MAKALAH

“RUANG LINGKUP ANALISA JABATAN”

Di susun untuk memenuhi tugas

Mata kuliah: Analisa Jabatan dan Kompensasi

Dosen Pengempu: Ibu Rona Tanjung, S.Kom., M.SI.

Di susun oleh:

1. Zrini Alfira : 221020055

2. Almas Shinta Puspita Sari : 221020065
3. Winda Evita Yanti Hasibuan : 221020081
4. Muhammad Afri Setiawan : 221020089
5. Muthia Nabila Deswitha Lubis : 221020095

Program Studi Manajemen

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Universitas Riau Kepulauan
2024
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................. ii

BAB I ............................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah ............................................................ 2

1.3 Tujuan Pembahasan .......................................................... 2

BAB II ............................................................................................ 3

2.1 Pengertian Analisa Jabatan .............................................. 3

2.2 Ruang Lingkup Analisis Jabatan ...................................... 7

BAB III .......................................................................................... 11

3.1 Kesimpulan ...................................................................... 11

3.2 Saran ................................................................................ 12

DAFTAR PUSTAKA .................................................................... 13

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam mengelola sumber daya manusia (SDM), analisis jabatan menjadi
salah satu instrumen penting yang membantu organisasi dalam memahami,
mengelola, dan mengoptimalkan peran serta kinerja karyawan. Analisis jabatan
tidak hanya berfokus pada pemahaman tugas dan tanggung jawab individu dalam
suatu posisi kerja, tetapi juga melibatkan pemahaman yang lebih luas terkait dengan
struktur organisasi secara keseluruhan.

Dalam konteks ini, ruang lingkup analisis jabatan dapat dibagi menjadi dua
dimensi utama, yaitu analisis jabatan makro dan analisis jabatan mikro. Analisis
jabatan makro membahas aspek lebih luas terkait dengan struktur organisasi secara
keseluruhan, sementara analisis jabatan mikro lebih berfokus pada aspek individu
dari setiap posisi kerja.

Dalam makalah ini, kami akan membahas kedua dimensi ruang lingkup
analisis jabatan, mulai dari konsep dasar hingga implikasi praktisnya dalam
manajemen sumber daya manusia. Kami akan memperkenalkan pembaca pada
pemahaman tentang analisis jabatan makro dan mikro serta pentingnya kedua
dimensi ini dalam pengelolaan sumber daya manusia secara efektif.

Melalui pemahaman yang mendalam tentang ruang lingkup analisis jabatan

dalam kedua dimensinya, diharapkan pembaca akan dapat mengimplementasikan
praktik-praktik terbaik dalam manajemen sumber daya manusia, sehingga
menciptakan organisasi yang lebih efisien, responsif, dan berkembang sesuai
dengan tuntutan zaman.

1
 2

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa itu analisa jabatan?
2. Apa saja ruang lingkup analisa jabatan?
1.3 Tujuan Pemabahasan
1. Menjelaskan pengetian dari analisa jabatan.
2. Menggambarkan ruang lingkup analisa jabatan.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Analisa Jabatan

Analisa jabatan (Job Analysis) merupakan suatu kegiatan untuk mencatat,

mampelajari dan memberikan kesimpulan informasi yang berhubungan dengan
jabatan secara teratur dan sistematis. Analisis jabatan yang kompeten adalah dasar
dari semua fungsi sumber daya manusia lainnya. Jika kita tidak memahami sifat
pekerjaan yang harus dilakukan, kita tidak dapat memilih kandidat yang tepat untuk
pekerjaan itu, menilai nilai mereka di pasar kerja, mengembangkan program
pelatihan dan pengembangan yang sesuai, membimbing mereka, atau
melaksanakan SDM yang beraneka ragam secara memadai. fungsi. Semuanya harus
dimulai dengan analisis pekerjaan yang tepat, sebuah tugas yang buku ini berikan
panduan lengkapnya.

Analisis jabatan pada dasarnya merupakan aspek penilaian dari rencana

rekrutmen jabatan yang terkait dengan studi dan analisis kinerja pegawai. Analisis
jabatan dan spesifikasi kompetensi jabatan memberikan kejelasan tentang aspek-
aspek kepegawaian seperti: aktivitas kerja, alat atau perlengkapan kerja, aset
berwujud maupun tidak berwujud, kinerja, konteks pekerjaan serta kandidat yang
dibutuhkan untuk jabatan tersebut.

