TUGAS MAKALAH

JOB ANALYSIS DAN JOB DESCRIPTION

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia

Dosen: Prof. Dr. Husaini, S.KM. , M.Kes

Oleh:
KELOMPOK 1

Muhammad Akbar Ramadhan NIM. 2020930310002

Desy Puspita Anggraini S NIM. 2020930320004
Lasinrang NIM. 2020930310014
Siti Ningsih NIM. 2020930320015
Cinthia Kartika Sari NIM. 2020930320019
Siti Habibah Zein NIM. 2020930320035

UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT

FAKULTAS KEDOKTERAN
PROGRAM STUDI MAGISTER ILMU KESEHATAN MASYARAKAT
BANJARBARU
2021
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL..............................................................................................i
DAFTAR ISI.............................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN...........................................................................................1
1.1 Latar Belakang.........................................................................................1
1.2 Tujuan dan Manfaat.................................................................................2
BAB II JOB ANALYSIS...........................................................................................3
2.1 Definisi dan Pengertian Job Analysis......................................................3
2.2 Kegunaan Analisis Jabatan.....................................................................6
2.3 Informasi Yang Diperoleh Dari Job Analysis..........................................9
2.4 Tujuan Analisis Jabatan….......................................................................9
2.5 Tahapan Proses Job Analysis.................................................................10
2.6 Proses Analysis Jabatan…......................................................................11
2.7 Metode Pengumpulan Data Analisis Jabatan….....................................14
2.8 Variasi Metode Analisis Jabatan...........................................................18
2.9 Metode Analisis Jabatan Baru...............................................................20
BAB III JOB DESCRIPTION..................................................................................22
3.1 Pengertian Job Description....................................................................22
3.2 Isi Job Description.................................................................................23
3.3 Tujuan Job Description..........................................................................23
3.4 Manfaat Job Description........................................................................23
3.5 Elemen-elemen Job Description...........................................................25
3.6 Pedoman Uraian Pekerjaan....................................................................27
3.7 Membuat Job Description......................................................................29
3.8 Indikator Deskripsi Pekerjaan…...........................................................30
3.9 Unsur-Unsur Deskripsi Pekerjaan….....................................................31
BAB IV KESIMPULAN.........................................................................................35
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................36

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik bilamana
ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat dan
kemampuannya, serta bila mana bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan
pekerjaan itu. lni berarti bahwa perusahaan harus bisa menempatkan orang pada
jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, dengan tidak lupa
mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya.
Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumberdaya manusia sangat
erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right Place and the Right Time".
Jadi manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus bisa mengusahakan
agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan minat dan
kemampuannya.
Penerapan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time" ada
beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang
harus diketahui adalah unsur "Place-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi
adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara
lebih spesifik disebut sebagai Jabatan.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan
kadang- kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh,
sehingga perlu ada pengertian yang seragam dalam memahami tulisan ini.
Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang
mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama
adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda.
Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau
merasa ragu tentang apa yang seharusnya dikerjakan

1
 Permasalahan tersebut perlu dilakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis). Suatu
studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta
yang berhubungan dengan suatu jabatan
Berdasarkn hal tersebut diatas , makalah ini akan membahas tentang Job
Analysis dan Job Description.

1.2 Tujuan dan Manfaat

Makalah ini dibuat selain untuk memenuhi kewajiban dalam pengumpulan tugas
kelompok mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia juga agar dapat
menjelaskan secara menyeluruh tentang definisi, manfaat dan metode dalam analisis
jabatan (Job Analysis), uraian jabatan (Job Description).

2
 BAB II
JOB ANALYSIS

2.1 Definisi dan Pengertian Job Analysis

Menurut Malayu (2005;28) Job Analysis (analisis pekerjaan) adalah menganalisis
dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana pekerjaannya,
dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.
Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan suatu proses
untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk
tujuan manajemen.
Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi
mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan
mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang
benar dari supervisor. Benandin & Russell dalam Gomes (2003:91) mengatakan
analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis
mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi,
yang merinci pendidikan dan penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang
pekerja untuk melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi
dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan
tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk
pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu
jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan
penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang
diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.
“Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in
a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the
knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the
job” (Robbin, 1993).

3
 Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses
pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan
relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu
(“job analisis is the systematic process of collecting relevant, work-related
information related to the nature of a specific job”). Hal senada juga dikemukan oleh
Bernardin & Russel: “job analisis is the process of gathering information about a
job” (Bernardin & Russel, 1993).
Analisis jabatan (Job Analysis) adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi
yang berhubungan dengan jabatan secara sistematis dan teratur, antara lain mengenai
dimensi /fungsi-fungsi dan indikator pekerjaan; pendidikan dan kompetensi tenaga
yang diperlukan; teknologi/peralatan yang diperlukan; prosedur operasi
melaksanakan pekerjaan; hasil pekerjaan; kompensasi tenaga pelaksana; teknik
menilai kinerja (Wirawan 2015). Analisis jabatan merupakan cara yang paling banyak
digunakan berbagai organisasi untuk mendapatkan berbagai informasi tentang
pekerjaan ( Morgeson & Campion 2000), tetapi tujuan sebenarnya adalah untuk
memberikan informasi bagi proses selanjutnya dari sistem manajemen sumber daya
manusia (Levine et al. 1983). Analisis jabatan (job analysis) dilakukan untuk
mendapatkan sebuah deskripsi dari pekerjaan. Dan menjadi dasar dari proses
selanjutnya manajemen sumber daya manusia (Goffin et al. 2011).

Menurut (Nawawi 2011) pengertian analisis jabatan dirumuskan dalam

redaksional yang berbeda-beda, meskipun secara umum maksud dan maknanya
tidaklah berbeda satu dengan yang lain, malah justeru saling melengkapi. Pengertian
analisis jabatan adalah proses menghimpun informasi mengenai setiap jabatan, yang
berguna untuk mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahan. Analisis jabatan adalah
bisa diartikan proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang
berhubungan dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya.
Pengertian analisis jabatan yang ketiga adalah kegiatan menghimpun dan menyusun
informasi berkenaan dengan tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya yang
bersifat khusus.

4
 Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis pekerjaan
memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses pengumpulan inforamsi
yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis
Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua jenis analisis
jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job description) dan analisis
jabatan yang berorientasikan hasil (result-oriented job description).

1. Traditional Job analysis

Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi melalui tiga
aspek, yaitu:
a. Tanggung jawab (responsibilities)
b. Merinci unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada
pengarah dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties)
umum seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan
c. Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai
kelayakan. Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian perusahaan
tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak ada syarat-syarat bagi
pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-standar performansi minimal yang
dapat diterima bagi seorang pekerja, tidak merinci kualitas dan kuantitas serta
ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output
analysis sehingga tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya.

2. Result-Oriented Job Description (RODs)

Analisis yangberorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented job description,
dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam program-oriented budgets. Uraian
pekerjaan yang berorientasikan hasil menguraikan harapan-harapan organisasi yang
jelas kepada para pekerja dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk
mengetahui bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan
tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang tasks,
conditions, standards, SKAs, qualification.

