3.

Kegunaan Analisa Jabatan

Analisis jabatan diadakan bertujuan untuk memberikan pengertian tentang nsur-

unsurjabata yang terkandung dalam tiap jabatan, akan tetapi pengertian itu bukan merupakan
satu-satunya tjuan. Pengetahan tentang isi dan syarat-syarat jabatan dipergunakan untuk beracam
macam tuuan. Analisis jabatan merupakan dasar program manajemen kepegawaian, karena hasil-
hasilnya dapat dipergunakan untuk1:

1. Deskripsi jabatan (job description)

Dalam melakukan deskripsi jabatan, informasi analisis jabatan sangat dibutuhkan
dalam hal identifikasi jabatan, ringkasan jabatan (job summary), kewajiban-kewajiban
tugas dan akuntabilitas, dan spesifikasi pekerjaan atau informasi standar pekerjaan, atau
dengan kata lain deskripsi jabatan adalah uraian yang berisi informasi dan karakteristik
jabatan, seperti nama jabatan, unit krrja, ringkasan tugas jabatan, hasil kerja, bahan kerja,
perangkat alat kerja, tanggung jawab, wewenang, rincian tugas, dan lain-lain.
2. Klasifikasi jabatan (job classification)
Klasifikasi jabatan adalah suatu penyusunan jabatan/ pekerjaan menjadi kelas-
kelas, kelompok-kelompok atau keluarga yang sesuai dengan beberapa skema yang
sistematis. Skema klasifikasi tradisional yang berdasarkan pada kewenangan organisasi,
teknologi yang berdasarkan isi pekerjaan/tugas dan perilaku manusia yang berdasarkan
isi jabatan.
3. Evaluasi jabatan (job evaluation).
Evaluasi jabatan adalah suatu prosedur untuk mengklasifikasikan pekerjaan dalam
hal nilai relatifnya, baik di dalam suatu organisasi maupun dalam hubungannya dengan
pasar tenaga kerja eksternal atau dengan kata lain evaluasi jabatan adalah proses
pembobotan/pemberian nilai terhadap suatu pekerjaan atau tugas-tugas tertentu.
4. Restrukturisasi desain jabatan
Desain jabatan membicarakan alokasi dan penyusunan aktivitas-aktivitas kerja
organisasi dan tugas-tugas ke dalam sekelompok kegiatan-kegiatan yang merupakan
suatu "jabatan" dan dilakukan oleh pemegang jabatan. Restrukturisasi jabatan atau

1
Wirman Syafri dan Alwi, Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi Publik, (Sumedang: IPDN Press,
2014), Hlm. 25-27
 redesain jabatan adalah pengalokasian/penataan kembali atau menyusun kembali
kegiatan-kegiatan jabatan ke dalam kelompok yang berbeda.
5. Syarat-syarat personil atau spesifikasi personil
Syarat-syarat personil atau spesifikasi personil pada pekerjaan tertentu adalah
pengetahuan-pengetahuan, keterampilan-keterampilan, bakat-bakat, atribut-atribut, dan
sifat-sifat personil yang berhubungan dengan kesuksesan pelaksanaan pekerjaan.
Spesifikasi pekerjaan mungkin diidentifikasi sebagai kualifikasi-kualifikasi minimum,
sebagai ciri-ciri penting, atau sebagai spesifikasi-spesifikasi yang diinginkan. Misalnya,
suatu pekerjaan tertentu memerlukan persyaratan pendidikan tertentu (DR., MBA, MPA
dan sebagainya), dengan kata lain spesifikasi personil adalah syarat kemampuan dan
keterampilan tertentu yang harus dimiliki seseorang untuk menduduki jabatan terentu.
6. Penilaian kinerja (performance appraisal).
Penilaian kinerja adalah suatu evaluasi yang sistematis mengenai pelaksanaan
pekerjaan para pegawai oleh pengawasnya atau pihak lain yang melakukan penilaian.
Maksud utama penilaian kinerja adalah mempengaruhi kinerja melalui keputusan-
keputusan administratif (misalnya, promosi, pemberhentian, transfer, atau meningkatkan
gaji atau insetif) dan umpan balik yang sifatnya membangun yang diberikan kepada
seorang pegawai (misalnya, menginformasikan kepada seorang pegawai mengenai
kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan yang berhubungan dengan pekerjaan).
7. Latihan pegawai (worker training).
Latihan adalah upaya sistematis mengembangkan keterampilan- keterampilan
tertentu dan mempengaruhi perilaku anggota-anggota organisasi. Perilaku yang demikian
itu dapat meningkatkan efektivitas organisasi. Disini, istilah perilaku mencakup aspek-
aspek kegiatan manusia, kognisi, atau perasaan yang diarahkan kepada penyelesaian
tugas-tugas pekerjaan. Latihan pegawai diperlukan pada saat terjadi kesenjangan antara
tuntutan pekerjaan dengan kemampuan pegawai.
8. Mobilitas pegawai (worker mobility).
Mobilitas pegawai (pengembangan dan jalan karier) adalah pergerakan individu
masuk dan ke luar dari kedudukan, pekerjaan dan jabatan. Dari perspektif individual,
baik dari konsep diri sendiri (self-concept) maupun perubahan-perubahan situasi-situasi
 sosial, membuat proses pilihan pekerjaan/ jabatan terus menerus tumbuh, berkembang,
memelihara, dan mengalami kemerosotan.
9. Efisiensi
Memperbaiki efisiensi dalam pekerjaan, meliputi baik perkembangan proses-
proses kerja yang optimal maupun mendesain peralatan dan fasilitas fisik yang lain
dengan referensi khusus dari aktivitas-aktivitas pekerjaan pegawai, termasuk prosedur
kerja, layout pekerjaan, dan standar-standar pekerjaan.
10. Keamanan (Safety)
Merupakan upaya meningkatkan keselamatan dalam pekerjaan meliputi
pengembangan proses-proses pekerjaan dengan optimal dan mendesain dengan aman
peralatan-peralatan dan fasilitas-fasilitas fisik. Keamanan berfokus pada
pengidentifikasian dan pengurangan ketidak amanan perilaku kerja, kondisi-kondisi fisik,
dan kondisi- kondisi lingkungan.
11. Perencanaan sumber daya manusia (human resource planning).
Perencanaan sumber daya amnesia meliputi penentuan jumlah dan jenis orang-
orang yang akan ditempatkan pada tempat yang sesuai, sehingga tidak ada lagi kelebihan
atau kekurangan pegawai dalam organisasi.