Aktivitas kerja dalam analisis jabatan mengacu pada tanggungjawab utama

dan tanggungjawab tambahan jabatan. Aktivitas kerja meliputi proses kerja, jejak
rekam kerja, prosedur yang digunakan dan tanggungjawab personal. Untuk
mendukung aktivitas kerja maka dibutuhkan alat dan perlengkapan kerja seperti
meja atau ruangan kerja, komputer dan peralatan lainnya. Selain itu, juga
dibutuhkan data kinerja pegawai untuk mengetahui standar kerja yang telah
dihasilkan, penilaian kinerja untuk mengetahui hasil dan waktu yang dibutuhkan

3
 4

untuk menghasilkan produk tertentu, serta analisa penyebab

ketidaksesuaian kinerja yang diharapkan dengan standar atau capaian yang
diharapkan.

Konteks pekerjaan dan prasyarat pemegang jabatan juga menjadi

pertimbangan dalam analisis jabatan. Untuk mengetahui konteks pekerjaan terdapat
beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti jadwal kerja yang dilakukan, insentif
finansial atau non finansial yang melekat pada jabatan tersebut, kondisi lingkungan
pekerjaan serta konteks organisasi dan sosial yang melingkupi jabatan tersebut.
Sementara prasyarat pemegang jabatan meliputi kepribadian dan minat, persyaratan
pendidikan dan pelatihan yang harus dimiliki serta pengalaman pekerjaan yang
dimiliki.

Menurut Harvey dalam (Prien et al., 2009) mendefinisikan bahwa analisis

pekerjaan sebagai pengumpulan data tentang (a) perilaku yang berorientasi pada
pekerjaan seperti tugas dan prosedur kerja; (b) perilaku yang berorientasi pekerja
(bersifat abstrak) seperti pengambilan keputusan, pengawasan, dan pemrosesan
informasi; (c) perilaku pekerja dalam interaksinya dengan mesin, material, dan
peralatan; (d) metode evaluasi kinerja, seperti produktivitas dan tingkat kesalahan;
(e) konteks pekerjaan, seperti kondisi kerja dan jenis sistem kompensasi; dan (f)
persyaratan personel seperti keterampilan, kemampuan fisik, dan ciri-ciri
kepribadian. Definisi analisis pekerjaan ini berfokus pada pengumpulan data yang
sistematis tentang perilaku kerja karyawan yang dapat diamati dan apa yang dicapai
oleh perilaku ini dan teknologi apa yang diperlukan untuk melakukannya. Aspek
kedua berfokus pada lingkungan kerja dimana karyawan berfungsi. Meskipun tidak
setiap analisis pekerjaan melibatkan semua komponen ini, definisi Harvey
mengartikulasikan parameter analisis pekerjaan.

Pendekatan yang biasa diterapkan dalam hal perekrutan dengan

menyesuaikan orang dengan pekerjaan tertentu disebut pendekatan tradisional
(psikometri) yang dapat dijelaskan melalui gambar berikut ini:
 5

Profil pekerjaan A B C D

Gambar Pandangan Seleksi Psikometrik Tradisional (Bach, 2005)

Pekerjaan didefinisikan berdasarkan tugas mereka (deskripsi pekerjaan) dan

karakteristik orang yang akan berhasil melakukan tugas-tugas ini (spesifikasi
orang) kemudian dikembangkan. Rekrutmen adalah proses menarik individu yang
mungkin memenuhi spesifikasi ini. Seleksi adalah proses mengukur perbedaan
antara calon-calon tersebut untuk menemukan orang yang memiliki profil yang
paling cocok dengan spesifikasi orang yang ditunjukkan oleh profil atau deskripsi
pekerjaan. Pada gambar, kandidat C akan dipilih, menjadi pasangan terbaik untuk
'lubang' tertentu. Proses ini menyerupai jalan rintangan dengan organisasi
memasang rintangan yang semakin sulit untuk diatasi oleh para kandidat. Individu
yang dapat menunjukkan kompetensi esensial dan/atau yang diinginkan dalam
jumlah terbesar (melompati rintangan terbanyak) diberi pekerjaan.