5
 Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs) adalah bahwa
model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input personil dan output
organisasi bagi para perencana program, menyediakan sarana untuk memperkenalkan
pada para pekerja baru atas harapan dan tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi
terhadap performansi pekerja bagi para manajer, memberikan gambaran yang jelas
mengenai harapan performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi
dan penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer
kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang telah
dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu
perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan kembali atas RODs,
setiap kedudukan memerlukan RODs tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak
mempunyai standar performansi yang tidak dapat diukur.
Analisis Jabatan mencakup 2 (dua) elemen, yaitu :
1. Uraian Jabatan (Job Description) dan
2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job
Requirement).

2.2 Kegunaan Analisis Jabatan

Adapun kegunaan analisis jabatan adalah sebagai berikut:

1. Deskripsi jabatan (job description).

Dalam melakukan deskripsi jabatan, informasi analisis jabatan sangat
dibutuhkan dalam hal identifikasi jabatan, ringkasan jabatan (job summary),
kewajiban-kewajiban tugas dan akuntabilitas, dan spesifikasi pekerjaan atau
informasi standar pekerjaan, atau dengan kata lain deskripsi jabatan adalah uraian
yang berisi informasi dan karakteristik jabatan, seperti nama jabatan, unit krrja,
ringkasan tugas jabatan, hasil kerja, bahan kerja, perangkat alat kerja, tanggung
jawab, wewenang, rincian tugas, dan lain-lain.

6
2. Klasifikasi jabatan (job classification).
Klasifikasi jabatan adalah suatu penyusunan jabatan/ pekerjaan menjadi kelas-
kelas, kelompok-kelompok atau keluarga yang sesuai dengan beberapa skema
yang sistematis. Skema klasifikasi tradisional yang berdasarkan pada kewenangan
organisasi, teknologi yang berdasarkan isi pekerjaan/tugas dan perilaku manusia
yang berdasarkan isi jabatan.

3. Evaluasi jabatan (job evaluation).

Evaluasi jabatan adalah suatu prosedur untuk mengklasifikasikan pekerjaan

dalam hal nilai relatifnya, baik di dalam suatu organisasi maupun dalam
hubungannya dengan pasar tenaga kerja eksternal atau dengan kata lain evaluasi
jabatan adalah proses pembobotan/pemberian nilai terhadap suatu pekerjaan atau
tugastugas tertentu.

4. Restrukturisasi desain jabatan

Desain jabatan membicarakan alokasi dan penyusunan aktivitasaktivitas kerja

organisasi dan tugas-tugas ke dalam sekelompok kegiatan-kegiatan yang
merupakan suatu ”jabatan” dan dilakukan oleh pemegang jabatan. Restrukturisasi
jabatan atau redesain jabatan adalah pengalokasian/penataan kembali atau
menyusun kembali kegiatan-kegiatan jabatan ke dalam kelompok yang berbeda.

5. Syarat-syarat personil atau spesifikasi personil

Syarat-syarat personil atau spesifikasi personil pada pekerjaan tertentu adalah
pengetahuan-pengetahuan, keterampilan-keterampilan, bakat-bakat, atribut-
atribut, dan sifat-sifat personil yang berhubungan dengan kesuksesan pelaksanaan
pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan mungkin diidentifikasi sebagai kualifikasi-
kualifikasi minimum, sebagai ciri-ciri penting, atau sebagai spesifikasi-spesifikasi
yang diinginkan. Misalnya, suatu pekerjaan tertentu memerlukan persyaratan
pendidikan tertentu (DR., MBA, MPA dan sebagainya), dengan kata lain
spesifikasi personil adalah syarat kemampuan dan keterampilan tertentu yang
harus dimiliki seseorang untuk menduduki jabatan terentu

7
6. Penilaian kinerja (performance appraisal).
Penilaian kinerja adalah suatu evaluasi yang sistematis mengenai pelaksanaan
pekerjaan para pegawai oleh pengawasnya atau pihak lain yang melakukan
penilaian. Maksud utama penilaian kinerja adalah mempengaruhi kinerja melalui
keputusan-keputusan administratif (misalnya, promosi, pemberhentian, transfer,
atau meningkatkan gaji atau insetif) dan umpan balik yang sifatnya membangun
yang diberikan kepada seorang pegawai (misalnya, menginformasikan kepada
seorang pegawai mengenai kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan yang
berhubungan dengan pekerjaan).

7. Latihan pegawai (worker training).

Latihan adalah upaya sistematis mengembangkan keterampilanketerampilan

tertentu dan mempengaruhi perilaku anggota-anggota organisasi. Perilaku yang
demikian itu dapat meningkatkan efektivitas organisasi. Disini, istilah perilaku
mencakup aspek-aspek kegiatan manusia, kognisi, atau perasaan yang diarahkan
kepada penyelesaian tugas-tugas pekerjaan. Latihan pegawai diperlukan pada saat
terjadi kesenjangan antara tuntutan pekerjaan dengan kemampuan pegawai.

8. Mobilitas pegawai (worker mobility).

Mobilitas pegawai (pengembangan dan jalan karier) adalah pergerakan
individu masuk dan ke luar dari kedudukan, pekerjaan dan jabatan. Dari
perspektif individual, baik dari konsep diri sendiri (selfconcept) maupun
perubahan- perubahan situasi-situasi sosial, membuat proses pilihan pekerjaan/
jabatan terus menerus tumbuh, berkembang, memelihara, dan mengalami
kemerosotan.

9. Efisiensi
Memperbaiki efisiensi dalam pekerjaan, meliputi baik perkembangan proses-
proses kerja yang optimal maupun mendesain peralatan dan fasilitas fisik yang
lain dengan referensi khusus dari aktivitas-aktivitas pekerjaan pegawai, termasuk
prosedur kerja, layout pekerjaan, dan standar-standar pekerjaan.

8
 10. Keamanan (Safety).
Merupakan upaya meningkatkan keselamatan dalam pekerjaan meliputi
pengembangan proses-proses pekerjaan dengan optimal dan mendesain dengan
aman peralatan-peralatan dan fasilitas-fasilitas fisik. Keamanan berfokus pada
pengidentifikasian dan pengurangan ketidak amanan perilaku kerja, kondisi-
kondisi fisik, dan kondisikondisi lingkungan.

11. Perencanaan sumber daya manusia (human resource planning).

Perencanaan sumber daya amnesia meliputi penentuan jumlah dan jenis
orang- orang yang akan ditempatkan pada tempat yang sesuai, sehingga tidak ada
lagi kelebihan atau kekurangan pegawai dalam organisasi.

12. Persyaratan-Persyaratan legal/legal semu(legal/quasi-legal requirements)

Hukum, regulasi-regulasi, dan petunjuk-petunjuk yang dibuat oleh pemerintah

yang berhubungan dengan hal-hal yang telah dibicarakan di atas.

2.3 Informasi yang diperoleh dari job analysis

Informasi yang diperoleh dari job analysis adalah perencanaan tenaga kerja
(manpower planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and placement),
pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan dan pengembangan
(training and development), penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit),
hubungan industrial (industrial relation), dan juga sistem informasi SDM (human
resources information sistem).

2.4 Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan analisis
pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu:
1. Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan,
kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk
mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.

