PENDAHULUAN
produk berupa barang atau jasa. Agar mendapatkan produk dengan kuantitas
yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya
faktor canggih.
baiknya.
dengan motto "the right man on the right place and the right time".
Manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus bisa
mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat
disebut sebagai job analysis yang diikuti dengan outcome yaitu job
description dan job specification. Kegiatan ini sangat penting bagi organisasi
1
atau perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia agar mencapai
tujuannya.
Oleh karena itu di dalam makalah ini akan dibahas secara mendalam
tentang job analysis, job description, dan job specification. Sebagai ilustrasi
kesehatan masyarakat dalam aplikasi job analysis, job description, dan job
1.2 Tujuan
2
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
promosi, dan termination. Lebih lanjut mengenai job analysis dibahas pada
subbab berikut.
3
employees, using physical examinations test, interviews,
and other procedures for this purpose (Yoder, 1981)
pekerjaan.
4
Sebelum melakukan analisis pekerjaan, analis harus meninjau
upah yang tepat terhadap kualitas dari tenaga kerja dalam organisasi.
penjelasannya berikut:
5
a. Recruitment and selection: job analysis membantu dalam
pekerjaan.
6
e. Job designing and redesigning: salah satu tujuan dari job
7
a. Identification of job analysis purpose: kejelasan dari suatu
proses terletak pada tujuan dari proses tersebut. Oleh karena itu,
uang.
b. Who will conduct job analysis: langkah kedua dalam proses job
job analysis.
8
dan pemisahan data yang dikumpulkan. Metode pengumpulan
pekerjaan tertentu.
9
yang dikumpulkan kedalam informasi yang berguna. Data
a. Observation methods
10
3) Critical incident technique (CIT model), diterapkan untuk
11
a) 3 pekerja-fungsi skala: mengukur persentase waktu
b) 1 pekerja-instruksi skala,
bahasa.
4) Mosaic Model
12
pertanyaan umum, di bagian latar belakang, 62 pertanyaan
7) O * Net Model
13
d. Metode lainnya
mereka sehari-hari.
14
karakteristik tingkat kinerja yang tinggi dalam pekerjaan
analisis pekerjaan.
"bersedia melakukan".
e. Metode kombinasi
15
2.1.6 Kendala Job analysis
Oleh karena itu, tujuan dari analisis jabatan harus jelas sehingga
secara penuh dan jujur, karena mereka merasa bahwa hasil dari
c. The supervisor and the employee do not take part in the design
16
Apabila analisa dalam kondisi ini dilanjutkan, maka tidak
17
g. There is a failure to criticise information, analisis pekerjaan
j. Only one or two employee hold the job, analisis hanya satu atau
dua set data sering terjadi dalam analisis kinerja seseorang dan
18
harus dianalisa, bukan seberapa baik atau buruk orang tersebut
Berikut ini akan dibahas lebih dulu mengenai pengertian, tujuan, manfaat,
19
dan karyawan baru untuk menentukan tujuan kinerja dan untuk
tersebut
Bila seorang manajer telah berurusan dengan tiga hal ini, dia akan
seorang karyawan
20
c. Dapat menentukan hal yang perusahaan inginkan dalam
terlihat menarik
terfokus
dipekerjakan.
lima elemen dalam proses penyusun job description yang baik, yaitu:
a. Identifikasi Pekerjaan
21
1) Menyatakan sesuatu secara singkat dalam satu atau dua
dan aktivitas utama dari pekerjaan yang satu dengan yang lain.
c. Kewajiban Pekerjaan
22
1) Gunakan sejumlah kalimat atau ungkapan yang singkat
dan langsung
tindakan
d. Tanggung Jawab
e. Spesifikasi Pekerjaan
23
compensable factor yang didesain perusahaan untuk seluruh
Selain job description, outcome yang didapat dari job analysis adalah
job specification. Pada subbab ini akan dijelaskan mengenai pengertian job
serta revisinya. Terdapat pula contoh job specification sebagai ilustrasi yang
24
of an indovidual intending to perform a job effectively.
(Tapomoy Deb, 2006)
Selain itu, kondisi fisik lingkungan kerja dan bahaya yang mungkin
pekerjaan.
25
kemampuan yang harus dimiliki untuk melakukan job description.
milik anggota.
26
dan akuntabilitas kualifikasi dari
sebuah pekerjaan pekerja yang
ditempatkan di
pekerjaan tertentu.