Penggunaan wawancara dalam analisis jabatan, calon pekerja dapat diminta

untuk menjelaskan tugas dan tanggung jawab utama mereka. Kemungkinan
terjadinya bias dengan menggunakan metode ini merupakan hal yang wajar karena
analisis pekerjaan digunakan untuk berbagai tujuan, termasuk keputusan gaji,
sehingga calon pekerja mungkin memiliki kepentingan dalam melebih-lebihkan
nilai pekerjaan mereka. Teknik lain yang umum digunakan adalah grid
perbendaharaan, yaitu meminta calon pekerja untuk memikirkan lima atau enam
pekerja lain yang pernah bekerja sama dengan mereka secara anonim. Misalnya
 6

lima orang diberi huruf, A sampai E, kemudian pewawancara meminta

responden untuk memilih tiga dari mereka dan menjelaskan bagaimana perilaku
dalam cara kerjanya. Misalnya, 'A, B dan C bersedia bekerja selama waktu istirahat
untuk menyelesaikan tugas yang mendesak, sementara orang lain, D dan E tidak
mau'. Kemudian calon pekerja menilai A sampai E dalam hal efektivitas pekerjaan
secara keseluruhan, dan meminta calon pekerja berada di pihak mana. Dengan
demikian dapat disimpulkan bahwa calon pekerja memiliki komitmen kerja atau
tidak.

Penggunaan kuesioner terstruktur telah dikembangkan untuk

mengumpulkan data tentang pekerjaan tertentu. Kuesioner yang biasa digunakan
adalah Kuesioner Analisis Posisi (PAQ) yang dikembangkan di AS oleh
McCormick, terdiri dari hampir 200 item yang dikategorikan dalam enam judul:
masukan informasi; proses mediasi; hasil kerja; aktivitas antarpribadi; situasi kerja
dan konteks pekerjaan; serta aspek-aspek lainnya. Saville dan Holdsworth juga
telah mengembangkan pendekatan terstruktur serupa di Inggris, yang disebut Work
Profiling System (WPS).

Penggunaan buku harian, di mana calon pekerja dapat diminta untuk

membuat buku harian yang merekam aktivitas mereka. Hal ini diyakini akan dapat
mengatasi masalah memori yang tidak lengkap, tetapi memerlukan waktu yang
sangat lama. Melalui metode ini maka calon pekerja akan melakukan beberapa
pengamatan langsung (observasi) untuk mengurangi bias dan ketidakakuratan.
Kegiatan observasi itu dapat memberikan data tambahan dan memberikan
pemahaman tentang analis pekerjaan yang lebih baik tentang apa yang diperlukan
pada pekerjaan itu. Selain itu, meskipun calon pekerja memiliki pengetahuan yang
mendalam tentang apa yang tercakup dalam pekerjaan itu; rekan, bawahan, dan
atasan dapat menjadi sumber informasi yang berharga dan memberikan perspektif
alternatif, seperti yang diilustrasikan oleh umpan balik '360 derajat.

Analisis Jabatan secara tradisional memiliki 4 (empat) komponen khas,

yaitu 1) Uraian aktivitas kerja (Work Activity) atau tugas yang terlibat dalam
melakukan pekerjaan; 2) Pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan (Knowledge,
 7

Skill, Attitude) atau kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan

pekerjaan; 3) Data rentang prestasi kerja; dan 4) Karakteristik tempat kerja. Data
yang terkandung dalam keempat komponen ini memberikan dasar untuk menyusun
deskripsi pekerjaan, yang harus memberikan gambaran naratif pekerjaan yang
terintegrasi dan apa yang dibutuhkan untuk mengisi pekerjaan itu dengan sukses
(Prien et al., 2009).

2.2 Ruang Lingkup Analisis Jabatan

Investarisasi jabatan yang dihasilkan dari proses analisa jabatan dapat
dipergunakan untuk berbagai macam program baik untuk kepentingan intern
organisasi maupun sekelompok organisasi bidang yang dikelolanya.

