrasi pada apa yang diharapkan para
pekerja untuk lakukan.
Pynes (2004:168) menyatakan : Rekrutmen merupakan proses menarik kandidat yang
memenuhi syarat untuk melamar posisi yang kosong dalam sebuah organisasi. Seleksi
merupakan tahap akhir dari proses rekrutmen, ketika keputusan dibuat siapa yang akan dipilih
untuk posisi kosong yang tersedia.
Menurut Dubois (2004:5-6) : Secara tradisional, analisis pekerjaan (proses identifikasi
pekerjaan yang dilakukan karyawan) merupakan dasar bagi kegiatan departemen SDM.
Jadi pengertian analisis jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan keterampilan-
keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan
dalam suatu organisasi.
Analisis jabatan dapat dikelompokkan menurut jenisnya antara lain: a. analisis jabatan
untuk syarat fisik dan mental, b. analisis jabaan untuk menentukan langkah-langkah yang harus
ditempuh dalam mengajarkan suatu pekerjaan kepada karyawan, c. analisa jabatan untuk menilai
masing-masing jabatan dalam suatu badan usaha sehingga dapat ditentukan tingkat upahyang
akan diberikan, d. analisa jabatan untuk mempermudah cara kerja karyawan dalam jabatan
tertentu yang diembannya.

2.2. Tujuan dari Analisis Jabatan

Beberapa tujuan analisis jabatan menurut Dale Yoder antara lain :
a.       Determining qualification, required of job holders (menenukan kualifikasi yang diperlukan
pemegang jabatan)
b.      Providing guidance in recruitmen and selection (melengkapi bimbingan dalam seleksi dan
penarikan pegawai)
c.       Evaluation current employees for transfer or promotion (mengevaluasi kebutuhan pegawai untuk
pemindahan atau promosi jabatan)
d.      Establishing requirements for training programs (menetapkan kebutuhan untuk program).
e.       Setting wage and salary levels and maintaning fairness in wage and salary administration
(menenukan tingkat gaji, upah dan pemelihraan administrasi upah dan gaji).
f.       Judging the merits of grievances that question assignment and compensation (menilai keluhan-
keluhan yang mayoriti masalah keadilan dan kompensasi).
g.      Establishing responsibility, accountability,and authority (menetapkan tanggung
jawab,pertanggung jawaban, dan otoritas).
h.      Providing essential guides in the establishment of production standard (menetapkan pola yang
esensial dalam penetapan standar produksi).
i.        Providing clous for work simplication and metode improvement (menyediakan petunjuk untuk
peningktan metode dan penyederhanaan kerja).
Analisis jabatan, di samping menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan, memiliki kegunaan
lain, yaitu :
1.      Pengadaan tenaga kerja. Spesifikasi jabatan merupakan standar personalia yang digunakan
sebagai pembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar
pembentuk prosedur seleksi nantinya.
2.      Pelatihan. Isi uraian dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan,
khususnya dalam hal program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.
3.      Evaluasi kinerja. Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk
menentukan nilai pegawai dalm pemberian kompensasi yang layak.
4.      Penilaian prestasi. Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka
deskripsi jabatan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.
5.      Promosi dan transfer pegawai. Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan
keputusan sebagai dasar progrsm promosi dan transfer pegawai.
6.      Organisasi. Informasi data yang dimiliki dapat pula membantu manajemen untuk mengetahui
sejauh mana tujuan dan sasaran organisasi tercapai. Hal ini untuk mengindikasikan ada tidaknya
yang perlu diubah dalam suatu organisasi.
7.      Induksi. Uraian jabatan sangat berguna, terutama pada pegawai baru, untuk tujuan orientasi
karena akan memberikan gambaran pada pegawai baru tentang pekerjaan yang hharus dilakukan.
8.      Konsultasi. Informasi jabatan akan bermanfaat bagi pemberian konsultasi baik yang belum
bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatan yang ada
sekarang.

