MAKALAH

ANALISIS JABATAN

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Manajemen Sumber Daya Manusia

Dosen Pengampu Mata Kuliah F. R. SINAY, SE., M.SI

Di Susun Oleh : Kelompok 2

Randi Nudin (202033014)

Rosalina Lefteuw (202033046)

JURUSAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

PRODI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS PATTIMURA

TAHUN 2022

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis
dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul "Analisis Jabatan" dengan tepat waktu.

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.
Selain itu, makalah ini bertujuan menambah wawasan tentang Analisis Jabatan bagi para
pembaca dan juga bagi penulis.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu F. R. SINAY, SE., M.SI, selaku guru

Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia. Ucapan terima kasih juga disampaikan
kepada semua pihak yang telah membantu diselesaikannya makalah ini.

Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh sebab itu, saran dan kritik
yang membangun diharapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Ambon, 29 September 2022

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

SAMPUL JUDUL ........................................................................................................................ i

KATA PENGANTAR .................................................................................................................ii

DAFTAR ISI ................................................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ................................................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................................................ 1
C. Tujuan .............................................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Job Analisis .................................................................................................... 3

B. Proses Analisis Jabatan ..................................................................................................... 3
C. Deskripsi Jabatan (Job Description) ................................................................................. 5
D. Manfaat Analisis Jabatan Pada MSDM ............................................................................ 6
E. Spesifikasi Jabatan (job spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement) ........ 6
F. Kegunaan Analisis Jabatan ............................................................................................... 6
G. Pelaksana Analisis Jabatan ............................................................................................... 7
H. Pengertian Job Design (desain pekerjaan) ........................................................................ 9

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan ....................................................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................. 11

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Topik pembahasan tentang Job Analysis (analisa jabatan) dan Job Design (rancangan
jabatan) dalam fungsi oprasional MSDM adalah pengadaan karyawan bagi keperluan
organisasi. Masalah dalam penentuan kebutuhan karyawan tidak hanya dalam MSDM, tetapi
terjadi pada seluruh bagian departemen (produksi, pemasaran, keuangan, dan lain-lain) dalam
organisasi. Karena itu penentuan akan kebutuhan karyawan perlu adanya kerjasama antar
bagian departemen. Di dalam menentukan kualitas karyawan kita harus menarik kariawan
untuk bekerja pada organisasi sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan dan dibutuhkan
organisasi, maka lebih dulu harus dibutuhkan standar SDM sebagai perbandingan. Standart
ini merupakan persyaratan minimum yang harus dipenuhi agar karyawan dapat mengerjakan
pekerjaanya dengan baik. Penentuan mutu ini menyangkut:

1. Rancangan dari pada jabatan

2. Studi/kajian terhadap tugas dan kewajiban suatu jabatan untuk menentukan
kemampuan karyawan yang diperlukan bagi jabatan tersebut.

Studi terhadap isi jabatan untuk menentukan kebutuhan karyawan disebut dengan
“Analisis jabatan”. Analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan
mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan
kewajiban suatu jabatan, dengan kegiatan mencatat, mempelajari dan menyimpulkan
keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berkaitan dengan masing-masing jabatan secara
sistematis dan teratur, yaitu: apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut, apa wewenang
dan tanggung jawabnya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan, bagaimana cara
melakukannya, alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan
tersebut, besarnya upah dan lamanya jam bekerja, pendidikan, pengalaman dan latihan yang
di butuhkan, keterampilan, sikap dan kemampuan yang di perlakukan untuk melakukan
pekerjaan tersebut, dan lain-lain.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis
merumuskan permasalahan sebagai berikut:

1
 1. Jelaskan mengenai definisi job analysis?
2. Bagaimana Proses analisis jabatan dan deskripsi jabatan?
3.  Jelaskan mengenai peran analisis jabatan dalam MSDM? 
4. Jelaskan  gambaran mengenai pelaksanaan analisis jabatan?