4. Metode Analisa Jabatan

a. Observasi
Dalam metode observasi ini, para analis mengadakan observasi secara langsung
terhadap pekerjaan atau mengadakan pengamatan pada segmen-segmen pekerjaan, dan
laporan mengenai pekerjaan. Dengan observasi ini para analis mendapatkan pemahaman
lebih mendalam mengenai pekerjaan daripada mengandalkan laporan para pejabat yang
sering kali kurang akurat.
b. Wawancara
Dalam metode wawancara ini, para pewancara dapat mengumpulkan informasi baik
secara fisik mapun mental mengenai orang-orang yang diwawancarai. Para pewancara
sebaiknya menggunakan berbagai sumber, agar dapat memperoleh informasi yang
komprehensif.
c. Pembuatan Kuesioner.
 Untuk meneliti pekerjaan, analis membuat daftar atau kuesioner yang terkadang
disebut jadwal analisis pekerjaan. Terlepas dari sebutan itu, kuesioner ini mengumpulkan
informasi pekerjaan secara beragam. Kuesioner membongkar tugas, tanggung jawab,
kemampuan manusianya, dan standar kinerja pekerjaan yang diselidiki. Penting untuk
menggunakan kuesioner yang sama pada pekerjaan yang serupa. Analis menginginkan
perbedaan dalam informasi pekerjaan untuk memperlihatkan perbedaan dalarn pekerjaan-
pekerjaan, bukannya perbedaan dalam pertanyaan yang ditanyakan. Keseragmnan sangat
sulit untuk dipertahankan di dalam organisasi yang besar. Pada saat seorang analis
meneliti pekerjaan-pekerjaan yang serupa di dalam departernen yang berbeda, hanya
kuesioner yang seragamlah yang kemungkinan memberikan data yang berguna.
d. Catatan Harian Karyawan
Karyawan secara periodik meringkas-tugas-tugas dari aktivitas mereka di dalam
catatan harian (logs). Jika pemasukan ke catatan tersebut dibuat mencakup seluruh siklus
pekerjaan, catatan harian ini terbukti cukup akurat. Bahkan boleh jadi merupakan satu-
satunya cara yang mungkin untuk mengumpulkan informasi pekerjaan. Laporan aktivitas
yang tepat tidak hanya berisi informasi yang jauh lebih terinci dibanding bila
direkonstruksi melalui ingatan, tetapi juga cenderung menekankan masalah tertentu yang
terjadi dan perasaan kepuasan pribadi atau frustrasi. Catatan waktu atau catatan harian
karyawan (employee logsdiary) akan sangat berguna dalam membantu pemegang jabatan
untuk menganalisis kemana waktu meraka sesungguhnya digunakan dan aktivitas apa
yang sesungguhnya mereka lakukan setiap hari. Analisis haruslah melihat catatan harian
dari mentabulasikan jenis aktivitas dan waktu yang dicurahkan untuk aktivitas tersebut.
Dalam beberapa kasus, analis menemukan kejadian yang mencerminkan jalannya/
perilaku pekerjaan kunci. Perilaku ini kemudian diubah kedalam berbagai dimensi
(dengan gambaran perilaku yang “diinginkan” dan “tidak diinginkan”). Teknik ini
memiliki manfaat nyata karena bersifat empirik, memiliki struktur metodologis, dari
masih tetap berkaitan erat dengan pekerjaan. Teknik ini tentu saja membutuhkan tingkat
kedisiplinan dari komitmen atas keikutsertaan individu, tetapi teknik ini memiliki potensi
memberikan catatan empirik yang tinggi mengenai perilaku pekerjaan. Hasilnya sebagian
besar data pengamatan, tetapi biasanya cukup terperinci.
e. Pengumpulan data
 Tidak ada cara yang terbaik untuk mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Analis haruslah mengevaluasi pengorbanan antara waktu, biaya dan akurasi yang
berkaitan dengan setiap teknik. Manakala analis telah menentukan pengorbanan mana
yang paling penting, maka mereka menggunakan wawancara, kuesioner, catatan harian
karyawan di beberapa kombinasi teknik ini.2

Daftar Pustaka

Syafri, Wirman dan Alwi. 2014. Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi Publik,
(Sumedang: IPDN Press).

Priyno. 2010. Manajemen Sumber Dayat Manusia. (Sidoarjo: Zifatama Publisher).

2
Priyno, Manajemen Sumber Dayat Manusia, (Sidoarjo: Zifatama Publisher, 2010), hlm. 81-82