4. Kepentingan Membantu dalam Membantu dalam
menciptakan kinerja membangun dan
dalam suatu menciptakan pekerja
organisasi. yang dibutuhkan
5. Orientasi Tugas Kualitas
perseorangan
Sumber: Strategic Approach to Human Resource Management
lokasi kerja.
pekerjaan.
utama pekerjaan.
27
dari sebuah badan terorganisasi informasi bahwa seseorang
khusus.
informasi, membaca.
oleh pekerja.
seseorang.
28
c. Contra-indicators: hal yang dapat menghalangi keberhasilan
perubahan.
pemasaran.
29
f. Pengalaman tanggung jawab keuangan untuk anggaran,
jelas.
kepada tim.
Edition:
30
sebelumnya. Tidak begitu sulit untuk menentukan persyaratan
dilakukan pelatihan.
31
menentukan hubungan antara predictor (karakteristik orang,
supervisor.
yang dibantu oleh manajemen dan para ahli. Form job specification
administratif.
32
Gambar 2.3 Contoh form job specification
Sumber: Strategic Approach to Human Resource Management
Departemen : Pemasaran
Faktor keahlian
33
Komunikasi : Keahlian dlm berbicara dan berkomunikasi sangat
menangani konsumen
dalam kantor
BAB 3
CONTOH APLIKASI
Provinsi Jawa Tengah seperti yang tercantum dalam Peraturan Daerah Gubernur
Jawa Tengah No. 1 tahun 2002 tanggal 2 April 2002 Pasal 179 1 tentang
Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi BLK. Peraturan ini menyebabkan struktur
organisasi, tugas pokok dan fungsi dari BLK Semarang mengalami perubahan.
BLK Semarang adalah UPT dinas kesehatan provinsi dengan struktur organisasi
terdiri dari satu orang kepala balai, satu orang kepala sub bagian TU dan tiga
34
Selama ini, di BLK Semarang belum pernah dilakukan analisis pekerjaan
yang menghasilkan job description dan job specification tenaga teknis. Secara
umum pekerja juga belum mengetahui atau memahami secara jelas tugas dan
tanggung jawab dalam pekerjaan mereka.. Selain itu, yang dilakukan oleh atasan
langsung (kepala seksi) adalah berusaha membuat uraian tugas dan diusahakan
tidak terjadi overlapping antara pekerjaan yang satu dengan yang lain, tetapi hal
ini sulit dilakukan dan diakui masih banyak kelemahannya. Dengan adanya
fungsi sesuai pendidikan dan keterampilan yang dimiliki dan dapat direncanakan
sekali untuk membahas permasalahan yang ada. Namun, supervisi atau pembinaan
secara langsung pada pekerjaan tenaga teknis tidak pernah dilakukan lagi selama
tiga bulan terakhir. Sebagian besar pekerja juga belum mengikuti pelatihan baik
description dan job analysis yang dilakukan melalui analisis pekerjaan tenaga
teknis pada BLK Semarang. Selain itu, dalam hal ini juga disusun job description
sesuai dengan bidang pekerjaan dan job spesification sesuai dengan standar yang
standar pelayanan BLK juga dilakukan. Dari semua item yang ada, yang paling
35
banyak belum dilakukan (belum ada) yaitu pada standar keamanan kerja dan
Risiko kerja yang mungkin terjadi tenaga yang bertugas pada BLK antara
lain keracunan bahan kimia maupun pestisida. Salah satu cara untuk menghindari
bahaya kerja yaitu setiap petugas harus melakukan pemeriksaan sampel di dalam
laboratorium diwajibkan memakai sarung tangan dan jas laboratorium. Selain itu,
wawancara mendalam, observasi dengan check list dan studi dokumen atau data
Pelaksana Analis, 1 orang tenaga Pengawas Farmasi dan 2 orang tenaga Pelaksana
Kesehatan, Kepala Sub Bag TU dan 3 orang Kepala Seksi (Kimia, Mikrobiologi
dan Patologi).
Kepala Balai dengan dibantu oleh tiga orang Kepala Seksi, yaitu Seksi
Mikrobiologi, Seksi Patologi dan Seksi Kimia serta satu orang Kasubag TU.