9
 2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas,
kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu
3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan
kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja
luar yang terikat
4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan
dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok
5. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi
suatu pekerjaan
6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan
oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja
7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja
8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi,
perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu
9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan
rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan
kerja dan standar kerja
10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak
aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan
11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu
organisasi
12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

2.5 Tahapan Proses Job Analysis

1. Membuat perencanaan analisis pekerjaan, yg meliputi :

- Mengidentifikasi sasaran dari analisis pekerjaan.

- Mendapatkan dukungan manajemen puncak.

2. Mempersiapkan & mengkomunikasikan proses analisis pekerjaan, meliputi :

- Mengidentifikasi pekerjaan dan metodologi.

1
 - Mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada.

- Mengkomunikasikan proses job analysis kepada para manajer dan staff.

3. Melakukan Analisis pekerjaan, meliputi :

- Mengumpulkan data

- Mengkaji dan menyusun data

4. Mengembangkan Uraian Pekerjaan & Spesifikasi Pekerjaan, meliputi :

- Mengkonsep uraian dan spesifikasi pekerjaan.

- Mengkaji konsep dengan manajer dan staff.

- Mengidentifikasi rekomendasi-rekomendari.

5. Mempertahankan serta Memutakhirkan uraian dan spesifikasi pekerjaan,

meliputi :

- Memutakhirkan uraian dan spesifikkasi pekerjaan sesuai dengan

perubahan organisasi.

- Secara berkala mengkaji ulang semua pekerjaan.

2.6 Proses Analisis Jabatan

Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses analisis
jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu
nampak dalam gambar 1.1

1
 Gambar 1.1
Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan
PLANNING THE JOB ANALYSIS

Identify objective of job analysis

Obtain top management support
↓
PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS

Identify job and methdology

Review existing job documentation
Communicate process to manager and employees
↓

CONDUCTING THE JOB

Penjelasan: ANALYSIS

1. PlanningA.theGather job analysis data

Job Analysis
B. Review and compile data
DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION

Draft job descriptions and specification Review draft with manager and employees Identify recommendations
Finalize job/description and recomendations
↓

Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting
MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION
untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan
utama A. Updateperencanaan
dalam job descriptionanalisis
and specifications as organization
pekerjaan adalah changes
menjawab dan
B. Periodically review all jobs
mengidentifikasi

1
 sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan
dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan
resisensi manajerial dan karyawan.

2. Preparing and Communication the Job Analysis

Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan
dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang
dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau
seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah
mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi
maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses
kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.

3. Conducting the Job Analysis

Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan
dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang
menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket
analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah
melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk
mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.

4. Developing Job Descriptions and Job Specifications

Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi,
selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer,
uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer,
supervisor, dsn pegawai.

5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification

Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang
oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk
menjaga

1
 keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang yang
akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam
aktivitas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan
spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum
kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai.

2.7 Metode Pengumpulan Data Analisis Jabatan

Ada beberapa metode yang sering dipakai dalam mengumpulkan informasi
mengenai jabatan, yaitu: observasi, melakukan pekerjaan sendiri, interviú, kejadian-
kejadian kritis, buku harian, catatan-catatan latar belakang organisasi, dan kuesioner.
Metode-metode ini dibahas secara ringkas dibawah ini.

1. Observasi

Dalam metode observasi ini, para analis mengadakan observasi langsung terhadap
pekerjaan atau mengadakan pengamatan pada segmen-segmen pekerjaan, dan
laporan mengenai pekerjaan.

Keuntungannya:
Dengan melakukan observasi pekerjaan, para analis mendapatkan pemahaman
lebih mendalam mengenai pekerjaan dari pada mengandalkan laporan para pejabat
yang seringkali kurang akurat.

Kelemahannya:
Para analis kurang mampu mengobservasi aspek-aspek mental dari pekerja atau
pejabat (pengambilan keputusan oleh manajer). Tidak mungkin mengambil sampel
semua aspek-aspek penting pekerja, karena banyak hal yang sulit diukur secara
kuantitatif.
2. Melakukan sendiri pekerjaan

Metode ini berbeda dengan metode observasi. Dalam metode ini para analisis
melakukan sendiri pekerjaan tersebut.

1
 Keuntungannya:
Dengan menggunakan metode ini para analis menerima langsung faktor-faktor
konstektual pekerjaan, termasuk bahaya-bahaya atau resiko-resiko fisik,
permintaan sosial (social demand), keteganganketegangan emosional, dan
persyaratan- persyaratan mental. Metode ini bermanfaat untuk pekerjaan yang
mudah dipelajari.
Kelemahannya:
Metode ini mungkin berbahaya pada pekerjaan yang berisiko (misalnya, pemadam
kebakaran, petugas patroli) atau tidak etik/ilegal untuk pekerjaan yang
memerlukan lisensi atau latihan yang lebih mendalam (misalnya, dokter, psikolog,
apoteker). Para analisis mungkin hanya mengekspos atau menguraikan pekerjaan
tersebut, terbatas pada tingkat keseringan melakukan pekerjaan itu.
3. Wawancara

Dalam metode ini, para pewancara harus memilih para pejabat, para pengawas, para
bawahan, para klien, sumber lain yang dianggap mengetahui.

Keuntungannya:

Para pewancara dapat mengumpulkan informasi baik secara fisik, maupun mental
mengenai orang-orang yang diwawancarai. Para pewancara sebaiknya
menggunakan berbagai sumber, agar dapat memperoleh informasi yang
komprehensif mengenai pekerjaan itu.
Kekurangannya:
Kualitas atau nilai data yang diperoleh tergantung dari kecakapan atau
keterampilan yang dimiliki oleh pewancara. Nilai data yang diperoleh dari sumber
informasi akan dicatat, pertanyaan yang diajukan bersifat mendua (ambiguous).
Data yang diperoleh dari sumber informasi akan cacat, jika orang yang
diwawancarai curiga terhadap alasan penelitian atau pengumpulan informasi
analisis pekerjaan (misalnya, takut akan adanya perubahan kompensasi, takut akan
adanya pemindahan jabatan, dan sebagainya). Hal ini dapat menyebabkan orang
yang diwawancarai memberikan informasiinformasi yang tidak benar.

1
4. Kejadian-kejadian yang kritis (critical incidents)
Dalam metode ini berusaha mendeskripsikan perilaku atau penampilan pegawai
yang sangat jelek atau yang sangat baik. Perilakuperilaku tersebut dijelaskan
dimana kejadiannya (context) dan konsekuensi-konsekuensinya.

Keuntungannya:
Para analisis dapat dengan mudah memperoleh informasi tersebut, karena
perilakunya jelas dan dapat diukur. Informasiinformasi yang demikian ini siap
digunakan untuk tujuan penilaian kinerja dan latihan para pegawai.
Kekurangannya:
Pendeskripsian rata-rata atau perilaku-perilaku tertentu pegawai tidak terkumpul
dan informasi secara keseluruhan tidak diperoleh.

5. Buku harian
Buku harian ini penting dalam analisis pekerjaan, terutama aktivitas kerja
keseharian para pejabat. Dalam buku harian tersebut menggambarkan catatan
penting mengenai pekerjaan.