1. Analisis Jabatan Lingkup Mikro

Analisa jabatan mikro yaitu analisa jabatan dengan lingkup tunggal, sempit
dan knusus yang dilakukan dan dipergunakan untuk suatu unit organisasi tertentu.
Analisa jabatan mikro bersifat spesifik dan tertentu yaitu khas untuk organisasi itu
sendiri, berlingkup sempit sehingga dibuat secara rinci untuk menunjukkan
spesifiknya sifatnya yang spesifik ini diperlukan untuk memberdakan dengan hasil
analisa jabatan dari organisasi.

Analisa jabatan mikro bersifat pasti dalam arti informasi yang disajikan
harus defenitif yaitu informasi harus disajikan secara lengkap tidak boleh hanya
sebahagian kira-kira, contoh atau misalnya. Untuk mendapatkan informasi yang
rinci dan pasti, analisa jabatan dalam lingkup mikro ini menggunakan metode
sensus artinya semua sasaran harus diteliti tidak cukup hanya dengan sampel saja.
Analisa jabatan menghasilkan informasi jabatan yang bisa dipergunakan untuk
kepentingan mikro dan makro.

Informasi Jabatan ynag dipergunakan untuk kepentingan Mikro adalah:

1. Inventarisasi Jabatan.
2. Penyusunan Formasi Pegawai Baru.
3. Rekruitmen, Seleksi dan Penempatan.
4. Penyusunan Jenjang Jabatan dan Pola Promosi.
 8

5. Mutasi dan Promosi.

6. Petunjuk Kerja.
7. Penilaian Jabatan.
8. Penilaian Prestasi Kerja.
9. Pengawasan Atas atasan Langsung.
10. Penyusunan Kebutuhan Diklat.
11. Penataan Jabatan.
12. Organisasi, Tata Kerja dan lata Laksana
13. Penempatan Tenaga Kerja.
2. Analisis Jabatan Lingkup Makro

Analisa jabatan lingkup makro merupakan analisa jabatan yang ruang

lingkupnya sangat luas, meliputi beberapa atau berapa banyak organisasi
(Internasional, Nasional, Regional maupun Sektoral) seperti klasifikasi jabatan
Indonesia.

Sifat dari analisa jabatan makro adalah:

1. General (umum) karena informasi yang dikumpulkan dari berbagai

informasi. Informasi dari analisa jabatan makro bersifat itdak rinci
karena mencakup atau memiliki sekelompok informasi makro yang
sejenis.
2. Analisa Jabatan Makro menghasilkan informasi jabatan yang umum
sehingga untuk memperoleh data tersebut digunakan metode Survey
artinya hanya sebagian sasaran atau sampel yang diteliti.

Analisa Jabatan menghasilkan informasi jabatan lingkup makro dapat

berupa:

1. Uraian Jabatan.
2. Spesifikasi Jabatan.
3. Kamus Jabatan.
4. Klasifikasi Jabatan dalam suatu sektor atau wilayah.
 9

Biasanya Lembaga Pemerintah yang memerlukan analisa jabatan makro ini

seperti DEPNAKER, BKKBΝ, ΒΑΡΡΕNAS, DEDIKBUD, BAPEDA ataupun
Departemen Sektoral.

Analisa Jabatan yang menghasilkan informasi makro dapat digunakan

untuk:

1. Kepentingan Tenaga Kerja.

2. Perencanaan Kependudukan.
3. Statistik yang Berbasis Jabatan.

Analisa Jabatan menghasilkan informasi jabatan yang dapat digunakan

untuk kepentingan makro yaitu:

1. Antar Kerja.
Hasil dari analisa jabatan bisa dimanfaatkan para pengantar kerja
untuk mempertemukan para pencari kerja dengan jabatan-jabatan
yang cocok dengan memberi penyuluhan atau mewawancarainya.
2. Bimbingan Jabatan.
Memberi bimbingan dan petunjuk tentang jabatan tersebut.
3. Penyuluhan Jabatan.
4. Kamus Jabatan.
5. Penyusuna Tenaga Kerja Makro.
Butir informasi yang diperlukan dalam pernyusunan atenaga kerja
makro Nama jabatan, Lelak jabatan, Uraian tugas, Waktu yang
dibutuhkan per tugas, Daftar jabatan per unit kerja dan satuan dari
hasil kerja.
6. Klasifikasi jabatan dalam hal ini diperlukan untuk statistik,
perbandingan, pertukaran informasi dan pelaporan yang berbasis
pada pekerjaan.
7. Pengaturan informasi jabatan untuk perburuhan.
8. Penyediaan informasi jabatan untuk usaha mendiri peningkatan
parodukivitas kerja dan lain-lain.
 10

