ANALISIS PEKERJAAN

Pekerjaan dianalisis sebagai kegiatan rutin pada manajemen strategis yang dilakukan sejak awal
tahun 1900-an. Kemudian diperbaharui dengan pengertian mengenai pengukuran kinerja, biaya, dan
standarisasi, peningkatan produktivitas prosedur teknik industri lainnya. Sejalan dengan itu,
pekerjaan berhubungan dengan proses analisis yang digunakan untuk administrasi penggajian.
Dalam masalah ini, analisis pekerjaan digunakan untuk pengembangan deskripsi dan fungsi jabatan
atau penentuan respon terhadap masing-masing posisi.

Oleh karena itu, dalam perkembangannya secara ekstrim dapat dibedakan dua sumber informasi
untuk menjelaskan analisis pekerjaan, yaiturealitas versus persepsi, seperti terlihat pada table 4.1
berikut :

Setelah itu tantangan akan muncul sejalan dengan perkembangan dan kemajuan peradaban
manusia. Tantan-

gan kesempatan kerja harus diantisipasi oleh para manajer dan bidang Human Resource
Management (HRD). Kalan-

gan professional menjawab dengan antisipasi proaktif melalui jaringan system informasi pekerjaan
dalam organisasi

atau perusahaan. Sebuah pekerjaan merupakan gambaran dari pencerminan tugas-tugas,

kewajiban-kewajiban,

tanggungjawab nyata dari setiap anggota karyawan terhadap pekerjaannya. Analisis pekerjaan
mempelajari gamba-

ran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukan tugas, kewajiban, dan tanggungjawab
tersebut dari setiap

pekerjaan yang dilakukan karyawan.

Departemen SDM harus dapat membantu para manajer dan para stafnya, para pengguna SDM, dan
jaringan sys-

tem informasi sumber daya manusia (human resource information system=HRIS) dengan
memberikan informasinya

tentang pekerjaan, serta mengembangkan prinsip perencanaan desain pekerjaan (job-design

principle). Bagaimana

mencari solusi dan memberikan informasi untuk menyelesaikan kesulitan yang muncul merupakan
tantangan dalam

dunia kerja. Selanjutnya untuk menentukan analisis pekerjaan dapat di uraikan dalam bentuk
spesifikasi pekerjaan

dan deskripsi pekerjaan. Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan berisi tentang uraian nama pekerjaan
atau jabatan tugas

dan fungsi dasar, wewenang, tugas-tugas, penggunaan tekhnologi, ruang lingkup kegiatan, tanggung
jawab, hubun-

gan kerja, dan criteria penilaian hasil kerja.

Analisis pekerjaan dapat diaplikasikan sebagai alat untuk perencanaan SDM pada tingkat manajerial,
profes-

sional, dan teknikal.

Pengertian Analisis pekerjaan (job Analisis)

Analisis pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yan mempelajari tentang pekerjaan dan proses
menentukan per-

syaratan yang harus disiapkan, termasuk di dalamnya sistematika rekruitmen, evaluasi atau
pengendalian, dan or-

ganisasi atau perusahaannya. Dengan kata lain analaisis pekerjaan adalah mempelajari, mencari, dan
menentukan

gambaran atau desain dari aktivitas-aktivitas yang menentukantugas-tugas, kewajiban dan wujud
tanggung jawab

dari setiap pekerjaan yang dilakukan karyawan.

Analisis pekerjaan juga dapat diartikan sebagai proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas-
aktivitas

kerja pokok di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta sifat-
sifat individu

lainnya) yang di perlukan untuk memaksimalkan aktivitas-aktivitasnya.

a. Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai
informasi yang

berkenaan dengansetiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawab secara
operasional untuk

mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan

b. Deskripsi tugas adalah produk utama suatu analisis pekerjaan yang menyajikan suatu ringkasan
pekerjaan se-

cara tertulis sebagai identifikasi suatu kesatuan organisasi. Spesifikasi pekerjaan merupakan suatu
penjelasan tertulis

mengenai pengetahuan, keterampilan, kemampuan, cirri, dan karakteristik lain yang penting bagi
efektivitas kinerja

dari suatu pekerjaan.

c. Tugas adalah kordinasi dan kumpulan rangkaian elemen-elemen pekerjaan yang digunakan untuk
menghasil-

kan suatu keluaran (missal suatu unit produksi atau pelayanan kepada pelanggan)

d. Posisi adalah kombinasi dari tanggungjawab dan tugas-tugas yang dilakukan oleh perorangan.
Jumlah posisi

sebanyak jumlah karyawan di dalam suatu perusahaan.

e. Pekerjaan adalah kelompok posisi yang tugas-tugasnya serupa, seperti programmer computer
atau spesialisasi

kompetensi.

f. Rumpun pekerjaan adalah kelmpok dari dua atau lebih pekerjaan yang mempunyai tugas-tugas
yang serupa.