Keuntungannya:
Buku harian mudah dipakai, karena ditulis dengan bahasa dan istilah yang mudah
dimengerti. Hal ini dapat memudahkan para pengawas menggunakannya
(misalnya, dalam pengembangan ukuranukuran penilaian kerja).

Kelemahannya:
Memakan waktu untuk mempelajari dokumen-dokumen. Dalam menganalisis
buku harian itu mungkin bisa dilakukan, tetapi tidak semua kegiatan-kegiatan
pegawai (misalnya keinovasian) masuk dalam buku harian, hanya yang penting-
penting saja.
6. Catatan-catatan latar belakang organisasi (background records)
Metode ini berusaha mereviu atau mengumpulkan materi-materi yang relevan,
seperti, bagan-bagan organisasi, kamus penanaman jabatan, manual latihan

1
 organisasi, manual kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur organisasi, uraian
pekerjaan yang ada.
Keuntungannya:
Dengan adanya catatan latar belakang organisasi akan dapat membantu para analis
mendapatkan informasi awal dalam dalam rangka mengembangkan pertanyaan
wawancara dan kuesioner. Para analis mendapatkan informasi yang berguna yang
mengenai konteks pekerjaan dan hal ini relatif lebih mudah dilakukan atau
dkumpulkan.
Kelemahannya:
Dengan menggunakan catatan-catatan latar belakang organisasi, mungkin tidak
memberikan informasi yang lengkap dan umumnya menggunakan metode lain
sebagai pelengkap dalam mengumpulkan data. Bahan-bahannya mungkin sudah
kadaluarsa (out of date). Metode ini menyediakan informasi terbatas, khususnya
mengenai pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan karakteristik-karakteristik
lainnya yang diperlukan dalam menilai tugas-tugas atau pekerjaan.

7. Kuesioner

Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data yang dapat

menjangkau sampel dalam jumlah yang besar. Pertanyaanpertanyaan yang
dituangkan dalam kuesioner dapat bersifat”open ended” atau ”unstructured”.

Keuntungannya:
Dibandingkan dengan metode-metode yang lainnya, biayanya agak murah dan
cepat dapat menjangkau jumlah sample yang besar.jawaban-jawabannya dapat
dikuantifisir dan dapat dianalisa dalam berbagai cara (misalnya, membandingkan
antara jabatan dan departemen untuk maksud kompensasi atau latihan)
Kelemahannya:
Pertanyaan-pertanyaan yang ada dalam kuesioner sering diinterpretasikan salah
oleh responden. Jawaban yang diperoleh mungkin ”rate”nya rendah, sehingga
tidak dapat digeneralisir. Memberi skor atau menganalisa kuesioner memakan
waktu

1
 yang lama. Pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya terbuka (open-ended questions)
sulit dikuantifisir dan kalau menggunakan analisis isi (content analysis) memakan
waktu yang lama.
2.8 Variasi metode analisis jabatan
Ada 4 variasi metode analisis pekerjaan (Bernardin and Russel, 1993), yaitu
tipe- tipe analisis informasi jabatan yang tersedia, bentuk informasi jabatan yang
diilustrasikan, standarisasi analisis isi pekerjaan, dan sumber analisis pekerjaan.
Variasi-variasi metode analisis jabatan ini akan dibahas secara sepintas di bawah ini.
1. Tipe-tipe informasi jabatan
Metode analisis pekerjaan dapat menghimpun berbagai tipe informasi. Tipe
informasi yang dapat dihimpun, seperti informasi pekerjaan secara menyeluruh
yang biasa disebut dengan pendekatan “Task inventory Comprehensive
Occupational Data analisys Program (TICODAP)”. Pendekatan ini biasanya
disebut metode yang berorentasi pada tugas/ pekerjaan. Dikatakan demikian
karena mengidentifikasi tugas-tugas atau kewajiban yang diperlukan untuk
pelaksanaan penyelesaian pekerjaan.

Metode yang lain digunakan adalah “Position Analisys Questionnaire (PAQ)”,

yang biasa disebut pendekatan yang berorintasi pada orang atau pekerja. Disebut
demikian karena informasi-informasi yang dikumpul dan berupa pengetahuan,
kemampuan, keterampilan, dan karakteristik-karakteristik lainnya atau perilaku
tertentu untuk pelaksanaan suatu tugas.

Metode PAQ dan metode analisis pekerjaan lainnya juga mengumpulkan data
dengan menggunakan mesin-mesin, alat-alat dan dipakai untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan. Metode lainnya juga memberikan laporan faktor-faktor
pekerjaan kontekstual (misalnya, kondisi-kondisi pekerjaan secara fisik, bahaya-
bahaya lingkungan, berhubungan teman-teman sekerja). Beberapa metode analisis
jabatan juga menyediakan informasi mengenai standar-standar pelaksanaan
pekerjaan (misalnya, standar kualitas dan kuantitas, dan analisis yang salah) dan
syarat-syarat khusus pelanggan.

1
2. Bentuk informasi jabatan
Informasi analisis jabatan dapat dipresentasikan dalam bentuk kualitatif dan
kuantitatif, tergantung pada analisis jabatan yang dipakai. Pada umumnya, metode
analisis jabatan dipresentasikan dalam bentuk kualitatif, dalam artian bahwa
jabatan itu dideskripsikan dalam bentuk narasi, bukan dengan cara menurut angka,
hasilnya berbentuk verbal atau deskripsi narasi informasi pekerjaan. Contohnya,
metode CIT (Critical Incident Technique) yang menggunakan metode kualitatif,
sedangkan metode yang lainnya, seperti, PAQ dan TICODAP yang menggunakan
metode kuantitatif yang menyediakan informasi dalam bentuk numerik.
3. Standarisasi isi analisis jabatan
Pada umumnya profesional manajemen sumber daya manusia membuat metode
yang bersifat umum untuk mendapatkan informasi analisis jabatan. Beberapa
metode analisis jabatan mempunyai sejumlah pertanyaan atau sejumlah jawaban
yang diperlukan. Analisis jabatan memerlukan informasi mengenai tujuan utama
jabatan (position), pentingnya pekerjaan dilaksanakan, pengetahuan, kemampuan,
keterampilan, dan karakteristik-karakteristik lain yang harus dimiliki seorang
pemegang jabatan, apa hasil pekerjaan dan siapa pelanggan utama yang
memerlukan produk atau jasa itu. Pendekatan-pendekatan umumnya lebih
terstandarisasi, contohnya, PAQ telah terstandarisasi isi analisis pekerjaan untuk
semua pekerjaan yang dipelajari. Begitu pula metode lain yang telah di
standarisasi isi analisis pekerjaan (daftar tugas-tugas) untuk satu kelompok
pekerjaan yang sama, tetapi analisis yang lain mungkin menggunakan daftar
pekerjaan yang berbeda.

4. Sumber informasi jabatan

Ada sejumlah sumber informasi jabatan, yaitu alat dan individu. Alat sebagai
sumber informasi jabatan, seperti kamera yang dipakai untuk mengobservasi
tugas- tugas, dan laporan-laporan psikolog yang dapat digunakan menilai reaksi
pegawai. Individu sebagai sumber informasi, seperti pemegang jabatan dan
pengawas. Sumber informasi pekerja lain, seperti analisis pekerjaan atau
spesialis pekerjaan
1
 yang terlatih untuk melakukan analisis pekerjaan, konsultan, dan pegawai yang
dipelajari pekerjaannya serta pelanggan. Sebagai contoh, sumbersumber yang
dapat menyediakan informasi seorang professor yaitu professor itu sendiri,
pengawasnya atau ketua jurusannya, para mahasiswa, para administrator, dan
koleganya.