3. Manfaat Analisa Jabatan Mikro dan Makro

Analisa Jabatan Mikro:

1. Uraian Jabatan.
2. Spesifikasi Jabatan.
3. Evaluasi Jabatan.

Analisa Jabatan makro:

1. Klasifikasi Jabatan.
2. kamus Jabatan Baik Nasional ataupun Internasional.
3. Lembar Prospek Kerja.
4. Uraian Jabatan Tenaga Kerja.
5. Spesifikasi Jabatan untuk Latihan.

Hasil dari analisa jabatan dari kedua lingkup ini akan dapat digunakan untuk
program atau kegiatan ketenaga kerjaan.

1. Hasil analisa jabatan lingkup mikro dapat digunakan pada:

 Program personalia baik instansi ataupun diperusahaan.
 Penataan jabatan, jenjang jabatan, bimbingan jabatan dan lain-
lain.
2. Hasil analisa jabatan lingkup makro:
 Kebutuhan survey, sensus, statistik antar kerja latihan kejuruan,
penyuluhan dan bimbingan jabatan.
 Penempatan tenaga kerja dan latihan tenaga kerja.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Analisa jabatan (Job Analysis) merupakan suatu kegiatan untuk mencatat,

mampelajari dan memberikan kesimpulan informasi yang berhubungan dengan
jabatan secara teratur dan sistematis.

Inventarisasi jabatan yang dihasilkan dari proses analisis jabatan dapat

dipergunakan untuk berbagai macam program baik untuk kepentingan intern
organisasi maupun lingkup sekelompok organisasi serta bidang yang dikelolanya.
Lingkup Analisis Jabatan ada 2, yaitu :

1. Analisis Jabatan Makro

Analisis jabatan makro adalah analisis jabatan dengan lingkup cakupan atau
rangkuman luas, umum, meliputi beberapa atau banyak organisasi (Internasional,
Nasional, Regional dan Sektoran). Analisis jabatan makro ini yang memerlukan
adalah DEPNAKER, BPS, BAPPENAS, DEPDIKBUD, BAKN, BAPPEDA, dan
Departemen Sekteral. Analisis jabatan ini menghasilkan informasi jabatan makro
yang dapat digunakan untuk kepentingan ketenaga kerjaan makro, perencana
kependudukan, dan statistik yang berbatas pada jabatan.

2. Analisis Jabatan Mikro

Analisis jabatan mikro adalah analisis jabatan dengan lingkup tunggal,

sempit, dan khusus yang dilakukan dan dipergunakan untuk suatu unit organisasi
tertentu. Analisis jabatan ini dapat menghasilkan tingkat informasi jabatan lingkup
mikro yang berupa informasi jabatan khusus untuk suatu Departemen, Lembaga
Non Departemen dan Perusahaan. Pemakai analisis jabatan ini yang memerlukan
adalah instansi tersebut untuk kepentingan intern organisasi.

11
 12

3.2 Saran

Untuk mendapatkan data tentang kualifikasi tenaga kerja, kebutuhan tenaga

kerja, dan perencanaan ketenagakerjaan yang menyeluruh, pemerintah dapat lebih
memprioritaskan pelaksanaan analisis jabatan secara makro di tingkat nasional dan
regional. Ini akan membantu dalam perencanaan kebijakan ketenagakerjaan yang
tepat sasaran.

Disarankan agar organisasi dan perusahaan di Indonesia rutin melakukan

analisis jabatan lingkup mikro untuk mendapatkan informasi yang akurat tentang
deskripsi pekerjaan, kualifikasi yang diperlukan, beban kerja, dan lain-lain. Ini akan
membantu menata organisasi, rekrutmen, pelatihan, kompensasi, dan manajemen
SDM yang lebih efisien.
 DAFTAR PUSTAKA

Lathifaturahma,dkk. (2023). Manajemen Sumber Daya Manusia. Sukabumi:

CV. Haura Utama.
Suparjiyanta. Dasar-Dasar Analisis Jabatan. Di akses pada 6 Maret 2024
dari, https://repository.ut.ac.id/3936/1/ADPG4445-M1.pdf.

13