PENYUSUNAN

STANDARD OPERATING PROCEDURES

(SOP)
Tim Konsultan Fakultas Kesehatan Masyarakat UNAIR-BHMN

Pengertian SOP
Merupakan kumpulan instruksi untuk mengarahkan dan memandu operasional kegiatan sehingga tercapai sebuah prosedur yang baku atau terstandarisasi secara lebih efektif

Sebuah dokumen yang berfungsi sebagai perlindungan hukum bagi petugas, konsumen, dan organisasi Suatu dokumen instruksi tertulis berisi tentang kegiatan (bersifat rutin dan berkesinambungan) yang dilaksanakan oleh organisasi

Landasan Hukum Penyusunan SOP

Undang-undang Praktek Kedokteran Tahun 2004 Pasal 51 Dokter atau dokter gigi dalam melaksanakan praktik kedokteran mempunyai kewajiban untuk memberikan pelayanan medis sesuai dengan standar profesi dan standar prosedur operasional serta kebutuhan medis pasien Permenkes RI NOMOR 1173/MENKES/PER/X/2004 Tentang Rumah Sakit Gigi dan Mulut (RSGM) Pasal 13 ayat (1) huruf a Setiap RSGM dalam memberikan pelayanan mempunyai kewajiban untuk melaksanakan pelayanan sesuai dengan STANDAR PELAYANAN RSGM dan STANDAR PROFESI KEDOKTERAN GIGI yang ditetapkan

Tujuan Penyusunan SOP

Merinci proses kerja yang ada organisasi

SOP mendokumentasikan cara (bagaimana) suatu aktivitas dilaksanakan untuk memberikan standarisasi kebutuhan teknis, sistem baku mutu, dan mendukung kualitas data dan informasi
Membantu organisasi menjaga proses quality assurance dan quality control sehingga memenuhi peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah

Manfaat SOP
Sangat penting untuk mencapai keberhasilan pencapaian sistem mutu dengan menyediakan informasi bagi petugas (pelaksana) dalam melakukan tugas secara efektif, serta produktifitas (output) yang terpadu Meminimalkan variasi melalui pelaksanaan proses kerja atau prosedur secara baku. Untuk menentukan kebutuhan program pendidikan dan pelatihan bagi petugas pelaksana

Mengurangi terjadinya miskomunikasi, sehingga faktor keamanan dan keselamatan menjadi lebih terjamin dan terkendali
Dapat digunakan sebagai perangkat audit

Teknik Penulisan SOP

Tertulis secara formal berdasarkan keputusan organisasi

Ringkas, rinci (tahap demi tahap), mudah dibaca dan dipahami

Tidak ambigu (makna ganda) dan tidak ruwet

Menggunakan kalimat perintah atau kalimat kerja aktif

Tidak menggunakan istilah anda,kamu

Harus sistematik, berurutan berdasarkan proses yang sebenarnya terjadi dalam pelayanan
Dapat ditambahkan flowchart untuk mempermudah memahami proses

PROSES PENYUSUNAN SOP

Persiapan SOP
Menentukan kegiatan yang akan dibuatkan SOP Mengumpulkan segala peraturan yang terkait dengan berbagai aspek yang ada di setiap kegiatan Mempersiapkan staf dengan tingkat pengetahuan tinggi dalam pelaksanaan prosedur yang akan disusun SOP nya

Staf yang dipilih merupakan ahli atau orang yang paling sering melakukan dan menggunakan prosedur yang akan disusun SOP
Bisa dibentuk suatu tim untuk prosedur yang bersifat multi-tasking, sehingga anggota tim dapat melakukan sharing pengalaman dalam pelaksanaan prosedur yang akan disusun SOP

Penyusunan SOP

Format Dokumen SOP

Penyusunan SOP harus menjamin kemudahan dan efisiensi Penyusunan SOP harus bersifat spesifik atau khusus, sesuai dengan karakteristik organisasi Tidak ada format yang tepat Format: - Halaman Judul - Daftar Isi - Teks Naskah * Prosedur * QA - Referensi

Format Dokumen SOP

1. Halaman Judul Halaman pertama atau halaman sampul depan setiap SOP haurs mengandung informasi sebagai berikut: a. Judul yang menyebutkan kegiatan atau prosedur yang dilaksanakan b. Nomor identifikasi SOP c. Tanggal pengesahan dan/atau tanggal revisi SOP d. Nama departemen, divisi dan/atau tempat lain dimana SOP berlaku e. Tanda tangan dan tanggal ditandatanganinya SOP, oleh siapa yang mempersiapkan dan mengesahkan SOP f. Bila SOP disimpan dalam suatu database komputer, tanda tangan elektronik dapat dianggap sah

Lanjutan......

