MANAJEMEN KINERJA SDM

Oleh:
DR. ANTONI., SE., ME
Mustika Lukman Arief, SE, MM

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN STIE HAS

BUKITTINGGI, 2011

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 1

MM
 Pentingnya
Wawancara dalam
Penilaian Kinerja
 Pentingnya Wawancara dalam
Penilaian Kinerja
Bab ini akan membahas
 Peran Wawancara Dalam Penilaian Kinerja
 Tujuan Wawancara
 Jenis Wawancara
 Aspek Penting Dalam Wawancara
 Waktu Wawancara
 Cara Mempersiapakan Wawancara.
 Cara Melakukan Wawancara
 Gaya Wawancara
 Proses Wawancara.
 Penting Diperhatikan Dalam Wawancara Penilaian
 Faktor-Faktor Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menganalisis Kinerja
 Keterampilan Mewawancara Untuk Membina Hubungan Antar Pribadi
 Permasalahan dan Solusi Dalam Penilaian Kinerja
 Ketidak Terampilan Dalam Pelaksanaan Wawancara
 Melengkapi Wawancara

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 3

MM
 Pentingnya Wawancara dalam
Penilaian Kinerja

 Langkah paling penting dalam proses penilaian adalah

mendiskusikan dengan karyawan. Agar panilaian dapat
berjalan secara efektif maka penilaian harus mencakup umpan
balik bagi karyawan tentang kinerjanya, umpan balik ini lazim
meliputi komunikasi lisan selama wawancara yang
direncanakan. Wawancara akan efektif tergantung pada tiga
faktor, yaitu:
 Pengetahuan atasan terhadap pekerjaan dan kinerja
pekerjaan bawahan
 Dorongan dan dukungan atasan terhadap bawahan
 Dorongan atasa bagi partisipasi bawahan dalam proses
penilaian

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 4

MM
 Peran Wawancara Dalam
Penilaian Kinerja
 Wawancara penilaian menyediakan cara-cara dengan lima unsur-unsur pokok
evaluasi kinerja yang dapat dicapai. Ini adalah:
 Pengukuran - menilai hasil diantara target dan standar yang telah disetujui.
 Umpan balik - memberikan informasi penilaian atas bagaimana ia sedang
melakukannya.
 Penguatan positif - penekanan apa yang telah berjalan dengan baik,agar
dilaksanakan yang lebih baik lagi di masa datang; hanya membuat kritik
yang membangun, dengan kata lain yang menunjuk jalan menuju
peningkatan.
 Pertukaran pandangan- memastikan bahwa wawancara tetap melibatkan
pertukaran pandangan yang menyeluruh, terus terang dan tentang apa
yang telah diperoleh, apa yang perlu dilaksanakan dan apa yang orang
yang dinilai pikirkan tentang pekerjaannya, jalan yang memandu dan yang
mengatur mereka serta aspirasi mereka.
 Persetujuan - secara bersama datang pada suatu pemahaman tentang apa
yang telah dilaksanakan oleh kedua belah pihak untuk meningkatkan
kinerja dan menangani permasalahan pekerjaan apapun yang diangkat
selama diskusi tersebut.

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 5

MM
 Tujuan wawancara

 Agar karyawan tahu dimana berpijak (posisinya)

 Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk
mendisdkusikan tentang kinerjanya sepanjang kurun waktu
penilaian
 Menempati kegiatan-kegiatan yang diperlukan dalam rangka
meningkatkan kinerja karyawan
 Mencocokkan antara data/informasi yang diperoleh dengan
jawaban yang didengar langsung dari karyawan yang dinilai
 Melatih karyawan untuk mempertanggung jawabkan
kinerjanya
 Memotivasi karyawan untuk maju dan mengemukakan apa
adanya

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 6

MM
 Jenis Wawancara

 Kinerja karyawan dapat dipromosikan

 Memuaskan, tapi tidak dapat
dipromosikan
 Tidak memuaskan, tapi dapat
diperbaiki

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 7

MM
 Aspek Penting Dalam
Wawancara
 Pada saat seorang penilai dan orang yang dinilai bersama-sama,
mereka ada di sana untuk mulai terlibat suatu dialog tentang
penilaian kinerja dan pengembangan. Ini bukanlah suatu
wawancara di mana seseorang mengajukan pertanyaan dan
yang lain menyediakan jawab itu. Ini lebih seperti suatu
pertemuan di mana terjadi pertukaran pandangan sehingga
kesimpulan yang disepakati akan tercapai.
 Menggambarkan pertemuan penilaian yang formal dalam diskusi
menyiratkan bahwa kedua belah pihak secara penuh dilibatkan.
Ini adalah pertemuan dengan tujuan dimana tujuan itu akan diraih
perusahaan tentang masa depan pengembangan penilaian, area
manapun untuk peningkatan dan bagaimana peningkatan itu
akan dicapai. Wawancara diaktifkan dengan berbagai
pendekatan dan ketrampilan hubungan antar pribadi yang
digunakan untuk membawa pada suatu kesimpulan yang sukses

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 8

MM
 Waktu Wawancara

 Waktu yang diperlukan untuk wawancara tidak dapat

diperkirakan secara tepat, namun dapat dirancang. Hal
ini sangat tergantung dari keterampilan menggali
informasi yang ingin diketahui atau diperoleh oleh
seorang manajer/penyelia untuk meyakinkan apa yang
didengar dan menggambarkan kenyataan yang ada.
Di samping wawancara tersebut sangat menyita waktu
manajer, maka dari beberapa penelitian lama
wawancara tersebut sekitar 1 sampai 2 jam cukup
untuik mendapatkan informasi yang diperlukan guna
evaluasi kinerja.