2.9 Metode Analisis Jabatan Baru

Sebagaimana telah diuraikan bahwa analisis jabatan merupakan dasar untuk
meningkatkan produktivitas organisasi. Oleh karena itu, analisis jabatan perlu
mendapatkan metode-metode baru yang lebih inovatif dari pada metode-metode
lainnya. Adapun metode baru ini telah dikembangkan dalam beberapa tahun terakhir
ini (Gael dalam Bernadin dan Russel, 1993), yaitu:
1. Metode kombinasi analisis jabatan (The Combination Job analisys Method
/CJAM). Metode ini menggabungkan pendekatan yang berorientasi pada tugas dan
yang berorientasi pada pekerja, metode ini berasal dari metode analisis jabatan
fungsional (Functional Job Analisys – FJA) dan metode TI-CODAP. Aspek yang
berorientasi
pada tugas dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

a. Subject matter experts (SMEs). Dalam SMEs ini analisis jabatan dilakukan
dengan hanya menulis statemen-statemen tugas yang meliputi dimensi-dimensi
utama pekerjaan.
b. Statemen-statemen tugas di edit.
c. Masing-masing statemen tugas diranking berdasarkan skala banyaknya waktu
yang digunakan, tingkat kesukaran, dan tingkat kritisnya.
d. Nilai pentingnya suatu tugas yang dapat di lihat dengan menggunakan rumus
berikut ini :
Nilai pentingnya tugas = Tingkat kesukaran x Tingkat kritis + Waktu yang
digunakan.
e. Statemen-statemen tugas kemudian diranking sesuai dengan nilai pentingnya
suatu tugas. Berdasarkan hal di atas, SMEs yang menggunakan pendekatan
yang berorientasi pada pekerjaan yang dapat mendorong pengetahuan,
2
kemampuan, keterampilan dan karakteristik-karakteristik lain dari para
pekerja, yang

2
 berdasarkan pada statemen tugas dan nilai pentingnya tugas tersebut. Begitu
pula SMEs dapat mengetahui apakah KASOCs (Knowledges, Abilities, Skills,
other Caracteristics) ”perlu bagi pekerja baru” dan “practical experts”.
2. Kuesioner desain jabatan yang multi metode (Multimethods job design
questionnaire – MJDQ).
Metode ini merupakan suatu alat yang digunakan untuk mendesain pekerjaan.
Metode ini disusun dari item-item yang didesain untuk mengukur/menilai prinsip-
prinsip desain pekerjaan, motivasi, mekanistik, dan perspektif/biologi, perseptual
/motor.

Pada item-item yang sifatnya motivasional diukur dari tingkat otonomi pada
pekerjaan dan tingkat interaksi sosial yang diperlukan. Item-item mekanistik
diukur dari spesialisasi material dan prosedurprosedur dan tingkat pengulangan
yang diperlukan. Item-item yang bersifat biologi diukur dari desain alat, tingkat
usaha, dan daya tahan. Item perseptual/motor berkenaan dengan penerangan
tempat kerja, kontrol, dan mempertunjukkan identifikasi dan visibilitinya.

3. Kuesioner kesesuaian jabatan (Job compatibility questionnaire – JCQ).

Metode ini didesain sebagai suatu metode analisis jabatan yang terutama dipakai
dalam mengembangkan instrumen seleksi pegawai. Tidak seperti metode analisis
jabatan lainnya, metode ini memperoleh informasi pada seluruh aspek pekerjaan
yang diperkirakan berkaitan dengan kinerja pegawai, absen, pergantian, dan
kepuasan dalam pekerjaan.
Tujuan dari metode ini adalah untuk mendapatkan pengukuran karakteristik-
karakteristik pekerjaan dan mendapatkan instrumen seleksi pegawai yang mampu
menilai sejauh mana preferensi pelamar pekerjaan dapat sesuai dengan
karakteristik-karakteristik ini.

2
 BAB III
JOB DESCRIPTION

3.1 Pengertian Job Description

Uraian pekerjaan, sering disebut juga dengan uraian jabatan, merupakan

terjemahan dari bahasa inggris “job description”. Deskripsi pekerjaan merupakan
produk yang pertama dan langsung dari proses analisis pekerjaan, yaitu berupa
pernyataan akurat dan ringkas tentang apa yang diharapkan akan dilakukan oleh
karyawan didalam pekerjaannya maupun tugas-tugas yang dilaksanakan oleh
pemangku jabatan. Berikut adalah pengertian deskripsi pekerjaan (job description)
menurut beberapa pendapat para ahli diantaranya:

a. Edwin B. Flippo, job description adalah rumusan kewajiban dan tanggung jawab
dalam pekerjaan-pekerjaan tertentu yang disususn secara jelas dan teratur.
b. John B. Miner dan Mary Green Miner, job description adalah pernyataan tertulis
tentang tugas, kewajiban dan perilaku-perilaku yang diperlukan dalam pekerjaan
tertentu serta kualifikasi pribadi yang perlu dimiliki oleh calon-calon untuk
pekerjaan tertentu.
c. Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi
adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang
dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan
dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang
digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya,
tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan
digunakan.
d. Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah
rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini
menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan
bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.

2
 Jadi yang dimaksud dengan Job Description adalah informasi tertulis yang
menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan
aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

3.2 Isi Job Description

Faktor-faktor yang diuraikan dalam Job Description, menurut Drs. Moekijat,
antara lain:
a. Pekerjaan yang dilakukan
b. Tanggung jawab yang dipikul
c. Kecakapan atau keahlian yang diperlukan
d. Kondisi dan lokasi pekerjaan tersebut dilaksanakan
e. Syarat-syarat khusus yang diperlukan

3.3 Tujuan Job Description

Uraian pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya
pemegang jabatan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus
dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang
harus dicapai oleh pemegang jabatan. Uraian pekerjaan menjadi dasar untuk
menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan.
Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang
mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak
beres, bahkan pemegang jabatan yang bersangkutan menjadi overreacting.
Sebuah uraian pekerjaan tidak perlu dibatasi untuk menjelaskan situasi saat ini,
atau pekerjaan yang saat ini diharapkan, tetapi juga dapat menetapkan tujuan untuk
apa yang mungkin dicapai di masa depan.
3.4 Manfaat Job Description
Menurut Ardana dkk (2012), manfaat deskripsi pekerjaan adalah sebagai berikut

1. Membantu menghindari adanya kebingungan, dan memberikan pemahaman

dalam melaksanakan pekerjaan.

2
 2. Untuk menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan
tugas.
3. Memberikan kemudahan dalam berbagai aktivitas SDM.
4. Membantu karyawan dalam perencanaan karir, mengurangi praktik
diskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi
pekerjaan.
5. Bermanfaat juga untuk program keselamatan kerja.
6. Untuk perencanaan perubahan organisasi dan reorganisasi.
7. Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk pelaksanaan
pekerjaan.
8. Untuk memperbaiki prosedur dan metode kerja, agar pekerjaan tersebut bisa
efektif dan efisien.
9. Membantu memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan.