C. Tujuan 

Adapun tujuan penulisan makalah ini untuk Mengetahui:

1. Untuk menjelaskan mengenai definisi job analysis dan job design

2. Untuk menjelaskan bagaimana proses analisis jabatan dan deskripsi jabatan
3. Untuk dapat menjelaskan mengenai peran analisis jabatan dalam MSDM
4. Untuk dapat menjelaskan gambaran mengenai pelaksanaan analisis jabatan

2
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Job Analysis

Menurut Hasibuan (2005) Job Analysis adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan
apa saja yang harus di kerjakan, bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu
harus di lakukan. Menurut Gomes (2003) analisis jabatan adalah proses pengumpulan
informasi mengenai suatu pekerjaan yang di lakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan
dengan mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang
benar dan supervisor.

Menurut Benandin dan Russell dalam Gomes (2003) mengatakan analisis pekerjaan
ini akan menghasilkan daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-
kewajiban pekerja dan bisa mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan
pengalaman minimal yang di perlakukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan
kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. Menurut Robbin (1993) mendefinisikan
analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas
yang harus di lakukan dalam suatu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan
tentang pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang di perlukan
karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efesien dan efektif.

Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan
menentukan secara rinci tugas-tugas dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu.

B. Proses Analisis Jabatan

Proses analisis jabatan merupakan suatu kegiatan pengumpulan data terkait proses
pekerjaan yang nantinya akan dilaksanakan oleh karyawan. Berbagai pendekatan dapat
digunakan untuk melakukan kajian terhadap suatu jabatan, dan yang biasa digunakan
adalah:

1. Daftar pertanyaan (questionnaire), artinya menyebarkan kuesioner (daftar

pertanyaan/angket) kepada para pemegang jabatan tertentu, sehingga mendapat
gambaran terkait pekerjaan tersebut.
2. Menuliskan cerita singkat (written narrative), artinya membuat cerita terkait apa
yang menonjol di lakukan pekerjaan tertentu pada waktu tertentu pula.

3
 3. Pengamatan (observasi), artinya mengamati kegiatan karyawan tertentu yang
sedang melakukan tugas, sehingga akan menghasilkan informasi yang kaya
mengenai tugas-tugas yang di kerjakan pada jabatan tersebut.
4. Wawancara (interview), artinya suatu cara yang baik jika dalam memahami
pekerjaan tertentu tidak tergali dengan sempurna maka ditambah dengan melakukan
wawancara dengan sejumlah orang yang berkaitan.

Pendekatan yang paling sering digunakan adalah interview dan biasa dipergunakan baik
untuk pekerja harian maupun pekerja bulanan. Tak kalah observasi sering digunakan
terutama untuk pekerja harian. Meskipun demikian harus di sadari bahwa masing-masing
teknik tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan. Seperti halnya dengan kelemahan
questionnaire and written narrative yaitu terletak pada data yang diperoleh sering kali tidak
lengkap, tidak teratur. Akan tetapi kelebihannya adalah bisa dipergunakan sebagai latar
belakang pengetahuan untuk melakukan interview terhadap pemangku-pemangku jabatan.
Sedangkan metode observasi dan interview memberikan data yang lebih lengkap, lebih teliti
dan penggunaan waktu yang lebih baik. Jika pelaksanaan tugas merupakan pekerjaan yang
sederhana dan berulang-ulang, maka teknik observasi yang digunakan lebih banyak.
Informasi yang diperoleh dari kegiatan analisa jabatan ini sebagai berikut:

1. Nama jabatan, lokasi kerja, range tingkat upah

2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku
jabatan
4. Peralatan dan bahan yang bisa digunakan
5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja
6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan, dan lain-lain.

Hasil analisa jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung
jawab setiap pekerjaan yang dilaksanakan, dan hasilya mencakup 2 elemen yaitu:

1. Deskripsi jabatan (job description).

2. Spesifikasi jabatan (job specification) atau persyaratan jabatan (job requirement)

4
C. Deskripsi jabatan (Job Description)

Proses analisis jabatan yang pertama merupakan deskripsi jabatan, yaitu suatu catatan
yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis
berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan deskripsi jabatan sangat penting, terutama
untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, menghindari terjadinya pekerjaan
rangkap, dan mengetahui batas-batas tanggung jawab serta wewenang masing-masing
jabatan. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam deskripsi jabatan pada umumnya meliputi:

1. Identifikasi jabatan, yaitu informasi tentang nama jabatan, bagian nomor kode
jabatan dalam suatu organisasi.
2. Ikhtisar/ringkasan jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan dan
sebagai tambahan informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak
cukup jelas.
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan, hal ini yang menjadi inti dari deskripsi
jabatan. Dimulai dengan menyusun beberapa pertanyaan tentang apa, mengapa
suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya.
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang di terima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada di atas, di bawah jabatan, dan tingkat pengawasan
yang hendak di lakukan.
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya kaitannya dengan jalur
promosi, aliran dan prosedur kerja.
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang bisa digunakan.
7. Kondisi kerja, menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari sebuah
jabatan. Misalnya suhu panas, dingin, berdebu, bising, dan lain-lain terutama
kondisi kerja yang berbahaya.

Hal lain yang bisa ditambahkan untuk melengkapi penjelasan di atas, di dalam
pembuatan deskripsi jabatan bagian terpenting adalah pembuatan tugas-tugas yang harus di
laksanakan untuk jabatan tersebut.

5
D. Manfaat Analisis Jabatan Pada Manajemen SDM

Manfaat penting pada analisa jabatan dalam pengelolaan SDM adalah untuk kepentingan:

1. Penarikan (rekrutmen), seleksi dan penempatan karyawan

2. Menentukan besarnya imbalan (upah)
3. Mendesain (merancang) jalur karir karyawan
4. Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil
5. Mendesain (merancang) program pendidikan dan pelatihan yang efektif

Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisis jabatan bermanfaat bagi SDM dalam
mencapai tujuan pribadinya, dengan di tempatkan pada bagian yang sesuai dengan bidang
(kualifikasi) yang di miliki, para karyawan di berikan peluang besar mengembangkan dirinya
dan merealisasi potensi semaksimal mungkin.

E. Spesifikasi Jabatan (job spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang
menduduki suatu jabatan tertentu agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan
deskripsi jabatan, tetapi dapat disusun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya di
masukkan dalam spesifikasi jabatan adalah:

1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja (plus dokumen sertifikasi)

2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

F. Kegunaan Analisis Jabatan

Deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan, sebagai hasil dari analisis jabatan mempunyai
banyak manfaat, antara lain:

1. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan

2. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang.
3. Sebagai dasar untuk melakukan rektrumen, seleksi dan penempatan karyawan baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan.
5. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

6
 6. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
7. Untuk merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan
kerja

G. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian penguraian
data jabatan yang tahapannya sebagai berikut:

1. Tahap persiapan dan perencanaan

Tahap perencanaan ini beberapa kegiatan yang bisa dilakukan adalah:
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi
proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. Iventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan disusun
berdasarakan hirearki dan diberi kode identifikasi (formulir dan lain-lain).
c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan
alat dan sama yang diperlukan (formulir dan lain-lain).
d. Membentuk tim pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan
digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan organisasi kepda semua pimpinan unit
kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang
akan di laksanakan. Hal ini untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan
timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap pengumpulan data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode observasi dan wawancara
Pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung tugas pekerjaan untuk
dilaksanakn dan mencatat untuk di olah menjadi informasi. Sedangkan dalam
metode wawancara, petugas analisis mewawancarai langsung pemegang
jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan lebih dulu dan
mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan.
b. Metode kuesioner (daftar pertanyaan)
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada
semua kariawan untuk diisi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat terbuka (open
ended) yaitu, informasi harus memberikan jawaban menurut kehendaknya

7
 sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu
bersifat tertutup (closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa
sehingga informan tinggal menjawab iya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan keahlian, rujuakn yang ada
dan perbandingan dengan oraganisasi lain. Metode ini jarang digunakan.
d. Metode kombinasi
Metode ini berarti mengunggunakan beberapa metode diatas sekaligus.
Metode observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan
secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang
dibutuhkan dan peralatan yang digunakan. Metode wawancara dilakukan
mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti:
jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaiknya dikaji
melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkuta. Metode daftar
pertanyaan kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi
formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori
karyawan harus diberi kuesioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna
mencegah kesalahan pahaman dalam penafsiran. Metode studi referensi
misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk
mendapatkantentang informasi tentang suatu jabatan atau posisi. Tetapi
metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna,
karena penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Masih banyak
pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti
pesuruh atau mekanik.
3. Tahap pengelola data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengelolaan data yaitu:
a. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
b. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
c. Analisis hasil interview dan kuesioner yang telah di isi
d. Analisis persyaratan jabatan
e. Menyusun deskripsi jabatan
f. Melakukan pola penilaian jabatan