Dengan demikian, pada intinya anlisis pekerjaan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu
pekerjaan

tertentu, sesuai dengan kemampuan, kaehlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan.
Jadi, hal ini dapat

menghidari hal-hal yang kurang menguntungkan bagi perusahaan, seperti seringnya mengganti atau
menempatkan

orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan didalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dalam rangka memperoleh suatu analisis akurat, departemen SDM bersandar pada organisasi dan
karyawan,

yang diharapkan bisa menyediakan informasi berikut :

a. Daftar pertanyaan analisis pekerjan seluruhnya;

b. Skema organisasi manajemen;

c. Informasi tentang perubahan dalam perusahaan yang sudah memengaruhi posisi itu;

d. Klarifikasi memperjelas informasi yang diberikan.

Departemen SDM kemudian akan meneliti informasi tersebut dan menentukan apakah suatu posisi
dapat dikel-

ompokan ke dalam suatu pekerjaan yang sudah ada apakah atau apakah suatu pekerjaan baru perlu
untuk diciptakan. Pada akhirnya kegiatan analisispekerjaan hendaknya dapat memberikan jawaban
atas pertanyaan-pertanyaan

sepeti ini:

a. Berapa banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting?

b. Tugas-tugas mana yang dapat di kelompokan dengan mempertimbangkan jenis suatu pekerjaan?

c. Bagaimana merancang pekerjaan sehingga kinerja karyawan dapat di titngkatkan>?

d. Jenis keahlian apa yang diperlukan untuk suatu jabatan tertentu?

e. Jenis pendidikan apa yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas kinerja?

f. Jenis pendidikan apa yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu?

g. Karyawan mana yang terbaik dan sesuai untuk suatu pekerjaan?

h. Informasi apa yang diperoleh dari suatu analisis pekerjaan yang dapat digunakan untuk program
pengem-
bangan SDM?

Tujuan Analisis Pekerjaan

Perlu disadari bahwa tujuan lembaga, organisasi atau perusahaan dengan perencanaan manajemen
SDM

yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan adalah untuk mewujudkan eksistensi, efektivitas, dan
sfisiensi, serta

produktivitas dalam pencapaian tujuan atau sasaran perusahaan, seperti yang telah di tetapkan
dalam program

perencanaan. Analisis pekerjaan ini dapat diuraikan dalam spesifikasi dan deskripsi pekerjaan.
Karena kegiatan ini

merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dikatakan demikian karena berbagai
tindakan dalam pen-

gelolaan SDM tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan.

Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh manajemen SDM untuk mencapai tujuan yang didasarkan
pada anali-

sis pekerjaan adalah sebagai berikut:

a. Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu.

b. Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang using.

c. Ciptakan peraturan yang dapat menguntungkan semua pihak.

d. Rancang kebutuhan SDM masa depan.

e. Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia.

f. Rancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang sudah

berpengalaman.

g. Rancang rencana pengembangan potensi karyawan.

h. Tentukan standar kerja/potensi yang realistis.

i. Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya.

j. Penempatan karyawan harus sesusai dengan keahliannya.

k. Berikan kompensasi secara wajar. Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan

Sistem informasi SDM juga berperan sangat signifikan dalam analisis pekerjaan. Melalui uraian
spesifikasi dan

standar pekerjaan, satuan kerja yang mengelola SDM dapat mengambil berbagai langkah yang
diperlukan, yang

berguna bagi kepentingan internal dan eksternal perusahaan. Setiap karyawan perlu memahami
betul maksud dan
tujuan pengumpulan informasi analisis pekerjaan. Dengan analisis yang benar akan diperoleh
kepercayaan sebagai

sarana sosialisasi dan pemahaman yang menyeluruh dalam lingkungan perusahaan, lingkungan
kerja, dan bagi kary-

awan yang diberikan pengembangan keterampilan kerja. Keberhasilan karyawan dalam melakukan
analisis peker-

jaan ini tidak terlepas dari peran aktif penyelia atau atasan lansung dari karyawan tersebut, dan
tugas para penyelia

tersebut adalah:

Mengidentifikasi pekerjaan yang harus dianalisis.

