TUGAS PENGANTAR MANAJEMEN SDM

MAKALAH RANCANGAN DAN ANALISIS JOB

Mata Kuliah Pengantar Manajemen Pemasaran

Dosen : Dr. Riyadi Nugroho, MM

Disusun oleh :

1. Adam Doni (1211700300)

2. Dwi Rinaldy Tsn (1211700269)

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA
2018
 III. RANCANGAN DAN ANALISIS JOB

A. Definisi dan Pengertian Analisis Job

Menurut Malayu (2005;28) Job Analisis (analisis pekerjaan) adalah

menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana

pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.

Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan suatu proses

untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan

manajemen.

Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi

mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan

mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang benar dari

supervisor. Benandin & Russell dalam Gomes (2003:91) mengatakan analisis pekerjaan ini

akan menghasilkan daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-

kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan

dan penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan

kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan

menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu.

Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk

pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu

jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan

tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan

karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.

 “Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a

job, determining the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the knowledge,

skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job” (Robbin,

1993).

Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan

informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan,

berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu (“job analisis is

the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature

of a specific job”). Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: “job analisis is

the process of gathering information about a job” (Bernardin & Russel, 1993).

Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis pekerjaan

memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses pengumpulan inforamsi yang

berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis

Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua jenis analisis

jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job description) dan analisis jabatan

yang berorientasikan hasil (result-oriented job description).

B. TUJUAN ANALISIS JABATAN

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor

swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :

1. Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat

pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi

pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.

2. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-

kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana

 sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi

tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada

gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

3. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan

masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

4. Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan

merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

5. Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau

spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge),

ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and

traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

6. Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah

dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan

administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off),

pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang

kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan

pekerjaannya masing-masing.

7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.

8. Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-

keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi

tertentu.

9. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan

keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada

kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-

standar kerja.
 10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan

peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

11. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif

melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan

terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat,

dll.

12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang

berkaitan dengan organisasi

C. METODE DAN PROSES PENGUMPULAN INFORMASI BAGI ANALISIS

JABATAN

Joseph E. Morsh dalam As’ad (2004) memperbincangkan beberapa motode dalam

analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah metode dengan Questionaire (angket),

metode dengan “Check-List”, dengan wawancara individual, pengamatan, wawancara

kelompok, technical conference, catatan harian, metode dengan ikut bersama-sama kerja

dan yang terakhir adalah metode teknik critical incident

1. Wawancara

Wawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Pro dan Kontra.

Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas dan

tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas mencerminkan keunggulan.

b. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas.

Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan secara luas.

c. Pedoman Wawancara.
2. Kuesioner

Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang

berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk

memperoleh informasi analisis jabatan.

3. Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari

kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.

4. Buku Harian (diary/log)

Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau

daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk setiap kegiatan yang terlibat

di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu

dalam sebuah buku harian.

Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal

organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan,

dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi

yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan

yang akan dianalisa.

Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan)

akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu

jabatan.Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan terjun

ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner, 2) Wawancara dengan pemangku

jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3) Observasi.

Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah

berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan
 menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugastugas yang dijalankan,

prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat

dalam penanganan pekerjaan (stake holders).

Analis jabatan sebelum mengadakan wawancara, biasanya akan menyebarkan questioner

yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas. Ketika pulang dari lapangan, analis

jabatan akan menggenggam informasi yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan

persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan

persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan

pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan

D.SPESIFIKASI PEKERJAAN (JOB SPESIFICATION)

Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan

dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang

lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi

pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk

melaksanakan seleksi.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa

diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten

Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan

kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan

memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:

1. Tingkat pendidikan pekerja.

2. Jenis kelamin pekerja.

3. Keadaan fisik pekerja.

4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.

5. Batas umur pekerja.

6. Nikah atau belum.

7. Minat pekerja.

8. Emosi dan temperamen pekerja.

9. Pengalaman pekerja