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 9

MM
 Cara Mempersiapkan
wawancara
 Mengumpulkan data:
Pelajari uraian pekerjaan karyawan yang akan dinilai, bandingkan prestasinya
dengan standar dan lihat arsip penilaian prestasi sebelumnya.
 Menyiapkan karyawan yang akan dinilai
Beritahu beberapa hari sebelumnya, baca uraian pekerjaan, analisis masalah
dan susun pertanyaan serta komentar
 Memilih waktu yang tepat:
Pilihlah waktu yang tepat sehingga penilai tidak terganggu oleh panggilan
telepon atau tamu.
 Menelaah uraian jabatan karyawan, membandingkan kinerja karyawan
dengan standar
 Periksa file prestasikaryawan itu sebelumnya dan persiapan karyawan,
ingatkan sekurangnya seminggu sebelumnya, baca uraian jabatannya,
analisis masalah dan kumpulkan pertanyaan dan komentar mereka. Carilah
waktu yang sesuai dan luangkan waktu khusus. Gunakan tempat yang sangat
pribadi dimana tidak dapat diinterupsi oleh telepon atau tamu.

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 10

MM
 Persiapan agar Penilaian
Optimal
 Persiapan Yang Hati-Hati
 Pengaturan Waktu Pertemuan
 Persiapan Untuk Penilai
 Analisis kinerja
 Dukungan kepada orang yang dinilai
 Pengembangan
 Masa kini dan masa depan orang yang dinilai
 Isi dari persetujuan kinerja
 Persiapan Yang Dinilai
 Bekerja Untuk Sesuatu Yang Jelas
Dengan Struktur Yang Fleksibel

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 11

MM
 Persiapan agar Penilaian
Optimal, (cont)
 Penciptaan Iklim Yang Baik
 Penyampaian Informasi Awal
 Pemilihan Waktu Yang Tepat
 Membuka Wawancara
 Memulai Wawancara
 Cara Melakukan Wawancara
 Langsung dan Spesifik
 Jangan menjadi personal
 Mendorong karyawan untuk berbicara
 Jangan berputar-putar
 Gaya wawancara
 Pendekatan bicara dan menjual
 Pendekatan bicara dan mendengar
 Pendekatan pemecahan masalah

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 12

MM
 Persiapan agar Penilaian
Optimal, (cont)
 Proses wawancara
 Panduan Wawancara
 Permasalahan dalam wawancara
 Menangani Karyawan yang Membela Diri
 Mengkritik Karyawan
 Memastikan bahwa wawancara mengarah ke perbaikan kinerja
 Menangani peringatan tertulis Formal
 Penting Diperhatikan Dalam Wawancara Penilaian
 Berikan Kesempatan Pada Orang Dinilai Untuk Berbicara
Sebanyaknya
 Mendorong Self Appraisal
 Menjaga Agar Seluruh Periode Wawancara Dalam Posisi Peninjauan
Ulang
 Tidak Membuat Kejutan Ketika Wawancara Berlangsung
 Mengenali Kinerja berarti Menambah Kekuatan
 Perlunya Kritik Yang Membangun Dalam Penilaian Kinerja
 Menggunakan Pendekatan Solusi dan Penyelesaian Masalah

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 13

MM
 Persiapan agar Penilaian
Optimal, (cont)
 Faktor-Faktor Yang Perlu Diperhatikan
Dalam Wawancana Menganalisis Kinerja
 Analisis Kinerja Bukan Analisis Kepribadian
 Analisis Kinerja Dalam Kaitannya Dengan
Sasaran Hasil Kinerja
 Pertimbangan Analisis untuk Baik atau
Buruknya Kinerja
 Analisis Tingkat Kompetensi
 Wawancana Sebagai Media Umpan Balik
 Keterampilan Mewawancara Untuk Membina
Hubungan Antar Pribadi

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 14

MM
 Persiapan agar Penilaian
Optimal, (cont)
 Menanyakan Hal-Hal Yang Benar
 Pertanyaan terbuka
 Menggali Pertanyaan Dengan cerdik
 Pertanyaan Tertutup
 Pertanyaan yang Penting
 Keseluruhan Pendekatan untuk Mengajukan Pertanyaan
 Mendengarkan dengan Tekun (pendengar yang baik)
 Gunakan Bahasa Tubuh
 Pengamatan Bahasa Tubuh
 Perhatian Penuh Kepada Orang Yang Dinilai
 Tanggap Terhadap Kritik
 Perlu Ketegasan Dalam wawancara
 Memberi Persetujuan Bila Perlu
 Manfaat Penggunaan Keterampilan Hubungan Antar Pribadi Secara
Efektif