Sedangkan menurut Simamora (1997), adanya deskripsi pekerjaan memberikan

manfaat bagi karyawan dan perusahaan sebagai berikut:

1. Desain organisasi. Deskripsi pekerjaan melengkapi instrumen-instrumen

deskriptif lainnya, seperti bagan organisasi, ketepatan-ketepatan fungsi unit
kerja dengan memberikan informasi yang lebih lengkap tentang hubungan-
hubungan organisasional dan keluaran.
2. Klarifikasi tanggung jawab. Deskripsi pekerjaan membantu menghindari
adanya kebingungan dan memberikan pemahaman atau penjelasan. Gambaran
yang jelas apa yang akan menjadi tanggung jawab seorang individu dapat
mengurangi kesalahpahaman dan ambiguitas.
3. Rekrutmen. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk membuat iklan
rekrutmen dan memberikan informasi tambahan kepada pelamar tentang
lowongan-lowongan pekerjaan.
4. Desain tes. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk mengidentifikasi calon-
calon pekerja, apakah dia mengaitkan item-item tes dengan persyaratan
pekerjaan.

2
 5. Wawancara. Deskripsi pekerjaan memberikan informasi yang ringkas dan
lengkap kepada pewawancara tentang pekerjaan.
6. Orientasi. Deskripsi pekerjaan akan membantu menentukan persyaratan-
persyaratan pekerjaan dan menolong karyawan baru memahami secara jelas
tentang tugas dan tanggung jawabnya.
7. Pelatihan. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk penentuan kebutuhan
pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan untuk kinerja yang lebih efektif dan
efisien.
8. Evaluasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk menentukan
faktor-faktor yang terbandingkan dalam proses evaluasi pekerjaan.
9. Penilaian kinerja. Deskripsi pekerjaan dapat menentukan landasan-landasan
menilai karyawan selama penilaian kinerja.
10. Survey Kompensasi. Deskripsi pekerjaan dapat memberikan informasi untuk
perbandingan-perbandingan internal (melalui evaluasi pekerjaan) maupun
perbandingan-perbandingan internal (melalui analisis survei).
11. Penempatan keluaran. Deskripsi pekerjaan dapat memainkan peran penting
dalam proses perubahan karir.

3.5 Elemen-elemen Job Description

Dalam menyusun job description menurut Stone, 2005 maka setidaknya harus
disebutkan secara jelas dan ringkas mengenai elemen-elemen dalam job description,
yaitu:

a. Job Identification (Identifikasi Pekerjaan)

Bagian identifikasi pekerjaan menempatkan pekerjaan dalam struktur

organisasi. Ini mencakup informasi mengenai judul jabatan karyawan,
deparmen dan hubungan pelaporan. Judul jabatan harus deskriptif, bermakna
dan konsisten dengan posisi sebanding dalam organisasi. Sebuah judul yang
secara akurat mengidentifikasi pekerjaan untuk:

1) Menyediakan informasi karyawan dan mendorong harga diri

2
 2) Mengidentifikasi hubungan pekerjaan

3) Membandingkan posisi dengan pekerjaan yang serupa di organisasi

Informasi tambahan dapat termasuk kode pekerjaan, status pekerjaan
(dibebaskan/non dibebaskan, penuh waktu/paruh waktu/santai), kelas
pekerjaan atau poin, kisaran gaji, tanggal ditulis, nama siapa pun yang
menulis deskripsi pekerjaan , dan nama dan posisi orang menyetujui
deskripsi.

b. Job Objective (Tujuan Pekerjaan)

Tujuan pekerjaan menjelaskan secara singkat mengapa pekerjaan itu ada -

yaitu, tujuan utama atau tujuan posisi. Idealnya, harus menggambarkan esensi
dari pekerjaan itu dalam kurang dari 25 kata.

c. Duties and Responsibilities (Tugas Dan Tanggung Jawab)

Bagian ini berisi daftar tugas pekerjaan utama dan tanggung jawab. Ini adalah
jantung dari deskripsi pekerjaan dan harus menunjukkan dengan jelas dan
spesifik apa yang harus dilakukan karyawan. Mengingat perubahan yang
cepat, kebutuhan untuk meningkatkan kinerja, fleksibilitas dan multiskilling,
tugas dan tanggung jawab semakin sering dinyatakan sebagai standar kinerja
berasal dari tujuan strategis bisnis organisasi. Namun demikian, banyak
format deskripsi pekerjaan masih mendaftar standar kinerja secara terpisah
(atau tidak sama sekali).

Lima sampai delapan pernyataan tugas utama dan tanggung jawab cukup
untuk menggambarkan sebagian besar pekerjaan. Sebuah kesalahan umum
dalam bagian ini adalah daftar setiap tugas, tugas dan tanggung jawab terlepas
dari pentingnya. Sebuah tugas atau tugas yang sering dilakukan tidak perlu
signifikan dalam mencapai tujuan pekerjaan. Sebuah tugas utama dan
tanggung jawab adalah satu dari yang penting di mana non-kinerja atau
substandar kinerja akan secara signifikan mempengaruhi hasil yang
dibutuhkan dan permintaan tindakan perbaikan oleh manajemen. Pemegang
pekerjaan,

2
 khususnya, cenderung untuk memenuhi deskripsi pekerjaan ketika mereka
tahu mereka sedang digunakan untuk tujuan evaluasi pekerjaan. Dengan
demikian, adalah penting bahwa pernyataan ini jelas dan ringkas dan
memberikan gambaran yang akurat dari kata menggambarkan tugas utama
dan tanggung jawab dicakup oleh pekerjaan. Mereka paling baik dinyatakan
sebagai daftar dari hasil bahwa pekerjaan ini dirancang untuk mencapai jadi
kinerja pekerjaan dapat diukur secara obyektif.

d. Relationships (Hubungan)

Bagian ini mengidentifikasi hubungan dengan posisi lainnya (di dalam dan
luar organisasi) yang diperlukan untuk kinerja yang memuaskan. Contohnya,
posisi apa yang melapor langsung untuk pekerjaan ini? Apa kontak pekerjaan
yang paling sering dalam organisasi itu? Apa kontak pekerjaan yang paling
sering dan penting di luar organisasi?

e. Know-How (Pengetahuan/Mengetahui-Bagaimana)

Bagian pengetahuan berurusan dengan tingkatan minimal pengetahuan,

keterampilan, kemampuan, pengalaman dan kualifikasi formal diperlukan
untuk melakukan pekerjaan. Misalnya, apa saja kualifikasi akademik
minimum yang diperlukan? Kemampuan TI apa yang dibutuhkan? Berapa
banyak dan apa jenis pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan itu dengan berhasil?

f. Problem Solving (Pemecahan Masalah)

Bagian pemecahan masalah mengidentifikasi jumlah pemikiran original yang

diperlukan dalam pengambilan keputusan dan lingkungan di mana pemecahan
masalah terjadi. Misalnya, apakah pekerjaan membutuhkan solusi sederhana,
rutin dan berulang atau solusi kompleks, bervariasi dan kreatif? Apakah
lingkungan bisnis yang stabil atau dinamis?