2.3. Manfaat analisis jabatan

Hasil dari analisis sering kali dinyatakan dalam bentuk uraian tertulis yaitu mengenai
deskripsi jabatan spesifikasi jabatan. Pernyataan tersebut merupakan data penting yang dapat
digunakan sebagai bahan informasi dalam analisis jabatan. Informasi yang dihasilkan oleh
analisis jabatan dapat dimanfaatkan untuk:
A.    Menentukan klasifikasi pekrjaan
B.     Membantu mengukur, memperkirakan, dan menentukan kompensasi
C.     Memberi pedoman dalam pemberian tugas
D.    Membantu proses pemindahan pekerjaan
E.     Memberikan penggolongan jabatan sehingga memudahkan pekerjaan
F.      Untuk mendapatkan karyawan yang tepat yang mampu mencapai tujuan perusahaan.
G.    Sebagai dasar untuk pemberiaan induksi dan orientasi kepada karyawan yang baru.

2.4. Metode dan Prosedur Analisis pekerjaan

2.4.1. Metode Analisis Jabatan
A. Kuesioner
Kuesioner biasanya bisa digunakan dengan cepat dan eknomis. Analisis
pekerjaan bisa memberikan koesioner terstrukur kepada para karyawan yang mengidenifaksi
tugas yang mereka jalankan. Beberapa karyawan cendrung membesar-besarkan signifikasi dari
tugas-tugas mereka,mengemukakan lebih bnyak tanggung jawab dari pada yang sesungguhnya
ada.

B. Observasi
 Analisis pekerjaan mengamati karyawan dalam menjalankan tugas-tugas
pekerjaan dan mencatat hasil observasinya. Metode ini digunakan untuk mengumpulkan
informasi mengenai pekrjaan-pekrjaan yang menekankan keerampilan manual, seperti operator
mesin. Metode ini bisa jugak membantu analisis mengidentifikasi kesalingerhubungan antara
tugas-tugas fisik dan tugas-tugas mental. Mengamati analis financial dalam bekerja tidak akan
mengungkap banyak hal mengenai persyaratan pekrjaan tersebut.
C. Wawancara
Analisis mewaancarai karyawan dahulu untuk membantunya mendeskripsikan
tugas-tugas yang dikerjakan. Analisi ini biasanya menghubungi supervisor untuk memperoleh
informasi tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan
dan mengklarifikasi hal-hal tertentu.
D. Catatan karyawan
Dengan metode ini masalah dimana para karyawan membesar-besarkan
peningnya pekrjaan mungkin dapat diatasi, pemahamam yang berharga mengenai pekrjaan-
pekerjaan berspesialisasi tinggi, seperti trapis rekreasional.
E. Deskriptis Naratif
Merupakan metode pecatatan apa yang dikerjakan setiap hari, setiap waktu yang
digunakan, dan akhir pekerjaan dll. Selama berlangsungnya pekerjaan. Keuntungan dari metode
ini antara lain: (A). keuntungan waktu bagi analisis dalam mengumpulkan informasi mengenai
jumlah dan beban dalam pekrjaan. (B). karyawan dapat menulis dalam buku catatan berbagai
tugas rutin tanpa menginterperstasikan pertanyak’an. (C). Metode ini tidak menimbulkan
keengganan karyawan untuk berpartisipasi dalam wawancara pekrjaan.
Kerugian dari metode antara lain: (A). Tidak ada kontrak pribadi antara analis dan
karyawan. (B). Karyawan dapat menduga bahwa tujuan dari catatn harian adalah penelitian
tentang waktu yang di pakai oleh manajemen untuk standar produksi. (C). Hanya terbatas untuk
pekerjaan rutin dan berulang.
 Spesifikasi Pekerjaan Black Jack Konveksi