2. Daftar Isi Dibutuhkan untuk: a. Mencari rujukan dengan cepat, terutama bila SOP yang disusun relatif panjang b. Mencari informasi dengan cepat c. Melakukan perubahan atau merevisi bagian tertentu SOP

Lanjutan....

3. Teks/Naskah Naskah SOP yang baik:

a. Menjelaskan tujuan suatu pekerjaan atau proses b. Memberi informasi atau menjelaskan standar yang tepat untuk proses SOP c. Batasan ruang lingkup SOP d. Menjelaskan istilah khusus atau asing yang digunakan dalam SOP (dalam halaman istilah atau pengertian khusus) e. Berisi rangkaian prosedur yang harus dilaksanakan f. Terdapat penjelasan tentang : 1) Pengaruh gangguan 2) Perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan 3) Kualifikasi petugas 4) Pertimbangan keamanan dan keselamatan 5) Quality Assurance dan Quality control yang digunakan 6) Referensi

Format Dokumen Berdasarkan Macam SOP

No 1. Judul Halaman SOP Teknis SOP Administratif Judul Halaman

2.
3.

Daftar Isi
Prosedur-prosedur a. Batasan dan ruang lingkup SOP b. Ringkasan metode c. Definisi d. Keselamatan dan keamanan e. Peringatan

Daftar Isi
Prosedur-prosedur a. Tujuan b. Batasan dan ruang lingkup SOP c. Ringkasan prosedur d. Definisi e. Kualifikasi/Tanggung Jawab petugas

f. Pengaruh gangguan
g. Kualifikasi Petugas h. Peralatan dan perlengkapan i. Prosedur j. Manajemen penyimpanan data 4. 5. Bagian QA dan QC Referensi

f. Prosedur
g. Kriteria/checklist h. Manajemen penyimpanan data

Bagian QA dan QC Referensi

Pengkajian dan Pengesahan SOP

SOP harus dikaji (di-review atau di-validasi) oleh satu orang atau lebih yang memiliki tingkat pelatihan atau tingkat pengalaman yang tinggi

Sebaiknya rancangan (draft) SOP diujicobakan terlebih dahulu oleh orang lain (selain penyusun) sebelum disahkan menjadi suatu kebijakan
SOP disahkan sesuai dengan ketentuan organisasi (siapa yang berwenang), ditandatangani oleh atasan langsung temapt unit kerja SOP itu berlaku, misal: direktur, wakil direktur, kepala bagian, kepala seksi, dll. Dengan ditandatanganinya dokumen SOP, menunjukkan bahwa telah dikaji dan disahkan oleh pihak manajemen, sehingga memiliki kekuatan hukum yang tetap Menjadi tanggung jawab bersama pihak manajemen untuk menjamin suatu SOP selalu bersifat terkini

Frekuensi Pengkajian dan Pengesahan SOP

SOP harus di-update, dikaji dan disahkan ulang setiap ada perubahan prosedur

Perubahan hanya dilakukan pada bagian SOP yang bersifat pertinent, dan tuliskan tanggal dan nomor revisi dalam daftar isi dan catatan dokumen
SOP harus di-update dan dikaji ulang minimal setiap 1 tahun sekali, dengan tujuan untuk menjamin bahwa kebijakan dan prosedur yang diterapkan telah benar dan mengikuti kemajuan teknologi Bila dilakukan pengkajian ulang maka tanggal pelaksanaan pengkajian ulang harus dicantumkan dalam dokumen SOP Bila SOP suatu prosedur tidak lagi digunakan maka harus ditarik dari kumpulan dokumen SOP yang ada

RELEVANSI SOP & INDIKATOR

ACTIVITIES ACTIVITIES INDIKATOR
STANDARD OPERATING PROCEDURE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

ACTIVITIES
ACTIVITIES

STANDARD OPERATING PROCEDURE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PERCEIVED MUTU

CONTOH SOP DAN INDIKATOR

PERSIAPAN OPERASI
STANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMASANGAN IMPLANT

TINDAKAN OPERASI
PASCA OPERASI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Contoh Dokumen SOP

Tampilan Dokumen SOP

TERIMA KASIH