(Misalnya, tidak ada persaingan atau bahkan banyak persaingan).

2
g. Accountability (Akuntabilitas)

Rincian akuntabilitas merinci dampak keuangan dari pekerjaan dengan

mengidentifikasi nilai dolar aset, volume penjualan, penggajian, dan
sebagainya untuk pekerjaan yang bertanggung jawab. Ini, mengukur jawaban-
kemampuan untuk tindakan yang diambil pada pekerjaan.

h. Authority (Kewenangan)

Hal ini mengidentifikasi hak-hak tertentu dan keterbatasan yang berlaku

untuk otoritas pengambilan keputusan - dalam kata lain, kebebasan untuk
bertindak. Sebagai contoh, keputusan apa yang dapat dibuat tanpa mengacu
pada atasan? Apa keputusan harus dirujuk kepada atasan? Apakah pekerjaan
itu melibatkan hak untuk mempekerjakan dan memecat? Apa batas dolar
spesifik ada pada otoritas pengambilan keputusan?

i. Special Circumstances (Keadaan Khusus)

Bagian keadaan khusus berkaitan dengan apa yang khusus, tidak biasa atau
berbahaya mengenai posisi dan atau lingkungan tempat pekerjaan itu
dilakukan (misalnya, kotor, berdebu, berbahaya, tekanan tinggi, jam panjang).

j. Performance Standards (Standar Kinerja)

Bagian ini mengidentifikasi (a) standar yang dibutuhkan untuk kinerja yang
efektif dan (b) tindakan untuk mengevaluasi kinerja.

k. Trade Union/Professional; Associations (Serikat Pekerja/Profesional;

Asosiasi)

Bagian ini mengidentifikasi asosiasi profesi atau perdagangan keanggotaan

serikat yang diperlukan.

l. Licenses (Lisensi)

Bagian ini menyoroti lisensi khusus atau pendaftaran yang diperlukan

(misalnya, licenseto praktek psikologi atau pengobatan).

2
3.6 Pedoman Uraian Pekerjaan

Meskipun gaya dan format deskripsi pekerjaan sangat ditentukan oleh

penggunaan dan preferensi organisasi, ada beberapa pedoman standar untuk menulis
deskripsi pekerjaan yang efektif:

a. Daftar tugas dan tanggung jawab dalam urutan yang logis

b. Tugas bagian terpisah dan tanggung jawab jelas, sederhana dan ringkas

c. Memulai setiap kalimat dengan kata kerja tindakan

d. Menggunakan istilah kuantitatif dimana memungkinkan untuk mencapai

objektivitas yang lebih besar dan kejelasan

e. Menggunakan istilah khusus daripada yang tidak jelas

f. Menggunakan terminologi yang tersatandar

g. Jawab pertanyaan apa, bagaimana, kapan, mengapa. Ini akan membantu

menghasilkan deskripsi pekerjaan lengkap

Jelas identitas hasil akhir atau standar kinerja yang akan dievaluasi

3.7 Membuat Job Description

Job description berisi informasi tentang tugas dan tanggung jawab dari suatu
pekerjaan, bagaimana karyawan mengerjakannya serta kondisi apa yang dibutuhkan
untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.

Tidak ada format standar dari sebuah job description, yang jelas sebuah job
description memuat beberapa hal, diantaranya:

1. Identitas pekerjaan (job identification), memuat: nama pekerjaan, departemen,

atasan yang dilaporkan, siapa, kapan job analysis tersebut dilakukan, dan lain-
lain.

2. Ringkasan pekerjaan (job summary), berisi tugas dan tanggung jawab umum dari
pekerjaan.

3
3. Tugas dan tanggung jawab pekerjaan (responsibilities & duties), berisi tugas dan
tanggung jawab secara terinci dari suatu pekerjaan.

4. Atasan terkait (authority of incumbent), atasan langsung yang menjadi

penanggung jawab pekerjaan tersebut.

5. Standar kinerja (standards of performance), berisi standar yang harus dipenuhi

karyawan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab pekerjaannya dengan
baik.
6. Kondisi kerja (working conditions), merupakan aspek fisik dan sosial yang harus
ada untuk karyawan melakukan pekerjaan tersebut.

Spesifikasi pekerjaan (job specifications), kualifikasi pengetahuan, ketrampilan

dan kepribadian yang dibutuhkan dari karyawan untuk mengerjakan pekerjaan
tersebu

3.8 Indikator Deskripsi Pekerjaan

Menurut Hasibuan (2007), deskripsi pekerjaan memiliki beberapa indikator,
yaitu sebagai berikut:

1. Apa yang dilakukan. Setelah menempati jabatan yang ditetapkan apa yang
dilakukan dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang diemban oleh
seorang karyawan untuk menjalankan aktivitas organisasi perusahaan.
2. Kecakapan. Kemampuan seorang karyawan menjalankan tugas yang
diberikan kepadanya dan kesanggupan membangun hubungan dengan rekan
kerja, ataupun dengan atasan.
3. Pendidikan yang diperlukan. Setiap jabatan yang ada masing-masing
diperlukan pendidikan apa yang diperlukan untuk untuk menduduki jabatan
tersebut.
4. Kondisi. Dimana jabatan itu dilaksanakan seseorang karyawan yang duduk
dalam suatu jabatan harus mampu melihat keadaan, keterangan tentang bahan
yang dipakai, serta mampu memahami apa yang harus dilakukan di intern
organisasi serta di ekstern organisasi.

3
 5. Jenis dan kualitas orang yang diperlukan untuk jabatan tersebut. Pada
keterangan diatas bahwa seseorang yang akan memangku jabatan harus
memenuhi kriteria yang ditentukan oleh perusahaan.

Masih menurut Hasibuan (2010), beberapa indikator dalam deskripsi pekerjaan yaitu:

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan

seperti rektor, dekan, dosen atau kepala bagian administrasi.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan
tanggungjawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui.
Rumusan hubungan sebaiknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan
orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang
harus dicapai oleh setup pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat, mesin, dan bahan
baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, sebaiknya menguraikan bentuk umum
pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi dan aktivitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan
jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas
akan dipromosikan.

3.9 Unsur-unsur Deskripsi Pekerjaan

a. Identitas pekerjaan (job identity)
Identitas pekerjaan berisi tentang beberapa jenis informasi, seperti; nama
pekerjaan dan status pekerjaan. Dalam deskripsi pekerjaan memungkinkan
pengidentifikasian bebas tidaknya status pekerjaan secara cepat. Kode pekerjaan,
yang memudahkan perujukan semua pekerjaan, kode ini mewakili karakteristik
yang penting dari pekerjaan yang bersangkutan. Identitas pekerjaan juga ada yang
memuat tanggal pembuatan, ditulis oleh, yang menyetujui, menunjukkan lokasi
pekerjaan tersebut berkenaan dengan pabrik/divisi, juga ditunjukkan jabatan atasan
langsung.

3
 b. Ringkasan pekerjaan (job summary)
Ringkasan pekerjaan merupakan rangkuman umum perihal tanggung jawab
utama dan komponen-komponen yang membedakan pekerjaan tersebut dengan
pekerjaan lainnya. Ringkasan pekerjaan memberitahukan apa pekerjaan tersebut,
bagaimana pelaksanaannya dan mengap.