Kepala BLK melaksanakan sebagian tugas teknis Dinas Kesehatan Provinsi Jawa
hubungan horizontal dilakukan terhadap sesama tenaga teknis dalam wujud kerja
36
sama dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan. Pertemuan koordinasi dalam
mokroskopis di Jawa Tengah dan melaporkan hasilnya kepada Kepala BLK serta
siswa atau mahasiswa yang melakukan PKL dan menerima aporan kegiatan seksi
mikrobiologi. Seksi Kimia Klinik bertanggung jawab kepada Kepala BLK dalam
laboratorium di kabupaten atau kota serta pelaporan kegiatan seksi kimia klinik.
Seksi Kimia bertanggung jawab kepada Kepala BLK dalam hal menyiapkan
peserta magan dari intitusi pendidikan seperti FKM, AAK/AAF/ Akafarma, SMF,
golongan dan jenjang pendidikan formal. Job description berisi tentang rumusan
tugas, hasil kerja, bahan kerja, perangkat kerja, tanggung jawab, wewenang, dan
37
kondisi pelaksanaan pekerjaan kerja dengan mempertimbangkan bidang pekerjaan
yang ada. Job description dapat ditinjau kembali sesuai dengan tuntutan
pendidikan formal, pangkat atau golongan, jenis pelatihan yang pernah diikuti,
pengalaman kerja dan persyaratan fisik yang harus dimiliki oleh tenaga teknis.
Tabel 3.1 Deskripsi Pekerjaan Tenaga Teknis BLK Jawa Tengah di Semarang
38
kegiatan laporan hasil tugas lain
pemeriksaan di pemeriksaan yang
masing-masing dan diberikan oleh
seksi secara melaporkan kepala seksi
teknis maupun kepada kepala
administrasi seksi
2. Wewe- Menandata- Menanda- Menanda- Memberi
nang ngani tangani hasil tangani hasil saran dan
hasil pemeriksaan pemeriksaan masukan
pemeriksaan dengan benar dengan benar secara teknis
dan adminis-
trasi
mengenai hal-
hal yang
berkaitan
dengan
bidang
pemeriksa-an
kepada kepala
Seksi Kimia
Memberi saran Memberi Memberikan
dan masukan saran dan masukan
tentang hal-hal masukan mengenai
yang teknis mengenai hal- hal-hal yang
maupun hal yang berkaitan
administrasi berkaitan dengan
sesuai seksinya dengan teknis bidang
pemeriksaan pemeriksaan-
laboratorium nya
kepada kepala kepada
seksi pelaksana
analis
Mengkoor-
dinasikan
kegiatan
pelaksana
kesehatan
3. Hasil Tersusunnya Terlaksananya Terlaksananya Tersusun-nya
Kerja topik program kegiatan kegiatan topik
kerja dan pemeriksaan pemeriksaan program kerja
rencana secara tepat secara di seksi kimia
pelaksaaan dan tepat dan
kerja pada benar sesuai benar
masing-masing prosedur sesuai
seksi pemeriksaan prosedur
pemeriksaan
Terlaksananya Terlaksananya Tersedianya Terlaksana-
kegiatan kegiatan informasi nya
39
pemeriksaan pemeriksaan tentang hasil kegiatan
sesuai sesuai yang pemeriksaan pemerik-saan
rencana direncanakan yang sesuai
dilakukan rencana
Tersedianya Tersedianya Tersusunnya Tersedia-nya
data informasi laporan untuk data
pemeriksaan tentang hasil semua Pemeriksa-an
secara lengkap pemeriksaan pemeriksaan kimia
yang yang menjadi secara
dilakukan tanggungja- lengkap
wabnya
Terlaksananya Tersusunnya Tersedia-nya
kegiatan laporan untuk jadwal
bimbingan pemeriksaan kegiatan di
teknis bagi yang menjadi seksi kimia
siswa/ tanggung
mahasiswa jawabnya
yang
melakukan
praktik kerja
lapangan (PKL)
di BLK
Terlaksananya Terlaksa-nya
tugas yang kegiatan
diberikan bimbingan
kepala seksi teknis bagi
siswa/
mahasiswa
yang
melakukan
PKL
khususnya di
seksi kimia
Terkoordinasiny Terkoodi-
a nasinya
kegiatan kegiatan
pemeriksaan di Pemeriksa-an
masing-masing di
seksi seksi kimia
4. Bahan Program kerja Sampel Sampel Sampel
Kerja masing-masing pemeriksaan pemeriksaan Pemeriksa-an
seksi (darah, urin, (darah, urin, (air, makanan,
feses, air, feses, air, bahan-bahan
udara, udara, toksik)
makanan) makanan)
Jadwal kerja Bahan-bahan Bahan-bahan Program kerja
masing-masing kimia kimia masing-
seksi (reagen) (reagen) masing
40
seksi
41
(tabung, gelas, pendukung pendukung pendukung
pipet dan lain- lainnya lainnya pemeriksa-an
lain) bidang kimia
Alat-alat Petunjuk Petunjuk
elektornik pelaksanaan pelaksanaan
pendukung (juklak) dan (juklak) dan
pemeriksaan. petunjuk petunjuk
teknis teknis (juknis)
(juknis) pemeriksaan
42
BAB 4
PEMBAHASAN
Job analisys merupakan titik awal untuk sebagian besar fungsi personalia
dan sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia. Dari job
analysis ini akan dihasilkan job description dan job specification yang sangat
berguna bagi pekerja. Oleh karena itu, seharusnya tiap organisasi memiliki job
analysis, job description dan job specification untuk mendapatkan sumber daya
Pada kasus BLK Semarang, selama ini belum pernah dilakukan analisis
pekerjaan yang menghasilkan job description dan job analysis tenaga teknis.