Identifikasi permasalahan sangat penting sebelum mengumpulkan informasi pekerjaan dengan jalan
memban-

gun hubungan, analisis kemungkinan, daftar terstruktur dari catatan yang di kumpulkan, struktur
organisasi, Tanya

jawab dari para karyawan dan supervisor.

Mengembangkan dan mempersiapkan daftar analisis pekerjaan, dengan jalan menentukan:

a. Status dan identifikasi, maksud dan tujuan, pengelompokan penggunaan hasil analisis, atasan, dan
waktu.

b. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya(duties and responsibility).

c. Karakteristik karyawan dan kondisi kerja

d. Standar kinerja karyawan.

Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, melalui:

a. Wawancara lansung dengan karyawan (interview)

b. Diskusi dengan tenaga ahli (panel of experts)

c. Daftar kuesioner (mail questionnaires)

d. Catatan kerja karyawan(employee log)

e. Observasi langsung (observation)

f. Kombinasi teknik pengumpulan data (combination).

Sistem Informasi Analisa Pekerjaan

Dalam jaringan system informasi analisis pekerjaan, system informasi sumber daya manusia dan
desain peker-

jaan menunjukkan bagaimana cara-cara SDM yang professional diperluas dalam departemen
informasi SDM sebagai
basis dasar untuk menerapkan analisis pekerjaan yang menyediakan pelayanan lebih baik dalam
pelaksanaan tugas-

tugas manajer atau pimpinan. Kemudiana bagian tersebut diamanatkan/ditunjukkan untuk bahan
informasi sumber

daya manusia serta konsekuensi dari pengelolanya. Adapun kegiatan yang utama dari pengeloaan
manajemen SDM dalam informasi analisis pekerjaan adalah:

a. Mengevaluasi tentang tantangan lingkungan yang dapat mempengaruhi individu.

b. Menghapuskan persyaratan yang tidak diperlukan atau tidak relevan yang dapat membedakan
pekerjaan

karyawan.

c. Menemukan unsur pembagian tugas yang dapat membantu atau menghalangi kualitas dari
lingkungan

kerja.

d. Merencanakan persyaratan bagi departemen SDM mendatang

e. Sebagai penghubung dan control antara pelamar pekerjaan dan pembukaan lowongan kerja.

Langkah-langkah dalam analisis pekerjaan

Menyediakan suatu pandangan yang kuas bagaimana masing-masing pekerjaan, berkait dengan
perusahaan

secara keseluruhan.

Untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan informasi rancang pekerjaan akan
diguna-

kan.

a. Melibatkan penggunaan dari teknik analisis pekerjaan yang bisa di terima.

b. Mengumpulkan informasi yang diperlukan.

c. Untuk mngembangkan suatu deskripsi tugas

d. Mempersiapkan suaru spesifikasi pekerjaan.

Teknik Analisis Pekerjaan

a. Pengamatan

b. Wawancara

c. Pandangan pejabat, atasan langsung dan karyawan senior

d. Daftar pertanyaan

e. Catatan harian pekerjaan karyawan

f. Teknik kombinasi
Deskripsi Spesifikasi Pekerjaan

a. Nama pekerjaan

b. Ringkasan

c. Peralatan

d. Lingkungan

e. Aktivitas

Aplikasi Analisis Pekerjaan

Suatu analisis pekerjaan yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

a. Menghasilkan suatu deskripsi yang jelas; b. Frekuensi dan pentingnya tugas perilaku harus ditaksir;

c. Harus mempertimbangkan suatu penilaian akurat mengenai pengetahuan, keterampilan, dan

karakteristik

lain yang diperlukan dalam pekerjaan;

d. Harus menghasilkan informasi tentang hubungan antar tugas-tugas pekerjaan dengan

pengetahuan,

keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lain untuk masing-masing tugas pekerjaan.

Metode Baru Analisis Pekerjaan

a. Pendekatan peristiwa genting

b. Skala penilaian tingkah laku

c. Ukuran dari kedudukan pengelola

d. Analisis posisi daftar pertanyaan

Hubungan Analisis Pekerjaan Dengan SDM

Analisis pekerjaan dari suatu perusahaan dalam mewujudkan eksistensinya untuk mencapai tujuan
memerlukan

sejumlah karyawan yang mampu secara efektif dan efisien melaksanakan seluruh volume kerja.
Evaluasi pekerjaan

merupakan suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di

dalam organisasi

dan dalam tenaga karya yang terkait.