Nama Jabatan : Staf Keuangan

Fungsi:
Melaksanakan kegiatan kesekretariatan dalam rangka membantu CEOdalam mencapai
tujuan dan sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang dengan
mengoptimalkan sumber-sumber daya yang ada secara profesional dan menguntungkan
perusahaan.
Tugas-tugas:
1.      Menerima daftar penerimaan kas,bukti kas masuk,dank as/cek, kasir
2.      Membuat bukti setor bank &- menyetorkan kas tersebut ke bank
kasir
3.      Mengarsipkan daftar penerimaan kas an bukti kas masuk urut tanggal.
Wewenang:
1.      Memberikan tanggal dan cap lunas padatiap bukti penerimaan dan pengeluaran kas
2.      Berwenang dan bertanggung jawab dalam menerima dan mengeluarkan uang kas
perusahaan
Tanggung Jawab:
Bertanggung jawab kepada departemen keuangan 
Hubungan Lini:
Atasan Langsung        : Manager Keuangan
Bawahan Langsung    : –
Kondisi Kerja:
Bekerja di kantor, waktu kerja mulai pukul 08.00 sampai 16.00,
Pendidikan      : Pendidikan minimal sarjana ekonomi jurusan akuntansi / management
Persyaratan      : kesehatan baik, Dapat dipercaya dan menjaga rahasia perusahaan, memiliki
integritas, dapat objektif dalam bekerja, yaitu bersikap adil, tidak memihak, jujur
dan tidak berprasangka
 Spesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Manager Marketing

Kode Jabatan : MM

Fungsi:
Menentukan market plan maupun strategi pemasaran yangtepat baik dalam
menyampaikan, mendistribusikan, menyuplai jasa yang sudah menjadi core bisnis
perusahaan agar bisa diterima berbagai lapis customer
Tugas:

1. Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang menangkut pemasaran.

2. Memonitoring dan mengarahkan proses2 diseluruh divisi pemasaran.
3. Melakukan koordinasi strategis antar departemen
4. Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan
dengan pemasaran.
Wewenang:

1. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pemasaran

2. Menetapkan cara mempromosikan jasa ke pelanggan (perusahaan)
Tanggung Jawab:
Bertanggung jawab atas kegiatan pemasaran
Hubungan Lini:
Atasan Langsung        : Direktur
Bawahan Langsung    : Staf Marketing

Kondisi Kerja:
 Bekerja di kantor, waktu kerja mulai pukul 08.00 sampai 16.00, kecuali hari sabtu mulai
pukul 08.00 sampai 14.00
Persyaratan Pekerjaan:
Pendidikan      : minimal S1 manajemen
Persyaratan      : kesehatan baik, Kemampuan negosiasi, Kemampuan presentasi dan komunikasi,
memiliki inter personal skill dan berjiwa kepemimpinan

Spesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Staf Marketing

Kode Jabatan : SM
Fungsi:
Menangani pemasaran jasa dan melakukan pengembangan daerah pemasaran baru melalui
promosi-promosi ke perusahaan
Tugas-Tugas :

1. Mengajukan anggaran biaya produksi kepada departemen promosi

2. Melaksanakan progam promosi yang disetujui oleh manager marketing
3. Mengusulkan progam-progam promosi
4.      Membuat surat penawawan jasa ke calon konsumen (perusahan).

5. Melakukan negosiasi harga dengan konsumen atas persetujuan manajer marketing.

6. Meminta kuitansi tanda terima setiap terjadi pembayaran dari konsumen ke divisi
keuangan untuk diserahkan ke konsumen.
Wewenang :

1. Menentukan sarana-sarana dalam mempromosikan produk

2. Mengusulkannya ke departemen promosi
3. Menentukan pemasangan iklan terkait promosi jasa
Tanggung Jawab :
Bertanggung-jawab atas perlengkapan dalam pelaksanaan Promosi
Hubungan Lini :
 Atasan langsung : Manager Marketing
Bawahan langsung :-
Kondisi Kerja :
Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 8.00 pagi sampai 16:00,
kecuali lembur
Persyaratan Pekerjaan:
Pendidikan      : minimal S1 manajemen pemasaran
Persyaratan      : kesehatan baik, Kemampuan negosiasi, Kemampuan presentasi dan
komunikasi, merpenampilan menarik