Sebelumnya atasan langsung (kepala seksi) telah berusaha membuat uraian tugas
dan mengusahakan tidak terjadi overlapping antara pekerjaan yang satu dengan
yang lain. Namun, hal ini sulit dilakukan dan diakui masih banyak kelemahannya.
kasus ini yang paling memungkinkan adalah atasan langsung (kepala seksi).
kepada pakar job analysis yaitu job analyst, supervisor, dan manajer. Hal ini
didasarkan pada alasan bahwa orang yang melakukan job analysis harus terlatih
dalam metode penelitian dasar. Selain itu, juga harus ahli dalam teknik
43
pendidikan dan keterampilan yang dimiliki dan dapat direncanakan pendidikan
dan pelatihan mereka. Hal ini sesuai berdasarkan teori mengenai latar belakang
dilakukannya analisis pekerjaan. Selain itu pada pemaparan risiko kerja yang
mungkin dialami tenaga yang bertugas pada BLK mengarah pada alasan safety
and health. Pada poin ini informasi dari job analysis penting dalam
mendalam, observasi dengan check list dan studi dokumen atau data sekunder.
Cara pengumpulan data seperti ini sudah sesuai dengan teori yang ada dan
hasilnya akan lebih baik bila dilakukan oleh orang yang terlatih.
untuk job description dan job specification. Penjelasan job description meliputi
pekerjaan Kepala BLK, ketiga seksi, dan tenaga teknis. Untuk tenaga teknis lebih
diperinci pada rumusan tugas, hasil kerja, bahan kerja, perangkat kerja, tanggung
pekerjaannya. Selain itu, seharusnya rincian job description tidak hanya diberikan
pada tenaga teknis saja, tetapi kepada seluruh pekerja agar lebih jelas batasan
kerjanya. Selain itu, agar manfaat dan tujuan dibuatnya job description dapat
44
formal, pangkat atau golongan, jenis pelatihan yang pernah diikuti, pengalaman
kerja dan persyaratan fisik yang harus dimiliki oleh tenaga teknis. Dari kualifikasi
yang ada sudah cukup mewakili penyesuaian diri pekerja dengan jabatannya.
Namun, akan lebih baik bila disesuaikan juga dengan keterampilan kerja dan
setiap kompetensi khusus yang dimiliki pekerja, serta persyaratan mental atau
psikologis.
seluruh pekerja, agar kualifikasi yang dicari dapat disesuaikan dengan kebutuhan
pekerjaan. Selain itu, ini merupakan kualifikasi minimum yang dapat diterima
bekerja dalam perusahaan tersebut. Selain itu, job spesifiation juga membantu
pekerjaan.
Job analysis, job description, dan job specification tenaga teknis yang
untuk bidang kesehatan. Bila tidak ada analisis pekerjaan yang benar pekerja tidak
akan mampu menjalankan tugasnya dengan efektif dan efisien. Selain itu, mereka
45
DAFTAR PUSTAKA
Allyn and Bacon. 1990. Human Resource Management Fourth Edition. London:
Pearson.
Kleynhans, R., Markham, L., Meyer, W., Neill, A., Schlecter, S., Botha, O. 2009.
Human Resource Management: Fresh Perspectives, Cape Town: Pearson
Education South Africa Ltd.
Werther dan Davis. 2003. Human resource and Personnel Management Fifth
Edition. Singapore: McGraw-Hill Higher Education.
46