Ringkasan pekerjaan mempunyai dua tujuan, yaitu:

1. Memberikan perumusan yang singkat dan berfaedah sebagai informasi

personal tambahan, bila nama jabatan belum jelas.

2. Memberikan pelayanan sebagai suatu ikhtisar guna memperkenalkan kepada

para pembaca terhadap pengertian informasi yang terinci berikutnya.

c. Hubungan kerja
Hubungan dengan jabatan-jabatan lain bertujuan untuk menetapkan bentuk
hubungan promosi secara vertikal dan horizontal dari arus dan prosedur pekerjaan.
Hubungan ini sangat perlu dicantumkan supaya terlihat keterkaitan pekerjaan satu
sama lain, bagaimana sistem dan prosedur pekerjaan yang berlaku di perusahaan,
serta bagaimana jalan arus dokumen dalam organisasi yang bersangkutan.

d. Wewenang (authority)
Wewenang adalah hak untuk memutuskan apa yang harus dilakukan dan hak
untuk melakukannya, atau mengharuskan orang lain untuk melakukannya. Asas
dasar yang menguasai hubungan ini adalah asas persamaan antara wewenang dan
tanggung jawab. Asas ini menyatakan bahwa sejumlah wewenang yang sama harus
menyertai delegasi tanggung jawab.

e. Kewajiban dan tanggung jawab

Kewajiban dan tanggung jawab adalah jantung dari deskripsi pekerjaan. Terdapat
dua format yang lazim untuk bagian kewajiban; yang pertama adalah alinea yang
menggambarkan pekerjaan. Kesulitan dalam format ini adalah bahwa pembaca
mungkin sulit mengenali dengan segera fungsi-fungsi mana yang penting. Format

3
kedua yang lebih populer adalah pengelompokan tugas-tugas dan pekerjaan dan
mendaftarnya secara terpisah.

Dalam kewajiban diuraikan pekerjaan apa yang akan dilakukan, bagaimana cara
melakukannya, dan apa sasaran pelaksanaan kewajiban itu. Sehingga dengan
membaca urutan tersebut para pembaca mendapat informasi yang lebih jelas.

Beberapa asas yang diterapkan kepada tanggung jawab, antara lain:

1. Tidak boleh ada tanggung jawab yang tumpang tindih.

2. Batas tanggung jawab harus ditentukan dengan jelas.
3. Tidak boleh ada jurang dalam pemberian tanggung jawab.
4. Tanggung jawab tidak diberikan untuk pekerjaan yang tidak perlu dan tidak
menyumbang kepada sasaran organisasi.

f. Kondisi kerja
Uraian pekerjaan juga mencantumkan kondisi kerja yang tercakup dalam
pekerjaan. Hal ini dapat mencakup hal-hal, seperti kebisingan, kondisi bahaya atau
panas. Hal ini diperlukan dikarenakan untuk kebutuhan sumber daya manusia, apakah
kondisi kerja yang ada itu cocok atau tidak dengan pendidikan, kondisi fisik, dan
mental yang bersangkutan.
Menurut Ardana dkk (2012), unsur-unsur yang dimuat dalam deskripsi pekerjaan
meliputi beberapa item informasi, antara lain adalah sebagai berikut:

1. Nama jabatan/pekerjaan, digunakan untuk memberi ciri dan gambaran atas isi
pekerjaan.

2. Kode jabatan, digunakan untuk membedakan dengan jabatan lain, dan

memudahkan mengadministrasikannya.
3. Unit kerja, yaitu unit dimana jabatan tersebut berada serta eselon unit kerja
atasan langsung secara berjenjang.
4. Ikhtisar jabatan atau rumusan jabatan, yaitu uraian yang menggambarkan
ruang lingkup tugas jabatan yang disusun dalam satu kalimat.

3
5. Hasil kerja, yaitu segala sesuatu yang dicapai sebagai akibat dari proses
pengolahan bahan kerja dengan perangkat kerja dalam waktu dan kondisi
tertentu sesuai dengan tujuan organisasi.
6. Bahan kerja, yaitu masukan yang diproses menjadi hasil kerja.
7. Perangkat kerja, yaitu semua sarana kerja yang digunakan untuk memproses
bahan kerja menjadi hasil kerja.
8. Sifat jabatan, yaitu waktu atau bilamana dalam keadaan bagaimana jabatan
dilaksanakan.
9. Uraian tugas jabatan, yaitu memaparkan rincian pekerjaan yang merupakan
tugas pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam proses bahan kerja
menjadi hasil kerja dengan menggunakan perangkat kerja.
10. Tanggung jawab, yaitu rincian atas segala sesuatu yang dipertanggung-
jawabkan oleh pemegang jabatan.
11. Wewenang, yaitu hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk mengambil
sikap atau tindakan tertentu.
12. Korelasi/hubungan jabatan, yaitu hubungan timbal balik antara pemegang
jabatan yang satu dengan pemegang jabatan yang lain.
13. Risiko bahaya dalam pekerjaan, yaitu sesuatu yang mungkin dihadapi berupa
bahaya fisik dan mental.
14. Syarat jabatan, yaitu kualifikasi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan
untuk dapat melaksanakan pekerjaan

3
 BAB 4

KESIMPULAN

Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi yang
dilakukan organisasi terhadap kebutuhan akan sumber daya manusia, sehingga
organisasi tersebut dapat menentukan langkah yang harus diambil guna mencapai
tujuannya. Untuk mengetahui kebutuhan sumber daya manusia dapat digunakan
berbagai macam metode.

Job analysis merupakan kegiatan mengumpulkan informasi dan data mengenai

uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat
memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan
pada masa yang akan datang.

Output job analisis adalah adanya job description tentang bagaimana

karakteristik jabatan dan job specification tentang kualifikasi sumber daya yang
dibutuhkan. Sehingga keduanya sangat penting bagi kemajuan perusahan.

3
 DAFTAR PUSTAKA

Anonim.2012.Makalah Job Analysis Manajemen Sumber Daya Manusia. Dapat di

Akses Pada: http://cruzerfleur.blogspot.com/2012/09/makalah-job-analysis-
manajemen-sumber.html

Arianto Hervi Titus. Makalah Job Analysis, Description dan Spesification. Dapat
diakses pada:
https://www.academia.edu/11952345/Makalah_Job_Analysis_Description_a
nd Spesification

Effendi Makhsun Ali. 2016. Job Description, Job Spesification Dan Job Design.
Dapat Di Akses Pada: http://rembangplosok.blogspot.com/2016/09/makalah-
job- description-job.html

Riadi Muchlisin.2020. Deskripsi Pekerjaan( Pengertian, Manfaat, Indikator dan

Unsur). Dapat Di Akses Pada:
https://www.kajianpustaka.com/2020/03/deskripsi-pekerjaan-pengertian-
manfaat-indikator-dan-unsur.html

Sari Eliana.2008. Modul Manajemen Sumber Daya Manusia Teori dan Aplikasi. Jaya
Baya University Press. Jakarta Timur

Syafri Wirman, Alwi. 2014. Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi
Publik. IPDN Press.Sumedang