8
H. Pengertian Job Design (desain pekerjaan)

Desain pekerjaan adalah proses dimana penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,
metode-metode yang digunakan dalam melaksanakan tugas, dan bagaimana pekerjaan
tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya dalam organisasi. Job design adalah spesifikasi
isi, metode, dan hubungan berbagai pekerjaan untuk memenuhi tuntutan bisnis dan kebutuhan
pribadi pemegang jabatan. Desain pekerjaan merupakan salah satu faktor pendorong
keberhasilan produktivitas organisasi. Tujuan desain pekerjaan secara umum adalah unruk
mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi, dan
keperilakuan atau kepuasan individu. Adapun tujuan dari job design adalah sebagai berikut:

1. Memenuhi tuntutan organisasi dari segi efesiensi operasional, produktifitas, dan

kualitas layanan.
2. Memenuhi tuntutan organisasi dari segi fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan
proses kerja horizontal, secara hirearki, dan terpisah-pisah.
3. Memenuhi kebutuhan dari segi minat, tantangan, dan prestasi.
4. Memastikan bahwa tanggung jawab tim ditetapkan sedemekian rupa, sehingga bisa
meningkatkan kerjsama tim dan keefektifan tim.
5. mengintegrasikan kebutuhan individu karyawan dengan kebutuhan organisasi.

Dalam mendesain pekerjaan, perlu merakit sejumlah tugas menjadi sebuah pekerjaan atau
sekelompok pekerjaan. Dalam pekerjaan yang cukup rumit, individu mungkin harus
melaksanakan beragam tugas yang saling terkait, dimana setiap tugas memiliki sejumlah
fungsi. Demikian pula sebuah tim, bisa menjalankan beragam tugas yang saling terkait satu
sama lain. Kopmpleksitas dalam sebuah pekerjaan merupakan pencerminan dari jumlah dan
ragam tugas, beragamnya keterampilan yang digunakan, atau rangkaian dan lingkup
keputusan yang akan dibuat. Struktur internal sebuah tugas mengandung 3 unsur, yaitu:

1. perencanaan, memutuskan apa yang akan dilakukan, kapan waktu pelaksanaannya,

dan beberapa sumber daya yang dibutuhkan.
2. Pelaksanaan, melaksanakan rencana.
3. Pengendalian, memonitor kinerja dan perkembangannya, serta melakukan tindakan
koreksi apabila perlu.

9
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai
keperluan perancangan organisasi dan perancangan jabatan (job design) adalah
suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang masih
baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada
perancangan jabatan (job design) dan membuat uraian jabatan yang fleksibel
sehingga bisa di sesuaikan terus.
2. Orgaanisasi yang sudah mapan hendaknya melaksanakan analisis jabatan. Tetapi
mengingat perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan
harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali untuk mengecek apakah
informasi yang diperoleh masih benar.
3. Semua personel manager harus menguasai teknik analisis jabatan dan
perancangan jabatan (job design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-
kegiatan lain di bidang MSDM.

10
 DAFTAR PUSTAKA

https://accurate.id/marketing-manajemen/analisis-jabatan/#:~:text=Berdasarkan
%20laman%20Wikipedia%2C%20analisis%20jabatan%20itu%20sendiri
%20merupakan,langkah%20mengidentifikasi%20tugas%20dan%20juga%20syarat
%20suatu%20pekerjaan.

https://www.mingseli.id/2020/10/pengertian-analisis-jabatan-menurut-para-ahli.html

https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-analisis-jabatan-job-analysis-tujuan-
analisis-jabatan/

https://www.dosenpendidikan.co.id/analisis-jabatan/

11