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 15

MM
 Persiapan agar Penilaian
Optimal, (cont)
 Permasalahan dan Solusi Penilaian
Kinerja Dalam Wawancara
 Sikap Negatif Terhadap Penilaian Kinerja
 Dukungan
 Perbuatan Yang Bersifat Menghakimi
 Karakteristik Orang Yang Menilai
 Interaksi antara Penilai dan Penilaian
 Meniru-Niru

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 16

MM
 Persiapan agar Penilaian
Optimal, (cont)
 Ketidak Terampilan Dalam Pelaksanaan Wawancara
 Melengkapi Wawancara
 Langkah-langkah yang Dapat Dilakukan
 Cek Pemahaman
 Rencana Ke Depan
 Menilai Kinerja
 Dokumentasi
 Poin-poin akhir
 Melengkapi Persetujuan Kinerja
 Syarat Pekerjaan
 Sasaran Hasil
 Merencanakan Pekerjaan
 Membangun Kinerja dan Mengembangan Perencanaan
 Pemeringkatan
 Tanggapan terhadap pemeringkatan
 Pertimbangan Mempengaruhi Disain dan Skala Pemeringkatan
 Dokumentasi
 Tujuan
 Format Penilaian Kinerja sebagai Dokumen Kerja

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 17

MM
 Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia
dalam Meningkatkan Kinerja serta
Pengembangan

 Pentingnya Pelatihan, ada tujuh langkah, yaitu:

 Pastikan masalah kinerja dan beritahu kepada karyawan apa yang
salah.
 Ijinkan karyawan merespon umpan balik.
 Ketika karyawan telah mengerti, berikan respon yang positif
 Ketahui kekuatan karyawan yang dapat mengkompensasi kelemahan
kinerjanya. Cari yang bisa dilakukan untuk mengatasi kelemahannya.
 Ketahui kinerja yang tepat dari karywan.
 Review kembali kekurangan pada kinerja yang buruk dan
komunikasikan pada karyawan
 Pelatih kinerja sebaiknya membantumemperbaiki kinerja atau
kemampuan dan pengetahuan yang diperlukan.

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 18

MM
 Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia
dalam Meningkatkan Kinerja serta
Pengembangan (con.t)

 Pentingnya Pelatihan
 Persepsi Yang salah Mengenai Pelatihan
 Pengertian Pelatihan
 Program-Program Pelatihan
 Proses Pelatihan
 Tujuan Dari Proses Pelatihan Kinerja
 Pelaksanaan Pelatihan
 Efektivitas Pelatihan
 Pelatihan Yang Direncanakan

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 19

MM
 Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia
dalam Meningkatkan Kinerja serta
Pengembangan (con.t)

 Pentingnya Konseling
 Proses Konseling, dengan Modul Pengenalan penilaian
Kinerja.
 Penjelasan tugas pokok dan penentuan sasaran.
 Bekerjasama dengan karakter & kompetensi - pengukuran dan
analisis.
 Menyiapkan rencana pengembangan dan pekerjaan.
 Melaksanakan diskusi penilaian.
 Menilai.
 Menyediakan umpan balik.
 Pelatihan dan menasihat
 Langkah-langkah Konseling
 Keterampilan Konseling

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 20

MM
 Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia
dalam Meningkatkan Kinerja serta
Pengembangan (con.t)

 Pentingnya Konseling
 Proses Pelatihan
 Tentukan tujuan yang jelas dan mudah dimengerti
 Berikan umpan balik yang akurat
 Bersabar pada karyawan yang mengalami kesulitan dalam
menyelesaikan tugasnya
 Ciptakan suasana kerja yang bebas dari ketakutan
 Yakinkan kepada karyawan bahwa perusahaan mengharapkan
semua karyawan sukses dalam kerjanya
 Berikan dorong kepada karyawan untuk ketepatan dan kesesusian
pekerjaan
 Berikan peluang bertanya bilamana perlu
 Jangan kecewa bila sewaktu-waktu karyawan berbuat kesalahan
 Arahkan karyawan agar mereka bekerja dengan kemampuan
mereka sendiri

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 21

MM
 Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia
dalam Meningkatkan Kinerja serta
Pengembangan (con.t)

 Pentingnya Konseling
 Pendekatan Konseling

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 22

MM
 Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia
dalam Meningkatkan Kinerja serta
Pengembangan (con.t)

 Pentingnya Penyelia
 Kepiawaian Penyelia Dalam
Mengembangkan Keahlian Timbal Balik
 Pemberian Penghargaan Kepada Karyawan
Sebagai Penghormatan Diri
 Penyelia Sebagai Pelatih
 Penyelia Sebagai Penasihat

Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 23

MM
Manajemen Kinerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., 24
MM